Pakkumuse esitamise ettepanek

Lisa 1 Hanke nimetus: Ametnike teenistuslehtede toimikute digiteerimine Lähteülesanne Digiteeritavad objektid Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK) haldab ametnike paberkandjal teenistuslehtede arhiivi, mis on osaliselt digiteeritud. Hanke korras soovitakse digiteerida ülejäänud 50 500 toimikut. Töö teostamise asukoht Tööd tehakse RTK Tartu kontoris Sõbra tn 56. Töövahendid Tööd teostamiseks kasutab pakkuja oma seadmeid. Hangitava töö kirjeldus Ametnike teenistuslehtede toimikute digiteerimiseks on vaja teostada järgmised tööd: 1. Teenistuslehtede ettevalmistus skaneerimiseks, sh toimikute lahti köitmine (klambritest avamine vm) ja mittevajalike dokumentide (lisatud koopiate) eemaldamine. Lahti köitmine on vaja teostada nii, et see ei kahjustaks pabermaterjalide olukorda (nt lehtede rebenemine jms). 2. Nõuded skaneerimisele: 2.1. Väljundformaat *pdf (Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“ kehtestatud arhiivivorminguks sobiv versioon, värviline). 2.2. Skaneerimistihedus dokumentide puhul minimaalselt 300 dpi. Juhul kui tekst dokumentidel sulandub paberi taustaga kokku (st raskesti loetav väljundfailis), tuleb kasutada skaneerimistihedust 600 dpi. 3. Skaneerida on vaja: 3.1. Toimikus olev teenistuslehel olev ametniku teenistuskäik (võivad olla kahepoolse trükiga, kõik suuruses A4) – 2-8 lehte (reeglina 2-4); 3.2. ametivanne (valdav enamus suuruses A4, üksikud A5) – reeglina 1 leht; 3.3. toimikus olevaid muid dokumente ja infot (tööraamatu koopia, haridust tõendavad dokumendid jm) pole vaja skaneerida, need pannakse eraldi vastavalt tellija juhistele (tagasi toimikusse ei panda). 4. Teenistuslehel kajastuv teenistuskäik ja ametivanne pannakse kokku ühte pdf faili. Jälgima peab, et teenistuslehe lehed oleksid õiges järjekorras. Teenistuslehel olev teave peab olema eespool ja ametivanne pärast seda. 5. Dokumente võib skaneerida ka automaatselt söötjast, sel juhul peab tagama, et lehed ei jää söötjasse kinni ning selle käigus ei rikuta dokumentide olukorda (nt lehtede rebenemine, fotode irdumine teenistuslehelt jms). 6. Faili lõplik nimi koosneb ametniku eesnimest, alakriipsust, perekonnanimest, alakriipsust ja isikukoodist. Näide: Mari_Maasikas_46407245641. Faili nimetuses ei kasutata täpitähti. 7. Pärast teenistuslehe skaneerimist ei ole vaja lehti tagasi kokku köita, küll aga tuleb ühe toimiku koosseisu kuuluvad lehed asetada kaante vahele õiges järjekorras. Samuti tuleb toimikud karpidesse panna tagasi tähestikulises järjekorras. 8. Digiteeritud faili metaandmed lepitakse kokku tellijaga enne tööde alustamist. 9. Skaneeritud toimikute kohta tuleb koostada nimekiri (MS Exel), mis koosneb neljast veerust ja kuhu sisestatakse järgmised metaandmed: eesnimi, perekonnanimi, isikukood, teenistuslehe arhiivi üleandmise aasta. Digiteerimisel loodud failide edastamine Digiteerimise ja teenuseosutaja arvutisse salvestamise järgselt kopeeritakse digiteerimisel loodud failid tellija võrgukettale. Ühel aastal üleantud teenistuslehtedest loodud failid peavad olema perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras vastava aasta kaustas. Tööde teostamise ja üleandmise järgselt garanteerib töö teostaja andmete kustutamise oma kasutusest. Digiteerimisel loodud failide kvaliteedikontroll Digiteerimisel loodud failide kvaliteedikontrolli teostavad nii teenuseosutaja kui tellija. Kontrollitakse metaandmete olemasolu ja vastavust reeglitele, digiteerimisel loodud failide tehnilist kvaliteeti, objektis sisalduva teabe terviklikku digiteerimist ning failinimede õigsust. Tööde teostamise ajakava Töövõtulepingu sõlmimine: august-september 2024. Tööde teostamise aeg: september- detsember 2024.  RIIGI TUGITEENUSTE KESKUS PAKKUMUSE ESITAMISE ETTEPANEK Väikeost „Ametnike teenistuslehtede toimikute digiteerimine“ Käesoleva dokumendiga kutsub Riigi Tugiteenuste Keskus Teid esitama pakkumust väikeostul „Ametnike teenistuslehtede toimikute digiteerimine“ vastavalt pakkumuse esitamise ettepaneku lisas 1 toodud lähteülesandele. Hankija andmed Riigi Tugiteenuste Keskus Lõkke 4, 10122 Tallinn Roosi-Leht Randmaa, arhiivihalduse talituse juhataja Hankija kontaktisik telefon: 5688 7391; e-post: [email protected] Hankelepingu Riigieelarve rahastamisallikas Hanke eesmärgiks on ametnike paberkandjal teenistuslehtede toimikute Hanke eesmärk ja digiteerimine vastavalt pakkumuse esitamise ettepaneku lisas 1 toodud ese lähteülesandele. Hanke ese on toodud lähteülesandes (lisa 1). Tähtaeg ja/või Hankelepingu sõlmimine: august-september 2024. ajakava Tööde teostamise aeg: september-detsember 2024. Pakkujal peab olema vähemalt 3 hankelepingu esemega sarnase töö teostamise kogemus eelneva 3 aasta jooksul. Hankelepingu sarnaseks tööks on dokumentide digiteerimine. Pakkuja esitab nõude täitmiseks kinnituse, milles on nimekiri ja kirjeldus tehtud töödest, et hankija saaks kogemuse olemasolu hinnata. Pakkujal peab töö teostamiseks olema meeskond, kuhu kuulub vähemalt üks Pakkujale digiteerimise spetsialisti, kes osaleb isiklikult hankelepingu täitmisel ning kelle kehtestatavad nõuded kompetents ja varasem kogemus on hankelepingu täitmisel määrava tähtsusega. Digiteerimise spetsialist peab omama dokumentide digiteerimise töökogemust vähemalt 12 kuud hanke algamisest eelneva 60 kuu jooksul. Tõendamaks vastavust eelnimetatud tingimusele esitab pakkuja digiteerimise spetsialisti kompetentsi kohta andmed hankija lisatud CV vormil (lisa 2). Pakkujal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: [email protected] Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Selgitused Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Töövõtulepingu projekt on lisatud pakkumuse ettepanekule (lisa 3). Pakkumus peab sisaldama: 1. tööde teostamise tegevuskava, Pakkumuse vormistamine ja 2. kogu töö maksumust käibemaksuga ja käibemaksuta, esitamine 3. kinnitus kolme sarnase töö teostamise kohta, 4. digiteerimise spetsialisti CV-d.  Pakkumuse maksumus peab olema lõplik ja sisaldama kõiki kulusid, mis on vajalikud lepingu nõuetekohaseks täitmiseks. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski. Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast. Pakkumus tuleb esitada digitaalselt või elektrooniliselt e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 23. august 2024 kell 16.00. Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida pakkumuse maksumust või osamaksumusi. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas. Hankija ei vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud. Hankija avab kõik tähtajaks esitatud pakkumused ning kontrollib esitatud Pakkumuse pakkumuste vastavust lähteülesandes toodud tingimustele. vastavuse kontrollimine Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta lähteülesande nõudes toodud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi. Hankija võib pidada kõikide pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, tegevuskava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikeostu dokumendis pakkujale ja pakkumusele seatud tingimuste, nõuete ja hindamiskriteeriumide üle. Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele Pakkujaga pakkujale eelise teiste pakkujate ees. läbirääkimiste Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele pidamine läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta. Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Pakkumuste hindamiskriteeriumid Pakkumuste hindamiskriteeriumiks on pakkumuse maksumus ehk edukaks tunnistatakse madalaima maksumusega pakkumus. (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Madismäe Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond  TÖÖVÕTULEPING /kuupäev vastavalt digiallkirjastamise kuupäevale/ Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi tellija), registrikood 70007340, mida esindab põhikirja alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap ja ________________ (edaspidi töövõtja), registrikood ______________, mida esindab mille alusel juhatuse liige või esindaja volituse alusel____________, edaspidi ka pool või pooled, sõlmisid töövõtulepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping on sõlmitud väikeostu „Ametnike teenistuslehtede toimikute digiteerimine” (edaspidi väikeost) tulemusena. 1.2. Lepingu esemeks on ametnike paberkandjal teenistuslehtede toimikute digiteerimine (edaspidi töö). 1.3. Tööd rahastatakse riigieelarvest. 1.4. Lepingu lahutamatuteks osadeks on väikeostu alusdokumendid, töövõtja pakkumus, lepingus ettenähtud juhtudel pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. 1.5. Töö täpsem kirjeldus on toodud väikeostu alusdokumentides ja töövõtja pakkumuses. 2. Lepingu hind ja tasumise tingimused 2.1. Tellija tasub töövõtjale teostatud töö eest vastavalt pakkumuses fikseeritud kogumaksumusele ___ eurot (lepingu hind). Lepingu hinnale lisandub käibemaks õigusaktides sätestatud korras, välja arvatud punktis 2.3 nimetatud juhul. 2.2. Tellija tasub töö eest ühes osas pärast töö vastuvõtmist töövõtja esitatud arve alusel. 2.3. Kui pakkumuse esitamise ajal ei olnud töövõtja käibemaksukohustuslane või tal ei olnud kohustust käibemaksu arvestada, kuid selline kohustus tekkis pärast pakkumuse esitamist või lepingu täitmise käigus, peab töövõtja arvestama, et lepingu hind sellest käibemaksu võrra ei suurene. 2.4. Lepingu hind on lõplik ning sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid. 2.5. Töövõtja esitab tellijale arve e-arvena. Arvele tuleb märkida tellija ja töövõtja kontaktisikute andmed. 2.6. Tellija tasub töövõtjale 14 kalendripäeva jooksul nõuetekohase arve saamisest. 3. Töö teostamine ja üleandmine 3.1. Töö antakse üle hiljemalt 15. detsember 2024. 3.2. Pooltel on õigus aja- ja tegevuskava täpsustada, kui see on vajalik selles esinevate ilmselgete vastuolude või ebatäpsuste kõrvaldamiseks, samuti seoses poolte sooviga lisada vastutavad isikud tegevuste juurde. 3.3. Tellijal on õigus anda töövõtjale juhiseid, teha märkusi ja ettepanekuid töö nõuetekohaseks teostamiseks või tegevuskava kohandamiseks. Tellija juhised, märkused ja ettepanekud on töövõtjale täitmiseks kohustuslikud, kui ta ei esita kolme tööpäeva jooksul neile vastuväiteid koos põhjendustega. Vastuväidete esitamine ei mõjuta töövõtja vastutust töö lepingutingimustele vastavuse eest. 3.4. Töövõtja kohustub teostama töö tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas lepingus sätestatuga. Lepingus sätestamata omaduste osas peab töö olema vähemalt keskmise kvaliteediga ja vastama sarnastele töödele tavaliselt esitatavatele nõuetele. 1 3.5. Töövõtja peab lepingu täitmise käigus teostama kõik tööd ja toimingud, mis ei ole lepingus sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad lepingu täitmisega seotud töö hulka. 3.6. Töövõtja tagab, et temal, tema töötajatel ja alltöövõtjatel on lepingu täitmise perioodil olemas kõik vajalikud registreeringud, load või nõusolekud, kui need on õigusaktidest või lepingus sätestatust tulenevalt vajalikud või vastava töö puhul nende olemasolu eeldatakse. 3.7. Töövõtja kutse- või majandustegevuses tegutseva isikuna peab teostama töö vastavalt oma erialastele teadmistele, oskustele ja võimetele, kasutades lepingus sätestatud töö teostamisel tööjõudu, kelle koolitus, oskused ja kogemused vastavad töö ulatusele, iseloomule ja keerukusele. 3.8. Töövõtja kohustub töö teostamisel kasutama samu isikuid, keda ta esitas väikeostu pakkumuse koosseisus. Meeskonnaliikmete vahetumise korral peab olema tagatud, et töid teostavad vähemalt väikeostu alusdokumentides nõutud kogemusega isikud. Meeskonnaliikme vahetumise vajadustest tuleb teavitada tellijat esimesel võimalusel ning esitada tellijale uue meeskonnaliikme töökogemust kajastavad dokumendid. Meeskonnaliikmete vahetamiseks on vajalik tellija nõusolek. 3.9. Suhtlemine poolte vahel toimub eesti keeles. Kui meeskonnaliige ei valda eesti keelt piisaval tasemel, peab töövõtja tagama omal kulul tõlke olemasolu suuliseks ja kirjalikuks suhtlemiseks meeskonnaliikme ja muude isikute vahel. Tõlk peab olema kompetentne lepingu eseme tehnilise teksti tõlkimisel. 3.10. Tellija teeb hiljemalt 2 tööpäeva jooksul lepingu allkirjastamisest töövõtjale kättesaadavaks töö teostamiseks vajaliku sisendi. Töövõtja on kohustatud kontrollima materjalide ja juhiste sobivust ning mittesobivusel viivitamata teavitama sellest tellijat. Mittesobivusest teavitamata jätmisel vastutab töövõtja valminud töö lepingutingimustele mittevastavuse eest. 3.11. Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist. 3.12. Töövõtja esitab valmis töö tellijale ülevaatamiseks. Töö üleandmine toimub üleandmise- vastuvõtmise aktiga. Töövõtja kinnitab tööde üleandmise-vastuvõtmise aktis kõigi töö teostamise käigus tekkinud andmete kustutamise oma seadmetest. Tellija kontrollib teostatud töö vastavust lepingus sätestatule 5 tööpäeva jooksul. Tellijal on õigus mõjuval põhjusel töö ülevaatamise tähtaega pikendada 5 tööpäeva võrra, sh kui töös on olulisi puudusi, teavitades sellest töövõtja kontaktisikut. 3.13. Tellijal on õigus keelduda töö vastuvõtmisest, kui töö ei vasta lepingus sätestatule. Sellisel juhul jätab tellija töö vastu võtmata ja esitab pretensiooni punktis 3.12 märgitud aja jooksul töö üleandmisest arvates. 3.13.1. Pretensioonis fikseeritakse ilmnenud puudused ja määratakse tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Tellija võib nõuda puudustega töö parandamist või uue töö teostamist, kui sellega ei põhjustata töövõtjale ebamõistlikke kulusid või põhjendamatuid ebamugavusi. Kui töövõtja rikub lepingust tulenevat kohustust, mille heastamine ei ole võimalik või kui tellijal ei ole heastamise vastu huvi, tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata. Sellisel juhul on tellijal õigus jätta töö vastu võtmata või võtta töö vastu osaliselt (puudustega). 3.13.2. Tellijal on õigus võtta vastu puudustega töö puuduste kõrvaldamise nõude asemel ja alandada lepingu hinda. 3.13.3. Kui töövõtja ei ole pretensiooniga nõus, on töövõtjal õigus tellida töö vastavuse hindamiseks ekspertiis mõlema poole poolt aktsepteeritud sõltumatult eksperdilt. Kui töö vastuvõtmisest keeldumine osutub ekspertiisi tulemusel põhjendamatuks, hüvitab tellija töövõtjale ekspertiisikulud. Kui ekspertiis kinnitab töö mittevastavust, jäävad ekspertiisikulud töövõtja kanda. 3.13.4. Tellijal ei ole õigust esitada pretensiooni, kui puudused töö kvaliteedis on tingitud tellija poolt antud sisendi ebasobivusest või puudustest eeltöödes ning töövõtja oli tellijat sellest teavitanud vastavalt lepingus sätestatule. 3.14. Kui tellija ei esita pretensiooni lepingus sätestatud tähtaja jooksul, loetakse töö tellija poolt vastuvõetuks. 2 3.15. Töö vastuvõtmisest läheb tellijale üle töö juhusliku hävimise või kahjustumise riisiko. 4. Poolte vastutus ja vääramatu jõud 4.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses. Poole koguvastutus on piiratud kahekordse lepingu hinnaga, välja arvatud kui lepingurikkumine oli tahtlik. 4.2. Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 5% lepingu hinnast iga rikkumise eest, kui töövõtja ei teosta tööd lepingus sätestatud tingimuste kohaselt. 4.3. Lepingus sätestatud kohustuste rikkumise korral, sh töö teostamise tähtajast või lepingu alusel esitatud pretensioonis määratud tähtajast mittekinnipidamise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 0,05% lepingu hinnast iga viivitatud päeva eest. 4.4. Kui töövõtja ei täida lepinguga võetud kohustusi, ei paranda puudustega tööd või ei tee uut tööd puudustega töö asemel ja töövõtja viivitust saab lugeda oluliseks lepingu rikkumiseks, on tellijal õigus tellida mittetäidetud või mittenõuetekohaselt täidetud mahus tööd kolmandatelt isikutelt ning nõuda lisaks leppetrahvile kolmandatelt isikutelt tellitud töödele kulunud summa ning lepingu hinna vahe hüvitamist töövõtja poolt ja/või lepingust taganeda. Lepingu oluliseks rikkumiseks loetakse muuhulgas, kuid mitte ainult: 4.4.1. töövõtja tegevuse või tegevusetuse tõttu ei ole nõuetele vastav töö teostatav; 4.4.2. töövõtja ei pea lepingu täitmisel kinni tellija juhistest või õigusaktiga töö teostamisele kehtestatud nõuetest; 4.4.3. töövõtja ei ole tellijale tööd üle andnud hiljemalt 2 kuu möödumisel arvates kokkulepitud töö üleandmise tähtajast; 4.4.4. töövõtja rikub lepingus sätestatud andmekaitse nõudeid; 4.4.5. töövõtja on esitanud lepingu sõlmimisel või lepingu täitmise käigus valeandmeid. 4.5. Kui tellija viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on töövõtjal õigus nõuda tellijalt viivist kuni 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 5% lepingu hinnast. 4.6. Kui tellija viivitab töö tegemiseks vajaliku sisendi või juhiste üleandmisega ning seetõttu ei ole töövõtjal võimalik lepingut nõuetekohaselt täita, on töövõtjal õigus nõuda lepingu täitmise tähtaja pikendamist proportsionaalselt viivitatud aja võrra. 4.7. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumisel töövõtja või tema esindajate, töötajate, lepingupartnerite ning muude isikute poolt, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, on tellijal igakordselt õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi kuni 10% lepingu hinnast ja/või lepingust taganeda. 4.8. Õiguskaitsevahendite kohaldamine või kohaldamata jätmine, sh leppetrahvi nõudmine ja selle ulatus, oleneb rikkumise iseloomust, tagajärgedest kahjustatud poolele ja muudest lepingulist suhet mõjutavatest teguritest ning toimub võlaõigusseaduse (edaspidi VÕS) alusel. 4.9. Kui sama rikkumise eest on võimalik rakendada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi(d) selleks õigustatud pool. 4.10. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust kasutada teisi õiguskaitsevahendeid. 4.11. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 14 kalendripäeva jooksul vastava nõude saamisest. Tellijal on õigus töö eest tasumisel tasaarvestada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga. 4.12. Tellijal on õigus leping ühepoolselt üles öelda, kui töövõtjal puuduvad vajalikud registreeringud, load või nõusolekud, sh kui pädev asutus teeb töövõtja suhtes loa andmisest keeldumise, kehtetuks tunnistamise või kehtivuse peatamise otsuse või kui töövõtja loa kehtivus lõppeb lepingu kehtivuse ajal. 4.13. Pooled ei vastuta lepingust või õigusaktidest tuleneva kohustuse rikkumise eest, kui kohustuse rikkumise põhjustas vääramatu jõud. Vääramatu jõu ja rikkumise vabandatavuse osas kohaldavad pooled VÕS §-s 103 sätestatut. 3 4.13.1. Vääramatu jõuna ei käsitleta pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga õigusaktidega kehtestatud piiranguid. Vääramatu jõu kohaldumise üheks eelduseks on asjaolu ettenägematus. Pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivad piirangud olid lepingu pooltele teada ning kõik tegevused planeeriti arvestades pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivat olukorda. 4.13.2. Kui kehtestatakse täiendavad piirangud, mis takistavad lepingu täitmist, on poolel õigus tugineda vääramatule jõule. 4.13.3. Kui lepingu täitmine on takistatud vääramatu jõu mõju tõttu, lükkuvad lepingus sätestatud tähtajad edasi aja võrra, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistas. 5. Teadete edastamine 5.1. Teadete edastamine toimub üldjuhul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Juhul kui teate edastamisel on olulised õiguslikud tagajärjed, muuhulgas näiteks poolte lepingu lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest, peavad teisele poolele edastatavad teated olema edastatud kirjalikus vormis. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud digitaalselt allkirjastatud vorm. 5.2. Lepinguga seotud teated edastatakse teisele poolele lepingus sätestatud kontaktisiku kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud viivitamatult informeerima teist poolt ja sellist muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. Kuni kontaktandmete muutusest teavitamiseni loetakse teade nõuetekohaselt edastatuks, kui see on saadetud poolele lepingus sätestatud kontaktandmetel. 5.3. Kirjalik teade loetakse poole poolt kättesaaduks, kui see on üle antud allkirja vastu või kui teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga poole poolt teatatud aadressil ja postitamisest on möödunud viis kalendripäeva. E-posti teel, sh digitaalselt allkirjastatud dokumentide saatmise korral loetakse teade kättesaaduks e-kirja saatmisele järgneval tööpäeval. 6. Poolte kontaktisikud 6.1. Tellija kontaktisikuks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Roosi-Leht Randmaa, tel: 5688 7391, e-post: [email protected]. Tellija kontaktisikul on õigus esindada tellijat kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes. Lepingu muutmise, lepingu lõpetamise ning leppetrahvi, viivise või kahjude hüvitamise nõude esitamise osas on tellija kontaktisikul õigus esindada tellijat ainult tellija esindusõigusliku isiku kirjaliku volituse olemasolul. 6.2. Tellija kontaktisikuks töö teostamise seotud küsimustes on Kaja Kruus, tel: 663 8200, e- post: [email protected]. 6.3. Töövõtja kontaktisik lepingu täitmisega seotud küsimustes on ___, tel: ___, e-post: ___. 7. Konfidentsiaalsus ja andmekaitse 7.1. Töövõtja kohustub tagama, et tema esindajad, töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatult täitmist. 7.2. Lepingu täitmisel töövõtjale või töövõtjaga seotud isikutele teatavaks saanud isiku- ja turvaandmed ning muu vastavalt markeeritud teave ja asjaolud, mille avalikuks tulek võiks kahjustada tellija huve, on konfidentsiaalne. Vastavasisulise informatsiooni kolmandale isikule kättesaadavaks tegemist töövõtja või töövõtjaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist. Lepingu alusel konfidentsiaalseteks andmeteks loetakse ka vahetult töö teostamisega tellija kohta töövõtjale teatavaks saanud teave. Töövõtjal ei ole õigust nimetatud teavet avaldada ega muul viisil töödelda. 7.3. Töövõtja võib avaldada konfidentsiaalset informatsiooni, sealhulgas isikuandmeid üksnes nendele isikutele, kellele vastav õigus tuleb õigusaktidest või isikutele kes seda teavet vajavad lepinguliste kohustuste täitmiseks ja keda on teavitatud, et selline informatsioon on 4  konfidentsiaalne ja nad on seotud konfidentsiaalsuskohustusega. Kui isikule avaldatakse lepinguliste kohustuste täitmiseks isikuandmeid, on töövõtja kohustatud tagama, et isik, kellele isikuandmeid avaldatakse, järgib lepingus ja õigusaktides sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid. 7.4. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mis on avalikult teadaolev või mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. Töövõtjal ei ole õigust kasutada konfidentsiaalset teavet kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides. 7.5. Töövõtja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. 7.6. Töövõtjal ega töövõtjaga seotud isikutel ei ole õigust anda lepingu raames teateid pressile, meediale, üldsusele või teistele auditooriumidele ilma tellija eelneva kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekuta. Meediapäringute korral tuleb töövõtja vastus kooskõlastada tellijaga. 8. Lepingu kehtivus, muutmine ja lõpetamine 8.1. Leping jõustub allkirjastamisest poolte poolt ja kehtib lepingust tulenevate kohustuste täitmiseni. Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist. 8.2. Juhul kui poolest mitteoleneval põhjusel, nt kolmanda osapoole tegevuse viibimise tõttu, ei osutu võimalikuks töö tegevustega alustamine või tööde teostamine selliselt, et oleks võimalik järgida ajakavas kokkulepitud tähtaegu, alustatakse tegevustega või viiakse tegevused läbi tellija poolt nimetatud kuupäeval pärast viivitust põhjustanud asjaolu äralangemist. Sellisel juhul lükatakse edasi ka lepingu lõpp- ja vahetähtaeg perioodi võrra, mille osas tegevustega alustamine viibis või oli takistatud ning koostatakse uute tähtaegadega ajakava. 8.3. Pooltel on õigus lepingut muuta RHS § 123 lg 1 p 2 alusel: 8.3.1. kui lepingu täitmise ajal esinevad inimeste tervise ja ohutu elukeskkonna tagamise vajadusest tingitud põhjused (nt COVID-19 sarnane haiguspuhang, sõjategevus, keemia- või loodusõnnetus vms), mistõttu ei osutu võimalikuks töö teostamine (näiteks tellija asukohas töö teostamine jms) lepingus sätestatud tingimustel või alternatiivsete meetoditega, on pooltel õigus muuta lepingus esitatud aja-, ja/või tegevuskava ja/või pikendada lepingu täitmise tähtaega; 8.3.2. lepingu punktis 4.6 nimetatud juhul. 8.4. Lepingu aja- ja/või tegevuskava ja/või täitmise tähtaega on lepingu punkti 8.3 alusel lubatud pikendada proportsionaalselt lepingu täitmise ajal kehtinud piirangute või muu lepingu nõuetekohast täitmist takistanud asjaolu kehtivuse aja võrra. 8.4.1. Töövõtja esitab aja- ja/või tegevuskava muutmiseks või lepingu tähtaja pikendamiseks tellijale taotluse, milles näitab põhjendused ja selgitused, milliseid aja- ja/või tegevuskavas olevaid tegevusi on võimalik kavandatud ajal läbi viia ning millised tegevused tuleks edasi lükata, sest neid ei ole võimalik läbi viia alternatiivsete meetoditega. 8.4.2. Tegevuste osas, milles ajakava järgimine on takistatud kehtestatud piirangute ja keeldude tõttu, lepivad pooled tegevuste uue ajakava kokku 5 tööpäeva jooksul piirangute ja keeldude äralangemisest. 8.5. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta. 8.6. Tellijal on õigus leping mõjuva põhjuse olemasolul ennetähtaegselt üles öelda, eelkõige kui tal puuduvad lepingu täitmiseks rahalised vahendid või kaob vajadus töö järele või kui töövõtja likvideeritakse või reorganiseeritakse, kusjuures lepingust tulenevad töövõtja kohustused ei lähe üle tema õigusjärglasele. Tellija teatab töövõtjale ülesütlemisest 5  kirjalikult ette vähemalt 30 kalendripäeva. Tellija tasub töövõtjale lepingu lõppemise hetkeks faktiliselt teostatud töö eest. 9. Lõppsätted 9.1. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest. Kui lepingu mõni säte osutub vastuolus olevaks Eesti Vabariigis kehtivate õigusaktidega, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust. 9.2. Töövõtja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik. 9.3. Lepingu täitmise keel on eesti keel. 9.4. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, lahendatakse Harju Maakohtus. 6  Lisa 2 CV vorm Nimi: Isikukood: Roll hankelepingu täitmisel: Digiteerimise spetsialist Digiteerimise spetsialist peab vastama miinimumnõudena järgmisele tingimustele: dokumentide digiteerimise töökogemus vähemalt 12 kuud hanke algamisest eelneva 60 kuu jooksul. Töökogemus: Periood Ettevõte/asutus Amet, tööde lühikirjeldus * vajadusel lisada ridu Muu asjassepuutuv informatsioon: CV allkirjastamisega annan nõusoleku enda kaasamiseks hankelepingu täitmisse ning annan hankijale õiguse enda andmete töötlemiseks, mille eesmärgiks on kontrollida esitatud andmete põhjal meeskonnaliikme vastavust hankes seatud vastavustingimusele „Meeskonnaliige (digiteerimise spetsialist)“ ning CVs esitatud andmete õigsust. (allkirjastatud digitaalselt) Hankija tagab isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele.