Vari-auditi raport Brüsselisse

Maarika Aro Saatja: Maarika Aro Saatmisaeg: 29. juuni 2015. a. 10:01 Adressaat: 'guusbeek' Teema: Shadow audit report Marge Sassi Manused: Shadow audit report_MargeSassi.docx Dear Guus, Marge Sassi has gone through the shadow-audit and she completed a shadow- audit report. Please review and give some feedaback to Keiu! Best, Maarika 1 EQUASS Shadow audit report Nam e of t h e o bs er v er Ma rg e S as s i Nam e of t h e a ud i tor Ma ri l i is M ä nn ik - S ep p Nam e of t h e a ud i te d o r ga n is at i on Hi i u V a l la So ts ia a lk es k us au Dadtes it e dof t he au d it 17 . 06- 1 8. 0 6. 20 1 5 EQ U AS S Lic e ns e H o l d er As t a ng u Ku ts e re h ab i l it ats i oo n i K es k us Nam e of EQ U A S S c o o r d in at or K ei u T al v e A b r ief d es c ri pt io n of t h e ob s e rv at ion of t he au dit . Th e o b s e r v e d o r g a n i za t i o n i s we l l - k n o wn a n d h i g h l y r e s p e c t e d a m o n g t h e p e o p l e i n region. In a small community like the island Hiiumaa is, any piece of information about a f a i l u r e o r m i s u s e wo u l d b e k n o wn q u i c k l y. Me d i a c o ve r a g e a n d t h e i n t e r vi e w s wi t h a l l s t a k e h o l d e r s p r o ve d t h e o r g a n i za t i o n i s c o n t r i b u t i n g t o E Q U A S S g o a l s . Th e m a n a g e r a n d p e r s o n n e l a r e a w a r e o f t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s a n d t h e m o t i va t i o n i s o b vi o u s b y l o o k i n g t h e p e o p l e a t t h e i r wo r k . I n s p i t e o f t h e c u r r e n t c h a n g e s i n s t r u c t u r e , e ve r yt h i n g s e e m e d t o b e r u n n i n g s m o o t h l y i n t h e o r g a n i za t i o n . E m p l o ye e s we r e a wa r e o f t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s , t h e m i s s i o n o f t he o r g a n i za t i o n a n d r e s p e c t e d t h e ( a n d b y) m a n a g e r . A l l o f t h e i n t e r vi e we d e m p l o ye e s s t r e s s e d e a c h e m p l o ye e s ´ c o n t r i b u t i o n t o t h e m i s s i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n i s e q u a l l y important. J u s t t o g i ve f e w e xa m p l e s – s u p p o r t p e r s o n n e l i s c h o s e n a m o n g t h e p r e vi o u s c l i e n t s . S o m e e m p l o ye e s h a ve h i g h r e p u t a t i o n a m o n g t h e l o c a l k i n d e r g a r t e n s a n d a r e o f t e n i n vi t e d t o vo l u n t e e r a s e xp e r t s . S t i l l t h e m o s t s i g n i f i c a n t a b o u t t h e p e r s o n n e l i s t h e i n n o va t i ve n e s s a n d wi l l i n g n e s s t o c h a n g e , a d a p t a n d i m p r o ve f o r t h e s a k e o f t h e i r c l i e n t s . P re pa r ati on of t h e a u dit Th e o r g a n i za t i o n s e n t w e l l - p r e p a r e d a n d we l l i n a d va n c e t h e r e q u i r e d d o c u m e n t a t i o n a b o u t t h e i r a c t i vi t i e s . S i n c e t h e i r we b s i t e c o n t a i n s l o t s o f s t r a t e g i c i n f o r m a t i o n , i t wa s p o s s i b l e t o p r e p a r e w e l l b e f o r e t h e f i e l d vi s i t . Doc um ent at i on r ev i e w S i n c e t h e o r g a n i za t i o n h a s 3 s u b - u n i t s r e c e n t l y u n i f i e d , t h e t i m e t o r e v i e w t h e s e p a r a t e d o c u m e n t a t i o n o f a l l o r g a n i za t i o n s wa s ve r y t i m e - c o n s u m i n g . Th e d o c u m e n t s we r e o n l y p a r t l y we l l - p r e p a r e d ( t h e a u d i t o r h a d t o a s k f o r m a n y a d d i t i o n a l d o c u m e n t s ) , a n d o n l y t h a t w a y i t wa s p o s s i b l e t o a s s u r e t h e c o m p l i a n c e . B u t t h e r e wa s n o t i m e t o r e vi e w t h e d o c u m e n t s d e e p l y c o n t e n t - wi s e . F e w m o r e d a ys w o u l d h a ve b e e n n e e d e d f o r t h a t . Th e s h a d o w a u d i t o r h a d a n i m p r e s s i o n , t h a t th e p r o c e s s e s we r e we l l p l a n n e d a n d we l l implemented but in some cases poorly documented. In some cases the written feedbac k w a s j o i n t l y d e s c r i b e d b u t n o t a n a l y ze d a t a l l . A l l e m p l o ye e s i n t e r vi e w e d we r e s a t i s f i e d wi t h t h e d e v e l o p m e n t i n t e r vi e w s b u t o n t h e o t h e r h a n d t h e i n t e r vi e ws w e r e t r a n s c r i b e d only by using the keywords. P e r h a p s t h e o r g a n i za t i o n s wo u l d n e e d j u s t m o r e o r m o r e p r e c i s e g u i d e l i n e s f o r t h e f o l l o wi n g i s s u e s : - how to compose the documents demanded by EQUASS (trainings, book of best practices, etc) - h o w t o p r e p a r e f o r t h e a u d i t o r vi s i t s . Int erv i ew Th e a t m o s p h e r e o f a l l c o n d u c t e d i n t e r vi e ws w a s ve r y o p e n a n d t h e s h a d o w a u d i t o r h a d a n i m p r e s s i o n , a l l p e o p l e i n t e r vi e w e d we r e e xp r e s s i n g t h e i r vi e w s f r e e l y. Th e r e we r e f e w m o m e n t s , w h e n t h e c o n t e n t o f t h e i n t e r vi e w s wa s n o t f u l l y r e l e va n t b u t o n t h e o t h e r h a n d , t h e s p o n t a n e o u s h i n t s , t h o u g h t s i l l u s t r a t e d ve r y w e l l t h e t r u s t o f a l l c o u n t e r p a r t s t o w a r d s t h e o r g a n i za t i o n . Th e m o s t d i f f i c u l t i n t e r vi e w t o o k p l a c e d u r i n g a v i s i t t o a h o m e o f a n e l d e r l y g u a r d i a n s h i p - p a t i e n t . T h e e l d e r l y l a d y wa s n o t ve r y t a l k a t i v e a n d t h e i n t e r vi e w s e e m e d t o t i r e h e r . 2 L u c k i l y t h e a u d i t o r r e a l i ze d t h a t a n d t h e i n t e r vi e w f u l f i l l e d i t s ´ g o a l s i n l e s s t i m e t h a n planned. F o r s h a d o w a u d i t o r ´ s g r e a t s u r p r i s e t h e i n t e r vi e ws wi t h m e n t a l l y h a n d i c a p p e d c l i e n t s w e r e n o t r e c o r d e d i n a n y w a y . I t w a s d e f i n i t e l y a wi s e d e c i s i o n ( o f t h e a u d i t o r ) s i n c e c r e a t i n g a n a t m o s p h e r e o f t r u s t wa s a k e y i s s u e wi t h t h a t t yp e o f c l i e n t s . Q u i t e f e w p l a n n e d q u e s t i o n s we r e n o t a n s we r e d s i n c e t h e c l i e n t s d i d n o t u n d e r s t a n d t h e m b u t t h e y e xp r e s s e d s o m e t h i n g e l s e t h a t i s m o r e i m p o r t a n t – t h e y t o l d t h e s t o r i e s h o w vi s i t i n g t h e o r g a n i za t i o n h a s c h a n g e d t h e i r l i ve s . Fe ed b ac k on p erf or m an ce of t h e so ci al se rv i ce p rov id e r Th e a u d i t o r w a s a p r o f e s s i o n a l i n a l l a s p e c t s o f t h e wo r k . T h e wa y s h e e n c o u r a g e d t h e p e o p l e t o c o n t r i b u t e t o t h e E Q U A S S g o a l s , w a s i m p r e s s i ve – s h e r e a l l y i s a n A m b a s s a d o r o f E Q U A S S . Th e s a m e c o n c e r n s t h e m o s t c o m p r e h e n s i ve f e e d b a c k g i ve n t o t h e m a n a g e r ( c o n s i s t i n g l o t s o f a d vi s e ) a n d s h o wi n g t h e r e s p e c t t o w a r d s t h e wo r k d o n e b y e a c h o f t h e e m p l o ye e i n t h e o r g a n i z a t i o n d u r i n g t h e f i n a l m e e t i n g . Th e o n l y c h a n g e , t h e s h a d o w a u d i t o r w o u l d d o h e r s e l f – wo u l d b e g i vi n g t h e f l o o r t o t h e e m p l o ye e s a l r e a d y d u r i n g t h e f i r s t m e e t i n g . I t m i g h t n o t wo r k b u t c o u l d c r e a t e a c o o p e r a t i ve a t m o s p h e r e . P e r h a p s i t w o u l d r a i s e t h e m o t i va t i o n o f t h e p e o p l e t o c o n t r i b u t e to the audit. P er so na l o bs e rv at ion s. Th e 2 d a ys a u d i t w a s f u l l o f l e a r n i n g m o m e n t s . A s a r e s u l t I f e e l c a p a b l e o f c o m m i t t i n g t h e i n t e r vi e ws o n n e e d e d p r o f e s s i o n a l l e ve l . U n f o r t u n a t e l y I a m n o t s u r e a b o u t t h e d o c u m e n t a t i o n r e vi e w. I t n e e d s p r a c t i c e wh i c h I m i g h t n o t h a ve a s m u c h a s n e e d e d . Th e r e f o r e I wo u l d p r e f e r a s a n e xt s t e p a t l e a s t o n e o f t h e f o l l o w i n g o p t i o n s : - t o vi s i t a n o r g a n i za t i o n t h a t h a s b e e n o n c e a l r e a d y a u d i t e d wi t h p o s i t i v e r e s u l t s . - to receive as much as possible written information already beforehand. Hopefully after that I am able to begin fully independently as an EQUASS auditor. 3 Programme of the visit 17 . 06 .2 0 15 Da y 1 T ime Ac t iv it y 9. 0 0- 9 .1 5 O p en i ng m ee ti n g 9. 1 5- 1 2. 0 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 12 . 00- 1 3. 0 0 Lu nc h br ak e 13 . 00- 1 5. 0 0 In ter v i e wi n g th e m ana ger 15 . 00- 1 5. 1 5 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 15 . 15- 1 5. 4 5 In ter v i e wi n g th e s t af f # 1 15 . 45- 1 6. 1 5 In ter v i e wi n g th e s t af f # 2 16 . 15- 1 6. 3 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 16 . 30- 1 6. 5 0 In ter v i e wi n g th e re pr e s en t at i v e of f u nd er 16 . 50- 1 7. 0 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 18 . 06 .2 0 15 Da y 2 T ime Ac t iv it y 9. 0 0- 1 0. 0 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 10 . 00- 1 0. 2 0 In ter v i e wi n g th e s t ak eho l d er # 1 10 . 20- 1 0. 4 0 In ter v i e wi n g th e s t ak eho l d er # 2 10 . 40- 1 1. 0 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 11 . 00- 1 1. 3 0 In ter v i e wi n g th e c l i e nt s 11 . 30- 1 2. 0 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 12 . 00- 1 3. 0 0 Lu nc h br ak e 13 . 00- 1 5. 0 0 In ter v i e wi n g th e m ana ger 15 . 00- 1 6. 3 0 Ch ec k in g t he doc um en ta t io n, f i l l in g t he t em pl at es 16 . 30- 1 7. 0 0 Fi na l m eet i n g A ppr o v ed b y th e a ud i t or M ar il i is M ä nn ik - S e pp 29 . 06 .2 0 15 4