Leping

CONFEMAR OÜ HINNAPAKKUMINE Eesti Ajaloomuuseum SA SALBOS BRONEERIMISSÜSTEEM 17.03.2023  CONFEMAR OÜ HINNAPAKKUMINE Käeolev pakkumine on koosatud mitmetel kohtumistel kirjeldatud informatsiooni põhjal. Pakkumise eesmärgiks on luua kasutajale intuitiivne broneerimissüsteem, kus oleks lahendatud nii ruumide haldus kui ka töötajate haldus (töögraafikud). Broneeringu tegemine tellimusest arveni on vaja saavutada minimaalsete klikkide arvuga. Süsteem arvestaks vajaliku ressursi ja näitaks võimalikud vabad ajad kasutajale välja. Tehtud arved peavad maanduma Buumis arvemüügi dokumentidena. Ressursid: 1. Majad, erinevad majad kus asuvad erinevad ruumid 2. Ruumid - mahtuvus, aeg millal avatud, inventar mis on teenuse osutamiseks vajalik jne 3. Töötajad - mis ajal tööl, millised oskused jne. Tooted teenused mida broneeritakse: broneeritakse kolme tüüpi teenuseid mida omavahel kombineeritakse: 1. Haridusprogrammid. Kabinet ja/või kabinetid + töötaja ja/või töötajad ehk kompleksteenus. 2. Ruumid (näiteks seminar ilma töötajata, ruume on kahte tüüpi – üldkasutavad ja ainult ühele seltskonnale) 3. Tooted ja teenused mis ei vaja ajalist registreerimist (mikrofon, kõlarid, ansambel, jms) Eesmärk on lahendada 1. Erinevad nö süsteemivälised Exceli tabelid (töötajate oskused, töögraafik, valve- ja lisatööde tabel, üritustel kasutatavate ruumide ajagraafik). 2. Saada broneerimine minimaalsete klikkidega nii intuitiivseks (programmi valides süsteem annab ette õige maja, õige ruumi koos õigete vabade aegadega ja arvestades nii töögraafikute kui ka töötajate oskustega) kui vähegi võimalik ja seda nii, et kõigist sündmustest säiliks korrektne ülevaade. 3. Broneeritud ruumidele/programmidele õige töögraafiku peale panemine nö kahe k likiga. Ehk meil on teada järgmise kuu broneeringud, meil on teada järgmisel kuul töötaj ad ning nüüd peab süsteem leidma kõige parema töögraafiku, et kus majas, mis ruumis, millal jne. Käesolev pakkumine on konfidentsiaalne ning kolmandatele isikutele pakkumise sisu ei ole avaldamiseks mõeldud. Hinnapakkumine kehtib 30 päeva. 2  CONFEMAR OÜ HINNAPAKKUMINE FUNKTSIONAALSUSE KIRJELDUS Salbose konverentsimoodul moodul koosneb neljaks alammoodulist: konverents, arveldamine, aruanded ja seaded. • Konverents: • Broneeringute sisestamine ja haldus • Konverentsi paketid • Tunni- ja päevapõhised hinnad. • Broneerimisel on võimalik märkida erinevaid ruumi asetusi • Graafiline ülevaade ruumidest ja broneeritud aegadest • Erinevad menüüd toitlustamiseks • Broneeringu kinnitused on mitmekeelsed. Broneeringu kinnitust saab saata lihttekstina kui ka pdf'ina • Arveldamine: • Broneeritud ruumide ja teenuste eest arveldamine erinevate makseviisidega • Lisateenuste lisamise võimalus • Integreeritud kaardimakse • Arve saatmine e-mailile • E-arved • Koondarved, tarbitud teenuste eest esitatakse arve näiteks kuu lõpus. • Kassa päeva lõpetamine ja päeva koondaruanne • Aruanded: • Aruandlus arvete järgi. Näidatakse kõike mis küsitud perioodil on arvetele pandud • Aruandlus tarbimise järgi. Näidatakse kõike mis küsitud perioodil on toimunud • Seaded: • Broneeringute sisestamine ja haldus • Erinevate ressursside kirjeldused (näiteks majade haldamine, tubade haldamine, toa sisustuse ja teiste seotud omaduste haldamine, hinnakirjade koostamine programmidele, üksikteenustele ja pakettidele, lisateenustest koosnevate pakettide loomine ja hinnastamine) • Kasutajad • Kasutajaõigused • Turvalisuse seaded. • Süsteemi loogikareeglid • Programmid, paketid, lisateenused 3  CONFEMAR OÜ HINNAPAKKUMINE JUURUTAMINE Eesmärk on tellija poolt täna kasutavast süsteemist võtta kõik hea üle ja lisada sinna puudu olev funktsionaalsus mis on kirjeldatud sissejuhatuses. Programmeerimistöödele eelneb analüüs kus koos tellijaga joonitatakse välja kõik vajalikud ekraanid ja kirjeldatakse detailselt oodatav ja loodav funktsionaalsus. Peale antud analüüsi loomist ja kooskõlastamist teostatakse programmeerimistööd peale mida kasutajad koolitatakse ja lepitakse kokku süsteemi tööle rakendamise päev ning siis alustatakse uute süsteemidega tööd. HINNAPAKKUMINE 17.03.23 Juurutamine KIRJELDUS KOGUS HIND SUMMA Salbose kohandamine muuseumile, tund 290 60 17400 Salbose juurutamine, paigaldus, seadistus ja koolitus 40 60 2400 Kokku 19800 Juurutustasu makstakse ühes osas, vahetult kui lahendus võetakse kasutusele. Juurutustööde maht on hinnanguliselt 1,5 kuud mis teostatakse hiljemalt 5 kuu jooksul. Tarkvararent ja tugiteenus. KIRJELDUS KOGUS HIND SUMMA Tarkvararent, broneerimissüsteem Salbos. Konverentsimoodul. Litsents on ühele asutusele, kasutajate ja töötajate arv ei ole 1 250,00 250,00 piiratud, majade ja ruumide arv ei ole piiratud. Salbose tugiteenus (kuu)* 1 250,00 250,00 Kokku 500 Hindadele lisandub käibemaks. Arvete maksetähtaeg on 7 päeva. *Salbose tugiteenuse (kuu) maksumus on kokkuleppeline. Tugiteenus on hinnavahemikus 50-750 eurot. Hind sõltub intensiivsusest tellija suunalt. Seda mõjutab tugiisikute arv, kasutajate arv majade arv ja ruumide arv. Hetkel teada oleva info põhjal võib eeldada, et intensiivsus tellija poolt on pigem mõõdukas või keskmine. *Pakkumine ei sisalda varjatud kulusi. Pakkumine sisaldab 3 kuud peale juurutamist piiramatu mahuga e-maili- ja telefonikonsultatsiooni. Ivar Adler Confemar OÜ 4  KOOSTÖÖKOKKULEPE nr 6-9.6/909-1 Kultuuriministeerium, (registrikood 70000941), asukohaga Suur-Karja tn 23, 15076 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel kantsler Kristiina Alliksaar, (edaspidi tellija); Sihtasutus Eesti Ajaloomuuseum (registrikood 90014603), asukohaga Pirita tee 56, Tallinn Harju maakond 12011, keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige Jaanus Rohumaa (edaspidi teenuse saaja), ja Confemar OÜ, (registrikood 10341162), asukohaga Lõõtsa 8a, 11415 Tallinn, keda esindab põhikirja alusel Ivar Adler, (edaspidi täitja) keda nimetatakse edaspidi pool või koos pooled, sõlmisid käesoleva koostöökokkuleppe (edaspidi nimetatud lepe) alljärgnevas: 1. Leppe ese ja dokumendid 1.1. Käesoleva leppega töötavad pooled pilootprojektina koostöös välja laiapindse muuseumide broneerimissüsteemi lahenduse, mis sobituks kõigile tellija valitsemisalas tegutsevatele muuseumidele, ning sellest tulenevalt täitja osutab teenuse saajale kui pilootprojektis osalejale täitja esitatud hinnapakkumises (leppe lisa 1) nimetatud teenuseid, vastavalt leppes ja leppe lisas toodud tingimustele (edaspidi teenus). 2. Maksumus ja maksetingimused 2.1. Teenuse maksumus on vastavalt täitja esitatud hinnapakkumisele 19 800 eurot, millele lisandub käibemaks. Hind sisaldab järgmiseid teenuseid: 2.1.1. Salbose kohandamine muuseumile 17 400 eurot, millele lisandub käibemaks. 2.1.2. Salbose juurutamine, paigaldus, seadistus ja koolitus 2400 eurot, millele lisandub käibemaks. 2.2. Teenuse täpne sisu on lahti kirjutatud täitja esitatud hinnapakkumises. 2.3. Teenuse juurutamise järgselt makstava igakuise tarkvararendi ja tugiteenuste sisu ja tasu suuruse lepivad täitja ja teenuse saaja kokku sõlmides eraldi lepingu. 2.4. Tellija on kohustatud tasuma täitjale punktis 2.1 kirjeldatud teenuse eest pärast teenuse saaja poolt töö üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist täitja esitatud arve(te) alusel 21 kalendripäeva jooksul alates arve(te) saamisest. 2.5. Leppes kokku lepitud maksumus on täitja ainuke tasu seoses leppega ja täitja ise ega tema töötajad ei võta päevarahasid, kaudset tasu ega muud leppes toodud kohustustega seotud tasu. 3. Täitja kohustused 3.1. Täitja kohustub: 3.1.1. osutama teenust vastavalt õigusaktidele, leppele ja leppe aluseks olevale hinnapakkumisele; 3.1.2. tagama teenuse osutamiseks vajaliku infotehnoloogilise infrastruktuuri olemasolu ja selle töökorras oleku, välja arvatud majutusteenus, mille tagab Tellija; 3.1.3. tagama piisava tööjõu olemasolu, mis on vajalik teenuse osutamiseks;  3.1.4. informeerima tellijat ja teenuse saajat koheselt kõikidest võimalikest takistustest ja probleemidest teenuse osutamisel; 3.1.5. võimaldama leppe täitmiseks ligipääsu tellija ja teenuse saaja andmetele ainult selleks õigustatud täitja ja tellija ja teenuse saaja isikutele; 3.1.6. teavitama tellijat ja teenuse saajat esimesel võimalusel intsidentidest, puudustest ja vigadest, mis teenuse osutamisel ilmnevad; 3.1.7. Täitja kohustub tagama leppe täitmise käigus tellijalt ja teenuse saajalt ükskõik mis vormis saadud teabe konfidentsiaalsuse ning mitte edastama ega võimaldama sellele teabele juurdepääsu kolmandale isikule ilma tellija ja teenuse saaja sellekohaste selgesõnaliste kirjalike nõusolekuteta. 4. Tellija ja teenuse saaja kohustused 4.1. Tellija ja teenuse saaja kohustub: 4.1.1. teavitama täitjat mõistliku aja jooksul kõikidest teenuse osutamist mõjutavatest tellijale ja teenuse saajale teatavaks saanud asjaoludest ja andma leppe täitmiseks muud vajalikku teavet; 4.2. Teenuse saaja kohustub: 4.2.1. abistama täitjat teenuste osutamisel igati, sh läbi viima testimisi, vajaduse korral informeerima täitja töötajaid ning koostööpartnereid oma tööprotsesside osas ilma tasu nõudmiseta. 4.2.2. vaatama üle tehtud töö, vajadusel tegema muudatusettepanekud või esitama märkused, ning andma täitjale taasesitamist võimaldaval viisil teada, kas tehtud töö vastab leppes, sh leppe lisas 1 toodud tingimustele. 5. Konfidentsiaalsus ja avalikud suhted 5.1. Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele leppe alusel saadud konfidentsiaalset informatsiooni, v.a seaduses sätestatud juhtudel. 5.2. Pooled täidavad kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte. 5.3. Pooled edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele isikutele, kes on leppe täitmisega otseselt seotud ja tagavad, et need isikud on teadlikud ja täidavad konfidentsiaalsuse nõuet. 5.4. Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled leppe täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid ja informatsiooni, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve või mis on ühe poole poolt teisele poolele edastamise hetkel selgelt tähistatud kui konfidentsiaalne. 5.5. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise eest lasub poolel kõigi isikute eest, kes on tema poolt leppe täitmisele kaasatud. 5.6. Konfidentsiaalsusnõue kehtib tähtajatult. Tulenevalt konfidentsiaalse informatsiooni laadist on tellijal õigus seada täiendavaid nõudeid ja juhised isikuandmete töötlemiseks. 5.7. Pooled ei avalikusta (sh meedias) ilma teise poole kirjaliku nõusolekuta leppe täitmisel loodud või teatavaks saanud informatsiooni. 6. Isikuandmed  6.1. Pooled tagavad oma tegevuses vastavuse kohalduvatele andmekaitse õigusaktidele, täidavad kõiki leppe täitmise kohas kehtivaid isikuandmete töötlemisalaseid nõudeid, andmete turvalisust puudutavaid ning isikuandmete kaitse alaseid Euroopa Liidu ja Eesti Vabariigi õigusakte ja muid eeskirju. 6.2. Käesolevas leppe punktis toodud tingimused moodustavad andmetöötluslepingu, millega sätestatakse teenuse saaja, kui vastutava töötleja, ja täitja, kui volitatud töötleja vahel kehtivad õigused ja kohustused teenuse raames täitjale töötlemiseks edastatavate isikuandmete kaitseks. 6.3. Teenuse saaja on isikuandmete vastutav töötleja ja täitja töötleb teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses isikuandmeid teenuse saaja ülesandel. Teenuse saaja kinnitab ja vastutab vastutava töötlejana selle eest, et teenuse raames isikuandmete töötlemine toimub kehtival õiguslikul alusel õiguspäraste eesmärkide saavutamiseks, andmesubjektid on isikuandmete töötlemisest teadlikud ja/või sellega nõus ning teenuse saajal on õigus isikuandmeid täitjale teenuse osutamise raames edastada. 6.4. Täitja kasutab teenuse osutamise käigus saadud isikuandmeid üksnes leppes sätestatud eesmärkide täitmiseks. Leppe lõppemisel kohustub täitja kustutama kõik talle leppe täitmisel teatavaks saanud isikuandmed ja andmete koopiad, v.a juhul, kui õigusaktidest tuleneb teisiti. 6.5. Täitja võimaldab juurdepääsu isikuandmetele üksnes nendele isikutele, kellel on selleks oma tööülesannete täitmiseks vajadus ning tagab, et need isikud on teadlikud ning järgivad isikuandmete töötlemisalaseid nõudeid ja õigusakte ning on selles osas asjakohaselt koolitatud; on võtnud endale konfidentsiaalsuskohustuse või neile kehtib asjakohane seadusest tulenev konfidentsiaalsuskohustus. Vastav konfidentsiaalsuskohustus jääb kehtima ka pärast käesoleva leppe lõppemist. 6.6. Täitja rakendab vajalikke organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. 6.7. Täitjal ei ole õigust edastada isikuandmeid kolmandatele isikutele ega kasutada isikuandmete töötlemiseks omakorda volitatud töötlejaid ilma teenuse saaja eelneva kirjaliku loata. 6.8. Võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja olemasolevat teavet, aitab täitja mõistlikus ulatuses teenuse saajal tagada õigusaktidest tulenevate isikuandmete turvalisusega seotud vastutava töötleja kohustuste täitmist. 6.9. Täitja kohustub abistama võimaluste piires asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete abil teenuse saajat täitma teenuse saaja kohustust vastata taotlustele andmesubjekti õiguste teostamiseks ning teostada nende õiguste teostamisest tulenevaid toiminguid (andmete parandamine, kustutamine). 6.10. Täitja võimaldab tellijal ja/või teenuse saajal või nende poolt volitatud audiitoril teha auditeid ja kontrolle ning kohustub panustama nendesse. 6.11. Teenuse osutamise raames töödeldavate isikuandmetega seotud rikkumise korral teavitab täitja teenuse saajat sellest põhjendamatu viivituseta pärast seda, kui ta on rikkumisest teada saanud. 7. Poolte õiguskaitsevahendid 7.1. Pooled vastutavad leppega võetud kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmise eest Eesti Vabariigi õigusaktides ning leppes ettenähtud korras.  7.2. Oluliseks leppe rikkumiseks loetakse muu hulgas järgmisi rikkumisi: 7.2.1. pool ei täida mis tahes leppest tulenevat kohustust teise poole poolt leppest tuleneva vastava kohustuse täitmiseks antud täiendava tähtaja jooksul; 7.2.2. pool on rikkunud konfidentsiaalsuskohustust; 7.2.3. tellija on viivitanud leppes kokku lepitud maksetähtajaga rohkem kui 30 (kolmkümmend) kalendripäeva. 7.3. Juhul, kui täitja viivitab töö või töö osa üleandmisega üle leppes kokkulepitud tähtaja, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi 0,2% leppe alusel makstavast tasust iga üleandmisega viivitatud kalendripäeva eest. Täitja ei vastuta üleandmisega viivitamise eest juhul, kui viivitus tulenes vaid tellijast või teenuse saajast sõltuvatest asjaoludest. 7.4. Konfidentsiaalsuskohustuse järgimata jätmisel on poolel õigus nõuda leppetrahvi kuni 2000 eurot. 7.5. Juhul, kui tellija hilineb leppejärgse tasu maksmisega, võib täitja nõuda tellijalt viivise tasumist 0,05 % iga viivitatud kalendripäeva eest. 7.6. Leppest tulenevate leppetrahvide ja viiviste maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine, ei vabasta lepet rikkunud poolt mistahes leppejärgsete kohustuste täitmistest. 8. Vääramatu jõud 8.1. Pooled vastutavad kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on vabandatav. Kohustuse rikkumine on vabandatav, kui selle on põhjustanud prognoosimatu või poole tegevusest olenematu asjaolu (vääramatu jõud). Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta leppe sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks, seda väldiks, takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. 8.2. Vääramatu jõu esinemise korral muutuvad leppes nimetatud tähtajad perioodi võrra, mille jooksul vääramatu jõu tegurid leppes täitmist takistavad. 8.3. Pool, kes rikub kohustust vääramatu jõu asjaolude tõttu, peab vääramatu jõu asjaoludest ja nende mõjust teisele poolele teatama viivitamata pärast seda, kui pool sai teada või pidi teada saama vääramatu jõu asjaoludest. Poolel on kohustus võtta tarvitusele kõik abinõud vääramatu jõu asjaolude ning nende tagajärjel tekitatava kahju vältimiseks või mõju vähendamiseks. Pool on kohustatud jätkama oma leppeliste kohustuste täitmist niipea, kui vääramatu jõu asjaolud on kõrvaldatud. 9. Teabe vahetamine 9.1. Leppest tulenevad ja/või leppega seonduvad teated ja muud tahteavaldused tuleb teha vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 9.2. Pooled kohustuvad teist poolt teavitama kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada leppes sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist. 9.3. Poolte leppe lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt leppe rikkumisest, peavad olema edastatud vähemalt elektronposti teel digitaalselt allkirjastatuna. 9.4. Informatiivset teadet võib anda ka telefoni, e-kirja teel või ka suuliselt. 9.5. Kõigist muudatustest leppes nimetatud andmetes teatatakse teisele poolele kahe tööpäeva jooksul muudatuste tegemisest arvates.  10. Kontaktandmed 10.1. Täitja esindajaks on Confemar OÜ (e-post [email protected]; tel.447 6014). 10.2. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on mh õigus pidada täitjaga läbirääkimisi teenustasu muudatustes, on Tiina Tisler (e-post [email protected]; tel. 5665 5630). 10.3. Tellija kontaktisikuks, kellel on mh õigus pidada täitjaga läbirääkimisi teenustasu muudatustes, on Tuuli Soodla-Tikkerbär (e-post [email protected]; tel. 516 0057). 10.4. Pool on kohustatud viivitamatult teatama kontaktandmete muutumisest teisele poolele kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Kontaktandmete muutmisel ei pea järgima leppe punktis 10.2 toodud leppe muutmise korda. 11. Leppe kehtivus, muutmine ja lõpetamine 11.1. Käesolev lepe jõustub leppe sõlmimise hetkest ja kehtib kuni projekti perioodi lõppemiseni. Projekti perioodi pikkuseks on 8 kuud, millest 5 kuud on arendus- ja juurutustööde tegemise periood ja 3 kuud juurutamise järgne piiramatu mahuga e- maili- ja telefonikonsultatsiooni teenus. 11.2. Lepet võib muuta poolte kirjalikul kokkuleppel. Muudatused jõustuvad pärast nende allkirjastamist mõlema poole poolt või poolte määratud tähtajal. Kirjaliku vormi mittejärgimisel on muudatused tühised. 11.3. Leppe võib ühepoolselt üles öelda, teavitades pooli sellest vähemalt 3 kuud ette. Kui leppe ütleb üles tellija, kohustub tellija maksma täitjale tasu teenuse saaja poolt taasesitamist võimaldaval viisil vastuvõetud tööde eest, kuid mitte rohkem kui leppe kogusumma. 11.4. Poolel on õigus käesolev leppe erakorraliselt ühepoolselt üles öelda juhul, kui teine pool ei täida leppest tulenevaid kohustusi ega kõrvalda rikkumist poole nõudmisel mõistliku tähtaja jooksul. Leppe ülesütlemise kohta edastab pool teisele leppe poolele kirjaliku leppe ülesütlemiseavalduse. Leppest ülesütlemine loetakse toimunuks, kui leppe pooled on ülesütlemiseavalduse kätte saanud. 12. Muud tingimused 12.1. Kõik leppe täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimiste teel. Läbirääkimiste tulemusel kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus. 12.2. Leppele ning kõikidele leppe osaks olevatele dokumentidele kohaldatakse Eesti Vabariigis kehtivaid õigusakte. 12.3. Lepe on allkirjastatud digitaalselt. Tellija: Täitja: Teenuse saaja: Kristiina Alliksaar Ivar Adler Jaanus Rohumaa kantsler juhatuse liige juhatuse liige Kultuuriministeerium Confemar OÜ SA Eesti Ajaloomuuseum /digitaalselt allkirjastatud/ /digitaalselt allkirjastatud/ /digitaalselt allkirjastatud/