Vastus

Saatja: "Anneli Seppel" <[email protected]> Saaja: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email protected]> Teema: FW: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Kuupäev: 2026-01-05 09:41 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere Edastame vastused küsimustikule. Lugupidamisega Anneli Seppel assistent KESKKONNAINVESTEERINGUTE KESKUS Narva mnt 7a, Tallinn Tel: 5818 1163 <https://kik.ee/> www.kik.ee <https://keskkonnainvesteeringutekeskus.sendsmaily.net/landing-pages/6ced13c9-2afd-417e-ac87-0f912791c444/html/> Liitu KIKi uudiskirjaga From: Keskkonnainvesteeringute Keskus Sent: kolmapäev, 31. detsember 2025 11:44 To: 'Kristiina Laius' <[email protected]> Subject: RE: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Tere Edastame vastused küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Lugupidamisega Keskkonnainvesteeringute Keskus KESKKONNAINVESTEERINGUTE KESKUS Tel: 5880 0200 <https://kik.ee/> www.kik.ee <https://keskkonnainvesteeringutekeskus.sendsmaily.net/landing-pages/6ced13c9-2afd-417e-ac87-0f912791c444/html/> Liitu KIKi uudiskirjaga From: Kristiina Laius <[email protected] <mailto:[email protected]> > Sent: esmaspäev, 15. detsember 2025 14:41 To: [email protected] <mailto:[email protected]> ; <mailto:[email protected]> [email protected]; [email protected] <mailto:[email protected]> ; <mailto:[email protected]> [email protected]; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> ; <mailto:[email protected]> [email protected]; [email protected] <mailto:[email protected]> ; KeA Info <[email protected] <mailto:[email protected]> >; KAUR Üldkontakt <[email protected] <mailto:[email protected]> >; Eesti Geoloogiateenistus <[email protected] <mailto:[email protected]> >; LM Üldkontakt <[email protected] <mailto:[email protected]> >; KeMIT Info <[email protected] <mailto:[email protected]> >; Keskkonnainvesteeringute Keskus <[email protected] <mailto:[email protected]> >; [email protected] <mailto:[email protected]> ; [email protected] <mailto:[email protected]> Cc: [email protected] <mailto:[email protected]> Subject: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta [email protected] <mailto:[email protected]> saada teile sageli meilisõnumeid. Lugege täpsemat teavet selle kohta, miks see on oluline <https://aka.ms/LearnAboutSenderIdentification> Hoiatus! See kiri on väljast saadetud! Olge ettevaatlik linkide ja lisatud failide avamisel. Lugupeetud teabevaldajad Justiits- ja Digiministeerium edastas Kliimaministeeriumile Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustiku, mis käsitleb dokumentide haldamist ja säilitamist. Justiits- ja Digiministeeriumi saadetud kirjadega saate tutvuda Kliimaministeeriumi avaliku dokumendiregistri vahendusel: 6-5/25/5263 <https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-0188623781d8> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-0188623781d8 6-5/25/5263 -2 (täiendav pöördumine) <https://adr.envir.ee/et/document.html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f0221234bc> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f0221234bc Küsimustiku täitmist oodatakse nii ministeeriumi valitsemisala asutustelt kui ka AvTS § 5 lõike 1 punktis 3 ning lõikes 3 nimetatud ettevõtjatelt, kes täidavad avalikku ülesannet või on võrdustatud teabevaldajatega teatud teabe osas. Ametlike dokumentide all ei mõelda siin üksnes dokumendihaldussüsteemis registreeritavaid dokumente. Euroopa Nõukogu konventsiooni artikli 1 lõike 1 punkti b kohaselt on ametlikud dokumendid ükskõik millises vormis salvestatud teave, mille on koostanud või vastu võtnud ning mida valdavad avaliku võimu kandjad. Seega puudutab küsimustik kogu avaliku teabe registreerimist ja säilitamist asutuses, mitte ainult dokumendiregistris registreeritavat. Kui teie asutus on mõne andmekogu vastutav töötleja, kus töödeldakse asutuse avalike ülesannete täitmisel loodud / saadud avalikku teavet, palume ka selle info välja tuua koos andmekogu pidamise volitusnormiga. Palume saata eestikeelsed vastused käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile <mailto:aadressile%20-%20%[email protected]> aadressile - [email protected], hiljemalt 31. detsembriks 2025. Panen kaasa eestikeelse küsimustiku. Lugupidamisega Kristiina Laius Nõunik | Strateegia, analüüsi ja digiarengu osakond 626 2835 | <https://kliimaministeerium.ee/> https://kliimaministeerium.ee Kliimaministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Kehtivate seaduste alusel koostatud sisemise dokumendi – t e a behald usko rr aga . 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? K õiki s aabunud do kumente ei reg istreer ita . D okumen did , mida ei reg istreerita on kutseid, tänukirju ja õnnitlusi; reklaamväljaandeid ja perioodikat; anonüümkirju; rämpsposti tunnustega kirju; kirju märkega „ISIKLIK“; puudulikult vormistatud (allkirjastamata jms) dokumente; rikutud või loetamatu tekstiga dokumente; dokumente, mille adressaadiks on märgitud teine asutus või mille sisu ei vasta KIK-i tegevusvaldkonnale. Re gistreer imise eest va stuta b töötaj a, ke llele o n doku ment saabu n ud. Dokumendid registreeritakse nende saabumise või allkirjastamise päeval või järgneval tööpäeval. Kiireloomulised dokumendid edastab registreerija esimesel võimalusel. 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid? Kiire loomul ised dokume ndid registr eeritakse e sma järj ekorras . 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? Teab ehaldus e kor ras on ki rjas k ui töö taja pe ab kä ituma . Kui on ilmne, et isiklikule aadressile saadetud (e-)kiri puudutab KIKi kui asutust / on sisuliselt adresseeritud KIKile, siis edastab töötaja selle sekretariaadile registreerimiseks ametlikult sissetulnud dokumendina. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? KIK-s ei ole vastavalt avaliku teabe seadusele, kuivõrd KIK on eraõiguslik juriidiline isik . 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Ku i on te gemist ame tlik u e -kirja ga , siis käsite leta kse sed a samam oodi ku i pabe rd okument i. SMS -iga kogemus KIK i l puu dub. Vt ka punkt 2. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Iga as utus kasutab om a sü steemi ja nee d võ ivad kattud a. 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Paberdokumente praktiliselt ei esine, kõik on digitaalne. Elektroonilisi dokumente/arhivaale säilitatakse, arhiveeritakse ja hävitatakse DHS-i arhiveerimismoodulis vastavalt teabehalduskorras sarjadele määratud säilitustähtaegadele , mis on kehtestatud kohalduvas osas vastavalt kehtivatele seadustele . Paberkandjal dokumente/arhivaale hoiustatakse teenusena sisseostetud arhiivis (KIK-i lepinguline partner). Hindamisotsusega arhiiviväärtuse saanud dokumendid ehk arhivaalid kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi vastavalt arhiivieeskirjale. 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? Säilitustähtaja kinnitatakse teabehalduskorra osaks olevas teabe liigitusskeemis . Säilitustähta egade määramise aluseks on seadused ja määrused. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? Hindamisotsusega arhiiviväärtuse saanud dokumendid ehk arhivaalid kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi vastavalt riiklikult kehtestatud arhiivieeskirjale. Viide hindamisotsusele on märgitud liigitusskeemis. Arhivaalide üleandmisel Riigiarhiivile vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt. Ja paberkandjale dokumentide üleandmise eest arhiivi otsustab arhiivi eest vastutav töötaja. 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Arhivaalidele, mille säilitustähtaeg on möödunud ja mida Rahvusarhiiv ei ole arhiiviväärtuslikuks hinnanud, peab arhiivi eest vastutav töötaja hävitada . Selleks koost atakse hävitamisakti. Arhivaalide hävitamise viis (purustamine, põletamine, teabe kustutamine selle kandjalt) sõltub teabekandja tüübist. Hävitatud teabe kasutamine ei tohi olla võimalik . 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms). KIKil on 1 juhtum, ca 15 aastat tagasi, kus Andmekaitseinspektsioon tegi KIKile ettekirjutuse, et dokumenti ei saa üldjuhul olla konfidentsiaalne tervikuna ja teabenõude alusel tuleb dokument väljastada, kattes kinni selle osad, mille kinnikatmiseks on seaduses sätestatud alus.