Saatja: Jekaterina Aader - AKI </O=EXCHANGELABS/OU=EXCHANGE ADMINISTRATIVE GROUP (FYDIBOHF23SPDLT)/CN=RECIPIENTS/CN=01219A4E1AC4455C8DFB0BA13BA56B0D-63275CF5-A2>
Saaja: Elina Tasa
Teema: RE: Töötajate andmete säilitamine tööandja tegevuse lõppemise korral
Tere
Esmalt märgime, et Andmekaitse Inspektsioon (AKI) teostab järelevalvet üksnes isikuandmete töötlemise õiguspärasuse üle. Tegevusvaldkonnad ja seadused, mille täitmist kontrollime, leiate meie kodulehelt rubriigist Võta ühendust | Andmekaitse Inspektsioon <https://www.aki.ee/vota-uhendust> . Seetõttu saame vastata ainult küsimustele, mis puudutavad isikuandmete töötlemist ettevõtte likvideerimise järel. Dokumentide muude hoiustamise nõuete selgitamine ei kuulu AKI pädevusse.
Kui isikuandmete töötlemine põhineb andmetöötleja juriidilise kohustuse täitmisel (isikuandmete kaitse üldmäärus <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679> art 6 lg 1 punkt c), peab vastav kohustus ning töötlemise ulatus olema sätestatud siseriiklikus õiguses. Sama põhimõte kehtib ka Teie kirjeldatud olukorras.
Vastavalt äriseadustiku <https://www.riigiteataja.ee/akt/106072023131?leiaKehtiv> regulatsioonile annavad ettevõtte likvideerijad hoiule likvideerijale, arhiivipidajale või muule usaldusväärsele isikule. Kui likvideerijad dokumentide hoidjat määranud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumente hoitakse Eestis ja säilitatakse üldjuhul kümne aasta jooksul (vt tsiviilseadustiku üldosa seadus <https://www.riigiteataja.ee/akt/131122024048?leiaKehtiv> § 46 lg 1). Kui eriseadusest tuleneb pikem tähtaeg, tuleb lähtuda eriregulatsioonist. Töötajate dokumentide säilitamise tähtajad on reguleeritud töölepingu seaduses <https://www.riigiteataja.ee/akt/123122024006> , töötervishoiu ja tööohutuse seaduses <https://www.riigiteataja.ee/akt/130012025010?leiaKehtiv> ning olenevalt dokumendi või teabe liigist raamatupidamise seaduses <https://www.riigiteataja.ee/akt/110072025003?leiaKehtiv> ja muudest eriseadustest. Näiteks:
* peale 01.07.2009 sõlmitud töölepinguid tuleb säilitada 10 aastat arvates lepingu lõppemist;
* kuni 1992 sõlmitud töölepinguid 75 aastat arvates lepingu lõppemist;
* 1992 – 01.07.2009 sõlmitud töölepinguid 50 aastat arvates lepingu lõppemist.
Isikuandmete säilitamise aeg tuleb määrata vastavalt töötaja dokumendi liigile.
Seaduses ei ole otsesõnu sätestatud, millist lahendust juriidilise isiku lõppemisel dokumentide hoiustamiseks kasutada. Oluline on järgida isikuandmete kaitse üldmääruses ettenähtud põhimõtet, mille järgi isikuandmeid sisaldavad dokumendid (sh töölepingud) oleksid kaitstud volitamata ligipääsu, juhusliku kaotamise, hävimise või kahjustumise eest kogu säilitamisaja jooksul. Isikuandmete töötlemise turvalisuse tagamine on andmetöötleja kohustus. Täpsemat infot turvanõuete kohta leiate AKI kodulehelt rubriigist Andmeturve | Andmekaitse Inspektsioon <https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/andmeturve> .
Isikuandmete töötlemise põhimõtteid oleme selgitanud rubriigis Andmetöötluse põhimõtted | Andmekaitse Inspektsioon <https://www.aki.ee/isikuandmed/andmetootlejale/andmetootluse-pohimotted> .
Heade soovidega
Andmekaitse Inspektsioon
[email protected] <mailto:
[email protected]>
+372 627 4135
ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti
LinkedIn <https://www.linkedin.com/company/estonian-data-protection-inspectorate/> I Youtube <https://www.youtube.com/@andmekaitse>
From: Elina Tasa <
[email protected]>
Sent: Friday, November 7, 2025 9:35 AM
To: info - AKI <
[email protected]>
Subject: Töötajate andmete säilitamine tööandja tegevuse lõppemise korral
Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.
TCS Confidential
Tere
Oleksime tänulikud nõuande eest, kuidas tuleks käituda töötajate dokumentidega olukorras, kus tööandja tegevus Eestis lõppeb ehk ettevõte kustutatakse – kas säilitamistähtaeg 10 aastat kehtib ning et kas Eestis on olemas ka arhiiviteenus, kus töötajate füüsilisi dokumente säilitada, kui siia ühtegi ettevõtte tegevuskohta ei jää? Kui sellises olukorras peab ka muude aspektidega arvestama, oleksime tänulikud sellele viitamise eest.
Lugupidamisega
Elina Tasa
Human Resources
Tata Consultancy Services
Email:
[email protected] <mailto:
[email protected]>
Phone: +372 53 323 919
www.tcs.com <http://www.tcs.com/>
=====-----=====-----=====
Notice: The information contained in this e-mail
message and/or attachments to it may contain
confidential or privileged information. If you are
not the intended recipient, any dissemination, use,
review, distribution, printing or copying of the
information contained in this e-mail message
and/or attachments to it are strictly prohibited. If
you have received this communication in error,
please notify us by reply e-mail or telephone and
immediately and permanently delete the message
and any attachments. Thank you