Käskkiri

Tehnilise kirjelduse lisa 2 - Pakkumuse maksumus vorm Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine Pakkumuse maksumus detailse eelarvega Rida Kulu nimetus Hind käibemaksuta Hind käibemaksuga Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine konverentsi Latitude59 1. eelüritusena 21. mail 2025 Tallinnas korraldamine 1.1 lisada eelarveridu juurde … Pakkumuse maksumus KOKKU  Riigihanke "Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine” Tehniline kirjeldus Sisukord 1. Seminari taust ....................................................................................................................................................2 2. Seminari sihtrühm ..............................................................................................................................................2 3. Seminari korraldaja (edaspidi ka töövõtja) eesmärgid .......................................................................................2 4. Üldine info seminari kohta.................................................................................................................................3 5. Nõuded seminariruumidele ja toitlustusele ........................................................................................................3 6. Seminari korraldaja ülesanded ...........................................................................................................................3 7. Seminari teemade valik......................................................................................................................................5 8. Seminari reklaammaterjalide tellimine ..............................................................................................................5 9. Teenuse osutaja ehk töövõtja kohustused: .........................................................................................................5 10. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile .................................................................................................6 11. Nõuded pakkumusele ....................................................................................................................................6 12. Seminari eeldatav maksumus ........................................................................................................................7 Lisad: Lisa 1 Hankelepingu projekt Lisa 2 Pakkumuse maksumuse vorm 1. Seminari taust Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM või tellija) soovib korraldada seminari „Thinking in Billions“ (edaspidi TiB) konverentsi Latitude59 eelüritusena 21. mail 2025 Tallinnas. TiB on sarnases formaadis toimunud ka varasemal neljal aastal. TiB eesmärk on: 1) teiste riikide kogemustest õppida, et sisustada innovatsiooni edendavaid riiklikke meetmeid ja kutsuda nende kaudu esile riskantsemate ja radikaalselt innovaatiliste ideede jõudmist teostusse. Teiste riikide kogemuse jagamiseks on oluline kutsuda seminarile kohale vastavad väliseksperdid, kes saaksid pakkuda maksimaalselt kasu sihtrühmale; 2) tutvustada Eestit kui innovaatilist ja soodsa majanduskeskkonnaga riiki, eesmärgiga aidata kaasa välisinvesteeringute kasvule. 2. Seminari sihtrühm Sihtrühmana soovib tellija kaasata juhtivaid iduettevõtteid, investoreid ja avaliku sektori liidreid Eestist ja välisriikidest (kokku ca 350 inimest). Seminari sihtrühmaks on innovaatorid avalikust ja erasektorist (iduettevõtjad, investorid) ning teadusmaailmast. Seminarilt saadud teadmise alusel disainitud meetmetest saavad kasu nii era- kui avalik sektor ja teadusasutused. 3. Seminari korraldaja (edaspidi ka töövõtja) eesmärgid TiB eesmärk on teiste riikide kogemustest õppida, et sisustada innovatsiooni edendavaid riiklikke meetmeid ja kutsuda nende kaudu esile riskantsemate ja radikaalselt innovaatiliste ideede jõudmist teostusse. Samuti tutvustada teiste riikide praktikaid ja edulugusid DeepTech (ja ka täpsemates alamvaldkondades nt kaitsetööstuse puhul) ettevõtluse toetamisel, regulatiivsete liivakastide loomisel, turutõrgete ületamisel kui ka uute turuvõimaluste loomisel. Lisaks on eesmärgiks tutvustada Eesti innovatsiooni ökosüsteemi häid praktikaid ja edulugusid ning soodustada seeläbi välisinvesteeringute jõudmist Eesti ettevõtetesse. 2025.aastaks planeeritud teemade hulgas on näiteks eksperimenteerimisraamistiku loomine ja sellega kaasnevad võimalused innovatsiooni soodustamiseks, kaitsetöötuse valdkonna turuvõimaluste loomine ning tõrgete kõrvaldamine. TiB tutvustab Eestit kui innovaatilist ja läbimõeldud majanduspoliitikaga riiki, mis on avatud investeeringutele ja uuenduslikele tehnoloogiaettevõtetele. 4. Üldine info seminari kohta 4.1. Hankelepingu esemeks on seminari korraldamine Noblessneris Tallinnas 21. mail 2025, kokku minimaalselt 4h. 4.2. Töövõtja peab seminari salvestama. 4.3. Seminari sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga tehniline teostus, selle elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid töövõtja ülesanne on pakkuda välja ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus, võimalikud esinejad, parim esitlusformaat ja sobivaim ettekannete pikkus arvestades päeva ajakava. Töövõtja toetab tellijat seminari sisulise ülesehituse loomisel ning pakub tehnilist lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine. 4.4. Töövõtja tagab tellijale vähemalt 20 tk Latitude59 konverentsipiletit, sh 5 Executive ja 15 Guest piletit (peab sisalduma pakkumuse maksumuses). 5. Nõuded seminariruumidele ja toitlustusele 5.1 Seminari toimumiseks nõutavad ruumid: 5.1.1 üks ruum, mis mahutab 350 inimest; 5.1.2 ruumi vahetus läheduses toitlustusala: eraldi ruum või avar koridor või avatud fuajee kõigi osalejate üheaegseks toitlustamiseks; 5.1.3 seminari teenindav tehniline ala: esinejate ettevalmistus (mikrofoni paigaldamine, kerge jumestus jms); garderoob üleriiete jaoks. 5.2 Seminariruumid peavad olema varustatud vajaliku (esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Seminariruumides peab olema tagatud tõrgeteta toimiv Wi-Fi-ühendus, ekraan(id) ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud seminari tõrgeteta toimumiseks. 5.3 Seminari töökeeleks on inglise keel. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine. 5.4 Seminari toitlustamine kuulub töövõtja ülesannete hulka. Töövõtja peab tagama järgneva toitlustuse: 5.4.1 Hommikukohv – peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett; hommikukohvi juurde pakutav toit on kerge (näiteks võileib, pirukas, täidetud korvid, quiche, muffin, puuviljad või muu sarnane näputoit); 5.4.2 Lõunane eine – peab sisaldama kohvi, teed ja vett ning kergeid snäkke. 6. Seminari korraldaja ülesanded 6.1. Seminari korraldusprojekti juhtimine, tellija ja töövõtja vahelise ühise dokumentide pilvepõhise haldusplatvormi loome ja haldus, tehnilise ja sisulise lahenduse eest vastutamine, projekti tegevuskava koostamine, täitmine ning täitmise jälgimine ja aruandlus. 6.2. Seminari sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena, võimalike esinejate osas ettepanekute tegemine, esinejatega kontakteerumine ja juhendamine, esitluse lühitutvustuse hankimine esinejalt, esinemise aegade  kokkuleppimine esinejatega ja teemade käsitluses esitlusformaatide pakkumine, teemade järjestuse ettepaneku tegemine tellijale, moderaatori leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, moderaatori nõustamine ja temale töö teostamiseks vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine, esitluste sisus seminari üldise fookuse hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu seminari eesmärgiga ning pärast seminari toimumist seminari materjalide kogumine ja osalejatele jagamine; 6.3. Seminari toimumise kohta seminarile eelneval ajal, seminari toimumise ajal ning seminari järgselt MKM-le vajaliku teabe ja materjalide kättesaadavaks tegemine seminari kohta teabe levitamiseks; 6.4. Seminariruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide broneerimine, nende ettevalmistamine ja seminari läbiviimiseks vajalike tehniliste vahendite olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine; 6.5. Ruumide kujundamine seminari põhiteemaga sobivalt. Seminari sujuvaks läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile ja kooskõlastatult tellijaga; 6.6. Tehnilise lahenduse pakkumine seminari korraldamiseks- kaamerad, lavakujundus, lava ja LED ekraan, ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms). Laval peab olema kõnepult ja paneeldiskussiooniks toolid; 6.7. Seminari ajal interaktiivse osalusplatvormi lahenduse tagamine. Lahendus peab võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas seminari kava, esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare; 6.8. Seminari ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine ning originaalfailide edastamine tellijale; 6.9. Seminaripäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel töötlemine. 6.10. Seminari üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise koordineerimine kooskõlastatult tellijaga; 6.11. Seminari kujunduse, kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja kaasaegselt mõjuva lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes aluseks seminari teema, TiB visuaalse identiteedi materjalid; 6.12. Seminari slaidiprogrammi põhja väljatöötamine; 6.13. Seminari kutsutute nimekirja koostamine, kommunikatsioonistrateegia ja kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv edastamine osalejatele ning muu vajalik e-maili suhtlus; 6.14. Seminari osalejate online registreerimine; 6.15. Seminaril osalejate rinnasiltide ja kaelapaelade soetamine, kujundamine, komplekteerimine ja laiali jagamine kooskõlastatult tellijaga; 6.16. Seminari osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine tellijaga; 6.17. Seminari kohta tagasiside kogumise digitaalse võimaluse tagamine ürituse järgselt; 6.18. Seminaril osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab  toitlustuse ehk punktis 5.4 märgitud hommikukohvi ja lõunase eine vastavalt seminarile kohapeale registreerunute osalejate arvule ning kooskõlastatult tellijaga. Töövõtja korraldab toitlustuse seminaril osalejatele võttes arvesse seminaril registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu. 6.19. Seminari parema nähtavuse saavutamiseks tuleb töövõtjal kaasata meediapartnereid (üleriigilised meediaväljaanded) ja edastada vajalik sisend (nt raadiointervjuud, sisuturunduse artikkel, voogedastus, bänner, ajalehe reklaam, visuaalsed lahendused vms) koostöös tellijaga. 6.20. Muude seminari ja seminari ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivate jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga. 7. Seminari teemade valik 7.1 Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab töövõtja nägemuse töö teostamise esitlusformaatidest: 7.1.1 Seminari avasõnad MKM esindaja poolt; 7.1.2 Kaitsetööstuse valdkonna areng - mida saame teha, et praeguseid turuvõimalusi ära kasutades uusi tehnoloogiaid turule tuua; mida on vaja neil, kes kaitsevaldkonda siseneda sooviksid; 7.1.3 Mehitamata lennundus – millised arengud on vajalikud valdkonna arengule täiendava hoo andmiseks või takistuste kõrvaldamiseks, arvestades nii tsiviil- kui militaardrooninduse eripära ja nõudeid; 7.1.4 Sandboxing/eksperimenteerimise raamistik: praktilised näited ja kogemused õnnestumistest ja ebaõnnestumistest; eksperimenteerimise raamistik – kuidas leida paindlikke lahendusi ülereguleeritud Euroopas. Turupotentsiaali avamine uutele tehnoloogiatele; 7.2 Teemade lõplik valik tehakse koostöös tellijaga ja vastavalt hetkeolukorra aktuaalsusele fokusseeritult, sh ei pruugi olla mõistlik kõiki teemasid seminaril samas mahus katta. 8. Seminari reklaammaterjalide tellimine 8.1 Töövõtja tellib 25 tk “Thinking in billions” tikitud logoga puuvillast pusa ja 30 tk märkmikku. Pusade suurused, värv ja disain lepitakse kokku tellijaga. Pusade ja märkmike kulu peab sisalduma pakkumuse maksumuses. 8.2 Pusad ja märkmikud antakse tellijale üle hiljemalt 5 päeva enne seminari. 9. Teenuse osutaja ehk töövõtja kohustused: 9.1. Töövõtulepingu täitmine, tegevuste ja projektijuhtimine; 9.2. Ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine; 9.2.1. Pooltel on kokkuleppel õigus pakkumuses esitatud töö nägemust, sh tegevus-  ja ajakava vajadusel täpsustada tingimusel, et seminari toimumise aeg ja töö teostamise olulised tegevused ei muutu. Muutuda võivad tegevuste vahetähtajad kui see on vajalik hankega püstitatud eesmärgi saavutamiseks. Sellisel juhul esitab Töövõtja esimesel võimalusel täpsustatud aja- ja tegevuskava e-kirja teel. 9.3. Tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest; 9.4. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke. 9.5. Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid sidevahendeid kasutades. 10. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile 10.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale töö üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt) 5 tööpäeva jooksul pärast seminari toimumist. Aktis tehakse kokkuvõte lepingu eesmärkide saavutamisest ja väljunditest (kus ja millal seminar toimus, kohapeale registreerunute arv ning teostatud tööde summa). Akti lisana esitatakse seminari kava, osalejate nimekiri koos kontaktidega ja seminari korralduse käigus kogunenud materjalid (esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused). 10.2. Akti esitamine ja kinnitamine 10.2.1. Akt tuleb esitada tellija esindajale eesti keeles, e-versioonina, lisad vajadusel elektroonilisel andmekandjal. Tellijal on õigus küsida akti kohta täpsustustavat informatsiooni ja teha ettepanekuid muudatusteks/täiendusteks. 10.2.2. Tellija esindaja kinnitab akti ja teavitab sellest töövõtjat elektrooniliselt 7 tööpäeva jooksul. Selle järgselt esitab töövõtja allkirjastatult akti. Seejärel võtab tellija nõuetekohaselt teostatud töö vastu allkirjastades akti. 11. Nõuded pakkumusele 11.1. Pakkumus peab koosnema vähemalt järgmistest dokumentidest: 11.1.1. Pakkuja nägemus „Thinking in Billions“ seminari korraldusest vabalt valitud vormis, milles sisaldub järgmine informatsioon: 11.1.2. asukoha kirjeldus; 11.1.3. konverentsi tehnilise partneri, toitlustuse, kohvi, moderaatori jms eest vastutajad ja lühike kirjeldus nende sobivusest; 11.1.4. konverentsi registreerimiskeskkonnast, salvestusest ning üldisest tehnilistest lahendustest; 11.1.5. tegevusplaan või meediaplaan, kuidas jõuda selleni, et konverentsil osaleks ligikaudu 350 inimest (arvestades punktis 2 väljatoodud sihtrühmi); 11.1.6. indikatiivne tegevus- ja ajakava ürituse korraldusprotsessist vabalt valitud  vormis. 11.1.7. Pakkumuse maksumus, mis peab olema esitatud lisa 2 pakkumuse vormi kohaselt. 11.2. Pakkumuse esitamisega pakkuja kinnitab, et esitatud pakkumus on jõus vähemalt 30 päeva. 12. Seminari eeldatav maksumus 12.1 Seminari eeldatav maksumus on 43 000 eurot (millele lisandub käibemaks).  KÄSKKIRI 14.04.2025 nr 18 Riigihanke "Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus-ja infotehnoloogiaministri 21.06.2024. a käskkirjaga nr 50 kinnitatud „Majandus-ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra“ § 6 lõike 3 alusel: 1. Korraldada sotsiaalteenuse hange „Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine“ (CPV kood: 79952000-2 Ürituste korraldamisega seotud teenused) eeldatava maksumusega kuni 53 000 eurot käibemaksuta. 2. Kinnitan punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimiseks riigihanke tehnilise kirjelduse koos lisadega (lisatud). 3. Määran punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimise eest vastutavaks isikuks ja punktis 4 nimetatud komisjoni esimeheks Majandus-ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) innovatsiooni ja tehnoloogia osakonna avaliku sektori innovatsiooni eksperdi Salome Virkuse. 4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud hanke korraldamiseks, sh pakkumuse vastavaks tunnistamiseks, eduka pakkumuse väljaselgitamiseks dokumentide ja andmete alusel järgmises koosseisus: 4.1 Joosep Kään – MKM, Accelerate Estonia haldus-ja arendusjuht. Valitud hankemenetluse ja punktis 2 nimetatud riigihanke tehnilise kirjelduse ja tehnilise kirjelduse lisade peale võib esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal. (allkirjastatud digitaalselt) Ahti Kuningas kantsler  TÖÖVÕTULEPING nr 18 ERITINGIMUSTE PROJEKT Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM), registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab MKM hankekorra alusel innovatsiooni ja tehnoloogia osakonnajuhataja Sigrid Rajalo (edaspidi tellija), ja XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.2. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 2. Lepingu ese, alus ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on seminari „Thinking in Billions“ korraldamine (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Töö täpsem kirjeldus on sätestatud lepingu lisas 1 tehniline kirjeldus. 2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke1 „Seminari „Thinking in Billions“ korraldamine” tulemusena ning vastavalt hanke tehnilisele kirjeldusele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle vastavalt lisa 1 tehnilises kirjelduses sätestatud tingimustel ja tähtaegadel. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena pärast töö vastuvõtmist kokku … /summa käibemaksuta ja koos käibemaksuga/. 3.2. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle üleandmise- vastuvõtmise aktiga (edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast seminari ja demoürituse toimumist. Akt peab olema esitatud ja vastama lisa 1 „Tehnilise kirjeldus“ punktis 11 toodud nõuetele. Töö loetakse vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti. 3.3. Töövõtja väljastab tellijale e-arve töö teostamise eest pärast punktis 2.1 nimetatud töö üleandmist ja tellija poolt vastuvõtmist. 4. Poolte volitatud esindajad 4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on Salome Virkus, telefon +372 5826 9499, e-post [email protected] või teda asendav isik . 1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated  4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö üleandmisel on … , telefon … , e-post … või teda asendav isik. 5. Lepingu lisad 5.1. Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud: 5.1.1. Lisa 1. Tehniline kirjeldus; 5.1.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitav tellija dokumendihaldussüsteemist). 6. Muud sätted 6.1. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil: https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 6.3. Lepingu üldtingimuste punkt 10.2 ei kohaldu käesolevas lepingus. Tellija Töövõtja /allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/