Kultuuriministeerium Teie 29.12.2025 nr 9-1/1260-2
[email protected]
Meie 06.01.2026 nr 2-1/102-2
Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta
Edastame vastatud küsimustiku.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Kaja Liivak
kommunikatsiooni-ja personalijuht direktori ülesannetes
Lisa: KYSIMUSTIK_Temaatiline_seire_dokumendihalduse_sailitamise_valdkonnas.pdf
Leola 15a, 71020 Viljandi
Telefon: 5411 0381
Registrinumber: 70001024
[email protected]
www.rahvakultuur.ee
TÕLGE
AIG(2025)10
7. november 2025
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG)
Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205)
Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas
Küsimustik konventsiooniosalistele
A. Sissejuhatus
Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu
ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon)
rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha
konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse
kohta.
AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel.
Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise
korralduse kohta.
Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2
punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et
dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli
9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi.
Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG
asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone.
Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes
Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
B. Küsimused
1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja
arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa
Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles).
Igal avaliku võimu asutusel peab olema teabehalduse kord, mis tugineb ühtsetele
riiklikele nõuetele. Dokumentide tõendamisväärtus, terviklus ja autentsus peavad
olema tagatud kogu elutsükli jooksul. Dokumendid on hallatud
dokumendihaldussüsteemis. Igal dokumendiliigil on säilitustähtaeg. Säilitustähtaja
möödumisel dokument hävitatakse. Alaliselt säilitatavad dokumendid antakse üle
Rahvusarhiivile.
TÕLGE
Dokumendihaldust mõjutavad seadused ja õigusaktid: Teenuste korraldamise ja
teabehalduse alused, Avaliku teabe seadus, Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri.
2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui
jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab
dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Registrisse kantakse andmed vastavalt dokumendiliigile. Andmed: Juurdepääsupiirang
ja kehtivuse aeg; vastutaja, vastutaja ametinimetus, vastutaja e-post, vastutaja telefon;
pealkiri; funktsioon; sari; toimik; täiendav info; teabekandja; saatja isik; saatja kirja e-
post; saatja kirja reg nr; saatja kirja reg kpv; saatmisviis; vastamise tähtaeg;
täitmismärge; vastamise kpv.
Dokumentide registreerimise eest vastutab referent.
Dokumendid registreeritakse nende saamise või loomise päeval. Hiljemalt järgmisel
tööpäeval.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel?
Ei.
4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud
või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Jah.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Jah. Leitav asutuse kodulehel.
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu
paberdokumente?
Ei. Kuid e-kirjad, mis vastavalt sisule kuuluvad registreerimisele registreeritakse
dokumendihaldussüsteemis.
7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi
või kasutab iga asutus oma süsteemi?
Asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks erinevaid süsteeme. Eesti
Rahvakultuuri Keskus kasutab dokumendihaldussüsteemi Delta.
8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide
säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse?
Asutus tagab avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või
arhivaalide säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud
õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.
Säilitustähtaja jooksul või avalikku arhiivi üleandmiseni peavad dokumendid olema
ülesleitavad ja kättesaadavad.
TÕLGE
Eelistatakse digiallkirjastatud dokumente. Ametlikke dokumente säilitatakse peamiselt
PDF vormingus. Säilitatakse asutuses dokumendihaldussüsteemis, serveris ja alaliselt
säilitatavad Rahvusarhiivis.
9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide
säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel?
Säilitamisel arvestatakse, kas dokument on avalik või juurdepääsupiiranguga. Kas
dokument sisaldab isikuandmeid, ärisaladust või riigisaladust. Säilitustähtaeg sõltub
dokumendiliigist. Lühiajaliselt säilitatavad dokumendid 1-5 aastat. Pikaajaliselt
säilitatavad dokumendid 10-75 aastat.
10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi
üleandmisel?
Arhiivi antakse üle ainult alaliselt säilitamisele kuuluvad dokumendid.
Arhiivi üleantavad dokumendid peavad olema süsteemselt korrastatud.
11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel?
Asutus võib oma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada
hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud
pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Arhivaale ei hävitata.
12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud
kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne).
Ei kohaldu.