Vastus

TÕLGE AIG(2025)10 7. november 2025 Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (Access Info Group – AIG) Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsioon (CETS nr 205) Temaatiline seire dokumendihalduse ja säilitamise valdkonnas Küsimustik konventsiooniosalistele A. Sissejuhatus Euroopa Nõukogu juurdepääsuteabe töörühm (AIG) on lõpetanud Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu konventsiooni (CETS nr 205, edaspidi konventsioon) rakendamise lähtehindamise 15 osalisriigis. Samuti on AIG avaldanud oma seisukoha konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkti b tähenduses mõiste „ametlik dokument“ määratluse kohta. AIG jätkab nüüd konventsiooni rakendamise seiret konventsiooni artikli 11 lõike 1 alusel. Käesoleva küsimustiku abil kogub AIG teavet dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise korralduse kohta. Avaliku võimu asutuste valduses olevate dokumentide (vt konventsiooni artikli 1 lõike 2 punkt a) tõhus haldamine ning selgete ja kehtestatud säilitamisreeglite kohaldamine tagab, et dokumendid on olemas ja kergesti kättesaadavad. Seetõttu käsitleb AIG konventsiooni artikli 9 punktide c ja d alusel ametlike dokumentide haldamise ja säilitamise küsimusi. Vastavalt konventsiooni artikli 11 lõikele 2 ja AIG kodukorra reeglile 30.1 kutsub AIG asjakohast teavet esitama ka valitsusväliseid organisatsioone. Vastused käesolevale küsimustikule koos võimalike lisamaterjalidega tuleb esitada ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles). B. Küsimused 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise või prantsuse keeles). Vastus: Kõik dokumendid registreeritakse programmis Webdesktop. Koostatud on dokumendihalduse haldamise, säilitamise ja arhiveerimise juhend ja selle alusel toimuvad tegevused. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest? Millisel ajahetkel registreerimine toimub? TÕLGE Vastus: Kõik dokumendid registreeritakse programmis Webdesktop ja lisatakse saabunud dokument( digikonteinet, kirja sisu jne). Dokumentide registreerimine toimub 5 tööpäeva jooksul ja selle eest vastutab juhiabi. 3. Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende sisu alusel? Vastus: jah tehakse erandeid- dokumendid on nähtavad piirangutega. 4. Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega? Vastus: kõik saabunud ja vastatud ametlikud kirjad registreeritakse. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Vastus: ametlike dokumentide registrid ei ole avalikud 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Vastus: kõiki elektroonilisi kirju ei registreerita. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Vastus: ei oska vastata 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente säilitatakse? Vastus: Dokumente säilitatakse vastavalt kehtestatud ajalistele nõuetele. Paberdokumendid on arhiveeritult säilitamiseks arhiivides ja elektroonilised dokumendid säilitatakse andmebaasides 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on kasutusel? Vastus: Dokumente säilitatakse vastavalt kehtestatud ajalistele nõuetele. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide arhiivi üleandmisel? Vastus: Ei oska vastata 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Vastus: Dokumente hävitatakse vastavalt kehtestatud nõuetele ja kasutakse selleks teenuse pakkujaid. 12. Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud jne). TÕLGE Vastus: Ei oska vastata