Saatja: Kärt Allert <
[email protected]>
Saadetud: 09.05.2023 19:20
Adressaat: Triin Elisabeth Teder <
[email protected]>; Kersti Mustsaar
<
[email protected]>; Kristiina Normet <
[email protected]>; RAB rahapesu
<
[email protected]>
Teema: IS kaardistus ning DHSis olevate dokumentide maht
Manused: alusfail_IS_kaardistus (1).xlsx
Head kolleegid
Dokumendihalduse konsolideerimise pilootprojekti ja sellele eelnenud analüüside käigus on selgunud, et
osa asutuste teabest on liikunud dokumendihaldussüsteemidest (edaspidi DHS) teistesse
infosüsteemidesse ja seda kahel suunal:
riiklikud kesksed süsteemid (RTIP, RHR, jm);
asutuste põhiinfosüsteemid (nt Kultuuriministeeriumi taotluste süsteem - taotlused, otsused,
käskkirjad, lepingud, jm; TTJA - tarbijakaitse ja tehnilise järelevalve infosüsteem - kirjavahetus,
otsused, jm).
Üha enam arendatakse asutuse põhiinfosüsteeme selliselt, et oleks hallatud protsess kui tervik, sh
protsessi käigus tekkiv teave. See eeldab aga teatud dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsuste
arendamist teistesse süsteemidesse (arhiveerimine, avalikustamine, Rahvusarhiivi üleandmine,
dokumentide menetlemine, jm). Tuginedes Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis läbi viidud
uuringutele, registreeriti DHS-ides 2019. aastal 732 000 dokumenti vähem kui 2018. aastal ning 2020. a
toimus vähenemine veel 240 000 dokumendi võrra. Seega dokumentide arv DHSides väheneb, kuid
puudub täpsem teadmine, mis ulatuses, mis ajakavas ning mis liiki teavet see puudutab, missugu sed on
süsteemide funktsionaalsused ning asutuste arendusplaanid lähitulevikus.
Ministeeriumide ja ka riigi jaoks tervikuna on see oluline sisend, et planeerida dokumendihalduse
arengusuundi, sh olemasolevate DHSide kui ka uue DHSi arendusi (tehnilised lahendused,
funktsionaalsused, jmt).
Sellest tulenevalt edastan teile Exceli faili, mis sisaldab 2 erinevat lehte (IS kaardistus; 2022. a
dokumendiliikide ja -mahud) ja palun need teil oma asutuse vaatest täita.
Kaardistuse eesmärgiks on saada asutustest ülevaade:
2023. a jaanuari seisuga teadaolevad IS arendused, mis mõjutavad dokumentide liikumist
asutuse DHSist teistesse infosüsteemidesse;
2021 ja 2022. aastal DHSis registreeritud dokumendiliigid ja -mahud.
Teie tagasisidet palun 31. maiks 2023.
Tervitades
Kärt Allert
talituse juhataja | Dokumendihaldustalitus
6269307 |
[email protected]
Rahandusministeerium*
Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn
626 9301 | http://www.fin.ee
*Justiitsministeeriumi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Rahandusministeeriumi ja
Sotsiaalministeeriumi dokumendihalduse korraldus on Rahandusministeeriumi põhimääruse § 30 1 p 22
alusel Rahandusministeeriumi ühisosakonna pädevuses.
Säästa loodust ja ära prindi seda e-kirja!
Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet.
This e-mail may contain information which is classified for official use.