Kultuuriministeerium Teie 29.12.2025 nr 9-1/1260-2
[email protected]
Meie 06.01.2026 nr 1-4.3/1
Vastused Euroopa Nõukogu dokumentide
haldamise ja säilitamise küsimustikule
Saadame SA Rakvere Teatrimaja vastused Euroopa Nõukogu dokumentide haldamise ja
säilitamise küsimustikule.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Velvo Väli
sihtasutuse juhataja
Lisa: küsimustiku vastused
Helle-Mall Niinemets +372 329 5451;
[email protected]
SA RAKVERE TEATRIMAJA telefon: + 372 32 95 420 Rahandusministeerium:
KREUTZWALDI 2A + 372 32 95 451 viitenumber: 3500078704
44314 RAKVERE ak EE891010220034796011 SEB
Registrikood: 90003491 e-post:
[email protected] ak EE932200221023778606 SWED
ak EE777700771003813400 LHV
TÕLGE
AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele
A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu
ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon)
rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha
konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse
kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel.
Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise
korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2
punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et
dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli
9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG
asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes
Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja
arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa
Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
Järgides asutuse asjaajamise korda ja arhiiviseadust. Puudub digitaalne DHS.
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui
jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab
dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Kõik dokumendid registreeritakse.
Registrisse kantakse: registreerimise kuupäev ja registrinumber; dokumendi kuupäev
ja number; kellelt või kellele dokument on suunatud; dokumendi pealkiri või lühike
sisukokkuvõte; allkirjastaja; lisad; kellele (saabunud dokument) dokument suunatud;
TÕLGE
kui sissetulnud dokument vajab vastamist, siis vastamise kuupäev ja vastuskirja viide.
Dokumendi registreerimise eest vastutab dokumendi koostaja.
Dokumendi registreerimine toimub kas dokumendi koostamisel/kinnitamisel
(käskkirjad, lepingud jms) või väljasaatmise ja saabumise (töö)päeval.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Dokumentide registreerimisel tehakse sisu osas erandeid. Ei registreerita reklaamkirju,
eraisikute kirju, mis sisaldavad päringuid etenduste kohta või muud lihtviisilised
teated, millel puudub ametlik teave või vastamiskohustus.
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud
või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
On kehtestatud.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ei ole.
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu
paberdokumente?
E-kirju käsitletakse samamoodi kui paberdokumente. SMSide registreerimist ei ole
olnud.
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi
või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Dokumentide registreerimiseks ei ole ühtset süsteemi.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide
säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Dokumentide säilitamisel lähtutakse Rahvusarhiivi soovitustest. Reeglina säilitatakse
digidokumente pdf formaadis teatri serveri ketastel, paberdokumente säilitatakse teatri
arhiivis.
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide
säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
Säilitustähtaegade määramisel lähtutakse esmalt Rahvusarhiivi hindamisotsustest,
selle alusel arhiiviväärtuslikeks hinnatud materjale säilitatakse alaliselt. Mitte
arhiiviväärtuslike materjalide puhul määratakse säilitustähtaeg seadusest tulenevalt või
vastavalt asutuse enda vajadustele (7-55 aastat).
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi
üleandmisel?
Üleandmisel arvestatakse Rahvusarhiivi poolt antud soovitusi ja asutuse enda
vajadusi.
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Hävitamisele kuuluvad säilitustähtaja ületanud dokumendid, millele Rahvusarhiiv ei
ole omistanud arhiiviväärtust ja mida teatris enam ei vajata. Hävitatavate materjalide
TÕLGE
kohta koostatakse hävitamisakt ning dokumendid hävitab professionaalne andmete
hävitamisega tegelev ettevõte.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud
kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Puudub.