Ühishanke korraldamine reisikorraldamisteenuse tellimiseks

Haldusala ametid Eesti Geoloogiateenistus Meie 01.06.2018 nr 1.12-15/18-0253/4843 Ühishanke korraldamine reisikorraldamisteenuse tellimiseks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium korraldab ühishanke reisikorraldamisteenuse tellimiseks 24 kuuks avatud hankemenetlusena. RHS § 43 lõike 1 alusel võivad hankijad korraldada riigihanke ühiselt, volitades ühte hankijatest riigihanget korraldama. Tulenevalt eeltoodust teeme Teile ettepaneku ühishankes osalemiseks. Osalemise soovist palume ministeeriumi informeerida hiljemalt 12.06.2018 ja saata digitaalselt allkirjastatud volikiri (näidis lisatud) aadressil [email protected]. Saadame tutvumiseks hanke alusdokumentide projekti. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Merike Saks kantsler Lisad: Lisa 1 - volikirja näidis Lisa 2 - hanke alusdokumendid Riina Aasa 6256458 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158  Volikiri Kooskõlas riigihangete seaduse § 43 lõigetega 1 ja 2 volitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi: - korraldama reisikorraldamisteenuste tellimiseks riigihanget; - korraldama reisikorraldamisteenuste riigihanke menetlusega seotud toiminguid; - sõlmima XXXXXameti nimel reisikorraldamisteenuste raamlepingu. Nimetatud riigihanke raames on volituse andja esindajaks …………(ametikoht, isiku nimi ja kontaktandmed). Volikiri on antud edasivolitamise õiguseta ja kehtib kuni ülesande täitmiseni. Lugupidamisega  Hanke alusdokument REISIKORRALDUSTEENUSE RAAMLEPINGU projekt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn; Maanteeamet, registrikood 70001490, Teelise 4, Tallinn 10916; Lennuamet, registrikood 70000800, Lõõtsa 5, Tallinn 11415; Riigi Infosüsteemi Amet, registrikood 70006317, Pärnu maantee 139a, Tallinn 15169; Tarbijakaitseamet, registrikood 70003247, Pronksi 12, 10117 Tallinn; Veeteede Amet, registrikood 70002414, Valge 4, Tallinn 11413; Tehnilise Järelevalve Amet, registrikood 70003218, Sõle 23 A, Tallinn 10614, mida esindab põhimääruse alusel Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kantsler Merike Saks (edaspidi tellija) ja ……………….., registrikood……, asukoht………. (edaspidi täitja/raamlepingu partner), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad reisikorraldamisteenuste tellimiseks raamlepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Tellija korraldatud avatud hankemenetlusega riigihanke viitenumber …. „Reisikorraldamisteenuste tellimine Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumile ja ministeeriumi valitsemisala asutustele” (edaspidi „hange“) alusel sõlmitud lepingu eesmärk on määrata kindlaks tingimused, kuidas toimub lepingu kehtivuse ajal hankelepingute sõlmimine tellija ning hankes edukaks tunnistatud täitjate vahel. 1.2. Lepingus käsitletakse tellijatena hanketeates nimetatud ühishankijaid. 1.3. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid, täitjate pakkumused, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lepingu lisad. 1.4. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, üldjuhul e-kirja teel. 1.5. Käesolevas lepingus ei fikseerita kõiki hankelepingu tingimusi ning täpsemad tingimused lepitakse kokku hankelepingus. 1.6. Tellija korraldab hankelepingute sõlmimiseks täitjate vahel minikonkursse vastavalt lepingu punktile 5. Iga preambulis nimetatud tellija (asutus) korraldab minikonkursi ja sõlmib hankelepingu iseseisvalt. 1.7. Leping ilma hankelepinguta ei kohusta tellijat täitjalt reisikorraldamisteenuseid tellima. 1.8. Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud: Lisa 1: Hanke alusdokumendid (leitavad riigihangete registrist); Lisa 2: Hankelepingu projekt; Lisa 3: Täitjate pakkumused 2. Lepingu ese ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on vastavalt tellija vajadustele reisikorraldamisteenuste (edaspidi teenused) osutamine, mis koosnevad vähemalt järgmistest teenustest: 2.1.1. Eesti ja välisriigi majutusteenuse vahendamine (broneerimine ja müügi vahendamine); 2.1.2. Eesti ja välisriigi lennupiletite (sh. erandkorras odavlennufirmade piletite) broneerimine, ja müügi vahendamine; 2.1.3. Eesti ja välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja müügi vahendamine; 2.1.4. Eesti ja välisriigi auto-, bussirenditeenuse ja transfeeri teenuse vahendamine; 2.1.5. Lennupileti, laevapileti, rongipileti, bussipileti muutmine või tühistamine; 2.1.6 Majutuse muutmine või tühistamine; 2.1.7 Auto-, bussirendi ja transfeeri broneeringu muutmine või tühistamine; 2.1.8 Reisimisega seotud kindlustusteenuse vahendamine, kindlustuspoliisi väljastamine; 2.1.9. Viisateenuse vahendamine ja vormistamine, sh viisainfo edastamine tellijale; 2.1.10. Reisidokumentide kättetoimetamine (reisipiletite, viisade, majutusasutuste broneerimiskinnituste, kindlustuspoliiside jms edastamist elektrooniliselt ja vajadusel posti teel või kulleriga); 2.1.11. Reisikorraldusteenuste tellimuse kiirkäsitlus (vähem kui 24 tundi väljasõiduni); 2.1.12. Ööpäevaringne tasuta eestikeelne klienditugi, st 24 tundi 7 päeva nädalas (sh puhkepäevad ja riiklikud pühad), koos täitja esindaja ligipääsuga broneerimissüsteemidele; 2.1.13 Teenuse osutamiseks peab täitjal olema veebipõhise broneerimissüsteemi kasutusõigus. Broneerimissüsteem peab olema eesti- või ingliskeelne. Ülevaate broneerimissüsteemist esitab pakkuja oma pakkumuse koosseisus. 2.1.14 Täitjal peab olema veebipõhise aruandlussüsteemi kasutusõigus, mis annab ülevaate iga tellija poolt tellitud reisiteenuse ning selle maksumuse kohta reisijate, sihtkohtade ja teenuste lõikes kahe kalendriaasta ulatuses (andmeid säilitatakse raamlepingu kehtivusaja jooksul). Ülevaade aruandlussüsteemist on esitatud pakkumuse koosseisus. 2.2 Leping sõlmitakse tähtajaga kaks (2) aastat. 2.3. Hanke alusdokumentides toodud tellitavate teenuste mahud on indikatiivsed. Raamlepingule allakirjutamisega kinnitab täitja, et ta on võimeline tähtaegselt osutama hanke alusdokumentides määratud teenuseid vastava tellimuse saamisel. 3. Teenuse osutamise üldised tingimused 3.1. Täitja kohustub täitma lepingu ja osutama teenust tähtaegselt ja kooskõlas hanke alusdokumentide ning tellija korraldatud minikonkursil esitatud tellimuse ja tellija poolt aktsepteeritud pakkumusega. 3.2. Täitja peab teenuse osutamise käigus tegema kõik tööd ja toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad teenuse osutamisega seotud tööde hulka. 3.3. Täitja kohustub osutama teenust professionaalselt, kasutades teenuse osutamisel tööjõudu, kelle koolitus, oskused ja kogemused vastavad teenuse ulatusele, iseloomule ja keerukusele. 3.3.1.Täitja peab tagama, et lepingu täitmisel osalevad vähemalt 2 eesti keelt valdavat IATA poolt akrediteeritud reisikonsultanti, kellel on kehtiv CTC (Certified Travel Consultant) või samaväärse kvaliteeditasemega tunnistus ning hanke alusdokumentides nõutud töökogemus. 3.3.2. Täitja peab kogu lepinguperioodi vältel nõudlusest lähtuvalt tagama piisava arvu reisikonsultante, et teenuse osutamine toimuks nõuetekohaselt ja tähtaegselt. 3.4. Täitja kohustub teenuse osutamise tingimustest informeerima oma töötajaid, kellele ta lepingu täitmisega seotud ülesande on pannud või koostööpartnereid, kes on kaasatud lepinguga ülesannete täitmisse. 3.5. Teenuse mittevastavuse korral minikonkursil tellija esitatud tellimuses toodud tingimustele kõrvaldama tellija nõudmisel puudused või esitama uue, tellimuses toodud tingimustele vastava teenuse tellija näidatud tähtaja jooksul. 3.6. Täitja peab lubama tellijal kontrollida teenuse osutamise käiku ja esitama tellija nõudmisel teenuse teostamise kohta informatsiooni (aruande) või kirjalikke ja suulisi selgitusi; 3.7. Täitja kohustub teatama tellijale viivitamatult võimalikest viivitustest teenuse osutamisel. 4. Lepingu täitmine, minikonkurss (tellimuse esitamine ja reisipakkumuse tegemine) 4.1. Iga tellija esitab tellimusi vajaduspõhiselt. Hankelepingu sõlmimiseks korraldab iga tellija minikonkursi, mille raames täitjad esitavad vastavalt minikonkursi tellimusele kirjalikud pakkumused. 4.2. Pakkumuses tuleb esitada informatsioon lähtudes esitatud tellimusest (p 4.7) ja hanke alusdokumentides sätestatust (tehniline kirjeldus p 2.8). 4.3. Tellijal on õigus minikonkursi raames küsida täitjalt kinnitusi ja andmeid hankelepingu sõlmimiseks ning täitmiseks vajalike eelduste olemasolu kohta. 4.4. Tellija võib korraldada minikonkursi ühe või mitme konkreetselt määratletud reisi korraldamiseks (st on määratud reisi aeg, sihtpunkt, reisijate arv, majutusvajadus jmt) kui ka pikemaajaliseks teenuse osutamiseks. 4.5. Tellija esitab minikonkursil tellimuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kõikidele raamlepingu sõlminud täitjatele ning määrab pakkumuste esitamiseks vajadusel tähtaja. Juhul kui minikonkursil esitatud tellimuses ei ole tähtaega nimetatud, on pakkumuse esitamise tähtaeg kuni 3 (kolm) tundi. 4.6. Kiireloomuliste tellimuste puhul võib tellimuse esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt või telefoni teel. Täitja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult. 4.6. Tellijal on õigus pidada täitjatega minikonkursi raames läbirääkimisi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või samas vormis protokollituna ja paluda pakkujal vajaduse korral pakkumust täiendada. 4.7 Tellimuses märgitakse reisiteenusega seotud olulised asjaolud ja tingimused, mh kuid mitte ainult: 4.7.1. reisijate arv; 4.7.2. reisijaklass, maksimaalne ümberistumiste arv ja maksimaalne ooteaeg ümberistumiste vahel; 4.7.3. teenuse sh erinevate teenuse komponentide (lennupilet, majutus, kindlustus jne) maksimaalne maksumus koos kõigi tasude ja maksudega; 4.7.4. soovitav saabumisaeg sihtpunkti ja tagasisõidu algusaeg; 4.7.5. nõuded majutusasutusele (eelkõige asukoht; kaugus ürituse toimumise kohast; reiting (tärnide arv); toitlustus (hommikusöök hinnas); inimeste arv toas ims valikukriteeriumid, mis kõigile vabalt kättesaadavad veebipõhistes avalikes online-müügi- ja broneerimiskeskkondades); 4.7.6. pagasiveo vajadus (käsipagas, registreeritud pagas, lisapagas); 4.7.7 vajadusel tähtaeg, millest hilisemaid reisipakkumusi vastu ei võeta. 4.8. Tellija hindab minikonkursi reisipakkumusi ühe või mitme järgmise kriteeriumi alusel: 4.8.1. Hind 4.8.2. Ajakulu (nt ümberistumised, majutuse kaugus lennujaamast vm sihtpunktist jne). 4.9. Hindamise kriteeriumiks on üldjuhul madalaim hind. Juhul, kui reisipäeval pakutakse otsereisi, on hindamise aluseks madalaim hind ja reisi kellaajaline sobivus, sellisel juhul võrdleb tellija pakutavate otsereiside hindu ja reisi toimumise kellaaja sobivust. Juhul, kui otsereisi reisipäeval ja sobival kellaajal ei toimu, siis arvestab tellija hindamisel ka ajakulu. Juhul, kui tellija soovib rakendada täiendavaid kriteeriume, määrab ta hindamise kriteeriumid, nende osakaalud ja hindamispõhimõtted konkreetse minikonkursi kutses. 4.10 Täitja esitab tellijalt saadud tellimuse alusel reisipakkumuse tavapärase tööaja piires (tööpäeviti so E-R kl 8-17 Eesti kohaliku aja järgi) hiljemalt 3 tunni jooksul tellimuse saamisest arvates. 4.10.1 Juhul, kui tellimus esitati vähem kui 3 tundi enne tavapärase tööaja lõppu või puhkepäeval, algab reisipakkumuse esitamise tähtaeg kulgema järgmisel tööpäeval kell 8:00.piires 4.11 Täitja esitatud pakkumus peab vastama hanke alusdokumentides sätestatule ja sisaldama hanke alusdokumentides märgitud infot. 4.12.Täitja esitab võimalusel tellimusele vähemalt 3 alternatiivset pakkumust, märkides ära esitatud pakkumuste jõusoleku tähtaja. Kolme alternatiivset pakkumust ei ole vaja esitada juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale. 4.13.Teenuse osutamisel pakub Täitja konkurentsivõimelist hinda võrreldes avalikult ligipääsetava elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkoha soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava reisipileti või konkreetses majutusasutuses ööbimise hinnatasemega. Pakkuja pakutav hind võib olla kõrgem samal hetkel internetikeskkondades vabalt pakutavast hinnast (st võrreldes sama rongi-, laevasõidu või lennu, samade kellaaegade ning sama marsruudi ja sihtkohaga) mitte enam kui on tema poolt pakkumuses küsitud vastava vahendustasu võrra. 4.14. Täitja reisipakkumus peab olema jõus vähemalt 3 päeva pärast selle esitamist, välja arvatud juhul kui pakkumuses on märge, et pakkumuse jõusolekuaeg on kolmest päevast lühem või pikem või kui pakkumuses on tingimus, et pakkumuse jõusolekuaega ei saa garanteerida. Kui tellija teeb ettepaneku uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud pakkumuse kohandamiseks, hakkab kolmepäevane jõusoleku tähtaeg kulgema uue või kohandatud reisipakkumuse esitamisest. 4.15. Tellija võib teha täitjale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 4.16. Tellija saadab parima pakkumuse esitanud täitjale tellimuse lõpliku kinnituse, mille alusel täitja kinnitab tellimusega seotud broneeringud. Raamlepingu partner, kellele tellija ei ole reisipakkumuse jõusoleku tähtaja lõpuks saatnud tellimuse kinnitust, loetakse teavitatuks asjaolust, et tellija sõlmis hankelepingu teise raamlepingu partneriga. 4.17. Kui hankelepingu maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 15 000 eurot sõlmib tellija minikonkursi tulemusel soodsaima pakkumuse esitanud täitjaga kirjaliku hankelepingu. 4.18. Tellija ei pea sõlmima täitjaga kirjalikku hankelepingut, kui minikonkurss on korraldatud ühe või mitme konkreetselt määratletud reisi korraldamiseks ning hankelepingu maksumus käibemaksuta on alla 15 000 euro. Poole soovil sõlmitakse kirjalik hankeleping. 4.19 Tellija jätab endale õiguse teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks), kui: 4.19.1.väliselt teenusepakkujalt on võimalik saada samaväärne teenus odavamalt kui raamlepingu partneri pakutav ja raamlepingu partner on kirjalikult keeldunud oma pakkumise hinda langetamast reisiteenuste turult tellijale avalikult kättesaadava hinna tasemele. Eelduseks on, et tellija on selle info raamlepingu partnerile teatavaks teinud ja palunud soodsamat pakkumust või muud soodsama hinna ja kvaliteediga pakkumust tellijale vahendada; 4.19.2. raamlepingu partner(id) ei esita reisipakkumust, esitatud reisipakkumused ei vasta tellimuses esitatud tingimustele ja, kuigi tellija on teinud ettepaneku uue reisipakkumuse esitamiseks, ei ole raamlepingu partnerid esitanud uut reisipakkumust või kohandanud esitatud reisipakkumuse tellija esitatud tingimustele; 4.19.3. juhul, kui piletid, majutus vms on tellijale broneeritud vastuvõtja või ürituse korraldaja poolt (nt koolituse korraldaja poolt). 5. Lepingu hind, tasumise tingimused 5.1. Pärast teenuse nõuetekohast osutamist esitab täitja arve, mille tellija tasub minimaalselt 21 (kahekümne ühe) kalendripäeva jooksul arvates arve kättesaamisest. 5.2. Täitja esitab arve masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale masintöödeldava dokumendi (e-arve) juhendile (https://www.riigiteataja.ee/akt/113042017005). Arvele märgitakse tellija dokumendiregistris registreeritud raamlepingu number ja tellimuse esitanud isiku nimi, samuti reisi väljumise ja sihtkohta saabumise kuupäeva ja kellaaega. 5.3. Arvete tasumisega viivitamisel on täitjal õigus nõuda tellijalt viivist 0,06% tähtajaks tasumata maksmisele kuuluvast summast iga viivitatud päeva eest. 6. Lepingu jõustumine, muutmine ja lõpetamine 6.1. Leping jõustub pärast lepingu ja selle lisade allkirjastamist mõlema poole poolt ja kehtib kuni poolte võetud kohustuste nõuetekohase täitmiseni või ennetähtaegse lõpetamiseni. 6.2. Pooltel on õigus lepingu muutmises kokku leppida üksnes kooskõlas riigihangete seaduses toodud reeglitega. 6.3. Tellija võib lepingu igal ajal ette teatamata ühepoolselt lõpetada, kui: 6.3.1. täitjale Rahvusvahelise Õhutranspordi Assotsiatsiooni (IATA) poolt akrediteering kaotab kehtivuse; 6.3.3. täitjal puudub reisiettevõtjana tegutsemise õigus seonduvalt kohustusega esitada majandustegevusregistrisse majandustegevusteade; 6.3.4. täitjal puudub turismiseaduse § 15 kohane tagatis; 6.3.5. täitja suhtes on algatatud likvideerimis- või pankrotimenetlus. 6.4. Lepingu oluliseks rikkumiseks loetakse muuhulgas: 6.4.1. täitja poolt minikonkursi raames korduvalt pakkumuse esitamata jätmist, samuti korduvat punktis 4.10 nimetatud pakkumuse esitamise tähtaja rikkumist; 6.4.2. täitja on korduvalt (enam kui kolmel korral) keeldunud tellija kinnitatud reisipakkumuse (tellimuse) täitmisest; 6.4.3.Punktis 4.11-4.14 toodud nõuetele mittevastava pakkumuse korduvat esitamist; 6.4.4. teadlik valeandmete või valeinfo esitamine täitja poolt minikonkursi või teenuse osutamise käigus; 6.4.5. kui minikonkursil soodsaima pakkumuse teinud täitja/täitjad ei sõlmi hankelepingut, siis rakendab tellija lisaks võlaõigusseadusele ka riigihangete seaduse §-s 119 lõike 3 toodud õigusi. 7. Vastutus 7.1. Lepingut rikkunud pool on kohustatud tekkinud kahju teisele poolele hüvitama. 7.2. Täitja vastutab lepingu rikkumise eest, eelkõige kui täitja ei ole lepingut täitnud, teenus ei ole tähtaegselt osutatud või kui teenus ei vasta lepingus sätestatud nõuetele. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendid tellija. Lisaks leppetrahvi tasumisele on tellijal õigus nõuda täitjalt lepingu täitmist ja/või kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud. 7.3.Juhul, kui täitja ei esita tähtajaks tellitud teenust tellijast mitteolenevatel põhjustel, on tellijal õigus nõuda täitjalt leppetrahvi 0,15% osutamata teenuse maksumusest päevas iga viivitatud päeva eest. 7.4.Juhul, kui täitja rikub muid lepingust tulenevaid kohustusi, on tellijal õigus esitada nõue rikkumise kõrvaldamiseks, andes täitjale rikkumise kõrvaldamiseks mõistliku aja. Kui täitja ei täida nõuet selleks antud tähtaja jooksul, on tellijal õigus nõuda täitjalt leppetrahvi kuni 15% hankelepingu maksumusest, kuid mitte vähem kui 100 eurot iga rikkumise eest. 7.5.Tellijal on õigus leppetrahvi summa tasaarvestada täitjale maksmisele kuuluva tasuga. 7.6. Juhul, kui töö mittevastavuse korral ei kõrvalda täitja puudust või ei esita uut, nõuetekohaselt teostatud teenust tellija nimetatud mõistliku tähtaja jooksul, on tellijal õigus nõuda punktis 7.4 nimetatud leppetrahvi ning lisaks leppetrahvi nõudele lepingust taganeda või leping üles öelda ja nõuda tekitatud kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud. 7.7. Tellija kohustub nõuetekohaselt teostatud ja vastuvõetud töö eest arve mitteõigeaegse tasumise korral maksma täitjale viivist 0,05% õigeaegselt tasumata summalt iga tasumisega viivitatud päeva eest. 7.8. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 21 päeva jooksul vastava nõude samisest. Tellijal on õigus teenuse eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga 8. Pooltevahelised teated ja kontaktisikud 8.1. Pooltevahelised lepingu täitmisega seotud teated ja nõuded peavad olema kirjalikus vormis või digitaalselt allkirjastatud elektroonilise dokumendina, v.a juhtudel, kui sellised teated on informatiivse iseloomuga, mille edastamisega teisele poolele ei kaasne õiguslikke tagajärgi. Teade loetakse kättesaaduks, kui: 8.1.1. teade on üle antud kirjalikult poole kontaktisikule; 8.1.2. teade on üle antud või saadetud e-postiga kontaktisikule digitaalselt allkirjastatud elektroonilise dokumendina. 8.2. Informatiivset teadet võib edastada telefoni ja e-posti teel. 8.3. Pooled vastutavad kõigi teisele poolele kirjalikult edastatud lepingu täitmist puudutavate andmete õigsuse eest. 8.4. Lepinguga seotud teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti teel. Informatiivset teadet võib edastada ka telefoni teel. 8.5. Tellija kontaktisikud: 8.5.1 Majandus-ja Kommunikatsiooniministeeriumi kontaktisik on Viivi Rõõs, e-post [email protected]; 8.5.2 Maanteeameti kontaktisik on ……….., e-post ………………………..; 8.5.3 Lennuameti kontaktisik on Helina Voltri, e-post [email protected]; 8.5.4 Riigi Infosüsteemi Ameti kontaktisik on , e-post ………………[email protected]; 8.5.5 Tarbijakaitseameti kontaktisik on Janec Leppik, e-post [email protected]; 8.5.6 Veeteede Ameti kontaktisik on Tarmo Ots, e-post [email protected]; 8.5.7 Tehnilise Järelevalve Ameti kontaktisik on Arvo Rammus, e-post [email protected]. 8.6. Täitja kontaktisik on: 8.6.1 ………………, telefon:……., e-post:……… 8.7. Kontaktisiku muutumisest teavitab pool kirjalikult e-posti teel teist poolt viivitamatult. 9.Aruandlus 9.1. Täitja peab omama online-aruandlussüsteemi (aruandlus tellimuste kohta) või selle kasutusõigust. 9.2. Täitja peab vastava nõude saamisel esitama tellijale aruande kogu lepingu perioodil või tellija poolt viidatud perioodil tema poolt tellitud teenuste kohta, näidates ära kõik erinevad kulud koos sihtkoha, kuupäevade, reisijate jm infoga. 9.3. Täitjal on kohustus esitada nõutud kirjalik aruandlus ja/või tõendus tellija poolt nõutud detailsuse astmega tellijale viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 7 tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest. 9.5. Raamlepingu partner esitab kõigile tellijatele andmed 12 kuu jooksul raamlepingu alusel temaga sõlmitud hankelepingute (tellimuste) sõlmimise aja ja maksumuse kohta 9.6. Aruanne tuleb esitada elektrooniliselt 20 päeva jooksul pärast iga 12 kuu möödumist raamlepingu sõlmimisest arvates. 10.Vääramatu jõud (Force Majeure) 10.1.Pooled vastutavad kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on vabandatav. Kohustuse rikkumine on vabandatav, kui selle on põhjustanud prognoosimatu või poole tegevusest olenematu asjaolu (vääramatu jõud). Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta raamlepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks, seda väldiks, takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. 10.2.Vääramatu jõu esinemise korral muutuvad raamlepingus nimetatud tähtajad perioodi võrra, mille jooksul vääramatu jõu tegurid raamlepingu täitmist takistavad. 10.3. Pool, kes rikub kohustust vääramatu jõu asjaolude tõttu, peab vääramatu jõu asjaoludest ja nende mõjust teisele poolele teatama viivitamata pärast seda, kui pool sai teada või pidi teada saama vääramatu jõu asjaoludest. Poolel on kohustus võtta tarvitusele kõik abinõud vääramatu jõu asjaolude ning nende tagajärjel tekitatava kahju vältimiseks või mõju vähendamiseks. Pool on kohustatud jätkama oma raamlepinguliste kohustuste täitmist niipea, kui vääramatu jõu asjaolud on kõrvaldatud. 11.Vaidluste lahendamine 11.1. Kõik lepingu täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimiste teel. 11.1. Kui läbirääkimistega kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi õigusaktidega sätestatud korras tellija asukohajärgses kohtus. Raamlepingu sisu puhul kohaldatakse Eesti Vabariigis kehtivaid õigusakte. 11.2. Lepingu tõlgendamisel lähtutakse poolte ühisest tegelikust tahtest, isegi kui see erineb sõnade tavapärasest tähendusest. Kui poolte ühist tegelikku tahet ei õnnestu kindlaks teha, tuleb lepingut tõlgendada nii, nagu teise poolega sarnane mõistlik isik pidi lepingut samade asjaolude esinemise korral mõistma. 11.3.Lepingu tingimust tuleb tõlgendada koos lepingu teiste tingimustega, andes igaühele neist tähenduse, mis lähtub lepingu kui terviku tähendusest. 12 Muud sätted 12.1 Kumbki pool ei tohi käesolevast lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi kolmandale isikule üle anda ilma teise poole nõusolekuta. 12.2 Täitja kohustub kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist määramata tähtaja jooksul hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud andmeid, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on tellijal eeldatavalt õigustatud huvi. 12.3 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalselt teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides. 12.4 Täitja kohustub tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. 12.5 Lepinguga seonduva konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandale isikule on lubatud vaid teise poole eelneval kirjalikul nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsusnõue ei laiene informatsiooni avaldamisel poole audiitoritele, advokaatidele ja pankadele ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. 12.6 Täitja on teadlik, et leping on avalik. 12.7 Leping on allkirjastatud digitaalselt Tellija: Täitja: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) …..  Hanke alusdokument Tehniline kirjeldus 1. Teenuse osutamine toimub eesti keeles. Teenus sisaldab käesolevas kirjelduses ja raamlepingu projektis kirjeldatud teenuseid, samuti infot pakutavate reisihindade jõusoleku tähtaja kohta: 1.1 nii Eesti kui välisriigi majutuse broneerimine ja müügi vahendamine; 1.2 nii Eesti kui välisriigi lennupiletite (sh odavlennufirmade piletite) broneerimine ja müügi vahendamine; 1.3 nii Eesti kui välisriigi laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja müügi vahendamine; 1.4 nii Eesti kui välisriigi auto-, bussirendi broneerimine ja vahendamine; 1.5 lennupileti, laevapileti, rongipileti, bussipileti muutmine või tühistamine; 1.6 majutuse muutmine või tühistamine; 1.7 auto-, bussirendi broneeringu muutmine või tühistamine; 1.8 reisimisega seotud kindlustusteenuse vahendamine ja kindlustuspoliisi väljastamine (sh tervisekindlustus, reisitõrkekindlustus, pagasikindlustus, vajadusel terrorismiohuga seotud kindlustus ja vajadusel aastane kindlustusleping); 1.9 viisateenuse vahendamine; 1.10 reisidokumentide kättetoimetamine 1.11 tellimuse kiirkäsitlus (vähem kui 24 tundi väljasõiduni); 1.12 tasuta ööpäevaringne eestikeelne klienditugi (24 tundi 7 päeva nädalas, sh puhkepäevad ja riiklikud pühad), mh telefoni teel ühenduse võtmise võimalusega ja klienditeenindaja operatiivse ligipääsuga vajalikule broneerimissüsteemile (olemasoleva broneeringu muutmiseks või tühistamiseks või uue broneerigu tegemiseks); 1.13 Pakkujal peab olema veebipõhise broneerimissüsteemi kasutusõigus. 1.14 Pakkuja peab omama veebipõhist aruandlussüsteemi või ta omab selle kasutamise õigust. Veebipõhine aruandlussüsteem peab andma ülevaate iga hankija (hankes osaleva asutuse) poolt tellitud reisiteenuste ning nende maksumuste kohta reisijate, sihtkohtade ja teenuste lõikes vastavalt hankijate vajadusele, aga vähemalt üks kord kalendriaasta jooksul ja raamlepingu perioodi ulatuses (andmeid säilitatakse vähemalt raamlepingu kehtivusaja jooksul). 1.15 Hangitavate teenuste summaarne maht 2017. aastal kõikide hankijate peale kokku oli (koos käibemaksuga) üle 1.6 miljoni euro. Hankijad jätavad endale õiguse teenuste kordamiseks samadel või hankijale soodsamatel tingimustel (RHS § 28 lõigetega 3 ja 4). Hankijad ei kasuta arveldamises ettemaksu. 2. Üldised nõuded. 2.1. Pakkuja 2.1.1 arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalsemat reisikorraldusteenust; 2.1.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi; 2.1.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. 2.2. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuste valiku, esitades võimalusel tellimusele vähemalt kolm pakkumust (vajadusel ka reisikindlustusele) v.a juhul, kui tellija on tellimuses esitanud konkreetse soovi marsruudile ja/või lennukavale. 2.3.Pakkuja pakutav reisipilet ega majutuse hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava reisipileti või konkreetses majutusasutuses ööbimise hinda enam kui on pakkuja vahendustasu, mille ta on oma pakkumuses hankijale esitanud. Teisisõnu, pakkuja pakutav hind võib seega olla kõrgem samal hetkel internetikeskkondades vabalt pakutavast hinnast (st võrreldes sama rongi-, laevasõidu või lennu, samade kellaaegade ning sama marsruudi ja sihtkohaga) mitte enam kui on tema poolt pakkumuses küsitud vahendustasu. 2.4. Pakkuja peab tagama reisikonsultantidega suhtluse eesti keeles. 2.5. Pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi, aja ja hinna kohta 3 tunni jooksul tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) piires. Juhul, kui pakkumuste küsimine leiab aset vähem kui 3 tundi enne tavapärase tööaja lõppu, siis algab aja arvestus järgmisel tööpäeval kella 8:00-st alates. Pakkumuste küsimisel on tellijal õigus näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta. 2.6. Juhul, kui teenuse osutaja nõuab krediitkaardi kasutamist, peab pakkuja teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja krediitkaarti, kuna hanke eesmärgiks on saada pakkujalt täisteenust. 2.7. Majutusteenuse tellimisel on tellijale lähteorientiiriks kõigile vabalt kättesaadavad veebipõhises avalikes online-müügi- ja broneerimiskeskkondades avaldatud hinnad, asukohad ja muud majutusasutuse valikukriteeriumid. Lähtudes nimetatud valikukriteeriumitest nii hinna kui sobilike tingimuste osas, on tellijal õigus teha pakkujale ettepanekuid sobiva majutusvõimaluse otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Juhul, kui tellija ei nõustu pakkuja pakutava majutusasutusega selle hinna-, asukoha- jm vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus kas ise pakkuda välja majutusasutus, mis neid kriteeriume täidab, ning küsida pakkujalt samaväärse pakkumuse esitamist või broneerida majutus ise. 2.8. Lepingu täitmisel tellijale esitatav pakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: 2.8.1. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.1.1. lennupileti maksumus nii economy kui ka flex lennuklass (vajadusel pagasi- või muud tingimused) kohta, variandid nii otselennu kui ka ümberistumiste kohta; 2.8.1.2.väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.8.1.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma; 2.8.1.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el. 2.8.2. iga pakutava laeva-, rongi- ja/või bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.2.1. pileti maksumus; 2.8.2.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 2.8.2.3. väljasõidu lähtekoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress) – sihtkoht (sadama, rongi- ja/või bussijaama nimi ja aadress); 2.8.2.4. reisijaklass. 2.8.3. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 2.8.3.1. majutusasutuse nimi, aadress, veebiaadress; 2.8.3.2. maksumus sh tellija kohalike maksude tasumise kohustus: nt kas kohalik linnamaks (city tax) on hinnas sees või tuleb tasuda kohapeal 2.8.3.3. toitlustustingimused (eelkõige kas hommikusöök on hinna sees) 2.8.4 kindlustuse maksumus (reisitõrke-, tervise-, vajadusel pagasikindlustus). Juhul, kui tellitakse ka terrorismi ja looduskatastroofi kindlustus, tuleb selle hind eraldi välja tuua. 2.8.5 pakkumuse jõusoleku tähtaeg. 2.9.Tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele. 2.10. Juhul, kui tellija esitatud tellimusele pakkujad ei esitanud reisipakkumust või esitatud pakkumused ei vastanud tellimuses esitatud tingimustele, on tellijal õigus esitada tellimus vabalt valitud raamlepingu välisele teenuse osutajale. 2.11. Pakkuja peab omama või omama kasutusõigust online-aruandlussüsteemile (aruandlus osutatud teenuste kohta tellijate lõikes). Aruandlussüsteem peab andma ülevaate minimaalselt tellitud teenuste kohta ühe kalendriaasta ulatuses tellijate lõikes. Pakkuja peab esitama raamlepingu lõppedes igale hankijale andmed raamlepingu täitmise kohta.  Hanke alusdokument Pakkumuse hindamise kriteeriumid 1.1. Hanke korraldaja sõlmib raamlepingu majandusliku soodsuse alusel. Hanke korraldaja võrdleb ja hindab kõiki kvalifitseeritud pakkujate vastavaks tunnistatud pakkumusi, mida ei ole tagasi lükatud. Pakkumuste võrdlemisel ja hindamisel arvestatakse ainult punktis 1.2 sätestatud pakkumuste hindamise kriteeriume. Hindamistäpsus on kaks kohta peale koma. 1.2. Hanke korraldaja hindab ja võrdleb pakkumusi väärtuspunktide meetodil ning raamlepingu osapooled leitakse järgmiste kriteeriumite (teenustasu - osakaaluga 50% ja reisipreemia - osakaaluga 50%) alusel: Nr Teenuse nimetus Osakaal % 1 Lennupileti broneerimine ja müügi 10 vahendamine 2 Laevapileti broneerimine ja müügi 3 vahendamine 3 Majutuse broneerimine ja müügi 10 vahendamine 4 Auto- või bussi rentimine, vormistamine 2 ja müügi vahendamine 5 Rongipileti broneerimine ja müügi 2 vahendamine 6 Bussipileti broneerimine ja müügi 2 vahendamine 7 Kindlustuspoliisi (sh tervisekindlustus, 3 reisitõrkekindlustus, pagasikindlustus, vajadusel terrorismiohuga seotud kindlustus, vajadusel aastane kindlustusleping) väljastamine 8 Lennupileti muutmine või tühistamine 3 9 Laevapileti muutmine või tühistamine 2 10 Majutuse muutmine või tühistamine 3 11 Auto- või bussirendi muutmine või 1 tühistamine 12 Rongipileti muutmine või tühistamine 1 13 Bussipileti muutmine või tühistamine 1 14 Reisidokumentide kättetoimetamine 1 tööajal (tööpäeviti kl 9.00-17.00) 15 Reisidokumentide kättetoimetamine 1 väljaspool tööaega 16 Viisateenuse vahendamine 2 17 Tellimuse kiirkäsitlus 3 KOKKU 50 18 Reisipreemia 50 Teenustasud ja nende osakaalud on loetletud punktis 1.2 positsioonidel 1 kuni 17. Pakkuja esitab iga konkreetse teenuse tasu (vahendustasu) suuruse eurodes sendi täpsusega (kaks kohta pärast koma). Iga teenustasu punktid (põhimõttel vähim on parim) arvutatakse järgmise valemi järgi: (odavaim teenustasu + 1) / (konkreetse pakkuja teenustasu + 1) x osakaal. Teenustasude punktid liidetakse. 1.3.Reisipreemia protsent (osakaal 50%) Reisipreemia protsent on protsentides väljendatav väärtus, mis näitab pakkuja poolt hankijatele arvutatavat reisipreemia suurust ehk odavamalt osutatava teenuse mahtu. Reisipreemia pakkumisel peab pakkuja lähtuma tema poolt vahendatavate teenuste osas teenuste osutajatega sõlmitud lepingute soodsusest ja oma pakkumuses esitatud vahendustasu suurusest. Pakkuja vahendatavate teenuste (reisipileti, majutuse, kindlustuse jt teenuste) hind ei tohi ületada avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava reisipileti või konkreetses majutuses ööbimise hinda mitte rohkem kui on pakkuja pakkumuses esitatud vastav vahendustasu. Teisisõnu: pakkuja pakutav hind peab olema konkurentsivõimeline samal hetkel internetikeskkondades vabalt pakutava hinnaga (st võrreldes sama rongi-, laevasõidu või lennu, samade kellaaegade ning sama marsruudi ja sihtkohaga) ja ei tohi seda ületada enam, kui on tema pakkumuses toodud vastava vahendustasu suurus. Reisipreemia arvutatakse hankija poolt ühe aasta jooksul ostetud teenuste kogumahult (näiteks kui reisipreemia protsent on 1,52 ja ostetud teenuste maht 1000 eurot, kujuneb reisipreemiaks 15,2 eurot). Reisipreemia arvutamisel ei arvestata ostetud teenuste mahu hulka lennujaama- ja sadamamakse, kütuselisasid, viisalõive, odavlennufirmade lennupileteid ega hankijate poolt iseseisavalt veebipõhise broneerimissüsteemi kaudu ostetud teenuseid. Reisipreemia arvutatakse vastavalt hankija (iga hankes osaleva asutuse) vajadusele, aga vähemalt üks kord aastas ning vastav summa (eurodes) kantakse hankijate (iga hankes osaleva asutuse) kliendikontodele. Raamlepingu viimasel aastal arvutatakse reisipreemia summa vähemalt kaks kuud enne raamlepingu tähtaja lõppemist ja kantakse hankijate kliendikontodele ning teavitatakse sellest kõiki hankes osalevaid asutusi. Viimase kahe kuu kohta arvutatud reisipreemia arvutatakse vahetult enne raamlepingu lõppemist ja kantakse hankijate kliendikontodele. Igale hankijale luuakse eraldi kliendikonto ning peetakse eraldi reisipreemia arvestust. Hankija saab enda kontol olevat reisipreemiat kasutada üksnes tellitavate teenuste eest tasumiseks, reisipreemiat ei väljastata rahas. Hanke korraldaja nõudmisel väljastab pakkuja ülevaate kogunenud reisipreemiast hanke korraldajale hankes osalevate asutuste kohta e-kirja teel. Hankijatel on õigus kasutada reisipreemiat teenuste eest tasumiseks kuni kontol olev summa on ära kasutatud. Juhul, kui ajavahemik, mille jooksul kliendikontol olev summa tuleb ära kasutada on piiratud, tuleb võimalik reisipreemia kasutamise perioodi pikkus märkida pakkumusse. Raamlepingus nimetatud kontaktisikutel on õigus saada infot reisipreemia kohta ja otsustada selle kasutamise üle. Pakkuja esitab reisipreemia protsendi hanke alusdokumendi punktis 1.2 positsioonil 18 protsendimäärana täpsusega kaks kohta pärast koma (näiteks 1,52). Reisipreemia protsendi osakaal on 50. Reisipreemia protsendi eest antavad punktid arvutatakse (põhimõttel suurim on parim) järgmise valemi järgi: (konkreetse pakkuja reisipreemia protsent + 1) / (suurim reisipreemia protsent + 1) x osakaal. 1.3. Mõlema hindamiskriteeriumi eest pakkumusele antud punktid liidetakse ning pakkumused reastatakse kõrgeimast punktisummast lähtuvalt. Edukaks tunnistatakse kaks (2) enim punkte saanud pakkumust. Kui hindamisele pääseb vähem kui kaks pakkumust, on hankijal õigus tunnistada hankemenetlus kehtetuks. 1.4. Kui kaks või enam pakkumust on võrdväärse punktisummaga leitakse edukas/edukad pakkumus/pakkumused liisuheitmise teel.