Lp Lii Välkmann Teie: 06.11.2025
Kantseleispetsialist
Meie: 26.11.2025 nr 2.3-8/25/3638-2
Kuusalu Vallavalitsus
Mõisa tee 17
74606 KIIU ALEVIK
E-post:
[email protected]
Vastus nõudekirjale
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles märgite, et maakorraldustoimingute
kirjavahetusele kehtib Rahvusarhiivi hindamisotsus nr 14, mis näitab dokumentide
kirjavahetuse säilitamistähtajaks 5 aastat. Soovite teada, et kui on soov kirjavahetust säilitada
kauem (50 aastat), eesmärgiga omanike muutus, reformikäigus tekkinud eriarvamused jne, siis
kas andmekaitse poolne seisukoht toetab seda või mitte? Lisaks märgite, et soovite säilitada ka
planeerimise ja ehitusega seotud kirjavahetust.
Kuna selline kirjavahetus sisaldab ka reeglina isikuandmeid, siis selliste dokumentide
säilitamisel, tuleb lähtuda ka isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklis 5 toodud
isikuandmete töötlemise põhimõtetest, sh ka eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõttest.
IKÜM art 5 lg 1 p e kohaselt säilitatakse isikuandmeid kujul, mis võimaldab isikuid tuvastada
seni kuni see on vajalik selle eesmärgi täitmiseks, milleks neid algselt edastati (töödeldi). Ehk
siis säilitamiseks peab olema konkreetne põhjus/vajadus. Kui isikuandmete töötlemise eesmärk
on saavutatud ja kui ei ole muid seadusest tulenevaid õigustusi, miks eeltoodud kirjavahetust
säilitada, siis tuleb need hävitada.
Antud juhul jääb ka Andmekaitse Inspektsioonile arusaamatuks vajadus kirjavahetuse
säilitamiseks 50 aastat. Olete oma pöördumises märkinud, et üheks maakorraldustoimingute
kirjavahetuse säilitamise eesmärgiks on talletada omanike muutus. Inspektsioonile arusaadavalt
on vastav teave olemas ka kinnistusraamatus. Samuti jääb arusaamatuks ehituse ja
planeerimisega seotud kirjavahetuse säilitamise vajadus 50-ks aastaks, kuna planeerimisega
seotud kirjavahetuse põhjal koostatakse ettepanekute ja vastuväidete kohta reeglina eraldi
kokkuvõte ja/või protokollid. Lisaks on ehitustega seotud dokumendid ehitusregistris.
Antud juhul ei nähtu, et 50aastane säilitustähtaeg oleks kooskõlas ka minimaalsuse ja
eesmärgipärasuse põhimõttega. Kui puudub põhjendatud vajadus kirjavahetuse nii pikaks
säilitamiseks, siis igaks juhuks isikuandmete töötlemine (sh säilitamine) ei ole lubatud. Kuigi
Andmekaitse Inspektsioonile ei ole teada argumendid, mille alusel määras Rahvusarhiiv
kirjavahetuse säilitustähtajaks 5 aastat, tundub see mõistlik ning kooskõlas isikuandmete
töötlemise minimaalsuse põhimõttega. Vajadusel saate selles osas konsulteerida
Rahvusarhiiviga.
Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
Kuigi nii vähese informatsiooni põhjal ei ole meil võimalik konkreetsemalt vastata, loodame
siiski, et saime oma selgitustega Teile abiks olla. Täiendavate küsimuste korral, oleme meeleldi
nõus neile vastama.
Lugupidamisega
Elve Adamson
jurist
peadirektori volitusel
2 (2)