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Saatja: "HCCH" <[email protected]> Saaja: "National Organ Estonia" <[email protected]> Teema: Circular / Circulaire No 15(26): Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2026 Kuupäev: 2026-01-30 13:26 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Version française ci-après <> Versión en español abajo <> a Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2026 HCCH 2026 Focused Circular 15 The Secretary General To all Member States of the HCCH, I am pleased to convene the 2026 meeting of the Council of Diplomatic Representatives (CDR). The meeting will take place on Tuesday, 19 May 2026 at 2.00 p.m. (CEST) at the premises of the Permanent Bureau (PB), Churchillplein 6B, The Hague, in hybrid format. As seating in the Conference Room is limited, designations for in-person attendance will be handled on a first-registered, first-served basis, until maximum capacity is reached. No exceptions will be made. I thank you for your understanding and cooperation. Please note that each Member State attending the meeting in person will be assigned one seat, regardless of the size of its delegation. Additional members of the delegation are welcome to attend the meeting online. Active online participation will be possible via the Zoom platform. The meeting will be supported by AI-generated voice-to-text interpretation, replacing human interpretation services. Translated captions in English, French, and Spanish will be available in Zoom. Those attending the meeting in the Conference Room will be able to intervene in any of the three official languages. The screens in the room will show English captions; delegates are welcome to bring laptops to follow the proceedings in French and Spanish. Delegates attending the meeting online will be able to intervene and follow the meeting in any of the three official languages of the HCCH. The PB has already tested this interpretation system in other meetings, with satisfactory results. With a view to facilitating the practical organisation of the meeting, I kindly request that Member States inform the PB no later than Tuesday 12 May, 5.00 p.m. (CEST), whether they intend to be represented at the CDR 2026 meeting. If so, please specify whether attendance will be in person or online, and provide the name, function and e-mail address of the designated representative(s) by e-mail to <mailto:[email protected]> [email protected]. I would like to recall that in accordance with Rule II.H.2. of the <https://www.hcch.net/en/governance/rules-of-procedure> Rules of Procedure (RoP), “[t]he majority of Members constitutes quorum.” At present, the quorum is 47 Member States. I strongly encourage all Member States to participate in this important meeting. The PB also recalls that under Rule II.H.3. of the RoP, all decisions taken by CDR shall “[t]o the furthest extent possible […] be taken by consensus.” While the Chair of CDR 2026 will of course endeavour to ensure that all decisions are reached by consensus, if a vote is necessary, the applicable rules are Article 8 of the <https://www.hcch.net/en/governance/regulations-on-budgetary-questions> Financial Regulations (for the Budget) and Rules II.H.4-10 of the RoP (for all other agenda items). I am also pleased to announce that the following documents are now available on the <https://www.hcch.net/en/login> Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic Representatives”: Draft Budget 1 and Explanatory Notes for Financial Year 1 July 2026 to 30 June 2027 (FY 72) Prel. Doc. No 2 of January 2026 Independent Auditor’s Report dealing with Financial Year 1 July 2024 to 30 June 2025 (FY 70) -- currently available in English only The French and Spanish versions of the Independent Auditor’s Report are currently being prepared and will be uploaded to the Secure Portal as soon as it is available. Dated 30 January 2026, Draft Budget 1 is submitted in accordance with Article 5(1) of the Regulations on Financial Matters and Budgetary Practices of the HCCH (Financial Regulations). Pursuant to Article 5(5) of the Financial Regulations, and further to Financial Circular (1)26 of 20 January, the first meeting of the Standing Committee (StC) will take place to discuss Draft Budget 1 before it is submitted to the Council on General Affairs and Policy (CGAP). This meeting of the StC will be held online on Thursday 19 February 2026 at 10.00 a.m. (CET), via the Zoom platform. Questions on Draft Budget 1 may be put to the Secretary General, preferably in advance and in writing, or, if not possible, orally during the meeting of the StC. The translated captions system which will used for the CDR meeting will be in use during the StC meeting as well. In accordance with Article 6 of the Financial Regulations, Draft Budget 1 will be presented to CGAP for consultation at the meeting which will take place from 3 to 6 March 2026. Draft Budget 1 will be discussed on Thursday 5 March, under the heading “Financial Matters”. As in previous years, it is also planned to have an informal budget meeting, which is scheduled to take place during the lunch break on Thursday 5 March. Following the CGAP meeting, Draft Budget 2 will be presented to CDR for final approval (Art. 7(1) of the Financial Regulations). Draft Budget 2 will take into account the decisions made by CGAP with regard to future work, including upcoming Special Commission meetings (see Art. 6(2) of the Financial Regulations). Other documents related to the CDR meeting will be made available in due course on the Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic Representatives”. The PB will do its best to produce all documents for the meeting in English, French, and Spanish, with the exception of the Overview of Member Contributions and Arrears, which will be available in English only. I look forward to our CDR 2026 meeting. Yours sincerely, Christophe Bernasconi THE HAGUE, 30 January 2026 To the National Organs of the Member States To the Diplomatic Missions of the Member States Copy for information to the Contact Organ of the European Union _____ a Convocation du Conseil des Représentants diplomatiques de 2026 Circulaire ciblée 15 de la HCCH de 2026 Le Secrétaire Général À l’attention des États membres de la HCCH, J’ai le plaisir de convoquer la réunion du Conseil des Représentants diplomatiques (CRD) de 2026. La réunion se tiendra le mardi 19 mai 2026, à 14 h (heure d’été d’Europe centrale) dans les locaux du Bureau Permanent (BP), Churchillplein 6B, La Haye, et se déroulera en format hybride. Le nombre de places disponibles dans la salle de conférence étant limité, les inscriptions pour une participation en personne seront prises en compte par ordre de réception, dans la limite de la capacité maximale. Aucune exception ne pourra être accordée. Je vous remercie de votre compréhension et de votre coopération à cet égard. Il est précisé que chaque État membre participant à la réunion en personne disposera d’un seul siège, indépendamment de la taille de sa délégation. Les autres membres de la délégation sont invités à participer à la réunion en ligne. Une participation active à distance sera possible via la plateforme Zoom. La réunion sera appuyée par un dispositif d’interprétation automatisée avec transcription et traduction en temps réel, en remplacement de l’interprétation assurée par des interprètes (humains). Des sous-titres traduits en anglais, français et espagnol seront disponibles sur Zoom. Les personnes présentes dans la salle pourront intervenir dans l’une des trois langues officielles de la HCCH. Les écrans de la salle afficheront des sous-titres en anglais ; les délégués sont invités à se munir de leurs ordinateurs portables afin de suivre les discussions en français et en espagnol. Les délégués participant en ligne pourront également intervenir et suivre les discussions dans l’une des trois langues officielles. Le BP a déjà testé ce dispositif lors d’autres réunions, avec des résultats jugés satisfaisants. Afin de faciliter l’organisation pratique de la réunion, je prie les États membres d’informer le BP, au plus tard le mardi 12 mai, à 17 h (heure d’été d’Europe centrale), de leur intention de participer à la réunion du CRD de 2026. Le cas échéant, veuillez indiquer si la participation se fera en personne ou en ligne, et de communiquer, par courrier électronique à l’adresse <mailto:[email protected]> [email protected], le nom, la fonction et l’adresse électronique du ou des représentants désignés. Je tiens à rappeler que, conformément à l’article II.H.2. du <https://www.hcch.net/fr/governance/rules-of-procedure/> Règlement intérieur, « [l]e quorum est constitué par la majorité des Membres ». À ce jour, le quorum est fixé à 47 États membres. J’encourage vivement l’ensemble des États membres à participer à cette importante réunion. Le BP rappelle également que, conformément à l’article II.H.3. du Règlement intérieur, toutes les décisions prises par le CRD « [sont] dans toute la mesure du possible [...] adoptées par consensus ». Le Président du CRD de 2026 s’emploiera naturellement à rechercher un consensus sur l’ensemble des décisions. Toutefois, si un vote devait s’avérer nécessaire, les règles applicables seraient celles prévues à l’article 8 du <https://www.hcch.net/fr/governance/regulations-on-budgetary-questions/> Règlement financier (pour les questions budgétaires) et aux articles II.H.4 à 10 du Règlement intérieur (pour les autres points de l’ordre du jour). J’ai également le plaisir d’annoncer que les documents suivants sont désormais disponibles sur le <https://www.hcch.net/en/login> Portail sécurisé du site web de la HCCH, sous les rubriques « Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques » (CRD) : Projet de budget 1 et Exposé des motifs pour l’Exercice financier du premier juillet 2026 au 30 juin 2027 (EF 72) Doc. prél. No 2 de janvier 2026 Rapport de l’auditeur indépendant relatif à l’Exercice financier du premier juillet 2024 au 30 juin 2025 (EF 70) (actuellement disponible en anglais uniquement) Les versions française et espagnole du Rapport de l’auditeur indépendant sont en cours de préparation et seront publiées sur le Portail sécurisé dès qu’elles seront disponibles. Le projet de budget 1, en date du 30 janvier 2026, est soumis dans les délais requis, conformément à l’article 5(1) du Règlement sur les questions financières et les pratiques budgétaires de la HCCH (Règlement financier). Conformément à l’article 5(5) du Règlement financier et à la Circulaire sur les finances (1)26 du 20 janvier, une première réunion du Comité permanent sera organisée afin d’examiner le projet de budget 1 avant sa présentation au Conseil sur les affaires générales et la politique (CAGP). Cette réunion se tiendra en ligne le jeudi 19 février 2026, à 10 h (heure d’Europe centrale) via la plateforme Zoom. Les questions relatives au projet de budget 1 peuvent être adressées au Secrétaire Général par écrit, de préférence avant la réunion du Comité permanent, ou, à défaut, formulées oralement au cours de celle-ci. Le dispositif de sous-titrage utilisé pour la réunion du CRD sera également utilisé lors de la réunion du Comité permanent. En vertu de l’article 6 du Règlement financier, le projet de budget 1 sera présenté au CAGP pour consultation. La réunion du CAGP se tiendra du 3 au 6 mars 2026, et le projet de budget 1 sera examiné le jeudi 5 mars, sous le point de l’ordre du jour intitulé « Questions financières ». Comme les années précédentes, une réunion informelle sur le Budget devrait également être organisée pendant la pause déjeuner du jeudi 5 mars. À l’issue de la réunion du CAGP, le projet de budget 2 sera soumis au CRD pour approbation finale (art. 7(1) du Règlement financier). Ce projet tiendra compte des décisions prises par le CAGP concernant le programme de travail futur, y compris l’organisation des prochaines réunions de Commissions spéciales (voir art. 6(2) du Règlement financier). D’autres documents relatifs à la réunion du CRD seront publiés prochainement sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH, sous les rubriques « Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques ». Le BP fera s’efforcera de produire l’ensemble des documents de la réunion en anglais, en français et en espagnol, à l’exception de l’aperçu des contributions des Membres et des arriérés, qui sera disponible uniquement en anglais. Je me réjouis de vous rencontrer à l’occasion de la réunion du CRD de 2026. Cordialement, Christophe Bernasconi LA HAYE, le 30 janvier 2026 Aux Organes nationaux des États membres Aux Missions diplomatiques des États membres Copie à titre d’information à l’Organe de liaison de l’Union européenne _____ a Convocación del Consejo de Representantes Diplomáticos 2026 Circular Específica N.º 15 de la HCCH de 2026 El Secretario General A la atención de los Estados miembros de la HCCH: Me complace convocar la reunión de 2026 del Consejo de Representantes Diplomáticos (CRD). La reunión tendrá lugar el martes 19 de mayo de 2026 a las 14:00 (hora de verano de Europa Central), en la sede de la Oficina Permanente (OP), Churchillplein 6B (La Haya), en formato híbrido. Dado que el espacio en la sala de conferencias es limitado, las designaciones se gestionarán según el orden en que se reciban, hasta alcanzar la capacidad máxima. No se harán excepciones, por lo que de antemano solicitamos su comprensión y colaboración a este respecto. Cabe señalar que a los Estados miembros que asistan en persona se les asignará un solo asiento, al margen del tamaño de la delegación. Los demás miembros de la delegación podrán asistir en línea. Se podrá participar activamente en línea por la plataforma Zoom La reunión contará con interpretación de audio a texto generada por IA, que reemplazará a los intérpretes humanos. En Zoom se ofrecerán subtítulos traducidos al inglés, francés y español. Quienes asistan a la reunión en persona podrán intervenir en cualquiera de los tres idiomas oficiales. Las pantallas de la sala tendrán subtítulos en inglés; los delegados pueden traer laptops para seguir la reunión en francés y español. Los delegados que asistan en línea podrán intervenir y seguir la reunión en cualquiera de los tres idiomas oficiales de la HCCH. La OP ya ha probado este sistema de interpretación en otras reuniones, con resultados satisfactorios. Para facilitar la organización de la reunión, se solicita a los Estados miembros que informen a la OP si tienen intención de asistir. La fecha límite para ello es el martes 12 de mayo a las 17:00 (hora de verano de Europa Central). Se solicita que envíen un correo electrónico a la dirección <mailto:[email protected]> [email protected] donde indiquen si la asistencia será presencial o en línea, así como el nombre, cargo y dirección de correo electrónico de sus representantes. Quisiera recordar que, de conformidad con el artículo II.H.2. del <https://www.hcch.net/es/governance/rules-of-procedure/> Reglamento Interno, “[l]a mayoría de los Miembros constituye el quórum.” De momento, el quórum es de 47 Estados miembros. Animo encarecidamente a todos los Estados miembros a que participen en esta importante reunión. La OP recuerda asimismo que, con arreglo al artículo II.H.3. del Reglamento Interno, “[e]n la máxima medida posible, todas las decisiones se adoptarán por consenso.” Si bien el presidente del CRD de 2026 velará por que todas las decisiones se adopten por consenso, si fuera necesaria una votación, se aplicarán el artículo 8 del <https://www.hcch.net/es/governance/regulations-on-budgetary-questions/> Reglamento Financiero (para el presupuesto) y los artículos II.H.4 a 10 del Reglamento Interno (para los demás puntos de la agenda). También me complace anunciar que los siguientes documentos están disponibles en el <https://www.hcch.net/es/login/> Portal Seguro del sitio web de la HCCH en “Gobernanza” y después “Consejo de Representantes Diplomáticos”: Proyecto de presupuesto 1 y notas explicativas acerca del ejercicio económico comprendido entre el 1 de julio de 2026 y el 30 de junio de 2027 (ejercicio 72) Prel. Doc. No 2 of January 2026 Independent Auditor’s Report dealing with Financial Year 1 July 2024 to 30 June 2025 (FY 70) -- de momento, solo disponible en inglés Las versiones en francés y español del informe del auditor independiente se publicarán en el Portal Seguro en cuanto estén disponibles. Con fecha de 30 de enero de 2026, el proyecto de presupuesto 1 se presenta conforme a lo dispuesto en el artículo 5(1) del Reglamento sobre Asuntos Financieros y Prácticas Presupuestarias de la HCCH (Reglamento Financiero). De conformidad con el artículo 5(5) del Reglamento Financiero, y tras la Circular de Asuntos Financieros (1)26 del 20 de enero, la primera reunión del Comité Permanente se celebrará para debatir el proyecto de presupuesto 1 antes de su presentación al Consejo de Asuntos Generales y Política (CAGP). Dicha reunión se celebrará en línea el jueves 19 de febrero de 2026 a las 10:00 (hora de Europa Central), por la plataforma Zoom. Pueden formularse preguntas al Secretario General, preferiblemente con antelación y por escrito o, si no es posible, oralmente durante la reunión. El sistema de subtítulos traducidos que se utilizará para la reunión del CRD también se utilizará en la reunión del Comité Permanente. De conformidad con el artículo 6 del Reglamento Financiero, el proyecto de presupuesto 1 se presentará al CAGP para consulta en la reunión que tendrá lugar del 3 al 6 de marzo de 2026. Se debatirá el jueves 5 de marzo, en el punto de la agenda “Asuntos financieros”. Como en años anteriores, también se prevé una reunión informal sobre el presupuesto, que tendrá lugar durante la pausa del almuerzo del jueves 5 de marzo. Después de la reunión del CAGP, el proyecto de presupuesto 2 se presentará al CRD para su aprobación definitiva (art. 7(1) del Reglamento Financiero). Para este, se tendrán en cuenta las decisiones tomadas por el CAGP en relación con el trabajo futuro, en particular sobre las próximas reuniones de Comisiones Especiales (véase el art. 6(2) del Reglamento Financiero). Próximamente se publicarán otros documentos relacionados con la reunión del CRD en el Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza” y después “Consejo de Representantes Diplomáticos”. La OP hará lo posible por preparar todos los documentos para la reunión en inglés, francés y español, salvo la sinopsis de las contribuciones prorrateadas de los Miembros y los atrasos, que estará disponible solo en inglés. Espero con interés la celebración de la reunión del CRD de 2026. Atentamente, Christophe Bernasconi LA HAYA, 30 de enero de 2026 A los Órganos Nacionales de los Estados miembros A las Misiones Diplomáticas de los Miembros Copia para información del Órgano de Contacto de la Unión Europea