KÄSKKIRI
06.03.2025 nr 22
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi
asjaajamiskord
Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 3, avaliku teabe seaduse § 10 lõike 2 ja Vabariigi
Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike
3 alusel:
1. Kinnitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra (lisatud).
2. Tunnistan kehtetuks majandus- ja taristuministri ning ettevõtlusministri 22. septembri 2015.
a käskkirja nr 15-0293 „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“.
(allkirjastatud digitaalselt)
Erkki Keldo
majandus- ja tööstusminister
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 1
DOKUMENDIRINGLUS
1. Protsessijoonis
Elektroonilised Paberil post
kanalid
Korrastamine ja kirjeldamine (sh
Sissetulev dokument Elektroonilised Paberil post üleandmise akti koostamine ja
kanalid üleandmine arhiivihoidlasse)
Vastutaja – RTK DHO, struktuuriüksus
(lisa 6 p 2)
Dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine
Registreerimine ja väljasaatmine
Vastutaja – vastuvõtmisel kõik teenistujad,
Vastutaja – registreeritakse automaatselt
registreerimisel RTK DHO (lisa 1 p 2)
digiallkirjastamisel, paberdokumendi
registreerib RTK DHO, väljasaatmine – Säilitamine ja
RTK DHO (lisa 1 p 8, p 9) juurdepääsu tagamine
Edastamine Vastutaja – RTK DHO
struktuuriüksuse (lisa 6 p 3)
juhile Vastutaja – RTK Allkirjastamine Vastutaja – täitja ja
DHO (lisa 1 p 3) allkirjastaja (lisa 1 p 8, lisa 3)
Hävitamine Arhivaalide
Kooskõlastamine Vastutaja – täitja ja Vastutaja – RTK üleandmine
Edastamine täitjale Vastutaja – RTK DHO, kooskõlastaja (lisa 1 p 7)
struktuuriüksuse juht (lisa 1 p 3) DHO (lisa 6 p 5) Rahvusarhiivi
Vastutaja – RTK
DHO (lisa 6 p 5)
Dokumendi lahendamine Dokumendi koostamine, vormistamine
Vastutaja – täitja (lisa 1 p 3, p 4) Vastutaja – täitja (lisa 1 p 4, p 5, p 6)
Ei vaja
lahendamist Vastamine
Väljaminev dokument
Lahendamine
muul viisil
2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
2.1. Saabunud dokument registreeritakse DHS-is viivitamata, kuid hiljemalt selle saabumise
päevale järgneval tööpäeval.
2.2. Ministeeriumisse posti teel või üldisele
[email protected] aadressile saabunud dokumendi
registreerib DHS-is RTK DHO dokumendihalduse spetsialist (edaspidi RTK
dokumendihalduse spetsialist). Dokumendi, mida punkti 2.15 kohaselt ei registreerita
DHSis, edastab RTK dokumendihalduse spetsialist vastavalt sisule teemaga tegelevale
teenistujale.
2.3. Ministeeriumi üldisele e-posti aadressile saabunud ja sealt saadetud e-kirju säilitatakse
ministeeriumi üldises e-postkastis üks aasta nende saamisest või saatmisest.
2.4. Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle
sisust tulenevalt. Registreerimisele kuuluvad punktis 2.14 nimetatud dokument, teabenõue,
märgukiri, selgitustaotlus, kaebus, samuti e-kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja
menetluses tähtsat fakti või asjaolu. E-kirja registreerib teenistuja ise või edastab
registreerimiseks ministeeriumi üldisele e-posti aadressile (lisades võimalusel selgitava
teksti e-kirja registreerimise kohta: kellele suunata peale registreerimist, kas tegemist on
varem registreeritud dokumendi vastusega/järjega, kas saadetud e-kirjas olev teave on avalik
või juurdepääsupiiranguga).
2.5. Isiklikult üle antud paberdokumendi, mis tuleb registreerida DHS-is, toob teenistuja DHT-
sse viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.
2.6. Korduvalt saabunud ja juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Näiteks kui e-
posti teel saabunud dokumendile saadetakse lisaks allkirjaga dokument, tehakse vastav
märge DHS-is ning dokument lisatakse DHS-i taustainfofailide juurde.
2.7. Kõik paberil saabunud postisaadetised avab RTK dokumendihalduse spetsialist, välja
arvatud kirjad märkega „ISIKLIK”. Need edastatakse registreerimata adressaadile. Kirjad
märkega „ISIKLIK“, mis tuleb registreerida DHS-is, edastab teenistuja DHT-sse
viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.
2.8. Dokumendi registreerimisel kontrollib RTK dokumendihalduse spetsialist saabunud
dokumendi adressaadi õigsust, loetletud lisade olemasolu ja digiallkirjade kehtivust.
Puuduste esinemise korral võetakse viivitamata ühendust dokumendi saatjaga.
2.9. Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (sarja tähis ja
registreerimisnumber) ja selle kohta on DHS-i kantud identifitseerimist võimaldavad
andmed. Ühel teemal peetav kirjavahetus registreeritakse asjaajamisperioodi piires ühe
numbri (viida) all.
2.10. Ministeeriumile saadetud paberdokumendile lisatakse registreerimistempel, millele
kantakse saabumise kuupäev ja number (viit). Kui dokument sisaldab juurdepääsupiiranguga
teavet, lisatakse dokumendile ka asutusesiseseks kasutamiseks tempel, millele kantakse
juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg ja alus.
2.11. Paberdokument koos lisadega digiteeritakse registreerimise käigus ja suunatakse seejärel
DHS-is menetlusse. Digiteerija kontrollib paberdokumendi ja digiteeritud dokumendi
3
vastavust, et dokumendi kõik lehed on digiteeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav.
Digiteeritud paberdokument lisatakse toimikusse. Kui paberdokumendi digiteerija on
struktuuriüksuse teenistuja, edastab ta paberdokumendi viivitamata DHT-sse.
2.12. Saabunud paberdokumenti ei digiteerita, kui dokument ei ole digiteeritult loetav või seda
pole mahu tõttu otstarbekas digiteerida. Sellisel juhul skaneeritakse dokument osaliselt (nt
esileht, ainult põhidokument vm) ning dokumendi registreerimisel lisatakse DHS-i
sellekohane info ning paberdokument edastatakse teemaga tegelevale struktuuriüksusele.
2.13. Kui paberdokument on struktuuriüksuses, tagab selle korrektse hoidmise kuni ministeeriumi
dokumendihoidlasse üleandmiseni selle loomise/saamise eest vastutav teenistuja või
teenistuja, kellele see ülesandeks on tehtud. Paberdokumente hoitakse
registraatorites/kiirköitjates, mille seljale märgitakse:
2.13.1 osakonna nimi või tähis (vajaduse korral);
2.13.2 sarja tähis;
2.13.3 sarja nimetus;
2.13.4 toimiku piirdaatumid;
2.13.5 säilitustähtaeg;
2.13.6 juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimiku seljale märge
„Asutusesiseseks kasutamiseks“.
2.14. DHS-is registreeritakse:
2.14.1 ministeeriumis koostatud õigusaktide eelnõud ja õigusaktid;
2.14.2 ministeeriumis koostatud haldusaktid;
2.14.3 lepingud;
2.14.4 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, ministeeriumi tegevuses olulist
tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised,
teabenõuded jm);
2.14.5 otsused;
2.14.6 volikirjad;
2.14.7 protokollid;
2.14.8 aktid;
2.14.9 aruanded;
2.14.10 majasisesed dokumendid (nt teenistuja poolt koostatud taotlused, aruanded).
2.15. DHS-is ei registreerita:
2.15.1 kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud ministeeriumi tööga (nt kutse esitlusele,
koolitusele, seminarile, konverentsile jms);
2.15.2 saabunud õnnitluskaarte;
2.15.3 reklaamtrükiseid;
2.15.4 perioodilisi trükiseid;
2.15.5 kirju märkega „ISIKLIK“, välja arvatud punktis 2.7 kirjeldatud juhul;
2.15.6 anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed);
2.15.7 eelnõude infosüsteemi (EIS) edastatud ministeeriumi õigusakti eelnõud puudutavaid
kooskõlastuskirju;
2.15.8 dokumente, mis registreeritakse teistes infosüsteemides;
2.15.9 kirju, millel on rämpsposti tunnused;
2.15.10 ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta ministeeriumi tegevusvaldkondi ega
eelda ilmselgelt vastust;
2.15.11 erakonna tegevust puudutavat kirjavahetust;
2.15.12 ministeeriumi teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust;
4
2.15.13 suulisi teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse
kättesaamise päeval;
2.15.14 meediapäringuid.
3. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine
3.1. RTK dokumendihalduse spetsialist annab tööülesande pärast saabunud dokumendi DHS-is
registreerimist dokumendi sisust tulenevalt:
3.1.1 täitmiseks valdkonna eest vastutavale struktuuriüksuse juhile, kes määrab vastutava
täitja (vajaduse korral kaastäitja(d), keda dokument puudutab, ja vajalikud juhised),
või kokkuleppest lähtuvalt pädevale teenistujale (näiteks edastatakse saabunud
teabenõue otse selle teemaga tegelevale teenistujale) või
3.1.2 teadmiseks valdkonnaga tegeleva(te)le teenistuja(te)le.
3.2. DHS-is tööülesannet andes tuleb arvestada dokumendis antud vastamistähtajaga. Dokument
edastatakse DHS-is peatäitjale viivitamata.
3.3. Tööülesande tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see lahendamiseks on
suunatud.
3.4. Tööülesande täitmisel mitme teenistuja poolt määratakse täitja, kes koordineerib asja
lahendamist ja vastutab tööülesande tähtaegse täitmise eest. Kaastäitjad kannavad vastutust
tööülesande tähtaegse ja korrektse täitmise eest.
3.5. Kui teenistuja, kellele on tööülesanne lahendamiseks suunatud, ei tegele selle valdkonnaga,
pöördub ta viivitamata RTK dokumendihalduse spetsialisti poole, kes dokumendi
registreeris, või teenistuja poole, kes temale tööülesande edastas või edastab ise dokumendi
asjassepuutuvale struktuuriüksuse juhile või teenistujale.
3.6. Dokumendile vastatakse esimesel võimalusel või õigusaktis või saatja määratud tähtajal,
kuid hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul registreerimisest. Täpsem info õigusaktides
sätestatud menetlustähtaegadest on leitav siseveebist.
3.7. Dokumendile vastamise tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada õigusaktis ette nähtud
korras. Asja lahendamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tähtaja pikendamisest
kirjalikult teavitama dokumendi saatjat esialgse vastamistähtaja jooksul ja lisama teavituse
DHS-i vastava dokumendi juurde.
3.8. Saabunud vastusdokumendi, millele ei ole vaja vastata, edastab RTK dokumendihalduse
spetsialist pärast registreerimist otse asjaga tegelevale teenistujale, kes vajaduse korral
edastab selle asjassepuutuvatele teenistujatele.
3.9. Kui saabunud dokumendile vastamine ei kuulu ministeeriumi pädevusse, tuleb dokument
edastada viivitamata, kuid hiljemalt viie tööpäeva jooksul registreerimisest vastamiseks
pädevale asutusele ning teavitada edastamisest ka dokumendi saatjat. Dokumendi edastamist
ja teavitamist korraldab RTK dokumendihalduse spetsialist.
3.10. Menetlus on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele on
sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kui lahendamiseks ei ole õigusaktist
tulenevalt vaja koostada eraldi dokumenti (nt lahendati küsimus kohtumisel või telefoni
5
teel), teeb vastutav täitja täitmismärke DHS-is. Märge peab sisaldama infot selle kohta kes,
millal ja kuidas asja lahendas.
4. Dokumendi koostamine
4.1. Ministeeriumis on kasutusel üld- ja kirjaplank, mis on kujundatud vastavalt valitsusasutuste
visuaalse identiteedi stiilijuhisele.
4.2. Plankide põhjal on vormistatud elektroonilised dokumendimallid, mis on teenistujatele
kättesaadavad DHS-is ja siseveebis.
4.3. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:
4.3.1 kirjad;
4.3.2 õigusaktid;
4.3.3 protokollid;
4.3.4 dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
4.4. Dokumendi koostamise ja selle menetlemise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse see
kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. Teenistuja koostab dokumendi elektroonilisele
dokumendimallile.
4.5. Iga teenistuja, kes oma töös koostab dokumente, salvestab need DHS-is dokumentide
liigitusskeemi järgi toimikusse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse
algatuskiri koos vastuskirjaga.
4.6. Ministeeriumi teenindatavad valitsuskomisjonid ja ministri või kantsleri moodustatud
töörühmad kasutavad ministeeriumis loodud dokumendimalle, mis on kättesaadavad DHS-
ist ja siseveebist, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti. Töörühma tööd puudutavad
dokumendid (kirjavahetus, memod, protokollid jms) registreeritakse DHS-is töörühma
omanimelises toimikus.
4.7. Dokumendifaili pealkiri peab olema lihtne, lühike ja arusaadav. Failide pealkirjad ei tohi
sisaldada füüsilise isiku nime ega muud tundlikku infot, täpitähti ega sümboleid (v.a
alakriips).
4.8. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja
võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
4.9. Ministeeriumi asjaajamise keel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja
arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetus.
4.10. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Võõrkeelsele dokumendile võib
vastata mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles.
4.11. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas Times New Roman kirjastiili
tähesuurusega 12 ja teksti reavahega 1,0.
5. Ministeeriumis koostatavad dokumendid
5.1. Vabariigi Valitsusele esitatavad dokumendid:
6
5.1.1 Vabariigi Valitsusele esitatakse lisaks õigusakti eelnõule memorandum, aruanne,
seisukoht jne. Seaduseelnõu peab vastama hea õigusloome ja normitehnika eeskirjas
(HÕNTE) sätestatud nõuetele;
5.1.2 Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu peab vastama Vabariigi Valitsuse seaduse
(VVS) §-des 26–29, haldusmenetluse seaduse (HMS) §-des 88–94 ning HÕNTE §-
des 51–65 sätestatud nõuetele;
5.1.3 Vabariigi Valituse korralduse eelnõu peab vastama VVS §-des 26 ja 30 sätestatud
nõuetele ning HMS-is sätestatud vorminõuetele;
5.1.4 Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav memorandum koostatakse
Riigikantselei loodud vormi kohaselt.
5.2. Ministri määrus:
5.2.1 minister annab määrusi seaduse alusel. Ministri määruse eelnõu peab vastama VVS
§-s 51, HMS §-des 88–94 ning HÕNTE §-des 51–65 sätestatud nõuetele.
5.3. Käskkiri:
5.3.1 minister annab käskkirju VVS §-s 49 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud
pädevuse piires ministeeriumi juhtimisel ja ministeeriumi valitsemisalas olevate
valitsusasutuste ning ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse
korraldamiseks. Ministri käskkiri peab vastama VVS §-des 50 ja 52 sätestatud
nõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses, peab käskkiri vastama ka
HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele;
5.3.2 kantsler annab käskkirju VVS § 53 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud
pädevuse piires ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste ja
ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse koordineerimiseks ning
korraldamiseks. Kantsleri käskkiri peab vastama VVS § 54 sätestatud nõuetele ja
HMS-is sätestatud vorminõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses,
peab käskkiri vastama ka HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele.
5.4. Ametikiri ja e-kiri:
5.4.1 ametikiri on dokument, mida kasutatakse info edastamiseks, probleemidest
teavitamiseks, lahenduste väljapakkumiseks jne. Kirjad jagunevad algatus- ja
vastuskirjadeks. Algatuskiri on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda.
Vastuskiri on algatuskirjale koostatud vastus;
5.4.2 e-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. Ministeeriumi
teenistujate nimelised e-posti aadressid on ministeeriumi ametlikud e-posti
aadressid. E-kirjaga võib edastada informatsioonilise iseloomuga teateid, mille
edastamisega teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi ja mis ei sisalda otsuseid ega
õigusalaseid selgitusi. Olenevalt sisust võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust
hinnatakse sisu järgi: tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik.
Teenistuja tegevuse käigus saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust
asutuse tegevusest, on ametlikud dokumendid ja need tuleb DHS-is registreerida.
E-kirju ei allkirjastata.
5.5. Protokoll:
5.5.1 protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja
vastuvõetud otsuse fikseerimiseks ning registreeritakse DHS-is;
5.5.2 protokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse ka arutelu käik või
ainult vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja;
5.5.3 infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja lisaks
koosolekul osalejatele jagada kolmandate isikutega või lepitakse kokku tegevuste
7
eest vastutajad, tähtajad, uus koosolek, vormistatakse ka infokoosoleku kohta
protokoll;
5.5.4 kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu reeglina ei protokollita ja
ettekanne lisatakse protokolli juurde. Protokolli lisadele viidatakse tekstis
päevakorrapunkti juures;
5.5.5 protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist;
5.5.6 protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb edastada või teha kättesaadavaks kõigile
asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist;
5.5.7 protokolli allkirjastamise volitused on sätestatud lisas 3 „Allkirjastamise ja
esindamise õigus“;
5.5.8 töörühma koosolekuid protokollitakse vastavalt kinnitatud töögrupi töökorrale.
5.6. Memo:
5.6.1 memo on ametikirja eriliik, mis koostatakse juhtkonna ja teiste teenistujate
operatiivseks informeerimiseks ning olulise faktilise informatsiooni
dokumenteerimiseks või edastamiseks;
5.6.2 memo koostatakse vajaduse korral, näiteks üksikkohtumise ja visiidi
ettevalmistamiseks, käskkirjade ja lepingute juurde kooskõlastajate
informeerimiseks;
5.6.3 memo peab olema kirjutatud lühidalt ja korrektselt, kasutades täpseid kuupäevi.
Tekst tuleb vormistada struktureeritult ning mõisted ja lühendid esmakordsel
mainimisel lahti kirjutada.
6. Dokumendi kinnitamine
6.1. Ministri või kantsleri käskkirjaga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse
parempoolsesse nurka lisatakse kinnitusmärge:
KINNITATUD
majandus- ja tööstusministri… augusti 2024. a
käskkirjaga nr …
„Dokumentide loetelu“
6.2. Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, siis need nummerdatakse.
Sellisel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta
järgmiselt:
KINNITATUD
kantsleri … augusti 2024. a
käskkirjaga nr …
„Ametijuhendid“
Lisa 2
6.3. Kui käskkirjaga kinnitatakse dokument, millel on lisad, vormistatakse kinnitusmärge
kinnitataval dokumendil järgmiselt:
KINNITATUD
majandus- ja tööstusministri … augusti 2024. a
käskkirjaga nr …
„Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“
8
ja dokumendi lisal järgmiselt:
Majandus- ja tööstusministri … augusti 2024. a
käskkirjaga nr …. kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 1
7. Dokumendi kooskõlastamine
7.1. Dokumendi sisust tulenevalt kooskõlastatakse dokument asjassepuutuvate teenistujatega,
kelle töövaldkonda see puudutab.
7.2. Dokument kooskõlastatakse DHS-is vastavalt dokumendiliigile eelseadistatud
terviktöövoole.
7.3. Dokument kooskõlastatakse järjestikuses töövoos üldjuhul järgmises järjekorras:
7.3.1 vahetu juht;
7.3.2 osakonnajuhataja;
7.3.3 osakonnajuhataja, kelle valdkonda teema puudutab;
7.3.4 strateegiaosakond (teadus- ja arendustegevust ning välisvahendite kasutamist
puudutavad dokumendid);
7.3.5 vastava valdkonna asekantsler;
7.3.6 eelarveosakond (eelarvevahendite kasutamisel);
7.3.7 keeletoimetaja (vajadusel);
7.3.8 õigusosakond (juriidilised küsimused, õigusaktide ja haldusaktide eelnõud);
7.3.9 ministri nõunik, kui dokumendi allkirjastab minister;
7.3.10 kantsleri abi, kui dokumendi allkirjastab kantsler või minister;
7.3.11 kantsler, kui ta ei ole allkirjastaja.
7.4. Dokumendi sisust, mahust ja kooskõlastaja rollist lähtuvalt, antakse kooskõlastajale tähtaeg
kooskõlastamiseks üks kuni viis tööpäeva. Kooskõlastajate ringi täiendava kooskõlastaja
lisamisel arvestatakse eraldi nimetatud tähtaeg ka lisanduvale kooskõlastajale.
7.5. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja talle antud kooskõlastuse
tähtaega pikendada, teatades sellest kooskõlastamisele saatjat kohe pärast tähtaja
pikendamise vajaduse ilmnemist.
7.6. Dokument kooskõlastatakse märkusteta või märkustega või jäetakse kooskõlastamata.
Kooskõlastamata jätmist tuleb põhjendada – millega ja miks ei nõustuta, vajaduse korral
viidata õigusaktile ja lisada konstruktiivne ettepanek.
7.7. Dokumendi koostaja tegevus sõltub sellest, millise märkusega on tegu:
7.7.1 kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja või temaga kokkuleppel
kooskõlastaja dokumendis parandused. Parandusettepaneku teinud kooskõlastajale
antakse uus kooskõlastamise tööülesanne, kui parandusettepaneku tegija on seda
soovinud või seda soovib dokumendi koostaja;
7.7.2 kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused
dokumendis ja annab kooskõlastusülesande nii ettepaneku tegijale kui ka
eelnevatele asjassepuutuvatele kooskõlastajatele, kui parandusettepaneku tegija on
seda soovinud või seda soovib dokumendi koostaja;
7.7.3 kui koostaja ei nõustu kooskõlastaja ettepanekutega, lisab ta DHS-i kommentaari
ettepanekute arvestamata jätmise põhjuste kohta ja saadab kokkuleppel ettepaneku
9
tegijaga dokumendi uuesti ettepaneku tegijale kooskõlastamiseks. Kui kooskõlastaja
ei muuda oma seisukohta, jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab
dokumendi allkirjastajale viitega eriarvamusele. Lõpliku otsuse eriarvamuse
arvestamise kohta teeb allkirjastaja.
8. Dokumendi allkirjastamine
8.1. Allkirjastamist vajavad riigisisesed dokumendid allkirjastatakse digitaalselt.
Rahvusvahelises suhtluses arvestatakse allkirjastamist vajavate dokumentide puhul teise
poole võimekust dokumendi digitaalsel allkirjastamisel ja vastuvõtmisel.
8.2. Tulenevalt dokumendi sisust ja mahust antakse allkirjastajale tähtajaks kuni kaks tööpäeva.
8.3. DHS-is saab dokument registreerimisnumbri ja kuupäeva dokumendi digitaalsel
allkirjastamisel. Paberdokument registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.
8.4. Ministeeriumi üld- ja kirjaplangil vormistatava dokumendi allkirjastamise õigus on ministril,
kantsleril, asekantsleril ja nende poolt volitatud isikul. Kirjaplangile võib alla kirjutada
osakonnajuhataja või muu osakonna teenistuja ministri või kantsleri käskkirjaga või
ametijuhendiga antud pädevuse piires. Allkirjastamise pädevus on sätestatud lisas 3
„Allkirjastamise ja esindamise õigus“.
8.5. Kui dokument allkirjastatakse paberil, allkirjastatakse see ühes eksemplaris. Paberil leping
ja akt allkirjastatakse vastavalt poolte arvule. Paberil allkirjastatud dokumendi digiteerib
RTK dokumendihalduse spetsialist enne väljasaatmist ja lisab selle DHS-i.
8.6. Kui allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb selleks volitatud teenistuja,
muudab dokumendi koostaja dokumendis allkirjastaja andmed.
8.7. Kui adressaat on avaldanud soovi saada dokument paberil (riigisisese kirjavahetuse korral),
allkirjastatakse dokument digitaalselt ja väljastatakse koos digitaalallkirja kinnituslehega.
Vajadusel teeb RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja või peaspetsialist
dokumendist tõestatud ärakirja.
9. Dokumendi väljasaatmine
9.1. Dokumendi saadab välja üldjuhul RTK dokumendihalduse spetsialist viivitamata, kuid
hiljemalt dokumendi registreerimise päevale järgneval tööpäeval.
9.2. Dokumentide väljastamisel eelistatakse elektroonilisi kanaleid (näiteks DHS, e-post või
dokumendivahetuskiht (DHX)).
9.3. Ministeeriumist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Puuduste korral
tagastab RTK dokumendihalduse spetsialist dokumendi koostajale nõuetekohaseks
vormistamiseks.
9.4. Posti ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks
DHT-sse. Ministeeriumide ühishoones töötav RTK dokumendihalduse spetsialist vormistab
väljamineva posti tööpäeviti kella 10ks.
10
9.5. Teenistuja tagab vajadusel tööalaselt e-posti aadressilt väljasaadetud e-kirjade
registreerimise samal päeval või sellele järgneval tööpäeval.
10. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine
10.1. Kinnitamise all mõistetakse dokumendi ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse
kinnitamist ja seda tehakse HMSis ettenähtud juhtudel. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et
tegemist on dokumendi autentse ärakirja, väljavõtte või väljatrükiga.
10.2. Ärakiri on originaaldokumendile nii sisult kui ka vormilt vastav dokumendi täpne jäljend.
10.3. Väljavõte on originaaldokumendi osaline taasesitus, kus näidatakse üksnes mingi osa
dokumendist.
10.4. Väljatrükk on automatiseeritud infosüsteemis sisalduva teabe taasesitus.
10.5. Ministeeriumi dokumentide ametliku kinnitamise õigus on RTK dokumendihalduse
spetsialistil või DHT juhatajal või peaspetsialistil.
10.6. RTK DHO arhivaar (edaspidi RTK arhivaar) kinnitab ministeeriumi dokumendihoidlas
olevate dokumentide ärakirjad, väljavõtted ja väljatrükid.
10.7. Digitaalallkirja võib vajaduse korral tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile
tõestusmärkega templi, mis sisaldab:
10.7.1 märget „TÕESTUSMÄRGE“;
10.7.2 digitaalallkirja andmise kuupäeva ja kellaaega;
10.7.3 allkirjastaja nime ja ametikohta;
10.7.4 tõestusmärke teinud teenistuja nime, ametikohta ja allkirja;
10.7.5 tõestusmärke tegemise kuupäeva.
10.8. Digitaalallkirja tõestab RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja või
peaspetsialist.
11. Ministeeriumis kasutusel olevad pitsatid
11.1. Ministeeriumis on kasutusel järgmised pitsatid:
11.1.1 ministeeriumi vapipitsat:
11.1.1.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib kantsleri abi;
11.1.1.2 pitser (pitsati jäljend) pannakse ministeeriumi väljaantavale paberdokumendile,
millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on
õigusaktiga ette nähtud.
11.1.2 Rahandusministeeriumi ühisosakonna pitsat:
11.1.2.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;
11.1.2.2 pitser pannakse ministeeriumi dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja väljatrükkide
ametlikul kinnitamisel.
11.1.3 Rahandusministeeriumi digitaalne tempel:
11.1.3.1 templit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;
11.1.3.2 tempel pannakse ministeeriumide dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja
väljatrükkide ametlikul kinnitamisel.
11
11.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatite hävitamise korraldab RTK arhivaar.
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 2
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAJATE ÕIGUSED
1. DHS-i vastutav töötleja on ministeerium ja volitatud töötleja on RTK. Ministeeriumi nimel
täidab DHS-i vastutava töötleja ülesandeid DHT. Dokumendihalduse korraldamisel
töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja on ministeerium ning volitatud töötlejad on
Rahandusministeerium (ühisosakonna kaudu) ja RTK.
2. Ministeeriumi, Rahandusministeeriumi ühisosakonna ja RTK DHO teenistujatel on
juurdepääs DHS-ile oma tööülesannete täitmiseks.
3. DHS-i sisenemiseks tuleb kasutajal ennast autentida. Kasutaja autentimine toimub turvalisel
viisil ministeeriumi siseveebis asuva lingi kaudu. Väljaspool ministeeriumi saab DHS-i
siseneda turvalise rakenduse kaudu.
4. RTK DHO administreerib DHS-i koostöös DHT-ga (nt dokumendi ekraanivormid,
eelseadistatud terviktöövood, kasutajaõigused, klassifikaatorid, parameetrid,
dokumendimallid).
5. Eriti tundlikku teavet (nt eriliiki isikuandmed) sisaldavatele dokumentidele piiratakse
juurdepääsu ka ministeeriumisiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele,
kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks.
6. Teenistujale eriti tundlikku teavet sisaldavale sarjale juurdepääsu saamiseks esitab
struktuuriüksuse juht taotluse DHT peaspetsialistile. Esitatud taotluses peab olema välja
toodud sari ja selle pealkiri ning põhjendus juurdepääsu saamise vajaduse kohta. Peale
taotluse kooskõlastamist sarja eest vastutajaga, annab DHT peaspetsialist soovitud
juurdepääsu.
7. Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs
dokumendile, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta DHT peaspetsialisti poole
vastava õiguse saamiseks.
8. Asutusevälisele isikule juurdepääsu andmiseks DHS-ile esitab juurdepääsu vajava isiku
vahetu juht taotluse, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu
põhjus, õiguslik alus ja periood (juurdepääsu algus- ja lõpuaeg), millal juurdepääsu
soovitakse. Peale taotluse kooskõlastamist valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse juhiga
ja vajadusel ministeeriumi andmekaitsespetsialistiga, korraldab DHT peaspetsialist soovitud
juurdepääsud.
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 3
ALLKIRJASTAMISE JA ESINDAMISE ÕIGUS
1. Reguleerimisala
Käesolevas lisas antakse volitused ministeeriumi esindamiseks ulatuses, mis ei ole reguleeritud
eriaktidega või asjaajamiskorra muude sätetega.
2. Allkirjastamise pädevus
2.1. Ministri pädevus
2.1.1. Minister allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Ministri pädevus
ministeeriumi juhtimisel ja ministri vastutusvaldkonnad tulenevad Vabariigi
Valitsuse seadusest (VVS), peaministri korraldusest, muust seadusest, ministeeriumi
põhimäärusest, määrusest konkreetses valdkonnas või eriaktist.
2.1.2. Ministri allkirjastatavad dokumendid:
2.1.2.1. ministeeriumis väljatöötatud õigusakti eelnõu;
2.1.2.2. Vabariigi Valitsuse istungile ja Vabariigi Valitsuse liikmete nõupidamisele
(valitsuskabineti nõupidamine) esitatav dokument;
2.1.2.3. ministri käskkiri;
2.1.2.4. kirjavahetus Riigikogu liikme või komisjoniga;
2.1.2.5. kirjavahetus Vabariigi Presidendiga;
2.1.2.6. kirjavahetus poliitilistes küsimustes;
2.1.2.7. ministritevaheline kirjavahetus;
2.1.2.8. kirjavahetus õiguskantsleriga;
2.1.2.9. kirjavahetus riigikontrolöriga;
2.1.2.10. õigusakti eelnõu kooskõlastuskiri;
2.1.2.11. volikiri ministeeriumi esindamiseks;
2.1.2.12. lepingud (ministeeriumis on lepingu sõlmimise õigus ministril, kui õigusaktides ei
ole ministeeriumi esindamise õigust antud ainuüksi ministrile või muule
teenistujale);
2.1.2.13. kirjad teenistusliku järelevalve küsimustes;
2.1.2.14. kirjad, millega antakse ülesandeid ministeeriumi valitsemisalas olevatele
asutustele;
2.1.2.15. välisriikidesse ja välisriikide esindustesse saadetavad dokumendid (üldjuhul).
2.2. Minister ja kantsler allkirjastavad ministri määruse.
2.3. Kantsleri pädevus
2.3.1. Kantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Kantsleri pädevus
tuleneb VVS-ist, ministeeriumi põhimäärusest, muust õigusaktist, ministeeriumi
töökorraldust reguleerivatest aktidest ja talle antud muudest volitustest.
2.3.2. Kantsleri allkirjastatavad dokumendid:
2.3.2.1. kantsleri käskkiri;
2.3.2.2. lepingud volituse olemasolul;
2.3.2.3. dokumendid valitsemisala- ja hallatavate asutustega nende tegevuse
koordineerimist puudutavates küsimustes;
2
2.3.2.4. eelarvet ja riigivara kasutamist puudutavad dokumendid ministrilt saadud volituste
piires;
2.3.2.5. vastuskirjad, millele ei kirjuta alla minister;
2.3.2.6. muud dokumendid vastavalt ministeeriumi põhimääruse §-le 25 ja teistele
õigusaktidele.
2.4. Asekantsleri pädevus
2.4.1. Asekantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Asekantsleri
pädevus tulenev VVS-ist, ministeeriumi põhimäärusest, ministeeriumi töökorraldust
reguleerivatest aktidest ja talle antud muudest volitustest (näiteks minister või kantsler
on volitanud käskkirjaga teatud ülesannete tegemise asekantslerile).
2.4.2. Asekantsleri allkirjastatavad dokumendid:
2.4.2.1. informatiivse sisuga valdkonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega
muid kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele
isikutele;
2.4.2.2. kutsed ning nõusoleku ja huvi väljendavad avaldused välisriikidele
(mitterahalised);
2.4.2.3. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.
2.5. Osakonnajuhataja pädevus
2.5.1. Osakonnajuhataja pädevus tuleneb ministeeriumi põhimäärusest, osakonna
põhimäärusest, ministeeriumi töökorraldust reguleerivatest aktidest ja talle antud
muudest volitustest.
2.5.2. Osakonnajuhataja allkirjastatavad dokumendid:
2.5.2.1. informatiivse sisuga osakonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega muid
kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele;
2.5.2.2. praktikakokkulepe – üldjuhul allkirjastavad osakonnajuhataja ja praktika
juhendaja;
2.5.2.3. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.
2.6. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja pädevus
2.6.1. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhatajal on
ministeeriumi esindamise õigus selliste informatiivsete dokumentide või muude
dokumentide allakirjutamisel, millega ei otsustata asja sisuliselt.
2.7. Personaliosakonna juhataja allkirjastatavad dokumendid:
2.7.1. teenistus- või töösuhet puudutava dokumendi edastamine, tõend ministeeriumis
töötamise kohta või muu informatiivne kiri;
2.7.2. personaliosakonna juhatajal on õigus kehtestada ministeeriumi teenistuskohtade
liigitus teenistusgruppideks.
2.8. Protokolli allkirjastamine:
2.8.1. protokolli allkirjastab protokollija, vajadusel koosoleku juhataja, koosolekul viibijad;
2.8.2. ministeeriumisiseseid protokolle ei allkirjastata, välja arvatud kui see on ette nähtud
ministeeriumisiseses töökorras, lepingus või mõnes muus dokumendis või kui
allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist;
2.8.3. töörühma koosoleku protoll allkirjastatakse tulenevalt kehtestatud töörühma
töökorrast.
3
3. Esindamise pädevus
3.1. Teenistuja pädevus
3.1.1. Teenistuja saadab informatiivse sisuga e-kirju, muu hulgas ka vastuseid
selgitustaotlustele, märgukirjadele ja teabenõuetele, kui vastava korralduse on ta
saanud struktuuriüksuse juhilt ja need ei sisalda otsuseid.
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 4
JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE KASUTAMINE JA AVALIKUSTAMINE
1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestamine
1.1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestab teabevaldaja. Teabevaldaja kehtestatud
juurdepääsupiirang on siduv kõigile teistele teabevaldajatele ning kui eriseadusest ei tulene
teisiti, ei saa teine asutus piirangut omavoliliselt kehtetuks tunnistada ega eirata. Ainult
juurdepääsupiirangu seadnud teabevaldaja saab selle kehtetuks tunnistada ning teised
asutused saavad selle olemasolu vajalikkusele või määratud aluse õigsusele üksnes
tähelepanu juhtida.
1.2. Ministeeriumisse saabunud ja ministeeriumis koostatud dokumendid (sh e-kirjad), mis
sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse
asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel kuni
vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks.
1.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtestatakse juurdepääsu piirang 75 aastaks selle
saamisest või koostamisest.
1.4. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus tuleneb avaliku teabe seadusest (AvTS) ja
eriseadustest ning neid kasutatakse vastavalt ministeeriumi, Andmekaitse Inspektsiooni ja
Riigi Infosüsteemi Ameti koostatud juurdepääsupiirangute klassifikaatorile, mis on leitav
riigi infosüsteemi haldussüsteemist RIHA.
1.5. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja.
Sissetulevale dokumendile määrab juurdepääsupiirangu registreerija, kes kahtluse korral
konsulteerib dokumendi eest vastutava teenistujaga. Kui sissetulevale dokumendile on
määratud vale juurdepääsupiirang teavitab vastutav teenistuja sellest juurdepääsupiirangu
määranud registreerijat.
1.6. Kui ministeeriumisse saabub dokument, mis sisaldab juurdepääsupiirangu kehtestamise
aluseks olevat teavet, kuid saatja ei ole asjakohast märget dokumendile teinud, võtab RTK
dokumendihalduse spetsialist saatjaga enne dokumendi registreerimist ühendust ning
kooskõlastab märke tegemise vajalikkuse.
1.7. Ministeeriumis koostatavale dokumendile kehtestab sisust lähtuvalt juurdepääsupiirangu
selle koostaja, konsulteerides vajaduse korral õigusosakonnaga või
andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).
1.8. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi korral peab koostaja tagama, et andmed
piirangu kehtestamise aja ja õigusliku aluse kohta oleksid olemas nii DHS-is dokumendi
metaandmetes kui ka dokumendis. Juurdepääsupiirangu andmed peavad sisaldama ka
teabevaldajat.
2
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2024
Kehtib kuni: 10.05.2099
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeerium
1.9. Kui dokument sisaldab mitme juurdepääsupiirangu alusega teavet, tuleb nii dokumendis kui
ka DHS-is dokumendi metaandmetes näidata kõik piirangu alused. Mitme aluse puhul
määratakse pikima juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg.
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2024
Kehtib kuni: 10.05.2099
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12; AvTS § 35 lg
1 p 17
Teabevaldaja: Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeerium
1.10. Kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaega võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui
juurdepääsupiirangu põhjus püsib. Juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamise vajaduse
otsustab dokumendi koostaja või tema puudumise korral struktuuriüksuse juht,
konsulteerides vajadusel õigusosakonnaga või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).
RTK DHO peaspetsialist (edaspidi RTK peaspetsialist) teeb otsuse alusel muudatused DHS-
is ja teavitab tähtaja pikendamisest asutusi, kellele dokument on edastatud.
1.11. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirangu põhjus piirangu kehtimise ajal kaob,
tuleb juurdepääsupiirang tunnistada kehtetuks. Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks
dokumendi koostaja või tema struktuuriüksuse juht, konsulteerides vajaduse korral
õigusosakonnaga või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed). RTK peaspetsialist teeb
koostajalt või struktuuriüksuse juhilt saadud tagasiside alusel muudatused DHS-is ja teavitab
asutusi, kellele dokument on edastatud.
1.12. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, teeb
teabenõude täitja dokumendist ärakirja või väljavõtte selliselt, et paberdokumendi
väljastamisel kaetakse kinni avalikustamisele mittekuuluvad andmed ja elektroonilise
dokumendi väljastamisel eemaldatakse dokumendist avalikustamisele mittekuuluvad
andmed selliselt, et teabenõudjal ei ole võimalik eemaldamist tagasi pöörata.
1.13. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi
dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja koostöös
DHT peaspetsialistiga dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise.
1.14. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole juurdepääsupiirangut
kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud, teavitab
kasutaja sellest kohe DHT peaspetsialisti ja kui see puudutab isikuandmeid, tuleb teavitada
ka andmekaitsespetsialisti.
3
2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine
2.1. Juurdepääsupiiranguga dokumentide (sh töödokumendid, dokumendi kavandid jms)
hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud nende isikute juurdepääs, kellel oma
ametiülesannetest tulenevalt see vajadus puudub. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses dokument asub.
2.2. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende
sattumise kõrvaliste isikute kätte (nt lukustatud kapis või sahtlis). Keelatud on jätta
juurdepääsupiiranguga teavet näiteks nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ja
printerite juurde. Koosoleku lõppedes tagab koosoleku korraldaja, et nõupidamisruumi ei
jääks juurdepääsupiiranguga teavet.
2.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest või sattumise ohust
peab teenistuja teavitama DHT peaspetsialisti. Kui see puudutab isikuandmeid, tuleb
teavitada ka andmekaitsespetsialisti.
2.4. Eriti tundlikku teavet (mõiste sisustamisel tuleb muu hulgas lähtuda Andmekaitse
Inspektsiooni väljaantud juhisest „Avaliku teabe seaduse üldjuhend“) sisaldavaid
paberdokumente võib edastada ministeeriumisiseselt ainult käest kätte, ministeeriumist välja
võib neid saata vaid tähitud postiga. Elektrooniliselt võib neid dokumente ministeeriumi
DHSist välja saata DHXi1 vahendusel või e-posti teel krüpteeritult.
2.5. Juurdepääsupiiranguga teabe salvestamisel eemaldatavale andmekandjale lähtub teenistuja
ministeeriumis kehtestatud asjakohastest kordadest (nt IT kord, infoturbekord vms).
Juurdepääsupiirangut sisaldava teabega andmekandja viimisel väljapoole ministeeriumit ja
saatmisel posti või kulleriga, tuleb andmekandjal olev materjal krüpteerida.
2.6. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentide (ka töödokumentide edastamise puhul
nt arvamuse avaldamiseks ministeeriumi haldusala asutusele) edastamisel e-postiga tuleb
lisada juurdepääsupiirangut puudutav info.
2.7. DHS-i lisatavad dokumendid ei tohi olla krüpteeritud. Dokumentide krüpteerimist
kasutatakse vajaduse korral dokumentide edastamiseks, kui tegu on tundlikku infot
sisaldavate dokumentidega.
3. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris
3.1. DHS-is registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse ministeeriumi veebilehel
avalikus dokumendiregistris AvTSis sätestatud korras.
3.2. Ministeeriumi avalikus dokumendiregistris avalikustatakse:
3.2.1 saabunud ja väljasaadetud kirjad;
3.2.2 allkirjastatud õigusaktid;
3.2.3 sõlmitud lepingud.
3.3. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse avalike dokumentide puhul metaandmed ja
dokument. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul avalikustatakse ainult metaandmed.
1 Dokumendivahetuskiht (DHX) on dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab dokumendihaldussüsteemidel ja
teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.
Majandus- ja tööstusministri06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 5
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
1. Teenistussuhte lõppemisel või peatumisel ja teenistusülesannete oluliste muutuste korral (nt
teenistuja teenistusülesanded muutuvad liikumisel ühest struktuuriüksusest teise) algatab
personalitöötaja DHS-is teenistuja elektroonilise ringkäigulehe.
2. Lahkuva teenistuja töö üleandmise ja ümberkorraldamise eest vastutab vahetu juht.
3. Ringkäigulehe alusel:
3.1 annab teenistuja vastavalt vahetult juhilt saadud juhistele üle pooleliolevad ülesanded (nt
täitmisel olevad lepingud, avatud toimikud, pooleliolevate dokumentide menetlused ja muu
olulise teabe), sealhulgas DHS-is ja teistes infosüsteemides, ja tagastab lahkumisel tema käes
oleva ministeeriumi vara;
3.2 suletakse DHS-i ja teiste infosüsteemide kasutamise õigused.
4. Personaalsed olulise sisuga tööalased failid annab lahkuv teenistuja üle vahetu juhi poolt
määratud ajaks, salvestades need vahetu juhi poolt määratud struktuuriüksuse failisüsteemi.
Vastamist vajavad e-kirjad suunab lahkuv teenistuja teda asendama määratud teenistujale või
vahetule juhile.
5. Lahkuv teenistuja teavitab olulisemaid koostööpartnereid (ka töörühmas osalemise korral)
oma lahkumisest, teavitades võimaluse korral uuest kontaktisikust, eelkõige pooleliolevate
projektide või täitmisel olevate lepingute puhul.
6. Teenistusest lahkumise korral loetakse teenistuja ühistöökaustades loodud failid, e-postkasti
sisu ja muu teave asutusesiseseks teabeks. Loodud teabe vastutav töötleja on ministeerium.
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra
lisa 6
ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE
1. Liigitusskeemi koostamine
1.1. Ministeeriumi tegevuse käigus loodud või saadud tõendusväärtusega dokumentide ja teabe
liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostab DHT peaspetsialist koostöös
struktuuriüksustega ja RTK arhivaariga liigitusskeemi. Liigitusskeemi koostamisel võetakse
aluseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“
(edaspidi arhiivieeskiri) kehtestatud nõuded ning juhindutakse Rahvusarhiivi juhistest.
1.2. Liigitusskeemi muudetakse vastavalt vajadusele. Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse
enne kehtestamist arhiivieeskirjas märgitud juhtudel Rahvusarhiiviga infosüsteemis
ASTRA.
1.3. Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel
lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud
säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud
õigusaktiga, arvestatakse:
1.3.1 faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust;
1.3.2 ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust;
1.3.3 avaliku arhiivi võimalikku huvi.
1.4. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest.
1.5. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on
seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.
2. Toimikute korrastamine
2.1. Dokumendid korrastatakse kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise
lõppemist.
2.2. Enne arhiveerimist veendub RTK arhivaar dokumentide sarjakuuluvuses ja menetluse
lõppemises, vajaduse korral paigutab dokumendi õigesse sarja (paberdokumendi
ümberpaigutamisel teeb muudatused ka dokumendiregistris), eemaldab mustandid, koopiad
ja mittearhiiviainese.
2.3. Struktuuriüksuses olevad paberdokumendid korrastatakse koostöös RTK arhivaariga.
Korrektselt ettevalmistatud lõpetatud toimikud annab teenistuja üle RTK arhivaarile
üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.
3. Dokumendihoidlas olevatele dokumentidele juurdepääsu tagamine
3.1. Ministeeriumi teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks kasutada
ministeeriumi dokumendihoidlas olevaid dokumente.
2
3.2. Arhiiviteatistele ja -päringutele vastamise ning ministeeriumi arhiivist paberdokumentide
laenutamise tagab RTK DHO, vastuskirjad allkirjastab DHT juhataja.
3.3. Toimikuid laenutatakse välja üksnes toimikule juurdepääsu võimaldava õigusliku aluse
olemasolul või kantsleri nõusolekul. Paberil toimiku laenutamine vormistatakse aktiga, mille
allkirjastab DHT juhataja.
4. Ülevaade arhiivi koosseisust
4.1. Ülevaate ministeeriumi arhiivi koosseisust koostab ja hoiab ajakohasena RTK arhivaar.
4.2. Ülevaate koostamise aluseks on liigitusskeem.
4.3. Arhiivikoosseisu ülevaadet peetakse DHS-is, paberdokumentide ülevaadet võib pidada
väljaspool DHS-i faili kujul (nt Excel, Word).
5. Dokumentide hävitamine ja arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivile
5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse
peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul.
5.2. Kui digiteeritud paberdokument ei oma arhiiviväärtust või originaali säilitamise nõue ei
tulene õigusaktist ja DHS-is on tagatud digiteeritud dokumendi autentsus ja terviklikkus,
hävitab RTK arhivaar selle ühe aasta möödumisel selle saamisest.
5.3. Kui dokumentide arhiiviväärtus on välja selgitamata, esitab RTK arhivaar Rahvusarhiivile
taotluse dokumentide hindamiseks.
5.4. Dokumendid hävitatakse:
5.4.1 dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse osutamisele
spetsialiseerunud ettevõtte teenust, või
5.4.2 kustutades digitaalse teabe selle kandjalt nii, et selles sisalduvat teavet ei ole võimalik
taastada.
5.5. Juhindudes arhiivieeskirjast koostab RTK arhivaar DHS-is hävitamisakti ning kooskõlastab
selle struktuuriüksuse juhiga, kelle vastutusalas on hävitatav teave, ja DHT juhatajaga.
Hävitamisakti allkirjastab RTK arhivaar.
5.6. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi
kasutuskorras (sh põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) sätestatule.
5.7. Ministeerium annab oma tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid üle Rahvusarhiivile.
Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel juhindub RTK arhivaar arhiivieeskirjast.
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi
asjaajamiskorra
lisa 7
Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22 kinnitatud
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi
asjaajamiskorra
lisa 8
Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 /
[email protected] / www.mkm.ee
Registrikood 70003158
KINNITATUD
majandus- ja tööstusministri 06.03.2025
käskkirjaga nr 22
„Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“
MAJANDUS- JA KOMMUNIKATSIOONIMINISTEERIUMI ASJAAJAMISKORD
1. EESMÄRK
1.1. Asjaajamiskorra eesmärk on tagada Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi
ministeerium) tegevuse dokumenteerimise järjepidevus ja usaldusväärne väikese halduskoormusega
asjaajamine, vähendades bürokraatiat ja reguleerides vastutuse ulatust.
1.2. Dokumendihaldus on tugiteenus, mis toetab ministeeriumi põhitegevuse toimimist, tagades
dokumentide ja teabe nõuetekohase säilimise ettenähtud aja jooksul kättesaadava ja kasutatavana.
2. REGULEERIMISALA JA KOHALDAMISALA
2.1. Asjaajamiskord kehtestab ministeeriumi asjaajamise ja dokumendihalduse põhinõuded.
2.2. Asjaajamiskord reguleerib:
2.2.1 vastutust asjaajamises;
2.2.2 dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) dokumentide registreerimist, loomist,
kooskõlastamist ja allkirjastamist;
2.2.3 dokumentides sisalduva teabe liigitamist;
2.2.4 teabele juurdepääsupiirangu kehtestamist;
2.2.5 dokumentide tähtaegset täitmist;
2.2.6 asjaajamise üleandmist ja vastuvõtmist;
2.2.7 dokumentide säilitamist ja hävitamist ning Rahvusarhiivile üleandmist.
2.3. Asjaajamiskord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide
haldamist ministeeriumis.
2.4. Asjaajamiskord kehtib kõigile ministeeriumi ametnikele ja töötajatele ning Rahandusministeeriumi
ühisosakonna töötajatele (edaspidi ühiselt nimetatud teenistujad), kes täidavad Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeeriumi tugifunktsioone vastavalt ministeeriumide vahel sõlmitud
koostöökokkuleppest.
2.5. Ministeeriumi hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides/andmekogudes (edaspidi infosüsteem)
lähtutakse asjaajamisel asjaajamiskorrast niivõrd kuivõrd infosüsteemide kasutuskorrad (sh
põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) ei reguleeri teisiti.
2.6. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalitus (edaspidi DHT) korraldab
ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihaldust ning selle koordineerimist ministeeriumi valitsemisalas
koostöös Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnaga (edaspidi RTK
DHO).
2.7. DHT võib koostöös RTK DHO-ga koostada asjaajamiskorra paremaks rakendamiseks soovituslikke
juhiseid. Juhised tehakse teenistujatele teatavaks siseveebi ja DHS-i kaudu.
2
2.8. Asjaajamiskorra väljatöötamise ja ajakohastamise eest vastutab DHT juhataja.
3. VASTUTUS
3.1. DHT vastutab dokumendi- ja arhiivihalduse kordade eelnõude ja juhiste väljatöötamise, teenistujate
koolitamise ja ministeeriumi valitsemisala asutuste nõustamise eest ning ajakohastatud juhiste ja
dokumendimallide teenistujatele teatavaks tegemise eest siseveebi ja DHS-i kaudu.
3.2. RTK DHO vastutab ministeeriumi dokumendiringluse, dokumendimallide loomine, arhiveeritud
dokumentide korrastamise, säilitamise ja õigeaegse hävitamise ning Rahvusarhiivile üleandmise eest,
samuti DHS-i arendamise, administreerimise, teenistujate koolitamise ja nõustamise eest vastavalt
määratud pädevusele.
3.3. Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise,
õigsuse ja haldamise, sealhulgas määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest ning tagab
paberdokumentide säilimise kuni ministeeriumi dokumendihoidlasse andmiseni.
3.4. Ministri käskkirjaga moodustatud nõuandva õigusega komisjoni, nõukogu või töörühma või kantsleri
käskkirjaga moodustatud ministeeriumi struktuuriüksuste töö koordineerimiseks üksikküsimuste
lahendamiseks moodustatud komisjoni (edaspidi ühiselt nimetatud töörühm) või Vabariigi Valitsuse
moodustatud ministeeriumi teenindatava valitsuskomisjoni (edaspidi valitsuskomisjon) asjaajamise
ja dokumentide registreerimise eest vastutab töörühma esimees, kui ministri või kantsleri käskkirjas
või Vabariigi Valitsuse korralduses ei ole sätestatud teisiti.
4. ÜLDPÕHIMÕTTED
4.1. Ministeeriumis on asjaajamine üldjuhul elektrooniline, mis tähendab, et teenistujad loovad ja
menetlevad dokumente elektrooniliselt. Tõendus- ja säilitusväärtusega dokumente hallatakse DHS-is
ja teistes infosüsteemides vastavalt ministeeriumi dokumentide liigitusskeemile.
4.2. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini).
Töörühma või valitsuskomisjoni asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
4.3. Ministeeriumis kehtestatud dokumentide liigitusskeem on aluseks teabe ja dokumentide haldamisel
ja säilitamisel.
4.4. Dokumentide haldamine toimub DHS-is kuni hävitamiseni või Rahvusarhiivile üleandmiseni.
Infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende kasutuskordadele (sh
põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad).
4.5. Asjaajamiskorra juurde kuuluvad järgmised lisad:
4.5.1. dokumendiringlus (lisa 1);
4.5.2. dokumendihaldussüsteemi kasutajate õigused (lisa 2);
4.5.3. allkirjastamise ja esindamise õigus (lisa 3);
4.5.4. juurdepääsupiiranguga teabe kasutamine ja avalikustamine (lisa 4);
4.5.5. asjaajamise üleandmine (lisa 5);
4.5.6. arhiivitöö korraldamine (lisa 6);
4.5.7. üldplank (lisa 7);
4.5.8. kirjaplank (lisa 8).