Dokumendi kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 29.03.2022 nr 60 Kvaliteedikäsiraamatu dokumendi kinnitamine (ptk 5 seire muudatused) Justiitsministri 14.12.2007 määruse nr 51 Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus § 15 lg 1 p 9 alusel: 1 Kinnitan instituudi kvaliteedikäsiraamatu ptk 5 Personal, versioon 13 (lisatud). 2 Tunnistan kehtetuks instituudi direktori 28.02.2022 käskkirja nr 43 „Kvaliteedikäsiraamatu dokumentide kinnitamine (struktuuri ja personali muudatused)“ alapunkti 1.1. 3 Asjajamistalituse juhatajal teha käskkiri teatavaks kõikidele instituudi töötajatele. (allkirjastatud digitaalselt) Ivar Prits direktor Merike Rump 663 6620, [email protected]  Kinnitatud 29.03.2022 käskkirjaga nr 60 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 13 Lk: 1(4) Dokumendi liik: Kvaliteedikäsiraamat Koostatud: 28.03.2022 Koostas: M. Rump Pealkiri: 5. Personal K. Reinek Haldaja: kvaliteedijuht 5.1 Üldist 5.1.1 Personali moodustavad kõik Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi (edaspidi instituut) töölepingulised töötajad. 5.1.2 Instituudis on kehtestatud Personalitöö kord (kättesaadav instituudi siseveebis), milles on määratletud personali planeerimise, valiku, töölevõtmise ja töösuhte lõpetamise, esmase väljaõppe ja juhendamise jms põhimõtted. 5.1.3 Instituut taotleb oma töötajatelt tagasisidet. Selleks teostatakse perioodiliselt (üldjuhul kord kahe aasta jooksul) personali rahulolu- või pühendumus-uuringut. Arendus- ja personalitalitus ja juhtkond analüüsivad uuringu tulemusi, neid tutvustatakse töötajatele ning kasutatakse instituudi töökorralduse sh koolitusvajaduste planeerimiseks, sisekliima, sisekommunikatsiooni ja juhtimissüsteemi parendamiseks. 5.1.4 Instituudi tunnustus-, ergutus- ja motivatsiooni süsteemi reguleerib Tunnustamise põhimõtted (kättesaadav instituudi siseveebis). 5.2 Ülesanded, volitused ja vastutus 5.2.1 Töötajad järgivad igapäevatöös instituudi Töösisekorda (kättesaadav instituudi siseveebis) ja ametijuhendeid, üldist töökorraldust ja ekspertiisitegevust reguleerivaid õigusakte, instituudi üldisi eeskirju, personali ja põhitegevuse käskkirju ning juhtimissüsteemi nõudeid. 5.2.2 Töötajate kohustused, vastutusalad, volitused ja ülesanded tulenevad järgmistest dokumentidest: - instituudi põhimäärus, - struktuuriüksuste ülesanded (vt kvaliteedikäsiraamatu Lisa 1.1), - töölepingud, - ametijuhendid, - direktori käskkirjad (sh juhtimissüsteemi dokumendid). 5.2.3 Instituudi töökohtadele on koostatud ametijuhendid, millega töökoha täitjale on määratud alluvussuhe, asendamised, ülesanded, õigused, vastutus ja töökohale vajalikud miinimumnõuded. Ametijuhend vormistatakse töölepingu lisana ja on töölepingu lahutamatu osa. 5.2.4 Kõik instituudi töötajad on kohustatud ellu viima instituudi kvaliteedipoliitikat ja kvaliteedieesmärke, täitma korrektselt kvaliteedikäsiraamatus, instituudi-sisestes eeskirjades, kordades ja muudes juhistes neile pandud kohustusi.  Kinnitatud 29.03.2022 käskkirjaga nr 60 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 13 Lk: 2(4) Dokumendi liik: Kvaliteedikäsiraamat Koostatud: 28.03.2022 Koostas: M. Rump Pealkiri: 5. Personal K. Reinek Haldaja: kvaliteedijuht 5.2.5 Juhtimissüsteemist tulenevad töötajate ülesanded ja vastutus on kirjeldatud järgmistes kvaliteedikäsiraamatu lisades: - Lisa 3 Juhtimissüsteemi struktuur; - Lisa 4 Juhtimissüsteemi protsesside vastutuste maatriks; - Lisa 5 Vastutavad isikud ja asendajad; - Lisa 6 Protsessikaardid; - Lisa 8 Vastutuse jagunemine dokumentide koostamisel, kooskõlastamisel, kinnitamisel ja haldamisel; - Lisa 10 Rahvusvahelised erialaorganisatsioonid ja instituudipoolsed esindajad. 5.3 Ekspertiisialane töö ja pädevus. Kompetentsid. Kutsesüsteem 5.3.1 Ekspertidele esitatavad nõuded tulenevad kohtuekspertiisiseadusest, töötaja ametijuhendist, kompetentsusnõuetest ja juhtimissüsteemi dokumentidest ja riigi ametiasutuste teenistuskohtade klassifikaatorist. 5.3.2 Ekspertiiside ja uuringute tegemisega seotud teiste töötajate nõuded tulenevad ametijuhenditest, kompetentsusnõuetest, juhtimissüsteemi dokumentidest ja riigi ametiasutuste teenistuskohtade klassifikaatorist. 5.3.3 Igale instituudi põhitegevust mõjutavale töökohale on sõnastatud kompetentsid tegevuste ja tegevusnäitajate kaudu (kättesaadav instituudi arvutivõrgu V kettal kaustas „Yld“, kaustas „Kompetentsid“). 5.3.4 Instituudi töötajad on kompetentsed läbi viima nende vastutusalasse kuuluvaid tegevusi, tuvastama kõrvalekaldeid ning hindama nende olulisust. 5.3.5 Iga ekspertiiside ja uuringute tegemises osalev uus töötaja peab enne iseseisvat tööleasumist läbima töö- ja kvaliteedialase väljaõppe juhendaja järelevalve all, mis dokumenteeritakse (vt Personalitöö kord, kättesaadav instituudi siseveebis). Eksperdi väljaõppe ja taasväljaõppe korraldus on kirjeldatud Ekspertide väljaõppe ja taasväljaõppe põhimõtetes (kättesaadav instituudi siseveebis). 5.3.6 Eksperdiuuringute tulemustel põhinevat eksperdiarvamust tohivad instituudis anda eksperdid (kohtueksperdi staatusega), erandjuhud kinnitatakse direktori käskkirjaga. Vannutatud kohtuekspertide loetelu on kättesaadav instituudi arvutivõrgu V kettal kaustas „Kvaliteet“. 5.3.7 Kuna toksikoloogiauuring on osa kohtuarstlikust ekspertiisist, siis lähtutakse tulemuste interpreteerimisel kohtuekspertiisiseaduse nõuetest. Seega tohib katseprotokollidel tulemuste õigsust allkirjaga kinnitada ekspert. 5.3.8 Kohtueksperdi staatuse kinnitab direktor. Kohtueksperdi staatuse nõuded ning taotlemise ja omistamise protseduur on kirjeldatud Personalitöö korras ja Ekspertide väljaõppe ja taasväljaõppe põhimõtetes.  Kinnitatud 29.03.2022 käskkirjaga nr 60 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 13 Lk: 3(4) Dokumendi liik: Kvaliteedikäsiraamat Koostatud: 28.03.2022 Koostas: M. Rump Pealkiri: 5. Personal K. Reinek Haldaja: kvaliteedijuht 5.3.9 Kui töötaja on olnud ekspertiisitööst eemal pikemat aega (nt 12 kuud ja enam), siis enne tema iseseisvale tööle lubamist toimitakse vastavalt personalitöö korras toodule (vt Personalitöö kord, kättesaadav instituudi siseveebis). Eksperdi, kelle töösuhe on peatunud kauemaks kui aasta, taasväljaõppe korraldus on kirjeldatud Ekspertide väljaõppe ja taasväljaõppe põhimõtetes (kättesaadav instituudi siseveebis). 5.3.10 Ekspertiise ning uuringuid tegevate osakondade töötajate erialase pädevuse vastava ekspertiisivaldkonna piires määratleb struktuuriüksuse juht või ekspertiisivaldkonna erialase tegevuse eest vastutav isik: - vt kvaliteedikäsiraamatu Lisa 5 Vastutavad isikud ja asendajad, - metoodikate/meetodite ning muude erialaste kordade, eeskirjade ja juhendite lubatud kasutajad on toodud osakonniti/ekspertiisivaldkonniti peetavates tabelites „Töötajate pädevus“ (vt kvaliteedikäsiraamatu siselisad SL02 Töötajate pädevus), - seadmete eest vastutajad ja lubatud kasutajad on toodud osakonniti/ekspertiisivaldkonniti peetavates tabelites Seadmete ja tarkvara register (kättesaadav instituudi arvutivõrgu V kettal kaustas „Kvaliteet“). 5.3.11 Instituudis toimib rahvusvaheliselt tunnustatud kutsesüsteem. Kutsesüsteemi toimimist Eestis reguleerib kutseseadus ning süsteemi loomise ja ning selle toimimise eest vastutab SA Kutsekoda. Instituudi kutsesüsteemi eesmärgiks on motiveerida eksperte hoidma järjepidevalt kõrget kompetentsi ning omandama uusi oskusi ja teadmisi. Kutse andmisega seonduvad juhised ja korrad on kättesaadavad instituudi sise- ja välisveebis. 5.3.12 Ekspertiisitegevusega seotud töötajate kompetentsuse seiret viiakse läbi perioodiliselt, lähtudes Personalitöö korrast ja Seire ja hindamisvestluse läbiviimise juhisest (kättesaadav instituudi siseveebis). 5.3.13 Töötajatega, kelle kompetentsust ei seirata ja struktuuriüksuste juhtidega (juhtimiskompetentside osas) viiakse läbi arenguvestlusi vähemalt kord kahe aasta jooksul (vt Personalitöö kord, kättesaadav instituudi siseveebis). 5.4 Täiendkoolitus 5.4.1 Koolitusvajaduse analüüs, koolituste planeerimine, nendes osalemiste organiseerimine, koolituste tulemuste dokumenteerimine ja hindamine ning andmete säilitamine toimub vastavalt instituudi koolituspõhimõtetele (vt Koolituspõhimõtted, kättesaadav instituudi siseveebis). 5.4.2 Täiendkoolitused toimuvad vastavalt direktori kinnitatud koolituskavale (koolituste ja välislähetuste kava on kättesaadav instituudi siseveebis).  Kinnitatud 29.03.2022 käskkirjaga nr 60 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 13 Lk: 4(4) Dokumendi liik: Kvaliteedikäsiraamat Koostatud: 28.03.2022 Koostas: M. Rump Pealkiri: 5. Personal K. Reinek Haldaja: kvaliteedijuht 5.4.3 Koolitusega kaasneva lähetuse korral vormistab töötaja sisekoolitus- /väliskoolituslähetuse korralduse vastavalt instituudi Lähetuste korrale (kättesaadav instituudi siseveebis). 5.5 Töötajate andmed 5.5.1 Teave töötajate andmed (sh haridus ja kontaktid, pereliikmed, koolitused, puhkused asendajad) liiguvad Riigitöötaja Iseteenindusportaali vastavate moodulite kaudu Riigi Tugiteenuste Keskusele, kust andmed kanduvad majandustarkvarasse SAP, mida kasutatakse finants-, personali- ja palgaarvestuseks. Andmed on alates 01.01.2011 kättesaadavad SAP BO aruannetena. 5.5.2 Töötajal on võimalus oma täiendkoolituste, lähetuste ja puhkuste andmetega tutvuda läbi Riigitöötaja Iseteenindusportaali vastavate moodulite. 5.5.3 Töötajate töölepingud ja nende lisad allkirjastatakse dokumendihaldussüsteemis ja asuvad töötaja nimelises elektroonilises kaustas. Töölepingu ja käskkirjalised lisatasud edastatakse Riigi Tugiteenuste Keskusele läbi DHS-i. 5.5.4 Töötajate paberkandjal olevad andmed (nt haridust ja täiendkoolitusi kinnitavate dokumentide paberkandjal koopiad, dokumendid sissejuhatava juhendamise kohta, asuvad arendus- ja personalitalituses, töötaja nimelises kaustas. Töötajate väljaõppe- ja taasväljaõppekavad registreeritakse dokumendihaldussüsteemis. Eksperdi väljaõppe lõpetamisel lisatakse väljaõppe lõppemise juurde kohtueksperdi staatuse taotlemise dokumentatsioon.