Hankija vastus vaidlustusele

-866140 -147320 0 0 Lp Angelika Timusk Riigihangete v aidlustuskomisjon [email protected] Teie: 1 7 .0 6 .2025 Meie: 2 0 .0 6 .2025 Hankija: Riigi Tugiteenuste Keskus registrikood 70007340 [email protected] Esindaja : Mihkel Rääk r iigihangete talituse juhataja t el +372 5910 5124 e -post: [email protected] Teenuse tellija : Maa- ja Ruumiamet registrikood 70003098 e-post : [email protected] Riigikantselei r egistrikood 70004809 e-post: [email protected] Vaidlustaja: MINDTITAN OÜ registrikood 14131800 e-post : [email protected] Vaidlustaja esindaja d : Kristjan Jansons j uhatuse liige e-post : [email protected] Kolmas isik : STACC OÜ registrikood: 11672027 e-post: [email protected] REGIO OÜ registrikood: 12971967 e-post: [email protected] VASTUS VAIDLUSTUSELE r iigihankes „ Süvaõppe kasutusvõimalused ruumiandmete hõivel (Maa- ja Ruumiamet) “ (viitenumber 286764 ) Hankija taotlus ed : Jätta vaidlustus RHS § 197 lõige 1 punkti 4 alusel rahuldamata ning jätta jõusse hankija 06.06.2025 edukaks tunnistamise otsus , millega tunnistati edukaks ühispakkujate STACC OÜ ja REGIO OÜ pakkumus . Vaadata vaidlustus läbi kirjalikus menetluses. Jätta kõik vaidlustus menetlus e kulud, sh vaidlustus t elt tasutud riigilõiv ja vaidlustusmenetlusega seotud esindaja kulud, vaidlustaja kanda. ASJAOLUD Riigihangete vaidlustuskomisjon ( VAKO ) edastas hankijale 1 7 .0 6 . 202 5 teate esitatud vaidlustusest riigihanke s „ Süvaõppe kasutusvõimalused ruumiandmete hõivel (Maa- ja Ruumiamet) “ (viitenumber 286764 ) . VAKO palus hankijal esitada kirjalik vastus riigi hankes esitatud vaidlustuse kohta hiljemalt 2 0 .0 6 .2025 . Teabevahetus ja kõik vaidlustuse lahendamiseks vajalikud dokumendid on VAKO-le kättesaadavad riigihangete registrist ( RHR ) . Hankija 06.06.2025 edukaks tunnistamise otsus koos hindamiskomisjoni liikmete poolt allkirjastatud hindamise koondprotokolliga on leita v RHR-i tulemdokumentide lehe lt . Pakkujate teavitamine ühispakkujate STACC OÜ ja REGIO OÜ pakkumuse edukaks tun n istamise otsusest on leitav RHR-i teabevahetuse lehe rubriigist „Sõnumi d ettevõtjale“ ( sõnum 973732 ). Samalt lehelt on ka leitavad väljavõttena hindamiskomisjoni protokollist igale vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujale saadetud eduka pakkuja nimed ning hindamiskomisjoni põhjendused , mis andsid edukale pakkumusele eelise konkure eriva vastavaks tunni statud pakkumusega võrreldes (sõnumid 973735 ; 973736 ; 973738 ; 973740 ja 973741 ) . Vaidlustajale saadetud väljavõte hindamiskomisjoni protokollist on leitav sõnumist 973738 . Riigihanke alusdokumendid sh hindamismetoodika kirjeldus, treeningandmed ja nõuded proovitööle on kättesaadavad RHR-i alusdokumentide lehelt. Vaidlustaja taotleb hankija edukaks tunnistamise otsuse kehtetuks tunnistamist , millega hankija tunnistas edukaks ühispakkujate STACC OÜ ja REGIO OÜ pakkumuse. Vaidlustaja on seisukohal, et ta oleks pidanud saama proovitöö koodi eest 3 punkti rohkem ja riskianalüüsi eest 2 punkti rohkem ning hankija oleks pidanud tunnistama vaidlustaja pakkumuse edukaks. Hankija ei nõustu vaidlustuses esitatud seisukohtadega. Vaidlustuse teisel leheküljel alt kolmandas lõigus tõdeb vaidlustaja enda kui pakkuja kohta, et: „ Antud hankes on pakkuja mitmes punktis esitanud väiteid, mis on kas ebatõesed või ei ole vastavuses hankija enda sõnastatud hanke alusdokumentidega.“ . Hankija on seisukohal, et hankija 06.06.2025 edukaks tunnistamise otsus ja hindamiskomisjoni protokoll , millega tunnistati edukaks ühispakkujate STACC OÜ ja REGIO OÜ pakkumus , vasta vad õigusaktides ettenähtud nõuetele , on õiguspära sed ja põhjendatud . Hankija on lähtunud pakkumuste hindamisel riigi hanke alusdokumentides sh hindamismetoodikas sätestatud reeglitest ega p ole muutnud hindamiskriteeriumeid pakkumuste hindamise käigus. RHS § 52 lõige 2 loetleb pakkumuste esitamise tähtpäeva saabumisele järgnevad hankija kohustuslikud toimingud avatud hankemenetluses , § 52 l õige 3 sätestab hankijale avatud hankemenetluses pöördmenetlus e kasutamise võimaluse ning § 100 l õige 1 p unkt 4 sätestab aluse nõuda pakkujalt andmeid pakkuja majandustegevuse netokäibe kohta . Hanki ja ei ole ka eksinud RHS § 52 lõigete 2 ja 3 ning § 100 lõike 1 punkti 4 vastu nii nagu seda väidab vaidlustaja. Hankija on järginud kõiki enda seatud hanketingimusi avatud hankemen e tluses sh kontrollinud pakkuja te kõrvaldamise aluste puudumist , pakkujate vastavust seatud kvalifitseerimise tingimustele ning h innanud v astavaks tunnistatud pakkumusi enda sätestatud hindamismetoodika alusel ja e dukaks tunnista nud majanduslikult soodsaim a pakkumus e riigihanke alusdokumentides toodud hindamiskriteeriumide alusel vastavalt hindamismetoodikas kirjeldatule . Vaidlustaja e sitatud v aidlustus tuleb jätta rahuldamata. ÕIGUSLIKUD PÕHJENDUSED P roovi töö Hankija on kontrollinud kõikide pakkujate osas k õrvaldamise aluste puudumist ja vastavust kvalifitseerimise tingimustele lähtuvalt RHS-st ning riigihankes 286764 seatud hanketingimustest . Kõrvaldamise aluste puudumise ja kvalifitseerimise tingimus ele vastavuse kontrollimise etapp , pakkumuste vastavuse kontrollimise etapp ning vastavaks tunnistatud pakkumuste hindamise etapp, on eraldiseisvad etapid . Hankija on hinnanud vastavaks tunnistatud pakkumusi järgides RHS-i s ning hindamismetoodikas sätestatud reegleid . Hankija on järginud pakkujate võrdse kohtlemise ja riigihanke läbipaistvuse põhimõtteid, lähtudes hankeotsuste tegemisel riigihankes 289474 sätestatud hanketingimustest ning teinud kõik hankeotsused sh edukaks tunnistamise otsuse koos põhjendustega teatavaks ja esitanud vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja tele edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja pakkumust iseloomustavad andmed, mis andsid edukale pakkumusele eelise hindamismetoodika alusel . Vaidlustaja ei ole riigihanke 286 764 alusdokumente sh nõudeid proovitööle ega hindamismetoodikat vaidlustanud . Riigihanke alusdokumentides seatud tingimused on nii hankijale, kui vaidlustajale siduvad ning hankija on ka lähtunud hankeotsuste tegemisel enda seatud tingimus test. Hankija on edukaks tunnistamise otsust põhjendanud ning teinud selle ka pakkujatele teatavaks RHR-is. Hankija ei lisanud täiendavaid hindamiskriteeriume hindamise käigus ning ükski hindamiskriteerium ei olnud pakkujate jaoks salajane. V aidlustaja koodi jooksutamisel ilm nesid hankijale vaidlustaja koodi s tõrked . Kõikide teiste pakkuja te esitatud koodi jooksutamisel samalaadi tõrge puudus . Esmaste tõrgetega pöördus hankija vaidlustaja poole ja küsis selgitusi koodi jooksutamiseks. Pakkuja selgitas ning see lahendas koodi jooksutamise tõrked osaliselt ehk teisisõnu tõrked jätkusid. Kood ei jooksnud ja peamine veateade oli seotud tundmatu geomeetriaga. Veateade ei tuvastanud sisendandmete ebasobivust. Hankija hindamiskomisjon jätkas katsetega kood tööle saada, jagades koodi Keskkonnaministeeriumi Infotehnoloogiakeskus e spetsialistiga, kuid veateade oli sama. Lõpuks, kui sisendiks võeti teine pilt, siis probleemid lahenesid. Hankija jagas seejärel koodi hindamiskomisjoni koosseisu kuuluva masinõppespetsialistiga, et koodi ka väljaspool haldusala jooksutada ja näha, kas viga võis olla tingitud hankija seadmetest, taristust või võrgusätetest. Väline ekspert sai piltidega 13 ja 14 samad tulemused , mis kinnitas hankijale, et probleem oli pakkuja koodis. Tingimus, et t estimisel antakse pakkujatele ette 1 testpilt suurusega kuni 0,5GB ning t estpilt edastatakse nii TIF kui ka PNG formaadis , puudutab nõudeid proovitööle ning antud nõuet on hankija ka järginud. Hankija ei ole eksinud proovitöö nõuete vastu ega neid eiranud. Proovitöö nõuded, sh testimise tingimused, on sätestatud proovitöö korraldusele. Proovitöö testimine ja pakkuja koodi hindamine on kaks eri nevat asja. P roovitöö nõuete kohaselt : "Proovitöö üks osa on mudeli testimine, mis toimub hankija poolt ette antud testandmetel piiratud aja jooksul. “ [...] . Proovitöö tulemusel valminud mudel pidi läbima testimise. Vastav a lt proovitöö nõuetele pidid ja viisid m udeli testimise läbi pakkujad enda taristul ning esita sid hankijale tulemuse, mis sisaldas mudeli tuvastatud aknad raster- või vektorkujul (formaadid proovitöö väljundite osas). Testimine toimu s 2 päeva enne pakkumuste esitamise tähtaega kell 10.00 – 13.00. Hankija a ndis kõikidele riigihanke juurde registreerunud huvitatud isikutele te a da testimise ajast ning ligipääsu treeningandmetele ning testpildile läbi RHR-i teabevahetuse (sõnumid 950974 ; 951224 ; 952258 ; 956274 ; 956277 ; 956284 ; 956297 ; 956302 ; 956305 ja 958159 ) . Pakkuja d esita sid allkirjastatud testimise tulemuse pakkumuse koosseisus. Proovitöö testimine toimus enne pakkumuse esitamist. Koos pakkumusega esitati ja proovitöö all hinnati kolme proovitöö tulemit: testimise tulemus, mudeli kood ja proovitöö kirjeldus. Vaidlustaja väidab ekslikult, et hankija on mudeli koodi hindamisel läinud vastuollu enda seatud nõuetega, jooksutades pakkujate koode muudel piltidel kui pakkujatega jagatud pildil nr 14. Koodi hindamisel on välja toodud, et kood peab olema kommenteeritud, hästi toimiv, loogiline ja Pythoni keeles ning seda vaadati nii vastavuskontrollis , kui ka hindamisel. Hankija ei ole üheski alusdokumendis väitnud, et pakkujate koodi hindamisel lähtutakse koodi toimimisest vaid pildil nr 14. Kuna kõikide lähteandmete puhul on tegemist samaväärsete andmetega, kasutas hankija koodide jooksutamisel teadlikult ka teisi pilte ning selline hankija tegevus on kooskõlas hankija riigihanke alusdokumentides sätestatud reeglitega. Hankija ei ole proovitöö tingimustes väljendanud seda, et lähteandmed oleksid ilma igasuguse eeltöötluseta. Lähteandmeteks olevad kaldpildid on toodetud kaameraga, mis pildistab neljas erinevas suunas. Need katavad suurt vaatesektorit ja on mahult suured. Pilti nr 13 on pööratud seetõttu, et see on tehtud nö tahavaatavast kaamerast, mis oma positsiooni tõttu pildistab tagurpidi. On ootuspärane, et kaldpilte on vaja eeltöödelda (nt pöörata). Pööramine on levinud eeltöötluse samm selliste masinõppeprojektide puhul, kus alusandmeteks on pildid. Ka pakkujatele edastatud treeningandmete seas oli pööratud pilte, mistõttu peaks kõik pakkujate koodid oskama arvestada ja jooksma pööratud piltidega. P iltide pööramine ei ole mõjutanud mudeli toimimist. P ilt nr 13 on pööratud rohkem, kui teised pildid 90 kraadi asemel 180 kraadi , kuid se da pole ebatavalisel või äärmuslikul viisil muudetud . Pakkujatel oli võimalus tutvuda lähteandmetega, sh pööratud piltidega, treenimise etapis kogu hanke testimisele eelneval ajal. Mudelid peaksid suutma objekte tuvastada pikslipõhiselt, olenemata, kas pikslid on pööratud või mitte. Kuigi pilt nr 13 on pööratud, on see samaväärne teiste lähteandmetega, kuna tuvastuse jaoks olulised aspektid nagu pildi sisu, suurus, piksli kuju, eraldusvõime, spektraalsed omadused ja objektistruktuur säilisid muutumatuna. Tehisarul põhinevate mudelite üks aluspõhimõtteid on, et mudel peab olema robustne, st mitte liiga tundlik sisendi osas. Pildi pööramine on rahvusvaheliselt aktsepteeritud praktika nt sisendandmete augmenteerimisel (juurde tootmisel) või mudeli robustsuse testimisel, mis aitab hinnata mudeli üldistusvõimet. Piltide pööramise praktikat kinnitab ka see, et pakkuja on ise lähteandmeid augmenteerides pööranud. Väljavõte pakkuja projektiplaanist: " A ndmete argumenteerimine A itab parandada mudeli üldistusvõimet ja olemasolevast treeningandmete kogusest maksimumi välja võtta. Olemasolevaid pilte transformeeritakse, luues nendest uusi variatsioone, mis säilitavad originaali semantilise sisu, kuid esitavad seda erineval kujul. Ortofotode puhul võib selline andmete rikastamine hõlmata piltide pööramist erinevate nurkade all, peegeldamist, lõikamist, värvi muutmist, heleduse ja kontrasti reguleerimist ning müra lisamist." Väljavõte vaidlustaja proovitöö kirjeldusest: „Kuna andmestik oli väike, kasutasime rohkem andmetäiendusvõtteid. Kasutatud augmentatsioonid: VerticalFlip HorizontalFlip RandomRotate90 RandomBrightnessContrast HueSaturationValue GaussianBlur GaussNoise Täiendavalt oleks olnud võimalik rakendada ka keerukamaid transformatsioone.“ T õele ei vasta vaidlustaja väide, et pildi pööramine on tehniliselt oluline nüanss. Vaidlustaja kood ei jooksnud pildil nr 13 , kuid samas andis tulemuse teisel pildi l. K una kood ei toiminud kõikidel piltidel tõrgeteta, tekitas see hindamiskomisjonis küsimusi , mistõttu polnud võimalik vaidlustaja pakkumusele maksimaalseid punkt e omistada . Hankija hindamiskomisjon püüd is leida koodi tõrgetele vastust , et mh omistada hindamismetoodika alusel vaidlustaja pakkumusele korrektsed punktid. Kokku jooksutas vaidlustaja koodi 3 inimest eraldiseisvalt ja veateated olid täpselt samad: probleem geomeetriaga. Veateatel puudub otsene viide pildile või selle pööramisele . V eateade ei tule pildi pööramisest. Tavapärane on hoida k ood nii lihtsana kui võimalik ja tuvastada vigade juurpõhjus . Selle on hankija välja toodud ka proovitöö nõuetes viidatud Clean Code üld põhimõtete punktis 2 ja 4 (General rules ). Proovitöö nõuetes on hankija ka selgesõnaliselt öelnud, et h ästi toimiv kood on kooskõlas koodi loomise hea tavaga ning, et aluseks võib võtta nt Robert C. Martini “Clean Code” põhimõtted ( Summary of 'Clean code' by Robert C. Martin · GitHub ). K ui vaidlustaja kood oleks hea tava kohaselt sisaldanud sisendi valideerimist (st juurpõhjuse tuvastamist ning teavitust selle kohta, kui sisendandmed on koodi jaoks ebasobivad), siis oleks olnud tekkinud tõrge paremini diagnoosi tav ning võimalik, et küsimusi koodiga p oleks hindamiskomisjonil tekkinud. Hankija hindamiskomisjon tegi omaltpoolt piisavalt koodi tööle saamiseks ja vea tuvastamiseks, kuid koodi valikuline toimimine ning ebamäärased veateated tekitasid hindamiskomisjonis põhjendatud küsimusi, mistõttu ei saa vaidlustajale koodi eest omistada maksimumpunkte. H ankija ei ole läinud vastuollu proovitöö reeglitega ega hindamismetoodikas sätestatud tingimustega . Hankija jooksutas koodide toimivuse hindamisel neid teadlikult mitmel pildil ja ei olnud piiratud üksnes testimisel kasutatud pildiga nr 14. Riskianalüüs projektiplaanis Hankija on hinnanud vaidlustaja vastavust kvalifitseerimise tingimusele vastavalt ha n kija seatud kvalifitseerimise tingimustele ning hankija on omistanud majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamiseks punkte ja hinnanud pakkumusi hindamismetoodika alusel . Kvalifitseerimise tingimustele vastavuse kontroll ja pakkumuste hindamine hindamismetoodika alusel on kaks erinevat asja , mida vaidlustaja ekslikult samastab. Hindamiskomisjon ei ole võtnud punkte maha pakkuja likviidsuse tõttu vaid seetõttu, et pakkuja ei ole riskianalüüsis piisavalt selgitanud enda valitud metoodikast tulenevat ajakava riski ega sisuliselt selle ma a nd a mismeetmeid. Protokollis on viidatud potentsiaalsele rahavoo riskile , mille fookus on ajakava teostamise riskil. Hankijale jääb arusaamatuks, miks vaidlustaja omistab riskianalüüsis kaotatud punktid eelkõige majanduslikele näitajatele. Protokollis on selgelt fookuses metoodikast tulenev surve 1. aasta ajakavale ja rangele tähtajale, sealjuures peab hindamiskomisjon pakkuja võimekust töid teostada üldiselt heaks, aga mitte maksimumpunktide vääriliseks. Väljavõte hindamiskomisjoni protokollist: "Ajakava ja eelarve on üldiselt realistlikud (90€/h, lõpus 3 kuud puhvrit), samas on pakkumusel kõrgendatud risk, et integreeritud mudeli puhul ei jõua pakkuja 1. aastaga nõutud osa (st 2 nähtuse tuvastamist) üle anda." Hankija h indmaiskomisjon on oma p rotokollis vaidlustajale 3 punkti omistamisega mh selgitanud, et r iskianalüüsis on määratud vastutajad ning r iskianalüüs tagab hankija hinnangul mõningate mööndustega hankelepingu nõuetekohase täitmise ja vastab seega üle keskmise riigihanke alusdokumentides kirjeldatud hankija ootustele. Hankija ei väida, et vaidlustaja ei oleks ajakavaga seotud riske hinnanud. Hindamiskomisjon peab vaidlustaja riskide hindamist üldiselt heaks, kuid toob välja, et vaidlustaja pole oma metoodikavalikust tulenevalt piisava detailsusega ajakava riske läbi mõelnud ja kirjeldanud. Hindamis p rotokolli sõnastus e kohaselt : "Ajakava ja eelarve on üldiselt realistlikud (90€/h, lõpus 3 kuud puhvrit), samas on pakkumusel kõrgendatud risk, et integreeritud mudeli puhul ei jõua pakkuja 1. aastaga nõutud osa (st 2 nähtuse tuvastamist) üle anda. Riskide ja nende maandamismeetmete kirjeldus näitab pakkuja arusaamist ja üldist võimekust riske maandada, kuid mõne teguri osas on riskianalüüs puudulik. Riskianalüüsis on kõrgendatud ajakava risk ja pakkuja potentsiaalne rahavoo risk (3 mudeli asemel on 1, st ka pikem aeg enne osamakset) välja toomata ja maandamata." . Siin on silmas peetud rõhuasetust sõnal kõrgendatud. Hindamiskomisjoni liikmed süüvisid põhjalikult riskianalüüsi. Ajakava muutustega seotud riske on analüüsis isegi mitu (nt ajakavast ei peeta kinni, hankija võtmeisiku kättesaamatus, andmete ettevalmistamine Ma a- ja Ru umiameti poolt viibib), aga puudulikuks pidas hindamiskomisjon just pakkuja metoodikast (kolmest mudelist koosnev integreeritud mudel esimese aasta jooksul) tuleneva ajasurve maandamist esimesel aastal (kus puhveraeg tähtajani on 0 nädalat). Tegemist on ambitsioonika ettevõtmisega teostada esimesel aastal vähemalt 1,5 kordne tööde maht. Sealjuures peavad integreeritud mudeli edukaks tunnistamise jaoks olema täidetud kõigi kolme andmegrupi (teed, vooluveekogud, hooned) sihttasemed, semantilised ja geomeetrilised ootused korraga. Hankijal peab olema aega kõigi andmegruppide jaoks toota treeni n gandmeid, vahetulemusi testida, tagasisidet anda ning kaardistajate töökiiruse muutusi mõõta. Vahe- ja lõpptulemusi valideeritakse ka lõppkasutajate peal (EHR, PÄA) ning pakkuja peab jõudma tööde üle andmiseks koostada ka kolme etapi dokumentatsioonid. Hankija ei väida, et 1,5-kordne töö maht esimesel aastal on võimatu, kuid olematu puhveraeg I aasta lõpus ja esimese aasta töömahu mitte adresseerimine riskianalüüsis tekitas hindamiskomisjonis kahtluse, et pakkuja arvab, et esimese kahe mudeli üleandmise tähtaeg on libisev, mida see aga ei ole . Hankelepingu projekti punkti 3.1.1 kohaselt I ja II etapi tööd (I ja II mudel) ja aruanded antakse üle hiljemalt 12 kuu jooksul, pärast hankelepingu sõlmimist. Sama hankelepingu projekti punkti 3.1.3 kohaselt lepingu punktis 3.1 ja 3.1.1. kehtestatud töö üleandmise tähtpäevad ning p unktis 2.1. esitatud tööde maksumus jääb muutmata , isegi kui on vajadus täpsustada aja- ja tegevuskava. Tempokas ajakava esimesel aastal võib realiseeruda hoopis kvaliteedi languses (nt kiirendatud projekti ettevalmistus või hankija/lõppkasutajate piiratud testimisvõimalus), et tähtajast kinni pidada. Hankija hindamiskomisjon jääb vaidlustaja osas protokollis toodud seisukohale, et „r iskianalüüs tagab tellija hinnangul mõningate mööndustega hankelepingu nõuetekohase täitmise ja vastab seega üle keskmise riigihanke alusdokumentides kirjeldatud tellija ootustele" , kuid ei saa öelda, et hankijal oleks täis veend umus vaidlustaja korrektses lepingu nõuetekohase täitmise võimekuses, mistõttu ei saa omistada riskianalüüsi eest maksimumpunkte. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Mihkel Rääk Riigihangete talituse juhataja Lisa 1 Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord KÄSKKIRI 30.03.2023 nr 1-2/23/22 Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja hankelepingute sõlmimise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 21.01.2022. a käskkirja nr 1-2 / 006 „Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: RTK töötajad Koostaja: Helina Kudu  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 1 / 12 Riigihangete korraldamise teenus (K14) Protsess: Riigihangete korraldamine Protsessi omanik: RHO juhataja Versioon: 9 Kinnitatud: kuupäev digiallkirjas Riigihangete korraldamise ja hankelepingute sõlmimise kord sisaldab: 1. ÜLDPÕHIMÕTTED .................................................................................................................. 1 2. MÕISTED JA LÜHENDID ........................................................................................................ 2 3. HANKEPLAANI KOOSTAMINE ............................................................................................ 3 4. RIIGIHANGETE ETTEVALMISTAMINE JA KORRALDAMINE RHO POOLT ................ 5 5. VÄIKEOSTUDE LÄBIVIIMINE .............................................................................................. 8 6. RAAM- VÕI HANKELEPINGU SÕLMIMINE ....................................................................... 9 7. RAKENDUSSÄTTED ............................................................................................................. 11 1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1. Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) riigihangete korraldamise ja hankelepingute sõlmimise korras (edaspidi kord) kehtestatakse ühtsed reeglid RTK ja RTKga riigihangete tugiteenuse osutamise kokkuleppe (edaspidi kokkulepe) sõlminud asutuste (edaspidi asutus) riigihangete planeerimisel, korraldamisel ning raam- või hankelepingute sõlmimisel. 1.2. Korras toodud nõuetest kinnipidamise eest vastutavad kõik RTK töötajad ja korrast lähtuvate asutuste töötajad ning RTKga kokkuleppe sõlminud asutuste töötajad kokkuleppes sätestatud ulatuses. 1.3. RTK korraldab riigihankeid ning sõlmib raam- või hankelepinguid RTK ning RTKga kokkuleppe sõlminud asutuste vajadustest lähtuvalt. 1.4. RTK osutab asutusele riigihangete korraldamise tugiteenust kokkuleppes fikseeritud tingimustel ja ulatuses ning RTK töötajatele vastavalt korras sätestatule. RTKs vastutab riigihangete korraldamise ja tugiteenuse osutamise eest riigihangete osakond (edaspidi RHO). Riigihangete seaduses sätestatud hankija õigusi ja kohustusi täidavad RTK ja asutus ühiselt, võttes aluseks kokkuleppes määratud pädevuste jaotuse. 1.5. RTK ei korralda riigihankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija. 1.6. Asutusel on võimalik lähtuda korrast ulatuses, milles asutus ei ole kehtestanud eraldi hankekorda. Kokkuleppes võivad RTK ja asutus täpsustada hankekorra kohaldamise tingimusi. 1  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 2 / 12 1.7. Asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel ning muude riigihangete seaduse kohaselt riigihankeks kvalifitseeruvate menetluste puhul lähtutakse riigihangete seadusest, muudest õigusaktidest ja korrast. RHO tagab riigihangete õiguspärase korraldamise ja riigihangete tugiteenuse korrektse ning kvaliteetse osutamise. 1.8. Riigihankega seotud teabevahetus ja pakkumuste või taotluste esitamine ning menetlemine toimub elektrooniliselt, välja arvatud riigihangete seaduses sätestatud juhtudel. 1.9. Riigihangete planeerimisel ja korraldamisel arvestatakse võimalusel sotsiaalsete kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega. 1.10. Asutustele ja RTK töötajatele riigihangete valdkonna nõustamisteenuse osutamisel annab RHO nõu kõigis riigihankeid ja RTK poolt läbi viidud riigihangete tulemusel sõlmitud lepinguid puudutavates küsimustes. 1.11. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad:  lähteülesande koostamise ja esitamise eest vastutavale isikule;  RHO töötajale;  raam- või hankelepingu sõlmimist korraldavale isikule;  raam- või hankelepingu täitmise eest vastutavale isikule;  väikeostu korraldavale isikule;  väikeostu lepingu täitmise eest vastutavale isikule. 1.12. Toimingupiirangu kohaldamise kord ja tingimused RTKs sätestatakse RTK töökorralduse reeglites. Asutuse töötaja toimingupiirangust kinnipidamise, teavitamise ja taandamise eest vastutab asutus vastavalt asutuse sätestatud korrale. 1.13. Korra lisad Korra lisad (vormid ja juhised) on töödokumendid, mida ei kinnitata korra koosseisus käskkirjaga ja mille muutmise, täiendamise, täpsustamise õigus on protsessi omanikul. Vormi või juhise muutmisel tagab protsessi omanik, et muudetud vormid ja juhised oleksid kättesaadavad ja avaldatud sise- ja/või välisveebis ning muutusest on vormide ja juhiste kasutajaid teavitatud.  K14 L1 – väikeostu dokumendi vorm;  K14 L2 – lähteülesande vorm;  K14 L3 – hankeplaani sisendi vorm;  K14 L4 – raam- või hankelepingu lõppemise teate vorm;  K14 L5 – hindamiskomisjoni liikme huvide konflikti puudumise kinnituse vorm. 2. MÕISTED JA LÜHENDID  Dokumendihaldussüsteem (DHS) – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mida kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja hoidmiseks.  Keskne riigihange – RTK kui keskse hankija ettevalmistatav ja läbiviidav riigihange, mis hõlmab ühe või mitme asutuse hankevajadusi ning mille tulemusena sõlmib rahalist kohustust mittesisaldava raamlepingu RTK või rahalist kohustust sisaldava raamlepingu või hankelepingu asutus. 2  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 3 / 12  Kulujuht – RTK peadirektori või asutuse juhi poolt määratud töötaja, kes vastutab kulutuste tegemisel konkreetse kuluüksuse eelarve piisavuse eest.  Lähteülesanne – sisendi andja poolt RHOle lähteülesande vormil esitatav sisend riigihanke korraldamiseks.  Otsustusõiguslik isik – isik, kellel on RTKs või asutuses õigus otsustada rahaliste vahendite kasutamise üle.  Riigihangete register – töökeskkond hankijatele riigihangete korraldamiseks ja haldamiseks ning pakkujatele riigihangetel osalemiseks https://riigihanked.riik.ee/rhr- web/#/.  Riigihangete tugiteenus – riigihangete korraldamise teenus, sh nõustamine ning riigihanke ettevalmistamine, korraldamine ja toimingute tegemine asutuse nimel.  RHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakond.  Sisendi andja – RTK töötaja või RTKga kokkuleppe sõlminud asutus.  Töötaja – RTK või asutusega avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olev ametnik või eraõiguslikus töösuhtes olev töölepinguline töötaja.  Vastutav isik – RHO töötaja, kes vastutab riigihanke nõuetekohase ja eesmärgipärase korraldamise eest.  Väikeost – asjad, teenused ja ehitustööd, mis hangitakse korra alusel ja mille käibemaksuta maksumus on väiksem kui korra punktis 3.3.3 nimetatud summad.  Väikeostu dokument – väikeostu eesmärgi, tulemuste, planeeritud eelarve ja finantseerimisallikate kirjeldus.  Ühishange – RTK läbiviidav riigihange, mis hõlmab rohkem kui ühe asutuse hankevajadusi ja kus üheks sisendi andjaks on RTK.  Üleriigiline keskne riigihange – keskne riigihange või ühishange, millega võivad hankijatena liituda nii kokkuleppe sõlminud kui ka kokkulepet mittesõlminud asutused. 3. HANKEPLAANI KOOSTAMINE 3.1. Tegevuses osalejad ja vastutajad on RHO töötajad, RTK juhtkond ja RTK korrast lähtuvate asutuste töötajad. 3.2. Sisendi kogumine hankeplaani koostamiseks 3.2.1 RHO esitab igal aastal hiljemalt detsembris hankeplaani koostamiseks vormikohase (K14 L3) sisendi kogumise päringu RTK juhtkonna liikmetele ning RTKga kokkuleppe sõlminud asutustele järgmise aasta hankevajaduste kohta. 3.2.2. Esialgse hankeplaani sisendi küsimiseks järgmise aasta I kvartaliks esitab RHO päringu igal aastal hiljemalt septembris. 3.2.3. Sisendi andja esitab RHOle vormikohase hankeplaani sisendi, päringus märgitud tähtajaks. 3.2.4. Hankeplaani sisend peab kajastama kõiki sisendi andja planeeritavast eelarvest või muudest alustest tulenevaid vajadusi riigihangeteks, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on vähemalt 30 000 eurot (sh summeritavad hanked) või mis riigihangete seaduse või 3  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 4 / 12 riigihanke rahastaja finantseerimistingimuste kohaselt nõuavad toiminguid riigihangete registris. Juhul, kui sisendi andja soovib RHOlt taotleda madalama eeldatava maksumusega riigihanke korraldamist, esitab sisendi andja taotletava riigihanke kohta nõuetekohased andmed hankeplaani sisendis. 3.2.5 Riigihanke eeldatava maksumuse määramisel tuleb sisendi andjal lisaks riigihangete seaduses sätestatule arvestada järgmisi põhimõtteid:  riigihankeid ei tohi kunstlikult osadeks jagada eesmärgiga vältida riigihangete seadusest tulenevaid kohustuslikke menetlusreegleid;  kui riigihanke objekti hooldust ja tarvikuid on võimalik hankida vaid toote pakkujalt, arvestatakse riigihanke eeldatava maksumuse hulka ka hoolduse ja tarvikute eeldatav kulu;  asja ostmisega kaasnev väljaõppekulu arvestatakse riigihanke eeldatava maksumuse sisse. 3.3. Hankeplaani koostamise põhimõtted 3.3.1. Hankeplaanis fikseeritakse RTK ja RTKga kokkuleppe sõlminud asutuste riigihangete vajadustest lähtuvalt ühte kalendriaastasse planeeritud RHO poolt korraldatavad riigihanked. 3.3.2. Hankeplaani koostab RHO ja hankeplaani kantakse riigihanked, mille korraldamisel on riigihangete seaduse kohaselt nõutud toimingute tegemine riigihangete registris. RHO võib hankeplaani lisada ka need riigihanked, mille korraldamisel ei ole nõutud riigihangete seaduse kohaselt toimingute tegemine riigihangete registris, kuid mida RTK või asutus soovib läbi viia riigihangete registris lähtuvalt hankelepingu esemest või rahastaja tingimustest või muu põhjendatud vajaduse tõttu. 3.3.3. Riigihangete seaduse kohaselt on riigihangete registris kohustus teha toiminguid alljärgnevate piirmääradega riigihangete osas:  asjade ostmine ja teenuste tellimine eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 30 000 eurost;  eriteenuste tellimine, teenuste kontsessioonilepingu sõlmimine, sh eriteenuste kontsessioonilepingu sõlmimine ja ideekonkursi korraldamine eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 60 000 eurost;  ehitustööde tellimine eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 60 000 eurost;  ehitustööde kontsessioonilepingu sõlmimine, sotsiaalteenuste tellimine, sh sotsiaalteenuste kontsessioonilepingute sõlmimine eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 300 000 eurost. 3.3.4. Hankeplaanis kajastatakse iga planeeritava riigihanke kohta vähemalt:  sisendi andja lähteülesande esitamise eest vastutav isik;  riigihanke nimetus ja objekti lühikirjeldus;  lähteülesande RHOle esitamise tähtpäev;  hanke- või raamlepingu kestvus ja eeldatav sõlmimise tähtpäev;  hanke- või raamlepingu eeldatav maksumus; 4  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 5 / 12  riigihanke korraldamine üleriigilise keskse riigihankena, mitme asutusega keskse riigihankena või ühishankena. 3.3.5. Mitme asutusega keskse riigihanke või ühishanke korraldamise otsustab kokkuleppes fikseeritud erisusi arvestades õiguslikel ja otstarbekuse kaalutlustel RHO koostöös asutustega. 3.3.6. Üleriigiliste kesksete riigihangete korraldamise otsustab RTK eelkõige ressursi saadavusest lähtuvalt. Vajadusel võib RTK määrata üleriigilise keskse riigihankega ühinemise kokkuleppe tingimused, sh esinduse ulatuse, kulude hüvitamise või tasu maksmise, avaldades need RTK veebilehel. 3.4. Hankeplaani kinnitamine ja avalikustamine 3.4.1. Enne hankeplaani kinnitamist kooskõlastab RHO kokkuleppe tingimustest tulenevalt hankeplaani kõigi sisendi andjatega vähemalt sisendi andja poolt antud sisendi ulatuses. 3.4.2. RTK peadirektor kinnitab jooksva aasta hankeplaani hiljemalt kümne tööpäeva jooksul pärast hankeplaani kooskõlastamist sisendi andjate poolt. RHO korraldab hankeplaani avaldamise RTK välisveebis ning teavitab sisendi andjaid hankeplaani kinnitamisest. 3.4.4. Asutused, kellele RTK osutab kokkuleppe kohaselt riigihangete tugiteenust ning kelle riigihankevajadused on hankeplaanis kajastatud, eraldiseisvat hankeplaani kinnitama ei pea ja asutuse hankeplaaniks loetakse RTK koostatud ja kinnitatud hankeplaan. 3.5. Hankeplaani muutmine ja hankeplaanivälise riigihanke korraldamine 3.5.1. Hankeplaan kinnitatakse üks kord aastas ja hankeplaanivälise riigihanke korraldamine või hankeplaanikohase riigihanke hankevajaduse muutumine ei too kaasa hankeplaani uut kinnitamist. 3.5.2. Hankeplaanis kinnitatud riigihanke korraldamiseks hankeplaanis sätestatust erineval ajal või riigihanke vajaduse muul viisil muutumisest teavitab sisendi andja RHOd esimesel võimalusel. 3.6. Hankeplaani täitmise aruandlus 3.6.1. RHO esitab RTKle ja asutustele hankeplaani täitmise aruande üks kord kvartalis eelmise kvartali kohta kokkuleppes määratud aja jooksul pärast kvartali lõppu ning kokkuleppe alusel hankeplaani täitmise analüüsi kord aastas enne uue hankeplaani kinnitamist. 4. RIIGIHANGETE ETTEVALMISTAMINE JA KORRALDAMINE RHO POOLT 4.1. Tegevuses osalejad ja vastutus 4.1.1. Tegevuses osalejad ja vastutajad on RTK töötajad ja RTK korrast lähtuvate asutuste töötajad ning RTKga kokkuleppe sõlminud asutuste töötajad kokkuleppes sätestatud ulatuses. 5  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 6 / 12 4.1.2. RHO vastutab riigihanke korraldamisel riigihangete seaduse ja teiste õigusaktide korrektse järgimise ning kokkuleppe tingimuste täitmise eest. RHO korraldatavate riigihangete puhul suhtleb menetluse käigus riigihankel osalemisest huvitatud ettevõtjate, taotlejate ja pakkujatega RHO. Sisendi andja menetluse käigus riigihankel osalemisest huvitatud ettevõtjate, taotlejate ja pakkujatega otse ei suhtle ning riigihanke menetluse kohta kolmandatele isikutele informatsiooni ei avalda, välja arvatud RHOga eelnevalt kooskõlastatud juhtudel. 4.1.3. Hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse kvaliteedi tõstmiseks või keskmisele turuhinnale vastava hinnataseme määramiseks viib turu-uuringu läbi sisendi andja, RHOl on nõustav roll, sh annab RHO vajadusel nõu kuidas turu-uuringut läbi viia. Info läbi viidud turu-uuringu kohta esitatakse RHOle lähteülesandes. 4.2. Lähteülesande koostamine 4.2.1. RHO töötaja edastab riigihanke ettevalmistamiseks hankeplaanis märgitud lähteülesande esitamise eest vastutavale isikule meeldetuletuse lähteülesande esitamise kohta üks kuu enne lähteülesande esitamise tähtpäeva. Meeldetuletust ei edastata juhul, kui lähteülesande valmistab ette RHO. 4.2.2. Lähteülesande esitamise eest vastutav isik edastab korraldatava riigihanke vormikohase lähteülesande (K14 L2) RHOle aadressile [email protected] hankeplaanis sätestatud kuu esimeseks tööpäevaks. Lähteülesande esitamise eest vastutav isik vastutab lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse, sh riigihanke eeldatava maksumuse määramise ning olemasolevate rahaliste vahendite piisavuse eest lähteülesandekohase teenuse tellimise või asja ostmise jaoks. 4.2.3. Hankeplaanis mittekajastatud riigihanke korraldamiseks esitab sisendi andja põhjendatud taotluse RHOle tuues välja korra punktis 3.3.4 kirjeldatud andmed ja hankeplaani lisamata jätmise põhjendused. Täiendava riigihanke korraldamise otsustamine toimub kokkuleppes sätestatud tingimustel RHO ja asutuse koostöös. RTKs tuleb täiendava riigihanke korraldamise vajadus kooskõlastada peadirektoriga enne RHOle lähteülesande esitamist. 4.3. Riigihanke alusdokumentide koostamine ja kooskõlastamine 4.3.1. Igale korraldatavale riigihankele määrab RHO juhataja või tema poolt määratud isik vastutava isiku. Vastutav isik peab kooskõlastama riigihanke alusdokumendid, alusdokumentide muudatused ja vastuvõetavad otsused osakonna juhataja või tema poolt määratud isikuga. Vastutav isik võib kooskõlastada riigihanke menetluse käigus taotlejale või pakkujale esitatavad selgitused ning küsimused osakonna juhataja või tema poolt määratud isikuga. 4.3.2. Sisendi andjaga kooskõlastatakse riigihanke alusdokumendid ja nende muudatused, juhul kui muudatus on sisuline (nt muudetakse tehnilist kirjeldust) ja muudatuse tõttu peab pikendama pakkumuste esitamise tähtaega, ning vastuvõetavad otsused. 6  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 7 / 12 4.3.3. Riigihanke alustamise eelduseks on sisendi andja otsustusõigusliku isiku poolt riigihanke alusdokumentide kooskõlastamine kokkuleppes sätestatud ulatuses. RTKs kooskõlastab riigihanke alusdokumendid kulujuht, kes kinnitab kooskõlastuse andmisega rahaliste vahendite olemasolu ja riigihanke tehnilise kirjelduse sobivust. Kooskõlastus edastatakse vastutavale isikule kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 4.3.4. Keskse hanke puhul koostab riigihanke alusdokumendid (sh tehnilise kirjelduse) RHO. RTKga hanketeenuse osutamiseks teenusleppe sõlminud asutused edastavad otsustusõigusliku isiku kinnituse hankes osalemise soovi ja hankelepingu alusel tasu maksmiseks vajalike rahaliste vahendite olemasolu kohta. Asutused, kes ei ole hanketeenuse osutamiseks teenuslepet sõlminud, annavad RHOle riigihanke läbiviimiseks volituse. Volituse andmisega kooskõlastavad nad riigihanke alusdokumendid. 4.4. Riigihanke korraldamine/läbiviimine 4.4.1. Vastutava isiku ülesanded riigihanke korraldamisel on muuhulgas:  lähteülesande täpsustamine koostöös lähteülesande esitamise eest vastutava isikuga (sh vajadusel eeldatava ajakava esitamine ja võimalikuks kohtumiseks ettepaneku tegemine);  keskse hanke puhul tehnilise kirjelduse koostamine ja hanke jaoks vajaliku sisendi kogumine;  hankemenetluse liigi valimine;  riigihanke alusdokumentide koostamine, sh raamlepingu ja hankelepingu projektide koostamine koostöös lähteülesande esitamise eest vastutava isikuga;  nõuetekohane kooskõlastamine;  riigihanke läbiviimine;  pakkujatega läbirääkimiste korraldamine ja läbirääkimistel osalemine;  selgituste andmine riigihankel osalemisest huvitatud ettevõtjatele, taotlejatele ja pakkujatele vajadusel koostöös lähteülesande esitamise eest vastutava isikuga;  vajadusel riigihanke otsuste kohta seisukoha küsimine lähteülesande esitamise eest vastutavalt isikult;  riigihanke otsuste tegemine;  taotlejate, pakkujate ja lähteülesande esitamise eest vastutava isiku teavitamine tehtud otsustest;  ametijuhendist või asutusega sõlmitud kokkuleppest tulenevate muude kohustuste täitmine. 4.5. Pakkumuste hindamine 4.5.1. Vajadusel moodustab sisendi andja pakkumuste hindamiseks hindamiskomisjoni, kuhu kuuluvad sisendi andja määratud liikmed, kes omavad riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. RTKs või RTK korrast lähtuvas asutuses moodustab hindamiskomisjoni ja määrab selle liikmed riigihanke sisendi andmise eest vastutav struktuuriüksuse juht või tema poolt määratud isik. Hindamiskomisjoni moodustamine ja liikmete määramine toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 7  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 8 / 12 4.5.2. Sisendi andja otsustab hindamiskomisjoni liikmete arvu ning tagab liikmete sõltumatuse ja komisjoni töös osalemise. RTKs ja RTK korrast lähtuvas asutuses moodustatud hindamiskomisjonis peab olema vähemalt kaks liiget ning hindamiskomisjoni töös osalemine on hindamiskomisjoni liikmetele kohustuslik. 4.5.3. Hindamiskomisjoni liikmete ülesandeks on pakkumuste hindamine, lähtudes riigihanke alusdokumentides sätestatud hindamiskriteeriumidest. 4.5.4. Hindamiskomisjoni liikmete poolt pakkumustele antud hindamispunktid koos põhjendustega esitatakse vastutavale isikule hindamiskomisjoni protokollis, mis on digitaalselt allkirjastatud hindamiskomisjoni kõigi hindamisel osalenud liikmete poolt. Hindamiskomisjoni iga liige esitab vastutavale isikule digitaalselt allkirjastatud vormikohase (K14 L5) kinnituse huvide konflikti puudumise kohta. 4.6. Riigihanke vaidlustamine 4.6.1. Riigihangete seaduse kohase vaidlustuse esitamisel esindab RTKd, kui riigihanke korraldajat, ja asutust riigihangete vaidlustuskomisjonis ning kohtus, RHO töötaja. Vajaduse korral kaasatakse vaidlustusmenetlusse lähteülesande esitamise eest vastutav isik või sisendi andja poolt määratud isik. Otsuse vaidlemise otstarbekuse ja edasiste tegevuste osas teeb RHO koostöös sisendi andjaga. 5. VÄIKEOSTUDE LÄBIVIIMINE 5.1. Tegevuses osalejad ja vastutajad on RTK töötajad ja RTK korrast lähtuvate asutuste töötajad. 5.2. Väikeostu vajadus kooskõlastatakse enne väikeostu korraldamist kulujuhiga. 5.3. Väikeostude läbiviimisel arvestatakse võimalusel keskkonnahoidlike lahendustega. 5.4. Väikeostude, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alla 5000 euro, läbiviimisel tagatakse rahaliste vahendite säästlik ja otstarbekas kasutamine. Kirjalikult võrreldavaid pakkumusi ei pea võtma, kui riigihanke eset arvestades ei oleks see proportsionaalne või otstarbekas. Võrreldavaid pakkumusi ei pea võtma ka juhul, kui mittevõtmise lubatavus tuleneb rahastaja tingimustest. Põhjendus pakkumuse valiku kohta lisatakse arvete keskkonda ning sellega loetakse riigihangete seaduse kohane riigihangete korraldamise üldpõhimõtete järgimise kohustus täidetuks. 5.5. Väikeostude, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alates 5000 eurost, läbiviimisel lähtutakse järgmistest nõuetest:  võrreldakse soovitud asja või teenuse kohta avalikult kättesaadavat infot (sh maksumust) või koostatakse ostetava asja või tellitava teenuse tehniline kirjeldus, et tagada võrreldavate pakkumuste saamine ja määratakse eduka pakkumuse valimise kriteeriumid;  pakkumust küsitakse võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või võrreldakse võimalusel vähemalt kolme pakkuja avalikult kättesaadavat infot. Pakkujale saadetud ja pakkujalt saadud ning menetluse käigus koostatud dokumendid tuleb registreerida dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS), välja arvatud juhul, kui väikeost viiakse läbi riigihangete registris; 8  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 9 / 12  koostatakse vormikohane (K14 L1) väikeostu dokument, mis sisaldab eduka pakkumuse valimise kriteeriume või põhjendust võrreldavate pakkumuste mittevõtmise kohta. Eraldi vormikohast väikeostu dokumenti ei pea koostama, kui eelpool kirjeldatud informatsioon on dokumenteeritud mõnes muus dokumendis. Väikeostu dokumendile lisatakse asja või teenuse kirjeldus ja laekunud pakkumused ning edastatakse DHSi kaudu kulujuhile kooskõlastamiseks. 6. RAAM- VÕI HANKELEPINGU SÕLMIMINE 6.1. Tegevuses osalejad ja vastutajad on RHO töötajad, RTK juhtkond ja RTK korrast lähtuvate asutuste töötajad ning RTKga kokkuleppe sõlminud asutuste töötajad. 6.2. Tegevuse põhimõtted ja tähtaeg 6.2.1. Raam- või hankelepingu sõlmimiseks edastab vastutav isik sisendi andjale raam- või hankelepingu projekti, riigihanke läbiviimise kohta koostatud memo ning vajadusel edukaks tunnistatud pakkumuse, kui kokkuleppes ei ole sätestatud teisiti. 6.2.2. Riigihanke tingimuste kohase raam- või hankelepingu sõlmimise korraldab lähteülesande esitamise eest vastutav isik või sisendi andja poolt määratud sisendi andjaga seotud muu isik. 6.2.3. Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga sõlmib raam- või hankelepingu sõltuvalt sisendi andjast kas RTK või asutus. 6.2.4. RTKs kirjaliku raam- või hankelepingu sõlmimisel kooskõlastab sisendi andja lepingu DHSis kulujuhiga ja juhul, kui hanke on läbi viinud RHO, siis ka RHO juhataja või tema poolt määratud isikuga. Väikeostu puhul lisatakse lepingu juurde väikeostu dokument. 6.2.5. RTKs saadab sisendi andja kirjaliku raamlepingu ja hankelepingu allkirjastamiseks RTK peadirektorile või peadirektori vastutusvaldkonda kuuluva hankelepingu peadirektori asetäitjale. 6.2.6. RHO poolt korraldatud riigihanke tulemusel raam- või hankelepingu sõlmimisel, esitab lepingu sõlmimist korraldav isik vastutavale isikule sõlmitud lepingu kümne tööpäeva jooksul lepingu sõlmimisest arvates. Vastutav isik esitab lepingu andmete alusel riigihangete registrile hankelepingu sõlmimise teate. 6.2.7. Raam- või hankelepingu täitmise eest vastutavaks isikuks RTKs on lepingus määratud töötaja. Asutuses määratakse lepingu täitmise eest vastutav isik raam- või hankelepingus või vastavalt asutuse töökorraldusele. 6.3. Raam- või hankelepingu täitmise eest vastutava isiku ülesanded:  vastutab raam- või hankelepingu täitmise, õiguskaitsevahendite kohaldamise ning lõpetamise õiguspärasuse eest;  kooskõlastab raam- või hankelepingu muutmise vajaduse tekkimisel lepingu muutmise RHOga enne muudatuse vormistamist. Kui vastavalt riigihangete seadusele on muudatuste kohta vaja esitada registrile raam- või hankelepingu muutmise teade, esitab täitmise eest vastutav isik viie tööpäeva jooksul muudatuse tegemisest arvates RHOle asjakohase teabe. 9  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 10 / 12 RHO esitab teabe alusel riigihangete registrile teate raam- või hankelepingu muutmise kohta;  esitab raamlepingu korral RHOle andmed raamlepingu alusel kaheteistkümne kuu jooksul sõlmitud hankelepingute sõlmimise aja ja maksumuse kohta kümne päeva jooksul pärast iga kaheteistkümne kuu möödumist raamlepingu sõlmimisest arvates. RHO esitab teate alusel riigihangete registrile teabe raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute kohta;  esitab RHOle vormikohase (K14 L4) teate RHO poolt korraldatud riigihanke tulemusel raam- või hankelepingu lõppemise kohta kümne tööpäeva jooksul raam- või hankelepingu lõppemisest arvates. RHO esitab teate alusel riigihangete registrile teabe raam- või hankelepingu lõppemise kohta. 6.4. Lepingu, mida soovitakse sõlmida riigihangete seaduses sätestatud erandit kohaldades ja menetlusreegleid järgimata ning mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 20 000 eurost, sõlmimise kavatsuse võib lepingu sõlmimist korraldav isik enne tehingu ettevalmistamist RHOga kooskõlastada. RTKs peab lepingu, mida soovitakse riigihangete seaduses sätestatud erandit kohaldades ja menetlusreegleid järgimata sõlmida ja mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 20 000 eurost, sõlmimise kavatsuse kooskõlastama RHOga. RHO ei kooskõlasta töölepingu ja kinnisasja omandamiseks, üürimiseks või rentimiseks sõlmitava lepingu sõlmimise kavatsust. 6.5. Üleriigilise keskse riigihanke, keskse riigihanke või ühishanke tulemusena sõlmitava rahalist kohustust mittesisaldava raamlepingu sõlmimise õigus RTK ja asutuste nimel on RTKl ning raamlepingu täitmise eest vastutavaks isikuks on RHO juhataja või RHO juhataja poolt määratud RHO töötaja. 6.6. Üleriigilises keskses riigihankes, keskses riigihankes või ühishankes osalenud asutused edastavad iga kaheteistkümne kuu möödudes raamlepingu sõlmimisest ja raamlepingu lõppedes RHOle info raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute sõlmimise aja ja maksumuse kohta, kui selline info ei ole RHOle kättesaadav riigihangete registrist või vastavalt riigihanke alusdokumentidele edastatav pakkuja(te) poolt. 6.7. RTK vastutab üleriigilise keskse riigihanke, keskse riigihanke ja ühishanke korraldamise ning rahalist kohustust mittesisaldava raamlepingu sõlmimise, täitmise ning lõpetamise õiguspärasuse eest, riigihankes osalenud asutused vastutavad raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimise, täitmise ning lõpetamise õiguspärasuse eest. 6.8. Lepingud, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on alates 20 000 eurost, sõlmitakse kirjalikus või digitaalselt allkirjastatud vormis (edaspidi kirjalik vorm). 6.9. Olenemata lepingu eeldatavast maksumusest peavad kirjalikus vormis olema:  füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud;  autoriõigusi kajastavad lepingud;  rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud;  lepingud, mille puhul tuleb kirjaliku vormi nõue õigusaktidest. 6.10. Lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks on lepingus määratud töötaja. 10  Protsessi omanik: RHO juhataja Tähis: K14 Riigi Tugiteenuste Keskus Kinnitamise kuupäev: digiallkirjas Versioon nr: 9 Avaldatud: RTK sise- ja välisveebis Lk. 11 / 12 6.11. Lepingu täitmise eest vastutav isik on kohustatud kontrollima lepingu täitmist, vajadusel kohaldama või tegema ettepaneku õiguskaitsevahendite kohaldamiseks ning väljastama lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. 7. RAKENDUSSÄTTED 7.1. RHO korraldab asutuste riigihankeid kokkuleppes sätestatud tähtpäevast arvates. 7.2. RHO korraldab RTKga kalendriaasta jooksul liituvate uute asutuste riigihankeid vastavalt asutuste kinnitatud hankeplaanidele ning nende hangete osas RTK peadirektori kinnitatud hankeplaani ei täiendata. 7.3. Enne riigihangete korraldamise tugiteenuse osutamise alguse tähtpäeva asutuse poolt alustatud riigihanked viiakse RHO poolt lõpuni kokkuleppes fikseeritud tingimuste kohaselt. 7.4. Korra loomise ja ajakohasena hoidmise ning korrast lähtuvate asutuste teavitamise eest hankekorda tehtud muudatustest vastutab RHO juhataja või tema poolt määratud isik. 11