AUDITI NIMETUS Pr ojekti nr XXXX „ Projekti nimi “ projektiaudit Auditi ulatus, eesmärk, ajakava ja toimingud Auditi ulatus: d eklareeritud kulude aluseks olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) SFOS nr XXXX ; kuupäev , abikõlblik summa eurot Eesmärk Anda hinnang Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi 2014-2021 (edaspidi FM) raames saadud toetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt FM rakendusmääruse artikli 5.5 lõikele 1 (c). Auditi läbiviimise aeg XXXX- YYYY Auditi t oimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: projekti tegelik teostamine, projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, kulude abikõlblikkus, projektiga seotud raamatupidamise korraldus, omafinantseeringu olemasolu, EMP FM fondi sümboolika kasutamine . Ressursside jaotus Auditi läbiviija(d): Roll auditi läbiviimisel: A uditi eest vastutav isik ( ees- ja perekonnanimi ning roll on nähtav digikonteineris ) Vastutab tööplaani täitmise ning auditi kvaliteedi tagamise ja sellele kinnituse andmise eest, sh toimingute ja tööpaberite osas. Selleks viib ta auditi käigus läbi jooksvat järelevalvet ja kvaliteedi kontrolli, sh täidab kvaliteedikontrolli küsimustiku. A uditi juht ( ees- ja perekonnanimi ning roll on nähtav digikonteineris ) Vastutab auditi kvaliteetse läbiviimise eest, sh töövõtu töörühma liikmete läbiviidud toimingute ja koostatud tööpaberite osas. Auditi juht juhib auditi töörühma tööd ja osaleb auditi toimingute läbiviimisel. A uditi töörühma liig e ( ees- ja perekonnanimi ning roll on nähtav digikonteineris ) Vastutab auditi läbiviimisel talle määratud ülesannete kvaliteetse läbiviimise eest, sh enda toimingute ja tööpaberite osas. Osaleb auditis auditi juhi määratud ulatuses. Lisa 1. Objektiivsuse ja kvaliteedi deklaratsioon Olulisemad olukorrad, mille puhul on piisav põhjus väita, et auditi läbiviija ei ole objektiivne on järgmised: Auditi läbiviija auditeerib mistahes funktsiooni, mille eest ta viimase aasta jooksul ise vastutas (viide : IIA standard 1130.A1) . Auditi läbiviija teeb mitteauditi alast tööd: osaleb asutuse juhtimises või teeb juhtkonna kompetentsi kuuluvaid otsuseid; osaleb kontrolliprotseduuride väljatöötamises ning rakendamises; võtab endale auditi objekti juhi või töötaja rolli; teostab majandustehinguid või võtab endale muid asutuse põhitegevusega seotud tööülesandeid. Auditi läbiviijal on isiklikud huvid, isiklikud ja/või peresuhted auditi objektil, mis võivad mõjutada tema erapooletut suhtumist auditeeritavasse või seada selle kahtluse alla. Auditi läbiviija võtab vastu auditeeritavate, koostööpartnerite või auditeeritavatega seotud muude isikute ja organisatsioonide pakutavaid kingitusi või muid hüvesid, mis võivad mõjutada tema erapooletut suhtumist auditeeritavasse või seada selle kahtluse alla. Auditi läbiviija allutab oma otsustusi auditi asjaolude suhtes teiste omadele, mille tõttu võib tekkida kahtlusi auditi läbiviija töö tulemuse usaldusväärsuses või kvaliteedis. Auditi läbiviijale piiratakse juurdepääsu auditi edukaks läbiviimiseks vajalikule informatsioonile, objektidele või personalile, takistatakse vajalike auditi toimingute läbiviimist või piiratakse muul moel auditi ulatust. Käesolevaga kinnitan: objektiivsust auditeeritava objekti suhtes ja kohustun koheselt auditi eest vastutavale isikule / AA juhile teatama, kui olen läinud vastuollu minu poolt allkirjastatud kinnitusega objektiivsuse kohta ja/või kui selleks on tekkinud potentsiaalne risk; viin töö läbi asjatundlikkuse ja nõutava ametialase hoolsusega ning võtan vastutuse tehtud töö kvaliteedi eest. Auditi läbiviijad on allkirjastanud objektiivsuse ja kvaliteedi deklaratsiooni digitaalselt (nimed ja vastavad rollid on nähtavad digikonteineris) .
PERIOODI 2014-2020 STRUKTUURITOETUSE PROJEKTIAUDITI KÄSIRAAMAT Ver sioon 10 10 . 10 .20 2 4 SISUKORD TOC \o "1-2" \h \z \u SISUKORD PAGEREF _Toc43992845 \h 2 KASUTATAVAD LÜHENDID PAGEREF _Toc43992846 \h 3 SISSEJUHATUS PAGEREF _Toc43992847 \h 4 1 PROJEKTIAUDITITE ÜLDISED PÕHIMÕTTED PAGEREF _Toc43992848 \h 5 1.1 Õiguslik alus PAGEREF _Toc43992849 \h 5 1.2 Projektiauditi mõiste PAGEREF _Toc43992850 \h 5 1.3 Projektiauditi eesmärk PAGEREF _Toc43992851 \h 5 1.4 Projektiauditi objekt ja ulatus PAGEREF _Toc43992852 \h 6 1.5 Projektiauditi läbiviija PAGEREF _Toc43992853 \h 6 2 PROJEKTIAUDITITE LÄBIVIIMINE PAGEREF _Toc43992854 \h 8 2.1 Auditi planeerimine PAGEREF _Toc43992855 \h 8 2.2 Projektiauditi läbiviimine PAGEREF _Toc43992856 \h 12 2.3 Projektiauditi aruandlus PAGEREF _Toc43992857 \h 19 2.4 Projektiauditite järeltegevused ehk soovituste rakendamise seire PAGEREF _Toc43992858 \h 24 2.5 Auditi järelevalve PAGEREF _Toc43992859 \h 25 2.6 Dokumentide nimekiri ja auditi toimik PAGEREF _Toc43992860 \h 26 2.7 Pettuse kahtlustest teavitamine PAGEREF _Toc43992861 \h 27 KÄSIRAAMATU LISAD PAGEREF _Toc43992862 \h 28 KASUTATAVAD LÜHENDID AA – a uditeeriv asutus AVI – Auditi eest vastutav isik EK – E uroopa Komisjon EL – Euroopa Liit ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond ESF – Euroopa Sotsiaalfond FKO – finantskontrolli osakond IIA – The Institute of Internal Auditors (Rahvusvaheline Siseaudiitorite Instituut) JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem KA – korraldusasutus RA – rakendusasutus RÜ – rakendusüksus SA – sertifitseerimisasutus SF – struktuurifondid (ERF, ESF, ÜF) SFOS – Struktuuritoetuse register SFCS – Struktuuritoetuse registri kesksüsteem TAT – Toetuse andmise tingimused ( v õib olla antud määrusena, käskkirjana (programm) jms) VMT - Väljamaksetaotlus ÜF – Ühtekuuluvusfond Auditeerimise määrus – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine Ü M – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord AVM – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning Euroopa Liidu osalusele viitamise nõuded ja kord RHS – Riigihangete seadus RMP – Raamatupidamise seadus STS – Perioodi 201 4 –2020 struktuuritoetuse seadus TMM – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks Ühissätete määrus / ÜSM – Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr 1303/2013, millega kehtestatakse ühissätted SF rakendamiseks . Antud määrust on muudetud Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusega nr 2018/1046 (18.juuli 2018). SISSEJUHATUS Käsiraamatu eesmärk on aidata kaasa projektiauditite kvaliteetsele läbiviimisele. Projektiauditite läbiviimise nõue tuleneb ühissätete määruse art 127 lõikest 1, mille järgi tagab AA, et EK le deklareeritud kulude alusel auditeeritakse rakenduskavade JKS ide nõuetekohast toimimist ja sobivat tegevusvalimit. Deklareeritud kulusid auditeeritakse esindusliku valimi ja valdavalt statistiliste valimimeetodite alusel vastavalt EK juhendmaterjalides esitatud metoodikale . Käsiraamatu on koostanud rahandusministeeriumi FKO kui programmperioodi 2014-2020 AA. Käsiraamat koosneb kahest osast ning lisadest. Esimene osa tutvustab projektiauditi läbiviimise põhimõtteid ja metoodikat, andes ülevaate auditi õiguslikest alustest, objektist, ulatusest ja eesmärkidest. Käsiraamatu teine osa kirjeldab auditi läbiviimist etappide lõikes koos nõuetega auditi dokumenteerimisele. Lisades on toodud auditi läbiviimisel kasutatavate tööpaberite ja kontroll-lehtede vormid . Projektiauditite läbiviimisel tuleb lähtuda käsiraamatus toodud metoodikast. Käsiraamatus kirjeldatud põhimõtteid kasutatakse ka teiste FKO-s läbi viidavate projektiauditite läbi viimiseks, millel võib olla siin kirjeldatust erinev õiguslik alus. Nende hulka võivad kuuluda järgmiste rahastamisallikate auditid: Eesti-Läti programm Taaste- ja vastupidavusrahastu Norra ja Euroopa majanduspiirkonna programm Šveitsi programm Euroopa Sotsiaalne Kliimafond Kesk-Läänemere programm Balti mere programm Globaliseerumisfond Enim puudust kannatavate inimeste abifond Kõigi nimetatud rahastamisallikate puhul tuleb lisaks siinses käsiraamatus kirjeldatud põhimõtetele rakendada vastava programmi auditi strateegias ja/või auditi käsiraamatus kirjeldatut. Tähelepanu tuleb sealjuures pöörata asjaolule, et kui vastava programmi jaoks eksisteerivad siinses käsiraamatus viidatuga võrreldes erinevad või muudatustega auditi tööpaberid ja kontroll-lehed, siis tuleb projektiauditite läbiviimisel kasutada vastava rahastusallika versioone. Käsiraamat kinnitatakse AA juhi allkirjaga, kuid vajadusel tehakse sellesse täiendusi ja muudatusi. Kõik käsiraamatuga seotud tähelepanekud ja ettepanekud on oodatud e posti aadressile ailen.vali @fin.ee mailto: . PROJEKTIAUDITITE ÜLDISED PÕHIMÕTTED Õ iguslik alus Ühissätete määruses sätestatud projekti auditite läbiviimist reguleerivad detailsemalt järgmised EL - i ja siseriiklikud õigusaktid: STS § 11; Auditeerimise määrus; Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.03.201 4 . Projektiauditi mõiste Projektiauditi all mõistetakse üksikute struktuurifondidest toetatud projektide (sh programmide) väljamaksetaotluste auditeerimist. Projektiauditid viiakse läbi vastavalt EK poolt kinnitatud ja iga-aastaselt uuendatud auditi strateegiale ja auditeerimise aastaplaanile , lähtudes käesolevas käsiraamatus toodud metoodikast. Projektiauditite valimi moodustamise metoodika kinnitatakse AA poolt auditi strateegias ning see peab vastama ühissätete määruse artikli 127 lõikele 1 ja võtma arvesse JKS auditite tulemusi. Projektiauditi tulemuste põhjal annab AA hinnangu EK-le esitatud kuludeklaratsioonide usaldusväärsuse le. Samuti annavad projektiauditite tulemused olulist sisendit RA ja RÜ JKS-i toimimisele hinnangu andmisel, sest nende tulemused võivad viidata olulistele süsteemsetele puudustele rakendussüsteemis. RA/RÜ JKS-i toimimist auditeeritakse eraldiseisvalt JKS auditite käigus (vt „Perioodi 2 014-2020 struktuuritoetuse juhti mis- ja kontrollisüsteemi auditeerimise käsiraamat“ ) . Projektiauditi eesmärk Projektiaudit on ühissätete määruse artikli s 127 sätestatud tegevus, mille eesmärk on hinnata: kas p rojekti raames toetatud tegevus on valitud kooskõlas rakenduskava valikukriteeriumitega ja tegevus ei olnud füüsiliselt valmis või täielikult ellu viidud enne, kui toetuse saaja esitas rakendusk ava raames rahastamise taotluse; projekti raames toetatud tegevuste ja abikõlblike kulude vastavust Euroopa Liidu ja Eesti õigusaktidele ja vastavalt kas taotluse rahuldamise otsusele, ühisele tegevuskavale, toetuse andmise tingimuste käskkirjale või rahastamisvahendi rakendamise lepingule või käskkirjale; abikõlblike kulude ning toetuse saaja raamatupidamisaruannete ja raamatupidamise algdokumentide vastavust, välja arvatud kulude lihtsustatud hüvitamisviiside puhul, mille hindamisel lähtutakse õigusaktides ja taotluse rahuldamise otsuses sätestatud erisustest; toetuse saajale toetuse maksmist õigel ajal ja ettenähtud mahus ning toetuse saajale tehtud maksete aluseks olnud väljundid ja tulemused on saavutatud ja tõendatavad piisava kontrolljälje alusel. Seega, projektiauditi eesmärk hõlmab: projekti tegevuste valiku kontrolli; projekti tegevuste ja tulemuste elluviimise kontrolli; toetuse saaja raamatupidamisaruannete vastavuse kontrolli deklareeritud kuludele; väljamaksmiseks taotletud kulude, kuludokumentide, tasumist tõendavate dokumentide ja muude tõendusmaterjalide kontrolli; kulude abikõlblikkuse kontrolli. Projektiauditi tulemus annab kindlustunde , kas projekti raames tehtud tegevused ja kulud on abikõlblikud ja nõuetele vastavad ning tuginevad projekti raames tegelikult tehtud tegevustele. Projektiauditite käigus ei ole audiitoritel üldjuhul võimalik anda lõpphinnangut projekti (programmi) kui terviku eesmärkide täitmisele , küll aga tuleb hinnata eesmärkide täitmist vastavalt auditi läbiviimise hetkele. Projektiauditi eesmärkide saavutamiseks analüüsitakse ja hinnatakse: p rojekti tegelikku teostamist, sh projekti sisu ja selle ühilduvust rahastamisotsusega (nõutud tingimust e, mis auditi hetkel kohalduvad , täitmist), tähtaegadest kinnipidamist; p rojekti rakendamisega seotud ning kulusid tõendavaid originaaldokumente; kulude abikõlblikkust, sh tulude mahaarvamist projekti abikõlblikest kuludest, kulude õiguspärasust ja vastavust struktuuritoetuse eesmärgile; d eklareeritud kulude tasumist tõendavaid dokumente; projekti raamatupidamise korralduse vastavust ettenähtud nõuetele, sh kuludokumentide kajastamise korrektsust raamatupidamises; h angete teostamise õiguspärasust (hangete vastavust EL-i ja siseriiklikele hankereeglitele); o mafinantseeringu olemasolu; r iigiabireeglite täitmist; s truktuurifondide teavitamisnõuete täitmist; s truktuurifondidest kaasrahastatud objektide olemasolu ja säilitamist ; projekti näitajate ja vahe-eesmärkidega seotud andmete usaldusväärsust . Projektiauditi objekt ja ulatus Projektiauditi objekt võib olla rakenduskava elluviimist korraldava asutuse kuludokumentide menetlemisega seotud süsteem, aruandlus, toetuse ja omafinantseeringuga seotud dokument või muu teave, mis on auditi tegijale vajalik hinnangu andmiseks. Auditi ulatus hõlmab aruandeaastal SA poolt EK le esitatud väljamaksetaotluses esinenud (ehk deklareeritud) projekti kulu si d. Projektina käsitletakse ühikut , mis on SFOS-i sisestamisel saanud eraldiseisva registreerimisnumbri (k.a programmi alamprojektid). Auditeeritav periood hõlmab aruandeaastal SA poolt EK-le esitatud VMT-s sisaldunud kulusid ning nende aluseks olevaid kuludokumente. Auditi u latuse laiendamine Kui projektiauditi käigus tuvastatakse mitteabikõlblikke kulusid väljaspool auditi ulatusse kuuluvat perioodi, lisatakse vastav teave auditi aruandesse ning edastatakse RÜ-le, SA-le ja KA-le, kes otsustavad edasised meetmed tuvastatud puudustele reageerimise osas. Kui projektiauditi tulemus viitab olulisele puudusele toetuse andmist korraldava asutuse JKS-is, võib projektiauditi ulatust laiendada JKS-i toimimise hindamisele. Projektiauditi läbiviija STS § 11 lõike 1 kohaselt on AA ühissätete määruse artikli 123 lõike 4 tähenduses Rahandusministeerium. Vastavalt rahandusministri 16 .0 7 .201 9 . a käskkirjale nr 1.1-4/ 99 täidab AA ülesandeid FKO. Audit eerimise määruse § 1 lõike 2 järgi juhindub AA a uditite planeerimisel, tegemisel ja aruannete koostamisel ning auditi tulemustest teavitamisel käesolevast määrusest, rahvusvaheliselt tunnustatud auditeerimise standarditest , audiitortegevuse seadusest ning EK vastavatest juhenditest. Standardite all mõistetakse rahvusvahelisi siseauditeerimise kutsetegevuse standardeid (IIA standardid). Täiendavalt võivad projektiauditeid läbi viia Riigikontroll, EK erinevad asutused s.h Euroopa Kontrollikoda . AA võib projektiauditid teenusena sisse osta audiitoräriühingutelt (vt p 1.5.1). Auditi läbiviijal on õigus teha auditi eest vastutavale isikule ettepanek kaasata eriteadmisi nõudvate küsimuste lahendamiseks sõltumatuid eksperte. Auditi läbiviija peab oma tegevuse planeerimisel, auditi läbiviimisel ja tulemustest teavitamisel olema sõltumatu struktuuritoetuse andmise ja kasutamisega seotud subjektidest ja objektidest. Vt p 2.1. 4 Sisseostetav audititeenus Vajadusel võib AA osta projektiauditi teenuse sisse sõltumatult audiitoräriühingult, arvestades RHS-is toodud nõudeid . Sisseostetava audititeenuse puhul vastutab teenuse ostja (AA) projektiauditi kvaliteedi eest, sh piisava tõendusmaterjali olemasolu ning käesolevas käsiraamatus kirjeldatud metoodikast kinnipidamise eest. Teenuse ostja peab veenduma, et teenuse osutajal on olemas vajalik professionaalne kompetentsus ja oskused teenuse osutamiseks. Nõuded projektiauditi läbiviimise metoodikale ja kvaliteedile ning auditi tööpaberite ja tõendusmaterjalide säilitamisele sätestatakse audiitoräriühinguga sõlmitavas lepingus, sh: audiitoräriühing kohustub järgima rahvusvahelis elt tunnustatud auditeerimisstandardeid (IIA standardid) ja eetikakoodeksit, kehtivaid õigusakte ja head tava, rakendama oma parimaid teadmisi, oskusi, tähelepanu ja täpsust ning teostama tööülesanded kõrgel professionaalsel tasemel; projektiauditi tegija esitab audititeenuse tellijale eesti keeles vormistatu d auditi tööpaberid elektrooniliselt, sh toimingu tööpaberid ja tähelepanekute lehed vastavalt käesolevale käsiraamatule . Audiitoräriühing kohustub pärast auditi toimingute teostamist elektroonselt üle andma kogu auditi läbiviimise käigus kogutud dokumentatsiooni ja audiitori koostatud auditi tööpaberid (s.t kogu auditi toimiku). Teenuse ostja teostab sisseostetud auditite üle nõuetekohast järelevalvet ning vastutab audititeenuse kvaliteedi ee st, sh hindab auditi läbiviimise vastavust käsiraamatus kirjeldatud metoodikale ja auditi lõpparuandes esitatud tulemuste täpsust ja asjakohasust. Sisseostetud projektiauditite kvaliteedi tagamiseks viiakse läbi järgmised toimingud: auditi juht hindab läbiviidud auditi toimingute ja koostatud tööpaberite vastavust auditi metoodikas seatud kvaliteedinõuetele enne auditi tööpaberite ja aruande projekti edastamist teenuse ostjale, täites selleks kvaliteedi hindamise kontroll-lehe (vt lisa 13 ) ning allkirjastades selle digitaalselt ; auditi juht edastab täidetud ja allkirjastatud kvaliteedi hindamise kontroll-lehe koos auditi tööpaberitega, sh auditi aruande projekt, teenuse ostjale ülevaatamiseks; teenuse ostja hindab läbiviidud auditi toimingute ja koostatud tööpaberite vastavust auditi metoodikas seatud kvaliteedinõuetele, lisades omapoolse hinnangu auditi juhi täidetud kvaliteedi hindamise kontroll-lehele. Vajadusel palutakse kvaliteedikontrolli tulemusena tööpabereid/aruande projekti täiendada/muuta ; auditi a ruande projekt kooskõlastatakse teenuse ostja ja teenuse osutaja vahel enne toetuse saajale ja/või RÜ- le kommenteerimisele saatmist ; auditi juht hindab lõpparuande ja auditi lõpliku toimiku vastavust auditi metoodikas seatud kvaliteedinõuetele enne auditi lõpliku toimiku ja aruande edastamist teenuse ostjale, täites selleks kvaliteedi hindamise kontroll-lehe (vt lisa 13 ) . Kvaliteedi hindamise kontroll-leht allkirjastatakse auditi juhi poolt (digitaalselt) ; auditi juht edastab täidetud ja allkirjastatud kvaliteedi hindamise kontroll-lehe koos lõpliku auditi toimiku ja auditi lõpparuandega teenuse ostjale ülevaatamiseks; teenuse ostja hindab auditi toimiku ja lõpparuande vastavust auditi metoodikas seatud kvaliteedinõuetele, lisades omapoolse hinnangu auditi juhi täidetud kvaliteedi hindamise kontroll-lehele. Vajadusel palutakse kvaliteedi kontrolli tulemusena auditi toimikut /aruan net täiendada/muuta ; auditi lõpp a ruan n e kooskõlastatakse teenuse ostja ja teenuse osutaja vahel enne toetuse saajale ja/või RÜ- le saatmist . Lõpparuande edastab auditeeritavatele teenuse ostja. PROJEKTIAUDITITE LÄBIVIIMINE Audit eerimise määruse 5. peatüki kohaselt hõlmab auditi läbiviimine: auditi planeerimist, auditi toimingute tegemist, lõpparuande koostamist ja tulemustest teavitamist. Auditeerimisele järgneb soovituste rakendamise seire ja vajadusel järelaudit. A uditi planeerimine Auditi registreerimine ja taustinfo kogumine Audit i juht / sisseostetava auditi teenuse korral minikonkursside läbiviimise eest vastutav isik registreeri b auditi FKO kaustas asuvas tööde registris : \\riik.sise\yld\ram$\FKO\T66de_register_alates_2015.xlsx ja sisestab info auditi alustamise kohta SFOS - i. Auditi juht /sisseostetava auditi teenuse korral minikonkursside läbiviimise eest vastutav isik anna b auditile järjekorranumbr i , mis sisaldab viidet auditeeritavale struktuurifondile, vastava fondi auditi järjekorranumbrit ning auditi alguse aastaarvu ( näiteks ERF 1/20 20 ). Samuti lisatakse tööde registrisse SFOS-i genereeritud vastav auditi kood . P ärast auditi registreerimist loob auditi juht elektroonse auditi toimiku ning määrab elektroonilisele kaustale muutmis- ja vaatamisõigused. Selleks edastab auditi juht talituse juhataja le vastavasisulise teenuspalve. Auditi planeerimisel selgitab auditi töörühm välja olulised kontrollivaldkonnad, lähtudes auditeeritava projekti spetsiifikast ning sellele kohalduvatest nõuetest ning kogu b taustinformatsiooni auditeeritava projekti kohta . Võimalikud taust - info rmatsiooni allikad on: SFOS ning teised dokumendiregistrid ja andmebaasid (E riigikassa, Äriregister, riigihangete register jne); Rakenduskava; Toetuse andmist ja kasutamist reguleerivad õigusaktid ; V arasemate auditite aruanded; K orraldusasutus ja sertifitseerimisasutus ; R akendusasutused ja - üksused; M eediakanalid (internet, kirjutav press, televisioon jm) . Auditi juht koondab olulise ja asjakohase taustinfo auditi toimikus . Vajadusel koondab auditi juht kogutud taustinfo memosse (vt lisa 1 ) ja esitab selle tutvumiseks auditi töögrupile ning AVI - le . Projektiauditite raames alavalimi koostamine Kui AA tööplaani kuuluvas projektiauditis on auditeeritavaid kuluridasid rohkem kui 100 , on AA-l õigus moodustada statistiline alavalim . Põhjendatud juhtudel võib alavalimi koostada ka väiksema kuluridade arvu puhul. Näiteks kui on tegemist ühte liiki kuludega, mille puhul vigade esinemise tõenäosus on sama . Kui projektiauditi ulatuses on vähem kui 100 kulurida ning on kasutatud alavalimit, tuleb vastav põhjendus tööplaanis välja tuua. AA tööplaanis olevate projektiauditite puhul kasutatakse alavalimite koostamiseks statistilist meetodit . Tööplaaniväliste projektiauditite puhul ei ole statistilise alavalimi kasutamine kohustuslik ning kasutatakse audiitori professionaalselt hinnangut, kuivõrd tööplaanivälised auditid on AA-le täiendava kindlustunde saamiseks, mis on omakorda valitud AA riskihinnangust tulenevalt. Projektiauditites valimite koostamisel kasutatakse vähemalt sama või kõrgema tasemega usaldusnivood, millega on koostatud auditeeritavate projektide valim (auditeerimise tööplaani koostamise aluseks olnud usaldusnivoo). Alavalimi koostamiseks pöördub auditi juht selleks määratud FKO audiitori /nõuniku poole. Kõik valimi moodustamise ga seotud dokumendid lisa b auditi juht auditi toimiku peatükki „Auditi planeerimine“. Vastavas peatükis säilitatakse kõik dokumendid alates alavalimi moodustamisest (sh kirjavahetus, IDEA logid, üldkogum jms) kuni dokumenteeritud vigade arvestuseni, kus tuuakse välja projekti suurim võimalik viga ja kõige tõenäolisem viga. Auditi valimi tööpaberites tuleb kirjeldada valimi moodustamise metoodika ning arvutada kõige tõenäolisem ja suurim võimalik viga, määratledes seejuures ära: auditeerimisel aluseks olnud üldkogumi nii summaliselt kui ka ridade arvuna; valimi moodustamise sammud; valimi moodustamise parameetrid; saadud valimi suuruse enne ja pärast auditi valimi laiendamist (kui laiendati) ning lõplikult auditeeritud kogumahu; projekti kõige tõenäolisem ja suurim võimalik viga. Statistilise valimi t ööpaberina tuleb kasutada EK poolt välja töötatud valimi moodustamise ja vigade arvutamise juhend it (vt lisa 9 ). Kui vastavas juhendis on kõik ülalmainitud informatsioon leitav, ei ole täiendavate tööpaberite koostamine vajalik. Mittestatistilise valimi tööpaberi võib vormistada vormivabalt. Kõik valimi moodustamisega seotud dokumendid on säilitatud ka vastava aasta tööplaani alavalimite moodustamise kaustas. Vajadusel (nt pettuse esinemise risk) on vaatamata suurele kuluridade arvule õigus projekt i auditeerida ka täismahus. Auditi plaan IIA standarditest tulenevad nõuded auditi planeerimisele : 2200 Töö planeerimine A udiitorid peavad iga töö jaoks koostama ja dokumenteerima plaani, mis sisaldab töö ulatust, eesmärke, ajakava ja ressursside jaotust. 2210 Töö eesmärgid: Eesmärgid tuleb kindlaks määrata iga töö kohta. 2220 Töö ulatus: Kehtestatud ulatus peab olema piisav töö eesmärkide saavutamiseks. 2230 Ressursside määramine töö jaoks: A udiitorid peavad kindlaks tegema töö eesmärkide saavutamiseks asjakohased ja piisavad ressursid, arvestades iga töö iseloomu ja keerukust, ajalist piirangut ja kasutada olevat ressurssi. 2240 Tööprogramm: A udiitorid peavad töö eesmärkide saavutamiseks välja töötama ja dokumenteerima tööprogrammi. 2240.A1 Tööprogramm peab sisaldama toiminguid informatsiooni kindlaks tegemiseks, analüüsimiseks, hindamiseks ja dokumenteerimiseks töö jooksul. Tööprogramm tuleb kinnitada enne töö teostamist ja mistahes muudatused selles viivitamata. Koondülevaade kalendriaastal läbiviidavatest projekti audititest Auditi planeerimist puudutav koond tabel (tööplaan) on leitav FKO arvuti kettalt: \\riik.sise\yld\ram$\FKO\IV_auditi_yhine_kaust\SF_14-20_DOKUD\09_T66plaanid . Tööplaani andmeväljad täidab AVI. Projektiauditi plaan Auditi juht koostab auditi planeerimisdokumendina auditi plaani , mis sisaldab teavet töö ulatuse, eesmärkide, ajakava, ressursside jaotuse ja toimingute kohta (vt lisa 2 ) . Plaani lisaks on objektiivsuse ja kvaliteedi deklaratsioon . Auditi juht kinnitab auditi plaani enne auditi toimingutega alustamist. Auditi käigus täiendab auditi juht auditi plaani, kui laiendatakse auditi ulatust , tehakse täiendavaid toiminguid või toimuvad muudatused auditi töörühmas või ajakavas. Auditi juht ja auditi eest vastutav isik kinnitavad auditi plaani ning selle muudatused. Auditi eesmärgi ja läbiviidavate toimingute täpsustamiseks riskide hindamist projektiauditi puhul läbi ei viida. Audiitori objektiivsuse ja auditi kvaliteetse läbiviimise kinnitamine IIA standarditest tulenevad nõuded audiitorite objektiivsusele: Standard 1100 – Sõltumatus ja objektiivsus A uditi funktsioon peab olema sõltumatu ja audiitorid peavad oma töö tegemisel olema objektiivsed. Standard 1120 – Individuaalne objektiivsus A udiitorite suhtumine peab olema erapooletu ja eelarvamustevaba ning nad peavad vältima mistahes huvide konflikt i . Kõik auditis osalevad (sise)audiitorid (sh kaasatud eksperdid ja AVI) kinnitavad oma sõltumatust (sh huvide konflikti puudumist) ja isiklike huvide puudumist auditeeritavast/analüüsitavast asutusest ja teemast objektiivsuse deklaratsiooni täitmisega, mis on auditi plaani lisa (vt lisa 2 ). IIA standarditest tulenevad nõuded audiitorite pädevusele : Standard 12 00 – Asjatundlikkus Audiitoritel peavad olema individuaalsete ülesannete täitmiseks vajalikud teadmised, oskused ja muud kompetentsus . Standard 1 220 – N õut av ametialane hoolsus Audiitorid peavad rakendama hoolsust ja oskusi, mida eeldatakse piisvalt arukalt ja kompetentselt audiitorilt. Kõik auditis osalevad (sise)audiitorid (sh kaasatud eksperdid ja AVI) kinnitavad asjatundlikkust ja nõutava ametialase hoolsuse järgimist kvaliteedi deklaratsiooni allkirjastamisega (allkirjastamisel tuua välja oma roll auditi läbiviimisel) , võttes seeläbi vastutus tehtud töö kvaliteedi eest (vt lisa 2 ). D eklaratsioon allkirjastatakse auditi planeerimise etapis enne auditi toimingutega alustamist. Auditist t eavitava kirja koostamine ja edastamine AA juht esitab vähemalt viis tööpäeva enne auditi kohapealsete toimingute algust auditeeritavale kirjaliku teavituskirja tulenevalt auditeerimise määruse § 9 lg 4 . Selle koostab vastavalt lisa s 3 toodud sisule (kirjaplank valida DHS-ist) auditi juht või tema poolt määratud meeskonnaliige. Teavituskiri kooskõlastatakse AVI-ga ning allkirjastatakse AA juhi poolt . Auditist teavitav kiri saadetakse toetuse saajale , RÜ-le ja vajadusel partneri(te)le ning teadmiseks KA-le , SA-le ja RA-le. Etteteatamise nõude võib täitmata jätta tööplaaniväliste kiireloomuliste ülesannete täitmise korral või kui esineb põhjendatud kahtlus, et etteteatamine võib moonutada auditi tulemust. Etteteatamise nõude täitmata jätmise põhjendus esitatakse auditi plaanis (vt ptk 2.1.3 ) . Teavituskirjas tuuakse vähemalt järgmised andmed: auditi õiguslik alus; auditeerimise objekt; auditi eesmärk ja ulatus; auditi toimingute esialgne ajakava; auditi läbiviijate ja vajadusel kaasatud ekspertide nimed. Täiendavalt võib lisada auditi avakoosoleku toimumise aja, koha, osalema palutud isikute loetelu ning koosoleku toimumisajaks vajalike dokumentide nimekirja. Kui auditi toimingud algavad kohe pärast auditi avakoosolekut, on soovitav vajaminevate dokumentide loetelu saata auditeeritavale e-posti teel enne auditi avakoosolekut, kuid pärast auditi avakirja väljasaatmist. Auditi juht võib eelnevalt auditeeritavaga kontakti võtta telefoni või e-maili teel, et täpsustada auditi toimingute läbiviimise aega, kohta ja kontaktisikuid. Soovitav on selgitada auditi eesmärki ja eelseisvaid toiminguid. Projektiauditi läbiviimine Auditi töörühm viib auditi toimingud läbi vastavalt kinnitatud auditi plaanile ning nende tulemusena peab kogunema piisav hulk tõendusmaterjale auditi eesmärgi täitmise ks ja järelduste tegemise ks . Toimingute läbiviimise ja dokumenteerimise eest vastutab vastava toimingu teostaja. Auditi avakoosolek Auditi avakoosoleku eesmärk on auditi eesmärgi, ulatuse ja ajakava tutvustamine auditeeritavale ja kontaktisikute kokkuleppimine. Koosolekul osalevad auditeeritava asutuse või valdkonna esindajad, auditi juht ja vajadusel AVI ning auditi töörühma liikmed. Auditi plaani tutvustab auditee ritavale üldjuhul auditi juht. Vajadusel a uditi avakoosolek dokument eeritakse. Koosoleku protokolli koostab auditi juht või tema poolt määratud töörühma liige. Juhul, kui protokoll sisaldab mh informatsiooni auditeeritava seisukohtade jne kohta, kooskõlastatakse protokoll auditeeritavaga, et saada kinnitus protokollis sisalduva informatsiooni õigsuse kohta. Pärast protokolli kooskõlastamist auditeeritavaga, allkirjastata vad protokolli selle koostaja ja auditi juh t ning see säilitatakse toimiku peatükis „ J uhtimine”. Auditi avakoosoleku läbiviimine ei ole kohustuslik, see viiakse läbi vajaduse l ja/või auditeeritava soovil. Kui avakoosolekut läbi ei viida, peab auditi juht selgita m a auditeeritavale auditi eesmärki ja üldpõhimõtteid toimingute käigus, et vältida hilisemaid arusaamatusi auditi tulemuste tõlgendamisel. Auditi toimingute läbiviimine ja informatsiooni dokumenteerimine IIA standarditest tulenevad nõuded töö teostamisele : Standard 2300 – audiitorid peavad kindlaks tegema, analüüsima, hindama ja dokumenteerima piisavalt informatsiooni töö eesmärkide saavutamiseks. Auditi töörühm viib auditi toimingud üldjuhul läbi vaid toetuse saaja juures . Kohapealse kontrolli läbiviimise otsustavad lähtuvalt auditeeritavast projektist auditi juht ja AVI . Vajaduse ilmnemisel (nt täiendava informatsiooni saamiseks) viiakse toimingud läbi ka RÜ-s või partnerite juures . Toimingute käigus täida vad audiitorid projektiauditi kontroll-lehed (vt lisa 4 , lisa 5 , lisa 6 , lisa 14 , lisa 15 ja lisa 19 ) ning kogu vad vajalikke tõendusmaterjale. Mahukad dokumendid (nt hankedokumendid) on soovituslik enne toimiku sulgemist vormindada zip formaati , sest need võtavad vähem salvestusruumi ning neid saab hõlpsamalt teistesse arvutitesse üle kanda. Toetuse saaja juures vii vad aud i itorid läbi ka vajalikud intervjuud, sh projektijuhi ja/või raamatupidajaga, mille kohta koostatakse intervj uu protokoll(id). Intervjuu protokoll kooskõlastatakse enne allkirjastamist intervjueeritavaga, et kinnitada kirjeldatud informatsiooni õigsust. Intervjuu protokollid digiallkirjasta vad protokolli koostaja ja auditi juh t . Auditi käigus võivad auditi töörühma liikmed täiendavate eksperthinnangute ja õigusaktide tõlgenduste saamiseks pöörduda kolmandate osapoolte poole. Juhul kui auditi juhiks on AA, kooskõlastatakse kolmandate isikute poole pöördumine järgmiselt: täiendavate eksperthinnangute ja õigusaktide tõlgenduste saamiseks, tuleb see auditi juhil eelnevalt kooskõlastada AVI ja AA juhiga ; täiendava tõendusmaterjali ja dokumentatsiooni hankimiseks kolmandatelt osapooltelt , tuleb see auditi juhil eelnevalt kooskõlastada vajadusel AVI ja AA juhiga. Auditi kontroll-lehtede koostamine ja täitmine Abivahendina projektiauditi eesmärkide täitmiseks on välja töötatud kontroll-lehed (vt lisa 4 , lis a 5, lisa 6 , lisa 14, lisa 15 , lisa 19 ). Kontroll-lehel olevate abiküsimuste nimekiri ei ole lõplik ning seda tuleb vajadusel täiendada lähtuvalt konkreetsest toetuse saajast ning TAT-ist . Vajadusel koostavad audiitorid täiendavaid kontroll-lehti või täiendavaid tööpabereid kontroll-lehtede küsimustele vastuste saamiseks. Auditi töörühma liikmed täidavad p rojektiauditi üldi s e kontroll-leh e (vt lisa 5 ) kõikide projektiauditite puhul , milles küsimused on grupeeritud projektiauditi eesmärkide järgi. Nõuetekohase kontrolljälje olemasolu puudutavad küsimused ei ole grupeeritud eraldiseisva kontrollieesmärgi alla. Piisava kontrolljälje olemasolus veendumine on alameesmärgiks teiste projektiauditi põhieesmärkide all (kontrolljälg hangete läbiviimisel, raamatupidamises jne). Võrdluse kontroll-leht (vt lisa 4 ) on abivahendiks audiitorile võrdlemaks SFOS-is kajastatud kuludokumente toetuse saaja juures kohapeal olevate originaaldokumentidega. Võrdluse kontroll-lehe vormi võib vastavalt vajadusele muuta , kuid etteantud sisu peab olema kajastatud . Oluline on silmas pidada, et auditi toimikusse jääks nimekiri kuludokumentidest, mida audiitorid projektiauditi käigus tegelikult kontrollisid. Võrdluse kontroll-lehele tuleb audiitoril lisada viited hangete kontroll-lehele vastava kulu juurde või märkused teostatud kontrolli osas alla riigihangete piirmäära jääva hanke osas. Samuti tuleb audiitoril anda hinnang iga kulu raamatupidamises kajastamisele, abikõlblikkusele, projektiga seotusele jt kontroll-lehel toodud tingimustele. Juhul kui auditi käigus audiitor tuvastab mitteabikõlblik u(d) kulu (d), siis on need kajastatud nii võrdlus e kontroll-lehel kui MAK infotabelis (vt lisa 20 ) . MAK infotabeli koostamise juhendit vt ptk 2.3.1 . Hangete kontroll-leht e (vt lisa 6 ) täid a vad audiitorid riigihangete läbiviimise kontrollimiseks. Riigihangete õiguspärasuse hindamisel ei saa lähtuda üksnes projektiauditi objektiks olevatest sertifitseeritud kuludest. Riigihanke maksumuse tuvastamisel tuleb audiitoril arvestada ka projekti eelarve, hankelepingu ja/või toetuse saaja poolt varasemate ostetud asjade, tellitud teenuste või ehitustöödega ning toetuse saaja varasemate riigihangetega , mis on või võivad olla seotud auditi ulatusse kuuluvate hankega (näiteks osadeks jagamine, menetlusliigi valik) , mille kohta saab informatsiooni riigihangete registrist. H angete kontroll-lehte ei pea audiitor täitma j uhul, kui hanke kogumaksumusest on projekti kuludesse kantud kuni 5 000 eurot / 20 000 eurot (s.t hankija on läbi viinud hanke, millest vaid osa kuulub tasumisele projekti kuludest ning selle osa maksumus ei ületa 5 000 eurot (kuni 17. juuli 2020.a algatatud hangetele) /20 000 euro t (alates 18. juuli 2020.a algatatud hangetele) ). Audiitoril tuleb hinnata läbiviidud hanke vastavust TAT-ile (sh programm) ning lisada vastavad kommentaarid võrdluse kontroll-lehele (lisa 4) või toimingu tööpaberile (sel juhul viidata võrdluse kontroll-lehel koostatud tööpaberile) . Vajadusel võib riigihangete kontroll-lehe täita ka väiksemate summade puhul . N äiteks kui on teada, et ehitus e või omanikujärelevalve hanke kulud projektis suurenevad üle 5 000 euro / 20 000 euro , tuleb riigihangete kontroll-leht täita . Alla riigihangete piirmäära jäävate hangete korral tuleb audiitoril hinnata nende vastavust riigihanke korraldamise üldpõhimõtetele. Riigihanke korraldamise üldpõhimõtetele vastavust ei pea hindama ostude puhul, mille maksumus jääb alla 5 000 euro (kuni 17. juu l i 2020 .a algatatud ostud ) / 20 000 euro (alates 18. juu l i st 2020 .a algatatud ostud ) . Juhul, kui TAT-is (sh programm) on sätestatud täiendavaid tingimusi teenuste ja asjade ostmiseks, siis tuleb auditeerimisel arvesse võtta ka neid ning lisada vastavad kommentaarid võrdluse kontroll-lehele või toimingu tööpaberile. Vajadusel võib hinnata hangete läbiviimise vastavust riigihanke korralda mise üldpõhimõtetele ka väiksemate hangete korral. Riigiabi kontroll-leh e (vt lisa 14 /lisa 15 ) täid ab audiitor juhul, kui TAT-i ja audiitori hinnangu järgi on struktuuritoetus käsitletav riigiabina ( vt riigiabi meetmete tabeli lisa 16 + üldise kontroll-lehe küs imus Riigiabi kohta (küs 3.1 6 ) ). Meetmete tabel annab indikatsiooni , kas projektile rakenduvad riigiabi reeglid ja kui jah, siis millised . NB! Riigiabi meetmete tabel on täiendamisel vastavalt Riigihangete ja riigiabi osakonnalt saadavale infole . I ga meetme osas peab audiitor lisaks tabelis leitavale infole kr iitiliselt analüüsi m a, kas meetme puhul kohalduvad riigiabinõuded või mitte . Juhul kui TAT-is (sh programmis) ei ole märget riigiabi v õi vähese tähtsusega abi kohta, tuleb üldisel kontroll-lehel vastata vastavale kontrollküsimustele . Riigiabi kontroll-leh e täid avad audiitorid riigiabi kasutamise kontrollimiseks vastavalt selleks sätestatud reeglitele ning sellele on lisatud ka viited riigiabi andmist käsitlevatele õigusaktidele. Lihtsustatud kulude metoodika kontroll-leht (vt lisa 19 ) on abiks lihtsustatud kuluhüvitamisviisi metoodika hind a misel . Personalikulude kontrollimisel võib audiitor kasutada lihtsustatud metoodikat: I variant: Kui üks SFOS-i kulurida koosneb paljudest projektis osalevate inimeste töötasudest, võib audiitor personalikulude auditeerimisel moodustada kuluridadest valimi (kui töötasudega seotud kuluridade arv ületab 1 00 kasutades MUS metoodikat ) . II variant (kui MUS metoodikat ei ole võimalik kasutada): Kui üks SFOS-i kulurida koosneb paljudest projektis osalevate inimeste töötasudest, kontrollib audiitor kulureaga seotud kõigi isikute töölepingute ja ametijuhendite olemasolu, et veenduda personalikulude abikõlblikkuses. Töötasu ja maksude arvestust ning nende tasumist kontrollib audiitor pisteliselt. Pistelise kontrolli mahu kooskõlastab auditi juht AVI - ga . Toimingu tööpaberis kirjeldab audiitor, millised toimingud audiitor viis läbi personalikulude kontrollimiseks. Kontroll-lehed peavad olema võimalikult informatiivsed. Kontroll-lehtede täitmisel tuleb audiitoril täita “jah”, “ei” või “N/A” lahter ning lisada selgitav kommentaar märkuste lahtrisse . Kommentaar peab sisaldama informatsiooni selle kohta, kuidas vastavale tulemusele jõuti ja viidet allikale/ tõendusmaterjalile või toimingu tööpaberile (s.t kui on detailne toimingu tööpaber piisab sellele viitamisest) (vt lisa 7 ). Võimaluse korral tuleb viidata täpsele leheküljele/ punktile. Ka positiivse vastuse korral paneb audiitor kontroll-lehe kommentaari lahtrisse lühikese selgituse (nt milliseid dokumente kontrollis või viide tööpaberile), et kolmandal osapoolel oleks võimalik veenduda , kuidas antud tulemuseni jõu ti . Täidetud kontroll - lehed säilitatakse elektrooniliselt auditi toimikus. Kontroll-lehed digiallkirjastavad kontroll-lehe täitnud audiitor, auditi juht ning AVI . Kõik kontroll-lehed digiallkirjastatakse ükshaaval. Kausta jääb *ddoc fail, mille nimi sisaldab kontroll-lehe viidet ja nimetust (vajadusel ka audiitori initsiaale ja kuupäeva). Auditi toimingu tööpaberite täitmine (vajadusel) Auditi toimingute läbiviimisest teevad audiitorid vajadusel kokkuvõtte toimingu tööpaberis (vt lisa 7 ). Toimingu tööpaber peab kajastama vähemalt järgmist informatsiooni: toimingu eesmärk, kirjeldus, läbiviija, koht ja aeg; toimingu käigus kontrollitud dokumentatsioon ja/või objektid; tuvastatud (võimalikud) probleemid; kokkuvõte ja järeldus toimingu tulemuste kohta; viited tõendusmaterjalidele ja audiitori tööpaberitele. Tööpaberid vormistatakse toimingu lõpetamise kuupäevaga ning nad peavad olema piisavad, usaldusväärsed, asjakohased ja kasulikud, et nende alusel saaks anda arvamust või et need toetaksid audiitori arvamusi ja järeldusi. Toimingu tööpaberid digiallkirjastavad tööpaberi koostanud audiitor, auditi juht ning AVI . Kõik toimingu tööpaberid digiallkirjastatakse ükshaaval. Kausta jääb *ddoc fail, mille nimi sisaldab toimingu tööpaberi viidet ja nimetust (vajadusel ka audiitori initsiaale ja kuupäeva). Toimingu tööpaberit ei ole vaja koostada juhul, kui on olemas detailsed kontroll-lehed või muud samaväärsed tööpaberid ning toimingu läbiviimise kuupäev on fikseeritud. Tähelepanekute koostamine Tööpaberite alusel koostavad auditi töörühma liikmed tähelepanekute lehed, mis sisaldavad asjakohaseid tähelepanekuid, riske ja soovitusi (vt lisa 8 ) . Tähelepaneku sisu peab kajastama hetkeolukorra kirjeldust ja hälbimist nõutavast olukorrast . Samuti tuleb välja tuua tähelepanekuga seonduvad riskid või ohukohad ning lisada konkreetne ja rakendatav soovitus puuduse kõrvaldamiseks ja soovitava olukorra saavutamiseks. Tähelepanekud tuleb liigitada olulisteks või väheolulisteks. Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. Mitteabikõlblike kulude tuvastamisel tuleb teha struktuuritoetuse saajale soovitus mitteabikõlblik kulu tagasi maksta ja mitteabikõlblik omafinantseering projekti abikõlblikust maksumusest maha arvestada. Juhul, kui tuvastatakse mitteabikõlblikud kulud, mis jäävad auditeeritavast perioodist välja, tehakse soovitus vastav mitteabikõlblik summa toetuse saajalt tagasi nõuda . Kui tähelepanekus toodud puuduse finantsmõju on mitteolulise suurusega ehk puudusega seotud toetuse summa on kuni 1000 euro t ning tuvastatud viga ei viita süsteemse vea olemasolule ega ole vastuolus KA juhendi „ Juhis kuni 1 000 euro tagastustele ja finan tskorrektsiooniga viivitamisele“ põhimõtetega , ei nõua audiitor toetus e tagasi maksmist, vaid teeb RÜ-le soovituse korraldusasutuse nõusolekul asendada see muu riikliku finantseeringuga (ÜM § 23 lg4-6) vastavalt KA juh endile . Samas tuleb rikkumisega seotud summa sellest hoolimata lugeda mitteabikõlblikuks ning selle võrra vähendada projekti abikõlblikku maksumust. Kasutades eeltoodud erandit, peab auditi t ööpaberitesse jääma info, mismoodi tuvastati vastavus või mittevastavus erandile . Tähelepanekutele tuleb lisada kokkuvõtlik pealkiri . Tähelepaneku pealkiri peab andma lühidalt ja täpselt edasi tähelepanekute sisu. Tähelepanekute pealkirjas tuleb välja tuua ka tuvastatud mitteabikõlbliku kulu summa (näiteks: „Projekti raames on hüvitatud projektiga mitteseotud personali kulusid – tuvastatud mitteabikõlblik kulu 4500 eurot“). Kui auditi raames tuvastatakse mitteabikõlblikke kulusid väljaspool auditeeritavat perioodi, tuleb tuvastatud mitteabikõlblikud kulud tuua välja ka tähelepaneku pealkirjas (näiteks: „ Projekti raames on hüvitatud projektiga mitteseotud personali kulusid – tuvastatud mitteabikõlblik kulu 4500 eurot, millest auditi ulatusse kuulub 3000 eurot). Kõigi oluliste tähelepanekute osas teostatakse järelt egevusi SFOS-i vahendusel. Juhend tähelepanekute SFOS - i sisestamise ning järelt egevuste teostamise kohta on toodud lisas 17 . Tähelepanekud kajastatakse auditi aruandes aruande vormis (vt lisa 11 ) toodud alateemade lõikes. Tähelepaneku sisu ülesehitus: Kriteerium ( criteria ) – standardid, meetmed, oodatav olukord, viide õigusaktile. Tingimus / olukord ( condition ) – faktiline tõendusmaterjal tegelikust olukorrast. Põhjus ( cause ) – asjaolu, mis on põhjustanud oodatud ja tegeliku olukorra erinevuse. Järeldus ( conclusion ) – kokkuvõte tuvastatud probleemi (kriteeriumi ja tuvastatud olukorra vahe / erinevuse) olemusest. Risk: Risk – sündmuse toimumise oht, mis võib mõjutada eesmärkide saavutamist. Juhul, kui risk on juba realiseerunud (nt mitteabikõlblik kulu tekkinud), ei pea tähelepanekus riski välja tooma ning piisab vaid tuvastatud asjaolude mõju kirjeldamisest. Mõju ( effect ) – riski realiseerumisest tulenev (potentsiaalne) finantskahju. Soovitus: Ettepanekud olukorra parandamiseks ja / või tegevuse täiustamiseks. Tähelepanekute leh e digiallkirjasta vad selle koostanud audiitor, auditi juh t ja AVI (vt lisa 8 ). Auditi toimikus säilitatakse AVI kommenteeritud tähelepanekute leht. Tähelepanekute lehed allkirjastatakse samaaegselt auditi lõpparuandega , et sinna saaks iga tähelepaneku kohta lisada viited tähelepaneku numbrile nii auditi aruande projektis kui ka auditi lõpparuandes ning selgitused ja viited tõendusmaterjalile juhul, kui tähelepanek on aruandest välja jäänud või kui tähelepanekus toodud finantskorrektsiooni määr on muutunud . Samuti tuleb tähelepanekute lehele lisada viited tähelepaneku aluseks olevatele dokumentidele (tõendusmaterjal, kontroll-lehed, toimingu tööpaberid). Tähelepanekute leht on keskne dokument, mis sisaldab viiteid auditi läbiviimisel kogutud tõendusmaterjalile ja tehtud tähelepanekutele ning nende seostele aruande projekti ja lõpparuandega . Iga tähelepaneku kohta peab auditi toimikus sisalduma tõendusmaterjal. Dokumentide numereerimine ja nimekiri Auditi tööpaberitele ja/või tõendusmaterjalidele antakse töö käigus viitenumbrid. Kui selgub, et teatud tõendusmaterjal ei ole auditi tähelepanekute tõendamiseks vajalik või ei ole kasutatud kontroll-lehtedel viidetena, on soovitatav dokument toimikust kustutada. Seega ei pruugi lõplikus dokumentide nimekirjas kõik viitenumbrid olla järje korra s. Auditi juht vastutab, et kõik vajalikud tööpaberid ja tõendusmaterjalid oleksid auditi toimikus olemas. V iitamine Kõik auditi toimikus säilitatavad dokumendid peavad olema varustatud viitenumbriga. Viitenumbri andmisel tuleb järgida auditi elektroonilise kausta ülesehitust ning dokumentide loogilist järjestust. Dokumendile antud viitenumber on unikaalne ning seda kasutatakse dokumendi identifitseerimiseks läbi kog u auditi dokumentatsiooni. Kui ühest dokumendist on mitu versiooni, siis antakse neile dokumentidele erinev viitenumber , mille abil on võimalik eristada dokumentide erinevaid versioone . Näiteks: A3-1 090901 Aruande projekt A3-2 090921 Aruande projekt Elektrooniliste dokumentide salvestamisel auditi kausta tuleb järgida järgmisi kokkuleppelisi põhimõtteid: ei kasutata liiga palju alamkaustu, et vältida kopeerimisel dokumentide kaduma mineku ohtu; dokumendi nimetused on võimalikult lühikesed; dokumendi nimetuses ei kasutata täppidega tähti (õ, ä, ö, ü); e-kirjavahetuse salvestamisel kajastatakse võimalusel märksõnaga e-kirja sisu ; mahukatest * digidoc failidest (konteineritest) – näiteks mahukad (mitut faili sisaldavad) hankelepingud, hankedokumendid vms salvestatakse toimikusse failid ka ilma digikonteinerita (sama viitenumbriga). Reeglite järgimine on vajalik, et dokumendid oleks kergesti leitavad ning et neid oleks võimalik avada ka pärast aastate möödumist auditi lõppemisest. Ristviitamisel tuleb järgida järgmisi kokkuleppelisi põhimõtteid: dokumente, millest on erinevaid versioone erinevate viitenumbritega , viidatakse eelkõige hiliseimale dokumendile (nt A3-2) . Vajadusel v ii datakse seejärel sellele eelnenud versioone (nt A3-1) ; ristviidatud peavad olema tähelepanekute leht, toimingute kokkuvõtted, kontroll-lehed, intervjuu kokkuvõtted. See tähendab, et auditi kvaliteedi üle järelevalvet teostaval isikul peab olema võimalik liikuda üldiselt üksikule ja vastupidi, näiteks: tähelepanekute leht → toimingu kokkuvõte → kontroll-leht → tõendusmaterjal ; kontroll-leht → toimingu kokkuvõte → tähelepanekute leht → auditi aruande projekt / lõpparuanne ; tähelepanekute leht peab sisaldama informatsiooni tähelepaneku aluseks olnud tõendusmaterjalile ja audiitori(te) poolt koostatud tööpaberitele ning tähelepanekule aruande projektis ja lõpparuandes. Ristviitamine tagab kontrolljälje olemasolu ning auditi toimikus olevate auditi tööpaberite ja tõendusmaterj alide omavahelise seotuse . See tähendab, et ristviitamise abil on võimalik kiiresti leida algdokumendid, mis on olnud aluseks toimingute tööpaberite, tähelepanekute lehtede või auditi lõpparuandes esitatud tähelepanekute koostamisele ja vastupidi. Viitenumbrid tuleb märkida auditi tööpaberitele süsteemselt , et oleks tagatud tõendusmaterjalide loogil ine seostamine auditi eesmärkide ga. Kui toimingu tööpaberis esitatakse väiteid, mis põhinevad auditi käigus kogutud tõendusmaterjalile, tuleb toimingu tööpaberile lisada viide algdokumendile, millest väide pärineb. Viitenumbri algdokumendile võib esitada toimingu tööpaberis vahetult pärast väite esitamist või tööpaberi lõpus. Kui toimingute käigus täidetud kontroll-leht on seotud toimingu kokkuvõttega, viidatakse kontroll-lehel vastavale toimingu kokkuvõttele ja toimingu kokkuvõttel omakorda märgitakse viide vastavale kontroll-lehele. Juhul, kui toimingu tööpaberi kokkuvõttena koostatakse auditi tähelepanek, siis viidatakse toimingu tööpaberil vastavale tähelepaneku lehele ja tähelepaneku lehel omakorda märgitakse viide vastavale toimingu tööpaberile. Millist viitamise meetodit kasutatakse, lepitakse kokku auditi töörühma siseselt auditi ettevalmistamise etapis. Oluline on, et toimikuga tutvuval isikul oleks võimalik kiiresti leida toimingu tööpaberites ja/või tähelepaneku lehtedel esitatud väidete algallikad ja vastupidi ning et kõik omavahel seotud dokumendid oleksid ristviidatud. Projektiauditi aruandlus Auditi lõpp aruande projekti koostamine IIA standarditest tulenevad nõuded aruandlusele : Standard 2400 Tulemuste aruandlus – audiitorid peavad töö tulemustest aru andma. IIA standarditest tulenevad nõuded aruandlusele : Standard 2410 Aruandluse kriteeriumid – Aruandluses tuleb esitada töö eesmärgid, ulatus ja tulemused. Standard 2410.A1 Lõplik aruandlus töö tulemuste kohta peab sisaldama asjakohaseid järeldusi ning rakendatavaid soovitusi ja/või tegevuskavasid. Kui see on asjakohane, tuleks esitada audiitori arvamus. Arvamus peab võtma arvesse juhtkonna, kõrgema juhtorgani ja teiste huvirühmade ootusi ning olema toetatud piisava, usaldusväärse, asjakohase ja kasuliku informatsiooniga. Standard 2420 Aruandluse kvaliteet – a ruandlus peab olema täpne, objektiivne, selge, lakooniline, konstruktiivne, täielik ja õigeaegne. Standard 2440 Tulemustest teavitamine – üksuse juht peab tulemustest aru andma asjakohastele osapooltele. Auditi juht koostab auditi lõpp aruande (vt lisa 1 1 ) projekti, tuginedes lõplikule tähelepaneku lehele ja/või auditi toimikus sisalduvatele tõendusmaterjalidele. Auditeerimise määruse § 11 lg 1 järgi tuleb aruandes esitada järgmised andmed: 1) auditi eesmärk, ulatus ja auditeeritav periood; 2) auditi käigus tehtud toimingud; 3) auditi tulemusena antud hinnang; 4) auditi toimikus sisalduvale tõendusmaterjalile tuginevad tähelepanekud, riskid ja soovitused; 5) finantskorrektsiooni ettepaneku tegemisel selle tegemise põhjendus, sealhulgas olulised faktilised asjaolud, soovituslik finantskorrektsiooni otsuse tegemise õiguslik alus ja kaalutlused, millest auditi tegija on ettepaneku tegemisel lähtunud. Projektiauditi aruanne on soovitatavalt lühike ning faktipõhine, tuues üksikasjalikult välja olulised tähelepanekud ehk tuvastatud puudused, mis omavad finantsmõju ning väheolulised tähelepanekud. Projektiauditite puhul koostatakse üldjuhul üks aruanne toetuse saajale. Kui audiitorid teevad projektiauditi käigus ka RÜ-le suunatud tähelepanekuid, võib need välja tuua toetuse saaja aruandes oluliste tähelepanekutena. Vajadusel võib koostada eraldi aruanded RÜ-le ja toetuse saajale. Auditi lõpparuanne sisaldab kokkuvõtet auditi tulemustest (koos oluliste tähelepanekutega) ning A osa ja B osa. Auditi lõpparuande A-osast võib vajadusel tabeli osi/ peatükke kustutada (näiteks kui ei moodustatud valimit, jätta lõpparuandest välja valimi metoodika osa ; kui on märkusteta aruanne, jätta ära järelt egevusi puudutav peatük k ). Auditi lõpparuande B-osast peatükke 1-6 välja ei jäeta (välja võib jätta ainult peatüki 7, kui see ei kohaldu). Projektiauditi tulemus ena esitab auditi juht lõpparuandes audiitori hinnangu , mis on kõikide asjaomaste faktide ja asjaolude õiglase ja tasakaalustatud hinnangu tulemus. Hinnangus tuuakse välja, millise järelduseni jõudis auditi töörühm auditi toimingute läbiviimise tulemusena – kas toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas vas tavuses kehtivate õigusaktidega või ei ole olulises osas vas tavuses kehtivate õigusaktidega. Viimasel juhul esitatakse lühiülevaade puudustest. Projektiauditi tulemus lõpparuandes (mi lle auditi juht lisab ka SFOS-i) on : märkusteta (lõpparuanne ei sisalda tähelepanekuid); märkustega, väheolulised tähelepanekud (lõpparuanne sisaldab vaid väheolulisi tähelepanekuid); märkustega, olulised tähelepanekud (lõpparuanne sisaldab olulisi tähelepanekuid, st audiitorid on tuvastanud mitteabikõlblikke kulusid või on tehtud mõni muu oluline tähelepanek). Projektiauditi aruande A-osas esita b auditi juht projektiga seotud üldandmed ning taustinformatsioon i . Oluline on välja tuua auditeeritud kulude maht (sh struktuuritoetus ja omafinantseering), avastatud mitteabikõlblikud kulud (struktuuritoetus ja omafinantseering) auditeeritud aruandlusaastal ning vea määr ( error rate ) ehk mitteabikõlblike kulude osakaal auditeeritud kuludest aruandeaasta kohta, sh: k ui projektiauditi toimingud on läbi viidud valimi alusel, siis tuuakse aruandes välja valimi alusel leitud vea määr (mitteabikõlblike kulude osakaal valimi suurusest). k ui projektiauditi toimingute käigus kontrolliti kuludokumente 100%-liselt, siis tuuakse aruandes välja vea määr üldkogumist. Kui auditi toimingute käigus on audiitorid tuvasta nud mitteabikõlblikke kulusid, mis jäävad välja auditeeritavast perioodist, tuleb teha soovitus RÜ-le vastav mitteabikõlblik summa toetuse saajalt tagasi nõuda. Antud kulude summa tuuakse välja aruande A-osas (p 1. 3 ) . Need kulud ei lähe vea määra arvestusse. Auditi aruande B-osas esita b auditi juht auditi eesmärkide lõikes tähelepanekud koos riskide ja soovitustega tuvastatud probleemi lahendamiseks. Tähelepanekute riskid ja soovitused tuuakse eraldi välja nii toetuse saajale kui ka RÜ-le . Väheoluliste tähelepanekute puhul riske ei sõnastata. Kui auditi toimingute läbiviimise tulemusena toovad audiitorid välja tähelepanekuid, mis puudutavad näiteks RÜ juhtimis- ja kontrollisüsteem i , tuleb need tähelepanekud välja tuua RÜ-le suunatud oluliste tähelepanekute all. Kui mõne hinnatud valdkonna osas tähelepanekuid ei ole, tuleb auditi aruandes esitada vastav informatsioon valdkonna kohta positiivse kinnitusena. Kui auditi tulemuseks on märkusteta aruanne, siis seda kooskõlastamiseks ei saadeta ning auditi juht koostab kohe lõpparuande. Auditi tegija ei tohi avalikustada auditi käigus tehtud tähelepanekuid kolmandatele isikutele enne auditi lõpparuande kinnitamist . Projekti mitteabikõlbliku kogukulu infotabel ( edaspidi MAK infotabel, Lisa 20 ) Kui audiitor tuvastab auditi ulatuses olevate kulude hulgast mitteabikõlbliku kulurea, tuleb audiitoril teostada eraldi toimingud tuvastamaks kui suur on tegelik seda tüüpi mitteabikõlblik kulu kogu projektis . Projekti mitteabikõlblike kogukulude välja selgitamiseks tuleb audiitoril projekti kohta esmalt genereerida SFCS aruanne SF19. Nimetatud aruandes eristab audiitor kõik tuvastatud veaga seotud kuluread (nii auditi ulatuses kui ka väljaspool ulatust), võttes aluseks kuludokumendi väljastaja või kululiigi . Saadud kuluread tuleb esitada rakendusüksusele kooskõlastamiseks, et saada kindlustunne, et välja selekteeritud kuluread on ka tegelikkuses seotud tuvastatud veaga. Kui audit viiakse läbi sisseostu audiitori poolt , siis teavitab ta AA-d tuvastatud mitteabikõlblikust kulust, laseb AA-l genereerida aruande SF19 ja koostab MAK infot abeli SF19 aruandele tuginedes. MAK infotabel ( lisa 20 ) saadetakse RÜ- le kooskõlastamiseks kohe peale vea tuvastamist või hiljemalt koos kommenteerimisele saadetava auditi aruande projektiga. MAK infotabeli kooskõlastamiseks antakse aega kuni kaks nädalat. Näide 1: A uditeeritud projekti kulude hulgas sisalduvad kulud, mis on seotud hankega nr X, mille hanketeates sisaldub piirav tingimus. Audiitor tuvastab SFCS väljavõtte abil, et ka väljaspool auditi ulatust olevates maksetaotluses sisaldusid hankega X seotud mitteabikõlblikud kulud ja kannab need MAK infotabelisse ning edastab selle kooskõlastamiseks RÜ- le. MAK infotabel on abivahend RÜ- le, Sertifitseerimisasutusele ja A A- le, mistõttu nimetatud dokumenti digitaalselt ei allkirjastata ja toetuse saajale lõpparuandega ei edastata. MAK infotabel sisestatakse SFOS - i auditi moodulisse, auditi lõpparuande juurde. Rikkumisega seotud kulud väljaspool auditi ulatust Kui ilmneb, et auditi käigus tuvastatud rikkumisega seotud mitteabikõlblikke kulusid võib esineda ka teistes projektides (näiteks rikkumist sisaldava hankega seotud kulusid sisaldavad ka teised projektid ), siis lisatakse aruandesse soovitus Korraldusasutusele. Soovituses tuuakse välja rikkumisega seotud projektid ning palutakse teostada nimetatud projektide suhtes täiendavad kontrollitoimingud . Kuna auditi käigus ei pruugi teada saada teiste projektidega seotud täpseid mitteabikõlblikke kulusid, siis ei ole rikkumise summa väljatoomine kohustuslik . Auditi lõpp aruande projekti kooskõlastamine Auditi juht kooskõlastab lõpp aruande projekti esmalt auditi töögrupiga ja seejärel AVI - ga. AVI kaasab vajadusel osakonna nõuniku ja/või AA juhi. Kooskõlastused lõpparuande projektile säilitatakse auditi toimikus. Seejärel auditi juht viimistleb ja vormistab lõpparuand e projekti ning edastab selle e- postiga auditeeritavale (toetuse saajale , vajadusel partneri(te)le ) , RÜ-le (vajadusel ka rakendusasutusele) ja KA- le kommenteerimiseks ehk seisukoha avaldamiseks . Auditeeritaval ja teistel lõpparuande projekti saajatel palutakse esitada kommentaarid aruande projektile elektrooniliselt (soovitavalt otse aruande projekti vastavatesse lahtritesse B-osas) kuni kahe nädala jooksul pärast aruande projekti väljasaatmist . Auditeeritava , KA , RÜ (vajadusel ka rakendusasutuse) vastus (koos auditi aruande kommenteeritud projektiga) salvestatakse auditi toimikusse. Kokkuleppel võib auditeeritavale anda kommentaaride esitamiseks lühema aja kui kaks nädalat. Auditeeritava ja teiste osapoolte kommentaarid , sh soovituse rakendamise eest vastutav isik ja tähtaeg (toetuse saajalt tähtaega ja vastutavat isikut ei küsita), lisatakse lõpparuandesse vastavate tähelepanekute, riskide ja soovituste järele muutmata kujul . Vajadusel teeb auditi juht ettepaneku viia läbi auditi lõpu koosolek auditeeritava esindajatega. Koosoleku võimalusest teavitab auditi juht auditeeritavat e-posti teel aruande projekti edastamisel. Koosolekul arutatakse auditi aruande projektis esitatud tähelepanekuid ning neile esitatud kommentaare. Vajadusel teevad audiitorid aruande projekti täpsustusi . Juhul, kui audiitorid jäävad aruandes esitatud tähelepaneku(te) osas eriarvamusele : auditeeritavaga, siis lisab auditi juht auditeeritava kommentaarile auditi töörühma poolse lisaselgituse ning koosta b ja edasta b auditeeritavale auditi lõpparuan d e; KA ja/või RÜ- ga , siis lahendatakse eriarvamus ümarlauas kaasates selleks KA , RÜ , meetme RA esindaja ja/või mõni muu kolmas osapool. Ümarlaua kutsub kokku auditi juht. Enne koosolekut edastab auditi juht osalejatele lõpparuande projekti kommentaarid (soovitavalt mitte vähem kui 5 tööpäeva enne koosolekut). Erandjuhul võib ümarlaud toimuda ka enne kommentaaride esitamist. Toimunud ümarlaua protokolli koostab KA ning edastab selle auditi juhile. KA-le ja/või RÜ-le antakse minimaalselt 3 tööpäeva varemesitatud seisukohtade muutmiseks või täiendamiseks (juhul kui selleks soovi avaldati). Kui ümarlaual ühisele seisukohale ei jõuta, lepitakse kokku, kuidas peale ümarlauda ja auditi lõpparuande kinnitamist juhtumiga edasi minnakse. V ajadusel auditi juht täiendab/muudab peale ümarlaua toimumist aruande projekti ning kui tegemist on oluliste täienduste/muudatustega, edastab uuesti osapooltele kommenteerimise ks . Auditi lõpparuande k oostamine ja edastamine Auditi aruande projekti ja auditeeritavalt saadud kommentaaride põhjal koostab auditi juht auditi lõpparuande, lisades vajadusel täiendused koosoleku protokollist. Auditi lõpparuandes peavad olema toodud auditi eesmärk ja ulatus, tehtud tähelepanekud, riskid ja soovitused ning auditeeritava kommentaarid soovituste rakendamise kohta. Auditi lõpparuande allkirjastavad auditi juht ja AVI , tõendades, et aruandes esitatud info on õige. Auditi juht koostab auditi lõpparuandele kaaskirja (vt lisa 1 2 ) . Kaaskirja vormistamisel tuleb lähtuda RM-i asjaajamiskorrast ning vormistada kiri dokumendihaldussüsteemi Delta kirjavormil (sari 10-15) . Auditi lõpparuanne edastatakse auditeeritavale , RÜ - le ja vajadusel partneri(te)le ning teadmiseks KA-le, SA-le ja RA-le 5 tööpäeva jooksul arvates lõpparuande allkirjastamisest . Digitaalselt allkirjastatakse auditi aruande * pdf-fail. Auditi juht edastab auditi lõpparuande e-posti teel vajadusel ka teistele auditeeritava teemaga seotud isikutele. Lõpparuanded avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel : https://www.fin.ee/riigi-rahandus-ja-maksud/valistoetused/valisvahendite-auditid . Selleks a uditi juht edastab lõpparuande talituse juhile (või talituse juhi poolt määratud isikule), kes lisab aruande ministeeriumi kodulehele. Auditi juht tagab, et vajalikud sisestused tööde registrisse, SFOS -i, auditite statistika tabelisse saaksid tehtud . A uditi lõpparuan ne tuleb arhiveerimisnõuete tõttu kopeerida (nii * pdf kui * digidoc fail) elektroonilise lt FKO toimikus se „Auditite lõpparuanded” . Auditi lõpparuannete sisestamine SFOS- i Auditi lõpparuanded, millele on lisatud auditeeritavate kommentaarid, sisestatakse auditi juhi või tema poolt määratud isiku poolt SFOS-i , kuhu tuleb auditi lõppedes lisada auditi lõppkuupäev (aruande kuupäev) ning auditi tulemus (vt lisa 17 ) . Auditi juht või tema poolt määratud isik sisestab kümne tööpäeva jooksul alates auditi lõpparuande kinnitamisest auditi moodulisse kõik auditi käigus tehtud tähelepanekud, soovitused ja nende täitmiseks määratud kuupäevad. Tähelepaneku te sisesta misel SFOS-i kasuta takse etteantud üld- ja alakategooriad (vt lisa 1 8 -> 6._Puuduste_kategooriad_apr2015 ) . Igale tähelepanekule lisatakse tähelepaneku number lõpparuandes. Tähelepaneku kokkuvõttena on soovitatav kasutada lõpparuandes toodud tähelepanekute pealkirjasid, milles on tähelepaneku sisu võimalikult täpselt ja lühidalt kokku võetud ning mitteabikõlblike kulude summa välja toodud. SFOS-i sisestatud andmete korrektsuse üle teostatakse kvaliteedi kontrolli (vt punktid 2.4.2 ja 2.5 ). Vead ja kajastamata jätmised auditi lõpparuandes IIA standarditest tulenevad nõuded aruandlusele : Standard 2421 – kui lõplik aruandlus sisaldab olulist viga või kajastamata jätmist, peab üksuse juhataja edastama korrigeeritud informatsiooni kõigile osapooltele, kes algse aruande said. K ui lõpparuandes sisaldub oluline viga või kajastamata jätmine, peab auditi juht sellest teada saades puuduse kõrvaldama ning edastama korrigeeritud info kõigile osapooltele, kes said esialgse auditi lõpparuande. Osapooltele tuleb edastada korrigeeritud ja allkirjastatud auditi lõpparuanne samal viisil kui edastati eelmine versioon (st elektrooniliselt või paberkandjal) vastava muudatuse tegemise kuupäevaga. Samuti tuleb lisada lõpparuandele kaaskiri, kus viidatakse vastava ( te ) le viga ( de ) le või kajastamata jätmis ( te ) le. Korrigeeritud lõpparuanne ja kaaskiri säilitatakse auditi toimikus. Korrigeeritud aruanne sisestatakse ka SFOS-i . Projektiauditite järeltegevused ehk soovituste rakendamise seire Auditi järeltegevustega seotud informatsiooni sisestamine SFOS-i IIA standarditest tulenevad nõuded järeltegevustele : Standard 2500 Seire teostamine – üksuse juht peab sisse seadma ja käigus hoidma süsteemi seire teostamiseks juhtkonnale jagatud tulemustega tegelemise üle. Standard 2600 Riskide võtmisest teavitamine – kui üksuse juht jõuab järeldusele, et juhtkond on nõustunud sellise riski tasemega, mis võib olla organisatsioonile vastuvõetamatu, peab siseauditi juht seda küsimust arutama tippjuhtkonnaga. Kui siseauditi juht leiab, et küsimus ei ole lahendatud, peab siseauditi juht selle edastama kõrgemale juhtorganile. Auditite lõpparuannetes toodud soovituste rakendamise osas vii b auditi juht läbi järelt egevusi , et saada kindlustunne, et tuvastatud vead on korrigeeritud ning ebaselged asjaolud lahendatud (vt lisa 17 ). Projektiauditite järel tegevust e teostamise eest vastutab RÜ/RA (sõltuvalt sellest, kes vastutab järelevalve eest konkreetse toetuse saaja üle), sõltumata sellest, kes on auditi läbi viinud (ning kas audit on olnud sisse ostetud või mitte). Järel tegevused viiakse läbi SFOS -i vahendusel. Kui auditi käigus on tuvastatud mitteabikõlblikke kulusid, analüüsib RÜ/RA järelt egevuste käigus kulude abikõlblikkust vajadusel täiendavalt ning teeb otsuse toetuse tagasinõudmise/mittetagasinõudmise kohta. Kui RÜ/RA või toetuse saaja jääb puuduse osas eriarvamusele, peavad ka eriarvamus ning selle põhjused olema dokumenteeritud ja SFOS-is kajastatud. RÜ/RA kohustus on lisada SFOS-i järeltegevuste moodulisse informatsioon soovituste rakendamise kohta. Auditi juhi kohustus on teostada auditi järeltegevuste osas seiret: auditi juht hindab, kas läbiviidud järeltegevused on piisavad. Kui järeltegevused on piisavad , sulgeb auditi juht tähelepaneku SFOS-is . Kui järeltegevuste käigus ei ole aruandes toodud soovitust rakendatud, kooskõlastab auditi juht enne tähelepaneku sulgemist oma seisukoha AVI-ga. AA koondab järelt egevuste tulemused ja annab tagasisidet auditi aruannetes välja toodud puuduste kõrvaldamise kohta EK-le. AA jaoks hõlmab soovituste rakendamise seire puuduste likvideerimise kontrollimist, tuginedes RA-lt, RÜ-lt ja KA-lt saadud informatsioonile. AA edastab vastava informatsiooni EK-le koonda des selle struktuuritoetuse auditeerimise aastaaruan desse . AA poolne seire auditite järeltegevuste osas SFOS is Soovituste rakendamise seire on auditile järgnev tegevus, mis hõlmab auditi lõpparuandes antud soovituste rakendamise kontrollimist ja sellele hinnangu andmist auditi juhi poolt . Seire teostamiseks SFOS-i sisestatud auditite järeltegevuste kohta teeb AA I/II auditi talituse juhataja või tema poolt määratud isik väljavõtte SFCS ist läbiviidud auditite tähelepanekute kohta minimaalselt 3 korda aastas nii, et auditi juhtide hinnang järeltegevustele on antud 10. veebruariks, 10. juuniks ja 10. detsembriks. Auditi juhid annavad hinnangu soovituste rakendamisele rakendusüksuse poolt SFOS - i üleslaetud tõendusmaterjali alusel ning aktsepteerivad järeltegevused. Juhul, kui auditi juht ei ole nõus teostatud järeltegevuste piisavuse ga märgib ta SFOS - is tähelepaneku järeltegevuste staatuseks „mittekinnitatud“ ja esitab omapoolsed kinnitamata jätmise põhjendused ning annab vajadusel omapoolseid juhtnööre järeltegevuste elluviimiseks. Juhul, kui põhjendused ei mahu SFOS - i vastavale andmeväljale, saadetakse argumendid rakendusüksusele e-kirja teel. Auditi juhi koostatud e-kiri lisatakse auditi kausta E-Järeltegevused. Kui järeltegevuste käigus ei ole aruandes toodud soovitust rakendatud, kooskõlastab auditi juht enne tähelepaneku sulgemist oma seisukoha AVI-ga . Mittekinnitatud järeltegevustega tähelepaneku osas tuleb RÜ-l kas esitada omalt poolt täiendavaid argumente, muuta oma otsust või teatada KA-le , et tegemist on eriarvamusega, mida menetletakse vastavalt KA poolt kehtestatud protseduurile . Projektiauditite puhul üldjuhul järelauditeid läbi ei viida. Auditi järelevalve IIA standarditest tulenevad nõuded järelevalvele : Standard 2340 Järelevalve teostamine töö üle – tööde üle tuleb teostada korrektset järelevalvet, et garanteerida eesmärkide saavutamine, kvaliteedi tagamine ja personali areng. Auditite üle tuleb teostada nõuetekohast järelevalvet, et tagada eesmärkide saavutamine, kvaliteedi tagamine ja töötajate areng. Auditi järelevalve teostajaks jooksvalt auditi käigus on AVI . Järelevalve teostamise protsess algab auditi planeerimise etapis, jätkub läbiviimise, aruandluse ja järeltegevuste etapis. Järelevalve hulka kuulub: auditi läbiviimiseks vajalike ressursside määramine, et ülesannet täitma määratud audiitoritel o leks töö läbiviimiseks nõutavad teadmised, oskused ja muu kompetents; asjakohaste juhiste andmine töö planeerimise käigus; auditi plaani rakendamise jälgimine, välja arvatud kui muutused on põhjendatud ja lubatud; kindlakstegemine, et tööpaberid toetavad piisavalt audiitori arvamusi ja järeldusi; auditi aruande täpsuse, objektiivsuse, selguse, konstruktiivsuse ja õigeaegsuse tagamine; auditi eesmärkide täitmise tagamine; võimaluste andmine audiitorite teadmiste, oskuste ja muu kompetentsi arendamiseks. Kõik auditi tööpaberid kuuluvad ülevaatamisele auditi juhi poolt, tagamaks, et need on korrektselt koostatud ja toetavad aruandlust ning et kõik vajalikud auditi protseduurid on läbi viidud. Kvaliteedikontrolli teostamiseks kasutatakse käesoleva käsiraamatu lisas 13 /13a esitatud kontroll-lehte. Kontroll-lehe täidab auditi kvaliteedi eest vastutav isik, kes ei ole auditi töörühma liige. Vajadusel palutakse kvaliteedikontrolli tulemusena tööpabereid/aruande projekti täiendada/muuta. Asjakohased tõendusmaterjalid järelevalve kohta tuleb dokumenteerida ja säilitada (kvaliteedi teostaja kommentaarid e-posti näol või kommenteeritud aruanded ja tööpaberid ) auditi toimikus . Sisseostetud teenuse puhul täidavad kvaliteedi kontroll-lehe nii auditi juht (teenuse osutaja) kui ka AA kvaliteedikontrolli teostaja. AA läbiviidud auditite puhul teosta b AVI kvaliteedi kontrolli jooksvalt, lisaks hindab AVI auditi toimiku sulgemisel SFOS-i auditi moodulisse sisestatud andmete korrektsust. Dokumentide nimekiri ja auditi toimik IIA standarditest tulenevad nõuded töödokumentidele : Standardid 2330.A1 ja A2 – üksuse juht peab välja töötama nõuded töödokumentide säilitamiseks, olenemata dokumentide säilitamise viisist ja infokandjast ning kontrollima ligipääsu töödokumentidele. Igasugune auditi käigus saadud teave, mis on järelduste tegemise, soovituste andmise, riskide hindamise ja tulevaste auditite kavandamise aluseks, dokumenteeritakse auditi töörühma poolt . Auditi käigus saadud dokumendid ja audiitorite koostatud tööpaberid, millele tuginevad auditi lõpparuandes esitatud tähelepanekud, riskid ja soovitused, moodustavad auditi tõendusmaterjali, mis peab sisalduma auditi toimikus . Toimikut tuleb pidada viisil, mis tagab auditi tõendusmaterjali kaitstuse ja kiire leitavuse. Auditi toimik on elektrooniline (s.t kogu auditi tõendusmaterjal peab olema elektroonilises formaadis). Auditi toimiku säilitamisel ning arhiveerimisel tuleb lähtuda asutuse elektrooniliste dokumentide säilitamise korrast. Auditi toimik peab sisaldama vähemalt nelja peatükki, viies peatükk lisatakse vajadusel : Aruandlus – lõpparuanne , vajadusel MAK infotabel (A1), auditeeritava kommentaarid aruande projektile (A2) ja auditi lõpparuande projekt (A3) . Juhtimine – auditi ametlik (B1) ja elektrooniline kirjavahetus (B2) . Planeerimine – enne auditi algust kogutud taustinformatsioon (C1), planeerimisega seotud informatsioon , sh valimi moodustamise dokumentatsioon (C2) ja auditi plaan/ objektiivsuse ja kvaliteedi deklaratsioon (C3). Läbiviimine – tähelepanekute lehed (D1), toimingute kokkuvõtted (D2), kontroll-lehed (D3) ja auditi läbiviimisel kogutud tõendusmaterjalid (D4) . Auditi järel tegevused (kui oli tähelepanekuid) – auditi järelt egevused viiakse läbi SFOS-is ning toimikusse (kaust E) lisatakse vaid selline informatsioon, mida SFOS - is ei ole kajastatud. Juhul, kui audiitorile on auditi läbiviimisel esitatud tõendusmaterjalina eriliiki isikuandmeid , siis tuleb need andmed salvestada auditi toimikusse krüpteeritult. Juhul, kui auditeeritav ei ole nimetatud andmeid esitanud krüpteeritult, täpsustab auditi juht esitatud andmete krüpteerimise vajaduse auditeeritavaga ning palub määrata andmetega tutvumise õigused vaid auditi juhile , auditi meeskonna liikmetele ja AVI-le . Elekt roonilisse toimikusse lisatud dokumentide kohta koostab auditi juht p ärast auditi lõpparuande kinnitamist ning toimiku kvaliteedis veendumist dokumentide nimekirja/sulgemise akti , mis säilitatakse auditi toimikus . Nimekirja koostamiseks on tungivalt soovituslik kasutada lisas 10 toodud abistavat tööriista . Dokumentide nimekiri peab sisaldama informatsiooni kõikidest dokumentidest, mis on lisatud toimikusse. Dokumentide nimekiri digiallkirjastatakse auditi juhi ja AVI poolt. Dokumentide nimekirja allkirjastamisega suletakse auditi toimik. Seega on dokumentide nimekiri ühtlasi ka toimiku sulgemise akt. Pärast elektroonse auditi toimiku sulgemist eemaldab auditi juht elektroonilise kausta muutmissõigused. Selleks edastab auditi juht talituse juhataja le vastavasisulise teenuspalve. Pett use kahtlustest teavitamine IIA standarditest tulenevad nõuded audiitorite pädevusele : Standard 1210.A2 audiitoritel peavad olema piisavad teadmised, et hinnata pettuseriski ja viisi, kuidas seda riski organisatsiooni poolt juhitakse. Siiski ei eeldata, et neil on inimese, kelle esmane ülesanne on pettuse avastamine ja uurimine, eriteadmised. Standard 1220.A1 audiitor peab rakendama nõutavat ametialast hoolsust, võttes mh arvesse oluliste vigade, pettuse või mittevastavuse esinemise tõenäosust. A udiitor peab auditi toimingute läbiviimisel mh hindama ka võimalikku pettuse riski. Juhul, kui audiitor on tuvastanud asjaolusid, mis võivad viidata pettuse toimumisele, tuleb audiitoril viia läbi täiendavaid auditi toiminguid, et saada lisainformatsiooni/viiteid pettuse toimumise või mittetoimumise kohta. Selleks võib ta viia läbi täiendavaid teste/kontrolle, laiendada auditi aluseks olnud valimit jne. Pärast täiendava kinnituse saamist pettuse võimalikust olemasolust (audiitoril on põhjendatud pettuse kahtlus) peab audiitor sellest teavitama nii auditi eest vastutavat isikut kui ka AA juhti, kes otsustab pettuse edasise menetluse tegevuskäigu. Igal juhul on oluline, et võimalikule pettusele reageeritakse kiiresti ja asjakohaselt, kaasates vajadusel uurimisorganeid, KA-d jt vajalikke osapooli. KÄSIRAAMATU LISAD Lisad: Lisa 1 Memo Lisa 2 Auditi plaan / o bjektiivsuse ja kvaliteedi deklaratsioon Lisa 3 Auditist teavitav kiri Lisa 4 Võrdluse kontroll-leht Lisa 5 Üldine kontroll-leht Lisa 6 Hangete kontroll-leht Lisa 7 Toimingu tööpaber Lisa 8 Tähelepanekute leht Lisa 9 Valimi dokumenteerimine Lisa 10 Dokumentide nimekir ja/sulgemise akti koostamise tööriist Lisa 11 Aruande vorm Lisa 12 Aruande edastamise kiri Lisa 13 Projektiauditi kvaliteedikontrolli küsimustik Lisa 14 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi kontroll-leht Lisa 15 Grupierandi ja SGEI kontroll-leht Lisa 16 Riigiabi meetmete tabel Lisa 17 Auditi lõpparuannete sisestamine SFOS - i Lisa 18 Juhendid ja audiitorit abistav materjal Lisa 19 Lihtsustatud ku lude metoodika hindami s e kontroll-leht Lisa 20 Projekti mitteabikõlblike kogukulude infotabel
Auditi alameesmärk Toiming Tähelepaneku sisu ülesehitus: Kriteerium ( criteria ) – standardid, meetmed, oodatav olukord, viide õigusaktile. Tingimus / olukord ( condition ) – faktiline tõendusmaterjal tegelikust olukorrast. Põhjus ( cause ) – asjaolu, mis on põhjustanud oodatud ja tegeliku olukorra erinevuse. Järeldus ( conclusion ) – kokkuvõte tuvastatud probleemi (kriteeriumi ja tuvastatud olukorra vahe / erinevuse) olemusest. Risk: Risk – sündmuse toimumise oht, mis võib mõjutada eesmärkide saavutamist. Juhul, kui risk on juba realiseerunud (nt mitteabikõlblik kulu tekkinud), ei pea tähelepanekus riski välja tooma ning piisab vaid tuvastatud asjaolude mõju kirjeldamisest Mõju ( effect ) – riski realiseerumisest tulenev (potentsiaalne) finantskahju. Soovitus: Ettepanekud olukorra parandamiseks ja / või tegevuse täiustamiseks. TÄHELEPANEK 1 – Pealkir i (peab andma lühidalt ja täpselt edasi tähelepanekute sisu; välja tuua ka tuvastatud mitteabikõlbliku kulu või potentsiaalselt mitteabikõlbliku kulu summa ; Oluline/Väheoluline ) RISK : SOOVITUS: T ähelepanekut toetav dokumentatsioon / viited tõendusmaterjalidele : Täidab tähelepaneku koostaja: /nimi/ FORMCHECKBOX Tähelepanek, risk ja soovitus on kvaliteetsed ja tõendusmaterjal piisav Täidab auditi juht: /nimi/ FORMCHECKBOX Tähelepanek, risk ja soovitus on kvaliteetsed ja tõendusmaterjal piisav – kajastatakse auditi aruandes FORMCHECKBOX Tähelepanek on väheoluline – võetakse teadmiseks, aruandesse ei lisata Viide TP-le auditi aruande projektis: Viide TP -le auditi lõpparuandes : Lisada põhjalik selgitus, kui TP on lõpparuandes muutunud , sh kui on muutunud finantskorrektsioonimäär või mitteabikõlblik summa : Tähelepanekute lehe koostaja / auditi juht / auditi eest vastutav isik on allkirjastanud tähelepaneku lehe digitaalselt (nimed ja vastavad rollid on nähtavad digikonteineris)
E uroopa M ajanduspiirkonna / Norra finantsmehhanism i p rojekti nr X.X.XXXX.XX-XXXX “PROJEKTI NIMETUS” PROJEKTIAUDIT T oetuse saaja: nimi Programmi elluviija : nimi Lõpparuanne / Aruande projekt NOR -X/20 2 X XX.XX.20 2 X KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. või Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel ei ole olulises osas vastavuses kehtivate õigusaktidega. Puudusi esines … ( tuua näiteks näide toetuse eesmärgipärase kasutamise osas, mis tõi kaasa mitteabikõlblikke kulusid ) . Märge struktuuritoetuse registris : märkusteta; märkustega, olulised tähelepanekud; märkustega, väheolulised tähelepanekud. Olulised tähelepanekud toetuse saajale: XXX Olulised tähelepanekud programmi elluviijale : XXX Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. A - OSA Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Programmi nimetus nimetus Meetme tegevus Projekti number struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS ) number Projekti nimetus nimetus Toetuse saaja ja partner(id) : n imi ja kontaktisik Taotluse rahuldamise otsuse (otsuse muutmise) number ja kuupäev number ja kuupäev Programmioperaator Programmi elluviija nimi Projekti kulude abikõlblikkuse periood kuupäev 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Euroopa Majanduspiirkonna ja /või Norra finantsmehhanismi rakendusmäärus e artikkel 5.5 ( 1 ) (c) nimetades ära projektiauditi läbiviimise. Vastast ikuse mõistmise memorandumi artikkel 5 (lisa A) nimetades ära auditeeriva asutuse ülesandeid täitva üksuse. Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna auditeerimise 201X . a tööplaan nimetades ära projektiauditite valimisse sattunud projektid . Eesmärk Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata: 1) projekti toetatavate tegevuste ja kulude vastavust rakendusmääruses ja projekti elluviimislepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus Auditi läbiviija(d) Nimi, asutus, üksus, ametinimetus Auditi läbiviimise aeg Kuupäev(ad) Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat ” . Auditi toimingud Auditi toimingute käigus proje kti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: projekti tegelik teostamine , projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, kulude abikõlblikkus , projektiga seotud raamatupidamise korraldus, omafinantseeringu olemasolu, finantsmehhanismi sümboolika kasutamine. Valimi metoodika (kui kohaldub) Valimi metoodika lühikirjeldus kui kasutati valimit - üldkogum summa liselt ja ridade arvuna; - valimi moodustamise sammud või meetod; - valimi suurus enne ja pärast laiendamist (kui laiendati) ja lõplikult auditeeritud kogumaht. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklaree ritud kulude aluseks olevad väljamaksed ( väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) SFOS nr; kuupäev, summa eurodes Toetuse ja o mafinantseering u osakaal abikõlblikest summadest (%) Toetus: % Omafinantseering: % Valimi suurus (eurodes; % deklareeritud abikõlblikust summast ) Summa eurodes , % Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): summa (tähelepanek (ud) nr xx). Väljamaksetaotluse number: TOETUS O MA - FINANTSEERING KOKKU Kokku Finants-mehhanism R iiklik toetus Mitteabikõlblik summa auditeeritud kuludes (eurodes) summa summa summa summa summa Mitteabikõlblik summa väljaspool auditi ulatust (eurodes): summa summa summa summa summa Leitud vea määr (%) Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Vabariigi Valitsuse 05.07.2018. a määrus e nr 55 „Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord“ artikkel 11 lõike 2 järgi sätestatakse projekti elluviijaga sõlmitavas või õigusaktis projekti elluviija ja muu toetust saava isiku kohustus osutada järelevalve, auditi või hindamise tegijale igakülgset abi ning taga takse ligipääs toetuse kasutamisega seotud ruumidele, territooriumile ning seadmetele . Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused . Toetuse saaja on mh tõendanud Norras tegutseva partneri kulude abikõlblikkust projekti partneri tellitud sõltumatu ja a sjaomase siseriikliku asutuse poolt tunnustatud pädeva audiitori kinnituse ga finantsmääruse artikkel 8.12 punkti 4 alusel , mistõttu tuginevad audiitorid nende kulude abikõlblikkusele hinnangu andmisel nimetatud audiitori aruandes tehtud järeldustele. Järeltoimingud Toetuse saajal tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoiminguid programmi elluviija . Järeltegevuste tulemustest annab programmi elluviija tagasisidet SFOS-i vahendusel. Auditeeriv asutus koondab riiklikult kontaktasutuselt, sertifitseerivalt asutuselt, programmioperaatorilt ja programmi elluviijalt saadud informatsiooni soovituste rakendamise kohta ning vajadusel küsib täiendavat informatsiooni. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. B-OSA AUDITI T ULEMUSE D Toetuse eesmärgipärane kasutamine T oetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ning rakendamise tingimustele. Oluline/ väheoluline t ähelepanek 1.1 – Pealkiri ( tuvastatud mitteabikõlblik kulu x eurot) . XXX Risk toetuse saajale: Soovitus toetuse saajale: Toetuse saaja kommentaar : Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev toetuse saaja juures: Risk programmi elluviijale : Soovitus programmi elluviijale : Programmi elluviija kommentaar: Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev programmioperaatoris : Raamatupidami ses kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas toetuse saaja /partneri raamatupidamise andmetele . T oetuse maht ning ajastus T oetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. Hangete läbiviimine T oetuse saaja /partner on hanked läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Riigiabi andmine T oetuse saaja /partner on toetuse kasutamisel järginud olulises osas riigiabi andmise reegleid VÕI meede ei sisalda riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi. Teavitamine ja avalikustamine T oetuse saaja /partner on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. Muud tähelepanekud XXX Kinnitame lõpparuande XX leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Nimi Nimi Ametinimetus Ametinimetus Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Koht, kuupäev
TÖÖVÕTULEPINGU NR 9.2-4.3/14-20/14/3184-1 ERITINGIMUSED
Eesti Vabariik, Rahandusministeeriumi kaudu, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika 1,
10122 Tallinn, keda esindab finantskontrolli osakonna juht Anu Alber, (edaspidi tellija) ja
Eesti Vabariik, Riigi Tugiteenuste Keskuse kaudu, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122
Tallinn, keda esindab Urmo Merila peadirektori ülesannetes, (edaspidi maksja) ja
Grant Thornton Baltic OÜ, registrikood 10384467, asukoht Pärnu mnt 22, Tallinn, keda esindab
juhatuse liige Artur Suits (edaspidi nimetatud “töövõtja”),
edaspidi koos nimetatud „pooled“ ja eraldi „pool“,
sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi “leping”) alljärgnevas:
1. Lepingu objekt
Lepingu objektiks on töövõtja poolt Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi raames
nelja projektiauditi tegemine (kõik Eesti Vabariigis) (edaspidi „tööd“). Tööde täpsem kirjeldus on
kirjeldatud lepingu lisas 1 „Lähteülesanne“ ja töövõtja poolt 19.06.2025 tehtud pakkumuses mis on
lepingu lahutamatuks osaks.
2. Tööde teostamise aeg ja tähtpäevad
Töövõtja kohustub teostama lepingu objektiks olevad tööd hiljemalt 10. oktoobril 2025. Tööde
teostamise täpsem ajakava hõlmab täieliku esialgse auditi kausta esitamist 19. septembril 2025, selle
täiendamist vastavalt tellija kommentaaridele alates 26. septembrist 2025 ja seejärel auditeeritava
kommentaaride võtmist, mille järel koostatakse täielik ja lõplik auditi kaust.
3. Lepingu hind
3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde kogumaksumuseks on 21 120 eurot, millele
lisandub käibemaks õigusaktidega sätestatud korras (edaspidi nimetatud „lepingu hind“). Lepingu
hind on lõplik ja sisaldab kõiki lepingu täitmise kulusid, sh tasu autoriõiguste eest.
3.2. Lepingu hind tasutakse pärast töö vastuvõtmist tellija ja maksja volitatud esindaja poolt. Tasumine
toimub ühe maksena peale tööde teostamist allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti alusel
vastavalt maksjale esitatud arvele.
3.3. Töövõtja esitab maksjale arve e-arvena. E-arvet on võimalik saata e-arvete operaatori vahendusel.
E-arve loetakse laekunuks selle operaatorile laekumise kuupäevast.
4. Erisätted
4.1. Töövõtja kohustub tagama, et töö teostavad pakkumuses nimetatud auditimeeskonna liikmed. Kui
töö teostamise käigus tekib vajadus meeskonnaliikme vahetuseks või lisamiseks, peab töövõtja
selle eelnevalt tellijaga kooskõlastama. Meeskonnaliikmete vahetumise korral peab olema tagatud,
et tööd teostavad vähemalt lähteülesandes sätestatud tingimustele vastava kvalifikatsiooni ja
kogemusega isikud
4.2. Pooled on kokku leppinud, et maksja kohustub täitma üldtingimuste punktides 5.1. ja 7.2. sätestatut
ning vastutab nimetatud kohustuste täitmisega viivitamisel vastavalt üldtingimuste punktile 9.2.1.
4.3. Pooled kohaldavad üldtingimusi järgmiste erisustega:
4.3.1.Üldtingimuste punkti 9.1.9 täiendatakse järgmiselt:
„Poole koguvastutus on piiratud lepingu hinnaga, välja arvatud juhul, kui lepingurikkumine
oli tahtlik.“
4.3.2.Üldtingimuste p 11.5. muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt:
„Töövõtja poolt lepingu alusel kogutud informatsioon või selle töötlused loetakse tellija
omandiks. Töövõtja kohustub eelnimetatud informatsiooni säilitama ja tellija nõudmisel
põhjendatud vajaduse korral on töövõtja kohustatud viivitamatult omal kulul üle andma
tellijale kogu tema valduses oleva sellise informatsiooni.“
4.3.3.Üldtingimuste punkti 12.1 esimene lause muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt:
„Töövõtja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning ühe aasta jooksul pärast lepingu lõppemist
hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud
andmeid.“
4.4. Töövõtja, sh tema töötaja, ametnik kui temaga mistahes muus lepingulises suhtes olev lepingu
täitmisel osalev isik teavitab tellija tööalase tegevusega teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse
rikkumisest e-posti aadressil
[email protected] ja
[email protected] . Tellija tagab tööalase tegevusega
teatavaks saanud Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse. Rikkumisest teavitamise ja
teavitaja kaitse tagamise õiguslike aluste ning kohustuste rikkumisel kohalduva vastutuse osas
lähtuvad pooled Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seaduses
sätestatust.
5. Volitatud esindajad
5.1. Tellija volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Mart Pechter, tel +372
6113152, e-post
[email protected], või teda asendav isik.
5.2. Maksja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Laura Pikkoja, tel +372 663
1938, e-post
[email protected], või teda asendav isik.
5.3. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Kai Paalberg, tel +372
5104977, e-post
[email protected].
6. Lepingu lisad
Lepingu juurde kuuluvad allkirjastamise hetkel lisadena alljärgnevad dokumendid:
6.1. Lisa 1 – „Lähteülesanne“ (sisaldab Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse projektiauditi käsiraamatut
koos vajalike lisadega).
7. Muud sätted
7.1. Lepingu osaks on lisaks käesolevatele eritingimustele ja nende lisadele töövõtulepingute
üldtingimused. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud paberkandjal või elektroonselt
Rahandusministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.fin.ee/ministeerium-uudised-ja-
kontakt/organisatsioon/majandusteave-ja-riigihanked ning tal oli võimalik nende kohta küsida
selgitusi ja teha ettepanekuid eritingimustes üldtingimuste kohaldamata jätmiseks või muutmiseks.
Pooled kinnitavad, et kõik üldtingimused on need on mõistlikud ega saa seetõttu olla tühised.
7.2. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste „leping” lepingu eritingimusi ja
üldtingimusi koos kõikide lisadega. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused
(I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib
prioriteetsem dokument. Lepingu sõlmimisega kaotavad kehtivuse kõik töövõtja hinnapakkumises
või muus sarnases dokumendis sisalduvad tingimused niivõrd, kuivõrd need on vastuolus lepingu
eritingimuste ja üldtingimustega.
7.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt.
Tellija Maksja
/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/
Anu Alber Urmo Merila
Tel: +372 58851318 Tel: +372 6638200
E-post:
[email protected] E-post:
[email protected]
Töövõtja
/allkirjastatud digitaalselt/
Artur Suits
Tel: +372 6260500
E-post:
[email protected]
RAHANDUSMINISTEERIUM, Finantskontrolli osakond Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna
finantsmehhanism
Dokumendi nimetus Kuupäev Koostaja Viide
MEMO 22/05/2025 Mart Pechter N-EMP-14-21
Memo Ühekordse projektiauditite teostamise teenuse ostmiseks lepingu sõlmimine
(nelja projektiauditi teostamine), Eesti Vabariigi territooriumil Norra ja
Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi auditeeriva asutuse
(Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond) ülesande täitmiseks
Projektiauditite teostamise teenuse eesmärk
Projektiauditite teostamise teenuse eesmärgiks on ühekordse projektiauditite teostamise teenuse
ostmiseks lepingu sõlmimine (neli projektiauditit). Kõik teenuse käigus auditeeritavad on
projektide teostajad Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismi alusel ja paiknevad
Eesti Vabariigi territooriumil. Projektiauditite teostamise peamiseks eesmärgiks on projektide
kulude ja tegevuste abikõlblikkusele ja vastavusele hinnangu andmine.
Projektiauditite teostamise teenuse tulemus
Projektiauditi teenuse teostamise tulemuseks on kvaliteetne ja täielik projektiauditi toimik, mis
esitatakse auditeerivale asutusele iga projektiauditi kohta eraldi. Nõuetele vastav projektiauditi
toimik sisaldab allkirjastatud projektiauditi lõpparuannet, allkirjastatud ja kvaliteetselt ristviidatud
kontroll-lehti ja tööpabereid, täielikku ja viitenumbritega varustatud tõendusmaterjali ja toetava
dokumentatsiooni hulka ning kõiki muid dokumente, mida see konkreetne projektiauditi toimik
vajab.
Projektiauditite teostamise teenuse keel
Projektiauditite teostamise teenuse keel on projekti aruande, projekti üldise kontroll-lehe, projekti
võrdluse kontroll-lehe, hanke kontroll-lehe, toetuse saaja ostu kontroll-lehe ning kõigi teiste
võimalike auditi kontroll-lehtede ja tööpaberite puhul eesti keel.
Projektiauditite teostamise teenuse ulatus
Projektiauditite teostamise teenuse ulatus peab lähtuma eelkõige käsiraamatust „Perioodi 2014-
2020 struktuuritoetuse projektiauditi käsiraamat“, Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna
finantsmehhanismi kontroll-lehtede vormidest ning täpsustavatest juhistest, mida auditeeriv asutus
annab. Palume arvestada, et projektiauditi käigus on alati kohustuslik täita etteantud ulatuses
üldine kontroll-leht ja võrdluse kontroll-leht ning hangete ja /või toetuse saaja ostude esinemise
korral ka hangete kontroll-leht ja/või toetuse saaja ostu kontroll-leht.
Projektiauditite teostamise teenuse alus
Projektiauditite teostamise teenuse aluseks on kuluread ja dokumendid, mille alusel on
auditeeritavatele organisatsioonidele etteantud ulatuses makseid tehtud. Auditeeritavad
projektipartnerid ja nende kulud on järgnevalt üldiselt kirjeldatud.
Organisatsioon Sillamäel, kulude hulk ümardatult € 95 000. Kuluridade hulk ümardatult
75, auditeeritakse valimi alusel, mille kuluridade hulk on 30. Mõne ostu puhul võib olla
vajalik täita toetuse saaja ostu kontroll-leht. 30 kulurida numbritena on lisatud.
Organisatsioon Tartus, kulude hulk ümardatult € 85 000, kuluridade hulk 19. Sisaldab
1
RAHANDUSMINISTEERIUM, Finantskontrolli osakond Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna
finantsmehhanism
Dokumendi nimetus Kuupäev Koostaja Viide
MEMO 22/05/2025 Mart Pechter N-EMP-14-21
kahte riigihanget, mille mõlema puhul on vaja täita hanke kontroll-leht. Toetuse saaja ostu
kontroll-lehtede täitmine pole vajalik. 19 kulurida numbritena on lisatud
Organisatsioon Tallinnas, kulude hulk ümardatult € 185 000, kuluridade hulk ümardatult
110, auditeeritakse valimi alusel, mille kuluridade hulk on 30. Sisaldab ühte riigihanget,
mille puhul on vaja täita hanke kontroll-leht. Mõne ostu puhul võib olla vajalik täita toetuse
saaja ostu kontroll-leht. 30 kulurida numbritena on lisatud.
12 erinevat organisatsiooni, millelt on auditeerimiseks kaasatud kokku 30 kulurida summas
€151 000. Sisaldab ühte riigihanget, mille puhul on vaja täita hanke kontroll-leht. Mõne
ostu puhul võib olla vajalik täita toetuse saaja ostu kontroll-leht. 30 kulurida numbritena
on lisatud.
Projektiauditite teostamise teenuse ajakava
Projektiauditite teostamise teenuse jaoks annab auditeeriv asutus projektiauditite aluseks olevad
kuluread ja dokumendid lepingupartnerile kohe kui leping on sõlmitud. Auditeeriv asutus eeldab,
et esialgsed versioonid kõigist kolmest projektiauditi toimikust koos aruande, kontroll-lehtede,
tööpaberite, tõendusmaterjali ja muu vajaliku materjaliga esitatakse 19. septembril 2025.
Auditeeriv asutus annab oma kommentaarid ja soovitused projektiauditi toimikutele 26. septembril
2025, misjärel peab lepingupartner need oma töösse sisse viima ja auditeeritavalt organisatsioonilt
kommentaarid võtma. Peale auditeeritavalt organisatsioonilt kommentaaride saamist tuleb
projektiauditi toimikud uuesti auditeerivale asutusele esitada ja auditeeriva asutuse järgnevad
kommentaarid ja soovitused oma töösse sisse viia. Lõplikud projektiauditi toimikud tuleb
auditeerivale asutusele esitada hiljemalt 10. oktoobril 2025.
Projektiauditite teenuse teostaja valimine
Projektiauditite teenuse teostaja valitakse kõige madalama hinna alusel, mis esitatakse kogu
töövõtule kokku (kogu töövõtt sisaldab nelja projektiauditit). Pakutav hind peab sisaldama kõiki
teenuse teostamiseks vajalikke kulusid, sealhulgas võimalikke reisikulusid kohapealsete
kontrollide läbi viimiseks (kui vajalik).
Projektiauditite teenuse teostaja peab vastama järgmistele tingimustele:
Teostaja on viimase kolme aasta jooksul läbi viinud vähemalt ühe sarnase auditi
(auditeeritud on kas Euroopa Liidu struktuurivahendeid, Euroopa territoriaalse koostöö
fonde, Norra finantsmehhanismi või mõnda teist fondi, mille suurus ja keerulisuse aste
sarnaneb eelnimetatule)
Projektiauditite teenuse teostaja peab selle jaoks pakkuma vähemalt järgmist meeskonda:
Üks auditi eest vastutava isiku rollis inimene, kellel:
o On kõrgharidus.
o On rahvusvaheliselt tunnustatud auditi sertifikaat (ISA, IIA või samaväärne)
o On vähemalt kahe aasta pikkune kogemus auditi valdkonnas.
o On kogemus vähemalt ühes sarnases töövõtus kas audiitori, auditi juhi või auditi eest
2
RAHANDUSMINISTEERIUM, Finantskontrolli osakond Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna
finantsmehhanism
Dokumendi nimetus Kuupäev Koostaja Viide
MEMO 22/05/2025 Mart Pechter N-EMP-14-21
vastutava isiku rollis.
o On piisav eesti keele oskus auditi teenuse teostamise jaoks.
Auditi eest vastutava isiku rollis inimene võtab endale kohustuse läbi viia auditi tööde ja
töödokumentide jooksvat esmast kvaliteedikontrolli ning kinnitada oma allkirjaga auditi lõplike
dokumentide kvaliteetsust ja täielikkust. Samuti võtab ta endale kohustuse juhendada teisi auditi
meeskonna liikmeid, kui neid on, ja korraldada nende tööd vastavalt auditi standarditele.
Lisad
Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse projektiauditi käsiraamat koos vajalike lisadega (kontroll-lehed)
Anu Alber
Finantskontrolli osakonna juhataja
Auditeeriva asutuse juht
Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanism 2014-2021
3