Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Kärt Jürs Teie 07.10.2025 Soolise võrdõiguslikkuse ja võrdse kohtlemise voliniku kantselei Meie 21.10.2025 nr 2.3-8/25/3244-2 [email protected] Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute nõu Rahvusarhiivile üleantavate juurdepääsupiiranguga dokumentide osas. Küsimus puudutab kodanike poolt edastatud diskrimineerimiskaebuseid, millele on seatud juurdepääsupiirangud avaliku teabe seaduse § 35 lg 1 p 11 ja 12 alusel ning mis on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Vastavalt arhiiviseaduse § 2 lõikele 2 on arhivaal dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Lõige 4 sätestab, et avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle Rahvusarhiivile, kui seadus ei sätesta teisiti. Siinkohal on muuhulgas oluline kuidas on reguleeritud asutuses dokumentide säilitamine. Kõikidele dokumentidele tuleb määrata säilitamise tähtaeg. Dokumenti tuleb säilitada seni kuni selleks on olemas alus või kohustus, näiteks kui see on tunnistatud arhiiviväärtuslikuks. Peale säilitamise tähtaega tuleb asutusel dokument kas kustutada või edastada Rahvusarhiivile. Eelnevast tulenevalt soovitamegi esmalt üle vaadata asutuse dokumentide säilitamise kord ning seejärel pöörduda Rahvusarhiivi poole, kes siis saabki muuhulgas selgitada, kas arhiiviväärtuslikud dokumendid tuleb neile üle anda või on olemas ka muid võimalusi, näiteks säilitada arhiiviväärtuslikke dokumente asutuses. Lisaküsimuste korral võtke kindlasti ühendust. Lugupidamisega Liina Kroonberg jurist peadirektori volitusel Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235