Variauditi raport Brüsselisse

EQUASS Shadow audit report Nam e of t h e o bs er v er S ir et K e ge l Nam e of t h e a ud i tor K ar in N är ep Nam e of t h e a ud i te d o r ga n is at i on Uu em õis a K o du , A S H oo l ek an d et ee n us ed au Dadtes it e dof t he au d it 6.- 7. 0 7. 2 01 5 EQ U AS S Lic e ns e H o l d er As t a ng u Ku ts e re h ab i l it ats i oo n i K es k us Nam e of EQ U A S S c o o r d in at or K ei u T al v e A b r ief d es c ri pt io n of t h e ob s e rv at ion of t he au dit . Th e a u d i t e d s o c i a l s e r vi c e p r o vi d e r w a s e s t a b l i s h e d f e w ye a r s a g o , a n d t h e y h a d f r o m t h e b e g i n n i n g a g o a l t o b e c o m e E Q U A S S c e r t i f i e d . Th u s a l l p r i n c i p l e s , p r o c e s s e s e t c . were built up according to the EQUASS Assurance criteria. Uuemõisa Kodu is part of s o c i a l s e r vi c e p r o vi d e r A S H o o l e k a n d e t e e n u s e d c o r p o r a t i o n . Ma j o r i t y o f p r i n c i p l e s a n d p r o c e s s e s f o l l o we d a t U u e m õ i s a K o d u o r i g i n f r o m t h e c o r p o r a t e h a n d b o o k . H o we ve r , C o d e o f E t h i c s a n d SW O T - a n a l ys i s o f d i f f e r e n t t o p i c s a r e m a d e s p e c i f i ca l l y f o r t h e s i t e t o g e t h e r wi t h t h e i r o wn s t a f f ( SW O T a l s o wi t h p e r s o n s s e r ve d ) . U u e m õ i s a K o d u h a s ve r y o p e n - m i n d e d a t t i t u d e a n d va l u e s c o o p e r a t i o n – wi t h f u n d e r s , a d vo c a t e s o f p e r s o n s s e r ve d , e m p l o ye r s a n d wi t h l o c a l c o m m u n i t y . T h e r e s u l t s a n d f e e d b a c k we r e p o s i t i ve , b u t c o n s i d e r i n g t h e s h o r t p e r i o d o f o p e r a t i o n s , t h e s u s t a i n a b l y g o o d l e v e l c a n n o t ye t b e e va l u a t e d . I wa s ve r y h a p p y t o e xp e r i e n c e t h i s h i g h q u a l i t y o f s e r vi c e a n d s u p p o r t i n g e n vi r o n m e n t , a n d t h e e n t h u s i a s m o f t h e s t a f f a t U u e m õ i s a K o d u . P re pa r ati on of t h e a u dit I r e c e i ve d a n o t i f i c a t i o n o f a s h a d o w a u d i t o p p o r t u n i t y c a a m o n t h b e f o r e t h e a u d i t . A p p l i c a t i o n d o c u m e n t a r r i ve d j u s t b e f o r e Mi d - S u m m e r f e s t i vi t i e s a n d t h e a u d i t o r d i d n o t i n c l u d e m e i n t o p l a n n i n g o f t h e a u d i t c o n s i d e r i n g h e r o wn p e r s o n a l p l a n s a n d t h e d e a d l i n e t o s e n d o f f t h e S i t e V i s i t P r e p a r a t i o n d o c u m e n t . H o we ve r , I r e a d t h e A p p l i c a t i o n a n d t h e o t h e r d o c u m e n t s ( s h o r t o ve r vi e w o f s e r vi c e s a t U u e m õ i s a K o d u , o r g a n i s a t i o n a l s t r u c t u r e of the corporation and the description of roles under the scope of the au dit) thoroughly t h r o u g h a n d p r e p a r e d m y o w n n o t e s o f wh a t t o s t u d y a t t h e s i t e vi s i t – f o l l o wi n g t h e S i t e V i s i t P r e p a r a t i o n d o c u m e n t s t r u c t u r e . W e b r i e f l y a l i g n e d o u r vi e ws a n d k e y t o p i c s wi t h t h e auditor before the audit. Th e a u d i t o r p r e p a r e d t h e s i t e vi s i t a c c o r d i n g t o t h e E Q U A S S i n s t r u c t i o n s . Th e d o c u m e n t s r e q u e s t e d t o b e s e e n w e r e wa i t i n g f o r u s a t t h e s i t e . Th e r e w a s s o m e w h a t i n f o r m a t i o n a va i l a b l e a l s o o n t h e h o m e p a g e o f U u e m õ i s a K o d u . Doc um en ta t io n r e v i e w Th e r e wa s a m p l e t i m e p la n n e d f o r t h e d o c u m e n t a t i o n r e vi e w a t t h e b e g i n n i n g o f t h e a u d i t . Th e C E O a n d t h e p r o j e c t m a n a g e r o f E Q U A S S c e r t i f i c a t i o n p r e p a r a t i o n ( h e a d a c t i vi t y t e a c h e r ) h e l p e d t o f i n d t h e r i g h t f i l e s f o r t h e a n s we r s t o o u r q u e s t i o n s . Mo s t o f d o c u m e n t a t i o n wa s a va i l a b l e i n e l e c t r o n i c f o r m a t , a n d t h e k e y d o c u m e n t s we r e p r i n t e d o u t f o r u s . Th e a u d i t o r f o l l o we d s t r i c t l y t h a t t h e t i m e i s s p e n t o n l y o n t h e i n d i c a t o r s w h e r e d o c u m e n t e d e vi d e n c e i s r e q u i r e d . Th a t h e l p e d t o g e t q u i t e g o o d o ve r vi e w o f t h e o r g a n i s a t i o n , i t s vi s i o n , m i s s i o n , o b j e c t i ve s a n d p r o c e s s e s i n t h e g i ve n t i m e . I e l a b o r a t e d couple of questions (wording used in EQUASS and in the organisation were different) and h e l p e d t h e a u d i t o r t o f i n d e vi d e n c e t o t h e s p e c i f i c i n d i c a t o r s f r o m t h e d o c u m e n t s . A t t h e e n d o f t h e d o c u m e n t a t i o n r e vi e w t i m e w e m a n a g e d t o t i c k o f f s e v e r a l q u e s t i o n s i n t h e l i s t . D u r i n g t h e f o l l o wi n g l u n c h we r e d e f i n e d t h e k e y i n ve s t i g a t i o n a r e a s wi t h t h e auditor. Int erv i ew Th e i n t e r vi e w s t o o k p l a c e i n ve r y f r i e n d l y a n d o p e n a t m o s p h e r e . W i t h m o s t o f p e o p l e we t a l k e d a t t h e d i n i n g a r e a wh i l e p e r s o n s s e r ve d c o n t i n u e d t h e i r d a i l y c h o r e s i n s i d e o r st o u t s i d e o f t h e h o u s e ( t h e r e wa s g o o d w e a t h e r o n t h e 1 d a y, a n d p e o p l e p r e f e r r e d t o e n j o y i t o n t h e t e r r a c e ) . Th e r e w a s o n e p e r s o n p r e va i l i n g t h e a n s we r i n g d u r i n g t h e s t a f f i n t e r vi e w , b u t t h e a u d i t o r n i c e l y k e p t i t b a l a n c e d a n d a s k e d q u e s t i o n s f r o m e ve r yo n e . 2 + 2 p e r s o n s s e r ve d w h o h a d e m p l o ym e n t o u t s i d e o f t h e p r e m i s e s w e r e s e l e c t e d f o r u s t o b e i n t e r vi e we d b y t h e o r g a n i s a t i o n . Th e y w e r e o ve r l y p o s i t i ve o f t h e s e r vi c e a n d t h e s u p p o r t t h e y g e t a t t h e o r g a n i s a t i o n . Th e y a l l w a n t e d t o b e a b l e t o l i ve t h e i r o wn l i ve s i n wi d e r c o m m u n i t y a n d t h e y k n e w w h a t n e e d s t o b e d o n e a n d t o b e a c h i e ve d i n o r d e r t o d o 2 that. We u n d e r e s t i m at e d at the beginning their k n o wl e d g e of documentation a c c o m p a n yi n g t h e i r s e r v i c e ; a s s o o n a s we r e a l i s e d we c a n u s e t h e s a me wo r d s a s wh e n t a l k i n g t o t h e s t a f f , t h e i n t e r vi e w t o o k o f f n i c e l y. Th e s a m e p o s i t i ve a t m o s p h e r e c o n t i n u e d d u r i n g t h e i n t e r vi e ws wi t h r e p r e s e n t a t i ve s o f e m p l o ye r s , a d vo c a t e s a n d f u n d e r s . I t w a s c l e a r t h a t t h e o r g a n i s a t i o n i s o p e n - m i n d e d , c o o p e r a t i o n - d r i ve n a n d d e ve l o p m e n t - o r i e n t e d . A l o t wa s m e n t i o n e d p a r t i c i p a t i o n i n t h e a c t i vi t i e s o f t h e l o c a l c o m m u n i t y. Th e i n t e r vi e w s wi t h t h e p r o j e c t m a n a g e r a n d t h e C E O t o o k l e s s t i m e t ha n p l a n n e d . Mo s t o f t h e i n d i c a t o r s we r e v e r i f i e d a l r e a d y e a r l i e r i n t h e i n t e r vi e w s . Th e s e 2 i n t e r vi e w s we r e m e r e l y t o c h e c k u p f e w i t e m s , a n d t o a g r e e t h e f u t u r e i m p r o ve m e n t a r e a s . Th e a u d i t p r o g r a m m e a l l o we d p l e n t y o f t i m e t o c h e c k t h e l i s t o f i n d i c a t o r s a n d t o t i c k o f f i t e m s ve r i f i e d . My p a r t i n t h e i n t e r vi e w s wa s l i m i t e d t o e l a b o r a t i n g q u e s t i o n s wh e n needed, and to helping the auditor to remember certain specific topics we agreed befor e t h e i n t e r vi e w t o b e c h e c k e d . Fe ed b ac k on p erf or m an ce of t h e so ci al se rv i ce p rov id e r I t h i n k t h e a u d i t o r h a n d l e d b o t h t h e o p e n i n g a n d t h e c l o s i n g m e e t i n g s ve r y p r o f e s s i o n a l l y . I d o n ’ t k n o w wh e t h e r i t i s c o m m o n p r a c t i c e t o h a ve t h e s e m e e t i n g s f o r t h e wh o l e o r g a n i s a t i o n i n c l u d i n g t h e p e r s o n s s e r ve d . A l l s t a f f a n d a l l p e r s o n s s e r ve d we r e i n vi t e d t o p a r t i c i p a t e a t U u e m õ i s a K o d u m e e t i n g s – t o t a l l y n e w e xp e r i e n c e f o r m e . Th e g o a l o f t h e a u d i t w a s e xp l a i n e d a t t h e o p e n i n g m e e t i n g . Th e o r g a n i s a t i o n wa s thanked for openness and for the time spared at the closing meeting. Also the key i m p r o ve m e n t a r e a s we r e s h o r t l y m e n t i o n e d a t t h e c l o s i n g s e s s i o n . I p a r t i c i p a t e d i n t h e c o m p i l i n g o f t h e A u d i t R e p o r t p r o vi d i n g c o m m e n t s a n d h e l p i n g w i t h the English language wording. P er so na l o bs e rv at ion s. Th e a u d i t wa s a n e xc e l l e n t o p p o r t u n i t y t o l e a r n t h e c h a l l e n g e s o f a d i f f er e n t e n vi r o n m e n t . Th e b i g g e s t c h a l l e n g e f o r m e d u r i n g t h e wh o l e p r o c e s s wa s t o r e m e m b e r wh a t i n d i c a t o r s a r e t o b e c h e c k e d vi a d o c u m e n t s a n d wh e r e i n t e r vi e w ( t h o u g h o n l y 6 ) i s r e q u i r e d . I n s o m e c a s e s t h e wo r d i n g o f t h e i n d i c a t o r h e l p e d , b u t n o t a l wa ys . A s I d o n ’ t e xp e c t t o l e a r n i t b y 3 h e a r t s o s o o n , I n e e d t o f i g u r e o u t s o m e s ys t e m f o r m ys e l f f o r t h e n e xt t i m e . Th e s p e c i f i c s o f E Q U A S S – e t h i c s , r i g h t s , p a r t i c i p a t i o n a n d p e r s o n c e n t r e d – b e c a m e c l e a r t o m e d u r i n g t h i s a u d i t . S e e i n g i t i m p l e m e n t e d c o m p r e h e n s i ve l y a n d i n a s ys t e m a t i c w a y h e l p e d t o u n d e r s t a n d t h e s e p r i n c i p l e s a n d h o w t h e y l e a d t h e o r g a n i s a t i o n i n s e r vi c e p r o vi s i o n a n d d e ve l o p m e n t . Th a n k yo u f o r t h e o p p o r t u n i t y! Audit program 06 . 07 .2 0 15 9. 0 0- 9 .1 0 K ic k - of f m eeti n g 9. 1 0– 1 2 .0 0 Doc um en ta t io n r e v i e w 12 . 00- 1 2. 3 0 Lu nc h 12 . 30- 1 3. 3 0 M e et i ng wi th pers o nn e l ( ac t i v it y t e ac hers /s up p ort i n g pers o ns ) 13 . 3 –1 4 .0 0 P aus e 14 . 00- 1 5. 0 0 Me e ti n g wi t h p ers o ns s er ve d 15 . 30- 1 5. 3 0 P aus e 15 . 30- 1 6. 3 0 Me e ti n g w it h p art n ers 16 . 30- 1 7. 0 0 Me e ti n g wi t h p ers o n n e l ( h ea d ac t i v it y t eac h e r) 07 . 07 .2 0 15 9. 0 0- 1 0. 0 0 Me e ti n g wi t h f un d er ( S oc ia l S ec ur it y B o ar d) 10 . 00- 1 0. 3 0 P aus e 10 . 30- 1 1. 3 0 Me e ti n g wi t h p ers o ns s er ve d 11 . 30- 1 2. 0 0 P aus e 12 . 00- 1 2. 3 0 L u nc h 12 . 30- 1 3. 3 0 Me e ti n g wi t h C EO 13 . 30- 1 4. 3 0 Pr ep ar at i o n of c o nc l us i ons 14 . 30- 1 5. 3 0 Fe ed b ac k m eet in g wi t h th e p ers on n e l 4 A gre e d b y K ar i n När e p , au d it or of Uu em õis a K od u E Q U A S S As s ur a nc e au d it 5 Maarika Aro Saatja: Maarika Aro Saatmisaeg: 27. juuli 2015. a. 23:33 Adressaat: 'guusbeek' Teema: Shadow audit report Siret Kegel Manused: Shadow audit report_SiretKegel.docx Dear Guus, Siret Kegel has gone through the shadow-audit and she completed a shadow- audit report. Please review and give some feedaback to Keiu! Best, Maarika 1