Eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks

www.pwc.ee Lõpparuanne IKT baasteenuste korrastamise analüüs Aruanne Rahandusministeerium 05.05.2020 Projekt on rahastatud Euroopa Sotsiaalfondi meetme tegevusest 12.1.3 „Institutsionaalse ja organisatsioonide võimekuse tõstmine“.  Lõpparuanne Merle Küngas Rahandusministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn 05. mai 2020 Austatud Merle Küngas Riigi IKT baasteenuste konsolideerimise analüüsi eksperthinnang ja nõustamine Aruande on koostanud AS PricewaterhouseCoopers Advisors (“PwC”) vastavalt Rahandusminis- teeriumi ja PwC vahel 21. oktoobril 2019 sõlmitud lepingule (“Leping”). Aruandes sisalduv info pärineb mitmest aruandes detailsemalt kirjeldatud allikast. Me ei ole hinnanud nende infoallikate usaldusväärsust ega testinud sealt pärineva info tõepärasust. Sellest tulenevalt ei anna PwC ühelegi isikule (välja arvatud Rahandusministeeriumile Lepingu alusel) mistahes otseseid ega kaudseid kinnitusi raporti täpsuse või täielikkuse osas. Aruande lõppversioon on koostatud, võttes arvesse teie 31.03, 16.04 ja 24.04.2020 esitatud kommentaare meie 30.03.2020 esitatud vahearuandele. Aruande sisu pole lubatud teha kättesaadavaks teistele isikutele, välja arvatud Lepingus sätestatud juhtudel ning vastavatel tingimustel. PwC kannab aruandega seoses õiguslikku vastutust Lepingus sätestatud ulatuses üksnes Rahandusministeeriumi ja mitte ühegi teise osapoole ees, kes võib oma otsustes olla tuginenud selles aruandes sisalduvale teabele või seisukohtadele. Välja arvatud juhul, kui käesolevas aruandes on selgesõnaliselt sätestatud teisiti, ei ole teenustes, kliendile üleantavates tulemustes või raportis sisalduvates mistahes nõuannetes või soovitustes arvesse võetud ega hõlmatud koroonaviiruse (COVID-19) võimalikku otsest või kaudset mõju, sealhulgas, kuid mitte ainult, kohustuste täitmisele, tegevustele ja/või tulemustele. PwC ei vastuta koroonaviiruse (COVID-19) ühegi tagajärje ega otsese või kaudse mõju eest, mis tekib või on seotud PwC poolt käesoleva ülesande täitmisel osutatavate teenuste, kliendile üleantavate tulemuste, nõuannete või soovitustega. Kui Teil on küsimusi seoses aruandega, võtke palun ühendust Mihkel Lauk’iga, [email protected] Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Teet Tender AS PricewaterhouseCoopers Advisors AS PricewaterhouseCoopers Advisors, Pärnu mnt 15, 10141 Tallinn, Registrikood: 10325507 T: 614 1800, F: 614 1900, [email protected], www.pwc.ee IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Oluline teadaanne isikutele, kes ei ole aruande adressaadid Isikud, kes ei ole aruande adressaadid ja seda aruannet loevad, loetakse ta nõustunuks alljärgnevate tingimustega: 1. Aruannet lugev isik võtab teadmiseks, et AS PricewaterhouseCoopers Advisors on selle koostanud vastavalt oma kliendilt saadud juhistele ning üksnes kliendi huvisid ja kasu silmas pidades. 2. Aruannet lugev isik tunnistab asjaolu, et ta pole selle aruande adressaat ning vastamaks tema huvidele ja vajadustele oleks võinud aruande koostamiseks osutuda vajalikuks läbi viia teistsuguseid või täiendavaid töid. 3. Lugeja nõustub, et AS PricewaterhouseCoopers Advisors (sh tema partnerid, volitatud isikud ja töötajad) ja allhankijad ei võta aruandega seoses mingeid kohustusi ega vastutust, ei lepingulist ega lepinguvälist (sh hooletusest ja seadusest tuleneva kohustuse rikkumisest tingitud) vastutust. Lugeja nõustub, et AS PricewaterhouseCoopers Advisors (sh tema partnerid, volitatud isikud ja töötajad) ja allhankijad ei vastuta mistahes kahju, saamata jäänud tulu ega kulutuste eest, mis aruannet lugevale isikule seoses aruande kasutamisega või muul moel aruandega seotult võivad tekkida. PwC 3 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Sisukord Mõisted ja akronüümid................................................................................................................. 7 Ministeeriumide ja asutuste nimetused .......................................................................................................................7 Projektis kasutatud mõisted ja akronüümid ................................................................................................................7 Kokkuvõte .................................................................................................................................... 8 Sissejuhatus .................................................................................................................................................................. 8 Analüüsi eesmärk ......................................................................................................................................................... 8 Olulisemad tegevused................................................................................................................................................... 9 Projekti tulemused ....................................................................................................................................................... 9 Aruande struktuur .......................................................................................................................................................10 Metoodika ................................................................................................................................... 11 Ülevaade tänasest olukorrast...................................................................................................... 13 IT teenuste toimemudel .............................................................................................................................................. 13 Eesti IT teenuste toimemudel................................................................................................................................ 14 Avaliku sektori IKT finantseerimine ..................................................................................................................... 15 IKT baasteenuste finantseerimine ........................................................................................................................ 16 Tänase olukorra tugevused .................................................................................................................................... 17 Tänase olukorra nõrkused - lahendamist vajavad probleemid ...........................................................................18 Arvutitöökoha teenuse tänane olukord ..................................................................................................................... 20 Serveri baastaristu teenuse tänane olukord .............................................................................................................. 22 IT asutuste toimemudelid ................................................................................................................................... 23 SMIT ...................................................................................................................................................................... 23 RMIT ...................................................................................................................................................................... 25 RIK ......................................................................................................................................................................... 26 KEMIT ................................................................................................................................................................... 28 TEHIK .................................................................................................................................................................... 29 RIKS ....................................................................................................................................................................... 30 Toimemudelite kokkuvõte .................................................................................................................................... 32 Eesti avaliku sektori IKT baasteenuste korrastamise võimalikud stsenaariumid ...................... 34 Ettepanek IKT baasteenuste konsolideerimiseks ...................................................................... 36 Väärtuspakkumine ..................................................................................................................................................... 36 Mitterahalised kasud............................................................................................................................................. 37 Rahalised kasud ja tehnoloogiline võlg ................................................................................................................ 37 Strateegilised eesmärgid ja mõõdikud ................................................................................................................. 40 PwC 4 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Arvuti töökoha ja serveri baastaristu teenuste kirjeldus ........................................................................................... 41 Arvuti töökoha teenuste kirjeldus ......................................................................................................................... 41 Serveri baastaristu teenuse kirjeldus ................................................................................................................... 42 Teenuse organisatsioon .............................................................................................................................................. 44 Kliendikeskne teenus ............................................................................................................................................ 47 Teenuse rahastamise põhimõtted .............................................................................................................................. 48 Olemasolevate teenuste migratsiooni investeeringud ........................................................................................ 48 Teenuste püsikulud ............................................................................................................................................... 49 Tegevus- ja ajakava ..................................................................................................................................................... 49 Finantsvaade ................................................................................................................................................................ 51 Riskid ja maandamistegevused ................................................................................................................................. 52 IKT baasteenuste konsolideerimise võimalikkusest Välisministeeriumi näitel ..................................................... 55 Lisa 1. Analüüsi ulatus, projektis vaadeldud organisatsioonid ................................................... 57 Lisa 2. Projekti juhtimisstruktuur ............................................................................................. 60 Juhtrühm .................................................................................................................................................................... 60 Projekti töörühm ........................................................................................................................................................ 60 IKT juhtide töörühm .................................................................................................................................................. 60 Spetsialistide töörühmad ............................................................................................................................................ 61 Lisa 3. Keskse serveri baastaristu teenuse visioon .................................................................... 62 Serveri baastaristu teenuse kirjeldus ........................................................................................................................ 63 Seadmeruumide haldus ........................................................................................................................................ 63 Serverimajutus ...................................................................................................................................................... 63 Laivõrguteenus ...................................................................................................................................................... 67 Lisa 4. Keskse arvutitöökoha teenuse visioon ............................................................................ 68 Arvuti töökoha teenuste kirjeldus ............................................................................................................................. 68 ATK baasteenus ..................................................................................................................................................... 68 ATK Lisateenused ................................................................................................................................................. 69 Lisa 5. Eesti ja rahvusvaheline praktika ...................................................................................... 71 Eesti avaliku sektori senised kogemused kesksete teenuste kujundamisel ............................................................. 71 IT asutused ............................................................................................................................................................. 71 Kultuuriministeerium ........................................................................................................................................... 72 Tallinna Haridusamet ........................................................................................................................................... 73 RTK ........................................................................................................................................................................ 74 Erasektori praktika ..................................................................................................................................................... 76 Rahvusvaheline avaliku sektori praktika .................................................................................................................. 76 PwC 5 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Üldist ...................................................................................................................................................................... 76 Konsolideerimise kaasus – Holland...................................................................................................................... 77 Konsolideerimise kaasus - Taani .......................................................................................................................... 80 Konsolideerimise kaasus - Soome ........................................................................................................................ 84 PwC 6 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Mõisted ja akronüümid Käesolevas peatükis on kirjeldatud mõisted ja akronüümid selles tähenduses nagu neid on käesolevas aruandes kasutatud. Ministeeriumide ja asutuste nimetused • HTM – Haridus- ja Teadusministeerium • JUM – Justiitsministeerium • KAM – Kaitseministeerium • KEM – Keskkonnaministeerium • KUM – Kultuuriministeerium • MEM – Maaeluministeerium • MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium • RAM – Rahandusministeerium • SIM – Siseministeerium • SOM – Sotsiaalministeerium • VÄM – Välisministeerium • EMTA – Eesti Maksu- ja Tolliamet • KEMIT – Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus • KV-KVJ – Kaitseväe Küberväejuhatus • PPA – Politsei- ja Piirivalveamet • RIA – Riigi Infosüsteemi Amet • RIK – Registrite ja Infosüsteemide Keskus • RIKS – Riigi Infokommunikatsiooni Sihtasutus • RITK – Riigi Infotehnoloogia Keskus – ettepanekus esitatud uue organisatsiooni tinglik nimetus • RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus • RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus • SMIT – Siseministeeriumi Infotehnoloogia- ja Arenduskeskus • TEHIK – Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus Projektis kasutatud mõisted ja akronüümid • ATK – arvuti töökoht, detailne sisu on toodud peatükis „Arvuti töökoha teenuste kirjeldus“ • FTE – täistöökoha koormus (ingl full-time equivalent) • IaaS – taristu kui teenus (ingl infrastructure as a service) • ISKE – infosüsteemide kolmeastmeline etalonturbe süsteem • KAIS – kuluarvestuse infosüsteem • Migratsioon – tööd ja aeg, mis on vajalikud olemas oleva teenuse kohandamiseks ja üleviimiseks uuele ATK ja/või SBT teenusele. • Migratsioonikulu – kulud, mis on vajalikud olemas oleva teenuse, sh andmekogu või infosüsteemi kohandamiseks ja refaktoorimiseks, et üle minna uuele ATK ja/või SBT teenusele. • PaaS – platvorm kui teenus (ingl platform as a service) • Projekt – käesolev projekt „IKT baasteenuste korrastamine“ • SaaS – tarkvara kui teenus (ingl software as a service) • SBT – serveri baastaristu, detailne sisu on toodud peatükis „Serveri baastaristu teenuse kirjeldus“ • SLA – teenustaseme lepe (ingl Service Level Agreement) • Tehnoloogiline võlg – IKT teenuste elukaarepõhiseks juhtimiseks ja jätkusuutlikkuse tagamiseks vajaliku rahalise ressursi puudujääk, mis avaldub eelarve rahuldamata lisataotluste kogusummana. PwC 7 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • Töörühmad – ühine nimetus projekti organisatsiooni osadele, kes tegelesid sisuliste tulemite loomisega: projekti töörühm, IT-juhtide töörühm, ATK töörühm, SBT töörühm Kokkuvõte Termodünaamika II printsiip: korrastamatusel on tendents iseenesest kasvada. Korra loomiseks tuleb teha pidevat pingutust. (Peeter Lorents, 1998) Sissejuhatus Eestis on avaliku sektori IKT valdkonda riigi üleselt juhitud detsentraliseeritult. Kuues valitsemisalas on IKT valdkond tsentraliseeritud. Igal valitsemisalal on õigus otsustada, millist tehnoloogiat kasutada ja kuidas IKT valitsemist korraldada. Riigiasutuste infotehnoloogia korraldamisel on toimunud osaline konsolideerimine valitsemisalade kaupa. Justiitsministeeriumis (JUM), Siseministeeriumis (SIM), Rahandusministeeriumis (RAM), Keskkonnaminis- teeriumis (KEM), Kaitseministeeriumid (KAM) ja Sotsiaalministeeriumis (SOM) on loodud hallatavad asutused, mis osutavad valitsemisala asutustele IKT kasutamise ja arendamisega seotud teenuseid. Teistes ministeeriumides on infotehnoloogia korraldamine hajus või konsolideeritud osaliselt ministeeriumi infotehnoloogia osakonna või talituse juurde. Osaliselt osutavad hallatavad IT asutused teenuseid väljapoole oma valitsemisala. Käesolev aruanne on koostatud projekti töörühmades osalevate liikmete ekspertarvamustele tuginedes, samuti töörühmade poolt väljatöötatud materjale kasutades. Projekti juhtimisstruktuur ja töörühmade ülesanded on toodud aruande peatükis „Lisa 2. Projekti juhtimisstruktuur“. Varem on sarnase sisuga analüüse teinud RAM 20131 ja MKM 20152. Analüüsi eesmärk Analüüsi eesmärk oli uurida riigiasutustes põhifunktsioonidega mitteseotud IKT baasteenuste 3 (ingl sector- independent ICT services) – (edaspidi teenused) töökohateenuste ja baastaristuga seotud teenuste sisu, kvaliteeti, maksumust ja nendega seotud probleeme. Analüüsi käigus uuriti vastuseid järgmistele küsimustele: 1. Millised on riigisektoris põhifunktsioonidega mitteseotud IKT teenused, mida on võimalik riigis konsolideerida, eesmärgiga saavutada teenuste kvaliteedi tõus ja mastaabiefektist tulenev ressursside efektiivsem kasutamine. 2. Millised on riigisektori peamised probleemid teenuste osutamisel? 3. Millised on riigisektori põhifunktsioonidega mitteseotud IKT teenuste osutamiseks optimaalsemad teenuseorganisatsioonid, arvestades Eesti infotehnoloogia olukorda? Milline oleks optimaalse IKT 1 Riigi info-ja kommunikatsioonitehnoloogia korralduse analüüs, Rahandusministeerium 2013 2 Eesti riigipilve kontseptsioon, MKM 2015 3 Põhifunktsioonidega seotud infotehnoloogilised lahendused on näiteks valdkonnapõhised infosüsteemid jms. PwC 8 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne teenuseorganisatsiooni toimemudel sh finantseerimine ja juhtimine? Milline oleks optimaalse IKT teenuseorganisatsiooni loomise aja- ja tegevuskava koos riskiplaaniga? 4. Millised on teiste riikide kogemused IKT teenuste konsolideerimisel? Analüüs on sisendiks ettepanekutele Vabariigi Valitsusele riigisektori põhifunktsioonidega mitteseotud IKT baasteenuste, töökohateenuse ja baastaristuga seotud teenuste efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks korraldamiseks, koos aja- ning tegevuskavaga. Olulisemad tegevused Projekti eesmärkide saavutamiseks viidi läbi järgmised tegevused: 1. Teiste riikide sarnased praktikad ja õppetunnid IKT teenuste konsolideerimisel. Konkreetsed kaasused saadi Taanist, Soomest, Hollandist. Lisaks uuriti muid avalikult kättesaadavaid asjakohaseid publikatsioone. 2. Eesti avaliku sektori konsolideerimispraktika ja õppetunnid. IT asutuste toimemudelite uurimise käigus selgitati välja õppetunde senisest konsolideerimispraktikast – RIK, RMIT, SMIT, RTK, KUM, Tallinna Haridusamet. 3. Eesti erasektori teenusepakkujate kogemused ja õppetunnid teenuste osutamisel. 4. Töörühmade ühiste arutelude käigus kaardistati teenuste osutamisega seotud riskid ja probleemid. 5. ATK ja SBT töörühmad määratlesid kesksete teenuste loendid koos alamkomponentidega, teenuste osutamise tingimused ja hinnastamise põhimõtted. Töörühmade tulemid kiideti heaks IT juhtide 07.01.2020 töörühma poolt ning neid tutvustati ja arutati 22.01.2020 toimunud arhitektuurinõukogus. Projekti tulemused Projekti tulemusena loodi ettepaneku kavand, mille põhipunktid on järgmised: Väärtuspakkumine – määratleti IKT baasteenuste konsolideerimisest saadavad mitterahalised ja rahalised kasud erinevatele osapooltele: riik, asutused (sh IT asutused), teenuste lõppkasutajad. IKT baasteenuste konsolideerimisega soovitakse saavutada järgmisi strateegilisi eesmärke: 1. Keskne teenuste kulude ülevaade, toimib keskne investeeringute planeerimine ja elukaarepõhine juhtimine. 2. Tehnoloogilise võla vähendamine. 3. Tõhusad ja kvaliteetsed standardiseeritud teenused. Väärtuspakkumise tulemuslikkust mõõdame nelja kõige olulisema mõõdikuga aastaks 2025: 1. AKT ja SBT teenuste lisaraha taotlused on alla 5 mln euro aastas. 2. 100 % korrastamata 6000+ töökohtadest ja 60+ „serveriruumidest“ on üle viidud korrastatud ja standardiseeritud teenustele. 3. Keskne teenusepakkuja osutab klientidele parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenust. 4. Kliendi rahulolu säilib minimaalselt tänasel tasemel. Väärtust loovate kesksete ATK ja SBT teenuste loend ja kirjeldused, teenuste osutamise tingimused ja hinnastamise põhimõtted. Teenuse organisatsiooni ettepanek, sh vastutav ministeerium – MKM; ATK ja SBT keksete teenuste osutamiseks ühe uue asutuse moodustamine; organisatsiooni tuumikmeeskonna, teenusportfelli ja tuumikklientide loomine mõne riigi suurema korrastatud IT asutuse baasilt (RIK või RMIT või SMIT); uue organisatsiooni loomine MKM hallatava sihtasutuse (RIKS) baasil ja selle reorganiseerimise teel ning sellisel PwC 9 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne viisil, et RIKS andmekeskused, varad ja SBT võimekused oleksid kaasatud. Määratleti kliendikeskse teenuseosutamise põhimõtted. Uue asutuse tinglik nimetus käesolevas aruandes on RITK – Riigi Infotehnoloogia Keskus. Teenuse rahastamise põhimõtted, sh olemasolevate teenuste migratsiooniks vajalikud hinnangulised investeeringud ja teenuste püsikulud. Perioodiks 2021-2024 koostatud uue teenusepakkuja kogueelarve hinnang on 41,8 mln eurot. Finantsvaade sisaldab uue teenusepakkuja eelarve hinnangut ja rahalisi lisavajadusi ATK mahtude kasvu kompenseerimiseks ja teenuste migratsiooniks. Tegevus ja ajakava koos eesmärgi edukaks saavutamiseks vajalike põhimõtteliste eeldustega. Kava sisaldab nelja etappi: 1. Uue organisatsiooni loomine ja ettevalmistus – 2020 2. Teenusepakkuja RITK organisatsiooni käivitamine – 2021 3. Uute teenuste loomine ja käivitamine – 2022–2023 4. Uute klientide liitmine - 2024-… IKT baasteenuste keskse teenuseosutamise riskid ja maandamistegevused, sh organisatsiooni, personali ja tehnoloogiaga seotud riskid. Aruande struktuur Aruanne koosneb kolmest peamisest osast: 1. Ülevaade tänasest olukorrast. Ülevaate hulka kuuluvad riigi tänane IT teenuste toimemudel; ATK ja SBT teenuste tänane olukord, sh 112 asutuse hulgas läbiviidud küsitluse tulemused; tänase olukorra tugevused ja nõrkused ning lahendamist vajavad probleemid; IT asutuste toimemudelid. 2. Eesti avaliku sektori IKT baasteenuste korrastamise võimalikud stsenaariumid ja nende hindamise ning valiku kriteeriumid. 3. Ettepanek IKT baasteenuste konsolideerimiseks. Aruande lisades on toodud detailsed abimaterjalid: projekti kaasatud asutused; projekti juhtimisstruktuur; ATK ja SBT teenuste visioonid; Eesti ja rahvusvahelise kogemused ja õppetunnid kesksete teenuste loomisel. PwC 10 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Metoodika Tänase IKT baasteenuste olukorra kaardistamine toimus elektroonilise küsitluse teel. Küsitlusega hõlmati 112 asutust. Riigisektoris põhifunktsioonidega mitteseotud IKT teenuste määratlemine toimus ATK ja SBT töörühmades ühiste arutelude käigus. ATK teenuse aluseks võeti kokkuleppeliselt RIK-i 2017. aastal tehtud töö ja ATK teenuse koosseis ministeeriu- mite ühishoones (Haridus-ja Teadusministeerium, Justiitsministeerium, Majandus-ja Kommunikatsiooni- ministeerium, Rahandusministeerium ja Sotsiaalministeerium – kokku ca 1000 töökohta). Nimetatud töö hindas ATK töörühm parimaks saadaolevaks lähtealuseks ATK teenuse kirjeldamisel. SBT teenuse kirjelduse aluseks võeti PwC välja pakutud SBT teenuse struktuur, mille arendamisega töörühmas jätkati. Mõlema töörühma tulemus, teenuste kirjeldus, oli vajalik eelkõige võrreldavuse loomiseks IT asutuste teenuste vahel – selleks, et anda hinnang 2019. aasta kuludele. Võrreldavaid kulusid ja nende alusel riigi tervikvaatele antud kulude hinnanguid oli võimalik kasutada finantsprognooside arvutamisel. ATK ja SBT finantseerimise ülevade oli võimalik teha IT asutuste andmete pealt, mis 2019. aasta jooksul on KAIS-i sisestanud detailsuses, mis võimaldab kulusid teenuste kaupa eraldada. IT asutused andsid hinnangud vastavalt töörühmades kokku lepitud ATK ja SBT teenuste komponentidele. ATK kuludele andsid hinnangud RMIT, KEMIT, TEHIK, SMIT, RIK ja VÄM. SBT kuludele andsid hinnangu RMIT, KEMIT, TEHIK, SMIT. NB! Finantsvaated ei kajasta riigi tegelikku tervikvaadet. Teine, mitte vähem tähtis eesmärk oli kokku leppida teenuste komponentides, mis on kliendile kohustuslikud ja millised valikulised. Peamised probleemid tänaste ATK ja SBT teenuste osutamisel kaardistati samuti töörühmade kohtumiste tulemusena. Lisaks käsitleti probleeme, riske ja maandamismeetmeid ka teiste ürituste käigus suurema hulga spetsialistide osalusel: IT arhitektuuri nõukogu, infoühiskonna uue arengukava seminar, kõrgemad infoühiskonna kursused Eesti avaliku sektori tippjuhtidele. Toimemudelite kaalumiseks ja optimaalseima teenusorganisatsiooni valikuks toimus IT asutuste tänaste toimemudelite kaardistamine ja analüüs. Toimemudelite analüüsis osalesid RIK, RMIT, SMIT, KEMIT, TEHIK ja RIKS. Toimemudelite analüüsi eesmärk oli hinnata olemasolevate IT asutuste potentsiaali, et valida välja parim stsenaarium keskse teenuseosutaja tekkeks riigis. Toimemudelite analüüsi jaoks kasutati nn Osterwalderi mudelit (ingl Business Model Canvas). Kesksel kohal toimemudeli struktuuris on väärtuspakkumine (ingl value proposition): see ütleb, mida pakutakse ja kuidas see kliendile kasulik on. Seejuures võib "kasu kliendile" väljenduda teenuse kvaliteedis, hinnas või tõhususes. Toimemudeli uuringu struktuur oli järgmine: 1. Osutatav teenus. Millistest komponentidest teenus koosneb? Kohustuslikud ja valikulised komponendid. Väärtuspakkumine. SLA. 2. Kliendid. Kes on kliendid ja kui palju neid on? Millised on teenuste mahud ja nõudluse dünaamika ajas? 3. Teenuse organisatsioon. Millisel määral kasutab organisatsioon teenuste osutamiseks kattuvaid ressursse? Kuidas on organisatsioon seotud teenuste, klientide, arenduse ja halduse, teenuse kihtidega? Kuidas ja millise katvusega on organiseeritud klienditugi? PwC 11 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 4. Teenuse osutamise protsessid. Kuidas toimub kliendirahulolu juhtimine ja mõõtmine? 5. Tehnoloogia. Milliseid töövahendeid kasutatakse kliendisuhtlusel? Milline on tehnoloogiline mitmekesisus vs standardiseeritus? 6. Raha. Millised on teenuse hinnastamise põhimõtted? Kas teenuseid rahastatakse IT asutuste või klientide eelarvetest? Kuluarvestuse kasutamine teenuse hinnastamisel. Toimemudelite uuring toimus poolstruktureeritud intervjuudena. Lisaks kasutati olemasolevaid IT asutuste kirjalikke materjale. Asutuste toimemudelite kirjeldustes välja toodud probleemid, soovitused, vajadused ja järeldused on asutuste endi poolt väljendatud ja ei ole analüüsi tulemus. Toimemudelite uuringu käigus kaardistati ka IT asutuste senised kogemused teenuste konsolideerimisel, sh positiivsed ja negatiivsed õppetunnid. Tulemusi kasutati riigi IKT baasteenuste konsolideerimise ettepaneku väljatöötamisel. SMIT-i kaasuse jaoks kasutati Sisekaitseakadeemia toimetistes avaldatud uurimust4. Optimaalsema teenuseosutamise toimemudeli ettepaneku tegemiseks pakkus projekti töörühm välja kolm lahenduste alternatiivi, mille tugevusi ja nõrkusi kaaluti töörühmade kohtumistel. Ebasobivad alternatiivid eemaldati edasistest aruteludest. Töö tulemuseks oli üks lahenduse stsenaarium kahe lahendus-suunaga. Eesti erasektori ja rahvusvahelise kogemuse kaardistamiseks kasutati PwC ja RAM-i kontaktvõrgustikku asjakohaste kaasuste leidmiseks ja uurimiseks. Erasektori ja teiste riikide kogemuste jagamiseks toimus eraldi seminar projekti töörühmadele. 4 Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse loomise taust ja protsess asjaosaliste ekspertide pilgu läbi“ Raili Roosimaa, Lauri Tabur. Sisekaitseakadeemia toimetised 11, 2012. PwC 12 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Ülevaade tänasest olukorrast IT teenuste toimemudel Riigi kesksete teenuste konsolideerimise tase ja selleks vajalik toimemudel sõltub riigi prioriteetidest, soovitud teenuste tasemetest, keskse kontrolli vajadustest ja sünergia perspektiivist. Ka riigi tasemel on vaja kaaluda, kuidas IKT teenuste osutamine aitab arendada infoühiskonnas vajalikke oskusi, vastata riigiasutuste arengu- vajadustele, luua ja muuta tehnoloogilisi lahendusi kiiresti ja ökonoomselt. Toimemudelite erinevaid võimalusi kaaludes on vaja otsustada, kas ja mil määral tsentraliseerida ning millist rolli keskne teenus täidab riigi kui terviku tulevikustrateegiates. Alternatiivsete IKT teenuste toimemudelite ülevaade on toodud alljärgneval joonisel: Joonis 1. IKT teenuste korraldamise toimemudelid. Allikas: Accenture, „Four Digital Operating Models“. Detsentraliseeritud mudeli kohaselt korraldab iga organisatsioon või valitsemisala enda infotehnoloogiat iseseisvalt. Infotehnoloogia juhtimisotsused tehakse organisatsioonipõhiselt. IKT teenuste osutamiseks vajalik taristu ja sellega seonduv tööjõuressurss on organisatsiooni omandis ning teenindab enda valitsemisala. Jagatud teenusekeskuse mudel. Iga organisatsioon korraldab (planeerib, prioriseerib, investeerib) enda infotehnoloogiat ise, kuid kokkuleppeliselt jagatakse IKT teenusressursse, kas infrastruktuuri, kasutajatoe vm IKT teenuse osas, teiste organisatsioonidega. Näiteks osutab RMIT kokkuleppeliselt arvutitöökoha teenust KUM-i valitsemisala asutustele, kes jagavad RAM-i valitsemisala IKT-ga seonduvat ressurssi (ATK-ga seonduv serveritaristu, tugipersonal, kasutajatugi jne). Jagatud teenusekeskuse mudelis on teenuseosutaja täideviija rollis. Kompetentsikeskuse mudel erineb jagatud teenuskeskuse mudelist selle poolest, et jagatud teenuseid planeerib, kujundab, standardiseerib, suunab ja osutab üks kompetentsikeskus tihedas koostöös PwC 13 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne klientidega. Parimate teadmiste olemasolu kompetentsikeskuses võimaldab klientidel saada parimat võimalikku kasu IT teenuste rakendamisest. Tsentraliseeritud mudelis luuakse digitaalne strateegia ning selle elluviimine keskselt kõikide ministeeriumide jaoks. Kõik IKT teenuste platvormid on standardiseeritud ning kasutatakse ühist taristut. Eesti IT teenuste toimemudel Riigiüleselt on Eesti avaliku sektori infotehnoloogia korraldatud detsentraliseeritud mudeli kohaselt (vt allolev joonis). Valdavalt on infotehnoloogia korraldatud valitsemisala kaupa. Osaliselt kasutatakse ka jagatud teenuseosutamise mudelit. Näiteks osutab RIK arvutitöökoha teenust MKM-ile, RAM-ile ja SOM-ile. Samuti osutab näiteks SMIT arvutitöökoha tugiteenust Haigekassale, RMIT omakorda Kultuuriministeeriumile. Joonis 2. Infotehnoloogia teenus keskvalitsuse riigiasutustes Riigiasutustes on infotehnoloogia korraldamine täna osaliselt konsolideeritud valitsemisalade kaupa. Riigis on loodud kuus infotehnoloogia keskust, kes osutavad infotehnoloogia haldus- ning arendusteenuseid valdavalt enda valitsemisalale. Tabel 1. Eesti riigieelarvest finantseeritavad infotehnoloogia keskused (valitsemisalade sisesed). Valitsemisala ja teenuse Infotehnoloogia keskus Teenused saajad Registrite ja Infosüsteemide Infosüsteemide haldus- ja arendus, Justiitsministeerium keskus (RIK) arvutitöökoht Siseministeeriumi Infosüsteemide haldus- ja arendus, Infotehnoloogia- ja Siseministeerium arvutitöökoht arenduskeskus (SMIT) PwC 14 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Valitsemisala ja teenuse Infotehnoloogia keskus Teenused saajad Rahandusministeeriumi Infosüsteemide haldus- ja arendus, Infotehnoloogiakeskus Rahandusministeerium arvutitöökoht (RMIT) Keskkonnaministeeriumi Infosüsteemide haldus- ja arendus, Infotehnoloogiakeskus Keskkonnaministeerium arvutitöökoht (KEMIT) Tervise ja Heaolu Infosüsteemide haldus- ja arendus, Infosüsteemide Keskus Sotsiaalministeerium arvutitöökoht (TEHIK) Kaitseväe Küberväejuhatus Infosüsteemide haldus- ja arendus, Kaitseministeerium (KV-KVJ) arvutitöökoht Täiendavalt on avalikus sektoris kolm IKT keskust, kes osutavad infotehnoloogia teenuseid vastavalt organisatsiooni spetsiifilisele eesmärgile valitsemisalade üleselt. Keskused on järgnevad: Tabel 2. Eesti riigieelarvest finantseeritavad IKT keskused (valitsemisalade ülesed). IT keskus Vastutav ministeerium Teenused Infosüsteemide haldus- ja Hariduse Infotehnoloogia arendusteenused haridussektorile. Haridus- ja teadusministeerium Sihtasutus (HITSA SA) Haridusvaldkonna andmesideteenus Operatiiv-raadioside, Riigi Majandus- ja andmekeskuste ja riigi Infokommunikatsiooni kommunikatsiooniministeerium pilveteenuste opereerimise, Sihtasutus (RIKS SA) mereside- ning telefoniteenused Riigi Infosüsteemi Amet Majandus- ja Riigi kesksed e-teenuste taristu (RIA) kommunikatsiooniministeerium teenused Avaliku sektori IKT finantseerimine Eesti avaliku sektori infotehnoloogia kogukulu 2018. aastal (v.a KAM-i valitsemisala) oli vähemalt 214 miljonit eurot. Sellest 99 miljonit eurot kulus IT-investeeringutele ning 115 miljonit eurot IT-halduskulule, sh personalile5. Keskvalitsuse asutuste kulu infotehnoloogiale, sh infotehnoloogiakeskustele, oli 2018. aastal 123 miljonit eurot. Infotehnoloogia kulude dünaamikat vaadeldes selgub, et igal aastal on infotehnoloogia kogukulu suurenenud 10—20% võrra aastas. 5 https://www.riigikontroll.ee/DesktopModules/DigiDetail/FileDownloader.aspx?FileId=14504&AuditId=2494, lk.7 PwC 15 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 140 122 IT-investeeringud (milj eurot) 120 108 99 100 80 60 40 20 0 2016 2017 2018 Joonis 3. Keskvalitsuste asutuste IT-investeeringud, haldus- ja tööjõukulu 2016-2018 (milj eurot)6 Riigikontrolli poolt vaadeldud ajavahemikul tuleneb kulude kasv suurematest kuludest IT personalile ning infotehnoloogia haldusele. Tähelepanuväärne on asjaolu, et haldus- ja tööjõu kulu kasvab ka olukorras, kus investeeringud jäävad eelmise aastaga samale tasemele. Halduskulude all tuleb mõista kõiki kulusid, mis ei ole tööjõukulud või investeeringud, sh üldkulud. Investeeringud sisaldavad ainult sisseostetud kaupu ja teenuseid, sh arendusteenuseid. 50 45 IT-investeeringud (milj eurot) 40 38 40 40 35 34 34 34 30 30 20 10 0 Halduskulud Tööjõukulud Investeeringud 2016 2017 2018 Joonis 4. Keskvalitsuste IT investeeringud, haldus- ja tööjõukulud aastatel 2016-2018 (milj eurot)7 IKT baasteenuste finantseerimine Kulutused IKT baasteenustele võivad sisalduda nii investeeringutes kui ka halduskulus. Selletõttu oli võimalik baasteenuste kulutusi mõõta MKM-ile esitatud riigieelarve lisataotluse ning infotehnoloogia keskuste hinnangute, sh kulueelarvestuse infosüsteemi (KAIS) kantud 2019. aasta andmete põhjal. ATK ja SBT finantseerimise kokkuvõte oli võimalik teha IT asutuste andmete pealt, mis 2019. aasta jooksul on andmed KAIS-i sisestanud detailsuses, mis võimaldab kulusid teenuste kaupa eraldada. Alljärgnevad andmed ei väljenda riigi terviklikke kogukulutusi baasteenustele. KAIS andmetele tuginedes olid kulutused ATK ja SBT teenustele IT asutustes 2019. aastal kokku 32,4 mln eurot, sh litsentside ja riistvara hinnanguline kulu 10 mln eurot. ATK kuludele andsid hinnangud RMIT, KEMIT, 6 https://www.riigikontroll.ee/DesktopModules/DigiDetail/FileDownloader.aspx?FileId=14504&AuditId=2494 lk.8 7 https://www.riigikontroll.ee/DesktopModules/DigiDetail/FileDownloader.aspx?FileId=14504&AuditId=2494 lk 8. PwC 16 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne TEHIK, SMIT, RIK ja VÄM. SBT kuludele andsid hinnangu RMIT, KEMIT, TEHIK, SMIT. Kulud teenuste lõikes on välja toodud järgnevates peatükkides. MKM-ile 2019. aasta kevadel esitatud riigieelarve lisataotluste 2020—2023 IKT baasteenuste (Taristu ja riistvara uuendamine ja töökohateenus) vajaduste kogusumma oli 70,5 mln eurot8. See teeb keskmiselt 17,63 mln eurot aasta kohta. ATK ja SBT kulud olid 2019. aastal IT asutuste andmetel 32,4 mln eurot. Numbrid näitavad, et riigi terviklik rahaline aastane puudujääk on peaaegu pool aastasest hinnangulisest kulust baasteenustele. 2020. aasta kevadel perioodiks 2021—2024 esitatud taotluste kogusumma oli kasvanud 6% ehk 74,5 mln eurot. Lisataotluste juures tuleb tähele panna, et rahuldamata lisataotlused suurendavad IKT baasteenuste tehnoloogilist võlga. 2019. aasta tehnoloogiline võlg võrdub lisataotluste kogusummaga, s.o 70,5 miljonit eurot. 60 56 54 50 48 40 30 23 20 15 12 10 5 0 Infosüsteemide Uued Taristu ja Töökohateenus Keskne e- Infoturbe Uute SF ülalhoid ja e- Infosüsteemide Riistvara teenuste taristu tagamine arendustega teenuste arendused uuendamine arendus kaasnev tagamine rahastus (personal, (edasine uuendused jt) ülalhoid) Joonis 5. MKM-ile esitatud RES 2020—2023 IKT lisataotlused (milj eurot). IKT baasteenused märgitud kollasega. Arvestada tuleb, et baasteenuste komponendid võivad sisalduda ka „uute infosüsteemide arendustes“, näiteks uue infosüsteemi tööks vajaminevate taristu komponentidena või „Infosüsteemide ülalhoid“ baastaristu teenuse personalikuluna või muude taristu komponentidena. Tänase olukorra tugevused Tänase olukorra tugevuste loetelu on koostatud lähtudes projekti töörühmade töö tulemustest, IT asutuste toimemudelite analüüsist, samuti muude projekti raames läbi viidud üritustel saadud tagasisidet arvesse võttes. ATK teenus IT asutustes on standardiseeritud. Olulises osas, so ~18 000 töökohta riigis, on ATK teenuse osas korrastatud. Iga IT asutus teeb seda küll omamoodi ja enda valitud tehnoloogiaga, kuid siiski kokku lepitud 8 Töökohateenus, Taristu- ja riistvara uuendamine PwC 17 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne kvaliteedis ja mahtudes. Korrastamata ala on suhteliselt väike – 6000+ töökohta, so ~25%. Teenust iseloomustab suhteliselt kõrge kasutajate rahulolu. IT asutustes on erilahenduste kõrge kompetentsiga spetsialistid, kes haldavad IT asutuste erinevaid tehnoloogilisi lahendusi. Keskne hankimine. RIK on kohutuslikuks keskseks hankijaks ministeeriumite, nende haldusala asutuste ning Riigikantselei kontoriarvutite, monitoride ja printerite soetamisel. Lisaks on RIK määratud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonnas. Kokkuleppel teiste hankijatega võib RIK korraldada hankijate nimel hankeid või soetada asju ja tellida teenuseid. Ka RMIT pakub klientidele riigihangete läbiviimise teenust. Alates 12.10.2017 on RMIT riigiülese keskse hankija rollis ja pakub teistele asutustele riigihangete korraldamist IKT valdkonna riigihangetes. Keskne andmekeskuse teenus. RIKS-i andmekeskustesse on majutatud enamus suuremate riigi IT asutuste IKT seadmetest. Näiteks RIA on oma andmekeskuse kolinud RIKS-i andmekeskustesse, samuti on SMIT ja KEMIT toonud oma IKT seadmed RIKS-i. Tänase olukorra nõrkused - lahendamist vajavad probleemid Probleemide loetelu on koostatud lähtudes projekti töörühmade töö tulemustest, IT asutuste toimemudelite analüüsist, samuti muude projekti raames läbi viidud üritustel saadud tagasisidet arvesse võttes. Riigil puudub keskne ülevaade arvutitöökoha ja serveribaastaristu vajadustest ning maksumusest. Puudub keskne investeeringute planeerimine ja elukaarepõhine juhtimine. Riigikontroll leidis oma 19.12.2020 auditis, et riigis ei koosta keegi keskselt regulaarset ülevaadet ministeeriu- mide IT-tegevuskulude ja investeeringute kohta. Samas on sellise ülevaate saamine riigi raamatupidamisand- mete põhjal ministeeriumide ja nende asutuste kohta võimalik9, mida Riigikontroll ka tegi. Samuti leiab Riigikontroll, et infotehnoloogilistest investeeringutest, samuti haldus- ja personalialastest finantsandmetest tuleks luua selge ülevaade ning seda keskselt ja pidevalt jälgida. MKM-il oleks võimalik seda infot kasutada riigiüleste IT-valdkonna juhtimis- ja rahastamisotsuste kujundamisel 10. Samuti puudub keskne ülevaade arvutitöökoha ja serveribaastaristu vajaduste, maksumuste ja investeeringute kohta. Keskse elukaarepõhise juhtimise puudumine tähendab riigile tervikuna suuremat aja- ning rahakulu. Riigil ei ole piisavalt rahalisi võimalusi, et tagada tänase mudeli järgi arvutitöökoha ja serveri baastaristu rahastamine. Ministeeriumid ja nende hallatavad asutused on taotlenud perioodiks 2020—2023 arvutitöökoha ja serveri baastaristu teenuste ülalpidamiseks ja arendamiseks lisaks olemasolevale täiendavalt kokku 70,5 mln eurot 11. Vabariigi Valitsuse otsusega jäeti nimetatud taotlused rahuldamata, mis tähendab, et järgnevatel aastatel tehnoloogiline võlg kasvab veelgi. Perioodiks 2021—2024 on lisataotluste kogusumma kasvanud 74,5 miljoni euroni. See tähendab, et ühe aastaga deklareerisid asutused, et nende IKT baasteenuste eelarve vajadus järgnevaks neljaks aastaks on kasvanud 6%. Riigikontroll tõi oma ülevaates välja, et tuleb teadvustada, et e-riigi ülalpidamise kulu jääb kasvama, kui eesmärk on areneda ja olemasolevaid infosüsteeme töös hoida. Riigikontrolli andmeil suurenes aastatel 2016—2018 keskvalitsuse riigiasutuste IT-valdkonna haldus- ja personalikulu 30%12. SMIT-i näitel on SBT teenuse mahu kasvu prognoos 20% aastas. 9 Riigikontrolli 19.12.2019 audit „Ülevaade infotehnoloogia kuludest ja investeeringutest ministeeriumides ja nende asutustes“. 10 Riigikontrolli ülevaade Riigikogule, #e-riik Riigikontrolöri kokkuvõte e-riigiga seotud tähelepanekutest. Tallinn, 11. november 2019. 11 MKM kokkuvõte RES 2019-2023 taotlusest. 12 Riigikontrolli ülevaade Riigikogule, #e-riik Riigikontrolöri kokkuvõte e-riigiga seotud tähelepanekutest. Tallinn, 11. november 2019. PwC 18 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Puudub keskne tehnoloogiajuhtimine, millel on järgmised sümptomid: • riigi infosüsteemis on suur pärandvara hulk ja nn rätsepalahenduste osakaal; • asutustes dubleeritakse sarnaseid teenuseid; • erinevad (mitteühilduvad) tehnilised lahendused ja platvormid; • tehnoloogiate paljusus; • vähene pilvetehnoloogiate kompetents; • teenuste erinev kvaliteet. Eestis toimub riigiasutuste infotehnoloogia, sh tehnoloogia juhtimine peamiselt valitsemisala põhiselt, mistõttu on igas asutuses kasutusel erinevad tehnoloogilised lahendused, kuid samal ajal osutatakse IKT teenuseid (arvutitöökoha ja serveri baastaristu teenused), mis on igas asutuses ühesugused. Kuna tehnilised lahendused on erinevad, siis ka teenused ei ühildu omavahel. Teenuste osutamine ainult enda valitsemisalale saab probleemiks siis, kui erinevaid asutusi korraldatakse ümber või erinevad asutused koondatakse ühistesse hoonetesse (nt riigimajade projekt). Samuti ei võimalda tänased lahendused sujuvat koostööd erinevate asutuste vahel. Näitena võib tuua ministeeriumite ühishoonet, kus asuvatele ministeeriumidele pakub töökohateenust RIK, kuid samas RAM-i valitsemisalale pakub teenust RMIT, SOM-ile TEHIK. Erinevate tehnoloogiliste lahenduste tõttu on keeruline ja ressursimahuks kalendrite ühiskasutus, failide jagamine, muud tänapäevased koostöövormid. Ühiskasutuse võimaldamiseks on IT spetsialistidel vaja välja mõelda erilahendusi ja teha lisatööd. Antud näitel saavad IT lahendused takistuseks ja ei võimalda paindlikult funktsioone ümber korraldada. Ka Riigikontroll toob oma auditis välja, et iga IT-keskus pakub mitmeid IT-teenuseid (nt arvutitöökohtade ja kohtvõrgu haldus), mis on eri valitsemisalades ühesugused13. Andmekeskuste ja majutuse taristu on üles ehitatud hajutatult, dubleerivalt ja moel, mis ei luba pilveressursile sujuvalt üle minna. Täna on riigis vähe lahendusi, mis on nn pilvekõlbulikud, samas võimaldavad pilvetehno-loogia lahendused paindlikku ressursikasutust ja tarkvaralitsentsi poliitikat ning lihtsustavad riigiüleselt pilveplatvormile loodud rakenduste kasutamist. MKM-i poolt 2015. aastal koostatud „Riigipilve kontsept-sioonis“ on välja toodud, et pilvetehnoloogia soodustab ressursside efektiivsemat kasutamist (võimaldab kokku-hoidu nii riist- ja tarkvara investeeringutelt kui ka inimressursilt), on energiasäästlik ja keskkonnasõbralik, ühtlustab teenuste kvaliteeti, toetab innovatsiooni ja uute tehnoloogiliste lahenduste kiiret kasutuselevõttu ning võimaldab asutustel kasutada serverimajutuse tehnoloogia tippeksperte14. Muuhulgas leidis Riigikontroll oma ülevaates, et IT-keskuste loomine ja areng on võimaldanud ministeeriumide haldusalades koondada IT-valdkonna arenduse ja haldusega seotud tegevused, ühtlustada ja standardiseerida pakutavaid IT-teenuseid, vähendada asutuste koormust. Riigis on vähe tehnilist kompetentsi. Väikene on pilveteenuste kasutuselevõtu võimekus ja teenuste sisseostu võimekus. IT personali voolavus on suur. Riigiasutused võistlevad omavahel heade IT spetsialistide pärast. Sageli toimub riigisiseselt spetsialistide üle ostmine, mis toob kaasa ühelt poolt palgatasemete tõusu ja teiselt poolt liigub kompetents uude asutusse, jättes mingiks ajaks eelmisesse asutusse kompetentside tühimiku, kuna värbamisprotsess on aeglane ja tihti ei ole samaväärset inimest eelmise asemele võimalik kiiresti ega lihtne leida. Tippspetsialistid on väljendanud ootust töötada koos teiste oma valdkonna tippudega ja inspireerivate liidritega ning soovivad võimalikult vähe tegeleda bürokraatia ja rutiinidega. Rahandusministeeriumi andmetel oli asutuste IT-töötajate voolavus 2018. aastal keskmiselt 18,5%, ent asutuseti probleem varieerub. Ka Riigikontrolli ülevaate koostamise käigus tehtud intervjuudel leidis enamik ministeeriume ning asutusi, et tööjõu voolavus on IT-valdkonnas suur. See on suurem kui avaliku teenistuse ja 13 Riigikontrolli 19.12.2019 audit „Ülevaade infotehnoloogia kuludest ja investeeringutest ministeeriumides ja nende asutustes“. 14 Riigipilve kontseptsioon. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. 2015 PwC 19 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne hallatavate asutuste voolavuse näitaja 13,4%. Kõige enam on vaja arendajaid, süsteemiadministraatoreid, projektijuhte, IT-arhitekte, infoturbe ja kasutajatoe spetsialiste. MKM jõudis 2015. aastal koostatud „Riigipilve Kontseptsioonis“ järeldusele, et ühtse pilvetaristu loomisega on võimalik parendada kompetentsi, mis tegeleb infosüsteemide majutuse ja haldamisega, sest riigipilve rajamisega ja serveriressursside konsolideerimisega koonduksid kokku ka valdkonna tippspetsialistid ning lihtsustuks uute inimeste värbamine (kaoks riigiasutuste vaheline konkurents pädevate inimeste pärast ja samuti tahavad tippspetsialistid töötada koos oma valdkonna tippudega)15. Käesoleva analüüsi raames läbi viidud küsitluses toodi välja, et probleemiks on kompetentsete spetsialistide puudus, motiveerimiseks liiga madal palgatase, spetsialistide suur töökoormus. Infoturbe tase erinev ja sageli ebapiisav. Infoturbe korraldus ja tase on asutustes väga erinev ning sellest tingitud riskid väga kõrged. Infoturbe tase vajab ühtlustamist ning piisava taseme saavutamist kõikides riigiasutustes. Infoturbe parandamise vajadusele on viidanud Riigikontroll oma 14.05.2018 auditis „Eesti riigi kriitiliste andmekogude turvalisuse ja säilitamise tagamine“. Kuna keskne kontroll puudub, on infoturbe olukord ja tase sõltuvused asutuste juhtidest. Riigikontroll toob oma auditis välja, et infoturbelahenduste „nähtamatus“ on loonud olukorra, kus paljude valitsusasutuste infoturbe eest vastutavad ametnikud ei suuda turvalisust puudutavaid investeeringuvajadusi või ka lihtsamate ennetusmeetmete vajalikkust enda asutuse juhtkonnale ega poliitilistele otsustajatele teiste valikute kõrval nähtavaks ja kuuldavaks teha. Infoturbe probleemid on seotud nii kompetentside puuduse kui ka rahastuse probleemiga. RIA toob mh oma kvartaliülevaates16 välja, et regulaarselt esinevad teenusekatkestused on Eestis laiaulatusliku mõjuga. Enamasti tulenevad teenusekatkestused aegunud tarkvarast ja riistvarast, mis omakorda viitab ebapiisavatele taristu investeeringutele. Juhid peavad teadvustama, et nendest ressursimahukatest otsustest sõltub otseselt teenuste turvalisus ja töökindlus. Arvutitöökoha teenuse tänane olukord Keskvalitsuse riigiasutustes ja nende valitsemisalades (hallatavad asutused) on kokku hinnanguliselt 25 000 arvutitöökohta (v.a KAM-i valitsemisala). Koguarvust ca 18 000 arvutitöökohta teenindab mõni IT asutustest ning ca 6 400 arvutitöökoha teenus on hajutatud asutuste enda IT osakondade ja talituste vahel, kes on enda organisatsiooni sees korraldanud teenuse osutamiseks vajaliku taristu ning tugipersonali. 15 Riigipilve kontseptsioon. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. 2015 16 https://www.ria.ee/et/uudised/trendid-ja-tahelepanekud-kuberruumis-i-kvartal-2020.html PwC 20 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RMIT 3 639 Osutavad ise 6 439 RIK 4 807 KEMIT 1 453 TEHIK 1 592 SMIT 6 915 Joonis 6. Riigiasutuste arvutitöökohtade hulk ja teenuseosutajad 2020. Uuringu tulemused näitavad, et ligi kolmveerand (74%) riigiasutuste ATK teenusest on standardiseeritud ning osutatakse teenuseosutaja kontrollitud viisil. Kui riigiasutustest 76 asutusele osutavad ATK teenust üks viiest IT asutusest, siis 36 asutusel on teenus enda korraldada. Vähesel määral on seni ATK teenust ise korraldavad asutused alustanud teenuse tellimist olemasolevatest IT asutustest. Nii osutatakse teenust väljaspoole enda valitsemisala ca 2 500 arvutitöökohale. Suurimaks teenuseosutajaks väljaspoole enda valitsemisala on RIK. Joonis 7. Riigiasutuste arvutitöökoha teenuse osutajad ja kliendid. ATK teenuse finantsvaade Tänaseid ATK kulusid oli võimalik hinnata 2019. aasta KAIS-i andmete põhjal. ATK töörühma poolt koostatud teenuse kirjelduse baasil andsid oma kulude hinnangu RMIT, KEMIT, TEHIK, SMIT, RIK ja VÄM. PwC 21 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 2019. aasta ATK kogukulud ilma riistvara ja litsentsideta olid KAIS-i andmetel eelnimetatud asutustes 8,67 mln eurot (ainult ATK baasteenuste osa, vt peatükk „ATK baasteenus“). ATK kulud ilma riistvara ja litsentsideta olid vahemikus 330-609€, keskmiselt 445€. Koos riistvara ja litsentsidega on ühe ATK hinnanguline maksumus aastas ~1000€ (sh km). Ca 18 000 ATK kogumaksumus tervikuna on hinnanguliselt 18 mln eurot. Erasektori teenusepakkujatega konsulteerimise tulemusena saab hinnata, et ATK kulud on samas suurusjärgus erasektori hindadega. Serveri baastaristu teenuse tänane olukord Analüüsi käigus korraldatud küsitluse kohaselt selgus, et analüüsiga hõlmatud asutustel (vastas 73 asutust 112-st) on kasutuses vähemalt 61 eraldiseisvat ruumi, mis on kasutusel serveriruumidena ning milles käideldakse serveritaristut. Hinnanguliselt on ruumide hulk tegelikkuses oluliselt suurem, sest andmed taristu kohta laekusid osaliselt. Peamiselt andsid vastuseid asutused, kus serveriteenuste korrastatus on suurem. Küsitluse tulemusena selgus: 1. Riigiasutustel on kasutel vähemalt 61 eraldiseisvat serveriruumi või ruumi, kus käideldakse serveritaristut. 2. Kasutuses olevatele serveriruumidele on vaid osaliselt määratud turvaklass ja teostatud ISKE audit – 13 serveriruumi, millest 9 majutusteenuse pakkujaks on RIKS. 3. Turvaklass, st vastavus kehtestatud nõuetele, on määratud ainult majutusteenuse pakkujate taristus majutatavatele teenustele. 4. Suurematel IT asutustel on serverimajutus rohkem kui ühes asukohas. Reeglina majutatakse teenuseid RIKS taristul ning osalises mahus ka enda taristul. 5. Küsitluses osalenud asutustest 12 asutusel on kasutusel hübriidlahendus, st kasutatakse nii majutusteenuse pakkuja kui enda serveriruume. Kuuel asutusel on kasutusel ainult teenusepakkuja serveriruumid. 6. Küsitluses osalenute kasutuses olevatele 50 serveriruumile ei ole turvaklassi määratud ning need ei pruugi vastata serveriruumidele kehtestatud nõuetele. TELIA; 3 asutust; 5% RIKS; 9 asutust; 14% Asutuste enda serveriruumid; 50 asutust; 81% Joonis 8. Serveritaristu majutuseks kasutatavad ruumid riigiasutustes17. 17 Küsitluse andmed tuginevad 73 asutuste vastustele, sh IT keskused v.a KV-KVJ. PwC 22 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Hinnates füüsiliste serverite ning kasutatavate serverikappide hulka, võib teha järelduse, et serverikappide hõivatus tervikuna on väike18 ning võiks olla oluliselt suurem kapi pinna ja selle teenindamiseks kasutatava ressursi efektiivsemaks kasutamiseks. Küsitlustest selgus samuti, et asutustele on serverite käitlemisel probleemiks mittenõuetele vastavad ruumid, kuna nõuetele vastavate ruumide ehitamiseks ning tellimiseks puudub vajaminev ressurss. SBT teenuse finantsvaade Tänaseid SBT kulusid oli võimalik hinnata 2019. aasta KAIS-i andmete põhjal. SBT töörühma poolt koostatud teenuse kirjelduse baasil andsid oma kulude hinnangu RMIT, KEMIT, TEHIK ja SMIT. 2019. aasta SBT kogukulud eelnimetatud asutustes olid 14,4 mln eurot, sh amortisatsioon. SBT kulude hulka arvestati järgmised komponendid: serveriruumid ja nende haldus, serverimajutus, laivõrguteenus. IT asutuste toimemudelid Toimemudelite analüüsi eesmärk oli hinnata olemasolevate IT asutuste ATK ja SBT teenuste osutamise potentsiaali, et valida välja parim stsenaarium keskse teenuseosutaja tekkeks riigis. Toimemudelite analüüsi kaasati IT asutused: SMIT, RMIT, RIK, KEMIT, TEHIK ja RIKS. Toimemudelit analüüsi metoodika on kirjeldatud peatükis „Metoodika“. Alljärgnevalt on toimemudelite uuringu tulemused toodud asutuste kaupa järgmise struktuuri alusel: 1. Osutatav teenus. Millistest komponentidest teenus koosneb? Kohustuslikud ja valikulised komponendid. Väärtuspakkumine. SLA. 2. Kliendid. Kes on kliendid ja kui palju neid on? Millised on teenuste mahud ja nõudluse dünaamika ajas? 3. Teenuse organisatsioon. Millisel määral kasutab organisatsioon teenuste osutamiseks kattuvaid ressursse? Kuidas on organisatsioon seotud teenuste, klientide, arenduse ja halduse, teenuse kihtidega? Kuidas ja millise katvusega on organiseeritud klienditugi? 4. Teenuse osutamise protsessid. Kuidas toimub kliendirahulolu juhtimine ja mõõtmine? 5. Tehnoloogia. Milliseid töövahendeid kasutatakse kliendisuhtlusel? Milline on tehnoloogiline mitmekesisus vs standardiseeritus? 6. Raha. Millised on teenuse hinnastamise põhimõtted? Kas teenuseid rahastatakse IT asutuste või klientide eelarvetest? Kuluarvestuse kasutamine teenuse hinnastamisel. Asutuste toimemudelite kirjeldustes välja toodud probleemid, soovitused, vajadused ja järeldused on asutuste endi poolt väljendatud ja ei ole analüüsi tulemus. SMIT Üldinfo. • Asutamise aeg: 2008 • Töötajate arv: üle 300 • Valitsemisala: SMIT pakub siseturvalisusega seotud infosüsteemide arendust ja haldust Politsei- ja Piirivalveametile, Päästeametile, Häirekeskusele, Sisekaitseakadeemiale ja Siseministeeriumile. • IKT teenused: 130 IKT teenust 18 Küsitluse tulemina saadi asutuste üleselt hõivatuseks 3,7 serveriseadet/serverikapp. Parima praktika kohaselt loetakse optimaalseks kapi hõivatuseks 8—16 serveriseadet (blade tüüpi seade). PwC 23 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Teenuste koosseis. Teenuseid osutatakse ühise standardiseeritud SLA alusel. Teenuse tingimused lepitakse iga teenuse puhul kliendiga eraldi kokku. SLA-s on toodud nii tingimused kui maksumus. Teenuse maksumus on tänu kulumudelile kliendile läbipaistev. Teenuste hinnad on SMIT-i siseportaalis kättesaadavad. ATK on teenuste portfellis määratletud kõikide komponentidega. Komponendid on seotud kulumudeliga ning erinevad maksumuste vaated on võimalikud. Teenuse standardit täiendatakse tulenevalt klientide soovidest pidevalt. ATK baastaristu komponendid on teenuste portfellis määratletud tehniliste teenustena – need on teenused, mis osalevad kliendile väärtust loova teenuse koosseisus, kuid mida klient eraldi teenusena ei telli. SBT on teenuste portfellis toodud eraldiseisvate tehniliste teenustena. Kuni 2018. aastani oli SBT eraldi teenus, kuid eemaldati põhjusel, et selle eraldi käsitlemine ei olnud vajalik. SBT teenuse komponendid ja nende maksumused on hajutatud teiste teenuste koosseisudesse, sh kulumudeli kaudu. SBT teenus ei ole standardi- seeritud, pigem luuakse rätsepatööna ja projektipõhiselt. Alates platvormi kihist on standardiseeritus suurem. IT arhitektuuri standardimine ja formaliseerimine on kavas läbi viia 2020. aastal. SBT arendamine käib pigem tehnoloogia elukaare juhtimise kaudu. Kliendid. Valdavalt osutab SMIT baasteenuseid haldusala siseselt. Mõned teenused osutatakse siiski ka väljapoole haldusala, portfellis on need välisteenuste nime all. ATK teenusena osutatavate töökohtade hulk on 6 915 ja ajas pigem stabiilne. Välistest asutustest pakub SMIT ATK osalist teenust Haigekassale, Maanteeametile, RIA-le. SBT välisklientideks on NIIS19, Maanteeameti liiklusregister ja eu-LISA20. SBT mahu osas on ressursivajadus kasvav ja kasvu prognoos kuni 20% aastas. Organisatsioon. SMIT-i organisatsioon on jagatud erinevateks valdkondadeks21. Arendusvaldkonna alla kuuluvad haldusala asutuste põhiprotsesse toetavad DevOps22 tiimid, kes tegelevad vastavate IT teenuste arendamise ja haldamisega. SBT teenused on tehnoloogiavaldkonna koosseisus kolmes osakonnas (taristu, platvormid ja side), lisaks haldurid ja projektijuhid (kokku 51 töökohta). ATK teenuste osutamine on teenindusvaldkonna vastutusalas. I taseme klienditeenindus on klienditoe osakonnas (19 töökohta). II taseme klienditugi (tehnikud) on füüsiliselt esindatud üheksas linnas ja vajadusel liiguvad ka teistesse teenust vajavatesse asukohtadesse. Tehnikud on regionaalosakonna koosseisus. Peakontoris on üks arvutitöökoha spetsialist. Klienditugi on kättesaadav 24/7. Kliendirahulolu. SMIT mõõdab kliendirahulolu detailselt üle kõikide teenuste ja SLA-de. Kasutatakse soovitusindeksi meetodit. Ärikriitilisi ja olulisi teenuseid vaadatakse eraldi. Lõppkasutajate ja peakasutajate rahulolu mõõdetakse eraldi. Teenuste rahastamine. Nii ATK kui SBT teenuste kulud kaetakse SMIT-i baaseelarvest. Teenuse hinna arvutamisel on arvestatud baaseelarves olevate kuludega ja amortisatsiooniga. Teenus hind sisaldab kõiki kulusid, sh: baastaristu, kontori kinnisvara, andmekeskus, SMIT-i sisemised teenused, tugiosakondade kulud, muud üldkulud. Teenuse hinna üle peetakse läbirääkimisis vaid juhul kui klient soovib võrreldes teenuse baaskonfiguratsiooniga erisusi. 19 Nordic Institute for Interoperability Solutions, X-tee arendaja ja haldaja 20 eu-LISA on Euroopa agentuur, mis tagab Euroopa Liidu (EL) vabadusel, turvalisusel ja õigusel rajaneva ala suurimate IT-süsteemide – Eurodac, SIS II ja VIS – ööpäevaringse haldamise. 21 https://www.smit.ee/et/smiti-struktuuriueksused 22 https://www.devopsagileskills.org/dasa-and-devops/ PwC 24 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RMIT Üldinfo. • Asutamise aeg: 2012 • Töötajate arv: üle 180 • Valitsemisala: RMIT pakub IKT arendamise ja haldamise teenuseid RAM valitsemisala asutustele ning vastavalt kokkuleppele ka teistele asutustele. • Peamised IT teenused: RMIT pakub oma klientidele teenuseid kahes peamises suunas: töökohaga seotud teenused ning äriteenuste ülalhoid ja arendamine. Teenuste koosseis. RMIT on praegu olukorras, kus korraldab IT teenuste portfelli ümber eesmärgiga ühtlustada seda teiste riigi IT asutustega, standardiseerida kuluarvestuse põhimõtted ja suurendada läbipaistvust klientidele. ATK on standardiseeritud, sisaldades nii kliendile kohustuslikke kui valikulisi komponente. Kohustuslike komponentide osas sarnaneb teenus ATK töörühmas välja pakutud kirjeldusele, v.a võrgukomponent. Klientide erivajadused lahendatakse erikaasustega, kuid neid üritatakse pigem vältida. SBT teenust portfellis eraldi ei ole. SBT komponendid sisalduvad äriteenuste koosseisus (nn siseteenused). Teenuste hinnastamine käib täna Excelis. Tulevikus on plaanis kasutusele võtta arvestamise ja hinnastamise infosüsteem (AHIS), mis omakorda saab sisendiks KAIS-ile. SLA-s kajastuvad mh ka teenusest loobumise tingimused. Kliendid. RMIT osutab ATK ja SBT teenuseid ka väljapoole valitsemisala. Viimaste aastate konsolideerimised on kaasa toonud teenuste nõudluse kasvu. Liitujateks on olnud kohalikud omavalitsused, maavalitsuste ümber- korraldatud töökohad, KUMi valitsemisala asutused. RMIT-i olemasolev uute teenuste liitmise võimekus on tänase ressursiga 600 mittestandardiseeritud kuni 1500 standardiseeritud ATK-d aastas. 2019. aastal liitus 20 uut klienti 500 töökohaga, 2020. aastal on plaanis 5 uut klienti 250 töökohaga. SBT osas on konsolideerimiskogemus Rahvusraamatukogu äriteenustega (vt ka peatükki „Kultuuriministeerium“). Rahvusraamatukogu kõik äriteenused koos IT personaliga on viidud RMIT-i. Teenustega liitumine on toimunud vabatahtlikkuse alusel. Nõudlus teenuse osutamiseks on olnud suurem, kui RMIT on kliente vastu võtnud. Takistuseks on olnud rahastuse puudumine teenusega seotud investeeringuteks ning püsikulude katmiseks ja valmisolek teenuse standardite aktsepteerimiseks. RMIT-il on kohustus tagada „Riigimaja“ projektis arvutitöökoha baasteenused projektis osalevatele asutustele. Organisatsioon. ATK on töökohateenuse osakonna vastutusalas (45 töökohta). On keskne klienditugi (1 keskne kontaktpunkt) ja tehnikud (8 töökohta), kes katavad kõik maakonnad, paiknedes kaheksas linnas. Ressursikasutus on planeeritud järgmiselt: üks klienditoe spetsialist teenindab 400 arvutitöökoha ning üks tehnik teenindab 250 töökohta. III taseme tugi kuus töökohta jagatud ülesannetega (ATK, keskne süsteemihaldus, telefoniside, esitlustehnika, hankimine, projektide juhtimine). SBT teenust osutavad RMIT-is kaks osakonda: äriteenuste osakond ja kesksete teenuste osakond. Kliendirahulolu mõõdetakse iga pöördumise kohta eraldi ning tehakse rahulolu-uuring üks kord aastas. Rahulolu hinnatakse 5-pallisel skaalal. Teenuste rahastamine. RMIT-i tänane kulumudel ei rahulda juhtimisvajadusi, mille tõttu töötatakse välja uut teenuste hinnastamise ja eelarvestamise kulumudelit. Eesmärgiks on teenused üle IT asutuste ja RIA standardiseerida, et finantsvaade ja teenuste juhtimine oleks ühetaoline. PwC 25 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RMIT räägib teenuste maksumused klientidega läbi kord aastas ja lepib hinnad kokku järgnevaks eelarveaastaks. Kui teenuse eelarve ei ole RMIT-i baaseelarvega kaetud, siis peab teenuse klient tagama teenuse osutamiseks vajaliku eelarve ületoomise RMIT-i eelarvesse. Tänase rahastusmudeli puuduseks on asjaolu, et teenuse maksumus kliendile sõltub mastaabiefektist ehk klientide arvust. Probleemina avaldub see SBT komponentide juures, kus ühe kalli tehnoloogilise lahenduse kasutajaid on vähe. Näiteks kui üks Oracle klientidest loobub lahenduse kasutamisest, siis terviklahenduse kulu jaotub allesjäänud klientidele. RIK Üldinfo. • Asutamise aeg: 2006 • Töötajate arv: üle 240 • Valitsemisala: RIK on Justiitsministeeriumi haldusala asutus, mille eesmärgiks on luua häid integreeritud e-teenuseid pakkuv innovaatiline keskkond riigihaldus-, õigus- ja kriminaalpoliitika efektiivsemaks rakendamiseks. • Peamised IT teenused: RIK arendab ja haldab riigile ning kodanikele olulisi registreid ja infosüsteeme nagu näiteks e-äriregister, e-notar, e-kinnistusraamat, kohtuinfosüsteem, kriminaalhooldusregister, kinnipeetavate register, karistusregister, e-toimik, elektrooniline Riigi Teataja. Teenuste koosseis. ATK osas on teenused standardiseeritud, kuid tulenevalt klientidest on neid standardeid mitu. JUM-i haldusala ulatuses on teenus ühtlaselt standardiseeritud. Standardi sees on lõppkasutajate vajadusi arvestavad teenuse profiilid. Ministeeriumide ühismaja kliendid ei olnud nõus ühtset standardit kasutusele võtma. Erisused standardites seisnevad teenuse koosseisudes – erinev on kohustuslike baaskompo- nentide koosseis, samuti valikuliste lisakomponentide koosseis. SBT teenust eraldi teenuste portfellis ei ole. Igal äriteenusel on oma vastutaja äriarendusest halduseni välja, sh SBT. Arendus-, taristu, üld- ja infoturbe osakonnad on kõikide sisuosakondade jaoks ühised, horisontaalsed ressursid. Reeglina pakutakse äriteenuseid täisteenusena (sh SBT komponent). IaaS teenust osutatakse üksikjuhtudel. RIK on kohutuslikuks keskseks hankijaks ministeeriumite, nende haldusala asutuste ning Riigikantselei kontoriarvutite, monitoride ja printerite soetamisel. Lisaks on RIK määratud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonnas. Kokkuleppel teiste hankijatega võib RIK korraldada hankijate nimel hankeid või soetada asju ja tellida teenuseid. Kliendid. ATK kliente on kokku üle 4 800, sh ühismaja kliente on ca 1 000 ja muid väliseid kliente ca 450. Kohturegistrite osakonna alla kuulub kultuuripärandi infosüsteemide talitus, mis tegeleb KUM-i haldusalas oleva muuseumide infosüsteemile (MuIS) kasutajatoe ja hooldusteenuse pakkumisega. HTM koos paljude allasutustega võtab töökoha ja baastaristu teenuse RIK-ist. Ministeeriumite ühismaja loomise käigus võttis RIK üle HTM-i IT üksuse koos andmekeskuse ja personaliga. 2018–2019 on olnud ATK teenuste mahu kasvuaastad tänu väliste klientide liitumisele. 2020. aastal suuri muudatusi oodata ei ole. 20–100 ATK lisandumine on marginaalne muutus. SBT teenuse mahus muutusi pole olnud. Ootus on uute digilahenduste kasutusele võtmine, nt kohtumenetlustest osavõtt videokanalis. Igal sellisel teenusel peab SBT komponent kaasas olema. Organisatsioon on arenenud alates 1998. aastast, mil loodi JUM-i IT osakond. Alates sellest ajast toimusid kõik arendused JUM-i IT osakonna kaudu – 2002 lõpetati kogu taristu ja halduse tsentraliseerimine ning kõik JUM-i allasutused said keskse teenusega kaetud. PwC 26 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Eraldiseisva asutusena töötas Registrikeskus, mis pakkus täisteenust kinnistusraamatule ja äriregistrile. Registrikeskusest sai 2006. aastal RIK, millele liideti JUM-i IT osakond. Registrikeskuses oli tehniliste spetsialistide jagunemine osakonna kaupa. Puudus fookus probleemide ennetamisel ja lahendamisel. Sellest ajast on pärit neli sisuosakonda, kes vastutavad äriteenuste eest vertikaalselt. Igal äriteenusel on oma vastutaja äriarendusest kuni halduseni välja. Arendusosakond, üldosakond, infoturbe osakond ja infrastruktuuride osakond on kõikide sisuosakondade jaoks ühine horisontaalne ressurss. Selline organisatsioon on taganud, et sisuinimesed ja IT toimivad kõrvuti ning on sisulise koostöö võimekusega. Infrastruktuuride osakonnas on 4 talitust: infrastruktuuride haldustalitus, tööprotsesside talitus, kasutajatoe talitus ja ATK halduse talitus. Kasutajatoe organisatsioon on üks kontaktpunkt kõikide RIK-i IT teenuste klientide pöördumiste jaoks (äriteenuste lõppklientide toega tegeleb eraldi talitus üldosakonna koosseisus). Kasutajatoe organisatsioon on hajutatud üle Eesti ja katab 90 erinevat punkti, sh suured saared. Kohapealseid tugiisikuid on erinevates asukohtades 20. Kõnekeskus töötab tööpäeviti kell 8–18. Valveadministraator töötab küll 24/7, kuid jälgib ainult monitooringu teateid. Kohapealne tugiisik (tehnik) teenindab 200–250 töökohta. RIK katsetas kõnekeskust režiimil 24/7, kuid teenuse järele ei olnud mõistlikku nõudlust. Kulud ja loodav lisaväärtus polnud tasakaalus. Kliendirahulolu-uuring viiakse läbi regulaarselt kord aastas. Eraldi mõõdetakse rahulolu ATK ja äriteenuste osas. SLA aruandeid tehakse kord kuus. ATK osas mõõdetakse lõppkasutajate rahulolu. Äriteenuste osas mõõdetakse pigem teenusest oodatud efekti, mõju. Seetõttu on oluline äriteenuse omaniku, mitte teenuse lõppkasutaja hinnang. Näiteks kui JUM otsustab menetlustel lisainfot koguda, siis vahetute kasutajate – kohtute – rahulolu ei kasva. JUM-i haldusalas on äriteenuste omanikuks asjakohane asekantsler, kes kujundab teenust ja otsustab ka investeeringute ja kulude üle. Teenuste peatellijaks on ministeerium asekantsleri vastutusega. Näiteks kohtute tellimus arutatakse läbi ja kooskõlastatakse ministeeriumiga. Suurte arendusprojektide kohta on küsitud tagasisidet ka sisekontrolli ja infoturbe osakonnalt. Tulemuste hindamisel osaleb ka asekantsler teenuse omaniku rollis. Klienditeeninduse töövahendiks ATK vaates on tarkvaraportaal, samuti kasutajatugi I–IV tasemega. Iseteenin- duse vahendusel on kasutajatele kättesaadav nimekiri ATK lisateenustest. Kui soovitud teenust nimekirjas ei ole, siis toimub teenuse erijuhtumi menetlus. Kogu ATK tarkvara kasutus on kontrollitud. Kliendi soovil seatakse teenusele lisapiiranguid, nt vanglates. RIK lähtub ATK teenustele piirangute kehtestamisel infoturbe vaatest. Teenuste rahastamine. Teenuste rahastamise mudel koosneb RIK-i baaseelarvest ja klientide üle kantud eelarvetest. Omatulu äriteenustest on suurusjärgus 4 mln eurot, muudest teenustest (sh ATK) ca 2 mln eurot. Teenuste hinnastamine: eelarves ei ole ühtegi eurot, mis ei kuuluks kulumudeli kaudu mõne teenuse kuludesse. Kord aastas vaadatakse klientidega teenuste sisu üle ja lepitakse kokku teenuse hinnas järgnevaks eelarve- perioodiks. Näiteks 2020. aasta kevadel on teada ligikaudsed 2021. aasta maksumuse indikatsioonid. Samas ei ole teada, kuidas muutuvad hinnakomponendid, näiteks palgakomponent või keskse baaseelarve suurus. Keskse eelarve suurus mõjutab kliendi jaoks teenuse lõpphinda. Puudujääva osa teenuse hinnast peavad kliendid leidma oma eelarvelistest vahenditest või riigieelarve lisataotlustest. Kui kliendid lisarahastuse otsuse saavad (jah või ei), siis algavad läbirääkimised RIK-i ja klientide vahel. Läbirääkimistel toimib partnersuhe. Kui perioodi keskel toimub teenuste hinnas muutus, siis selle kompen- seerib RIK jooksvalt ja võtab arvesse järgmise perioodi hinnaläbirääkimistel. Kui hinnamuutused on suured, siis lahendatakse olukord kaasuspõhiselt. Regulatsioonidega pole RIK-i teenuste kasutamiseks kohustust antud – tegu on väliste klientide vaba valikuga. RIK-i hinnangul on nimetatud asjaolu riigi tervikvaates probleem, sest PwC 27 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne kliendid peavad tegelema eelarveliste vahendite leidmisega mh nende teenustingimuste ulatuses, mille osas neil valikuvõimalused puuduvad (nt infoturve). RIK-i soovitus. Hea näite teenuse hinnastamise mudelist saab tuua koostööst RKAS-iga. Eelarve protsess on tehtud nii, et teenuse hinnamuutused otsustatakse ja rahastatakse keskselt. Klient (nt RIK) ei tegele nende teenuse komponentide rahastamise muredega, mille mõjutamiseks võimalused puuduvad – näiteks elektrihinna muutustest tulenevate teenuse hinna muutusega. RIK-i soovitus. Teenuse eelarve tagamine peab olema kliendi vastutada. Tasuta teenus on halb teenus, sest kliendi poolt teenusele esitatavad nõuded võivad väljuda reaalsetest võimalustest. Selle asjaolu tõttu on mõistlik, et klient vastutab teenuse nende kulude ulatuses, mis sõltuvad kliendi poolt esitatud nõuetest. KEMIT Üldinfo. • Asutamise aeg: 2013 • Töötajate arv: 53 • Valitsemisala: KEMIT-i klientideks on seitse KEM-i valitsemisala asutust, sh ministeerium. • Peamised IT teenused: ruumi-, ilma-, keskkonnaseire- ja satelliidi-info teenused. Teenuste koosseis. ATK on standardiseeritud enamikule klientidele ühesuguselt, kuid kasutatakse eriprofiile spetsiifiliste töökohtade jaoks (fotogramm-meetria tööjaamad, sünoptikute tööjaamad jm) Lõppkasutajatele on iseteeninduse kaudu kättesaadavad lubatud lisatarkvarad. Kui tarkvara loendist puudub, peab selle klienditoe kaudu hankima. SLA-d on olemas standardsetel teenustel (sh ATK) ja äriinfosüsteemidel, SBT teenust loetakse IT-asutuse siseteenuseks, mis tagab ülejäänud IT-teenuste toimimise (ressurss, turvalisus jne). Kliendid. KEMIT-i klientideks on seitse KEM-i valitsemisala asutust, sh ministeerium. Siiski on ka üks väline klient (PRIA satelliitjälgimise teenuse „Satikas“ majutamine). KEMIT-i poolt osutatava ATK teenuse hulk on 1453 töökohta, millest ühtsele standardile vastavaid on ~1300. Maa-ametil on ATK jaoks eriprofiiliga süsteemid. Erivajadused on pildistamine, 3D-monitorid, prillid. Osa teenuseid loetakse kriitilisteks, mis vajavad 24/7 teenust (kiirgushoiatussüsteem, ilmateenistuse teenused jt) vähemalt reageerimise tasemel. Teenustele, mida kasutavad kõik asutused, on SLA-d ühised kõikidele klientidele, nt ATK, dokumendihaldus, tööplaani infosüsteem jt. ATK arv on ajas püsinud ühesugune. SBT nõudlus kasvab märkimisväärses tempos tulenevalt ärirakenduste teenuste järjepidevast arendamisest, tekib uusi teenuseid. SBT eripäraks on andmemahtude suur maht ja selle kiire kasv, mille taga on ilmateenistuse andmed, ruumiinfo/kaardid, satelliidipildid, mõõdistamistulemused (aerokaamerate pildid, laserskaneerimise info, GPS-positsioneerimine jne). Serveriressursid kasvavad. 2020. aasta lisavajadused on +1 PB. Organisatsioon. KEMIT-is on kolm osakonda: kasutajatoe, taristu ja tarkvara osakonnad, kuid selle aasta jooksul organisatsiooni struktuur muutub (tekivad äriteenuste põhised tiimid, DevOps põhimõtete rakendamine). Klienditugi koosneb 6 inimesest. I tase – klienditoe osakonna töötajad, kes täidavad ka kontaktisiku rolli kõikidele kasutajatele. II tase – taristuosakonna süsteemi- ja/või rakendusadministraatorid. Telia tehnikud osutavad lepingu alusel kasutajatoe ülesandel teenust vajadusel koha peal. Telia tehniku teenust kasutatakse ATK ja lokaalvõrkude kohapealseks haldamiseks. ATK riistvara toimetatakse erinevatesse asukohtadesse Omniva teenusega. Klienditoe töötajad on hajutatud Tallinna, Tartu ja Pärnu vahel. Kuna toimub ATK kaughaldus, siis füüsiline asukoht pole oluline. Vajadused kohaliku tehniku järele on väikesed ja harvad. Iga tehnik katab ära 200+ ATK PwC 28 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne vajaduse. Samas kulub klienditoe koormusest märkimisväärne osa eriprofiilide teenindamisele - ca 1/3 tööst on suunatud eriprofiilidele, 2/3 tavalisele ATK teenusele. Ligipääsude haldus ja väliste teenuste ligipääsud on klienditoe vastutus, standardsed ligipääsud haldab kasutajatugi ise, keerulisemad juhtumid lahendab taristuosakond. ATK baastaristu kesksete komponentide (System Center, Exchange jt) haldus on seni taristuosakonnas. Taristu osakonnas on 24/7 valveadministraator ärikriitiliste teenuste ülalhoiuks. Valveadministraatori poole on lubatud pöörduda ainult valitud peakasutajatel ja ilmateenistuse sünoptikutel. ATK vahendite hankimiseks kasutatakse võimalusel RIK-i raamlepinguid, SBT vahendid hangitakse KEMIT korraldatavate hankemenetlustega. Kliendirahulolu ATK teenustega mõõdetakse regulaarselt iga kliendipöördumise kohta eraldi. Kord kuus tehakse päring nendele kasutajatele, kes 40 päeva jooksul pärast pöördumist ei ole klienditoele tagasisidet andnud. Hindamismeetodiks on soovitusindeks (NPS). Viimase aasta keskmine on 53% ja see on tõusev. Äripoole rahulolu teiste teenustega KEMIT süsteemselt ei uuri. Ministeerium ja asutused korraldavad üldiseid rahulolu-uuringuid organisatsioonides, sh rahulolu IT teenustega ning annavad KEMIT-ile tagasisidet. Maa- ameti IT teenuste liitmisel KEMIT-iga 2017. aastal kliendirahulolu tase langes oluliselt, kuid taastus ühe aasta jooksul ja on praegu lähedane teiste asutuste hinnangule. Teenuste rahastamine. KEMIT-is teenuseid ei hinnastata, kuna arveid teenuse eest ei esitata. KAIS-is on äriteenuste kulud olemas. Peamine äriteenus on “äriinfosüsteemide arendamine ja käitamine“, mille all on ca 50 alamteenust (vastavate äriinfosüsteemide teenused) . Teenused osutatakse baaseelarvest, omatulu puudub. Nii majanduskulude kui investeeringute eelarve on KEMITi käes, majanduskulude kasutamise teenuste tagamiseks otsustab KEMIT, investeeringute eelarve jaotuse kinnitab ministeeriumi kantsler vastavalt eelnevale kooskõlastamiste tulemusele. Aruandlust teenuste hindade kohta ei toimu. KEMIT-i vajadus: Puudub hea, läbipaistev ja õiglane süsteem teenuste hinnastamiseks, kuid seda töötatakse välja. Pärandvara hinda kulumudelis ei kajastu, sest see on nulli amortiseerunud, mistõttu ei saa tegelikke kulusid (amortiseerimist) objektiivselt hinnata. Tehnoloogilise võla võiks saada arvele võtta. TEHIK Üldinfo. • Asutamise aeg: 2017 • Töötajate arv: 120 • Valitsemisala: TEHIK tegeleb IKT teenuste arendamise, haldamisega tervise-, sotsiaal- ja töövaldkonnas Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas. • Peamised IT teenused: 175 erinevat kliendi äriteenust Teenuste koosseis. Töökohateenuse komponendid on standardiseeritud, erisused tekivad rakenduste ja klientide lõikes. Erisused on näiteks andmete säilitamise aeg, pöördumistele vastamise aeg, hoolduste tegemise ajad jms. Samas, erisused on klassifitseeritud. Teenuse osutamise tingimused võivad olla iga kliendi jaoks erinevad. Vähesel määral on olemas ka mittestandardsed töökohad (nt labori töökohad). SBT teenused portfellis eraldi kirjeldatud ja hinnastatud ei ole. Kliendid. TEHIK-ul on ca 1 600 ATK klienti SOM-i valitsemisalas. Üksikud kliendid on ka väljast: ATK osas riiklik lepitaja ja võrdõiguslikkuse volinik, SBT osas pakub TEHIK EMTA-le ärirakenduse „SS Riina“ teenust. PwC 29 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Organisatsioon. TEHIK-us on kokku 120 töökohta, millest SBT spetsialistid moodustavad 10 inimest, ATK spetsialistid 3 inimest, kasutajatoe 12 inimest. Nii ATK, SBT majutus kui SBT haldus ja kasutajatugi on infosüsteemide halduse üksuse koosseisus. Kasutajatugi pakub teenust tööpäevadel kell 7–22. Regionaalset katvust ei ole. Kasutajatugi töötab nagu kõnekeskus. Lepinguline partner on Telia, kes vajadusel osutab tehniku teenust koha peal ja reageerib väljakutsetele. Teenust juhib TEHIK. Kliendirahulolu ei mõõdeta, tagasisidestamist ei toimu. SLA-de täitmist mõõdetakse ja aruanded saadetakse klientidele. Teenuste rahastamine. Teenuste maksumused (omatulu) lepitakse klientidega kokku SLA läbirääkimistel vastavalt teenuse tingimustele. Pooled vaatavad lepingu edaspidi üle vastavalt vajadusele ning lepivad kokku järgnevaks eelarveperioodiks osutatavad IT teenused, nende mahud ja eeldatava maksumuse. TEHIK-ul on oma baaseelarve, mille kinnitab, mida muudab ja mille täitmist kontrollib valdkonna eest vastutav minister. Eelarve kulud kaetakse riigieelarvest, majandustegevusest laekuvast tulust (omatulu), rahvusvahe- listes koostööprojektides osalemisest tulenevatest eraldistest ja Euroopa Liidu toetustest. RIKS Üldinfo. • Asutamise aeg: 2000 • Töötajate arv: 55 • Valitsemisala: RIKS on MKM-i haldusalas olev mittetulunduslik sihtasutus. • Peamised IT teenused: riigipilv, mereside, kõneside, seadmemajutus, andmekeskus, operatiivraadioside. Teenuste koosseis. RIKS pakub SBT teenusena Riigipilve IaaS, PaaS ja SaaS taseme teenuseid ISKE H tasemel ehk käideldavusega 99,9. Väärtust klientidele ja riigile loob: • operatiivne maksumus – kulud taristule tehakse vastavalt konkreetsele vajadusele. Maksumuse samm on päev, mitte tavapärane investeeringu amortisatsioon (5 aastat). • skaleeritavus – ressursside suurendamine ja vähendamine on võimalik igapäevaselt vastavalt vajadusele. • ülevaatlikkus – selge arusaam teenuste infrastruktuuri kuludest. • kõrgkäideldavus – rakenduse tasemel on võimalik tagada parim töökindluse mudel. • standardiseeritus – lahendused ehitatakse ühiste põhimõtete järgi. • automatiseeritus – tarkvaraliste lahendustega on võimalik vähendada administreerimise kulusid. • korrastatus – kolimise käigus tekivad taasteplaanid ja dokumentatsioon edasiste riketega tegelemiseks. Kuna riigipilve teenus on uus, siis ebasoovitavat tehnoloogilist mitmekesisust ei ole tekkinud. SBT andmekeskuse teenuse puhul pakub RIKS kliendile nõuetekohast ruumi IKT seadmete majutamiseks. RIKS pakub kliendile kahe erineva tasemega IKT seadmete majutusteenust: • ISKE H – käideldavus 99,9%. • ISKE M- käideldavus 98,8%. • ISKE L plaani käesoleval hetkel pole. Andmekeskused paiknevad Tallinnas ja Harjumaal. Andmekeskuse laiendamise potentsiaal: Harjumaal on krunt varuks, kuhu saab teha kolmanda lokatsiooni. Standardiseerimine. Riigipilve aluseks on RIA kehtestatud Nõuded Riigipilvele v 2.0. Teenuste edasine arendus on toimunud koostöös klientidega. Andmemajutuse teenuse arendamisel on lähtutud ISKE soovitustest, andmekeskuste „Tier“ standardist ning kliendi spetsiifilistest nõuetest. PwC 30 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Probleem. Pilveteenuse standard on tegelikult puudu. Pilveteenuste soovitusliku kasutuselevõtu strateegia eksisteerib, aga jõustamine on puudu. Soovitus: RIA nõuetest võiks tekkida riigiülene standard. KEMIT-is kolme tootega tehtud pilveteenuste kasutuselevõtu pilootprojekt näitas, et tegelik soov on SBT rätsepalahendused, mitte pilvekõlbulikud teenused. Tähelepanek: riigipilve aeglane arengu põhjuseks on olnud võtmeklientide puudumine. Andmekeskuste teenuse vajaduse dünaamika on hinnatud lühiperioodil stabiilseks, pikemas perspektiivis on prognoosida nõudluse vähenemist, mis on sõltuvuses pilveteenuste kasutuselevõtmisega. RIKS-i andmekeskustesse on majutatud enamus suuremate riigi IT asutuste IKT seadmetest. RIA on oma andmekeskuse kolinud RIKS-i andmekeskustesse, samuti on SMIT ja KEMIT toonud oma IKT seadmed RIKS-i. Kogemustele tuginedes on majanduslikult soodsaim uusimatel tehnoloogiatel põhinev energiatõhus andmekeskus, kus on võimalus kliendi vajaduste kohaselt kliendi majutusressurss segmenteerida. Organisatsioon. Riigipilve opereerimiseks on RIKS arvestanud 24 töötajaga kokku 5 täistööajaga (FTE) – tegu on jagatud ressursiga. Lisaks on riigihankega kaasatud opereerimisse ja arendamisse eraettevõtted töömahuga 18 FTE. Riigipilve konsortsiumi partnerid on: • Ericsson – riistvara, projektijuhtimine, müük • OpenNode – integratsioon, arhitektuur • Dell/EMC – riistvara • Telia – opereerimine ja haldus • Cybernetica – turvalisus Andmekeskuste igapäevast haldust teostavad oma töötajad ning teenuse osutamiseks on 6 FTEd. Töötajate pädevust hoitakse läbi koolituste ning pädevussertifikaatide (energeetikud). Majasisene tehniline oskusteave võimaldab andmekeskuste tehnoseadmestikku käitada, lisaks on sõlmitud hoolduslepingud tarnijatega (gaaskustutus, katkematud toiteallikad, generaatorid, HVAC). RIKS on teenuseomanik ja opereerija. Klienditeenindus. L1 24/7 juhtimiskeskus, kaks inimest on korraga tööl. Seiratakse nii riigipilve kui andmekeskust. Klienditeeninduses – kolm inimest, kes on osaliselt projektijuhid. Kliendirahulolu. Riigipilves planeeritakse tegevused erinevate osapoolte projektijuhtide iganädalastel kohtumistel ja tehnilise planeerimismeeskonna kohtumisel. Arvesse võetakse riigi strateegilisi eesmärke ja klientide vajadusi. Klientidega toimub suhtlemine regulaarselt ja lisaks tehakse infojagamise üritusi ning praktilisi koolitusi. 2019 aastal 2tk, 2020 – 3 tk. Tagasisidet on klienditeenindus küsinud e-kirja teel ja vastuse puudumisel telefonitsi. Andmekeskuste tegevusi planeeritakse järgnevalt: kliendi vajadused kaardistatakse, mille baasilt tehakse esmane disain, seejärel kooskõlastamine kliendiga, projekteerimine, ehitamine ja üleandmine kliendile ning hilisem haldusteenus koos andmekeskuse tehniku teenusega (nn remote hand). Kliendile pakutakse täiendavat tuge lisateenuste jaoks (kliendikohase nõrkvoolukaabelduse väljaehitamine, vooluvarustus vastavalt kliendi nõuetele, andmekeskuse tehniku teenus). Igakuiselt peetakse arvestust käideldavuse üle, iganädalaselt on regulaarne kontroll serveriruumides ning tehnosüsteemide üle vaatamine. Teenuste rahastamine. Investeeringud pilveteenustesse on teinud eraettevõtted, RIKS-i osa on 12%. Riigipilv sai riigieelarvest toetust aastani 2020 (2018 ja 2019 – mõlemal aastal 150 000 eurot), edasine rahastus ei ole teada. Riigipilve konsortsiumi leping lõppeb 24.08.2021. Edasine rahastus- ja opereerimismudel on kokkuleppimisel. MKM on kinnitanud Riigipilveteenuse jätkumist. PwC 31 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Riigipilves on kulupõhine hinnastusmudel. Klientidele väljastatakse arved ja teenitakse omatulu. Riistvara koos integratsiooniga moodustab teenuse hinnast ca 50%. Andmekeskustes on tehnoloogiline võlg minimaalne, investeeringuid on tehtud lähtuvalt seadmete elutsüklist. Andmekeskus on riigi vara. Teenuse hind on olnud piisav, et RIKS-i vastutusel olevad kulud ja investeeringud katta. Andmekeskuste ehitust ja haldust teostatakse RIKS-i omavahenditest. Harjumaal asuva andmekeskuse tehnilise seadmestiku soetamiseks kasutati SF toetust 0,5 mln eurot. Andmekeskuse teenust osutatakse teenuspõhise hinnaga ning saadud omatuluga teostatakse hilisemad vara rekonstrueerimised. Toimemudelite kokkuvõte Käesolevas peatükis toome välja tähelepanekud riigi IT asutuste toimemudelite analüüsist. Üldiste tähelepanekutena saame välja tuua järgmist: • Kõik IT asutused osutavad ATK ja SBT teenuseid, va RIKS, kes ATK teenuseid ei osuta. • ATK teenused on kõikides IT asutustes standardiseeritud, standardid on erinevad. • SBT teenuste määratlus eraldi teenusena puudub kõikides IT asutustes, va RIKS. • RIK ja RMIT eristuvad keskse hanketeenuse pakkumisega. • SMIT eristub ATK ja SBT teenuste mahtude, DevOps meeskondade ja 24/7 klienditoega. • Suurimad ATK teenuseosutajad on: SMIT (6 915), RIK (4 807), RMIT (3 639) • Mastaapne konsolideerimiskogemus valitsemisala välistele klientidele: RIK, RMIT • Uute ATK klientide absorbeerimisvõimekus olemasolevate tööjõu ressurssidega: RMIT, RIK < 1 500/aasta • Klienditugi üle Eesti, sh tehnikud: SMIT, RIK, RMIT ATK väärtuspakkumine IT asutustes on sarnane. Teenuse tavapärased funktsionaalsed komponendid (utility) on vajalikud kõikidel töökohtadel. Näited funktsionaalsetest komponentidest: riist- ja tarkvara haldus, failiteenus, autentimisteenus, kohtvõrguteenus, meiliteenus, kasutajatoe teenus, õiguste haldamine, infoturbe juhtimise teenus, jne. Sarnased on samuti teenuse osutamise tingimused (warranty). Näited teenuse osutamise tingimustest: teenuse tööaeg, planeerimata katkestuse aeg, planeeritud katkestuse aeg, lubatud andmekadu, taasteaeg, varukoopiate säilitusaeg, jpm. ATK standardiseeritus kõrge, koosseis erinev. Kõikides IT asutustes on loodud ATK teenuse osutamise standardid, st formaalsed dokumendid, mille alusel räägitakse läbi ja sõlmitakse kliendiga kokkulepped teenuse osutamiseks. Samas nende kokkulepete sisu on erinev. Näiteks printimisteenus on ühes standardis ATK teenuse osa, teises eraldi teenus. Arvuti füüsilise seadme ja baastarkvara (operatsioonisüsteem jm sinna juurde kuuluv) haldus on ühes standardis ATK osa, teises standardis eraldi teenus. Sama saab öelda infohalduse teenuste kohta – failiteenus, meiliteenus, ajahaldus, ühistöö tarkvarad. ATK ja SBT teenuste osutamiseks kasutavad IT asutused dubleeritud ressursse: klienditugi (I tase), tehnikud (II tase), administraatorid (III tase), teenuste administreerimine ja juhtimine, ATK baastaristu, regionaalne tehniline tugi. Sarnase väärtuspakkumisega ja standardiseeritud ATK teenustel on suur konsolideerimise potentsiaal holistilise tervikväärtuse pakkumiseks riigi üleselt. SBT on IT asutuste teenusportfellides eraldi teenusena kirjeldamata. SBT komponente käsitletakse kui horisontaalseid ressursse üle teiste IT teenuste. Näiteks sisaldub SBT hinnakomponent konkreetsete äriteenuste maksumuses. Horisontaalsust kajastab ka organisatsioonide ülesehitus. SBT teenustel puudub PwC 32 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne kliendivajaduse vaade – tegu on muid IT teenuseid võimaldavate teenustega ning vahetu väärtus ei paista klientidele välja (see ei kehti RIKS-i kohta). Tänaste äriteenuste pilveteenustele ülemineku võimekus on madal. Äriteenused on valdavalt rätsepalahendused ja ehitatud konkreetset baastaristut silmas pidades. Pilveteenustele üleminekuks on vaja olemasolevates äriteenustes teostada ressursimahukaid tarkvara arendustöid. Mõistlik on seda teha äriteenuste elutsükli lõppemisel, mil on vajalik valida teenusele uus tehnoloogiline arengusamm. Tehnoloogiline mitmekesisus. IT asutused on teinud erinevaid tehnoloogilise suuna valikud, mis riigi vaates tervikuna tähendab tehnoloogilist mitmekesisust ja sellest tulenevat pikaajalist vajadust seda mitmekesisust hallata ning rahastada. Mitmekesiste teadmistega peab olema ka spetsialistide hulk. RMIT-i näide: Eestis unikaalne Oracle Exadata Database Machine. Tehnoloogilise mitmekesisusega terviksüsteemi keerukus ajas kasvab ning selle korrastamine muutub tulevikus järjest kallimaks. Nõudlus SBT mahtude järele kasvab SMIT-i hinnangul ~20% aastas. Riigi kui terviku vaates on oluline tähelepanek, et teenuse mahu kasv ja seda toetava rahastuse kasv peab arvesse võtma tehnoloogilist mitmekesisust. Baastaristu konsolideerimise potentsiaal võib olla suurem kui oskame arvata. Hajus ressursside utilisatsioon on oluliselt kallim kui keskne, seda eriti kõrgete halduskuludega lahenduste korral nagu Oracle (RMIT-i näitel). Suur hulk füüsilise taristu konsolideerimist on juba toimunud. RIKS-i andmekeskustesse on majutatud suur osa suuremate riigi IT asutuste IKT seadmetest. PwC 33 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Eesti avaliku sektori IKT baasteenuste korrastamise võimalikud stsenaariumid Eesti avaliku sektori IKT baasteenuste võimalikke stsenaariumeid arutati ja kaaluti projekti töörühmades eeldusega, et kesksete teenuste loomine võiks lahendada riigi kui terviku probleemid. Antud eelduse aluseks on teiste riikide praktikad, mille kohaselt kesksed IKT baasteenused võimaldavad tõhusat ja kvaliteetset teenuste osutamist. • Riigil puudub ülevaade arvutitöökoha ja serveribaastaristu vajadustest ning maksumusest. Puudub keskne investeeringute planeerimine ja elukaarepõhine juhtimine. • Riigil ei ole piisavalt rahalisi võimalusi, et tagada tänase mudeli järgi arvutitöökoha ja serveri baastaristu rahastamine. • Puudub keskne tehnoloogiajuhtimine, millel on järgmised sümptomid: − riigi infosüsteemis on suur pärandvara hulk ja nn rätsepalahenduste osakaal; − asutustes dubleeritakse sarnaseid teenuseid; − erinevad (mitteühilduvad) tehnilised lahendused ja platvormid; − tehnoloogiate paljusus; − vähene pilvetehnoloogiate kompetents; − teenuste erinev kvaliteet. • Tänased lahendused ei võimalda sujuvat koostööd erinevate asutuste vahel. • Riigis on vähe tehnilist kompetentsi. • Infoturbe tase erinev ja sageli ebapiisav. Lahendamist vajavate probleemide detailsem kirjeldus on toodud peatükis „Tänase olukorra nõrkused - lahendamist vajavad probleemid“. Projekti töörühmades arutati läbi ja kaaluti kolme alternatiivi: 1. Luuakse uus keskne teenusepakkuja (uus organisatsioon). 2. Laiendatakse olemasolevat IT asutust nii, et asutus muutub keskseks riigiasutuste IKT baasteenuste osutajaks. 3. Jätkatakse olemasoleva olukorraga, mis muu hulgas tähendab, et tänane vabatahtlik konsolideerimisprotsess toimub edasi. Olemasoleva IT asutuse laiendamise stsenaariumist otsustati loobuda järgmisel põhjusel: • Olemasoleval IT asutusel on peamiseks prioriteediks põhiülesannete täitmine. Uute teenuste loomine riigi ülese kliendiportfelli perspektiiviga oleks konkureeriv prioriteet, mis võib ohtu seada mõlema tähtsa ülesande elluviimise. Prioriteetide võimalikku konflikti suurendab asjaolu, et ressursid on piiratud ja fookus hajub põhiülesannetelt, st riigile olulistelt kriitiliste ärisüsteemide arendamiselt ja haldamiselt. Olemasoleva olukorraga jätkamise stsenaariumist otsustati loobuda järgmistel põhjustel: • Riigiüleselt pikas perspektiivis kallis stsenaarium. PwC 34 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • Korrastamata teenustega alad (6000+ ATK-d ja 60+ serveriruumi) sisaldavad riigile tervikuna liigseid riske. Infoturbe tase pole teada, kontroll teenuse kvaliteedi üle kas puudub või on vähene. Hajutatud serveriruumide nõuetega vastavusse viimine ei ole finantsiliselt otstarbekas. • Avaliku sektori sisene IKT spetsialistide konkurents ja üleostmine. • Pärandvara keerukus ja loobumiskulud ajas kasvavad. • Konsolideerimisest saadavad võimalikud kasud jäävad kindlasti saamata. Töörühmade arutelude tulemusena leiti, et parimaks alternatiiviks on uue keskse teenusepakkuja loomine, mis järgib kompetentsikeskuse toimemudelit (vt ka Joonis 1. IKT teenuste korraldamise toimemudelid. Allikas: Accenture, „Four Digital Operating Models“.). Antud stsenaariumi tugevused ja nõrkused on detailselt toodud aruande peatükkides „Väärtuspakkumine“ ja „Riskid ja maandamistegevused“. Parimaks stsenaariumiks on uue keskse teenusepakkuja loomine kompetentsikeskuse toimemudeliga. Valitud uue keskse teenusepakkuja stsenaariumile töötati arutelude käigus välja omakorda kaks erinevat lahendussuunda. Seda põhjusel, et eksisteerib riigiside (sh andmeside) teenuseid osutav sihtasutus RIKS ning toimemudeli analüüs näitab SBT teenuste osas keskse teenuse osutamise potentsiaali. Lahendussuund 1: Luuakse kompetentsikeskus uue riigiasutusena, mille ülesandeks on pakkuda riigiasutustele keskseid ATK ja SBT teenuseid. Lahendussuund 2: Luuakse kompetentsikeskus Riigi Infokommunikatsiooni Sihtasutuse baasil, mille ülesandeks on pakkuda riigis keskseid side-, ATK ja SBT teenuseid. Uue teenusepakkuja loomise lahendussuundade võtmeküsimuseks on, kas luua uus asutus või kujundada ümber RIKS. Erinevused on toodud järgnevas tabelis. Tabel 3. Lahendussuundade võrdlus. Lahendussuund 1 - Lahendussuund 2 - uus asutus uus asutus RIKS-i baasil Teenused ATK + SBT ATK + SBT + sideteenused, sh andmeside Organisatsioon Uus asutus on vaja luua Vajalik on sihtasutuse ümberkujundamine Tugiteenused Tugiteenused on vaja luua ja Tugiteenuste organisatsioon on personal värvata (personal, olemas finants) PwC 35 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Ettepanek IKT baasteenuste konsolideerimiseks Käesolevas peatükis esitatakse toimemudeli ettepanek riigisektori põhifunktsioonidega mitteseotud IKT baasteenuste – arvuti töökohateenuse ja serveri baastaristu teenuse – konsolideerimiseks. Võttes arvesse järgmiseid asjaolusid: 1. projekti töörühmade tulemused (lahendamist vajavad probleemid, ATK ja SBT teenuste kirjeldused, teenuste maksumused, investeeringuvajadused, erinevate stsenaariumite ning nende tugevuste ja nõrkuste kaalumine), 2. rahvusvahelise IKT teenuste konsolideerimispraktika uurimistulemused ja õppetunnid Eestile, 3. Eesti avaliku ja erasektori teenuste konsolideerimispraktika uurimistulemused ja õppetunnid, teeme ettepaneku luua riigiasutustele keskset IKT baasteenust osutav organisatsioon vastavalt alljärgnevale visioonile. Teeme ettepaneku luua riigiasutustele keskset IKT baasteenust osutav organisatsioon vastavalt alljärgnevale visioonile. Ettepanek koosneb järgmistest osadest: 1. Konsolideeritud arvuti töökoha ja serveri baastaristu teenuste väärtuspakkumine. Toome esile lahenduse tugevused osapoolte jaoks: riik, asutused (sh IT asutused), teenuste lõppkasutajad. 2. Kirjeldus kesksetest arvuti töökoha ja serveri baastaristu teenustest, millega väärtus osapoolteni viiakse. 3. Teenuse organisatsioon: ülesehitus, opereerimismudel, kliendikeskse teenuse tagamine. 4. Teenuse rahastamise põhimõtted: investeeringud olemasolevate arvuti töökohtade ja infosüsteemide migratsiooniks ja püsikulude katmiseks. 5. Tegevus- ja ajakava koos eduka elluviimise põhimõtetega. 6. Teenuste loomise finantsvaade – uue teenusepakkuja eelarve hinnang ning rahalised lisavajadused uute teenuste kasutuselevõtuks. 7. Lahenduse nõrkused – riskid ja nende maandamisemeetmed. Väärtuspakkumine Kõik käesolevas ettepanekus välja toodud kesksete teenuste kasud on kinnitust leidnud kas välisriikide või Eesti avaliku ja erasektori praktikatest. Kasud on liigitatud mitterahalisteks kasudeks, rahalisteks kasudeks ja mõjudeks tehnoloogilisele võlale. PwC 36 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Mitterahalised kasud Riigikeskne vaade • Parem teenuse kulude ja investeeringute elukaarepõhine juhtimine ja pikaajaline planeerimine, jätkusuutlikkuse tagamine. Kulude läbipaistvus ja põhjendatus. • Keskne kontroll baastaristu kvaliteedi ja riskide maandamise üle. • Keskne infoturbe juhtimine ja baashügieeni tagamine. • Kõrgetasemeliste IT teadmiste, kompetentside ja kogemuste parem utilisatsioon, avaliku sektori sisese personalikonkurentsi vähenemine. • Uute tehnoloogiate kiirem testimine ja kasutuselevõtt. • Riigi infosüsteemi keerukuse, tehnoloogilise mitmekesisuse ja tehnoloogilise võla vähenemine. • Parem teenuste võrdlus ja hankimine erasektorist – konkurentsivõimeline teenuste hinnastamine. • Teenuse kvaliteedi tõus seni korrastamata osades (6 000+ töökohta, 60+ „serveriruumi“). Asutuste vaade, sh IT asutused • Fookus sisuvaldkondade arendamisele - ei pea jagama tähelepanu ega tegelema baasteenuste osutamisega ega juhtimisega. • Baasteenuste jaoks üks partner (kontaktpunkt). • Lihtsam, kulupõhine teenuse planeerimine ja hankimine. Lõppkliendi vaade • Uued funktsionaalsused ja võimalused kesksetest teenustest, sh riigi keskne domeen. Kesksest teenusest saadav lisaväärtus lõppkliendile: − Asutuste ülesed ühised kalendrid ja kalendrite vaatamine kõigi keskse teenusega liitunud asutuste vahel. − Töökoha vaba liikumine sõltumata töökoha füüsilisest asukohast. − Failide ühine jagamine (võrguketas) keskse lahendusega liitunud asutuste vahel. − Juurdepääsude lihtsam haldus tulenevalt kesksest lahendusest. − Keskne, iseteeninduslik tarkvarakeskus. − Keskne arvutitöökoha kontaktpunkt (klienditugi). − Muud parimad praktikad, mida pakuvad tänased IT asutused lõppklientidele. Toodud kasud on leidnud kinnitust teiste riikide praktikatest. Näiteks on Taani IT asutus välja toonud keskse teenuse rakendamise kasudena kõrgema kliendi ja kasutajate rahulolu, teenuste kvaliteedi tõusu (75% vähem kriitilisi intsidente), infoturbe taseme tõusu ja võimekuse reageerida proaktiivselt, samuti tulevikukulude vältimise. Soome IT asutus tõi välja kõrget lõppkasutajate rahulolu töökohateenusega, lisaks infoturbe võimekuse tõusu. Eraldi rõhutati asjaolu, et standardiseeritud lahendused võimaldavad riigil olla paindlikum ehk asutusi on lihtsam ümber korraldada, kuna IT teenused on kõigile asutustele standardsed. Rahalised kasud ja tehnoloogiline võlg Rahaliste kasude arvutamisel võeti arvesse järgmised sisendid: • ATK ja SBT hinnanguline aastane kulubaas on 32,4 mln eurot, sh ATK 18 mln eurot ja SBT 14,4 mln eurot. PwC 37 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • ATK maksumust on võimalik pikaajalises perspektiivis optimeerida korrastatud alades ~10% (IT asutuste hinnang: RIK ja RMIT) • SBT maksumust on võimalik optimeerida 8-15% (Holland, Malta) • Eesti avaliku sektori tehnoloogiline võlg (SBT, ATK) on järgneval neljal aastal 70,5M€, 17,63M€ iga aasta kohta. • Kokkuhoiu eelduseks on tehnoloogilise võla likvideerimine. Kokkuhoiu saavutamise allikad on järgmised: • Mastaabiefekt üld- ja halduskuludelt – teenindava organisatsiooni optimeerimine. • Mastaabiefekt taristu konsolideerimisest – vähem füüsilist taristut (ruumid ja riistvara). • Mastaabiefekt taristu utilisatsioonist – optimaalsem ressursside kasutamine. Joonis 9. ATK ja SBT kulubaasi pikaajaline finantsprognoos (konservatiivne). Kokkuvõtlikult saab väärtuspakumisse tuua järgmised potentsiaalsed rahalised kasud, mida illustreerib ülal olev joonis. • Võrreldes 2019. aasta kulubaasiga on keskse ATK teenuste korral tõhususe potentsiaal konservatiivsel hinnangul kuni 0,72 miljonit eurot aastas alates kolmandast aastast pärast keskse teenuse kasutuselevõttu. Tõhusus avaldub ATK halduses, mitte riistvaras või litsentsides. • SBT tõhususe potentsiaali hinnang samadel alustel on kuni 1 miljon eurot alates viiendast ja kuni 2 miljonit eurot alates seitsmendast aastast. Tõhususe potentsiaal tuleneb eelpool toodud mastaabiefektidest. Kui arvesse võtta lisaks 2019. aasta kulubaasile ka teenuste dünaamikat ajas (lisanduvad arvutitöökohad, investeeringud, SBT teenuse nõudluse kasv), siis avaldub tõhususe potentsiaal kulude kasvu vältimises, mis hinnanguliselt avaldub viiendal aastal pärast kesksete teenuste kasutuselevõttu ning pikas perspektiivis võib väljenduda kümnetes miljonites eurodes aastas. Prognoosi jaoks on kasutatud järgmiseid sisendeid: • 6000+ ATK korrastatakse 4 aasta jooksul 2022-2025. • ATK ühekordne migratsioonikulu on 300€/ATK. • ATK mastaabisäästu arvutuse aluseks on 455€ ilma litsentside ja riistvarata. PwC 38 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • SBT migratsioonikulu on hinnanguline arvestades varasemat SMIT-i kogemust. • Migratsioonikulusid ei amortiseerita ja need ei kajastu uutes investeeringutes. • Arvesse on võetud ainult IT asutuste info ATK ja SBT teenuste kohta KAIS-i andmetel 2019. aasta kohta. Antud info ei kajasta riigi kui terviku kulusid. Joonis 10. Keskse teenuse mõju ATK ja SBT kogukuludele, sh investeeringud (konservatiivne). Keskne teenus võimaldab pikaajaliselt kulusid vältida tänu eelpool toodud mastaabiefektidele. Alates aastast 2025 kuni 2030 on välditavate kulude maht hinnanguliselt 42 mln eurot. • Investeeringud, migratsioonikulud ja SBT mastaabiefekt vähendavad tehnoloogilist võlga. • Tehnoloogiline võlg kehtib kogu riigi kohta, st arvesse on võetud kõik 2019 kevadel esitatud ATK ja SBT lisarahastuse taotlused. Eesti avaliku sektori tehnoloogiline võlg SBT ja ATK teenuste ulatuses on 70,5 miljonit eurot23 järgnevaks neljaks aastaks, s.o keskmiselt 17,63 miljonit eurot aastas. Tehnoloogilise võla kompensatsioonivajadust on võimalik vähendada investeeringutega kesksetesse teenustesse. Kesksesse teenusesse tehtud investeering on väiksem kui tehnoloogilise võla kompenseerimine tänu mastaabiefektile. Allolev joonis näitab ühe aasta tehnoloogilise võla muutumist võrdluses investeeringutega kesksesse teenusesse. Võrdluse eelduseks on võetud asjaolu, et tehnoloogilist võlga muul viisil ei kompenseerita. 23 Allikas: RES 2020-2023 lisarahastuse taotluste kokkuvõte, MKM 24.04.2019. PwC 39 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Joonis 11. Keskse teenuse mõju tehnoloogilisele võlale. Tehnoloogiline võlg väheneb investeeringute ja migratsioonikulude võrra, kuna need kulud vähendavad vajadust tehnoloogilist võlga kompenseerida. Migratsioonikulud on kulud, mis on vajalikud olemas oleva teenuse, sh andmekogu või infosüsteemi kohandamiseks ja/või refaktoorimiseks, et üle minna uuele ATK ja/või SBT teenusele. Elutsükli lõpus olevad andmekogud ja infosüsteemid tuleb refaktoorida sõltumata sellest, kas keskne teenus luuakse või mitte. Mõistlik on refaktooring teha mh kesksele teenusele ülemineku eesmärgil. Kesksesse teenusesse tehtud investeering on väiksem kui tehnoloogilise võla kompenseerimine tänu mastaabiefektile (vähem riistvara, suurem utilisatsioon). Tuginedes rahvusvahelisele praktikale on mastaabiefekt 8-15% aastas. Oleme arvutustes mastaabiefektiks hinnanud konservatiivselt 10%. Igal aastal saab kokku hoida tehnoloogilise võla kompensatsioonidelt hinnanguliselt 1,76 mln €. Strateegilised eesmärgid ja mõõdikud IKT baasteenuste konsolideerimisega soovitakse saavutada järgmisi strateegilisi eesmärke: 1. Keskne teenuste kulude ülevaade, toimib keskne investeeringute planeerimine ja elukaarepõhine juhtimine. 2. Tehnoloogilise võla vähendamine. 3. Tõhusad ja kvaliteetsed standardiseeritud teenused. Väärtuspakkumise tulemuslikkust mõõdame nelja kõige olulisema mõõdikuga aastaks 2025: 1. AKT ja SBT teenuste lisaraha taotlused on alla 5 mln euro aastas. 2. 100 % korrastamata 6000+ töökohtadest ja 60+ „serveriruumidest“ on üle viidud korrastatud ja standardiseeritud teenustele. 3. Keskne teenusepakkuja osutab klientidele parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenust. 4. Kliendi rahulolu säilib minimaalselt tänasel tasemel. PwC 40 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Mõõdikud aastaks 2030: 1. AKT ja SBT teenuste lisaraha taotlused puuduvad. 2. Riigi ATK ja SBT teenused on osutatud keskse teenuspakkuja poolt korrastatud ja standardiseeritud kujul. 3. Keskne teenusepakkuja osutab klientidele parima hinna ja kvaliteedi suhtega teenust. 4. Kliendirahulolu on kõrgel tasemel. Arvuti töökoha ja serveri baastaristu teenuste kirjeldus Käesolevas ettepanekus kirjeldatud ATK ja SBT teenused on projekti töörühmade töö tulem sellest, millistest komponentidest tulevased konsolideeritud teenused koosnevad. Töörühmade eesmärk oli välja töötada arvutitöökohateenuse ja serveri baastaristu täpne sisu, sh teenuste/komponentide loetelu, teenuste hinnastamise loogika ja tehnilise lahenduse visioon. ATK teenuse aluseks võeti RIK-i 2017. aastal tehtud töö ja ATK teenuse koosseis ministeeriumide ühishoones (HTM, JUM, MKM, RAM ja SOM – kokku ca 1 000 töökohta). SBT teenuse kirjelduse aluseks võeti PwC välja pakutud SBT teenuse struktuur ja arendati seda töörühmas edasi. Arvuti töökoha teenuste kirjeldus ATK teenus jaguneb kaheks komponentide komplektiks: baasteenused ja lisateenused. ATK baasteenuse komponendid on kliendile kohustuslikud. ATK lisateenused on kliendile valikulised vastavalt kliendi vajadustele. ATK baasteenus ATK baasteenuse kohustuslikud komponendid on toodud järgneval joonisel. Kohustuslikkus tuleneb ATK töörühma poolt määratletud minimaalse funktsionaalsuse vajadusest (nn Minimum Viable Product). Sellest määratlusest välja jäävad ATK komponendid on kliendile valikulised. PwC 41 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Joonis 12. Arvuti töökoha baasteenuse komponendid. ATK lisateenused Lisateenused on töökoha baasteenuse kliendile valikulised: • töökoha riistvara (hankimine, arvestuse pidamine riigivara kontekstis, kasutuselt eemaldamine, utiliseerimine) • nutiseadmete haldus (seadmed, keskhaldus) • printimine ja skaneerimine (seadmed, hooldus, kulumaterjalid) • ühistöö keskkonnad (Sharepoint, Atlassiani tooted jne.) • dokumendihaldus • töökoha eritarkvara • esitlustehnika • videokonverentsi teenus − täiendavad võrguteenused − kogu maja kattev WiFi • täiendavad võrgupesad • avalikud arvutid • infoturbe koolitused • IKT väikevahendite hankimise korraldamine (nt ekraanikaitse kiled, kõrvaklapid jne) Nimekiri ei ole ammendav ja vastavalt vajadusele on võimalik pakkuda täiendavaid teenuseid. Arvutitöökoha teenuse detailne kirjeldus, hinnastamise loogika ja tehnilise lahenduse põhimõtted on toodud peatükis „Lisa 4. Keskse arvutitöökoha teenuse visioon“. Serveri baastaristu teenuse kirjeldus SBT teenuse komponendid on järgmised: PwC 42 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • Seadmeruumide haldus. Teenuse ulatus on avaliku sektori serverimajutuseks sobilike ruumide halduse konsolideerimine, seadmeruumide jätkusuutlik opereerimine ning nõuetele mittevastavate ruumide kasutuselt eemaldamine. • Serverimajutuse teenused, sh: − eriotstarbelise füüsilise ressursi renditeenus, nn bare metal teenus − pilveteenused, sh IaaS (ingl infrastructure as a service), PaaS (ingl platform as a service), SaaS (ingl software as a service) − infosüsteemi täismajutusteenused, sh majutusteenus ja pärandsüsteemide, nn legacy siirde teenus • Laivõrguteenus. Võrguteenus on kohustuslik teenus ja eeltingimus majutusteenuste saamiseks. SBT töörühm lähtus konsolideeritud pilveteenuste kirjeldamisel tänasest RIKS-i pakutavast riigipilve teenusest24. Konsolideeritud pilveteenuse loomise jaoks kasutatakse tänast riigipilve teenust. Lisaks tegi SBT töörühm tähelepaneku, et riigipilve osas vajab otsustamist kaks asjaolu: 1. kuidas riigipilve teenus saab püsiva rahastuse läbi konsolideerimise; 2. tänane riigipilve konsortsiumi toimimismudel – kuidas hõlmata RIKS-i varad ja võimekused uude konsolideeritud SBT teenusesse. SBT ja ATK töörühmade ühise arutelu käigus jõuti järeldusele, et SBT teenused on vundamendiks ja eelduseks ATK teenuste osutamisel. Enamust SBT teenuse komponentidest on vaja ATK teenuste osutamiseks või kasutamiseks. SBT ja ATK omavahelisi seoseid illustreerib järgnev joonis. Joonis 13. Serveri baastaristu teenuste ja arvutitöökoha teenuste seos. 24 https://riks.ee/tooted PwC 43 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Serveri baastaristu teenuse detailne kirjeldus, vastutuste jaotus, hinnastamise loogika ja tehnilise lahenduse põhimõtted on toodud peatükis „Lisa 3. Keskse serveri baastaristu teenuse visioon“. Teenuse organisatsioon Keskseid ATK ja SBT teenuseid osutav organisatsioon, selle ülesehitus ja teenuste osutamise mudel ehk opereerimismudel on tervikliku toimemudeli oluline osa (vt ka peatükki „Metoodika“). Riigi avaliku sektori IKT baasteenuste (serveri baastaristu ja arvutitöökoht) kvaliteedi ja standardiseerimisest saadava maksimaalse võimaliku kasu saavutamiseks on projekti töörühmad jõudnud järeldusele, et riigis tuleb koondada nii serveri baastaristu kui ka arvutitöökoha teenuseosutamine ühele uuele, kesksele ja kompetentsele vastutajale. Riigis tuleb koondada nii serveri baastaristu kui ka arvutitöökoha teenuseosutamine ühele uuele, kesksele ja kompetentsele vastutajale. IT asutuste (SMIT, RIK, RMIT, TEHIK, KEMIT) toimemudelite analüüsist tuleneb, et ATK osas on protsesside ja teenuste sarnasus suur, SBT osas väiksem. Sõltumata sellest, kuidas teenuseid komplekteeritakse ja kirjelda- takse, on tarnitud funktsionaalsus (ingl utility) ja tingimused (ingl warranty) sarnased. Sisuliselt on sarnaste teenuste osutamine sarnastel tingimustel standardiseeritud viiel erineval moel. Nimetatud asjaolu tõttu saab väita, et erinevate IT asutuste eelkõige ATK teenuste ühtlustamise ja konsolideerimise potentsiaal on suur. Konsolideerimise potentsiaali tõendab asjaolu, et standardiseeritud ATK ja SBT teenuseid osutavad IT asutused ministeeriumide üleselt osaliselt juba täna (RMIT>KUM asutused, RIK>ühismaja jt). Toimemudelite kokkuvõte on toodud peatükis „Toimemudelite kokkuvõte“. Ühe teenusepakkuja stsenaariumi kasuks räägib eelkõige asjaolu, et nii ATK kui SBT teenustes on kattuvad komponendid (vt ka „Serveri baastaristu teenuse kirjeldus“), mille lahutamine erinevate teenusepakkujate vahel pole otstarbekas. Teenuste ülesed standardiseerimist vajavad protsessid on eelkõige: 1. klienditugi, 2. ligipääsuhaldus, 3. võrguturve ja 4. ATK eelduseks olevad baastaristu teenused. IT asutuste toimemudelite analüüs näitab, et IT asutused on tugevad kandidaadid ATK ja SBT kesksete teenuste konsolideerimiseks järgmistel põhjustel: 1. Sarnased ja rutiinsed tegevused. 2. Protsesside standardiseerimise potentsiaal. 3. Suur klientide arv, millele lisandub nii ATK kui SBT osas riigi korrastamata asutused. 4. Teenustingimuste tase on suures mahus korratav. Projekti töörühmad leidsid, et sarnase sisuga teenuste osutamine erinevate asutuste poolt ei ole dubleeriva ressursikasutuse tõttu optimaalne. Kahe eraldi teenuseosutaja stsenaariumil on täiendavad soovimatud tunnused: • dubleeritud administratiivsed ja tugifunktsioonid, mis teevad teenused kallimaks; • ülearune administratiivne kiht eelnevalt loetletud kattuvate protsesside osas, mis teeb teenuse osutamise jäigemaks, bürokraatlikumaks ning suurendab kontrollivajadust teenustasemete tagamiseks kahe teenuseosutaja vahel. PwC 44 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Nii aruande autor kui ka SBT töörühm leidsid, et heaks kandidaadiks keskse teenuse haldusüksuse loomise jaoks on RIKS, mille taristus on hetkel majutatud arvestatav osa riigi IT asutuste seadmestikust ning kellel on olemas parim seadmeruumide haldamise ning tellimise/ehitamise kogemus riigisektoris. Projekti käigus on toimunud SBT töörühma ja RIKS tiimiga esmane konsultatsioonivoor, mille tulemina võib öelda, et RIKS on valmis kohe pakkuma kahe olemasoleva andmekeskuse ulatuses suurusjärgus 10 serveri kapikohta ning omab valmisolekut alates otsusest kuni aasta jooksul välja arendama täiendavad teenuse mahud. Soovitame kaaluda riigi IKT baasteenuse osutaja loomist mõne riigi suurema korrastatud IT asutuse baasilt (RIK või RMIT või SMIT). Tulenevalt toimemudelite analüüsis toodud järeldustest (ATK ja SBT teenuste mahud, DevOps meeskond, 24/7 klienditugi) teeme ettepaneku esimese eelistusena kaaluda uue teenusepakkuja loomist SMIT-i meeskonna, teenuste ja klientide baasil. Arvesse tuleb võtta, et SMIT-i kliendiportfellis on suur hulk siseturvalisusega seotud kriitilisi äriteenuseid. Alternatiivse variandina soovitame keskse IKT baasteenuse osutaja loomist RIK-i ja/või RMIT-i baasil. Mõlemad IT asutused on mastaapsed ATK ja SBT teenuste osutajad, omavad konsolideerimiskogemust mh valitsemisalade üleselt ning on riigi kesksed hanketeenuse pakkujad. Soovitame uue organisatsiooni luua MKM hallatava sihtasutuse (RIKS) baasil ja selle reorganiseerimise teel ning sellisel viisil, et RIKS andmekeskused, varad ja SBT võimekused oleksid kaasatud. RIKS-i kaasamisel tuleb arvesse võtta, et organisatsioonis puudub ATK võimekus, samuti ei pruugi osutuda sobivaks tänane RIKS-i juriidiline vorm. Otsustamist vajab RIKS-i varade omandisuhe, mis on olnud riigipilve senise kasutuselevõtu üks takistavatest teguritest. Vastutava ministeeriumi osas teeme ettepaneku kaaluda MKM-i, mille üks põhiülesanne vastavalt põhimäärusele on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine. Vastutava ministeeriumi osas teeme ettepaneku kaaluda MKM-i, mille üks põhiülesanne vastavalt põhimäärusele25 on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine. Seda ettepanekut toetab teiste riikide praktika, kus keskse IKT teenusepakkuja vastutavaks ministeeriumiks on riigi IKT valdkonna arengu eest vastutav ministeerium. Teenuseosutaja on kõikidele klientidele kontaktpunktiks, tagades nõuetekohase teenuse osutamise. Teenuse osutamiseks kasutab teenuseosutaja parimaid ja tõhusaimaid ressursse, toimides teenuse vahendajana, kuid vastutades terviklikult kogu teenuse eest. Kesksete teenuste opereerimismudelit illustreerib järgnev joonis. Teenuseosutaja on kõikidele klientidele kontaktpunktiks, tagades nõuetekohase teenuse osutamise. Teenuse osutamiseks kasutab teenuseosutaja parimaid ja tõhusaimaid ressursse, toimides teenuse vahendajana (ingl broker), kuid vastutades terviklikult 25 https://www.riigiteataja.ee/akt/129122011157 PwC 45 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne kogu teenuse eest. Nendeks ressurssideks võivad olla nii avaliku sektori enda sisemised ressursid (baastaristu, ATK ja riigipilve teenused) kui ka erasektori ressursid (Telia, Atea, Tieto, Amazon, Azure, jpt). Teenuseosutaja tagab teenuste tingimustele vastavuse kogu teenuse väärtusahela ulatuse Joonis 14. Uus teenuseosutaja kui ressursside ja teenuste vahendaja (ingl broker). Uut terviklikku riigi IT teenuste osutamise pika perspektiivi tulevikumudelit illustreerib järgnev joonis. Erinevalt peatükis „Eesti IT teenuste toimemudel„ toodud silodesse ehitatud mudelist, on ATK ja SBT teenuste osas loodud valitsemisalade ülene teenuste osutamise mudel. Selle mudeli kohaselt osutab kõikide valitsemisalade riigiasutustele (sh IT asutused) ATK ja SBT teenust üks asutus tingliku nimega Riigi Infotehnoloogia Keskus (RITK). IT asutused kasutavad andmekogude ja infosüsteemide arendamisel ja haldamisel keskseid SBT teenuseid. PwC 46 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Joonis 15. Riigi IKT teenused pärast terviklikku konsolideerimist. Kliendikeskne teenus Olukorras, kus kliendid on liitunud keskse teenusega ja neil puudub teatud teenuste osas valikuvõimalus, on oluline, et teenuseosutaja suudab tagada ootustele vastava teenuste kvaliteedi, kliendirahulolu ja konkurentsi- võimelise ning läbipaistva teenuste hinnastamise. Kliendil peab olema võimalus suunata teenuse arengut. Nende eesmärkide saavutamiseks soovitame moodustada organisatsiooni, kuhu lisaks vastutavale ministeeriumile ja teenuseosutajale kuulub eraldi juhtorganina klientide nõukoda. Hea eeskuju selle praktika osas on RTK, samuti Taani Statens IT. Keskse teenusepakkuja valitsemismudel on toodud alljärgneval joonisel. Joonis 16. Keskse teenuseosutaja valitsemismudel. PwC 47 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Nõukoda jälgib teenuste osutamist ja annab muuhulgas suuniseid organisatsiooni arendamise, teenuste kvaliteedi, kliendirahulolu, teenuste hinnastamise, teenuste hinnakujunduse ja uute teenuste arendamise osas. Nõukoja liikmed määrab vastutava ministeeriumi minister ja sinna kuuluvad kõikide ministeeriumide ja IT asutuste esindajad ning teenuseosutaja peadirektor. Nõukoja töötsükkel ei tohiks olla pikem kui kord kvartalis. RTK ja IT asutuste parimate praktikate eeskuju luuakse kliendirahulolu tagamiseks kliendisuhte juhtimise regulaarsed rutiinid: tagasiside kogumine ja rahuloluküsitlused. Oluline on tegeleda klientide mõttemaailma muutmise, koolitamise, kahepoolse juhtimiskompetentsi tõstmisega. Organisatsioonikulutuuris tuleb luua kliendikeskne ja väärtuspõhine juhtimine. Kliendikesksuse tagamiseks luuakse organisatsioonis kliendihaldurite töökohad. Kliendihaldurite ülesanne on tunda klientide vajadusi ja pakkuda personaalset kliendikogemust teenuste osutamisel ja arendamisel. Eeskuju saab võtta RIK-i praktikast. Teenuse parima hinna ja kvaliteedi suhte tagamiseks teeb teenuseosutaja regulaarselt võrdlevaid turu-uuringuid. Uuringute tulemusena saab otsustada teenuse komponentide hankimise üle. Koostöö tulemuslikkuse tagamisel on oluline vastutuste selgus osapoolte vahel. Selguse tagamiseks sõlmitakse teenuse osutamise tulemuslepped ja määratletakse mõõdikud, mille alusel saab otsustada teenuse kvaliteedi üle. Teenuse rahastamise põhimõtted Koostöös projekti töörühmadega määratleti keskse teenuse rahastamise põhimõtted. Teenuse rahastamise põhimõtted lähtuvad järgmistest eesmärkidest: 1. Klient peab olema kaasatud teenuse standardi väljatöötamisel ja arendamisel. 2. Teenuse hinnastamine peab kliendile ja riigile tervikuna olema läbipaistev ja maksumus konkurentsivõimeline. 3. Kliendid peavad olema motiveeritud teenusega liituma, eriti keskse teenuse käivitamise faasis. Teenuste rahastamise põhimõtted oleme jaganud kahe erineva protsessi vahel: olemasolevate teenuste migratsioon ja teenuse osutamine. Olemasolevate teenuste migratsiooni investeeringud Selleks, et tagada reaalne vabanemine vanadest nõuetele mittevastavatest „serveriruumidest“ ja arvuti- töökohtadest, samuti migreerimaks tänased suured süsteemid uuele SBT teenusele, peab tekkima kliente motiveeriv väärtuspakkumine. Eelarveliselt piiratud klientide jaoks on oluline luua paindlik võimalus saada kvaliteetset teenust kas läbi täiesti tasuta või sümboolse tasuga migratsiooniperioodi. Selleks, et migratsioon leiaks reaalselt aset ja migratsiooniperioodi järgselt ei tekiks uusi „serveriruume“ ja nõuetele mittevastavaid arvutitöökohti, on vaja tagada piisavalt toimivad teenused hiljemalt amortisatsioonipiiri tekkimise ajaks (ajaperiood 2–3 aastat, vt ka peatükk „Tegevus- ja ajakava“). Esmane ATK ja SBT migratsioonikulude investeeringute ettepanek on toodud ettepaneku peatükis „FinantsvaadeTõrge! Ei leia viiteallikat.“. PwC 48 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Teenuste püsikulud Klientide nõutud teenustasemete ja eelarveliste vahendite tasakaalu saavutamise eelduseks on asjaolu, et teenuste püsikulud on eelarveliselt klientide vastutada nende endi poolt teenustele seatud nõuete ulatuses. Riigi poolt teenustele kehtestatud nõuete ulatuses finantseerib vastutav ministeerium teenuseid keskselt. SBT osas on eelistatud alternatiiviks pakkuda teenust teadlikult täiesti tasuta, st keskselt rahastatavat teenust arvestusega, et enamik kliente peab pärast olemasoleva seadmestiku amortiseerimist hakkama nagunii kolima osalt või täielikult riigi hallatavatesse pilveteenustesse. Samuti on SBT teenused ja sellele riigi poolt seatud nõuded klientide jaoks kauged ning riigile kui tervikule loodav väärtus arusaamatu. Arvestades riigi eelarveprotsessi peab teenuste siirdeperioodi pikkuseks olema minimaalselt 1,5–2 aastat, mis annab klientidele võimaluse normaalselt taotleda ja planeerida lisanduvad kesksete teenuste kulud oma eelarvesse. Seejuures tuleb keskselt tagada, et eelarveprotsessis ei jääks seda teemat puudutavad asjaosaliste eelarvetaotlused katteta. Teenuseosutaja kompetentsikeskusena on selles protsessis klientide peamiseks partneriks teenuste konkurentsivõimelises ja läbipaistvas hinnastamises, samuti läbirääkijaks riigi eelarveprotsessis. Selle tulemusena vabanevad kliendid kohustusest nõuetele vastavuse ja eelarveliste vahendite tasakaalu leidmisel. Tekib parem keskne kontroll teenuste jätkusuutlikkuse tagamisel. Investeeringud kesksesse teenusesse teeb keskne teenuseosutaja. Investeeringute amortisatsioon arvutatakse teenuse hinna sisse. Teenuse hinna kaudu toimub algsete investeeringute teenindamine pikaajaliselt. Kuna investeeringuid tuleb teha vastavalt kasutatava tehnoloogia elutsüklile, siis on vaja lahendada võimalik probleem teenustasude kogumisega uute investeeringute tegemiseks. Klientide teenuste eelarved soovitame sihtotstarbelise kasutamise eesmärgil üle kanda teenuseosutaja eelarvesse. Heaks eeskujuks on KUM-i ATK sihtotstarbeline eelarve RMIT-is. Kõik muudatused teenuste mahtudes, tingimustes ja eelarvetes räägivad kliendid läbi teenuseosutajaga jooksvalt. Tegevus- ja ajakava Tegevuskava eesmärk: luua teenuseosutaja, mille ülesandeks on kompetentsikeskusena pakkuda riigis keskseid ATK ja SBT teenuseid. Eesmärgi edukaks saavutamiseks on hulk põhimõttelisi eelduseid, mida tegevuskava elluviimisel soovitame silmas pidada. Eeldused on kogutud rahvusvahelise ja Eesti konsolideerimiskogemuste õppetundidest. • Vabatahtlikkuse põhimõte. On oluline, et uue asutusega liitub vabatahtlikult ning tippjuhtide toetusel vähemalt ühe riigi IT asutuse ATK ja SBT meeskond koos teenuste ja kliendiportfelliga. Vabatahtlikkuse põhimõte aitab kaasa erinevate osapoolte tulemuslikule koostööle. • Etapiviisilisuse põhimõte. Üleminek kesksetele teenuste toimub etapiviisiliselt: esimesena disainitakse ja käivitatakse uus teenus, seejärel migreeritakse olemas olevad teenused ükshaaval ja kontrollitud viisil. • Usaldusväärsuse põhimõte. Uued teenused luuakse olemasoleva kliendiportfelli baasil. Tuumikmeeskonna ülesanne on luua toimiv ja usaldusväärne tõend keskse ATK ja SBT teenuse võimalikkusest (PoC, ingl Proof of Concept), mida on võimalik järgmiste sammudega skaleerida üle riigi. • Tehnoloogilise võla vältimise põhimõte. Tagada tuleb uute teenuste püsikulud ja investeeringud, mis järgivad tehnoloogiliste lahenduste elutsüklit ja teenuste nõudluse ning mahtude muutuseid. Olemasolevat tehnoloogilist võlga ja pärand-tehnoloogiat ei tooda teenusesse üle. • Keskse teenusega liitumise motiveerimine. Teenuse klientidele on tagatud motiveeriv migratsioonikulude katmine keskselt. PwC 49 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • Kompetentse juhtimise põhimõte. Uut asutust asub eest vedama kompetentne ja võimekas juht, kes kindlustab klientide ja oma töötajate rahulolu, tagab nõuetele ja standarditele vastavate teenuste arendamise ning osutamise. • Keskse omaniku põhimõte. MKM vastutava ministeeriumina on riigi kesksete ATK ja SBT teenuste omanik. Loodava teenuskeskuse tegevuskava on võimalik jagada nelja suuremasse etappi: 5. Uue organisatsiooni loomine ja ettevalmistus – 2020 6. Teenusepakkuja RITK organisatsiooni käivitamine – 2021 7. Uute teenuste loomine ja käivitamine – 2022–2023 8. Uute klientide liitmine - 2024-… Joonis 17. Tegevuskava etapid ja tegevused. Ettevalmistuse etapi olulisemad tegevused (2020): 1. Muudatuse juhtimise, sh kommunikatsiooniplaani koostamine. 7. Uue organisatsiooni loomisega seotud tegevused (põhimääruste ja muude õigusaktide ettevalmistamine, asutuse struktuuri, tegevust ja töökorraldust reguleerivate õigusaktide ja regulatsioonide ettevalmistamine jms). 8. Juhi ja tugipersonali värbamine. 9. Tuumik IT asutusega läbirääkimiste pidamine ja kokkulepete sõlmimine klientide/teenuste/ressursside osas. 10. Ületulevate töötajatega läbirääkimiste pidamine, töölepingu sõlmimise ettepanekute tegemine ja töölepingute sõlmimine. 11. Tööks vajalike e-keskkondade (sise- ja välisveeb, dokumendihaldussüsteemid, raamatupidamissüsteemid jms) tagamine, ruumide ja töökohtade ettevalmistamine, lepingute sõlmimine ning muud tehnilised ettevalmistused. 12. Klientide nõukoja moodustamine ja töö käivitamine. Uue teenusepakkuja loomise etapi olulisemad tegevused (2021): 1. Organisatsiooni käivitamine, strateegia ja tegevuskava koostamine. Teenuseosutaja organisatsioon luuakse kas uue asutusena või RIKS-i ümberkujundamise tulemusena. PwC 50 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 2. Puuduolevate töötajate värbamine. Värvatakse uus ja võimekas meeskond, mis alustab uute kesksete teenuste disaini ja ettevalmistustega. 3. Tuumik IT asutuse meeskonna, teenuste ja klientide üle toomine uude organisatsiooni, lepingute sõlmimine. 4. Uute teenuste disain, standardimine ja loomine, vajalike hangete ettevalmistus ja läbiviimine. Uute teenuste loomise etapi olulisemad tegevused (2022-2023): 1. Organisatsiooni arendamine. 2. Uute teenuste loomine, migratsiooniplaanide loomine üle toodud teenustele, teenuste kohandamine migratsioonivalmiduse saavutamiseks, vajadusel hangete ettevalmistamine ja läbiviimine, üle toodud teenuste migratsioon ja PoC loomine. 3. Tehnoloogilise võla ja selle kasvu vältimiseks soovitame esimese valikuna hõlmata teenustesse korrastamata alad (6 000+ arvuti töökohta ja 60+ „serveriruumi“). 4. Uute klientide liitmise pikaajalise plaani koostamine. Uute klientide liitmise etapi olulisemad tegevused (2024-…): 1. Uute klientide järk-järguline liitmine teenustega. Soovitame arvesse võtta ministeeriumide ja asutuste vajadusi uuendada olemasolevate teenuste tehnoloogiat – hajusate investeeringute asemel liidetakse töökohad ja serveri baastaristu uute teenustega. Uuendamist vajavad andmekogud ja infosüsteemid migreeritakse uutele SBT teenustele esimeses järjekorras. Finantsvaade IKT baasteenuste konsolideerimiseks vajalik finantsvaade sisaldab: 1. uue teenusepakkuja eelarve hinnang; 2. investeeringut uute kesksete teenuste disainimiseks ja loomiseks; 3. rahalised lisavajadused teenuste mahtude kasvu ning migratsiooni toetamiseks. Teenusepakkuja eelarve hindamisel oleme kasutanud järgmiseid arvutuse aluseid: • Üldkulude aluseks on kogukulud 100 000 eurot aastas ühe tippspetsialisti kohta. • Esimesel, 2021. aastal on arvestatud viieliikmelise meeskonnaga. Järgneval kahel aastal lisandub veel viis spetsialisti aastas. • Hinnang uute teenuste investeeringule on antud analoogselt SMIT-i varasema kogemuse põhjal. Tabel 4. Uue teenusepakkuja eelarve hinnang. PwC 51 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Ettevalmistuse kulud on vajalikud ettevalmistuse etapi toetamiseks. Kulud kaetakse vastutava ministeeriumi vahenditest. Üldkulud on mõeldud tuumikmeeskonna kulude katmiseks uues organisatsioonis. Kulu sisaldab palga- ja majanduskulusid suurusjärgus 100 000 eurot aastas inimese kohta. 2021. aastal on arvestatud 5-liikmelise stardimeeskonnaga. Järgnevatel aastatel on hinnanguliselt vaja liita viis täiendavat spetsialisti aastas, et toetada tuumikmeeskonda teenuste migreerimisel. Investeeringud uutesse teenustesse on vajalikud uute teenuste loomiseks ja vajalike hangete läbiviimiseks. Eelarve hinnang on antud SMIT-i kogemuse alusel uute teenuste loomisel. 2021. aastal on investeeringuid vaja eelkõige ATK baastaristu komponentide loomiseks, kuna selle teenuse loomine on lihtsam tänu tänasele standardiseeritusele. Teenuste kulu, sh personali- ja üldkulud, tuuakse üle teenuse klientide eelarvetest ja lepitakse igal üksikul liitumisel eraldi kokku. Lisanduv ATK kulu on mõeldud korrastamata arvuti töökohtade hõlmamiseks uude teenusesse (6 000+ töökohta). Tulenevalt ATK teenuse tänasest maksumusest on arvestuse aluseks võetud püsikuluna 1 000 eurot aastas töökoha kohta. Tulenevalt tegevuskavast algab korrastamata töökohta liitmine 2022. aastal. ATK lisavajaduse juures tuleb arvestada asjaolu, et mõnedel asutustel võib olla ATK lisanduvate kulude jaoks täna juba rahaline kate olemas, mis tegelikkuses lisavajadusi vähendab. Üheks teadaolevaks näiteks on KUM-i asutused, kelle ATK eelarve on täna RMIT-is. ATK migratsioonikulud on ühekordsed teenuse kasutuselevõtu kulud 300 eurot töökoha kohta. Kulude hinnang tuleneb tänasest konsolideerimise RMIT-i praktikast. SBT migratsioonikulud on MKM-iga koostöös määratletud hinnangulised kulud, mis on vajalikud olemas- olevate andmekogude ja infosüsteemide üle viimiseks uutele SBT teenustele. SBT migratsiooni tegelikud kulud selguvad iga üksiku andmekogu või infosüsteemi migratsiooniplaani koostamisel. Riskid ja maandamistegevused Lahenduse nõrkused on kirjeldatud riskidena, milledele on lisatud ettepanekud maandamismeetmeteks. Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia baasteenuste koondamine riigis ühele teenuseorganisatsioonile on seotud nii organisatoorsete- kui tehnoloogiliste riskidega. IKT baasteenuste koondamine toob kaasa järgnevad riskid 26: Organisatsiooniga seonduvad riskid RISK MAANDAMISTEGEVUS 1. Suurenev bürokraatia. Organisatsioonil, mis Klientide esindajatest nõukoja moodustamine osutab teenuseid ulatusliku IKT teenusportfelliga analoogselt RTK-le. Nõukoja ülesanneteks on mh kogu riigisektorile, tekib surve bürokraatia kliendi- ja kasutajate rahulolu jälgimine. tekkeks. Suur bürokraatia teenuse osutamisel võib vähendada klientide rahulolu teenusega ning Asutuse igapäevatöös kliendikohtumiste rutiinide halvab organisatsiooni sisemist töökultuuri. sisseseadmine. 26 Riskid on hinnatud projekti töörühmade poolt. Kriitiliste riskide puhul on arvestatud, et ohu realiseerimise mõjul tekib oht riigi IKT toimepidevusele ning ohu realiseerumine võib kaasa tuua ulatusliku kahju riigile. PwC 52 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RISK MAANDAMISTEGEVUS Mõõdikute seadmine: kliendi- ja kasutajate rahulolu mõõtmine; teenuste käideldavus jms. Teenuste disain peab võimaldama teenustes osalisi erisusi (näiteks töökoha profiili erisused). 2. Teenustele standardite kehtestamine toob kaasa Teenusedisain peab arvestama nii madalama kui klientidele tunnetuslikult kaugeneva ja jäiga kõrgema turva- ja käideldavustasemega ning teenuse. vastavalt sellele pakkuma hinnastamise mudelit. Tagada kliendikeskus ja personaalsus teenuste osutamisel (näiteks teenusehaldurid). Selge organisatsiooni omanik ja juht. Organisatsioonil peab olema selge omanik ning organisatsiooni 3. Klientide soovid ja ootused teenusele on juhtorgan (nõukogu), mille töös saavad osaleda omavahel vastuolus. teenuse kasutaja esindajad. Ühtsed teenustaseme kokkulepped ja standardid Selge organisatsiooni omanik ja juht. Organisatsioonil peab olema selge omanik ning organisatsiooni 4. Teenuse saajad tunnevad, et nende teenused ei juhtorgan (nõukogu), mille töös saavad osaleda ole teenuseosutaja prioriteet. teenuse kasutaja esindajad. Teenuseosutamise selge disain, osutamispõhimõtted ning läbipaistvus kliendile. 5. Keskne rahastusmudel ei pruugi sobida kõigile teenusetarbijatele. Soovitakse teenuse kulude Teenuseosutaja tegeleb kliendisuhete juhtimisega ja katmist otse riigieelarvest kliendi sekkumiseta või selgitab teenusetingimuste ja eelarve seoseid. teenuslepinguna vastavalt osutatavale teenusele. 6. Riigisektori vendor lock-in. Teenuse tarbijatel ei ole võimalik osta teenust erasektorist. Teenuse saajal võib tekkida hinnang, et erasektor on kesksest teenuseosutajast efektiivsem. See tekitab Kesksel teenusosutajal juurutada protseduur, mille ülepaisutatud ootuse teenuse kvaliteedi ja läbi on võimalik hinnata teenuse osutamise hinda. saavutatava kokkuhoiu osas. Tegelikkuses on Keskse teenuse disain peab arvestama põhimõttega, teenuse saaja nägemus lihtsustatud ning ei et ebakriitilised teenused või teenuse osad hangitakse pruugi arvestada IKT sektorile iseloomulike erasektorist. vajadustega (näiteks ühetaolistest kesksetest seadmetest tulenevad kulud, täiendavad käideldavuskulud jne). Teenusega liitumine muuta riigiasutustele 7. Väljatöötatud ja käivitatud teenusele ei teki kohustuslikuks (näiteks VV korralduse alusel); tarbijaid. Riigiasutused, ei soovi erinevatest Projekti algfaasis peab olema kaasatud arvestatav teguritest tulenevalt keskse teenusega liituda (nn hulk esmaseid kliente (näiteks ATK puhul kõik RIK ja Riigipilv 2). Teenuse vähesest kasutusest tulenev RMIT kliendid). Minimaalne võimalik klientide hulk kasutegur on väike. tagab teenuse õnnestumiseks vajamineva kriitilise kliendibaasi. 8. Ebaselge vastutuse jaotus teenuse tarbija, Selge teenuseleping ja toimeprotsesside organisatsiooni IT arendusüksuse ja baastaristu kokkuleppimine kolme osapoole vahel. teenuse osutaja vahel. Pädeva ja analoogse kogemusega tippjuhi värbamine 9. Juhtimisrisk – ebapiisav muudatuste juhtimine ja (erasektori kogemusega). strateegia ning tegevuskava elluviimine. Muudatuste juhtimise plaani koostamine ja kommunikatsioon erinevatele osapooltele. PwC 53 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RISK MAANDAMISTEGEVUS Realistliku strateegia ja tegevusplaani koostamine kaasates erinevaid osapooli. Juhiga tulemuslepingu sõlmimine. Konkreetsete mõõdikute kokkuleppimine. Personaliga seonduvad riskid RISK MAANDAMISTEGEVUS Selge ja õigeaegne kommunikatsioon muudatuse eesmärgist ja protsessist. 10. Kompetentsed spetsialistid lahkuvad Õigeaegsed pakkumised spetsialistidele. riigisektorist Reservvahendid töötasuks või tulemuslepingute katmiseks. Asutustega selge ja õigeaegne kommunikatsioon 11. Asutused „ei anna“ kompetentsikeskusele häid muudatuse eesmärgist ja protsessist. spetsialiste. Üle võetavate spetsialistide kompetentside kontroll. Tehnilise kompetentsi kaardistamine ja selge värbamisplaan. 12. Riigis on vähe insenertehnilist kompetentsi, mida Olemasolevate inimeste arendus-/koolitusplaanid. on kompetentsikeskuses vaja Erinevate võimaluste kasutamine kompetentside kaasamiseks (tähtajalised lepingud, partnerid jms). Tehnoloogiaga seonduvad riskid RISK MAANDAMISTEGEVUS Kriitilised ja olulise mõjuga teenused peavad olema dubleeritud „automatic switchover“ põhimõttel. 13. Kriitiline. Single Point of Failure. Tsentraalses Andmekeskuste töö (sh füüsiline infrastruktuur) peab teenuses on katkestuse või häirete mõju olema dubleeritud andmekao vältimiseks ja ulatuslikum kui hajusarhitektuuri puhul (näiteks igal organsatsioonil enda serverikeskus). toimepidevuse tagamiseks. Andmekeskuste töö vähemalt kahes või enamas lokatsioonis. Turbemeetmete täielik rakendamine ja võimalike rünnetega kaasnevate riskide maandamine. 14. Kriitiline. Keskne teenus on rünnetele Andmekeskuste töö (sh füüsiline infrastruktuur) peab ahvatlevam (nii sisemine- kui välisrünnak). olema dubleeritud andmekao vältimiseks ja toimepidevuse tagamiseks. Kaaluda riski realiseerumist iga andmekogu puhul 15. Asutuste andmekogud/infosüsteemid on eraldi ning riski realiseerumisel hankida teenus vaid arhitektuuriliselt seotud olemasoleva riist- ja riistvara majutusteenusena. tarkvaraga, ning nende kolimine uuele, kesksele Kaaluda täiendavate finantsmeetmete käivitamist teenusele on keerukas ning seotud oluliste kuludega. infosüsteemide ümberdisainiks vastavalt kesksele teenusele. PwC 54 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne RISK MAANDAMISTEGEVUS Aktsepteerida riski ning aktsepteerida infosüsteemi loomuliku elutsükli lõppu. Eeldab arendusvahendite piiramist vanale keskkonnale. 16. Erilahenduste kompetents väheneb, kuna Vajaduspõhiste erilahenduste pakkumine. teenused standardiseeritakse suuremas ulatuses. 17. Tulenevalt erinevate organisatsioonide Järjepidev kommunikatsioon ja kliendirahulolu põhitegevusest on tehnoloogiline mitmekesisus jälgimine ning parendamine. suur ning teenuste standardiseerimine, k.a tehnoloogiline, toob kaasa rahulolu langemise. Vajaduspõhiste erilahenduste jätkuv pakkumine. Etapiviisiline konsolideerimine. Kompetentsikeskuses eraldi kogemustega meeskond, kelle ülesandeks on migreerimisplaanide koostamine, 18. Keeruline tehniline migreerimisprotsess, kus on migreerimiste tehniline toetamine/läbiviimine ja palju määramatust. klientide nõustamine. Iga kliendi jaoks koostatakse eraldi migreerimisplaan arvestades klientide erisusi. IKT baasteenuste konsolideerimise võimalikkusest Välisministeeriumi näitel Käesolevas näites on esitatud mõtteharjutuse tulemused, mis viidi läbi koostöös Välisministeeriumiga. Harjutuse eesmärk oli spekulatiivsel tasemel vastata küsimusele: mis oleks, kui IKT baasteenuste konsolideerimist ellu viia Välisministeeriumis. Märkus: harjutuse käigus ei võetud arvesse võimalikke juriidilisi piiranguid, samuti ei sisalda kirjeldatud kaasus ühtegi kokkulepet või konkreetset plaani. Harjutuse sisendiks võeti järgmised asjaolud: • Ministeeriumi töös olevad andmekogud on 10+ aastat vanad, st et tehnoloogiline elutsükkel on lõppemas. Samuti riist- ja tarkvara 10+ aastat vana. • IT baasrahastus ei kata vajadusi (vt allolev joonis). Baasrahastuse (joonisel: kinnitatud eelarve) puudujäägi peab ministeerium leidma ja katma muudest vahenditest (joonisel: kulu). Tuleb tähele panna, et puudujääk ajas suureneb. • Lisaks joonisel näidatud baasrahastuse puudujäägile on VÄM-i tehnoloogiline võlg 1 mln eurot, sellest ~0,5 mln eurot ATK komponentidesse. Tehnoloogiline võlg koosneb ministeeriumi IT rahavajadustest, millel puudub rahaline kate. • Lisaks on ministeeriumil vaja ajakohastada olemas olevat andmekeskust, mille jaoks rahalised vahendid puuduvad. • Ministeeriumi valitsemisala ATK arv ~700 (asutuse siseses võrgus, AK võrk). • IT organisatsioon koosneb 20 töökohast, millele lisandub neli jagatud ülesannetega töökohta ja kolm infoturbega seotud töökohta. PwC 55 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne €2 500 000 €2 000 000 €1 500 000 €1 000 000 €500 000 €- 2014 2015 2016 2017 2018 Kinnitatud eelarve €1 116 424 €1 183 000 €1 139 100 €1 039 100 €1 139 100 Kulu €1 088 844 €1 361 363 €1 521 623 €1 269 334 €2 195 567 Kinnitatud eelarve Kulu Joonis 18. IKT baaseelarve ja tegelike kulude erinevus. Võimalikud muudatused tulevikus seoses kesksete IKT baasteenuste kasutuselevõtuga on järgmised: • ATK halduse sisseost täisteenusena. • Võrguhalduse sisseost, sh välisesindused. • Tallinna andmekeskusest loobumine ja üleminek RIKS-i andmekeskuse teenusele. Potentsiaalsed kasud avalduvad järgmiselt: • IT organisatsioon väheneb viie töökoha võrra, so 25%. • Tehnoloogilise võla 1 mln eurot asendamine IT baasteenuste kuluga, sh kiire võit ~0,5 mln eurot ATK teenuse tehnoloogilisest võlast. • ATK maksumuse vähendamine pikas perspektiivis vähemalt 10% (240 000 € > 218 000 € aastas) • SBT maksumuse vähenemine kuni 15% pikas perspektiivis. • Vajadus investeerida andmekeskuse uuendamisse langeb ära. • Positiivne juhtimisnihe – IT osakond saab võtta äri toetuse fookuse, triviaalsed juhtimisvajadused langevad ära. PwC 56 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Lisa 1. Analüüsi ulatus, projektis vaadeldud organisatsioonid Valitsemisala Asutus Rahandusministeerium Maksu- ja Tolliamet Statistikaamet Riigi Tugiteenuste Keskus Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus Riigikantselei Välisministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Lennuamet Maanteeamet Riigi Infosüsteemi Amet Riigi Infokommunikatsiooni SA Tarbijakaitse- ja Tehnilise Järelevalve Amet Veeteede Amet Eesti Geoloogiateenistus Kultuuriministeerium Muinsuskaitseamet Eesti Rahvusringhääling Eesti Rahvusraamatukogu Eesti Rahva Muuseum Rahvusooper Estonia Võru Instituut Eesti Hoiuraamatukogu Rahvakultuuri Keskus Eesti Kultuurkapital Eesti Lastekirjanduse Keskus SA Eesti Kunstimuuseum SA Teater Vanemuine SA Kultuurileht SA Eesti Kontsert SA Eesti Vabaõhumuuseum Eesti Ajaloomuuseum SA Tehvandi Spordikeskus SA Eesti Meremuuseum SA Rakvere Teatrimaja SA Narva Muuseum SA Ugala Teater SA Kuresaare teater SA Endla Teater SA NUKU SA Vene Teater SA Eesti Tervishoiu Muuseum SA Eesti Draamateater PwC 57 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Valitsemisala Asutus Integratsiooni ja Migratsiooni Sihtasutus Meie Inimesed SA Haapsalu ja Läänemaa Muuseumid Eesti Arhitektuurimuuseum SA Eesti Spordimuuseum SA Pärnu Muuseum Tartu Kunstimuuseum Eesti Laulu- ja Tantsupeo SA Viljandi Muuseum SA Eesti Riiklik Sümfooniaorkester Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum Rannarootsi Muuseum SA Hiiumaa Muuseumid SA Jõulumäe Tervisespordikeskus Palamuse O. Lutsu Kihelkonnakoolimuuseum SA Eesti Filharmoonia Kammerkoor SA UNESCO Eesti Rahvuslik Komisjon SA Saaremaa Muuseum SA Eesti Filmi Instituut SA Virumaa Muuseumid SA Vanalinna Teatrimaja SA Kunstihoone SA A. H. Tammsaare Muuseum Vargamäel Keskkonnaministeerium Maa-amet Keskkonnaamet Keskkonnainspektsioon Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus Keskkonnaagentuur Eesti Loodusmuuseum Kaitseministeerium Kaitseressursside Amet Maaeluministeerium Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet Veterinaar- ja Toiduamet Põllumajandusamet Põllumajandusuuringute Keskus Veterinaar- ja Toidulaboratoorium Sotsiaalministeerium Sotsiaalkindlustusamet Ravimiamet Terviseamet Tööinspektsioon Tervise- ja heaolu Infosüsteemide Keskus Haigekassa Tervise Arengu Instituut Riikliku lepitaja kantselei Võrdõigusvoliniku kantselei Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskus Siseministeerium Politsei- ja Piirivalveamet PwC 58 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Valitsemisala Asutus Päästeamet Häirekeskus Siseministeeriumi Infotehnoloogia- ja Arenduskeskus Sisekaitseakadeemia Haridus- ja Teadusministeerium Keeleinspektsioon Rahvusarhiiv Eesti Noorsootöö Keskus Eesti Keele Instituut Eesti Kirjandusmuuseum Justiitsministeerium Konkurentsiamet Patendiamet Andmekaitse Inspektsioon Prokuratuur Vanglad Registrite ja Infosüsteemide Keskus Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Kohtud PwC 59 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Lisa 2. Projekti juhtimisstruktuur IKT baasteenuste analüüsi projekti juhtimisstruktuur on kavandatud järgmiselt: Juhtrühm Projekti juhtrühm on kinnitatud riigihalduse ministri 16.09.2019 käskkirjaga nr 1.1-4/115. Juhtrühma juht on Rahandusministeeriumi halduspoliitika asekantsler Raigo Uukkivi. Juhtrühma liikmed on: 1. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi side- ja riigi infosüsteemide asekantsler 2. Kultuuriministeeriumi kantsler; 3. Maaeluministeeriumi kantsler; 4. Siseministeeriumi varade, planeerimise ja tehnoloogia asekantsler; 5. Sotsiaalministeeriumi e-teenuste ja innovatsiooni asekantsler; 6. Välisministeeriumi haldusküsimuste asekantsler; 7. Kaitseministeeriumi õigus- ja haldusküsimuste asekantsler; 8. Haridus- ja Teadusministeeriumi planeerimise ja halduse asekantsler; 9. Keskkonnaministeeriumi asekantsler; 10. Justiitsministeeriumi kantsleri nõunik; 11. Majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi infotehnoloogia osakonna juhataja; 12. Riigikantselei tugitegevuste osakonna juhataja. Juhtrühma ülesanneteks olid: 1. Projekti puudutavate strateegiliste otsuste, sh projekti tegevuskava, ulatuse, skoobi kinnitamine. 2. Projekti tulemite Vabariigi Valitsusele esitamine. 3. Projekti eesmärgi täitmiseks moodustatavale töörühmale ettepanekute ja suuniste tegemine. 4. Juhtrühma liikme poolt esindatavas riigiasutuses projekti tegevustest ja tulemist informeerimine vastavalt vajadusele. Projekti töörühm Projekti tervikliku haldamise töörühma kuulusid Merle Küngas ja Margu Lehesaar Rahandusministeeriumist ning välise eksperdina Mihkel Lauk PwC-st. Projekti töörühma ülesanneteks olid: 1. Hallata projekti tervikuna (kvaliteet, metoodika, ajakava, riskid). 2. Tagada juht- ja töörühmade töökorraldus ning vajalik tugi. 3. Korraldada ja vormistada dokumentatsioon, sh Vabariigi Valitsuse memorandum. IKT juhtide töörühm Töötasandil juhib projekti IKT juhtide töörühm, kuhu kuuluvad IKT asutuste ja projekti kaasatud ministeeriumit IT juhid, RIKS-i ja RIA juht. Töörühma ülesandeks olid: PwC 60 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 1. Tagada IT valitsemismudeli ja muud projekti eesmärki puudutava info enda valitsemisalas; 2. Anda analüüsile sisendit ja teha projekti eesmärki silmas pidades ettepanekuid infotehnoloogia korralduse osas; 3. Kinnitada töörühmade tehtud tehniliste lahenduste ettepanekud ja teenuste muutmise teekaart; 4. Tagada struktuuriosakondade osalus enda organisatsioonis vastavalt projekti eesmärgile. IKT juhtide töörühma kuuluvad kõikide IT asutuste juhid ja ministeeriumide IT juhid, RIA juht, RIKS-i juht ja kõikide ministeeriumide ning Riigikantselei IT juht. Spetsialistide töörühmad Töötasandil moodustatakse teenuste tehnilistest spetsialistidest koosnevad töörühmad: Töökohateenuse töörühm Töörühma eesmärk oli töötada välja tehniliste lahenduste alternatiivid teenuste optimeerimiseks ja paremaks korraldamiseks riigiasutuste arvutitöökoha teenuse osas. Töökoha teenuse töörühma juhtis RIK-ist Aarne Vasarik ja RMIT. Serveri baastaristu töörühm Töörühma eesmärk oli töötada välja tehniliste lahenduste alternatiivid teenuste optimeerimiseks ja paremaks korraldamiseks riigiasutuste serveri baastaristu teenuse osas. Serveri baastaristu töörühma juhtis SMIT-ist Tarmo Tulva ja RIA-st Tarmo Hanga. PwC 61 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Lisa 3. Keskse serveri baastaristu teenuse visioon SBT teenuse kirjelduse aluseks võeti KEMIT-i 2017. aastal välja töötatud „Info ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) teenuste kirjeldamise ja hinnastamise mudel“. Keskse serveri baastaristu (SBT) teenuse eesmärgid on: 1. Teenuste kvaliteedi tõus ja ühtlustumine riigis. 2. Pikemas perspektiivis säästlikus – ühetaolisus teenuse haldamisel, kompetentsid ühes kohas, keskne hankimine. 3. Väärtuslike võtmekompetentside - arhitektide ja administraatorite - säilitamine riigis ning parem kasutamine. 4. Läbipaistev kulubaas kogu riigi serveri baastaristu teenustele – investeeringute parem planeerimine eelarveprotsessis, selgus teenuse klientidele. SBT teenuse komponendid on järgmised: • Seadmeruumide haldus. Teenuse ulatus on avaliku sektori serverimajutuseks sobilike ruumide halduse konsolideerimine, seadmeruumide jätkusuutlik opereerimine ning nõuetele mittevastavate ruumide kasutuselt eemaldamine. • Serverimajutuse teenused, sh: − eriotstarbelise füüsilise ressursi renditeenus, nn bare metal teenus − pilveteenused, sh IaaS (ingl infrastructure as a service), PaaS (ingl platform as a service), SaaS (ingl software as a service) − infosüsteemi täismajutusteenused, sh majutusteenus; pärandsüsteemide, nn legacy siirde teenus • Laivõrguteenus. Võrguteenus on kohustuslik teenus ja eeltingimus majutusteenuste saamiseks. SBT teenused on vundamendiks ja eelduseks ATK teenuste osutamisel. Enamust SBT teenuse komponentidest on vaja ATK teenuste osutamiseks/kasutamiseks. SBT ja ATK omavahelisi seoseid illustreerib alljärgnev joonis. Joonis 19. Serveri baastaristu teenuste ja arvutitöökoha teenuste seos. PwC 62 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Serveri baastaristu teenuse kirjeldus Klientide vaatenurgast peab olema tagatud üks kontaktpunkt, ühtne toimiv pääsusüsteem ja üks arvelduspartner sõltumata kasutatavast lahendusest ja asukohtade arvust. Klient peab olema vaba edasistest hangete tegemise kohustustest. Teenuste hinnastamine ja arveldus peab olema kliendile arusaadav ja läbipaistev. Kliendiks peab kvalifitseeruma kogu avalik sektor ja valitsussektor vastavalt https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigihaldus lehel olevale definitsioonile). Seadmeruumide haldus Teenuse skoop on avaliku sektori serverimajutuseks sobilike ruumide halduse konsolideerimine, seadmeruumide jätkusuutlik opereerimine ning nõuetele mittevastavate ruumide kasutuselt eemaldamine. Teenuse eesmärgid • Vähendada asutuste jooksvat halduskoormust, • tagada seadmeruumi haldustiimi kompetentsus, • tagada hallatavate seadmeruumide, sh nende andmesideühenduste ning elektriühenduste vastavus esitatud ISKE nõuetele ning muu kasutatava seadmestiku ajakohasus, • tagada asjakohased turbemeetmed ning ühtne pääsukontroll ruumide taristule üle riigi. Teenuse sisu • Tagada kliendi arvutusressursi jaoks nõuetekohase taristu olemasolu. • Pakkuda klientidele, kes vajavad mingil põhjusel vaid puhast seadmemajutuse teenust, selleks sobilikku, turvalist ja kontrollitud keskkonda. Seadmeruumi haldusteenus võib muuhulgas olla realiseeritud vahendaja ehk broker tüüpi lahendusena, kus teenuse toimimise eest vastutav üksus hangib nõuetele vastava ressursi erasektorist osaliselt või täielikult täisteenusena. Serverimajutus Serverimajutuse teenuse tasemed on järgmised: • Eriotstarbelise füüsilise taristu, nn bare metal teenused • Pilveteenused: − IaaS (ingl infrastructure as a service) − PaaS (ingl platform as a service) − SaaS (ingl software as a service) • Infosüsteemi täismajutusteenused − Majutusteenus − Pärandsüsteemide ehk legacy siire PwC 63 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Bare metal teenused Kliendile tagatakse kokkulepitud spetsifikatsioonile vastava eriotstarbelise füüsilise ressursi olemasolu renditeenusena. Kogu teenuse haldus (sh võrgu toimimine, püsivara uuendused, jooksev tugi / defektsete komponentide vahetus /garantiiküsimused / hoolduslepingud jms) on teenusepakkuja vastutus. Ressursi hangib teenusepakkuja kasutades väljakujunenud kesksete hangete mehhanisme. Teenusepakkuja võib oma klientidele pakkuda sama teenust kasutades ka lahendusi, kus reaalne taristu riistvara asub erasektoris, kuniks sealsed teenuse ja majutustingimused vastavad lõpptarbija poolt etteantud ISKE nõuetele. Pilveteenused Pilveteenuste kiht peab olema kliendile kättesaadav üle kokkulepitud ühtse kasutajaliidese/api. Pilveteenus peab olema olemuselt vahendaja ehk broker tüüpi, mis võimaldab liita üheks tervikuks erinevate osapoolte alamteenused. Pilveteenus võib sisaldada kolmandate osapoolte (sh riigi IT asutuste) pakutavaid teenuseid. Klientide vaatenurgast peab olema tagatud teenuse jaoks üks kontaktpunkt, ühtne toimiv pääsusüsteem ja üks arvelduspartner sõltumata kasutatavast lahendusest ja asukohtade arvust. Joonis 20. Baastaristu teenuste vastutuste jaotus teenuse osutaja ja kliendi vahel. Allikas: HostingAdvice.com IaaS teenus Kliendile tagatakse IaaS (ingl infrastructure as a service) teenuse toimivus sarnaselt praegusele riigipilvele. teenuse puhul peab olem tagatud järgnevad võimekused: PwC 64 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • Võimekus luua ja hallata arvutus-, ja talletusressurssi nii virtuaalmasinate kui ka konteineritena vähemalt kolmes erinevas asukohas. • IaaS teenus peab hõlmama nii riigipilve pakutavate kui ka muude kokkulepitud avalike pilveteenuste (nt Amazon, Azure jne) kasutuse võimekuse üle ühtse iseteeninduskeskkonna. • Avalikele teenustele peab olema tagatud riigivõrgus toimiv DDOS kaitse. Vastutuspiirid • Teenusepakkuja tagab IaaS platvormi toimimise. • Klient vastutab kõige eest, mida ta seal platvormil korda saadab. IaaS komponendid (näide) • virtuaalserverid • block storage ressurss • võrguteenused • konteinerid Üldised komponendid • monitooringuteenused (IaaS) • turbeteenused • iseteenindus • arveldus • pääsuhaldus PaaS teenused Läbi riigipilve teenustaristu pakutase kasutades kas riigipilve enda või kolmanda osapoole IaaS komponente klientidele PaaS (ingl platform as a service ) teenuseid. Teenuse puhul peavad olema tagatud järgnevad võimekused: • Võimekus kasutada minimaalset kokkulepitud komplekti platvormiteenuseid vähemalt kolmes erinevas asukohas. • PaaS teenus peab hõlmama nii riigipilve pakutavate kui ka muude kokkulepitud avalike pilveteenuste (nt Amazon, Azure jne) kasutuse võimekuse üle ühtse iseteeninduskeskkonna. Vastutuspiirid • Teenusepakkuja tagab PaaS teenuste toimimise vastavalt kokkulepitud SLA tingimustele. • Klient vastutab PaaS teenuste integratsiooni eest oma infosüsteemidega ning kõige eest, mida ta platvormiteenuse sees korda saadab. PaaS komponendid (näide) • Andmebaas kui teenus (pg, mysql, mssql, oracle) • Varundus kui teenus • Monitooring • Veebirakendusserveri (apache, tomcat jms) klaster • Koormusjaotur • rabbitmq • elk • ignite • s3 • k8s • nethsm PwC 65 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne SaaS teenused Kliendile tagatakse teenuse toimivus riigipilve teenustaristu SaaS-i (ingl software as a service) kaudu. Teenuse puhul peavad olema tagatud järgnevad võimekused: • kasutada minimaalset kokkulepitud komplekti platvormiteenuseid vähemalt kolmes erinevas asukohas. • SaaS teenus peab hõlmama nii riigipilve pakutavate kui ka muude kokkulepitud avalike pilveteenuste (nt Amazon, Azure jne) kasutuse võimekuse üle ühtse iseteeninduskeskkonna. SaaS komponendid (näide) • AD • Exchange • Rocket.chat • Atlassiani rakendused • Owncloud/NextCloud • Office365 • Siem • Delta/postipoiss • Standardiseeritud riigisektori/KOV-i koduleht • turvaserver Vastutuspiirid Teenusepakkuja tagab teenuste toimimise vastavalt kokkulepitud SLA tingimustele, klient vastutab nende sihipärase kasutamise eest. Infosüsteemide täismajutus Klient ja teenusepakkuja lepivad kokku konkreetse infosüsteemi täisteenuse majutuse tingimustes. Klient on teenuse lõpptarbija rollis ja vastutab lisafunktsionaalsuse ja jätkuarenduste tellimise ja rahastamise eest täites äritellija rolli. Teenuse kirjeldus • standardsete keskkondade juurutamine/ehitamine kindlaksmääratud tingimustel • keskkondade kohandatud konfiguratsioonid vastavalt kindlaksmääratud tingimustele • keskkondade veaparandused ja nõrkuste haldus • intsidente ennetavad hooldustegevused • monitooring ja raporteerimine • jõudluse haldus • jõudluse testimine • varunduse ja taaste teenused Skoobis on: • keskkondade juurutamine • keskkondade tugi vastavalt SLA-dele (ainult hallatud teenused) • professionaalsed lisateenused toetatud keskkondadele, nõustamine • keskkonna disain • taasteplaanid • muud keskkondadega seotud vajadused Skoobis ei ole: PwC 66 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • tarkvara koodi kirjutamine • lõppkasutaja tugi ja koolitamine Infosüsteemide kolimine/siire kui teenus Klient lepib siirdemeeskonnaga kokku, mis teenused porditakse pilveteenuste platvormile ja kuidas hakkab edasine haldusmudel välja nägema (nt ise haldab, keskne asutus haldab, SaaS/PaaS teenused, mingi vahepealne skeem) ja siirdemeeskond teostab kas kogu kolimisprotsessi või on ainult nõustajaks. Teenuse tüübid (näited) • Juurutamine – „Ma soovin ainult keskkonna juurutuse teenust ja tegelen haldamisega ise“. • Teenuste siire pilve. • Hallatud teenus – „Ma soovin, et minu keskkond oleks hallatud … poolt kokku lepitud skoobi ulatuses“. Laivõrguteenus Võrguteenus on kohustuslik teenus ja eeltingimus majutusteenuste saamiseks. Teenuse komponendid • võrguteenuse haldus (võimekus, kättesaadavus, SLA) • ühenduvus (vajab täpsustamist, milliste võrkudega?) ja ühenduvus pilveteenustega • elutsükli haldus • jõudluse monitooring • võrgu monitooring 24/7/365, hoiatused ja raporteerimine, probleemide lahendamine • I-III astme klienditugi Skoobis on: • laivõrgu planeerimine, disain, juurutamine • võrgu riist- ja tarkvara uuenduste nõustamine, et tagada ruuterite ja muude võrguseadmete ajakohasus • väliste teenusepakkujatega suhete ja lepingute haldus • parima hinna tagamiseks turu pakkumiste võrdlus Skoobis ei ole: • lõppkasutaja tugi • rakenduste tugi Eeltingimused teenuse kasutamiseks • (vajab täpsustamist) … standarditele vastavus. • (vajab täpsustamist) … turbepoliitikatele vastavus. • nõuetele vastava läbilaskega võrguühenduse olemasolu • varuühenduse olemasolu • lõppkasutajate klienditoe olemasolu PwC 67 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Lisa 4. Keskse arvutitöökoha teenuse visioon Arvuti töökoha teenuste kirjeldus ATK teenuse aluseks võeti RIK-i 2017 tehtud töö ja ATK teenuse koosseis ministeeriumide ühishoones (HTM, JUM, MKM, RAM ja SOM – kokku ca 1 000 töökohta). ATK teenus jaguneb kaheks komponentide komplektiks: baasteenused ja lisateenused. ATK baasteenuse komponendid on kliendile kohustuslikud. ATK lisateenused on kliendile valikulised vastavalt tegelikele vajadustele. ATK baasteenus ATK teenuse detailsed komponendid on toodud järgnevas tabelis. Konkreetsed tehnilised detailid on RIK-i tehtud ettepanekud. Tabel 5. Arvuti töökoha baasteenuse detailsed komponendid. Teenus Komponent MS O365ga seotud haldusserverid SCCM keskhalduslahendus Symantec Endpoint Protection Viirustõrjelahendus Litsentside haldusserver Arvuti töökoha riist- ja tarkvara haldus Skype for business Adminterminalid IKT varahaldus tarkvara ATK inventuuri vahend ATK halduse personal Kettapind Kasutajate failiteenus Failivahetuskeskkond Failiserveri administraator Active Directory serverid Kasutajate autentimisteenus Sertifikaadiserverid Kaugtöö VPN Kohtvõrguteenus Kohtvõrgu Switchid WiFi AP-d ja keskhaldus PwC 68 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Teenus Komponent Kohtvõrguseadme UPS Kohtvõrgu VPN seadmed ja seotud serverid Välisvõrguühendused Kohtvõrgu autentimise serverid IP aadresside/nimede haldus (dns/dhcp) Kohtvõrgu monitooring Võrguadministraator Exchange Arhiveerimine Enterprise Vault Meiliteenus Meililüüs Listserver Mailiserveri administraator Kõnekeskus Kasutajatoe teenus Kaugabi spetsialist Kohapealne tugiisik Automaatse õiguste halduse tarkvara Õiguste haldamine Õiguste haldur Turvatestimine Logiserver Infoturbe juhtimise teenus Paroolihaldus Infoturbe personal ATK Lisateenused • töökoha riistvara (hankimine, arvestuse pidamine riigivara kontekstis, kasutuselt eemaldamine, utiliseerimine) • nutiseadmete haldus (seadmed, keskhaldus) • printimine ja skaneerimine (seadmed, hooldus, kulumaterjalid) • ühistöö keskkonnad (Sharepoint, Atlassiani tooted jne.) • dokumendihaldus • töökoha eritarkvara • esitlustehnika • videokonverentsi teenus − täiendavad võrguteenused − kogu maja kattev WiFi • täiendavad võrgupesad PwC 69 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne • avalikud arvutid • infoturbe koolitused • pisivahendite hankimise korraldamine Nimekiri ei ole lõplik ja vastavalt vajadusele on võimalik pakkuda täiendavaid teenuseid. PwC 70 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Lisa 5. Eesti ja rahvusvaheline praktika Eesti avaliku sektori senised kogemused kesksete teenuste kujundamisel IT asutused Käesolevas peatükis on kokkuvõtlikult toodud IT asutuste toimemudelite uurimise käigus kogutud õppetunnid. Tulevane teenuseosutaja peab arvestama, et migratsiooniprojekti käigus teenuseosutaja administratiivne koormus tõuseb. Teenuseosutaja peab juhtima osapoolte ülesandeid ja vastutuse jaotust. Sinna alla käivad näiteks: kliendi juhtimine ja tema huvide väljaselgitamine, läbirääkimised rahastajaga (tavapäraselt ministeerium), suhtlus ja lepingute ülevõtmine väliste partneritega. Eeltingimuste saavutamise juhtimine, nt sobiva võrguühenduse hankimine. Migratsiooni koormus on seotud kliendi eripärade väljaselgitamisega ja kliendi konteksti sobiva teenuse väljatöötamisega, mitte niivõrd ATK arvuga. Enne teenusetingimuste ja hindade osas lubaduste andmist tuleb teha uue kliendi konteksti hindamine üllatuste vältimiseks. Taani näide on eeskujuks: Onboarding Department täidab seda ülesannet. Eelhinnangu saab teha lisaressursita, aga detailne töö vajab eraldi tiimi ja suunatud panust. Migratsiooni faasi jaoks on kasulik sõlmida eelleping teenuse kasutamiseks. See on vajalik nende tööde läbiviimiseks, et tagada kliendi migratsiooniks valmisolek. Ka ettevalmistus vajab ressurssi, sh kliendi vajaduste kaardistamist, teenuse ettevalmistust, migratsiooni. Eellepingu vajadust ei ole kliendile lihtne seletada ja põhjendada. Kliendi motivaatorid keskse teenusega: halduskoormuse vähenemine, murede vähenemine, teenuse keskne rahastus (KUM-i näide), parem riistvara. Kasud hakkavad ilmnema migratsioonijärgsel perioodil. Korrastamata alast tulnud klientide jaoks on kasud laiemad – klient hakkab ka oma muid protsesse süsteemsemalt käsitlema. Omanikuta teenused. Kliendi IT vastutusalas võib olla teenuseid, mis ei ole klassikalised IT (nt telefonijaamad, elekter, gaaskustutus, füüsilise ligipääsu süsteemid). Need teenused võivad jääda migratsiooni korral vastutajata. Ainult ATK osutamine ei õnnestu. Alati kaasneb mingi muu teenuse vajadus, nt pärandsüsteemidega tegelemine. Teenuste standardimiseks on vaja piisavalt aega, soovitavalt viis aastat. Liikuda teenuste migreerimisel sammhaaval, evolutsiooniliselt. Uue kliendi teenuste käivitamisel langeb erinevatel põhjustel alati rahulolu. Adapteerumise periood on tavapäraselt üks aasta. On ka erandeid, näiteks klienditugi saavutab tõusu tavaliselt kiiremini. Samas kui kliendi varasem teenuse olukord on olnud halb, nt kasutati vana ja aeglast riistvara, saabub rahulolu kiiremini. Kesksed tagasilöögid teenuses jäävad suurele hulgale inimestele alati meelde ja see mõjub palju ning pikemat aega (nt meiliteenuse suure mõjuga intsidendid). Organisatsioon tuleb luua kompetentsikeskusena, mille spetsialistid suudavad teenust kontrollida üle terve väärtusahela. Sel juhul on võimalik nn broker-tüüpi opereerimismudel, milles teenuste jaoks vajalike ressursse/tarnijaid hangitakse parimatest allikatest, sh erasektorist. Kontrollitud teenusega saab paindlikult vastata klientide vajadustele. PwC 71 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Teenuse tellija (teenusele nõude esitaja) ja selle eest maksmine peab olema ühes kohas. See hoiab paigas partnersuhte ja ootused teenusele kontrolli all. Teenuse eelarve võiks olla jagatud kaheks: (i) keskne eelarve riigikesksetest nõuetest tulenevate kulude katmiseks ja (ii) muutuv eelarve kliendi nõuetest tulenevate kulude katmiseks. On oluline, et nõuded teenusele ja kulud oleksid läbipaistvad ja tasakaalus. Migratsiooniperioodil on kliendi juhtkonna toetus äärmiselt oluline. Peamiselt tekib emotsionaalne vastuseis. Lahenduseks on suhtlemine, koolitamine, selgitamine, hoiakute muutmine. Probleeme võib tekitada muudatuste aktsepteerimine, harjumuspärase keskkonna lõhkumine. Organisatsiooni planeerimine iga üksiku töötaja tasemel on kriitilise tähtsusega. Paljud head IT spetsialistid võivad jääda algsesse asutustesse ja ei tule uude organisatsiooni üle. Puudu jääb ettevalmistusega ja vajaliku kompetentsidega juhtidest. Vaja on väga head kommunikatsiooni kõikidel tasanditel. Probleemid on seotud enamasti kas vale informatsiooni omamisega või sellega, et konsolideeritavatel asutustel informatsiooni puudub. Kultuuriministeerium Kultuuriministeeriumi kaasust uurisime põhjusel, et tegemist on mastaapse kliendi vaatega IKT baasteenustele. Kõik valitsemisala IT teenused on sisse ostetud välistelt teenusepakkujatelt. KUM alustas IKT baasteenuste konsolideerimist aastal 2015, kui loodi esimene IKV valdkonna strateegia. Esimese teenusena korrastas ja konsolideeris KUM infoturbe juhtimise teenuse hallatavate riigiasutuste ulatuses. Teenusepakkujaks sai 2015 RIK. Järgnes ATK baasteenuse etapiviisiline konsolideerimine. Esmane sihtrühm oli hallatavad asutused. Järgmise etapina võeti ette kogu valitsemisala asutused. Käesoleva aruande koostamise ajaks on KUM-i 50 asutusest 29 asutuse ATK teenused konsolideeritud – kokku 1300 töökohta. Teenusepakkujaks on RMIT alates aastast 2018. RMIT osutab ATK täisteenust, sh infoturbeteenust 50-le asutusele. Konsolideerimise tempo on olnud 4–5 asutust aastas. Teenusepakkuja valiku kriteeriumiteks olid teenuse hind ja teenuseosutamise paindlikkus (asutuste erisustega arvestamine). Tervikpildis juhib migratsiooni plaani ministeerium. Asutustega lepitakse kokku migratsiooni järjekord. Iga asutuse osas tehakse eelleping. Eelleping sisaldab detailkaardistust teenuse sisuliste vajaduste kohta. Asutuste järjekord otsustatakse juhtkonna valmiduse ja ATK elukaare olukorra järgi – kehvemas seisus asutused enne. Eelarve planeerimine toimus KUM-i ja RMIT-i koostöös. Arvutati hinnangud ATK sisule ja maksumusele. Planeerimine toimus olukorras, kus ei olnud teada asutuste detailid ja erisused. Hilisem praktika on näidanud, et veapiir on olnud 10–20% üles või alla iga asutuse kohta. Ministeeriumi suures vaates on eelarve arvestuslik viga olnud väike. ATK teenus on RMIT-ist võetud täisteenusena, st ka AKT teenuse jaoks vajalikud SBT komponendid ja valikulised lisateenused (nt printimine). Rahastusmudel on keskne ja kulupõhine. Keskne rahastus tähendab, et KUM tagab keskse baasrahastuse ja asutuste eelarvetes see ei kajastu. Sisuliselt tähendab see, et ministeerium täidab ATK teenuse omaniku rolli: seab nõuded ja tagab eelarve. Kulupõhine tähendab, et investeeringute kulud kannab RMIT ja investeeringute amortisatsioon kajastub teenuse hinnas. Ministeeriumi eesmärk keskse rahastuse juures on terviklik kontroll teenuse kulude üle ja selle kaudu teenuse jätkusuutlikkuse juhtimine. ATK eelarve on nelja-aastase riigieelarve strateegia vaatega ja üle kantud RMIT-i baaseelarvesse sihtotstarbeliseks kasutamiseks. Eelarve kasutamiseks PwC 72 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne on RMIT-i ja KUM-i vahel kahepoolne raamleping, mille allusel sõlmitakse kolmepoolsed SLA-d: RMIT, KUM ja klient. Teenuse maksumus lepitakse kokku aasta kohta. Kliendirahulolu mõõtmine toimub kvartaalselt ja tulemuste arutelu toimub KUM-i kantsleri kaasamisel. Probleemid Rahastusmudeli juures on ilmnenud probleem. RMIT-i rahavood ei võimalda kõiki investeeringuid katta ning on surve SLA muuta osaliselt investeeringute põhiseks – KUM peaks osa investeeringuid enda kohustuseks võtma. Uute asutuste teenusega liitmisel on see teema teravalt päevakorda tõusnud. Lahendamata probleemiks on teenusest loobumise tingimused. Teenuseosutaja vaatest on võetud eelarvesse investeeringud (nt seadmed) ja kulud (nt litsentsid), mida tuleb teenindada ja teatud juhtudel pikaajaliselt. Kliendi lahkumisel enne seadme elukaare lõppu tähendaks RMIT-ile eelarvelise katte puudumist. Lahendamist vajab, kes ja mis viisil need rahalised vajadused katab. SBT konsolideerimise vaates on kõik ministeeriumi andmekogud viidud riigi IT asutustesse – v.a üks teenus, mis on sisse ostetud erasektorist. Näiteks Rahvusraamatukogu kõik äriteenused koos IT personaliga on viidud RMIT- i. Selle kaasuse puhul oli probleemiks SBT teenuse pärandvara jaoks vajalike investeeringute rahastusküsimuste lahendamine (tehnoloogilise võla kompenseerimine), mis tekitas palju vaidlusi ja tagasilööke. Õppetunnid KUM-i kogemustest on järgmised: • Ühe ATK eelarveline maksumus on suurusjärgus 1000 €/aasta. • Keskse teenuse osutajal peab olema piisav finantsvõimekus teenuste investeeringute tegemiseks ja nende teenindamiseks. Vastasel korral ei ole võimalik klientidele pakkuda kulupõhist teenust. • Migratsioon, eriti SBT migratsioon, vajab lisatööd ja -ressurssi. Asutuste kontekst, vajadused ja põhiprotsessid on erinevad ning võivad teenusepakkujale põhjustada üllatusi, mis avaldavad mõju teenuse maksumusele. • Migreerimisel ei tohi üle tuua pärandvara. Teenuste, eriti SBT teenuste osas tuleb migratsiooni käigus pärandvaraga seotud investeeringud lahendada. • Migratsiooniplaan ja kommunikatsioon on kliendirahulolu eelduseks. Migratsioon peab toimuma kõikidel tasanditel kokku lepitud plaani alusel. Kliendiga tuleb migratsiooniperioodil teha tihedat koostööd. Teenuseosutajal peab selle ülesande jaoks olemas olema vastav võimekus. • Keskne rahastusmudel on asutuste jaoks motiveeriv. Olukorras, kus toimub keskne rahastamine, pääsevad üksikud asutused koormavast tegevusest sarnase teenuse rahastuse eest võitlemisel. • Vaja on teenusest loobumise põhimõtteid. Teenuseosutaja vaatest on võetud eelarvesse investeeringud (nt seadmed) ja kulud (nt litsentsid), mida tuleb teenindada ja teatud juhtudel pikaa- jaliselt. Kliendi lahkumisel jääb see vajadus teenuse osutajale alles, kuid eelarveline kate kaob. Lahendamist vajab, kes ja mis viisil need rahalised vajadused katab. • Personaalne partnersuhe on oluline kliendirahulolu kriteerium. Klienditugi ei ole klientide teenindamiseks piisav. Klient vajab personaalset isikut või isikuid, kes tema muredega tegelevad, teenust arendavad ja tulemusi mõõdavad. Ainult SLA-st ja formaliseeritud suhtest ei piisa. • Kõrge rahulolu ei tähenda, et teenust pole vaja parendada. • Rahulolu jagamine on oluline ja murrab müüte. Teenusega liitumata kliendid on skeptilised ja ei pruugi olla motiveeritud keskset teenust kasutusele võtma. Asutuste omavaheline suhtlemine ja liitunud klientidega rahulolu jagamine aitab kujundada mõtteviisi ja luua motivatsiooni. Hea näide on muuseumi- juhtide omavaheline infovahetus keskse teenuse osas. Tallinna Haridusamet Käesoleva kaasuse uurimiseks kasutati andmeid, mis on kättesaadavad riigihangete registri vahendusel. Tallinna Haridusamet on linna haridusasutustele arvuti töökoha haldusteenust hankinud alates 2010. aastast. PwC 73 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Varasemad andmed registris puuduvad, kuid hanke tehnilisest kirjeldusest on näha, et ATK teenust osteti sisse juba varem. Registri andmetest selgub, et Tallinna Haridusamet ja hiljem Tallinna Linnakantselei on hankinud samale sihtrühmale sarnase sisuga arvutitöökoha haldusteenuseid vähemalt neljal korral. Viimane hange toimus 2017. aastal kestvusega 36 kuud ja on siiani täitmisel. Hangete andmetest selgub, et teenuste maht on kasvanud 2 500 töökohalt 6 500 töökohani perioodil 2010-2017. ATK teenuse maksumuse absoluutväärtused ei ole võrreldavad käesolevas projektis kirjeldatud ATK sisuga, kuid maksumuste muutus näitab, et seitsme aasta jooksul on maksumus ühe ATK kohta aastas langenud 45%. Hankedokumentatsioonist selgub ka, et valdav osa klientidest oli hangete toimumise ajal juba liitunud standardiseeritud teenusega ning uute klientide liitmine (korrastamata alad) toimus väiksemas mahus. Õppetund: ATK haldusteenuse konsolideerimisel on pikaajaliselt suur tõhususe potentsiaal ka osaliselt standardiseeritud kliendiportfelli korral. RTK Riigi Tugiteenuste Keskuse näidet on toodud heaks eeskujuks kesksete teenuste loomisel. Vabariigi Valitsus võttis 29. detsembril 2009 vastu otsuse viia kõik riigiasutused valitsemis- ja haldusalade kaupa üle ühisele finantsarvestuse ning personali- ja palgaarvestuse süsteemile, konsolideerida valitsemisalade siseselt finants-, personali- ja palgaarvestus. Otsuse alusel käivitati tugiteenuste tsentraliseerimise projekt (TUTSE) rahalise mahuga 7 mln eurot, mis oli mõeldud eelkõige infosüsteemide arendamiseks. Tugiteenuste konsolideerimine on suunatud järgmiste eesmärkide saavutamisele: • teenuste osutamise kvaliteedi tõstmine; • teenuste osutamisega seotud kulude vähendamine; • riigi vahendite efektiivsem kasutamine (teenuste ja asjade hankimisel, kinnisvara haldamisel). Neli ministeeriumit (RAM, JUM, SOM ja MKM) otsustasid oma arvestusteenused konsolideerida ühtsesse arvestusüksusesse – Riigi Tugiteenuste Keskusesse –, mis moodustati senise Kohtute Raamatupidamiskeskuse baasil. Seni Justiitsministeeriumi haldusalas olnud asutus tõsteti projekti ettevalmistuse käigus (2012. aastal) Rahandusministeeriumi haldusalasse. Migratsiooniperiood arvestusteenuste üle toomiseks ministeeriumites tegutsenud arvestusüksustest RTK-sse oli neli kuud. Sarnaste teenuste jaoks on 4-6 kuud migratsiooni jaoks mõistlik aeg. Projektijuhtimise tuumik oli rahandusministeeriumis olemas, projekti juhtimise ja teenuse osutamisega seotud inimesed liikusid ministeeriumitest RTK-sse alates 2013. aasta algusest. Tegevuse alustamisel oli RTK-s 73 inimest. Esialgne eesmärk oli Soome tugiteenuste keskuse eeskujul vähendada personali arvu (ja kulusid) 40%. Esimestel aastatel vähendati arvestusteenuse osutamisega seotud töötajate arvu kokku 25%. 2013–2015 toimus nn kesksete teenuste pilootprojekt. Tegeleti organisatsiooni ja klientide mõttemaailma muutmisega, kliendikesksuse juurutamisega: koolitused, väärtuste rõhutamine organisatsioonikultuuris, tulemustasu süsteemid, väärtuspõhine juhtimine. Teenused võeti ministeeriumite arvestusüksustest üle as-is (isegi kui ei olnud mõistlik), standardiseerimine toimus hiljem jooksva töö käigus. PwC 74 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Migreerimisriskid. Tippjuhtkonna poolt tunnetatud riskid olid seotud järgmiste ohtudega: teenus läheb kaugemaks, teenus ei vasta klientide vajadustele. Riski maandamiseks tuli jagada head kogemust - esialgu rahvusvahelist, hiljem kohalikku kogemust. Töötajate tunnetatud hirm oli seotud võimaliku töökaotusega. Migreerimisprotsess. Tugiteenuste tsentraliseerimise projekti raames toimus kaks erinevat alamprojekti: teenuse osutamise konsolideerimine kesksesse arvestusüksusesse ja keskse infosüsteemi kasutuselevõtt. Kahe alamprojekti tegevusi kavandati selliselt, et nende tegevused ei toimuks samaaegselt, millega saavutati väiksem segadus. Klientidelt võeti üle finants- ja personaliarvestusega seotud üksused koos teenuse osutamisega seotud töötajatega (töölepingud võeti üks-ühele üle). Peale pilootprojekti lõppu võttis Vabariigi Valitsus 2015. aastal vastu otsuse vii kõigi ministeeriumite arvestusteenus üle RTK-sse. Koos otsusega kinnitas valitsus ülevõtmise indikatiivse ajakava, mida täpsustati projekti ettevalmistamise käigus (2 kuu jooksul VV otsusest). Esimeses järjekorras võeti üle väiksemad ja standardiseeritud teenusest vähemal määral erineva teenuse korraldusega arvestusüksused.. Kõigepealt võeti üle teenus olemasoleva protsessi alusel, hiljem migreeriti protsess uude standardisse. Keskse teenuse pikaajalised kasud: • RTK poolt ülevõetud töötajate arv on vähenenud 38%. • Rahaline sääst on jäänud RTK-sse ja on suunatud infosüsteemide arendustesse ja töötasude hoidmiseks konkurentsivõimelisena. • Hinnanguline kokkuhoid ca 4 mln aastas. Rahastusmudel. Teenusega liituvatest asutustest tõsteti üle personalikulu, majanduskulu (töökohakulud, koolituskulud). Toimib keskse rahastuse mudel – teenuse eest arveid ei esitata. Kokkuhoid keskset teenusest tekib pikema aja jooksul. Õppetunnid RTK kogemustest on järgmised: • Kliendil peab võimalus olema suunata teenuse arengut – RTK-l on sellel eesmärgil loodud nõukoda, kus on esindatud kõik kliendi esindajad. Töö toimub neli korda aastas. Nõukoda kinnitab olulisemad aruanded, teeb ettepanekud teenuste arendamiseks. • Kõigepealt töötati välja uus teenus ja siis liideti uued kliendid. Vältida tuleb olukorda, kus toimivat teenust tuleb korrastama asuda – segadus on suur, kontroll teenuse kvaliteedi üle väike, kõik osapooled on rahulolematud. • Rollide ja vastutuse määratlemine on rahulolu tagamise kriteerium. Peab olema väga selge, milline on vastutuse piir teenuse osutaja ja kliendi vahel. • Standardiseeritud teenuse mastaabiefektist tekkiv tõhusus on märkimisväärne. RAM-i 2013. aastal läbi viidud riigi personalitöötajate koormuse analüüs näitas, et RTK arvestusteenuse pakkumisel töötajate arv ühe personali- ja palgaarvestaja kohta on 1,93 korda suurem, kui valitsemisala- põhistes arvestusüksustes. See tähendab et standardiseeritud teenuse tööprotsessidega suudab üks töötaja luua kaks korda rohkem lisaväärtust. • Suurem teenuse osutamise efektiivsus = suurem kulude kokkuhoid. Kulude kokkuhoid tuleneb parimate praktikate kasutuselevõtust ja mastaabiefektist. • On oht kliendi põhitegevuse ebapiisavaks tundmiseks, mis võib mõjutada teenuse osutamise kvaliteeti. • Teenuse migratsioonist tulenev oht ajutiseks kvaliteedilanguseks teenuse osutamisel. • Üle tulevate töötajate vastuseisust konsolideerimisele tulenev motivatsioonilangus, oht teenuse kvaliteedi ajutiseks languseks. PwC 75 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Erasektori praktika Projekti käigus toimusid intervjuud erasektori esindajatega eesmärgiga uurida kogemusi ja õppetunde teenuseosutaja vaatenurgast. Kokkuvõtlikult on õppetunnid ja kogemused järgmised: • Konsolideerimise väljakutse: kuidas saavutada inimeste ja süsteemide utilisatsioon parimal viisil, et kokku tõstetud ressursid võimaldaksid mastaabisäästu tegelikkuses realiseerida? Risk: inimesed ja süsteemid töötavad vana efektiivsusega edasi. • Konsolideerimise väljakutse: kuidas tagada teadmushaldus ja selle ajakohasus, kui teenuse- pakkujaks on väline osapool? Risk: teenusepakkuja ei suuda anda kliendi kontekstile kohast teenuse tuge teadmiste puudumise tõttu. Klient omakorda ei suuda olulist konteksti teenuseosutajale edasi anda. • Õppetund: ATK migratsioonile kulub aega ja sel perioodil tuleb arvestada topelt kuludega, kuna ressurssi kulub nii olemasolevate teenuste ülalhoiuks kui ka uute teenuste migreerimiseks. • Õppetund: standardiseeritud teenusele vastuseis ei ole tehniline, vaid organisatoorne. Lõppkasutajad tajuvad teenuse kaugenemist ja ei oska kohe hinnata seni tajumata kasusid. Allumine näiliselt mõttetutele reeglitele tekitab vastuseisu. • Õppetund: kas kõik kliendid saavad piisavalt tähelepanu? Kaugem ja formaalsem teenus võib tekitada lõppkasutajates tunde, et nendest ei hoolita. • Õppetund: haldusvahendite litsentsid on lisakulud. Kui keskset haldust pole varem toimunud, siis see on klientidele üllatus. • Õppetund: konsolideerimisega on võimalik saavutada märkimisväärset mastaabisäästu litsentsidelt, nt Active Directory, serveriplatvormid. • Õppetund: erinevused teenuse kliendi soovide ja tegeliku lõppkasutaja vajaduste vahel võivad olla suured. Tulemuseks on halb SLA, mis ei taga lõppkasutaja rahulolu. Lasteaia direktori näide: toit on vaja tellida viivitamatult, kuid arvuti riistvara remondi aeg on SLA-s kuni viis päeva. Rahvusvaheline avaliku sektori praktika Üldist Paljud riigid otsivad lahendusi, kuidas IKT teenuseid efektiivsemalt ja paindlikumalt osutada 27. Üks sellistest üha populaarsematest lahendustest on teenuskeskused ehk Shared Service Centers (SSC). Riigisektori teenus- keskuseid defineeritakse kui riigiasutusi või riigiasutuste struktuurüksusi, mis pakuvad teenuseid laiemale ringile riigiasutustele ja ei piirdu ainult enda valitsemisalaga. IKT teenuste koondamist eraldi teenuskeskustesse eesmärgiga tõsta teenuste kvaliteeti ja efektiivsust on soovitanud OECD mitmetes oma IKT-d puudutavates raportites. OECD on erinevates raportites välja toonud, et teenuskeskused võimaldavad riikidel vähendada kulusid ühtlustades teenuseid, standardiseerides protsesse ja automatiseerides erinevad tegevusi, samuti suurendab see riigisektori paindlikkust ja kiirust. Põhilised ajendid teenuskeskuste loomiseks on: kulude kokkuhoid ja efektiivsus, asutuste ülese sünergia saavutamine, teenuste kvaliteedi tõus, spetsialistidele motiveeriva töö- ja töökeskkonna pakkumine. Asutused saavad omakorda keskenduda põhitegevustele, selle asemel, et tegelda administratiivsete teemadega.28 27https://books.google.ee/books?id=4lnlCQAAQBAJ&pg=PA105&lpg=PA105&dq=public+cector+ICT+shared+service+centres&source=bl &ots=sPsJtlouYG&sig=ACfU3U2o7paI2i0Uz- TdLwuzE8W9KYFGbA&hl=et&sa=X&ved=2ahUKEwjNnZCBwK3nAhWrlIsKHQqaB_0Q6AEwDnoECAkQAQ#v=onepage&q&f=false 28 https://books.google.ee/books?id=jQISAAAAQBAJ&pg=PA112&lpg=PA112&dq=top- down+shared+service+centre&source=bl&ots=rMB5pAPpkh&sig=ACfU3U0zI_uHxWAuwfxxqHPPGMNdlKASmw&hl=et&sa=X&ved=2ah UKEwi2o-H57bfnAhWiwMQBHZivCMkQ6AEwGHoECAwQAQ#v=onepage&q&f=false PwC 76 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Gartneri29 järgi on baasteenuste osutamise tõhususes ja efektiivsuses edukad need riigid, mis on rakendanud avalikus sektoris IKT baasteenuste osutamist SSC mudeli alusel: Iirimaa, Singapur, Soome, Oman ja Iisrael30. Oleme avalikest allikatest leidnud, et IKT baasteenuste teenuskeskused on olemas USA-s, Lõuna-Koreas, Maltal, Poolas, Portugalis ja Luksemburgis. OECD riikidest on IKT teenuskeskuseid loonud Austria, Norra, Soome, Taani, Kanada ja Holland. Samuti on OECD analüüsides välja toodud, et edukad IKT teenuskeskuste rakendajad avalikus sektoris on just Taani, Soome ja Holland 31. Deloitte’i 2017. aastal läbiviidud uuringu „Global Shared Services“ kohaselt on IKT valdkond teenuskeskuste loomise osas personali- ja finantsvaldkonna järel kolmas valdkond32. Kõik käesolevas analüüsis vaadeldud riigid, sh Taani, Holland ja Soome, on valinud IKT baasteenuste osutamisel toimemudeliks teenuskeskuse mudeli ja organisatsiooni opereerimismudeliks on „Service Integrator“ mudel33. Teenusekeskuste loomisel lähtutud kahest erinevast mudelist – kohustuslik mudel ja vabatahtlik mudel. Esimene tähendab seda, et teenusekeskuse loomise aluseks on valitsuse otsus ja see on täitmiseks kohustuslik kõigile. Inimesed ja ressursid viiakse üle teenuskeskusesse. Sellisel moel on IKT teenuskeskused loonud näiteks Taani, Austria, Hispaania ja Soome. Teine mudel tähendab seda, et teenusekeskus luuakse nö vabatahtlikkuse alusel ja ka teenuste kasutamine on asutuste jaoks vabatahtlik. Teist mudelit on kasutanud näiteks Holland, Rootsi, Norra34. IKT teenuste konsolideerimisel eristatakse nn „suure paugu“ (ingl big-bang) meetodit, kus teenuskeskus luuakse ja protsesse standardiseeritakse ning teenuseid uuendatakse kõikidele liitujatel samal ajal ja nn lift and shift lähenemisega, kus teenuseid konsolideeritakse as-is kujul ja teenuste disainimine ning protsesside standardiseerimine tehakse hiljem35. Rahvusvahelisest praktikast saab välja tuua, et Taani, Holland, Rootsi, Kanada on kasutanud etapiviisilist konsolideerimist, samas kui näiteks Soome on IKT baasteenused konsolideerinud big-bangi meetodil. Samuti on erinevates praktikates välja toodud, et keskse teenuste käivitamisel on edukamad need, kes kasutavad IKT teenuste konsolideerimisel etapiviisilist lähenemist. Viimast kinnitavad ka Taani, Hollandi ja Soome näited. Edu aluseks neil juhtudel on olnud teenustega liitujate motiveeritus ja tugev tippjuhtimise tasemel eestvedamine. Edukamad kesksete teenuste käivitamisel on need, kes kasutavad IKT teenuste konsolideerimisel etapiviisilist lähenemist. Konsolideerimise kaasus – Holland Euroopa Holland on äärmiselt hakitud valitsemisstruktuuriga riik. 12 provintsi jaguneb 380 kohalikuks omavalitsuseks. Keskvalitsuses on 12 ministeeriumit. Kõik institutsioonid on ajalooliselt olnud autonoomsed 29 https://www.gartner.com/en 30 https://www.canada.ca/en/treasury-board-secretariat/corporate/reports/shared-services-canada-resource-alignment-review.html 31https://books.google.ee/books?id=jQISAAAAQBAJ&pg=PA112&lpg=PA112&dq=top- down+shared+service+centre&source=bl&ots=rMB5pAPpkh&sig=ACfU3U0zI_uHxWAuwfxxqHPPGMNdlKASmw&hl=et&sa=X&ved=2ah UKEwi2o-H57bfnAhWiwMQBHZivCMkQ6AEwGHoECAwQAQ#v=onepage&q=top-down%20shared%20service%20centre&f=false 32 https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/ch/Documents/strategy/ch-en-global-shared-services-report.pdf 33 Service integration is a set of practices and an accompanying model and approach that adapt and augment the guidance in the ITIL publications for managing, governing, and co-ordinating the delivery of services provided by multiple suppliers (internal and external to the business organisation). 34https://books.google.ee/books?id=jQISAAAAQBAJ&pg=PA112&lpg=PA112&dq=topdown+shared+service+centre&source=bl&ots=rMB5 pAPpkh&sig=ACfU3U0zI_uHxWAuwfxxqHPPGMNdlKASmw&hl=et&sa=X&ved=2ahUKEwi2o- H57bfnAhWiwMQBHZivCMkQ6AEwGHoECAwQAQ#v=onepage&q=top-down%20shared%20service%20centre&f=false 35 https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/ch/Documents/strategy/ch-en-global-shared-services-report.pdf PwC 77 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne oma IT teenuste üle otsustamisel. Loodud on palju süsteeme, mis täidavad samu ülesandeid. Kohalikud omavalitsused kasutavad kokku ca 800 – 1 000 erinevat süsteemi. Kõiki neid süsteem on vaja ülal pidada. Keskmiselt 28% IT teenuste eelarvetest on üldkulu (ingl Overhead Cost). IT teenuste konsolideerimise peamised kasud on rahaline kokkuhoid ja silode ülesed koosvõimelised sarnase funktsionaalsuse ja taristuga süsteemid. Viimane tuleneb Hollandi Digital Government Agendast, mille kohaselt on vajalik asutuste ülene koostöö ja andmevahetus 36 paremate avalike teenuste osutamiseks. Kohalike omavalitsuste huvides on käimas pikaajaline programm Common Ground, mille üheks eesmärgiks on unifitseerida keskkond IT teenuste jaoks. Föderaalvalitsus on otsustanud kesksete teenustena konsolideerida tugiteenused: personalihaldus (kohustuslik kõikidele föderaalvalitsuse asutustele) ja IKT (vabatahtlik valik). Hollandi praktika IKT teenuste konsolideerimisel on põhinenud vabatahtlike föderaalvalitsuse asutuste ja/või omavalitsuse vahelistel koostööprojektidel. Algatajad loovad uue juriidilise keha, nn Joint Settlement. Omanikeks on kõik osalised. Alginvesteeringud teevad samuti kõik osalised. Uued teenused disainitakse, misjärel algab teenuste üleviimine. Tänaseks on KOV-id loonud 10-15 keskse IT teenuse osutajat. Föderaalvalitsuses on neid 2. Esimeses järjekorras tuuakse keskele triviaalsed teenused: taristu baasteenused, töökohateenus, hiljem tugiteenuste süsteemid, peamiselt personalihaldus ja finantsfunktsioon. Keskele tuuakse need süsteemid, mis ei ole tihedalt seotud ärisüsteemidega. Kesksed teenused planeeritakse kohe pilvepõhised ja operatiivkulu põhised. Teenuste üleviimisel lähtutakse taristu või rakenduste elutsüklist. Uut investeeringut vajavad süsteemi kolitakse pilve. Kogu rahastus tuleb teenuse klientidelt tegevuspõhise kuluarvestuse kaudu. Keegi ei soovi maksta ülearu. Finantskasud avalduvad teenuste lõikes erinevalt. Peamiseks kokkuhoiukohaks on teenuste halduse kulukomponent. Kõige rohkem kasu saab töökohateenustest ja standardsetest rakendustest: 40-50% teenuste eelarvest. Taristuteenustelt vähem: 8-11% eelarvest. Taristuteenustel avalduvad suuremalt muud kasud, nt info- ja küberturve. Keskne teenusepakkuja on teenuste omanik ja vastutab ka väliste partnerite eest. Töökoha teenus on sisse ostetud peamiselt erasektori suurtelt tegijatelt (T-Mobile, KPN, Atos jt) Töökohateenuse koosseisu kuulub valdavalt ainult riistvara, mis on liisitud või renditud. Taristu töökoha teenuse all on tihti kliendi enda oma. IaaS ja PaaS kesksed teenused on uuema aja suund. Kontoritöö tarkvara on peamiselt O365 pilveteenus. Identiteedi ja ligipääsu haldus (sh AD) on lahutatud ärisüsteemide ja kontoritöö tarkvara teenusepakkuja vahel. Esimesel juhul on vastutajaks klient ise, teisel juhul teenusepakkuja pilveteenuse kaudu. 36 https://www.nldigitalgovernment.nl/digital-government-agenda/ PwC 78 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Hollandi praktika puhul on huvitav asjaolu see, et alumised füüsilise taristu kihid (serveriruumid ja võrk) on kliendi omad ja kliendi hallatavad. Serverid paigaldab teenusepakkuja. Rakenduste funktsionaalne haldus on kliendi enda vastutus. Andmekeskuste konsolideerimine on uus suund ja toimub provintsiüleselt, mitte riigiüleselt. Ühe näitena luuakse nn riigipilv kolme lokatsiooniga ja kolitakse pilve. Andmekeskuste konsolideerimise ajendiks on varasema praktika miinus, mis on seotud suure alginvesteeringuga keskse teenusepakkuja loomisel. Liitumine teenusega ja samuti lahkumine on kallid. Andmekeskuste kolimine võimaldab luua kohe operatiivkulu põhist teenust. Liitumine ja ka lahkumine on valutumad. Lõppkasutaja jaoks on Hollandi praktika pigem problemaatiline. Esimese taseme kliendituge pakub tavapäraselt väline teenusepakkuja, kelle kõnekeskused asuvad nt ka Poolas või Aafrikas. Kõnekeskuste sisuline võimekus on väga madal. Oma kliendituge pakub lisaks IT teenusepakkuja, samuti asutuste oma IT organisatsioonid – igaüks oma vastutusala ulatuses. Kasutajate rahulolu on pigem madal, sest abi saamine on aeganõudev ja problemaatiline. Kesksed IT teenusepakkujad on pigem õhukesed organisatsioonid. Eristatakse kolme funktsiooni: strateegiline (mõtlev funktsioon), realiseeriv ja hooldav funktsioon. Hooldava funktsiooni osakaal organisatsioonis aja jooksul väheneb vastavalt sellele, kuidas teenust optimeeritakse. Kõige suurem finantskasu tuleneb ka sellest aspektist. Realiseeriv funktsioon jääb pigem samaks, seevastu strateegiline funktsioon ajas pigem kasvab. Strateegilise funktsiooni kasvu taga on klientide vajadus järjest paremate teenuste järele, lisaks nõustamine teenuste üleviimisel. Teine väga oluline aspekt strateegilise funktsiooni juures on ajas suurenev kontrolli vajadus erasektorist sisse ostetud teenuste üle. Mida rohkem teenust optimeeritakse, seda suurem osa teenuse haldusest ostetakse sisse. Kvaliteedi tagamiseks on targa tellija roll äärmiselt tähtis. Lepingute haldus, teenustasemete haldus, intsidendihaldus – kõik need on äärmiselt tähtsad protsessid ja keskse teenusepakkuja baaskompetentside kaetud. Tähelepanekud Eestile Migratsiooni kulud võivad osutuda liiga suurteks. Asutused, mis loovad keskse IT teenusepakkuja, viivad planeerimise käigus läbi analüüsi, kui palju läheb maksma olemasolevate teenuste üle viimine. Praktikas tuleb ette, et mõni asutus või omavalitsus ei saa seda kulu endale lubada ning ei ühine keskse teenusega. Halvemal juhul jääb keskne teenusepakkuja loomata. Keskse teenuse osutamise võimekus tuleb luua käivitamisel teenuseosutaja organisatsiooni sisse. Alles siis, kui teenus on sisse töötatud, optimeeritud ja sisemised kvaliteedi ja kontrollmõõdikud paigas, saab alustada teenuse halduse sisse ostmist erasektorist. Hollandi praktika kohaselt kulub uuel teenuseosutajal selleks 3-4 aastat. Peamine tõhusus saavutatakse ATK teenustelt – 40-50% väiksemad kulud. SBT osas on säästu võimalused väiksemad – 8-10%. PwC 79 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Konsolideerimise kaasus - Taani Kokkuvõte Taani alustas IT teenuste konsolideerimise projektiga 2008. aastal. Alates 2010. aastast on Rahandusministeeriumi valitsemisalas riigi IT teenuseid pakkuv asutus – Statens IT. Statensi IT on teenuskeskuse mudeli alusel töötav asutus, kus on kokku ca 400 töötajat. Asutus loodi kaheksa ministeeriumi IT üksuste liitmise tulemusena, kusjuures kõik kaheksa ministeeriumit osalesid projektis vabatahtlikult. Praegu pakub Statens IT teenuseid kokku 16 ministreeriumile ja tal on 26 000 lõppkasutajat. Järgmise nelja aastaga on plaanis liita asutusega kõik need ministeeriumid, kes hetkel veel ei kasuta Statens IT teenuseid. Konsolideerimisest on jäetud välja Kaitseministeerium, politsei ning Maksu- ja Tolliamet. Peamised teenused on arvutitöökoha ja serveri baastaristu teenused. Aastatel 2010-2014 on läbi viidud mitmeid projekte, mille tulemusena töötati välja standardsed paltvormid ja protsessid. Olulisemate tulemustena aastatel 2008-2010 tuuakse välja järgmised näitajad: • 28 erinevat andmekeskust konsolideeriti üheks andmekeskuseks kolmes asukohas. • 89 arvutitöökoha standardit konsolideeriti üheks standardiks. • 40+ andmeladu konsolideeriti üheks andmelaoks. • 30+ e-mail platvormi konsolideeriti üheks platvormiks. • Saavutati kõrgem klientide ja kasutajate rahuolu. • Saavutati kõrgem teenuste kvaliteet, mis väljendus 75 % vähiksemas kriitiliste intsidentide arvus. • Kasvas pilvetehnoloogiate kasutuselevõtu võimekuse. • Raamlepingute standardiseerimise tulemusena saavutati hinnasääst 50%. • Kulude vältimine tulevikus (cost avoidance) ja võimekus kulude muutustele proaktiivselt reageerida. Konsolideerimise protsess Pärast konsolideerimise otsust tegeleti perioodil 2010-2013 organisatsiooni loomisega, töötajate värbamisega ja uute teenuste disainimisega. Esimene uus klient väljaspool kaheksat algset ministeeriumi liitus aastal 2014. Uusi kliente liidetakse teenustega veel praegugi etapiviisiliselt ja kogu projekt on planeeritud lõpetada aastaks 2024. Järgnevates tabelites on toodud märksõnade tasemel Statens IT arengulugu läbi olulisemate sündmuste. 2008 2010 2011/2012 2013 2014 Esimene katsetus Taaskäivitus Üldvalimised riigis Juurutamine Esimene Maksu- ja Rahandusministeeriumis vabatahtlik klient Tolliametis Kolme baasteenuse Juurutamine Kaheksa ministeeriumi disain Esimene reaalne Skoop: kõik kaasamine Juurutamine strateegia riigiasutused Uus juht kõikides Üks organisatsioon ühes Juurutamine ISO27001 valitsemisalades asukohas Fookus infoturbele sertifikaat Juurutamine Läbikukkumine Juhi ja juhtkonna Valitsemismudeli Küberkaitse värbamine ülevaatus Palju võitlust edu Keskus tuli nimel kliendiks IT töötajate üle toomine Peamine teenus: serverimajutus PwC 80 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne 2008 2010 2011/2012 2013 2014 Esimesed standardsed äriteenused 2015 2016 2017 2018 2019 Uus toimemudel Uus poliitiline Palju uusi kliente ja Palju uusi kliente ja Palju uusi kliente ja mandaat lõppkasutajaid lõppkasutajaid lõppkasutajaid Konsolideerimine Migratsiooni Organisatsiooni Strateegia ISO20000 Hindamine võimekuse kasvu juhtimine ülevaatus sertifikaat ümberkorraldamine Üldvalimised Uude asukohta Pilveteenuste Uut tüüpi kliendid Kasvu algus kolimine alustamine uuest sektorist Lean/DevOps juurutamine Valitsemismudeli GDPR juurutamine Pilveteenuste ja ülevaatus hübriidpilve Faas 1 lõpp Digitaliseerimise pakkumine osakonna loomine 2020 2022 2023 202x 20xx Kümnes sünnipäev Faas 2 lõpp ? ?? ??? – juubel Pilveteenuste mahu kasv SIAM Pakutavad teenused Statens IT teenuste fookus on järgmistel omadustel: ligipääsetavus, stabiilsus, tõhusus, infoturve. Pakutavad teenused jagunevad neljaks: • Riigisektori arvutitöökoht • Baastaristu teenus • Standardiseeritud infosüsteemid kesksete tugiteenuste jaoks • Raamlepingud ja hanked Teenuste osutamiseks kasutatakse sisemisi või erasektori ressursse vastavalt teenuse hankestrateegiale. Teenuseid võrreldatakse igal aastal vastu erasektorit, et tagada paindlikkus ja hindade läbipaistvus. PwC 81 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Joonis 21. Näide Statens IT teenuste hindade võrdlusest 2012-2019. Juhtimis- ja valisemismudel Statens IT ”omanikuks” on Rahandusministeerium. IT asutus juhitakse erinevate juhtrühmade ja töörühmade kaudu. • Strateegia juhtrühma kuuluvad ministeeriumite vastutavad asekantslerid ja asutuste direktorid. • Taktikalise planeerimise juhtrühma kuuluvad klientide osakondade ja allüksuste juhid. • Igapäevane tegevus toimub koostööpartnerite, turvalisuse ja muudes töörühmades. Joonis 22. Statens IT organisatsiooni struktuur. PwC 82 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Tähelepanekud Eestile Big-bang lähenemine – kõikidele korraga ja kohustulikult – kukkus läbi. Segadus on liiga suur, kulud samuti väga suured, riskid ebaõnnestumiseks väga kõrged. Eelistada tuleb etapiviisilist lähenemist koos vabatahtlike klientidega. Ülemineku periood peab selleks olema piisav – Taanis neli aastat. Teenuste disainimise faasis on klientide kaasamine kriitilise tähtsusega. Standardteenus sobib kõigile. On tüüpiline, et esmapilgus on klientide erivajadused unikaalsed. Alati saab leida lahendused, mis säilitavad standardsuse ja rahuldavad kliendi nõuded. Ka standardeid saab muuta ja arendada. Mida rohkem erandeid, seda kallim on teenus ja seda raskem on saavutada tõhusust. Motivatsioonipakett teenusega liitujatele on oluline. Taani Rahandusministeerium katab 50% teenusega liituja migratsioonikuludest. Edu – see on motiveeritud, kompetentsed ja võimekad inimesed. Statens IT on loobunud 50% üle võetud töötajatest. 2017. aastal tuli ühe kliendi juurest üle 50 inimest. 2/3 nendest töötab siiani, 1/3 lahkus. PwC 83 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Konsolideerimise kaasus - Soome Kokkuvõte Soomes alustati 2012. aastal projektiga TORI, mille eesmärgiks oli äriteenusest sõltumatud IT teenused konsolideerida. 2014. aastal loodi Rahandusministeeriumi valitsemisalasse uus teenuskeskus Valtori, kelle ülesandeks oli pakkuda riigisektorile IKT baasteenuseid. Kõikidele ministeeriumitele, ministeeriumite valitsemisalade asutustele ja organisatsioonidele on Valtori teenuste kasutamine kohustuslik. Samuti on kohalikud omavalitsused kohustatud kasutama neid Valtori poolt osutavaid teenuseid, mis on riigi poolt rahastatud. Rahandusministeerium IT asutuse omanikuna vastutab paljude valdkondade eest: • Valtorile strateegiliste suuniste andmise, IKT valmisoleku ja infoturbe juhtimise ning ettevõtluspoliitikaga seotud juhiste andmise eest. • Valtori pikaajalise poliitika ja tulemuste eesmärkide määratlemise eest. • Turbevõrgustiku tegevuse halduse, strateegilise ja rahalise juhendamise ning järelevalve eest. Joonis 23. Soome IT valdkonna juhtimise struktuur ja Valtori paiknemine selles. Valtoris töötab praegu 1400 inimest ja neil on ca 92 000 lõppkasutajat. Valtoril on kokku 30 regionaalset asukohta. Protsess PwC 84 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Konsolideerimine viidi läbi nn big-bangi meetodil kahes etapis, kusjuures kõikidele ministeeriumitele ja riigiasutustele oli liitumine kohustuslik. Esimeses etapis 2014-2015 liideti uude teenuskeskusesse kokku üle 700 inimese 84-st erinevast asutustest. Lisaks võeti üle rohkem kui 3000 tarnelepingut, millest suur osa oli aegunud ja ei vastanud seadusega kehtestatud nõuetele. Liitmise järel jätkasid kõik asutused tööd as-is mudeli järgi selle erinevusega, et vastutus IT baasteenuste eest oli nüüd Valtoris. Teine migratsiooni etapp viidi läbi 2016. aastal, mil liideti Valtoriga asutus Security Network Service koos 350 inimesega – TUVE projekt. Paljud asutused ei andnud Valtorisse üle IT juhte, vaid madalama tasemega spetsialiste. See asjaolu tekitas Valtoris alguses suure kaose, sest polnud piisavalt võimekaid inimesi, kes oleksid igapäevaste operatsioonidega toime tulnud. Sunniviisilise konsolideerimise plaan põhjustas mitmeid negatiivseid tagajärgi: • Paljud suured ja olulised riigiasutused võtsid keskse teenuse suhtes väga negatiivse hoiaku, mis on halb alus igasuguseks koostööks. • Paljud asutused ei arendanud alates TORI projekti algatamisest enam edasi oma IT teenuseid ja taristud, sest ootasid Valtori käivitamisel imet uutest teenustest. Selle tagajärjel olid üle võetud teenuste olukord dramaatiliselt halb. • Valtori organisatsioon vaevles aastaid erinevate tööalaste subkultuuride mõju käes, sest puudus võimekus muudatusi juhtida ja juurutada ühtset töökultuuri üle organisatsiooni. Valik olulisi eesmärke, mis Valtori oma tegevuse alguses püstitas: • 180 andmekeskust vähendada <20 aastaks 2023. • Vähendada tarnelepinguid kümme korda, 3000>300. • Standardiseerida teenused: arvutitöökoht, nutiseadme teenus, privaatpilve teenus, võrguteenus (WAN/WLAN) Juhtimis- ja valitsemismudel Valtoril on määratud kaks nõukoda: kliendinõukogu ja turvanõukogu. Kliendinõukogu jälgib klientide huve kesksete teenuste osutamisel ja kasutamisel. Nõukoda jälgib ja annab muuhulgas suuniseid organisatsiooni arendamise, teenuste kvaliteedi, kliendirahulolu, teenuste hinnastamise, teenuste hinnakujunduse ja uute teenuste arendamise osas. Nõukoja liikmed on määratud Rahandusministri poolt ja sinna kuuluvad kõikide ministeeriumite ja peaministri esindajad ning Valtori peadirektor. Turvanõukogu on määratud valitsuse poolt ja nõukogu eesmärgiks on toetada Rahandusministeeriumit turvastrateegiate ja finantsplaanide väljatöötamisel ning monitoorida infoturbega seotud tegevusi. Lisaks Valtorile pakub turvavõrgu teenust Soome Turvallisuusverkko Oy (STUVE). Valtori pakub IKT- ja integratsiooniteenuseid, Soome Turvallisuusverkko Oy aga võrgu- ja infrastruktuuriteenuseid. PwC 85 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne Joonis 24. Valtori opereerimismudel teenuste integreerijana, nn broker. Teenused Riigi IKT teenuskeskus Valtori pakub riigisektoril ärist sõltumatuid IKT baasteenuseid. Valtori ülesandeks on standardiseerida teenuseid ja teenustega seotud haldamise protsesse ja tehnoloogiaid. Valtori pakub teenuseid kahes erinevas teenuskeskkonnas: nn ühiskasutuses olev võrk ja turvaasutuste kasutatav turvavõrk. Valtori pakub järgmisi teenuseid: • Telekommunikatsiooniteenused • Sideteenused, sh andmeside • Serveri majutusteenused • Töökohateenused • Platvormiteenused • Küber- ja infoturbeteenused • Professionaalsed teenused (inimeste teadmistel põhinevad teenused) • Identiteedi ja juurdepääsuteenused • Kasutajatoeteenused • Integratsiooni- ja migratsiooniteenused Tähelepanekud Eestile Big-bang on halb stsenaarium. Migratsiooni kulud peavad olema keskselt kaetud. Kliendid tulid teenustega Valtorisse üle halvas seisus. Tehnoloogiline võlg oli suur, investeeringud puudusid. Tuli teha suurt tööd, et leida investeeringud ja käivitada kulupõhine teenuste hinnastamine. Vabatahtlik liitumine on edu eeldus. On äärmiselt keeruline teha koostööd olukorras kui kliendid on liidetud kohustuslikus korras ja negatiivselt meelestatud Vajas suurt pingutust, et teha klientidega koos teenuste arendamiseks pikemaid plaane. Kliendid ega üle tulnud töötajad ei olnud motiveeritud teenuste as-is olekut muutma. Oli vaja suurt pingutust, et julgustada kesksete teenuste kasutuselevõttu. Teenuse üle peab olema kontroll, et juhtida tervet väärtusahelat. Suure hulga partnerite ökosüsteemi korrastamine oli väga keeruline, sh ülesannete konsolideerimine ja üle andmine partnerite vahel. Vaja on standardeid ja korrastatud teenust, et selle osutamisse kaasata välised partnerid sellisel viisil, et keskne PwC 86 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne teenuseosutaja suudaks teenuse kvaliteedi eest vastutust kanda. Hinnastamine ja läbipaistvus oli väga keeruline korda saada. Teenuste eest arveldamine oli kaoses. Tähtsad küsimused teenuste konsolideerimisel on: • Kuidas värvata häid inimesi? • Kuidas motiveerida neid häid inimesi pikaajaliselt? • Kuidas arendada töötajate ja terve organisatsiooni teadmisi pikaajaliselt, et tulla toime muutuvate kliendi soovidega ja muutuva tehnoloogiaga? • Kuidas soodustada innovatsiooni, nii sisemiselt kui partnervõrgustikus? PwC 87 IKT baasteenuste korrastamise analüüs Lõpparuanne www.pwc.ee © 2020 AS PricewaterhouseCoopers Advisors. Kõik autoriõigused kaitstud. “PwC” viitab Eesti seaduste alusel asutatud ja tegutsevale äriühingule AS PricewaterhouseCoopers Advisors või kontekstist lähtuvalt teistele PricewaterhouseCoopers International Limited rahvusvahelise võrgustiku liikmetele, kellest igaüks on eraldiseisev ja sõltumatu juriidiline isik.  EELNÕU 28.09.2021 KÄSKKIRI 29.09.202121 nr … Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 43 lõigete 3 ja 5 ning Vabariigi Valitsuse 8. oktoobri 1996. a määrusega nr 244 kinnitatud „Valitsusasutuste hallatavate riigiasutuste moodustamise ja ümberkorraldamise ning nende tegevuse lõpetamise kord“ punkti 23 alapunkti 2 alusel: 1. Moodustan alates 2021. aasta 1. detsembrist Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hallatava riigiasutuse Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi keskus) asukohaga Tallinnas. 2. Kinnitan „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimääruse“ (lisa 1) ja eelarve (lisa 2). 3. Volitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kantslerit viima läbi avaliku konkursi keskuse direktori leidmiseks ja esitama ministrile ettepaneku direktori nimetamiseks hiljemalt 1. jaanuaril 2022. a. Valitud keskuse direktoril on õigus teha kõiki toiminguid ja tehinguid, mis on vajalikud keskuse tegevuse alustamiseks punktis 1 nimetatud kuupäeval. 4. Keskuse tegevuse alustamiseks vajalike toimingute ja tehingute tegemisel tuleb võetavad rahalised kohustused seada sõltuvusse keskuse moodustamise kuupäevast ning neid kohustusi ei tohi jõustada enne punktis 1 nimetatud kuupäeva. 5. Käskkirja punktid 1 ja 2 jõustuvad 2021. aasta 1. detsembril. (allkirjastatud digitaalselt) Andres Sutt ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister  Lisa 1 KINNITANUD ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister 29.09.2021 käskkirjaga nr 2-1/21- 0456/5708 Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimäärus 1. peatükk ÜLDSÄTTED § 1. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (1) Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (edaspidi keskus) on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi ministeerium) hallatav riigiasutus. (2) Keskuse nime ametlik lühend on „RIT“. (3) Keskuse ingliskeelne nimetus on „Estonian Information and Communication Technology Centre“. (4) Oma ülesannete täitmisel esindab keskus riiki. § 2. Tegevuse koordineerimine ja aruandekohustus (1) Keskus on aruandekohustuslik valdkonna eest vastutava ministri ees (edaspidi minister), kes teostab keskuse üle teenistuslikku järelevalvet õigusaktidega sätestatud korras. (2) Keskuse tegevust koordineerib ja koostööd ministeeriumiga korraldab ministeeriumi valdkonna eest vastutav asekantsler. § 3. Finantseerimine ja eelarve (1) Keskusel on oma eelarve. (2) Eelarve kinnitab, muudab ja selle täitmist kontrollib minister. (3) Keskuse kulud kaetakse riigieelarvest, rahvusvahelistes koostööprojektides osalemisest tulenevatest eraldistest ning Euroopa Liidu eraldatud vahenditest. § 4. Keskuse sümboolika (1) Keskusel on oma logo ja pitsat. Logo ja pitsati näidise kehtestab direktor käskkirjaga. (2) Keskuse logo võib kasutada kujunduselemendina keskuse kommunikatsioonikanalites ja infokandjatel ning muudel identiteeti kandvatel esemetel. (3) Keskuse dokumendiplankide ja pitsati kasutamise kord määratakse keskuse infohalduse korras. § 5. Keskuse asukoht (1) Keskus asub Tallinnas. (2) Keskuse mujal asuva struktuuriüksuse asukoht ja postiaadress nimetatakse struktuuriüksuse põhimääruses. § 6. Keskuse auditeerimine Keskust auditeerivad ministeeriumi siseauditi osakond, Riigikontroll ja teised selleks volitatud asutused. § 7. Keskuse vara Keskuse vara on riigivara. Keskus on riigivara valitsema volitatud asutus. Keskus valdab ja käsutab vara õigusaktides sätestatud korras. 2. peatükk TEGEVUSVALDKOND JA PÕHIÜLESANDED § 8. Keskuse tegevusvaldkond (1) Keskuse tegevusvaldkonnaks on info- ja kommunikatsioonitehnoloogia alusteenuste ehk arvutitöökoha baasteenuse, serveri baastaristu teenuse ning nendega seotud tugiteenuste (edaspidi IKT-alusteenus) osutamine. (2) IKT-alusteenuseid osutatakse riigiasutustele ja kokkuleppel kohaliku omavalitsuse üksuse asutustele, riigi asutatud sihtasutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele juriidilistele isikutele ulatuses, mis on seotud vastavate avaliku ülesannete täitmisega (edaspidi teenuse kasutaja). § 9. Keskuse ülesanded Keskuse tegevusvaldkonnast tulenevalt on keskuse ülesanded: 1) IKT-alusteenuste osutamisega seotud keskuse strateegia ja eelarve väljatöötamine; 2) IKT-alusteenuste osutamiseks vajalike teenuste, lahenduste ja süsteemide hooldamine, hankimine, arendamine ning haldamine; 3) keskuse IKT-varade haldamine; 4) infoturbe ja andmekaitse juhiste väljatöötamine, koolitamine ning IKT-alusteenuste infoturbe taseme tagamine koostöös vastava pädevusega asutustega; 5) keskuse pakutava tarkvara kasutamise väljaõppe korraldamine; 6) ettepanekute tegemine keskuse tegevusvaldkonnaga seotud arengudokumentide, tegevusvaldkonda reguleerivate õigusaktide ja standardite väljatöötamiseks või muutmiseks; 7) keskuse ülesannete täitmiseks vajaliku koostöö arendamine teiste riigiasutuste, kohaliku omavalitsuse üksuste asutuste, vabaühenduste, avalikkuse ning välisriikide asjaomaste ametiasutuste ja rahvusvaheliste organisatsioonidega; 8) riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude majutamine; 9) keskuse riigisaladuse kaitse korraldamine; 10) keskuse pakutavatele teenustele migreerimise korraldamine; 11) muude seadusest ja selle alusel antud õigusaktidest tulenevate või keskuse eesmärkide saavutamiseks vajalike ülesannete täitmine.  3. peatükk KESKUSE JUHTIMINE JA STRUKTUUR § 10. Keskuse juhtimine (1) Keskust juhib direktor, kellega töölepingu sõlmib, muudab ning lõpetab minister ministeeriumi kantsleri ettepanekul. (2) Keskuse direktori äraolekul täidab direktori ülesandeid asedirektor. Asedirektori äraolekul täidab direktori või asedirektori ülesandeid struktuuriüksuse juht või muu direktori määratud isik. § 11. Keskuse struktuur (1) Keskuse struktuuriüksusteks on järgmised osakonnad: 1) töökohateenuste osakond; 2) tehnoloogiaosakond; 3) migratsiooniosakond; 4) finantsosakond; 5) infoturbeosakond; 6) teenusehalduse osakond; 7) kvaliteedi- ja protsessijuhtimise osakond; 8) personaliosakond; 9) riskijuhtimise osakond. (2) Osakonnad võivad jaguneda talitusteks, mis kehtestatakse direktori käskkirjaga. Lisaks võib keskuse struktuuri kuuluda töötaja, kes ei ole ühegi osakonna koosseisus ning kes allub vahetult direktorile või asedirektorile. (3) Osakonda juhib selle juhataja või peadirektori määratud töötaja, kes vastutab osakonnale pandud ülesannete täitmise eest. § 12. Keskuse struktuuriüksuste ülesanded (1) Töökohateenuste osakond korraldab arvutitöökoha baasteenuse ja sellega seotud tugiteenuste osutamiseks vajalike teenuste, lahenduste ja süsteemide hooldamist, arendamist, haldamist ning keskuse pakutavate tarkvarade kasutamise väljaõpet. (2) Tehnoloogiaosakond korraldab serveri baastaristu ja sellega seotud tugiteenuste teenuse osutamiseks vajalike teenuste, lahenduste ja süsteemide hooldamist, arendamist ja haldamist ning andmekogude majutamist. (3) Migratsiooniosakond korraldab teenuse kasutajate migreerimist keskuse pakutavatele teenustele. (4) Finantsosakond korraldab keskuse finants- ja varahaldust, toetab direktorit keskuse eelarve koostamisel ning teostab IKT-alusteenuste hankeid. (5) Infoturbeosakond korraldab riigisaladuse kaitset, töötab välja koostöös vastavate asutustega keskuse infoturbepoliitikad ja -juhised, õiguste ja ligipääsude üldpõhimõtted, korraldades nende rakendamist ja täitmist ning korraldab keskuse teenuse kasutajatele ning keskuse töötajatele infoturbealaseid õppuseid, koolitusi ja testimisi. (6) Teenusehalduse osakond juhib keskuse ja teenuse kasutajate vahelist suhtlust, koordineerib teenuse kasutamisega seotud probleemide lahendamist ja korraldab teenuslepete sõlmimist. (7) Kvaliteedi- ja protsessijuhtimise osakond korraldab IKT-alusteenuste osutamisega seotud keskuse strateegiat, standardiseerib ja korraldab teenuseosutamise protsesse, teenuste kirjeldamist ja kvaliteedijuhtimist. (8) Personaliosakond korraldab keskuse personalitööd, asjaajamist ja kommunikatsiooni. (9) Riskijuhtimise osakond korraldab keskuse IKT-alusteenuste pakkumisega seotud riskijuhtimist, isikuandmete kaitset, töötab välja isikuandmete kaitsepoliitika koostöös vastavate asutustega ja viib läbi siseauditeid. (10) Struktuuriüksuste täpsemad ülesanded, õigused ja vastutus määratakse kindlaks struktuuriüksuse põhimääruses. § 13. Direktori ja asedirektori ülesanded (1) Keskuse direktor: 1) juhib keskuse tegevust ja korraldab läbi struktuuriüksuste juhtide keskuse pädevusse kuuluvate ülesannete täitmist; 2) vastutab keskuse tegevust korraldavate õigusaktide õiguspärase, täpse, õigeaegse ja otstarbeka täitmise eest; 3) esindab keskust, sõlmib keskuse nimel lepinguid ning annab volitusi lepingute sõlmimiseks ja keskuse esindamiseks; 4) kinnitab keskuse töökohtade jaotuse, nimetused, töökoha tähtaegsuse ja koormuse ning vajaduse korral struktuuriüksuse allüksuste moodustamise; 5) esitab ministrile ettepanekuid keskuse tegevusvaldkonna, struktuuri, põhimääruse ja muu töökorralduse, õigusaktide väljatöötamise või muutmise kohta; 6) sõlmib, muudab ja lõpetab keskuse töötajatega töölepinguid; 7) annab keskuse töö juhtimiseks ja koordineerimise ning asjaajamise korraldamiseks käskkirju ning suulisi või kirjalikke korralduslikke ülesandeid ja tagab nende täitmise; 8) korraldab keskuse arengukava, tegevuskava ja -aruannete koostamise ning ministeeriumile esitamise; 9) kinnitab keskuse struktuuriüksuse põhimääruse; 10) tagab keskuse sisekontrolli süsteemi rakendamise ja vastutab selle tulemuslikkuse eest; 11) valmistab ette keskuse eelarve eelnõu ja esitab selle ministrile; 12) käsutab eelarvevahendeid keskuse ülesannete täitmiseks ning vastutab eelarve otstarbeka ja sihipärase täitmise eest; 13) käsutab heaperemehelikult keskuse valduses olevat riigivara ja vastutab selle säilimise eest; 14) teostab teenistuslikku järelevalvet või annab selleks ülesande keskuse struktuuriüksuse juhile; 15) täidab muid õigusaktidest tulenevaid ülesandeid. (2) Keskuse asedirektor: 1) osaleb keskuse juhtimises ja asendab keskuse direktorit viimase äraolekul; 2) planeerib ja juhib antud volituste piires osakondade tegevust; 3) täidab muid ülesandeid, mille on andnud keskuse direktor. § 14. Struktuuriüksuse juhi ning allüksuse juhi ülesanded (1) Struktuuriüksuse juht: 1) juhib üksuse tööd, tagab struktuuriüksuse koosseisu kuuluvate allüksuste ülesannete täitmise ning vastutab neile pandud ülesannete õiguspärase, täpse ja õigeaegse täitmise eest; 2) annab keskuse direktorile või asedirektorile aru osakonna tegevusest; 3) esindab osakonda ja esitab osakonna nimel arvamusi ja kooskõlastusi. (2) Struktuuriüksuse juhi täpsemad ülesanded, õigused ja vastutus määratakse kindlaks struktuuriüksuse põhimääruses ja ametijuhendis. § 15. Struktuuriüksuse allüksuse juhi ülesanded (1) Allüksuse juht vastutab allüksusele pandud ülesannete täitmise eest ja annab sellest aru struktuuriüksuse juhile. (2) Allüksuse juhi täpsemad ülesanded, õigused ja vastutus määratakse kindlaks struktuuriüksuse põhimääruses ja ametijuhendist.  Riigikantselei Justiitsministeerium Kaitseministeerium Meie 29.09.2021 nr 2-1/21-0456/5708 Keskkonnaministeerium Haridus- ja Teadusministeerium Maaeluministeerium Sotsiaalministeerium Siseministeerium Kultuuriministeerium Rahandusministeerium Välisministeerium Eesti Linnade ja Valdade Liit Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamine Austatud ministrid ja kohaliku omavalitsuse üksuse juhid Esitame Teile kooskõlastamiseks Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamise ettepaneku koos lisadega. Palume kooskõlastust hiljemalt 20. oktoobriks 2021. a. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Andres Sutt ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister Lisad: Lisa 1 – Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus moodustamisettepanek Lisa 2 – IKT baasteenuste korraldamise analüüs Lisa 3 – Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamisotsuse käskkirja eelnõu ja põhimääruse eelnõu (moodustamisotsuse käskkirja eelnõu lisa 1) Lisa 4 – Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse eelarve (moodustamisotsuse käskkirja eelnõu lisa 2) Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee Registrikood 70003158 Sten Tikerpe 6397645 [email protected] 2 (2)  Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamisettepanek 1. Sissejuhatus Vabariigi Valitsus 25.03.2021 kabineti istungi protokollilise otsuse järgi tuleb läbi viia avalikus sektoris kasutatavate info- ja kommunikatsioonitehnoloogia alusteenuste (edaspidi IKT- alusteenus) konsolideerimine ehk üleminek IKT-alusteenuste kesksele teenuseosutamisele vastavalt valitsuskabineti nõupidamisel otsustatavale tegevus- ja ajakavale. Otsuse kohaselt tuleb luua Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi MKM) valitsemisalasse uus riigiasutus ehk IKT-alusteenuste kompetentsikeskus, mis saaks tööd alustada Euroopa Liidu taaste- ja vastupidavusrahastust raha eraldamisel. Vabariigi Valitsuse 8. oktoobri 1996. a määruse nr 224 kinnitatud „Valitsusasutuste hallatavate riigiasutuste moodustamise ning nende tegevuse lõpetamise korra“ punkti 10 alapunkti 1 kohaselt esitab ministrile riigiasutuse moodustamise ettepaneku kantsler. 2. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamise põhjendus Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (edaspidi Keskus või RIT) moodustatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisalas, kuna riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ning tehnoloogiline arendustegevus ja innovatsioon on MKM-i põhiülesanded Vabariigi Valitsuse seaduse § 63 lõike 1 kohaselt. IT-valdkonnaga seotud pädevust täpsustab MKM-i põhimääruse § 17 punkt 11, mis sätestab, et ministeeriumi koosseisus on digiriigi arengu osakond, kelle põhiülesanne on avaliku sektori digiarengu edendamine, avalike teenuste ja infosüsteemide arenduse koordineerimine, riigiüleste digilahenduste arendamise ning jagatud infotehnoloogia teenuste osutamise korraldamine, vastava poliitika ja strateegiate kujundamine ja elluviimise seire, algatuste eestvedamine ja valdkonda reguleerivate õigusaktide eelnõude ettevalmistamine. RIT tegevusvaldkonnaks on IKT-alusteenuste osutamine riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, riigi asutatud sihtasutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele juriidilistele isikutele ulatuses, mis on seotud vastavate avalike ülesannete täitmisega (edaspidi teenuse kasutaja). RIT loomisega konsolideeritakse ehk liidetakse kõigi valitsemisalade asutuste poolt pakutavad IKT-alusteenused RIT-i. RIT toetab teenuste kasutajate kesksele korraldusele üleminekut ka tehniliselt, näiteks migratsiooni jm ettevalmistustega. RIT-i loomisel arvestatakse seniseid konsolideerimise kogemusi Eestist, kuid samuti ka teiste edukate IKT-teenuskeskuste rakendajate kogemusi nagu Soome, Taani ja Hollandi IT konsolideerimise kaasused. IKT-alusteenuste keskne osutamine võimaldab riikidel vähendada kulusid ühtlustades teenuste osutamise praktikaid, standardiseerides protsesse ja automatiseerides erinevad tegevusi, mille tulemusel suureneb riigisektori paindlikkus ja kiirus. Põhilised ajendid teenuskeskuste loomiseks on kulude kokkuhoid ja efektiivsus, asutuste ülese sünergia saavutamine, teenuste kvaliteedi tõus, spetsialistidele motiveeriva töö- ja töökeskkonna 1 pakkumine. Asutused saavad omakorda keskenduda administratiivsete tegevuste asemel põhitegevustele.1  IKT-alusteenused jagunevad kaheks2. Arvutitöökoha baasteenus (edaspidi ATK), mille alla kuuluvad näiteks kohtvõrguteenus, arvutitöökoha tarkvara haldus ja serveri baastaristu teenus (edaspidi SBT), mis omakorda jaguneb näiteks majutusteenuseks, pilveteenuseks, andmesideteenuseks.  Arvutitöökoha baasteenus on teenuste komplekt, mis on vajalik tagamaks tõrgeteta töö kasutaja arvutis ja koosolekuruumis. IKT-alusteenuste korrastamise analüüsiga tuvastati, et keskvalitsuse riigiasutustes ja nende valitsemisalades (hallatavad asutused) on kokku hinnanguliselt 25 000 arvutitöökohta (v.a Kaitseministeeriumi valitsemisala). Sellest ca 18 000 arvutitöökohta teenindab iga valitsemisala IKT-asutus ning ca 6 400 arvutitöökoha teenus on hajutatud asutuste IT-osakondade ja talituste vahel, kes on asutuse sees korraldanud teenuse osutamiseks vajaliku taristu ning tugipersonali. See tähendab, et valitsemisalade üleselt vajab enam kui 6000 arvuti töökohateenus täiendavat korrastamist ja standardiseerimist. Serveri baastaristu teenus on teenuste komplekt, mis on vajalik, et teenuse kasutaja infosüsteemi oleks võimalik hallata. Serveri baastaristu osas on riigiasutustel kasutusel vähemalt 60 eraldiseisvat serveriruumi või ruumi, kus käideldakse serveritaristut. Vähemalt 50 serveriruumile ei ole määratud turvaklassi ning need ei pruugi vastata serveriruumidele kehtestatud infosüsteemi turvameetmete süsteemi ehk ISKE nõuetele. Asutustele on serverite käitlemisel sagedaseks probleemiks ruumide nõuetele mittevastavus, kuna nõuetele vastavate ruumide ehitamiseks ning tellimiseks puudub ressurss. Lisaks pakutakse RIT-i poolt ka lisateenuseid, näiteks dokumendihaldussüsteemi ja siseveebi teenuseid, mida on oluline osutada keskselt, kuid mis ei ole kohustuslikud ATK ja SBT teenuste kasutamisel.3 IKT-alusteenuste üks oluline komponent on ka riigivõrk, mida osutatakse hetkel Riigi Infosüsteemi Ameti poolt. RIT asutamise järgselt on otstarbekas teostada tasuvusanalüüs riigivõrgu vastutuse üle toomiseks koos meeskonnaga RIT-i. Teenust ei ole asutuse ettevalmistamise käigus põhjalikult analüüsitud, kuna see laiendaks liialt fookust SBT ja ATK teenuste konsolideerimisel lühikese ajaperioodi tõttu. Käesolevate prognooside kohaselt on võimalik analüüsiga alustada 2023 esimeses pooles. Kokkuvõtlikult on nõrkused ja probleemid, mida lahendatakse uue keskuse loomisel keskselt teenuste osutamisega, alljärgnevad: 1) Riigil puudub keskne avaliku sektori ülevaade arvutitöökoha ja serveri baastaristu vajadustest ning maksumusest. Ühest keskusest teenust pakkudes on vajaduste koondvaade ja maksumused leitud ühtsetel alustel. 1 IKT baasteenuste korrastamise analüüs, lk 76. 2 Lisa - Täpne teenuste nimekiri ja jaotus. 3 Lisa - Täpne teenuste nimekiri ja jaotus. 2 2) Puudub keskne investeeringute planeerimine ja IKT-teenuste elukaarepõhine juhtimine. Keskne teenust pakkuv asutus standardiseerib teenused läbi elukaarepõhise juhtimise. 3) Riigil ei ole piisavalt rahalisi võimalusi, et tagada tänase mudeli järgi arvutitöökoha ja serveri baastaristu jätkusuutlik rahastamine. Teenuste konsolideerimine võimaldab ca 10% kokkuhoidu arvestades mastaabiefekti – olukord, kus teenuseid pakutakse riigis läbi ühe teenusepakkuja (RIT). 4) Infoturbeteenuse tase on asutustes erinev ja sageli ebapiisav ning sellest tingitud riskid on väga kõrged. Vajalik on avalikus sektoris kehtestada ja ühtlustada infoturbe miinimumtase, mida on läbi keskse asutuse võimalik teostada lihtsamini ja kiiremini, kuna IKT-alusteenuste pakkumine toimub standardiseeritud teenustel. 5) Andmekeskused ja IKT baastaristu on üles ehitatud hajutatult, dubleerivalt ning moel, mis ei luba pilveressursile sujuvalt üle minna. Pakkudes teenuseid ühest keskusest konsolideeritakse andmekeskused arvestades hajutatud arhitektuuri ning infoturbe riske. 6) Riigisektori turvaliseks ja efektiivseks toimimiseks vajamineva IKT tehnilise kompetentsiga inimeste kogus ei ole piisav. Keskus toimib kompetentsikeskuse põhimõttel ning puuduolevad kompetentsid saab katta läbi konsolideerimise ja erasektori kaasamise. 7) Puudub keskne tehnoloogiajuhtimine, millel on järgmised ebasoovitavad tagajärjed: a) riigi infosüsteemides on suur pärandvara hulk ja nn rätsepalahenduste osakaal; b) asutustes osutatakse sarnaseid teenuseid dubleeritult; c) kasutusel on erinevad (mitteühilduvad) tehnilised lahendused ja platvormid; d) avalikus sektoris on vähene pilvetehnoloogiate kompetents; e) teenuste ebaühtlane või ebapiisav kvaliteet; f) tänased lahendused ei võimalda sujuvat koostööd erinevate asutuste vahel. Kokkuvõtlikult koondab keskuse loomine riigiüleselt kokku IKT-alusteenuste tehnoloogiajuhtimise, millega paraneb teenuste elutsüklipõhine juhtimine, tehnoloogiate ühtlustamine ja kvaliteedijuhtimine. Avalik sektor ei saa SBT ega ATK teenust erasektorile tervikuna osutada anda. Infoturbekaalutlustel peab näiteks alati osa ATK ja SBT teenustest jääma riigi enda otsese kontrolli alla, samuti vähemalt teenuse kvaliteedi tagamise ja arhitektuuri tasandil peab riik hoidma tervikpilti koos. Teiste riikide kogemus (UK, Soome) näitab selgelt, et teenuse tervikuna delegeerimine erasektorile toob pikemas plaanis kaasa kontrollimatult kasvavad kulud ja langeva kvaliteedi, sest riik kaotab vajaliku kompetentsi kvaliteetse teenuse nõudmiseks. Ühtse, korrastatud IKT-alusteenuseid osutava asutuse roll on toimida kogu riigi eest nn targa tellijana. See tähendab nõuete paikapanekut ja nende järgi teenuse turult hankimist või vajadusel ise osutamist turvalisuse vaatest vajalikus osas, teenuse toimimise jälgimist ning kvaliteedi tagamist selle kõigis osades. Asutus korraldab teenuste osutamise, kuid ei pea neid ise osutama. Ühtne asutus on teenuste sisseostmisel tugevam tellija. Tulemusena saavad riigiasutused parima võimaliku hinna- kvaliteedi suhtega IKT-alusteenuseid. IKT-alusteenuste keskse osutamisega ei hakka riik erasektoriga konkureerima. Olukord on just vastupidine, kuivõrd kasvab võimekus erasektorist rohkem teenust osta. Erasektorist ostu takistab täna IKT-alusteenuste vähene standardiseeritus, ostetud teenuste kvaliteedi tagamiseks kompetentside puudus, kuid ka senise teenuse osutamise kulude läbipaistmatus. Need tegurid muutuvad ühtse teenusepakkuja mudeli puhul. Nii tekib parem võimekus, et 3 erasektorilt võrreldavat teenust tellida. Vastavalt kasvavad erasektorist ostetava maht ja IT- ettevõtete jaoks teenuste pakkumise võimalused. RIT moodustamise aeg on planeeritud 2021. aasta neljandasse kvartalisse, et uus asutus saaks tööd alustada koheselt Euroopa Liidu taaste- ja vastupidavusrahastust vahendite eraldamisel. Lisaks Riigi Infokommunikatsiooni Sihtasutusele (edaspidi RIKS), kes osutab RIT pädevusse tulevaid riigipilve teenuseid, lõppeb 2022. aasta märtsis konsortsiumileping, mille alusel pakub erasektor RIKS-i vahendusel avalikule sektorile riigipilve. RIT-i hakkab juhtima direktor, kellega sõlmib töölepingu ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister kantsleri ettepanekul. Keskuse tegevust koordineerib ja koostööd ministeeriumiga korraldab valdkonna eest vastutav asekantsler. Keskusele on otstarbekas luua teenuse kasutajate nõukoda, mis koosneb RIT teenuse kasutajateks olevatest ministeeriumi esindajatest ja hakkab nõustama RIT-i direktorit regulaarsete kohtumiste käigus ning teeb parendusettepanekuid IKT-alusteenuste efektiivsemaks korraldamiseks. Teenuse kasutajate nõukoda luuakse ministri käskkirjaga pärast asutuse moodustamist. 3. Majanduslikud kaalutlused 3.1 Majanduslik kasu RIT ei paku teenuseid, mille osutamisest laekuks raha riigieelarvesse, kuid RIT moodustamine toob riigile majanduslikku kasu. Majanduslike kaalutluste juures tuleb arvesse võtta, et ATK ja SBT finantseerimise ülevaadet oli võimalik teha IT-asutuste andmete põhjal, mis olid 2019. aasta jooksul tegevuspõhise kuluarvestuse infosüsteemi (edaspidi KAIS) sisestatud piisavas detailsuses ning võimaldas kulusid teenuste kaupa eraldada. Majanduslike kasude arvutamisel on arvesse võetud järgmised sisendid4: 1) ATK ja SBT hinnanguline aastane kulu on 32,4 mln eurot, sh ATK 18 mln eurot ja SBT 14,4 mln eurot. ATK maksumust on võimalik pikaajalises perspektiivis optimeerida korrastatud alades ~10%. SBT maksumust on võimalik optimeerida 8–15%. 2) Eesti avaliku sektori tehnoloogiline võlg (SBT, ATK) oli 2019. aasta seisuga järgneval neljal aastal 70,5 mln eurot, s.o 17,63 mln eurot iga aasta kohta. 2021. aasta riigieelarve (edaspidi RE) lisataotluste maht perioodiks 2022–2025 on ATK ja SBT teenuste osas 92,6 mln eurot. Aastane tehnoloogilise võla kasv on seega ca 15%. Kokkuhoiu eelduseks on tehnoloogilise võla likvideerimine. Kokkuhoiu saavutamise allikad on järgmised: 1) mastaabiefekt üld- ja halduskuludelt – teenindava organisatsiooni optimeerimine; 2) mastaabiefekt taristu konsolideerimisest – vähem füüsilist taristut (ruumid ja riistvara); 3) mastaabiefekt taristu utilisatsioonist – optimaalsem ressursside kasutamine. 4 IKT baasteenuste korrastamise analüüs, lk 37 4 Kokkuvõtlikult saab välja tuua järgmised potentsiaalsed rahalised kasud, mida illustreerib ülaltoodud joonis. Võrreldes 2019. aasta kulubaasiga on keskse ATK teenuse korral tõhususe potentsiaal konservatiivsel hinnangul kuni 720 000 eurot aastas alates kolmandast aastast pärast keskse IKT- alusteenuse kasutuselevõttu. Tõhusus avaldub ATK halduses, mitte riistvaras või litsentsides. SBT tõhususe potentsiaali hinnang samadel alustel on kuni miljon eurot alates viiendast ja kuni 2 miljonit eurot alates seitsmendast aastast. Tõhususe potentsiaal tuleneb eelpool toodud mastaabiefektidest. Kui arvesse võtta lisaks 2019. aasta kulubaasile ka teenuste dünaamikat ajas (lisanduvad arvutitöökohad, investeeringud, SBT teenuse nõudluse kasv), siis avaldub tõhususe potentsiaal kulude kasvu vältimises, mis hinnanguliselt avaldub viiendal aastal pärast kesksete teenuste kasutuselevõttu ning pikas perspektiivis võib väljenduda kümnetes miljonites eurodes aastas. Alltoodud joonis näitab, et keskne IKT-alusteenus võimaldab pikaajaliselt kulusid vältida tänu eelpool toodud mastaabiefektidele. Alates aastast 2026 kuni 2031 on välditavate kulude maht hinnanguliselt 27 miljonit eurot. 5 Eesti avaliku sektori tehnoloogiline võlg SBT ja ATK teenuste ulatuses 2019. aasta seisuga oli 70,5 miljonit eurot järgnevaks neljaks aastaks, s.o keskmiselt 17,63 miljonit eurot aastas. Tehnoloogilise võla kompensatsioonivajadust on võimalik vähendada investeeringutega kesksetesse IKT-alusteenustesse. Kesksesse IKT-alusteenusesse tehtud investeering on tänu mastaabiefektile väiksem kui tehnoloogilise võla kompenseerimine. Tuginedes rahvusvahelisele praktikale on mastaabiefekt 8–15% aastas. Arvutustes on mastaabiefektiks hinnatud konservatiivselt 10%. Igal aastal saab kokku hoida tehnoloogilise võla kompensatsioonidelt hinnanguliselt 1,76 mln eurot. Arvestades 2021. aasta RE lisataotlustest koondatud tehnoloogilist võlga (92,6 mln eurot), tuleks RIT loomise tulemusel suunata riigi ATK ja SBT teenuste tehnoloogilise võla vähendamiseks RIT eelarvesse 20,8 mln eurot aastas, arvestades mastaabiefekti kokkuhoidu (2,3 mln eurot aastas). Riigiasutustes töötab 2020. a seisuga ca 1400 IKT töötajat, kellest hinnanguliselt kuni 600 on seotud IKT-alusteenustega. Seega väheneks IKT-alusteenuste korraldamisega seotud töötajate arv korrastamise tulemusel ca 60–100 inimese võrra. 3.2. Eelarve MKM moodustab Keskuse Euroopa Liidu taaste- ja vastupidavusrahastusest eraldatavate vahendite toel. Eelarve tabelis nähtuvad summad eraldatakse EL taastefondi rahadest. Alates aastast 2025 taotleb MKM RIT-i eelarvelise katte riigi eelarvestrateegia protsessist. RIT-i eelarve aastateks 2022–2024: Kulu / Aasta 2022 2023 2024 Investeering (15) 9 951 333 4 458 333 4 458 333 6  Kulu / Aasta 2022 2023 2024 Riigi privaatpilv 2.0 7 223 245 1 125 000 1 125 000 Investeering keskse teenuse taristusse 2 728 088 3 333 333 3 333 333 Tööjõukulu (50) 1 778 110 1 832 316 1 942 255 Majandamiskulu (55) 2 098 270 3 795 787 4 712 453 Konsolideeritud teenuste osutamine 937 500 2 000 000 2 500 000 Baastaristu migratsioonikulud 1 250 000 1 666 667 2 083 333 Üldkulud (töövahendid, kontor) 129 120 129 120 129 120 Kokku 13 827 713 10 086 436 11 113 042 Kokku 3 aastat - EL taastefondi 35 027 191 vahenditest Teenuste kasutamise kulu5 (tuuakse üle Lepitakse eraldi kokku teenuse asutuste eelarvest) klientidega Tehnoloogilise võla likvideerimine6 20 835 000 20 835 000 20 835 000 Valitsusepoolsel eelarve eraldamisel koordineerib RIT tehnoloogilise võla likvideerimist. Selleks hetkeks veel konsolideerimata asutustega lepitakse eelarve jaotamise põhimõtted kokku täiendava eelarve saamisel. Osutatavate teenuste kallinemise korral taotleb RIT vajadusel lisavahendeid riigieelarvest või välisvahenditest. Teenuste kulutõus kooskõlastatakse teenuse kasutajate nõukojaga, eeldusel, et nõukoda on selleks hetkeks loodud. Kõik teenustega seonduvad lisasoovid ja -mahud kaetakse asutuste vahenditest. RIT-i tegevuseks vajalik riigivara (kontoritehnika, ruumid, sisustus, riistvara, tarkvara) hangitakse vastavalt riigihangete seadusele ning MKM-i hankekorrale. Hoone hankimisel tehakse koostööd Riigi Kinnisvara AS-ga. Teatud varad, näiteks riist- ja tarkvara, saadakse ATK ja SBT teenuste ülevõtmisega teistelt asutustelt. Konkreetne varade ülevõtmise nimekiri luuakse enne iga asutuse migratsiooni. 3.3. Personal Asutuse direktori leidmiseks viiakse läbi avalik konkurss esimesel võimalusel pärast moodustamisotsuse tegemist. Direktori leidmiseks avaliku konkursi läbiviimine volitatakse 5 Teenuste kasutamise kulu lepitakse kokku iga asutusega vastavalt asutuse vajadustele ja eelarvelistele võimalustele. 6 MKM on esitanud RE lisataotluse koondina. 7 ministri käskkirjaga kantslerile. Direktori äraolekul täidab direktori ülesandeid asedirektor. Asutuse koosseis suureneb vastavalt asutuste konsolideerimise tegevus- ja ajakavale. 2022. aasta I kvartalis on plaanis värvata tuumikmeeskond, sh asedirektor ja muud juhtivad töötajad, jurist, arhitektid jm, kes on vajalikud asutuse töö alustamiseks. Asutuse kiiremaks käivitamiseks tuuakse ATK ja SBT teenuste osutamisega seotud spetsialistid (ca 60 töökohta) üle Registrite ja Infosüsteemide Keskusest (edaspidi RIK) koos RIKi klientide ja teadmusbaasiga. 2022. aasta I kvartalis on plaanitud üle tuua RIKS-ist riigipilve haldamisega seotud inimesed – kuni 10 töötajat. Iga asutusega lepitakse täpsemalt kokku ületulevate töötajate arv. Keskus saavutab planeeritult võimekuse ööpäevaringselt toimiva kasutajatoe pakkumiseks. Lisaks tavapärastele tegevustele on kasutajatoe ülesanneteks teenuse toimimise jälgimine ning reageerimine intsidentidele vastavalt kehtestatud teenuse taseme nõuetele. Esimese tegevusaasta lõpuks on prognoosi kohaselt RIT-s 90 töötajat. RIT hakkab uusi töötajaid värbama IKT sektorist (nii era kui ka avalikust sektorist). 2027. aastaks tõuseb RIT-i töötajate arv hinnanguliselt 500 töötajani. Sõltuvalt töötajate arvu kasvust ja vajadustest muudetakse RIT struktuuri, lisades juhtimistasandeid (talitused ja talitusejuhid) ning tugipersonali. RIT-i töötajad kuuluvad peamiselt järgmistesse IKT töösuundadesse: süsteemiarhitektuur, süsteemiadministratsioon, andmeturve, juhtimine, projektijuhtimine, protsessijuhtimine, monitooring, paigaldus ja hooldus (tehnikud), telekommunikatsioon-insener, tehniline tugi. 4. Moodustamisest tingitud võimalikke muudatusi õigusaktides RIT-i moodustamisega seoses tuleb: 1) muuta Vabariigi Valitsuse 30. juuni 2016. a korraldust nr 225 „Kohustusliku keskse hankija määramine infotehnoloogia valdkonna riigihangetes“. Vajalik on asendada RIK kui senine kohustuslik keskne hankija RIT-ga ning laiendada keskse hankimise senist valdkonda (sülearvutid, lauaarvutid, printerid ja lamekuvarid) kõigile IKT-alusteenuseid ja nende tugiteenuseid puudutavatele riigihangetele; 2) muuta Vabariigi Valitsuse 12. oktoobri 2017. a korraldust nr 281 „Vabatahtliku keskse hankija määramine info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonna riigihangetes“. Vajalik on nimetada RIT vabatahtlikuks keskseks hankijaks info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonnas; 3) muuta peaministri 27. jaanuari 2021 korraldust nr 8 „Ministrite pädevus ministeeriumi juhtimisel ja ministrite vastutusvaldkonnad“ ning määratleda konkreetse ministri vastutus RIT osas; 4) muuta Vabariigi Valitsuse 23. septembri 2016. a määrust nr 103„Täiendavate riigikaitselise töökohustusega ameti- ja töökohtade loetelu ning loetelu moodustamise, riigikaitselise töökohustusega ameti- või töökoha loomise ning muutmise ja andmete esitamise kord“. Vajalik on lisada § 2 lõikes 1 välja toodud loetellu „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus – kuni 75 protsenti töökohtadest“; 8 4) muuta avaliku teabe seadust (AvTS), et luua riikliku pilvetehnoloogia kasutuselevõtmiseks õiguslik alus. Ando Leppiman kantsler 9  Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamisettepanek Lisa Alusteenuste jagunemine ALUSTEENUSTE JAGUNEMINE Alusteenus Alusteenuse alamteenus Kirjeldus Arvutitöökoha Arvutitöökoha tarkvara Arvutitöökoha tarkvara hankimine, baasteenus haldus paigaldamine (sh uuendamine) ja haldamine (sh pilveteenuste ja arvutitöökohtade litsentseerimine) toimub vastavalt RIT-i arvutitöökoha standardile. Arvutitöökoha riistvara Arvutitöökoha riistvara hankimine (sh haldus lisaseadmete), paigaldamine ja keskne haldamine. Printimise- ja Arvutitöökoht on seotud turvalise skaneerimiseteenus printimise teenusega, mis võimaldab kasutajal vastavalt määratud kasutajaõigustele printida vajalikke materjale follow-me põhimõttel kogu RIT-i teenindavate asutuste piires. Kohtvõrguteenus Võrkude haldusteenus loob turvalised andmesideühendused erinevate kontorite sidumiseks ühte võrku, mis on eraldatud internetist tsentraalse tulemüüriga. Arvutitöökoha infoturve Teenus tagab arvutitöökoha teenuste raames pakutava infoturbe ning pakub infoturbe konsultatsiooni, nõustamisi ja koolitusi. Logihaldus Logiandmeid salvestatakse sündmuste järeltuvastuseks, sealhulgas intsidentide käsitlemiseks, veaotsinguteks ja seireks ning kontrollimiseks. Kasutajatugi Kasutajatele tehnilise IT-toe pakkumine nii kaughaldusega kui kohapealse toena. RIT-i kasutajatugi on ühtne kontaktpunkt kõikidele teenindussoovidele ja intsidentidele. Esitlustehnika Teenus tagab esitlustehnika hankimise, paigaldamise, seadistamise, haldamise ning arvestuse pidamise. 10  Videokonverents Videokonverents on lahendus, mis võimaldab luua videosilla läbi keskse videokonverentsi lahenduse nii, et osapooled on erinevates füüsilistes kohtades. Meiliteenus E-posti, kalendrite (mh asutuste vaheline kalendriinfo jagamine), kontaktide ja meililistide haldamine, majutamine ja vajadusel arhiveerimine. Failiteenus Personaalsete, asutuse ja asutuste vaheliste võrguketaste haldamine vastavalt RIT-i töökoha standardile. Õiguste haldus Lahendus automatiseerib kasutajaga seotud kontode loomise ja kustutamise, lisab ja eemaldab automaatselt kasutaja kontodele baasõigused. Lahendus sisaldab autentimisteenust kesksesse taristusse. Varade haldus Varahalduslahenduse kaudu toimub vara arvelevõtmine, inventeerimine ja mahakandmine. Serveri baastaristu Majutusteenus RIT-i teenuste baastaristu majutamine, teenus riigi tehnoloogiaasutustele alusplatvormi pakkumine. Baastaristu litsentseerimise korraldamine. Serverite haldus Serverite haldamise eesmärgiks on jälgida ja regulaarselt kontrollida serverites toimuvat (nii tark- kui riistvara poolelt) ning seeläbi tagada serverite tõrgeteta töö. Serverite haldus on automatiseeritud pakkudes CI/CD lahendust. Keskne võrguteenus Võrkude haldusteenus loob turvalised andmesideühendused erinevate kontorite sidumiseks ühte võrku, mis on eraldatud internetist tsentraalse tulemüüriga. Pilveteenus Riigi poolt hallatava pilvetehnoloogia platvormi pakkumine. Avalike pilvede teenuste konsolideeritud keskne pakkumine. Infra infoturve Teenus tagab baastaristu teenuste infoturbe. Kesksed tugiteenused Ühistöövahendid Nt Jira, Confluence, Sharepoint jt Nutiseadmete haldus Nutiseadmete haldamise teenuse abil saab turvaliselt seadistada, hallata, 11  uuendada ja kasutada mobiilseid seadmeid. Siseveeb Sisevõrgu veebikeskkond asutusesisese teabe ja informatsiooni edastamiseks. Dokumendihaldussüsteem Täiselektrooniline dokumendihalduskeskkond, mis võimaldab organisatsiooni üleselt juhtida teabehaldusega seotud tööd. Infoturbe konsultatsioon Kliendi infoturbealaste küsimuste nõustamine. IT-juhtimine Täisteenus kliendi konsulteerimiseks teenuse elutsükli vältel. 12  RIT-i eelarve aastateks 2022-2027: Kulu / Aasta 2022 2023 2024 Investeering (15)* 9 951 333 4 458 333 4 458 333 Riigi privaatpilv 2.0 7 223 245 1 125 000 1 125 000 Investeering keskse teenuse taristusse 2 728 088 3 333 333 3 333 333 Tööjõukulu (50)* 1 778 110 1 832 316 1 942 255 Majandamiskulu (55)* 2 098 270 3 795 787 4 712 453 Konsolideeritud teenuste osutamine 937 500 2 000 000 2 500 000 Baastaristu migratsioonikulud 1 250 000 1 666 667 2 083 333 Üldkulud (töövahendid, kontor) 129 120 129 120 129 120 Andmesaatkonna haldus Kokku 13 827 713 10 086 436 11 113 042 Esimesed 3 aastat - EL taastefondi vahenditest 35 027 191 Teenuste kasutamise kulu (tuuakse üle asutuste Lepitakse eraldi kokku teenuse klientid eelarvest)** Tehnoloogilise võla likvideerimine (RE 20 835 000 20 835 000 20 835 000 lisataotlusena) * Numbrid täienevad sõltuvalt migreeritavate asutuste teenusmahtudest ja tegelikust ületulekust **Teenuste kasutamise kulu lepitakse kokku iga asutusega vastavalt asutuse vajadustele ja eelarvelistele võimalustele.  MKM-i RE lisataotlus 2025 2026 2027 8 500 000 8 500 000 8 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 6 000 000 6 000 000 6 000 000 2 058 790 2 182 317 2 313 256 5 342 032 5 356 235 5 371 859 2 500 000 2 500 000 2 500 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 142 032 156 235 171 859 700 000 700 000 700 000 15 900 822 16 038 552 16 185 115 raldi kokku teenuse klientidega 20 835 000 20 835 000 20 835 000 Saatja: Külli Kärner </O=EESTI KV/OU=EXCHANGE ADMINISTRATIVE GROUP (FYDIBOHF23SPDLT)/CN=RECIPIENTS/CN=USER54B5C247> Saaja: [email protected], [email protected], KVPS Üldosakond, Astra Mölder, RKIK Info, Kaitseressursside Amet, Kadi Kaev Teema: Eelnõu esitamine arvamuse avaldamiseks Tere! Esitame arvamuse avaldamiseks Majandus-ja Kommunikatsiooniministeeriumi määruse eelnõu „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse moodustamisettepanek“. Viide EIS-ist: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/559f0629-70ad-4351-b59d-0410fd3db6cc <https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/559f0629-70ad-4351-b59d-0410fd3db6cc> Tähtaeg: 12.10.2021. Lugupidamisega Külli Kärner *** AMETIALASEKS KASUTAMISEKS *** Selles e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda võivad kasutada vaid e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud loata edasi saata ega mistahes viisil kõrvalistele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-kirja eksituse tõttu, teavitage sellest koheselt saatjat ning kustutage e-kiri oma arvutist. This e-mail and any attachments may contain sensitive and privileged information. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by return e-mail, delete this e-mail and destroy any copies. Any dissemination or use of this information by a person other than the intended recipient is unauthorized and may be illegal.