Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise hindamine

Saatja: [email protected] Saaja: "Info - RAM" <[email protected]>, "Mart Pechter - RAM" <[email protected]>, "Pilleriin Masing - RAM" <[email protected]> Teema: Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise hindamine Kuupäev: 2025-08-27 11:29 Teile on saadetud Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldussüsteemi kaudu dokument. Pealkiri: Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise hindamine Registreerimise kuupäev: 27.08.2025 Registreerimise number: 11.1-5/25/1716-1 Riigi Tugiteenuste Keskus e-post: [email protected] <mailto:[email protected]> tel: 663 8200 Tähelepanu, tegu on kirjaga, millele vastates Teie kiri adressaadini ei jõua. Vastus palume saata [email protected]. _____ Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. Kui te ei ole selle kirja adressaat, palun võtke ühendust saatjaga ning kustutage e-kiri arvutist. This e-mail may contain information which is classified for internal use. If you are not the intended recipient of this message, please notify the sender immediately and delete the message. right top 0 0 left 607 0 0 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi t oetusmeetme “Sotsiaalse kaasatuse toetamine” j uhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus Esitatud informatsioon kajastab olukorda 22 . 07 . 2025 seisuga Sisukord TOC \o "1-3" \h \z \u 1 Lühendid ja nende tähendused PAGEREF _Toc202566023 \h 3 2 JKK eesmärk PAGEREF _Toc202566024 \h 4 3 Juriidiline raamistik PAGEREF _Toc202566025 \h 4 4 Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled PAGEREF _Toc202566026 \h 5 4.1 Kultuuriministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel PAGEREF _Toc202566027 \h 7 5 Toetusmeetme seire ja juhtimine PAGEREF _Toc202566028 \h 9 5.1 Toetusmeetme juhtkomitee PAGEREF _Toc202566029 \h 9 5.2 Toetusmeetme töörühm PAGEREF _Toc202566030 \h 9 6 Aruandlus PAGEREF _Toc202566031 \h 10 6.1 Hüvitistaotlus PAGEREF _Toc202566032 \h 10 6.1.1 Kulude esitamine PAGEREF _Toc202566033 \h 10 6.1.2 Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine PAGEREF _Toc202566034 \h 10 6.2 Toetusmeetme aastaaruanne PAGEREF _Toc202566035 \h 13 6.3 Toetusmeetme lõpparuanne PAGEREF _Toc202566036 \h 14 7 Toetusmeetme riskide hindamine PAGEREF _Toc202566037 \h 14 8 Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus PAGEREF _Toc202566038 \h 15 9 Hangete korraldamine PAGEREF _Toc202566039 \h 15 10 Infovahetus ja dokumentide säilitamine PAGEREF _Toc202566040 \h 15 11 Muudatuste menetlemine PAGEREF _Toc202566041 \h 16 12 Toetusmeetme teavitustegevused PAGEREF _Toc202566042 \h 18 13 Koostöö Šveitsi partneriga PAGEREF _Toc202566043 \h 18 LISAD PAGEREF _Toc202566044 \h 20 Lühendid ja nende tähendused HARNO Haridus- ja Noorteamet HTM Haridus- ja Teadusministeerium INSA Integratsiooni Sihtasutus JKK k äesolev juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus K U M Kultuuriministeerium KÜSK Sihtasutus Kodanikuühiskonna Sihtkapital PKO programmikomponendi operaator PO programmioperaator RaRa Eesti Rahvusraamatukogu RaM Rahandusministeerium RKÜ riiklik koordineerimisüksus RTK Riigi Tugiteenuste Keskus SCO Šveitsi toetuste büroo ( Swiss Contribution Office ) SiM Siseministeerium SoM Sotsiaalministeerium JKK eesmärk Käesolev JKK kirjeldab Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Sotsiaalse kaasatuse toetamine” (edaspidi toetusmeede ) elluviimise struktuuri ja protsesse (sh riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori, programmikomponendi operaatorite ja elluviijate omavahelist suhtlust) t agamaks toetusmeetme tõhus , nõuetekohane ja õigeaegne rakendamine . JKK vaadatakse kord aastas üle. Juriidiline raamistik Toetusmeetme rakendamisel lähtutakse järgmistest dokumentidest: Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe ( RT II, 07.12.2022, 1 ) (edaspidi raamkokkulepe ) ; Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (edaspidi Šveitsi regulatsioon ) ; 31. mail 2024. a astal riikliku koordineerimisüksuse ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud toetusmeetme leping (edaspidi toetusmeetme leping ) ; Vabariigi Valitsuse 1. augusti 2024 . aasta määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord“ (edaspidi koostööprogrammi määrus ); 19 . novembril 2024. a astal riikliku koordineerimisüksuse ja programmioperaatori vahel sõlmitud toetusmeetme rakendamise leping (edaspidi toetusmeetme rakendamise leping ) ; 27 . septembril 2024. a astal programmioperaatori ja Berni Rakendusteaduste Ülikooli vahel sõlmitud partnerlusleping ; toetusmeetme programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimused (käskkirjad ja/või halduslepingud); Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraama t ; mis tahes muud tegevuskor rad või suunis ed , mille Šveits on raamkokkulepe artikli 2 lõike 1 punkti c alusel vastu võtnud pärast Eestiga konsulteerimist ning mida avaldatakse RTK veebilehel; Lisaks eeltoodu le lähtutakse muudest asjakohastest riigisisestest õigusaktidest (nt riigihangete seadus, haldusmenetluse seadus , riigieelarve seadus ), asutuste tööd reguleerivatest dokumentidest ( nt asjaajamiskord, hankekord, raamatupidamise sise -eeskiri) ja pädevate asutuste koostatud juhenditest. Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled on nimetatud raamkokkuleppe lisas ning toetusmeetme lepingu lisas A . Toetusemeetme „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ programmioperaator on Kultuuriministeerium, kelle peamiseks ülesandeks on toetusmeetme koordineerimine. Toetusmeede koosneb neljast komponendist . Iga komponendi rakendamise eest vastustab programmikomponendi operaator , kelleks on Kultuuriministeerium, Sotsiaalministeerium, Haridus- ja Teadusministeerium ning Siseministeerium . P rogrammikomponendi raames viivad toetatavaid tegevusi ellu elluviijad koos partneritega . Elluviijad ja partnerid on nimetatud toetusmeetme lepingu lisas A ning p rogrammikomponendi rakendamise tingimuste käskkirjas või lepingus . Toetusmeetme organisatsiooniline struktuur on toodud REF _Ref183190304 \h \* MERGEFORMAT joonis el 1 . Joonis SEQ Joonis \* ARABIC 1 Kultuuriministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel Kultuuriministeeriumil on toetusmeetme elluviimisel kolm rolli: programmioperaator, programmikomponendi operaator ja elluviija. Koostööprogrammi määruse kohaselt täidab Kultuuriministeerium nii programmioperaatori kui ka programmikomponendi operaatori ülesandeid. Et tagada kohustuste lahusus, täidavad neid ülesandeid eri osakonnad. Kultuurilise mitmekesisuse osakond vastutab programmikomponendi operaatori rollis konkreetse programmikomponendi rakendamise eest ning finantsosakond programmioperaatori rollis vastutab terve toetusmeetme koordineerimise eest. Finantsosakonnas vastutab programmioperaatori ülesannete eest Eesti-Šveitsi koostööprogrammi koordinaator , keda toetab välisvahendite juht . Välisvahendite juht on toetusmeetme juhtkomitee ja töörühma esimees. Kultuurilise mitmekesisuse osakonnas vastutab programmikomponendi ülesannete eest osakonnajuhtaja, kes vajadusel kaasab oma osakonna teisi teenistujaid . Peale programmikomponendi operaatori ülesandeid täidab kultuurilise mitmekesisuse osakond elluviija ülesandeid. E lluviija ülesannete eest vastutab kultuurilise mitmekesisuse osakon na nõunik. Kuna toetusmeetmes allub elluviija programmikomponendi operaatorile ning osakonnas allub nõunik osakonnajuhatajale, on selline rakendamise struktuur ja vastutuse jaotus loogiline . P rogrammioperaatorit , programmikomponendi operaatorit ja elluviijat toetavad vastavalt vajadusele teised Kultuuriministeeriumi osakonnad (näiteks kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakond toetab kommunikatsioonitegevustes , õ igus- ja haldusosakon d taga b õigusala st nõustami st). Kultuuriministeeriumi struktuur on toodud REF _Ref183435854 \h \* MERGEFORMAT REF _Ref183435898 \h \* MERGEFORMAT joonisel 2 REF _Ref183435854 \h \* MERGEFORMAT . 6090920 2547620 Programmikomp onendi operaator ja elluviija 0 0 Programmikomp onendi operaator ja elluviija 928370 5100320 Programmi operaator 0 0 Programmi operaator 1833245 4871720 0 0 4757420 2852420 0 0 3909695 3109595 1737995 4166870 0 Joonis SEQ Joonis \* ARABIC 2 T oetusmeetme seire ja juht imine Toetusmeetme juhtimiseks ja seireks on moodustatud juhtkomitee ja töörühm. Juhtkomitee ja töörühma koosolekutel hinnatakse toetusmeetme hetkeseisu, sealhulgas aruannete põhjal, arutatakse probleeme ja riske ning tehakse muudatusettepanekuid. Juhtkomiteel on õigus kinnitada teatud tüüpi muudatusi. Kui juhtkomitee koosseisu kuuluvad ka Šveitsi esindajad, siis töörühm koosneb vaid riigisisestest esindajatest ja on mõeldud toetusmeetme riigisiseseks ja jooksvaks juhtimiseks. Erinevalt juhtkomiteest on töörühma koosseisus ka elluviijate esindajad. Toetusmeetme juhtkomitee Toetusmeetme juhtkomitee moodustamise kohustus tuleneb Šveitsi regulatsioonist. Koostööprogrammi määrusega on see kohustus pandud programmioperaatori le. Toetusemeetme juhtkomitee koosseis, ülesanded ja töökord on kinnitatud kultuuriministri 10. oktoobri 2024. a käskkirjaga nr 154 . Juhtkomitee koosseisu kuuluvad Šveitsi toetuste büroo , riikliku koordineerimisüksuse , programmioperaatori ja programmikomponentide operaatorite esindajad. Juhtkomitee ülesanded on: järelevalve toetusmeetme rakendamise edenemise üle ja parendusettepanekute tegemine; juhtkomi tee pädevuses olevate toetusmeetme muudatuste kinnitamine (vt p. 11 „ REF _Ref202564800 \h \* MERGEFORMAT Muudatuste menetlemine “). Juhtkomitee tuleb üldjuhul kokku kaks korda aastas (tavaliselt septembris/oktoobris ja veebruaris/märtsis) , kuid mitte harvem , kui kord aastas. Ühtlasi võib juhtkomitee võtta vastu otsuseid ka kirjaliku menetluse teel. Juhtkomitee koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator . Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. Toetusmeetme töörühm T oetusmeetme jooksvaks seireks ja juhtimiseks moodustas kultuuriminister toetusmeetme töörühma . Selle koosseis, ülesanded ja töökord on kinnitatud kultuuriministri 27 . novembri 2024. a käskkirjaga nr 1 8 4 . Juhtkomitee koosseisu kuuluvad riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori, programmikomponentide operaatorite ja elluviijate esindajad . Töörühma ülesanded on: toetusmeetme jooksev seire ja juhtimine; Kultuuriministeeriumile ettepanekute tegemine toetusmeetme hüvitistaotluste, aasta- ja lõpparuannete ning Šveitsi partneri tegevuskava ja seirearuannete heakskiitmiseks; toetusmeetme juhtkomiteele ettepanekute tegemine toetusmeetme muutmiseks. Töörühm tuleb kokku vähemalt kaks korda aastas. Ühtlasi võib töörühm võtta vastu otsuseid ka kirjaliku menetluse teel. Töörühma koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator. Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. Aruandlus Toetusmeetme raames on nõutud kolme liiki aruannete esitamine: hüvitistaotlused, aastaaruanded ja lõpparuanne. Need koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil programmioperaatori loodud koostööpilvekeskkonnas SharePoint. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid ja elluviijaid aruannete koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormide korrektseks täitmiseks . Toetusmeetme iga-aastase aruandluse ajakava on esitatud lisas 1 . Hüvitistaotlus Hüvitistaotlus koostatakse kaks kord a aastas perioodi de jaanuar–juuni ja juuli–detsember kohta. Hüvitistaotlus sisalda b teavet hüvitisperioodil tehtud tegevuste ja nende kulu de kohta , mille riiklik koordineerimisüksus on pärast abikõlblikkuse kontrolli kinnitanud ning hüvitisperioodi l välja maksnud . Kulude esitamine Makse saamiseks vajalik e dokumen tide ja tõendi te esitamine on reguleeritud koostööprogrammi määruse §-s 10. Programmioperaator, programmikomponentide operaatorid ja elluviijad esitavad k ulu dokumen te riiklik ule koordineerimisüksus ele mitte harvemini kui kord kvartalis ja mitte tihedamini kui kord kuus e-toetuse keskkonna kaudu. R iiklik koordineerimisüksus teostab makse pärast kulude abikõlblikkuse kontrolli. Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine Hüvitistaotluse koostamise ja esitamise etapid: Programmioperaator saadab programmikomponentide operaator itele ja elluviija tele juhise aruandevormi korrektseks täitmiseks . Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner , esitab ta vajaliku info elluviijale vastavalt programmikomponendi operaatori või elluviija kehtestatud korrale. Elluviija sisestab aruandevormi info hüvitisperioodil elluviidud tegevuste kohta, samuti uuendab hankeplaani ja maksete prognoosi 15. jaanuariks perioodi juuni-detsember kohta ja 15. juuliks perioodi jaanuar-juuni kohta. Programmikomponendi operaator kontrollib elluviija esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta 22. jaanuariks ning 22. juuliks. Programmioperaator sisestab andmed oma tegevuste kohta, kontrollib programmikomponentide operaatorite ja elluviijate esitatud info täielikkust üle, ühtlustab teksti ja vajadusel küsib lisa info t . Lisaks võtab p rogrammioperaator SAP BO aruandest SF17 välja need kulud, mida riiklik koordineerimisüksus on hüvitisperioodil kontrollinud ja välja maksnud (vt p. 6.1.1) , ning lisab need andmed hüvitistaotlusse. Programmioperaator esitab hüvitistaotluse toetusmeetme töörühmale. Töörühm tutvub hüvitistaotlusega, vajadusel esitab täiendusettepanekuid ning teeb Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile ettepaneku hüvitistaotluste heakskiitmiseks . Programmioperaator esitab hüvitistaotluse dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 11. veebruariks ja 11. augustiks. Kultuuriministri 04. aprilli 2025. a käskkirja nr 73 kohaselt on Kultuuriministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme hüvitistaotlusi ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. Riiklik koordineerimisüksus ja makseasutus kontrollivad info üle. Makseasutus lisab info vahetuskursi kohta ja esitab hüvitistaotluse Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks ja 30. septembriks. REF _Ref195521267 \h \* MERGEFORMAT Joonis 3 illustreerib hüvitistaotluse koostamise ja esitamise protsessi. Joonis SEQ Joonis \* ARABIC 3 Toetusmeetme aastaaruanne Toetusmeetme aastaaruan n e koostatakse üks kord aastas ning selle aruandeperiood on üks kalendriaasta . Aastaaruanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil programmioperaatori loodud koostööpilvekeskkonnas SharePoint. Aastaaruanne sisalda b teavet vaadeldaval perioodil saavutatud tulemus te ja hetkeseisu kohta toetusmeetme tasandil . Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid ja elluviijaid aruan de koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks . Aastaaruande koostamise ja esitamise etapid: Programmioperaator saadab programmikomponentide operaator itele ja elluviija tele juhise aruandevormi korrektseks täitmiseks . Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info elluviijale vastavalt programmikomponendi operaatori või elluviija kehtestatud korrale. Elluviija sisestab aruandevormi vajaliku info eelmise kalendriaasta kohta 15. jaanuariks . Programmikomponendi operaator kontrollib elluviija esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta 22. jaanuariks . Programmioperaator sisestab andmed oma tegevuste kohta, kontrollib programmikomponentide operaatorite ja elluviijate esitatud info täielikkust üle, ühtlustab teksti ja vajadusel küsib lisainfot. Programmioperaator esitab aastaaruande toetusmeetme töörühmale , kes tutvub aastaaruandega , arutab seda ning vajadusel lepib kokku selle täiend amises . Programmioperaator esitab aastaaruande toetusmeetme juhtkomiteele tutvumiseks ja täiendusettepanekute tegemiseks. Programmioperaator täiendab aastaaruannet vastavalt juhtkomitee täiendusettepanekutele, vajadusel küsib sisendit programmikomponentide operaatoritelt ja elluviijatelt . Programmioperaator esitab täiendatud aastaaru a nde toetusmeetme töörühmale , kes teeb Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile ettepaneku aastaaruande heakskiitmiseks . Programmioperaator esitab aastaaruande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 24 . märtsiks . Riiklik koordineerimisüksus esitab toetusmeetme aastaaruande Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks . Toetusmeetme lõpparuanne Toetusmeetme lõpparuanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil programmioperaatori loodud koostööpilvekeskkonnas SharePoint. Toetusmeetme lõpparuandes võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. Aruandes kirjeldatakse ka häid praktikaid ja saadud õppetunde. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid ja elluviijaid aruan de koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks . Lõpparuande koostamise ja esitamise etapid: Programmioperaator saadab programmikomponentide operaator itele ja elluviija tele juhise aruandevormi korrektseks täitmiseks . Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info elluviijale vastavalt programmikomponendi operaatori või elluviija kehtestatud korrale. Elluviija sisestab aruandevormi vajaliku info eelmise kalendriaasta kohta 15. juuniks 2028 . Programmikomponendi operaator kontrollib elluviija esitatud info ja lisab andmed oma tegevuste kohta 30 . juuniks 2028 . Programmioperaator sisestab andmed oma tegevuste kohta, kontrollib programmikomponentide operaatorite ja elluviijate esitatud info täielikkust üle, ühtlustab teksti ja vajadusel küsib lisainfot. Programmioperaator esitab aruande toetusmeetme juhtkomiteele tutvumiseks ja täiendusettepanekute tegemiseks. Programmioperaator täiendab aruannet vastavalt juhtkomitee täiendusettepanekutele, vajadusel küsib sisendit programmikomponentide operaatoritelt ja elluviijatelt. Programmioperaator esitab täiendatud aruande toetusmeetme töörühmale , kes teeb Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile ettepaneku lõpp aruande heakskiitmiseks . Programmioperaator esitab lõpp aruande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 31 . augustiks 2028 . Riiklik koordineerimisüksus esitab toetusmeetme aastaaruande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 28 . veebruariks 2029 . Toetusmeetme riskide hindamine Toetusmeetme riske hinnati esmakordselt toetusmeetme taotluse koostamisel. Edaspidi hinnatakse riske igal aastal aastaaruande koostamise käigus ning need kajastatakse koos vastavate maandamistegevustega aastaaruande osana. Toetusmeetme riske arutatakse juhtkomitee koosolekutel. Lisaks viib RTK igal aastal läbi riskide hindamis e , mis hõlmab enamikku välis vahend eid ning kaasab kõik i asjakohase i d osapool i . Kaks korda aastas esitavad riski de hindamises osalevad asutused RTK-le ülevaate maandamistegevuste rakendamisest . Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus Välisvahendite planeerimine riigieelarve strateegia ja riigieelarve koostamise ning rakendamise protsessis on põhjalikult kirjeldatud Rahandusministeeriumi koostatud tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamatus . Toetusmeetme raamatupidamises lähtuvad asutused raamatupidamise seadusest ja muudest asjakohastest õigusaktidest ning juhenditest. Otseseid kulusid eristatakse raamatupidamises muudest kuludest . Vastav nõue on sätestatud koostööprogrammi määruses ja programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Nii raamatupidamisprogrammis SAP BO kui SFOSis eristatakse toetusmeetme projektid unikaalsete koodide alusel. Hangete korraldamine Toetusmeetme tegevuste rakendamisel järgivad asutused riigihangete seadust, Šveitsi regulatsiooni 7. peatükki ja koostööprogrammi määruse §-s 9 sätestatu t. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruse s kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Toetusmeetme lepingu lisas C „Hankeplaan“ loetletud hangete puhul tuleb enne hankemenetluse algust esitada hankedokumendid Šveitsi toetuste büroo le riiklikule koordineerimisüksuse kaudu. Lisa C „Hankeplaan“ uuendatakse hüvitistaotluse osana iga poole aasta tagant , lisades sinna uued hanked, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab 155 412 eurot (150 000 CHF). Šveitsi toetuste büroo annab tagasisidet selle kohta, milliseid uusi hankeid soovib ta enne hankemenetluse algust üle vaadata. Infovahetus ja d okumentide säilitamine Toetuse kasutamisega seotud dokumente tuleb säilitada kümme aastat toetusmeetme lõppemisest arvates, kuid mitte kauem kui 3. detsembrini 2039. a. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruse s kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Dokumentide säilitamisel lähtuvad asutused lisaks ka oma asjaajamiskordadest. Kultuuriministeerium, kui programmioperaator säilitab dokumente lisaks dokumendihaldussüsteemile ka finantsosakonna pilvekeskkonnas ja koostööpilvekeskkonnas SharePoint. Toetusmeetme rakendamiseks on Kultuuriministeeriumi SharePointis loodud eraldi koostööpilvekeskkond, kuhu pääsevad kõik rakendamisega seotud asutused. Koostööpilvekeskkonnas toimub ühisdokumentide koostamine, kommenteerimine ja täiendamine. Muudatuste menetlemine Toetus meetme muutmine on reguleeritu d Šveitsi regulatsiooni artiklis 4.12, toetusmeetme lepingu artiklis 6 ja toetusmeetme rakendamise lepingu punktis 4. Sõltuvalt muudatusest on toetusmeetme muutmise õigus programmioperaatoril, toetusmeetme juhtkomiteel või Šveitsil. Allpool toodud skeem aitab välja selgitada kelle pädevusse kuulub muudatuse heakskiitmine. Skeem koosneb järjestikustest küsimustest ja vastustest, mida ühendavad suunavad nooled. Iga vastus viib järgmise küsimuseni, kuni selgub muudatuse heakskiitja . Programmioperaator kiidab programmikomponendi muudatuse heaks programmikomponendi tegevuste rakendamise tingimus te kooskõlastamise kaudu. Muudatused, mis kuuluvad juhtkomitee pädevusse, vormistatakse juhtkomitee protokolliga. Muudatused, mis ei ole ei programmioperaatori ega juhtkomitee pädevuses, kinnitatakse toetusmeetme lepingu muutmisega. Samuti on p rogrammioperaatoril on õigus muuta toetusmeetme lepingu lisas B „Toetusmeetme eelarve“ programmioperaatori halduskulu eelarverea alamridu ehk kolmanda taseme eelarveridu . Programmioperaator teavitab sellistest muudatustes t riikliku koordineerimisüksust . Šveitsi teavitatakse hüvitistaotluse kaudu. T oetusmeetme teavitustegevus ed Programmioperaator kavandab ja viib ellu teavitustegevusi toetusmeetme tasandil. Šveitsi regulatsiooni kohaselt peab see hõlmama vähemalt toetusmeetme algus- ja lõpuüritust. Lisaks koostab ja levitab programmioperaator toetusmeetme rakendamise perioodi jooksul toetusmeetme kohta vastavalt vajadusele pressiteateid, artikleid ja sotsiaalmeediapostitusi ning tutvustab toetusmeedet ja sellega seotud teemasid avalikel sündmustel (nt Euroopa päev, arvamusfestival). Programmioperaator korraldab teavitustegevusi üldjuhul koostöös programmikomponentide operaatorite, elluviijate ja partneritega. Üldine info toetusmeetme kohta avaldatakse Kultuuriministeeriumi veebilehel . Programmikomponendi operaatorid ja elluviijad kavand avad ning viivad ellu programmikomponenti de tegevuste teavitustegevusi . T eavitustegevus te elluviimisel lähtutakse Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraama tust. Koostöö Šveitsi partneriga Toetusmeetme lepingu artikli 4.4 ja kultuuriministri 27. augusti 2024. a käskkirja nr 132 kohaselt on Šveitsi toetusmeetme partner iks Berni Rakendusteaduste Ülikooli ( Bern University of Applied Sciences ). Koostöö Šveitsi partneriga toimub programmioperaatori ja partneri vahel sõlmitud partnerluslepingu alusel. Igal aastal lepitakse kokku detailses tegevuskavas. Elluviidud tegevuste kohta esitab partner seirearuandeid. Iga-aastase tegevuskava koostamise ja heakskiitmise protsess: Partner lepib programmikom ponen tide esindajatega kokku järgmise aasta tegevsutes . Partner esitab koondtegevuskava, mis katab kõiki programm i kompon ente 15. oktoobriks. Programmioperaator esitab koondtegevuskava toetusmeetme töörühmale, kes teeb Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile ettepaneku selle heakskiitmiseks. Programmioperaator teavitab partnerit tegevuskava heakskii tmisest. Seirearuan d e heakskiitmise protsess : Partner esitab seirearuande eelmise aasta tegevuste kohta 15. jaanuariks. 2028. aasta s eirearuanne esitatakse 15. juuniks 2028 . Programmioperaator esitab seirearuande toetusmeetme töörühmale, kes teeb Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile ettepaneku selle heakskiitmiseks. Programmioperaator teavitab partnerit seirearuande heakskiitmisest. LISAD Lisa 1: aruandluse ajakava (Exceli fail) Riigi Tugiteenuste Keskus [email protected] 28.07.2025 nr 13-3/48-1 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Sotsiaalse kaasatuse toetamine” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus Edastame teile, kui Šveitsi-Eesti koostööprogrammi riiklikule koordineerimisüksusele Šveitsi- Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Sotsiaalse kaasatuse toetamine” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse, kus on kirjeldatud toetusmeetme elluviimise struktuuri ja protsesse (sh riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori, programmikomponendi operaatorite ja elluviijate omavahelist suhtlust) tagamaks toetusmeetme tõhus, nõuetekohane ja õigeaegne rakendamine. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Heidy Purga minister Lisad: 1) juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus (docx fail) 2) juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse lisa (xlsx fail) Teadmiseks: Sotsiaalministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Siseministeerium Olga Gnezdovski 5552 8081 [email protected] Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941  Helena Musthallik Riigi Tugiteenuste Keskus [email protected] 22.08.2025 nr 4-5/24/9 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimiskontrollisüsteemi kirjelduse edastamine Edastame Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tanel Ross finantsosakonna juhataja Lisa: Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteem Kairi Toiger, 626 2931 [email protected] Suur-Ameerika 1 / Tallinn 10122 / 626 2802/ [email protected] / www.kliimaministeerium.ee/ Registrikood 70001231  Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus Esitatud informatsioon kajastab olukorda XX.XX.XXXX seisuga 1 Sisukord 1 Lühendid ja nende tähendused ................................................................................................ 3 2 JKK eesmärk ......................................................................................................................... 4 3 Juriidiline raamistik ............................................................................................................... 4 4 Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled ...................................................................... 5 4.1 Kliimaministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel ................................ 5 5 Toetusmeetme seire ja juhtimine ............................................................................................. 8 5.1 Toetusmeetme juhtkomitee ............................................................................................ 8 5.2 Toetusmeetme töörühm ................................................................................................. 8 6 Aruandlus.............................................................................................................................. 8 6.1 Hüvitistaotlus................................................................................................................ 9 6.1.1 Kulude esitamine ...................................................................................................... 9 6.1.2 Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine...................................................................... 9 6.2 Toetusmeetme aastaaruanne..........................................................................................10 6.3 Toetusmeetme lõpparuanne ..........................................................................................10 7 Toetusmeetme riskide hindamine ...........................................................................................11 8 Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus .........................................................................11 9 Hangete korraldamine ...........................................................................................................11 10 Infovahetus ja dokumentide säilitamine .............................................................................12 11 Muudatuste menetlemine ..................................................................................................12 12 Toetusmeetme teavitustegevused.......................................................................................14 2 1 Lühendid ja nende tähendused JKK käesolev juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus KeA Keskkonnaamet KAUR Keskkonnaagentuur RTK Riigi Tugiteenuste Keskus 3 2 JKK eesmärk Käesolev JKK kirjeldab Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme “Bioloogiline mitmekesisus” (edaspidi toetusmeede) elluviimise struktuuri ja protsesse (sh riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori ja programmikomponendi operaatorite omavahelist suhtlust) tagamaks toetusmeetme tõhus, nõuetekohane ja õigeaegne rakendamine. 3 Juriidiline raamistik Toetusmeetme rakendamisel lähtutakse järgmistest dokumentidest: 1) Eesti Vabariigi valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (RT II, 07.12.2022, 1)1 (edaspidi raamkokkulepe); 2) Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (edaspidi Šveitsi regulatsioon); 3) 30. aprillil 2024. aastal riikliku koordineerimisüksuse ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud toetusmeetme leping 2 (edaspidi toetusmeetme leping); 4) Vabariigi Valitsuse 1. augusti 2024. aasta määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi- Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord“ 3 (edaspidi koostööprogrammi määrus); 5) 19. detsembril 2024. aastal riikliku koordineerimisüksuse ja programmioperaatori vahel sõlmitud toetusmeetme rakendamise leping 4 (edaspidi toetusmeetme rakendamise leping); 6) toetusmeetme programmikomponentide tegevuste rakendamise käskkiri5 ; 7) Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraamat 6 ; 8) mis tahes muud tegevuskorrad või suunised, mille Šveits on raamkokkulepe artikli 2 lõike 1 punkti c alusel vastu võtnud pärast Eestiga konsulteerimist ning mida avaldatakse RTK veebilehel; 1 https://www.riigiteataja.ee/akt/207122022001 2 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6b5347df-b887-4f9b-85fe-d008ed88f681 3 https://www.riigiteataja.ee/akt/103082024001?leiaKehtiv 4 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=a40a160d-c8a2-453e-9a08-ca1f9d6cbd74 5 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=4f6d28c1-10af-4b59-a6b4-36cb376d5ae5 6 https://rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/toetusfondid-ja-programmid/sveitsi-eesti-koostooprogramm#teavitus- ja-logod 4 Lisaks eeltoodule lähtutakse muudest asjakohastest riigisisestest õigusaktidest (nt riigihangete seadus, haldusmenetluse seadus, riigieelarve seadus), asutuste tööd reguleerivatest dokumentidest ja pädevate asutuste koostatud juhenditest. 4 Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled Toetusmeetme rakendamisega seotud osapooled on nimetatud raamkokkuleppe lisas ning toetusmeetme lepingu lisas A. Toetusemeetme „Bioloogiline mitmekesisus“ programmioperaator on Kliimaministeerium, kelle peamiseks ülesandeks on toetusmeetme koordineerimine. Toetusmeede koosneb kahest komponendist. Iga komponendi rakendamise eest vastutab programmikomponendi operaator, kelleks on Keskkonnaagentuur ja Keskkonnaamet. Toetusmeetme organisatsiooniline struktuur on toodud Error! Reference source not found.. 4.1 Kliimaministeeriumis ülesannete jaotus toetusmeetme rakendamisel Kliimaministeeriumil on toetusmeetme elluviimisel programmioperaatori roll. Koostööprogrammi määruse kohaselt täidab Kliimaministeerium programmioperaatori ülesandeid, mis on jaotatud kahe osakonna vahel – elurikkuse kaitse osakond ja finantsosakond. Finantsosakonnas vastutab programmioperaatori ülesannete eest sihtfinantseerimise nõunik (toetusmeetme koordineerimine, kulude/aruannete esitamine jms), keda toetab osakonnajuhtaja. Elurikkuse kaitse osakonnas vastutab programmioperaatori ülesannete eest nõunik (aruannete sisulise poole ülevaatamine jms), keda toetab samuti osakonnajuhataja, kes on ka juhtkomitee esimees. Programmioperaatorit toetavad vastavalt vajadusele teised Kliimaministeeriumi osakonnad (näiteks kommunikatsiooniosakond toetab kommunikatsioonitegevustes, õigusosakond tagab õigusalast nõustamist). Kliimaministeeriumi struktuur on toodud Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.. 5 Joonis 1 Šveitsi Arengu- ja Koostööamet Šveitsi toetuste büroo Auditeeriv Makseasutus - Riiklik koordineerimisüksus - RTK asutus - RaM RTK Programmioperaator - KLIM Komponent 1 Komponent 2 „Uuenduslike seiretehnoloogiate/lahenduste „Kaitstavate loodusobjektide kaitse tulemuslikkuse väljatöötamine ja keskkonnaandmebaaside ja - süstemaatilise hindamise rakendamine“ süsteemide täiustamine“ Programmikomponendi operaator - KeA Programmikomponendi operaator - KAUR 6 Joonis 2 7 5 Toetusmeetme seire ja juhtimine Toetusmeetme juhtimiseks ja seireks on moodustatud juhtkomitee. Juhtkomitee koosolekutel hinnatakse toetusmeetme hetkeseisu (nt aruannete põhjal), arutatakse probleeme ja riske ning tehakse muudatusettepanekuid. Juhtkomiteel on õigus kinnitada teatud tüüpi muudatusi. Lisaks koguneb neli korda aastas ka töörühm. 5.1 Toetusmeetme juhtkomitee Toetusmeetme juhtkomitee moodustamise kohustus tuleneb Šveitsi regulatsioonist. Koostööprogrammi määrusega on see kohustus pandud programmioperaatorile. Toetusmeetme juhtkomitee koosseis, ülesanded ja töökord on kinnitatud kliimaministri 31. oktoobri 2024. a käskkirjaga nr 4197 . Juhtkomitee koosseisu kuuluvad Šveitsi toetuste büroo, riikliku koordineerimisüksuse, programmioperaatori ja programmikomponentide operaatorite esindajad. Juhtkomitee ülesanded on: • järelevalve toetusmeetme rakendamise edenemise üle ja parendusettepanekute tegemine; • juhtkomitee pädevuses olevate toetusmeetme muudatuste kinnitamine. Juhtkomitee tuleb üldjuhul kokku kaks korda aastas (tavaliselt närtsis/aprillis ja septembris/oktoobris), kuid mitte harvem kord aastas. Ühtlasi võib juhtkomitee võtta vastu otsuseid ka kirjaliku menetluse teel. Juhtkomitee koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator. Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. 5.2 Toetusmeetme töörühm Toetusmeetme töörühma koosseisu kuuluvad programmioperaatori, programmikomponentid e operaatorite, riikliku koordineerimisüksuse ja Šveitsi toetuste büroo esindajad. Töörühma ülesandeks on toetusmeetme jooksev seire. Töörühm tuleb kokku vähemalt neli korda aastas. Töörühma koosolekuid korraldab, juhib ja protokollib programmioperaator. Protokoll saadetakse kõikidele osalejatele. 6 Aruandlus Toetusmeetme raames on nõutud kolme liiki aruannete esitamine: hüvitistaotlused, aastaaruanded ja lõpparuanne. Need koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Programmioperaator juhendab programmikomponentid e operaatoreid aruannete koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormide korrektseks täitmiseks. 7 https://adr.envir.ee/et/document.html?id=1f038709-fb5c-4c9a-85b6-8905255a0f16 8 6.1 Hüvitistaotlus Hüvitistaotlus koostatakse kaks korda aastas perioodide jaanuar–juuni ja juuli–detsember kohta. Hüvitistaotlus sisaldab teavet hüvitisperioodil tehtud tegevuste ja nende kulude kohta, mille riiklik koordineerimisüksus on pärast abikõlblikkuse kontrolli kinnitanud ning hüvitisperioodil välja maksnud. 6.1.1 Kulude esitamine Makse saamiseks vajalike dokumentide ja tõendite esitamine on reguleeritud koostööprogrammi määruse §-s 10. Programmioperaator ja programmikomponentid e operaatorid esitavad kuludokumente riiklikule koordineerimisüksusele mitte harvemini kui kord kvartalis ja mitte tihedamini kui kord kuus e-toetuse keskkonna kaudu. Riiklik koordineerimisüksus teostab makse pärast kulude abikõlblikkuse kontrolli. 6.1.2 Hüvitistaotluse koostamine ja esitamine Hüvitistaotluse koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info hüvitisperioodil elluviidud tegevuste kohta, samuti uuendab hankeplaani ja maksete prognoosi 15. jaanuariks perioodi juuni-detsember kohta ja 15. juuliks perioodi jaanuar-juuni kohta. 3. Programmioperaator sisestab andmed oma tegevuste kohta, kontrollib üle, et programmikomponentide operaatorid on esitanud täieliku info, ühtlustab teksti ja küsib vajadusel lisainfot. Lisaks võtab programmioperaator SAP BO aruandest SF17 välja need kulud, mida riiklik koordineerimisüksus on hüvitisperioodil kontrollinud ja välja maksnud (vt p. 6.1.1) ning lisab need andmed hüvitistaotlusse. 4. Programmioperaator esitab hüvitistaotluse dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 11. veebruariks ja 11. augustiks. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme hüvitistaotlusi ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus ja makseasutus kontrollivad info üle. Makseasutus lisab info vahetuskursi kohta ja esitab hüvitistaotluse Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks ja 30. septembriks. 9 6.2 Toetusmeetme aastaaruanne Toetusmeetme aastaaruanne koostatakse üks kord aastas ning selle aruandeperiood on üks kalendriaasta. Aastaaruanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Aastaaruanne sisaldab teavet vaadeldaval perioodil saavutatud tulemuste ja hetkeseisu kohta toetusmeetme tasandil. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid aruande koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks. Toetusmeetme aastaaruande koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info aruandeperioodil elluviidud tegevuste kohta ühiskasutuses olevas töökeskkonnas keskkonnas, vajadusel uuendab hankeplaani, ajakava jms 25. jaanuariks. 3. Programmioperaator kontrollib esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta hiljemalt 15.veebruariks. 4. Programmioperaator esitab aastaaruande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele 24.märtsiks. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme aruandeid jms ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus esitab aastaaruande Šveitsi toetuste büroole 31. märtsiks. 6.3 Toetusmeetme lõpparuanne Toetusmeetme lõpparuanne koostatakse inglise keeles Šveitsi ette antud vormil ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. Toetusmeetme lõpparuandes võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. Aruandes kirjeldatakse ka häid praktikaid ja saadud õppetunde. Programmioperaator juhendab programmikomponentide operaatoreid aruande koostamisel, andes neile enne aruande esitamise tähtaega täpsed juhised aruandevormi korrektseks täitmiseks. Toetusmeetme lõpparuande koostamise ja esitamise etapid: 1. Kui programmikomponendi elluviimisse on kaasatud partner, esitab ta vajaliku info programmikomponendi operaatorile vastavalt partnerluslepingus kokkulepitud korrale. 2. Programmikomponendi operaator sisestab aruandevormi info aruandeperioodil elluviidud tegevuste kohta ühiskasutuses olevas töökeskkonnas, vajadusel uuendab hankeplaani, ajakava jms 15. juuniks. 3. Programmioperaator kontrollib esitatud info ja vajadusel lisab andmed oma tegevuste kohta hiljemalt 15.juuliks. 10  4. Programmioperaator esitab lõpparuande dokumendihaldussüsteemi kaudu riiklikule koordineerimisüksusele hiljemalt 31. augustiks 2028. Kliimaministeeriumi põhimääruse kohaselt on Kliimaministeeriumi kantsler volitatud allkirjastama toetusmeetme aruandeid jms ja esitama neid riiklikule koordineerimisüksusele. 5. Riiklik koordineerimisüksus esitab lõpparuande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 28. veebruariks 2029. 7 Toetusmeetme riskide hindamine Toetusmeetme riske hinnati esmakordselt toetusmeetme taotluse koostamisel. Edaspidi hinnatakse riske igal aastal aastaaruande koostamise käigus ning need kajastatakse koos vastavate maandamistegevustega aastaaruande osana. Toetusmeetme riske arutatakse juhtkomitee koosolekutel. Lisaks viib RTK igal aastal läbi riskide hindamise, mis hõlmab enamikku välisvahendeid ning kaasab kõiki asjakohaseid osapooli. Kaks korda aastas esitavad riskide hindamises osalevad asutused RTK-le ülevaate maandamistegevuste rakendamisest. 8 Eelarvestamine ja raamatupidamise korraldus Välisvahendite planeerimine riigieelarve strateegia ja riigieelarve koostamise ning rakendamise protsessis on põhjalikult kirjeldatud Rahandusministeeriumi koostatud tegevuspõhise eelarvestamise käsiraamatus. Toetusmeetme raamatupidamises lähtuvad asutused raamatupidamise seadusest ja muudest asjakohastest õigusaktidest ning juhenditest. Otseseid kulusid eristatakse raamatupidamises muudest kuludest. Vastav nõue on sätestatud koostööprogrammi määruses ja programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Nii raamatupidamisprogrammis SAP BO kui SFOSis eristatakse toetusmeetme projektid unikaalsete koodide alusel. 9 Hangete korraldamine Toetusmeetme tegevuste rakendamisel järgivad asutused riigihangete seadust, Šveitsi regulatsiooni 7. peatükki ja koostööprogrammi määruse §-s 9 sätestatut. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruses kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Toetusmeetme lepingu lisas C „Hankeplaan“ loetletud hangete puhul tuleb enne hankemenetluse algust esitada hankedokumendid Šveitsi toetuste büroole riiklikule koordineerimisüksuse kaudu. Lisa C „Hankeplaan“ uuendatakse hüvitistaotluse osana iga poole aasta tagant, lisades sinna uued hanked, mille eeldatav maksumus ilma käibemaksuta ületab 155 412 eurot (150 000 11 CHF). Šveitsi toetuste büroo annab tagasisidet selle kohta, milliseid uusi hankeid soovib ta enne hankemenetluse algust üle vaadata. 10 Infovahetus ja dokumentide säilitamine Toetuse kasutamisega seotud dokumente tuleb säilitada kümme aastat toetusmeetme lõppemisest arvates, kuid mitte kauem kui 3. detsembrini 2039. a. Vastav kohustus on sätestatud nii koostööprogrammi määruses kui ka programmikomponentide tegevuste rakendamise tingimustes. Dokumentide säilitamisel lähtuvad asutused lisaks ka oma asjaajamiskordadest. Kliimaministeerium, kui programmioperaator säilitab dokumente lisaks dokumendihaldussüsteemile ka kliimaministeeriumi pilvekeskkonnas (serveri Z-ketas) finantsosakonna kaustas. Ühisdokumentide koostamine, kommenteerimine ja täiendamine toimub ühiskasutuses olevas töökeskkonnas. 11 Muudatuste menetlemine Toetusmeetme muutmine on reguleeritud Šveitsi regulatsiooni artiklis 4.12, toetusmeetme lepingu artiklis 6 ja toetusmeetme rakendamise lepingu punktis 4. Sõltuvalt muudatusest on toetusmeetme muutmise õigus programmioperaatoril, toetusmeetme juhtkomiteel või Šveitsil. Allpool toodud skeem aitab välja selgitada kelle pädevusse kuulub muudatuse heakskiitmine. Skeem koosneb järjestikustest küsimustest ja vastustest, mida ühendavad suunavad nooled. Iga vastus viib järgmise küsimuseni, kuni selgub muudatuse heakskiitja. 12 13 Programmioperaator kiidab programmikomponendi muudatuse heaks programmikomponend i tegevuste rakendamise tingimuste kooskõlastamise kaudu. Muudatused, mis kuuluvad juhtkomitee pädevusse, vormistatakse juhtkomitee protokolliga. Muudatused, mis ei ole ei programmioperaatori ega juhtkomitee pädevuses, kinnitatakse toetusmeetme lepingu muutmisega. Samuti on programmioperaatoril on õigus muuta toetusmeetme lepingu lisas B „Toetusmeetme eelarve“ programmioperaatori halduskulu eelarverea alamridu ehk kolmanda taseme eelarveridu. Programmioperaator teavitab sellistest muudatustest riikliku koordineerimisüksust. Šveitsi teavitatakse hüvitistaotluse kaudu. 12 Toetusmeetme teavitustegevused Programmioperaator kavandab ja viib ellu teavitustegevusi toetusmeetme tasandil. Šveitsi regulatsiooni kohaselt peab see hõlmama vähemalt toetusmeetme algus- ja lõpuüritust. Lisaks koostab ja levitab programmioperaator toetusmeetme rakendamise perioodi jooksul toetusmeetme kohta vastavalt vajadusele pressiteateid, artikleid ja sotsiaalmeediapostitusi ning tutvustab toetusmeedet ja sellega seotud teemasid avalikel sündmustel (nt Euroopa päev, arvamusfestival). Programmioperaator korraldab teavitustegevusi üldjuhul koostöös programmikomponentide operaatorite ja partneritega. Üldine info toetusmeetme kohta avaldatakse Kliimaministeeriumi veebilehel. Programmikomponendi operaatorid kavandavad ning viivad ellu programmikomponentid e tegevuste teavitustegevusi. Teavitustegevuste elluviimisel lähtutakse Šveitsi koostatud teavitus- ja teabekäsiraamatust. 14  Anu Alber Finantskontrolli osakond Meie 27.08.2025 nr 11.1-5/25/1716-1 Rahandusministeerium [email protected] Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise hindamine Lugupeetud Anu Alber! Palun auditeerival asutusel viia läbi juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise hindamine, mis vastavalt Šveitsi regulatsiooni artiklile 9.2 tuleb teostada enne Šveitsi esimese hüvitise tasumist toetusmeetme lepingu alusel. Toetusmeetmete „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ ja „Elurikkuse programm“ esimesed hüvitistaotlused on kavas esitada Šveitsi toetuste büroole 30.09.2025. Kirjale on lisatud riikliku koordineerimisüksuse, makseasutuse ning programmioperaatorite – Kultuuriministeeriumi ning Kliimaministeeriumi – juhtimis-ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Urmo Merila peadirektori asetäitja riikliku koordineerimisüksuse juht Lisad: 1. 13-348-1 28.07.2025 Valjaminev kiri 2. Šveitsi-Eesti koostööprogrammi juhtimiskontrollisüsteemi kirjeldus 3. RTK juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldus Helena Musthallik 5646 6003 [email protected] Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee / Registrikood 70007340