DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAMISE KOKKULEPE
Käesoleva kokkuleppe on sõlminud:
Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Kaur Kajak,
(edaspidi TTJA),
ja
Riigi Tugiteenuste Keskus, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Tarmo Leppoja,
(edaspidi RTK),
ning võttes aluseks, et
- TTJA ja RTK vahel on sõlmitud rakendusüksuse tegevuste üleandmise kokkulepe ;
- juurdepääs DHS-i, mis hõlmab endas kahte eraldiseisvat dokumendihaldussüsteemi DELTA ning
GoPro, võib muuhulgas hõlmata endas juurdepääsu asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud andmetele
ja erinevatele isikuandmetele, sh ka eriliigilised isikuandmed, mida edaspidi on käesolevas Lepingus
nimetatud Andmed.
1. Juurdepääsud
1.1. Alates 1.04.2021 kuni perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste dokumentide säilitamistähtaja lõpuni
tagab TTJA juurdepääsu vaatajaõigustes (edaspidi juurdepääs) oma DHS-is järgmistele RTK
töötajatele: infospetsialistid Maaja Pontus ja Kaili Taalmann ning projektikoordinaatorid Ülle Kaldre,
Rando Kadopa ja Kaidar Viikman.
1.2. TTJA ja RTK on kokku leppinud, et DHS-i juurdepääs on tagatakse dokumendi sarjadele 5-1; 5-2 ;
5-3; 5-4; 1-10; 1-7; 6-4; 6-6; 6-7 ja 6-12. Vajadusel on konkreetse töötaja juurdepääsuõigusi võimalik
laiendada või kitsendada, et täita RTK ja üleandmise kokkulepetest ja õigusaktidest tulenevaid
eesmärke või ülesandeid. DHS juurdepääsuõiguste pikendamiseks või muutmiseks pöördub RTK
kontaktisik, või kui õiguste muutmine puudutab ainult konkreetset töötajat, siis vastav töötaja
sellesisulise taotlusega Mariko Männa (dokumendihalduse spetsialist, 66 72 024,
[email protected] ) poole. Pooled on kokku leppinud, et sellisel juhul ei ole lepingu lisa vaja
vormistada, kuid taotlus peab olema kirjalikult taasesitatavas vormis. Kontaktandmete või
kontaktisiku muutmisest teatab TTJA viivitamatult RTK-le.
1.3. RTK-l on keelatud jagada nimetatud DHS juurdepääsuõigusi (nt paroole) ja rakendusüksuse
üleminekuga mittevajalikke Andmeid isikutega, kellele selliseid juurdepääsuõigusi pole loodud ega
Andmetele juurdepääsu lubatud, tagades otstarbekuse, minimaalsuse ja seaduslikkuse printsiibi
täitmise.
1.4. DHS-i puudutavate küsimuste ja tehnilise toe vajaduse korral on DHS-i juurdepääsuõigusega RTK
töötajal õigus pöörduda abi saamiseks tugiteenuste osakonnast Mariko Männa (dokumendihalduse
spetsialist, 66 72 024,
[email protected] ) poole.
2. Hüvitised ja arveldused
2.1. RTK ja TTJA on kokku leppinud, et käesoleva lepingu täitmise eest tasu (sh. litsentsi tasu) ei maksta.
2.2. Juhul kui lepingu täitmise käigus muutub DHS kasutajalitsentside tasu pooltest sõltumatult tasuliseks,
vormistavad RTK ja TTJA lepingu muudatuse. Kui TTJA-l tekivad lepingu täitmise käigus tõendatud
lisakulud, mis otseselt mõjutab RTK-le käesoleva lepingu alusel teenuse osutamist, hüvitab RTK need
kulud TTJA nõudmisel.
1
3. Andmete kaitse ja kasutamine
3.1. TTJA tagab RTK-le kuuluvate andmetele juurdepääsu DHS-is ööpäevaringselt. Juhul kui DHSi
toimimisel tekib RTK-st sõltumatuid tehnilisi probleeme või tõrkeid, on TTJA sellest kohustustatud
mõistliku aja jooksul RTK-d teavitama ja tagama RTK-le DHS-i andmetele juurdepääsu taastamise
minimaalselt 2h jooksul, või juhul, kui ka TTJA-l endal puudub tõrke tõttu juurdepääs, siis
viivitamatult pärast seda, kui TTJA enda juurdepääs taastub.
3.2. RTK vastutab DHS-is oleva Andmete konfidentsiaalsuse kohustuse täitmise ja selle võimaliku
rikkumise eest (sh hüvitab tekkinud kahju), töötajate tegevuse või tegevusetuse eest nagu enda
tegevuse või tegevusetuse eest. RTK teavitab iga juurdepääsuõigusega töötajat käesolevas
kokkuleppes sätestatud kohustustest.
3.3. RTK tagab, et tema töötajad on teavitatud kohustusest hoida kõik Andmed rangelt salajas, v.a. juhul,
kui Andmed on üleminevast töötajast sõltumatult ja õiguspäraselt avalikult kättesaadavad, Andmete
vastaval viisil kasutamine on vajalik lepingulise eesmärgi või seadusest tuleneva kohustuse
täitmiseks, TTJA on andnud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis loa Andmete
vastaval viisil avaldamiseks või avalikustamiseks, või kui sellise kasutamise, avaldamise või
avalikustamise kohustus tuleneb kohalduvast õigusaktist. Saladuse hoidmise kohustus hõlmab
muuhulgas järgmist:
3.3.1. Andmeid võib kasutada vaid lepingulisel või seadusest tuleneval eesmärgil, osas, milles need on
selleks eesmärgiks vajalikud, ega või kasutada enda ega kolmanda isiku (sh RTK) huvides
muudel eesmärkidel;
3.3.2. Andmeid ei või avaldada kolmandatele isikutele, v.a. lepingust/seadusest tulenevalt vajalikud
Andmed selle eesmärgi raames;
3.3.3. Andmeid ei või teha avalikult kättesaadavaks;
3.3.4. Andmete töötlemine on lubatud vaid sellises mahus ja viisil ning sellistel ajaperioodidel, nagu
on vajalik lepingust või seadusest tuleneva eesmärgi täitmiseks;
3.3.5. tagada tuleb, et kolmandatel isikutel puuduks juurdepääs DHS-i juurdepääsuks ja Andmete
hoidmiseks kasutatavatele seadmetele (sh peavad seadmed olema kaitstud salasõnaga ja
seadmeid ei tohi anda ühiskasutusse muudele isikutele, sh pereliikmetele).
3.4. Andmeid, mis on lepingust või seadusest tuleneva eesmärgi täitmiseks õiguspäraselt ja kooskõlas
käesoleva kokkuleppega viidud RTK valdusesse (eesmärgipäraselt kopeeritud RTK
andmekandjatele), ei loeta pärast RTK valdusesse jõudmist Andmeteks käesoleva kokkuleppe mõttes,
st RTK andmekandjatel võib neid seejärel kasutada ilma käesoleva kokkuleppe piiranguid järgimata.
3.5. RTK-l ja DHS-i juurdepääsuõigust omaval isikul on keelatud tööd korraldada selliselt, et lepingust
või seadusest tulenevaks eesmärgiks mittevajalikud Andmed satuksid TTJA-le mittekuuluvatele
andmekandjatele ja kontodele, sealhulgas ülemineva töötaja isiklikud andmekandjad ja kontod. Juhul,
kui see on siiski juhtunud, tuleb pärast käesoleva kokkuleppe lõppemist kustutada sellised Andmed
viivitamatult kõigilt TTJA-le mittekuuluvatelt andmekandjatelt ja kontodelt, kuhu need salvestati või
salvestusid.
3.6. RTK ja/või DHS-i juurdepääsuõigust omav isik teavitab TTJA-d viivitamatult igast RTK-s toimunud
või võimalikust Andmete lekkest või rikkumisest kui need saavad RTK-le teatavaks, sõltumata
sellest, kas DHS-i juurdepääsuõigust omav isik oli juhtunuga seotud või selle eest kuidagi vastutav.
Isikuandmetega seotud intsidentide puhul teeb RTK igakülgset koostööd TTJA-ga, aitamaks TTJA-l
parimal viisil täita kohalduvatest õigusaktidest tulenevaid kohustusi, sh intsidendi dokumenteerimine
ja edaspidiste riskide maandamine.
3.7. TTJA teavitab RTK-d viivitamatult igast TTJA-s toimunud või võimalikust Andmete lekkest või
rikkumisest kui need saavad TTJA-le teatavaks ja kui vastavad Andmed puudutavad või võivad
mõistlikult puudutada RTK tegevust ja huve. Isikuandmetega seotud intsidentide puhul teeb TTJA
igakülgset koostööd RTK-ga, aitamaks RTK-l parimal viisil täita kohalduvatest õigusaktidest
tulenevaid kohustusi, sh intsidendi dokumenteerimine ja edaspidiste riskide maandamine.
3.8. Käesoleva kokkuleppe osapooled teevad igakülgset koostööd selle nimel, et Andmete kasutamine
oleks kooskõlas eesmärgi ja õigusaktidega. Juhul kui ühel kokkuleppe osapoolel tekib küsimus
Andmete kasutamise ja konfidentsiaalsuskohustuse täitmise osas, loevad pooleks heaks tavaks, et
2
sellise küsimused konsulteeritakse enne toimingute tegemist eelnevalt läbi teise kokkuleppe
osapoolega.
4. Muud tingimused
4.1. Käesolev kokkulepe jõustub alates 01.04.2021 ja kehtib kuni perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste
dokumentide säilitamistähtaja lõpuni.
4.2. Punktis 3 sätestatud saladuse hoidmise kohustus ja sellega kaasnevad kohustused kehtivad tähtajatult,
kui punktis 3 ei ole sätestatud teisiti.
(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)
Tarmo Leppoja Kaur Kajak
Riigi Tugiteenuste Keskuse Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet
peadirektor peadirektor
3