Vastus

AIG(2025)10 7. november 2025 Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG) Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205) Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas Küsimustik konventsiooniosalistele A. Sissejuhatus Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta. AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta. Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi. Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone. Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles). B. Küsimused Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles). Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel? Käesoleval ajal ei tehta Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega? Juhiseid ei ole kehtestatud Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Jah on. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Ei käsitleta Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Ei kohaldu meile, kuna Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum on valitsusasutuse hallatava riigiasutus Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne). Kohtupraktikad puuduvad. Arne Tegelmann Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum direktor