Juhendite kinnitamine

KÄSKKIRI Tallinn 15.03.2022 nr 51 Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Justiitsministri 14.12.2007 määruse nr 51 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 15 lg 1 p 9 alusel: 1. Kinnitan Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korra, versioon 7 (lisatud). 2. Kinnitan Siseauditite läbiviimise korra, versioon 9 (lisatud). 3. Tunnistan kehtetuks 31.03.2020 käskkirja nr 50 „Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ p 1.2. 4. Tunnistan kehtetuks 28.02.2022 käskkirja nr 42 “Siseauditite läbiviimise korra kinnitamine”. 5. Käskkiri teha teatavaks kõikidele instituudi töötajatele. (allkirjastatud digitaalselt) Ivar Prits direktor Kertu Kulm 663 6619, [email protected]  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: sisekontrolli parendusettepanekute käsitlemise kord Haldaja: juhtivspetsialist 1. Eesmärk Juhendi eesmärgiks on kehtestada protseduur mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemiseks, et: 1) kõrvaldada instituudi tegevuses esinenud mittevastavused; 2) selgitada välja võimalikud mittevastavused; 3) hinnata mittevastavuse/võimaliku mittevastavuse olulisust ja selle mõju põhitegevusele (ulatust); 4) rakendada korrigeerivaid tegevusi; 5) rakendada ennetavaid tegevusi; 6) rakendada parendusettepanekuid; 7) määratleda vastutused tegevuste lõikes. 2. Ulatus Käesolev kord laieneb kõikidele instituudi töötajatele. 3. Mõisted Mittevastavus on nõude mittetäidetus Korrigeeriv tegevus on tegevus mittevastavuse põhjuste kõrvaldamiseks Võimalik mittevastavus on tegevus ja/või selle tulemus, mis hinnangu kohaselt võib tekitada mittevastavuse Ennetav tegevus on tegevus võimaliku mittevastavuse kõrvaldamiseks Parendamine on täiustamisvõimalus, mis ei ole seotud ühegi nõude eiramisega 4. Mittevastavus ja selle teabeallikad 4.1.Mittevastavuse, võimaliku mittevastavuse ja kliendi märkuse/kaebuse/rahulolematuse tehtud töö kohta ilmnemisel teavitatakse koheselt struktuuriüksuse juhti. Struktuuriüksuse juht hindab saadud teavet ning otsustab, kas mittevastavus on põhjendatud või mitte. Juhul kui mittevastavus ei puuduta tema struktuuriüksust, teavitab ta vastava struktuuriüksuse juhti, kes tegeleb avastatud mittevastavusega edasi. 4.2.Mittevastavuste teabeallikateks võivad olla näiteks: 1) struktuuriüksuse juhile esitatud teave leitud mittevastavuste kohta 2) dokumentatsiooni pisteline kontroll 3) siseauditite kokkuvõtted 4) välisauditite aruanded (sh akrediteerimisasutuse aruanded) 5) justiitsministeeriumi ja teiste riigiasutuste esitatud ettekirjutused 6) kliendi või lepingupartnerite esitatud märgukirjad, selgitustaotlused 7) kliendiküsitlustest saadud tagasiside  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 2(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: sisekontrolli parendusettepanekute käsitlemise kord Haldaja: juhtivspetsialist 5. Mittevastavuse kõrvaldamine 5.1.Struktuuriüksuse juht, kelle valdkonda mittevastavus puudutab korraldab mittevastavuse kõrvaldamise. Kui mittevastavuse kõrvaldamine nõuab täiendavaid ressursse või teisi struktuuriüksusi hõlmavaid tegevusi, teavitab struktuuriüksuse juht sellest juhtkonda, kes teeb otsuse vajalike meetmete ja ressursside osas. 5.2.Mittevastavuse kõrvaldamise käigus hindab struktuuriüksuse juht esinenud mittevastavuse mõju instituudi tegevusele (eriti põhitegevusele), selle olulisust ja ulatust (vajadusel kaasatakse juhtkond ja/või kvaliteedijuht). Otsustatakse, kas tehtud töö on aktsepteeritav ning vajadusel teavitatakse klienti ja/või võetakse/kutsutakse töö tagasi. Struktuuriüksuse juhil on kooskõlas instituudi direktoriga õigus temale alluva töötaja töö peatada, kui töö jätkamine seab kahtluse alla töötaja ekspertiisialase tegevuse usaldusväärsuse ja rakendada töötaja suhtes vajalikke meetmeid. 5.3.Mittevastavuse kõrvaldamise meetmete rakendamisel võetakse arvesse riskianalüüsis määratletud riskitasemeid. 5.4.Akrediteerimisasutuse leitud mittevastavuse korral allkirjastab hindamise detailaruande vastava struktuuriüksuse juht/esindaja ja/või kvaliteedijuht. Detailaruandesse märgitakse mittevastavuse põhjuste ja ulatuse analüüsi esitamise tähtaeg (soovitavalt 5 tööpäeva), korrigeerivate tegevuste kirjelduse esitamise tähtaeg (soovitavalt 5 tööpäeva) ning tegevuste kirjelduse ja tõendusmaterjalide esitamise tähtaeg (üldjuhul kuni 1 kuu). 5.5.Muude mittevastavuste (vt p 4.2 alapunktid 5-7) korral toimitakse vastavalt Asjaajamiskorrale. Asjaajamistalitus registreerib ettekirjutused, märgukirjad jm ning edastab direktorile. Direktor lahendab olukorra, kaasates vajadusel teisi juhtkonna liikmeid ja/või struktuuriüksuse juhte ning koostab ja allkirjastab vastuskirja, mis registreeritakse ja väljastatakse vastavalt Asjaajamiskorrale. 6. Korrigeeriv tegevus 6.1.Peale mittevastavuse kõrvaldamist või kõrvaldamise käigus selgitab struktuuriüksuse juht koos asjassepuutuvate töötajatega välja mittevastavuse tekkimise põhjused. Põhjusteks võivad olla näiteks: 1) hooletus 2) töökoormuse muutus 3) ressursside ebapiisavus või ressursside mittesihipärane kasutamine 4) ebapiisav teabevahetus või saadud info vale tõlgendamine 5) töötaja teadmatus või vähesed töökogemused 6) ebapiisav juhendamine 7) juhtimissüsteemi dokumentatsiooni mittevastavus instituudi töökorraldusele 8) teenuse allhanke puudused 9) tehnilised põhjused (seadme rike, avarii, amortisatsioon jm) 10) materjalide ja vahendite sh kemikaalide puudused 11) muu põhjus (kirjeldada)  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 3(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: sisekontrolli parendusettepanekute käsitlemise kord Haldaja: juhtivspetsialist 6.2.Vajadusel arutatakse põhjused läbi juhtkonna ja/või kvaliteedijuhiga. Kui mittevastavuse põhjuste kõrvaldamiseks on vaja läbi viia korrigeerivaid tegevusi, määrab struktuuriüksuse juht (vajadusel juhtkond) selleks täitja(d) ja täitmise eeldatava tähtaja. Kui korrigeerivad tegevused nõuavad juhtimissüsteemi muutmist, tuleb muudatused koheselt sisse viia ka juhtimissüsteemi dokumentidesse. 6.3.Vajadusel analüüsib kvaliteedijuht analoogse mittevastavuse esinemise võimalusi teistes struktuuriüksustes ja edastab hinnangu ning ettepanekud juhtkonnale. Juhtkond hindab võimaliku mittevastavuse olulisust ja järgnevate tegevuste vajalikkust ning määrab täitja(d) ja tähtaja. Vajaduse korral ajakohastatakse ka riskianalüüsi. 6.4. Akrediteerimisasutuse leitud mittevastavuse korral märgitakse detailaruandesse vastavate tähtaegade saabumisel: tegevus mittevastavuse kõrvaldamiseks ja mittevastava töö koheseks peatamiseks; mittevastavuse põhjuste ja ulatuse analüüs; mittevastavuse põhjuste kõrvaldamiseks ja taasesinemise vältimiseks kavandatavate tegevuste kirjeldus, rakendatud korrigeerivad tegevused ning tõendusmaterjal mittevastavuse kõrvaldamise ja korrigeerivate tegevuste rakendamise kohta. 7. Ennetav tegevus 7.1.Võimaliku mittevastavuse ilmnemisel selgitab struktuuriüksuse juht koos asjassepuutuvate töötajatega välja selle tekkimise põhjused (vt mittevastavuste põhjused). Vajadusel arutatakse põhjused läbi juhtkonna ja/või kvaliteedijuhiga. 7.2.Kui põhjuste kõrvaldamiseks on vajadus läbi viia ennetav tegevus, määrab struktuuriüksuse juht (vajadusel juhtkond) selleks täitja(d) ja täitmise eeldatava tähtaja. Kui ennetavad tegevused nõuavad juhtimissüsteemi muutmist, tuleb muudatused koheselt sisse viia ka juhtimissüsteemi dokumentidesse. 8. Parendamine Igal töötajal on õigus teha parendusettepanekuid teavitades nendest oma struktuuriüksuse juhti. Struktuuriüksuse juht hindab ettepanekut ning selle otstarbekuse korral korraldab vajalikud tegevused ettepaneku elluviimiseks, vajadusel kaasatakse juhtkond. Ettepaneku aktsepteerimata jätmisel põhjendatakse otsust. Auditi käigus tehtud parendusettepanekuid käsitletakse analoogselt eeltoodule. 9. Järelkontroll ja mõjususe hindamine Järelkontrolli mittevastavuste ning parendusettepanekute ja nende käsitlemise/rakendamise kohta teeb sisekontrolli juhtivspetsialist. Kui kokkulepitud tegevusi ei ole algatatud või tegevused ei toimu vastavalt kokkulepitule, teavitab sisekontrolli juhtivspetsialist sellest vastava struktuuriüksuse juhti. Kui korrigeerivad ja/või ennetavad tegevused ei andnud loodetud tulemusi, korratakse p 6 ja 7 kirjeldatud toiminguid. Sel juhul tuleb eelmisi korrigeerivaid ja/või ennetavaid tegevusi analüüsida ja hinnata ka juhtkonna tasandil. Läbiviidud tegevuste lõpuleviimist kontrollib ja mõjusust hindab sisekontrolli  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 4(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: sisekontrolli parendusettepanekute käsitlemise kord Haldaja: juhtivspetsialist juhtivspetsialist üldjuhul järgmise auditi käigus (vajadusel varem). Vajadusel kaastakse mõjususe hindamisse struktuuriüksuse juht ja/või kvaliteedijuht. 10. Aruandlus/ülevaatus Vajadusel antakse instituudi juhtkonna koosolekutel ülevaade mittevastavuste käsitlemise, korrigeerivate ja ennetavate tegevuste ning parendusettepanekute kohta. Korrigeerivate ning ennetavate tegevuste mõjusust hinnatakse ka juhtimissüsteemi iga-aastase juhtkonnapoolse ülevaatuse käigus kvaliteedijuhi tehtud kokkuvõtte põhjal. 11. Mittevastavuste ja parendusettepanekute register 11.1. Registri (lisa 1) eesmärk on andmete süstematiseeritud kogumine analüüsiks ja juhtimissüsteemi ennetavaks tegevuseks ning parendamiseks. Register asub instituudi arvutivõrgu V-kettal kaustas Kvaliteet. 11.2. Registrisse kandmisel täidetakse lahtrid: 1) jrk nr 2) kuupäev 3) siseauditi nr (või viide muule dokumendile) 4) tähis (MV või PE) 5) mittevastavuse kirjeldus, parendusettepanek, ennetav tegevus 6) struktuuriüksus, kus mittevastavus avastati või kellele parendusettepanek, ennetav tegevus esitati 7) mittevastavuse avastaja/registreerija või parendusettepaneku/ennetava tegevuse esitaja 8) mittevastavuse põhjus, parendusettepaneku, ennetava tegevuse hindamine ja otsus rakendamiseks 9) tegevus mittevastavuse kõrvaldamiseks ja korrigeerivad tegevused 10) vastutaja 11) täitja 12) tähtaeg (üldjuhul mitte pikem kui 3 kuud) Leitud mittevastavuse kannab registrisse struktuuriüksuse juht. Parendusettepaneku või ennetava tegevuse kannab registrisse ettepaneku teinud töötaja või struktuuriüksuse juht. Auditi (sh välisauditi) käigus leitud mittevastavuse ja sellega seonduva muu info (põhjus, kõrvaldamine, tähtaeg jne) kannab registrisse sisekontrolli juhtivspetsialist valdkonna kokkuvõttes või välisauditi aruandes toodu põhjal. Auditi (sh välisauditi) käigus tehtud parendusettepaneku ja/või ennetava tegevuse registreerib sisekontrolli juhtivspetsialist ning märgib valdkonna kokkuvõttes toodud info ettepaneku/tegevuse aktsepteerimise või tagasilükkamise kohta. 11.3. Läbiviidud tegevuste ja järelkontrolli lahtrid täidab sisekontrolli juhtivspetsialist üldjuhul järgmise auditi käigus (vajadusel varem).  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 5(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: sisekontrolli parendusettepanekute käsitlemise kord Haldaja: juhtivspetsialist 12. Seonduvad dokumendid 1) Siseauditite läbiviimise kord 2) Asjaajamiskord 3) Kvaliteedikäsiraamat 4) EN ISO/IEC 17025 5) EN ISO/IEC 17020 13. Lisad Lisa 1 Mittevastavuste ja parendusettepanekute register 14. Dokumendi muudatuste register vana uus Kuupäev Muudatuse Muudatuse sisu Versioon Peatükk, Versioon Peatükk, tegija nimi alapunkt alapunkt 3 5.3 4 5.3 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud „sertifitseerimisasutus“; täpsustatud protseduuri vastavalt EAK nõuetele 3 9.2 4 9.2 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud „sertifitseerimisasutus“; täpsustatud protseduuri vastavalt EAK nõuetele 3 11.2 4 11.2 06.03.15 K. Kulm Lisatud alapunktid 7-11; täpsustatud sõnastust; eemaldatud str üksuse juhi vastutus 3 11.3 4 11.3 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud lahtrite täitmise vastutus 3 12.2 4 12.2 06.03.15 K. Kulm Lisatud alapunktid 7-10; täpsustatud sõnastust; eemaldatud str üksuse juhi vastutus 3 12.3 4 12.3 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud lahtrite täitmise vastutus 3 13 4 13 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud viide ISO 9001-le 4 - 5 5.3 31.07.18 K. Kulm Lisatud punkt 4 6.3 5 6.3 31.07.18 K. Kulm Täiendatud riskianalüüsi ajakohastamisega 4 11.3 5 11.3 31.07.18 K. Kulm Eemaldatud tähtaeg 4 12.3 5 1.3 31.07.18 K. Kulm Eemaldatud tähtaeg 5 5.4 6 5.4 18.03.20 M. Rump Korrigeeritud sõnastust 5 - 6 6.4 18.03.20 M. Rump Lisatud punkt 5 9.2 6 - 18.03.20 M. Rump Eemaldatud punkt 5 11 6 11 18.03.20 K. Kulm Lisatud parendusettepanekutega seonduv 5 12 6 - 18.03.20 K. Kulm Kustutatud parendusettepanekute register 6 3 7 3 10.03.22 K. Kulm Muudetud mõistete järjekorda 6 11 7 11 10.03.22 K. Kulm Korrigeeritud registri lahtrite pealkirju 6 7 10.03.22 K. Kulm Korrigeeritud läbivalt sõnastust  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 7 Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(1) Dokumendi liik: juhendid Koostatud: 14.03.2022 Mittevastavuste ja Koostas: K. Kulm Pealkiri: parendusettepanekute käsitlemise kord sisekontrolli Haldaja: Lisa 1 juhtivspetsialist Kuupäev Siseauditi nr MV MV kirjeldus Struktuuri- MV avastaja/ MV põhjus Tegevus MV Vastutaja Täitja Tähtaeg Läbiviidud Järelkontroll vm tähis PE Ettepanek/ üksus registreerija Ettepaneku kõrvaldamiseks tegevused; (sh mõjususe ennetav Ettepaneku hindamine ja otsus (parandamiseks); kuupäev jm hindamine) jm tegevus esitaja rakendamiseks korrigeerivad vajalik teave vajalik teave tegevused  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 1. Eesmärk Korra eesmärgiks on anda juhiseid siseauditi planeerimiseks, läbiviimiseks ning auditijärgseteks tegevusteks vastavalt instituudis rakendatud rahvusvaheliste standardite nõuetele. 2. Ulatus Käesolev kord laieneb kõikidele instituudi töötajatele. 3. Vastutused 3.1 Siseauditi aastaplaani koostamise, täitmise kontrolli ja juhtkonna teavitamise eest vastutab sisekontrolli juhtivspetsialist. 3.2 Siseauditi plaanimise, ettevalmistamise, läbiviimise, tulemuste dokumenteerimise ja edastamise ees vastutab siseaudiitor. 3.3 Siseauditi käigus leitud mittevastavuse kõrvaldamise, vajalike korrigeerivate ning ennetavate tegevuste läbiviimise eest vastutab vastava struktuuriüksuse juht. 3.4 Siseauditi järgsete tegevuste eest vastutab sisekontrolli juhtivspetsialist. 4. Mõisted Siseaudit – süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess auditi tõendusmaterjali hankimiseks ja objektiivseks hindamiseks, et määrata auditi kriteeriumide täitmise ulatus Siseauditi valdkond – tegevus, mida auditeeritakse (nt struktuuriüksus kõikide oma funktsioonidega, projekt või konkreetne tegevus ühes või mitmes struktuuriüksuses) Siseauditi kriteerium – nõue, millega võrreldakse siseauditi tõendusmaterjale Siseauditi tõendusmaterjal – tõendusdokumendid, faktide konstateering või muu auditi kriteeriumitesse puutuv ja kontrollitav teave Siseaudiitor – siseauditi tegemiseks pädev instituudi töötaja, kes on läbinud siseaudiitori koolituse; üldjuhul sisekontrolli juhtivspetsialist Auditeeritav – kogu instituut või struktuuriüksus, mida auditeeritakse Struktuuriüksuse esindaja – auditeeritava struktuuriüksuse töötaja, kes vahendab siseaudiitorile selgitusi ning võimaldab juurdepääsu tõendusdokumentidele nõuetele vastavuse hindamiseks Mittevastavus – nõude mittetäidetus Korrigeeriv tegevus – tegevus mittevastavuse põhjuse kõrvaldamiseks Märkus – tähelepanu juhtimine ebatäpsusele; alusnõue puudub Parendusettepanek – täiustamisvõimalus, mis ei ole seotud ühegi nõude eiramisega  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 2(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 5. Üldnõuded 5.1 Siseauditi tegemisel juhindutakse instituudis rakendatud rahvusvahelistes standardites ning käesolevas korras toodud nõuetest. Siseaudit viiakse läbi vastavalt siseauditi aastaplaanile, mille koostab ja kooskõlastab struktuuriüksuste juhtidega ning siseaudiitoritega sisekontrolli juhtivspetsialist. Plaan koostatakse selliselt, et üldjuhul vähemalt kord aastas vaadatakse üle kõik juhtimissüsteemi kuuluvad valdkonnad. 5.2 Siseauditi aastaplaanis määratakse auditi aeg, valdkond, kriteeriumid ning siseaudiitorid. Siseaudiitorite määramisel jälgitakse sõltumatuse põhimõtet, et oma tegevust ei auditeerita. Mitme siseaudiitori korral märgitakse plaanis auditi planeerimise, läbiviimise, dokumenteerimise eest vastutav audiitor esimesena. 5.3 Siseauditi aastaplaani kinnitab direktor. 5.4 Vajadusel võib siseauditeid läbi viia ka väljaspool aastaplaani (nt erakorralised siseauditid). 5.5 Siseaudiitorid peavad läbima vastava koolituse. Koolitus võib olla nii sise- kui väliskoolitus. Andmed välise audiitorkoolituse läbimise kohta asuvad arendus- ja personalitalituses ning nii sise- kui väliskoolituste kohta instituudi võrgukettal kaustas Kvaliteet. 5.6 Siseauditist võtavad osa siseaudiitor(id) ja struktuuriüksuse juht/esindaja. Auditeeritava struktuuriüksuse juht määrab vajadusel oma struktuuriüksuse esindaja, kes jagab siseaudiitori(te)le selgitusi ning esitab vajalikud tõendusmaterjalid. 5.7 Siseaudit koosneb järgmistest etappidest: ettevalmistus, sissejuhatav tutvustus, teostus, lõppkoosolek (vajadusel), kirjaliku kokkuvõtte koostamine, korrigeerivate ja/või ennetavate tegevuste läbiviimise kontroll ja mõjususe hindamine ning vajadusel järelaudit. 6. Siseauditi ettevalmistus 6.1 Vastutav siseaudiitor korraldab siseauditi ettevalmistamist lähtudes siseauditi aastaplaanist. Koostab kava ja edastab selle auditeeritava struktuuriüksuse juhile või valdkonna eest vastutavale isikule. Kohapealsed tegevused kooskõlastatakse üldjuhul vähemal üks nädal ette. Erakorraliste auditite puhul võib etteteatamise aega mitte rakendada. Siseauditi kava koosneb järgnevatest osadest (Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava): 1) siseauditi aastaplaani punkt 2) valdkond 3) läbiviimise aeg ja koht 4) auditeeritav periood 5) siseaudiitor(id) 6) siseauditi kriteeriumid 7) eesmärk 8) tegevused, vastutajad, vajadusel ka kuupäevad, koht ja eeldatav kestus 9) vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev) 10) auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 3(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 6.2 Siseaudiitorid tutvuvad auditeeritava valdkonna alusnõuete ning eelnevate auditite leidudega. 7. Siseauditi läbiviimine 7.1 Siseaudit algab auditi üldise eesmärgi lühida selgitusega, vajadusel tutvustatakse siseaudiitoreid ning kooskõlastatakse tegevuste üksikasjad. Lepitakse kokku lõppkoosoleku vajadus ja selle toimumise aeg. Kui audit ei alga kohapealsete tegevustega, siis edastatakse eesmärk ning tegevuste info kirjalikult koos auditi kavaga. 7.2 Siseaudiitor(id) võivad siseauditi käigus läbi viia erinevaid tegevusi (nt vaatlus, küsitlus, tõendusmaterjalide uurimine). Lisaks vastavuse hindamisele tuleks alati uurida võimalusi parendamiseks. Kokkuvõttes toodud märkusele tuleb võimalusel ja otstarbekusel esitada parendusettepanek/ennetav tegevus. 7.3 Siseaudiitor(id) hindavad siseauditi tulemusi, määratlevad mittevastavused ja parendusvõimalused/ennetavad tegevused. 7.4 Auditeeritava struktuuriüksuse juht analüüsib parendusettepanekuid, ennetavaid tegevusi, korraldab leitud mittevastavuste kõrvaldamise (parandamise) ja määrab kindlaks ning teostab vajalikud korrigeerivad tegevused vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 7.5 Siseauditi lõppkoosolekust (kui selle korraldamine on vajalik) võtavad osa siseaudiitor(id) ja auditeeritava struktuuriüksuse juht, struktuuriüksuse esindaja ning vajadusel ka teised töötajad. Lõppkoosolekul esitab siseaudiitor siseauditi tulemused: positiivsed tähelepanekud, märkused, parendusettepanekud/ennetavad tegevused, mittevastavused ja annab hinnangu valdkonna kohta. 7.6 Tulenevalt auditi käigus avastatud mittevastavuse olulisusest, võib vastavas valdkonnas läbi viia järelauditi. Järelauditi läbiviimise aeg lepitakse eelnevalt kokku ning märgitakse ka valdkonna kokkuvõttesse. Järelauditi käigus vaadatakse ainult konkreetse mittevastavuse kõrvaldamist. Järelauditi tulemused vormistatakse valdkonna kokkuvõtte lisana. 7.7 Vastutav siseaudiitor koostab valdkonna kokkuvõtte ning kooskõlastab selle teiste auditis osalenud audiitoritega. Valdkonna kokkuvõttes sisalduv teave peab andma selge ülevaate siseauditi käigust. Tuleb anda üldine hinnang auditeeritava valdkonna tegevuste vastavusele auditi kriteeriumitele. Antud hinnang peab olema objektiivne ning toetuma usaldusväärsele, koguseliselt piisavale ja asjakohasele tõendusmaterjalile. 7.8 Leitud mittevastavuse kirja panemisel tuleb märkida nõude mittetäidetus (lühiselgitus, milles mittevastavus seisneb) ning alusnõue (viide kvaliteedikäsiraamatule, eeskirjale, korrale, standardile vms). Valdkonna eest vastutav isik märgib mittevastavuse põhjuse, tegevuse selle kõrvaldamiseks (parandamiseks), korrigeerivad meetmed ning tähtaja. Parendusettepaneku/ennetava tegevuse juurde märgib valdkonna eest vastutaja, kas ettepanek/tegevus aktsepteeritakse ning tähtaja või põhjenduse, miks ei aktsepteerita. Kokkuvõtte üldise hinnangu osa all tuleb kirjeldada, kuidas siseaudiitor sai andmed mittevastavuse kohta (tutvumine dokumentidega, töötaja selgitus jne).  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 4(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 7.9 Valdkonna kokkuvõte (Lisa 2): 1) valdkond ja eesmärk 2) läbiviimise koht ja aeg 3) siseaudiitor(id) 4) auditeeritav periood 5) auditeeritava struktuuriüksuse esindaja(d) 6) lõppkoosolek (vajadusel) 7) ulatus 8) siseauditi leiud (mittevastavused, märkused, positiivsed tähelepanekud) 9) üldine hinnang ja otsus valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal 10) parendusettepanekud/ennetavad tegevused 11) lisad 12) kokkuvõtte koostaja nimi, allkiri, kuupäev 13) valdkonna eest vastutaja nimi, allkiri, kuupäev 14) kokkuvõtte levitamine 7.10 Vastutav siseaudiitor edastab valdkonna kokkuvõtte auditeeritava struktuuriüksuse juhile ja/või valdkonna eest vastutavale isikule kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. 7.11 Leitud mittevastavused ja tehtud parendusettepanekud/ennetavad tegevused kantakse Mittevastavuste ja parendusettepanekute registrisse vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 7.12 Plaaniliste siseauditite valdkonna kokkuvõtted avaldatakse instituudi siseveebis. 7.13 Valdkonna kokkuvõtted säilitatakse elektroonselt instituudi dokumendihaldussüsteemis sarjas 6 – 3 Siseauditite aruanded jm seonduvad dokumendid. 8. Siseauditi järgsed tegevused ja hindamine 8.1 Sisekontrolli juhtivspetsialist jälgib Mittevastavuste ja parendusettepanekute registri täitmist ning kokkulepitud tegevuste lõpuleviimist ja hindab mõjusust vastavalt Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale. 8.2 Siseauditite ja siseauditi järgsete tegevuste tulemusi käsitletakse juhtimissüsteemi juhtkonnapoolsel ülevaatusel ja kord kvartalis toimuval juhtkonna koosolekul. 9. Seonduvad dokumendid 9.1 Siseauditi aastaplaan 9.2 Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise kord 9.3 Mittevastavuste ja parendusettepanekute register 9.4 EN ISO/IEC 17025 9.5 EN ISO/IEC 17020  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 5(5) juhendid Koostatud: 10.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist 10. Lisad 10.1 Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava 10.2 Lisa 2 Siseauditi valdkonna kokkuvõte 11. Dokumendi muudatuste register vana uus Kuu- Muudatuse Muudatuse sisu Ver- päev tegija nimi Ver- Peatükk, Peatükk, sioo sioon alapunkt alapunkt n 2 1 3 1 12.01.11 K. Kulm Muudetud eesmärki 2 3 3 3 12.01.11 K. Kulm „kvaliteedijuht“ asendatud „sisekontrolli juhtivspetsialistiga“ 2 4 3 4 12.01.11 K. Kulm Lisatud mõisted „siseauditi valdkond“, „auditeeritav“, „parendusettepanek“. Korrigeeritud olemasolevate mõistete selgitusi 2 - 3 5.2 12.01.11 K. Kulm Punkt lisatud 2 - 3 7.6 12.01.11 K. Kulm Punkt lisatud 2 - 3 7.8 12.01.11 K. Kulm Punkt lisatud 2 - 3 7.13 12.01.11 K. Kulm Punkt lisatud 2 - 3 7.14 12.01.11 K. Kulm Punkt lisatud 3 1; 5.1 4 1; 5.1 19.12.12 K. Kulm Standardite pealkirjad asendatud sõnadega „instituudis rakendatud rahvusvaheliste“ 3 5.5 4 5.5 19.12.12 K. Kulm Lisatud sõnad „ning instituudi võrgukettal kaustas Kvaliteet“ 3 7.14 4 7.14 19.12.12 K. Kulm Ajakohastatud sarja tähist 3 7.15 4 - 19.12.12 K. Kulm Punkt eemaldatud 3 9.3 4 - 19.12.12 K. Kulm Punkt eemaldatud 3 4 9.7 19.12.12 K. Kulm Lisatud EVS-EN ISO/IEC 17020:2006 4 5.5 5 5.5 06.03.15 K. Kulm Täpsustatud sõnastust 4 7.8 5 7.8 06.03.15 K. Kulm Lisatud mittevastavuse ja parendusettepaneku tegevused 4 7.9 5 7.9 06.03.15 K. Kulm Lisatud „otsus“ valdkonna kohta 4 9 5 9 06.03.15 K. Kulm Eemaldatud viide ISO 9001-le 5 7.7 6 7.7 31.07.18 K. Kulm Lisatud „auditi kriteeriumitele“ 5 7.8 6 7.8 31.07.18 K. Kulm Lisatud „standardile“ 5 7.9 6 7.9 31.07.18 K. Kulm Alapunkt 11) eemaldatud 5 7.12 6 7.12 31.07.18 K. Kulm Korrigeeritud sõnastust 5 7.13 6 - 31.07.18 K. Kulm Punkt eemaldatud 6 7 K. Kulm Muudatused seotud mittevastavuste ja parendusettepanekute registrite ühendamisega. Korrigeeritud sõnatust. 7 6.1 8 6.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku praktikaga 7 7.1 8 7.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku praktikaga 7 7.2 8 7.2 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust 7 7.5 8 7.5 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust 8 4 9 4 10.03.22 K. Kulm Lisatud „korrigeeriv tegevus“ 8 9 10.03.22 K. Kulm Läbivalt korrigeeritud sõnastust  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(1) juhendid Koostatud: 14.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 1 Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist SISEAUDITI VALDKONNA KAVA Siseauditi aastaplaani punkt ja valdkond Siseauditi läbiviimise aeg ja Auditeeritav koht periood Siseaudiitorid Siseauditi kriteeriumid Eesmärk Tegevused, vastutajad, kuupäevad, eeldatav kestus, koht Vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev) Auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)  Kinnitatud 15.03.2022 käskkirjaga nr 51 Sari: 1-1 Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Versioon: 9 Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja Lk: 1(1) juhendid Koostatud: 14.03.2022 Koostas: K. Kulm Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 2 Haldaja: sisekontrolli juhtivspetsialist SISEAUDITI VALDKONNA KOKKUVÕTE NR Valdkond ja eesmärk Siseauditi läbiviimise koht ja aeg Siseaudiitorid Auditeeritav periood Struktuuriüksuste esindajad Siseauditi lõppkoosolek (vajadusel) Läbiviimise aeg Osavõtjad 1. Auditi ulatus 2. Kokkuvõte leitud mittevastavuste/märkuste kohta 2.1. Mittevastavuse põhjus (märgib valdkonna eest vastutaja) 2.2. Tegevus mittevastavuse kõrvaldamiseks (märgib valdkonna eest vastutaja) 2.3. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja) 3. Positiivsed tähelepanekud 4. Üldine hinnang valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal 5. Parendusettepanekud 5.1. Ettepaneku hindamine ja otsus rakendamiseks (aktsepteeritud/ei aktsepteerita, põhjendus) (märgib valdkonna eest vastutaja) 5.2. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja) Lisad Koostaja (nimi, allkiri) Koostamise kuupäev Valdkonna eest vastutaja (nimi, allkiri, kuupäev) Levitamine