KÄSKKIRI
29.10.2020 nr 38
IT varade inventuuri kord
Sotsiaalministri 28.08.2019 käskkirja nr 50 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse
kinnitamine“ punkti 17 alapunkti 24 ja punkti 25 alapunkti 4 alusel:
kinnitan „IT varade inventuuri korra“ vastavalt käskkirja lisale.
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Reinhold
Direktor
IT varade inventuuri kord
1. Eesmärk
IT varade inventuuri kord reguleerib Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi TEHIK)
poolt Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas infotehnoloogilise (edaspidi IT) materiaalse ja
immateriaalse põhivara ning väheväärtusliku vara inventeerimist. Inventeerimise eesmärgiks on
tagada tegelike ja raamatupidamises arvestatud IT varade täpne vastavus.
2. Mõisted
2.1. Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1. asutus – Sotsiaalministeeriumi valitsemisala ja hallatavad riigiasutused vastavalt
Sotsiaalministeeriumi põhimäärusele, va TEHIK;
2.1.2. IT vara – arvutustehnika riistvara ja muud seadmed ning komponendid, abimaterjalid ja
tarvikud, terviklikud infosüsteemid, vahendikomplektid ja tarkvara. IT varad jagunevad
põhivaraks ja väikevaraks;
2.1.3. IT põhivara – materiaalne või immateriaalne vara, mille soetusmaksumuse alampiir on
vastavalt Rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusele nr 105 „Avaliku sektori
finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ 5 000 eurot (ilma käibemaksuta);
2.1.4. IT väikevara ehk väheväärtuslik vara – vallasvara, mis ei ole põhivara ning mis on arvele
võetud maksumusega alates 150 eurot (ilma käibemaksuta) või sõltuvalt vara iseloomust
ka väiksema soetusmaksumusega vara;
2.1.5. IT varahaldur – TEHIKu töötaja, kes korraldab varade väljastamist, arvele võtmist, maha
kandmist, peab varade liikumise osas arvestust ning teeb muid varade haldusega
seonduvaid toiminguid;
2.1.6. IT varade eest vastutav isik – TEHIKu direktori poolt määratud isik, kes vastutab kõikide
varadega tehtud toimingute eest vastavalt kehtestatud korrale ning kes teostab kontrolli
varade soetamise ja arvestuse osas;
2.1.7. kontaktisik – asutuse poolt määratud teenistuja, kes omab ülevaadet IT varade
liikumisest;
2.1.8. inventuur – IT varade koguste ja seisundite kontrollimine. Inventuuri läbiviimisel tehakse
kindlaks IT varade tegelik seisukord, selgitatakse üle- ja puudujääk võrreldes
raamatupidamise ja RTIPi andmetega;
2.1.9. inventeerimiskomisjon – TEHIKu direktori käskkirjaga määratud inventuuri läbiviijad;
2.1.10. inventeerimiskomisjoni esimees – TEHIKu direktori käskkirjaga määratud
inventeerimiskomisjoni liige TEHIKust, kes vastutab inventuuri läbiviimise eest;
2.1.11. füüsiline inventeerimine - TEHIKu ja asutuse poolt määratud inventeerimiskomisjoni
liikmed veenduvad varade olemasolus, hindavad nende seisukorda ja kinnitavad seda
kasutades käsiskännerit.
2.1.12. kauglugemise teel inventeerimine – IT varade olemasolu ja asukoha tuvastamine
arvutivõrguühenduse kaudu.
2.1.13. kinnituskirjaga inventeerimine - asutus veendub varade olemasolus, hindab nende
seisukorda ja kinnitab nende olemasolu allkirjastatud dokumendiga TEHIKu
varahaldurile.
2.1.14. IT vara kood – põhi- ja väikevarad tähistatakse unikaalse kleebisega, millel on kirjas
VV0..., TARV000… või 1000 algusega kood;
2.1.15. Riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP) – Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas
kasutusel olev elektrooniline arvepidamiskeskkond;
2.1.16. töövahendid – käsiskänner, Exceli tabel „Täiendavalt leitud varad“;
3. Üldsätted
3.1. Inventuur toimub käesoleva korra, raamatupidamise sise-eeskirjade, avaliku sektori
finantsarvestuse- ja aruandluse juhendi, TEHIKu IT varade korra, Sotsiaalministeeriumi
valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korraldamise põhimõtete ja teiste
õigusaktide sätete kohaselt.
3.2. IT varade üle peetakse arvestust RTIP-is (nii põhi- kui ka väikevarad) ja
raamatupidamisprogrammis SAP (ainult põhivarad).
4. Inventuuri läbiviimise aeg
4.1. Materiaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. oktoobri seisuga.
4.2. Immateriaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. detsembri seisuga.
4.3. Materiaalse ja immateriaalse IT väikevarade inventuur viiakse läbi vähemalt üks kord kolme
aasta jooksul 31. oktoobri seisuga.
4.4. TEHIK viib läbi vajadusel erakorralisi inventuure IT väikevarade ja põhivarade kohta
lähtudes maksumusest või muudest asjakohastest määratlustest (nt kaasatakse inventuuri
väheväärtuslikud omastamisele ja vargusele sensitiivsed varad).
4.5. TEHIK viib läbi erakorralisi inventuure IT põhivarade kohta IT varade eest vastutava isiku
vahetumise korral.
5. Inventeerimiskomisjoni moodustamise põhimõtted
5.1. Asutuses toimub varade inventeerimine asukohapõhiselt. Iga asukoha kohta
moodustatakse inventeerimiskomisjon TEHIKu töötajast (esimees) ja asutuse
kontaktisikust. TEHIKu asukohtade kohta moodustatakse inventeerimiskomisjon kahest
TEHIKu töötajast.
5.2. Hiljemalt 15. oktoobriks on asutusel kohustus esitada aadressil
[email protected] teenistujate
nimekiri, kes osalevad inventuuris.
5.3. Inventeerimiskomisjoni ei või kuuluda inventeeritava IT varade eest vastutav isik ja IT
varahaldur.
5.4. Juhul, kui inventeerimispäeval komisjoni liige (liikmed) ei saa osaleda inventuuril, siis
määratakse TEHIKu direktori käskkirjaga uus liige (uued liikmed).
5.5. TEHIKu direktor kehtestab iga inventuuri korral eraldi käskkirjaga nii füüsilise inventuuri,
kauglugemise kui ka kirjalikult kinnituskirjaga läbi viidavate asukohtade kohta
inventeerimiskomisjonide nimekirja koos ajakavaga ning kontaktisikute nimekirja.
6. IT varade inventeerimise põhimõtted
6.1. IT varade inventeerimist viiakse läbi asukohapõhise füüsilise inventeerimise, kauglugemise
ja/ või kinnituskirjaga inventeerimise teel.
6.2. Asukohad, kus ei viida inventuuri läbi füüsiliselt, viiakse inventuur läbi kauglugemise teel või
kirjalikult kinnituskirjaga.
6.3. Kinnituskirjaga inventeerimise korral edastab Kontaktisik IT varahaldurile IT varade
inventeerimise kohta digitaalselt allkirjastatud kinnituskirja koos lugemisaruandega (lisad
2 ja 3), lisades juurde vajadusel ka Lisa 1 „Täiendavalt leitud varad“.
6.4. Füüsilise inventuuri läbiviimisel kasutatakse käsiskännerit.
6.5. IT varad, millele ei ole võimalik koodi kleepida või mida ei saa käsiskänneriga inventeerida,
inventeeritakse kauglugemise teel.
6.6. Kauglugemise teel saadud tulemused ja kinnituskiri on samaväärne kui asukohapõhine IT
varade füüsiline inventeerimine. IT varahaldur sisestab tulemused RTIPi.
6.7. Igat inventeerimisobjekti peab inventeerima vähemalt kaks komisjoni liiget.
Inventeerimiskomisjoni esimees määrab, millises järjekorras IT varasid lugema hakatakse
(kas liigutakse päri- või vastupäeva), et vältida juba loetud IT varade korduslugemist.
6.8. Inventeerimiskomisjonide poolt inventeeritud IT varad kirjeldatakse üheselt mõistetavalt.
6.9. Kui käsiskänner ei leia IT vara või IT varal pole koodi, siis tuleb kirjutada andmed käsitsi Lisa
1 tabelisse „Täiendavalt leitud varad".
6.10. lga asutuse erinevatel asukoha aadressidel läbiviidava inventuuri kohta koostatakse RTIPis
iseseisev inventuuri aruanne.
6.11.Immateriaalse IT vara inventuur viiakse läbi kauglugemise teel, kus inventuurikomisjoni
liikmed hindavad vara väärtust, kasulikku eluiga ja kinnitavad, kas IT vara on kasutusel.
7. Inventuuris osalejate kohustused
7.1. IT varahaldur:
7.1.1. vastutab iga-aastase inventuuri läbiviimise eest;
7.1.2. tagab inventeerimiskomisjonidele inventuuri läbiviimiseks vajalikud töövahendid;
7.1.3. tutvustab inventeerimiskomisjonide esimeestele inventuuri läbiviimise põhimõtteid ja
nõudeid ning viib läbi käsiskänneri kasutamise koolituse;
7.1.4. nõustab vajadusel inventeerimiskomisjone;
7.1.5. kontrollib vajadusel inventeerimiskomisjonide tööd ja töötulemusi;
7.1.6. kontrollib inventuuri tähtaegadest kinnipidamist;
7.1.7. osaleb IT varade seisukorra hindamisel ja inventeerimiskomisjonide ettepanekute
vormistamisel;
7.1.8. omab ülevaadet inventuuri ajal liikunud IT varadest (inventeerimiskomisjoni esimees või
kontaktisik esitab asjakohase dokumentatsiooni);
7.1.9. vaatab läbi inventeerimiskomisjoni otsused IT varade seisukorra, kasuliku eluea ja
ettepanekute kohta ning esitab omapoolse otsuse IT varade eest vastutavale isikule IT
varade seisukorra osas;
7.1.10. koondab inventuuri tulemused RTIPi ning koostab inventuuri dokumentatsiooni.
7.2. IT varade eest vastutav isik:
7.2.1. osaleb inventeerimiskomisjoni töös selgituste andjana;
7.2.2. otsustab vajadusel inventeerimiskomisjoni ettepanekul kasutusse antud IT vara
asendamise, vananenud ja mitte töökorras IT vara mahakandmise, IT põhivara kasuliku
eluea muutmise;
7.2.3. kinnitab RTIPis lugemise lõppemisel inventuuri tulemused;
7.2.4. kooskõlastab RTIPis inventuuri lõppakti.
7.3. Inventeerimiskomisjoni esimees:
7.3.1. viib läbi asukohapõhise IT varade inventeerimise;
7.3.2. vastutab IT varade lugemise ja selle kvaliteedi eest;
7.3.3. allub IT varahalduri korraldustele;
7.3.4. tagab inventeerimise lõpetamise tähtaegselt;
7.3.5. edastab IT varahaldurile e-mailile Lisa 1 „Täiendavalt leitud varade“ tabeli ja tagastab
töövahendid;
7.3.6. kinnitab RTIPis lugemise lõppemisel inventuuri tulemused.
7.4. Kontaktisik:
7.4.1. osaleb inventeerimiskomisjoni töös teise liikmena selgituste andjana IT varade säilimise,
olemasolu ja sihipärase kasutamise eest;
7.4.2. tagab inventuuri ajal IT varadele ligipääsu;
7.4.3. aitab tuvastada IT varade tegelike kasutajaid;
7.4.4. koostab vajadusel inventeerimise käigus liikunud IT varadest nimekirja ja saadab selle IT
varahalduri e-mailile;
7.4.5. esitab vajadusel selgitused IT varade puudu- ja ülejääkide kohta IT varahalduri e-mailile;
7.4.6. küsib vajadusel täiendavaid selgitusi IT varade kasutajatelt ja teistelt teenistujatelt;
7.4.7. kooskõlastab RTIPis lugemise lõppemisel inventuuri tulemused.
8. Kordus inventeerimine
8.1. Kordus inventeerimine toimub, kui esmased IT varade inventeerimistulemused ei ole
üheselt mõistetavad ja/ või esineb palju IT varade puudu- ja/või ülejääke.
8.2. IT varade eest vastutav isik otsustab kordus inventeerimise vajaduse.
8.3. Kordus inventeerimist ei tohi läbi viia samad inventeerimiskomisjoni liikmeid. IT varahaldur
teeb TEHIKu direktorile ettepaneku uue inventeerimiskomisjoni määramiseks.
8.4. IT varahaldur tutvustab enne kordus inventeerimist inventeerimiskomisjoni esimehele IT
varade lugemise põhimõtteid ja nõudeid, viib läbi käsiskänneri kasutamise koolituse ning
tagab vajalikud töövahendid;
8.5. Kordus inventeerimine peab toimuma samade nõuete kohaselt nagu esmane
inventeerimine.
9. Inventuuri tulemuste dokumenteerimine
9.1. Inventuuri läbiviimise protsessi tõendavad dokumendid on:
9.1.1. inventeerimiskomisjoni aruanded;
9.1.2. IT varade puudu- ja ülejääkide akt;
9.1.3. põhivara eluea muutmise ettepanekute akt;
9.1.4. inventeeritud IT varade märkuste akt
9.1.5. inventeeritud IT varade koond;
9.1.6. inventuuri lõppakt;
9.1.7. Lisa 1 „Täiendavalt leitud varad“;
9.1.8. Lisa 2 "IT varade inventuuri kinnituskiri";
9.1.9. Lisa 3 "Kinnituskirja lugemisaruanne".
9.2. Punktides 9.1.-9.1.6 nimetatud dokumendid genereerib RTIP.
9.3. Lõpetamata arenduste inventuuri akt menetletakse ja allkirjastatakse
dokumendihaldussüsteemis Delta.
9.4. Inventuuri lõppakt
9.4.1. Lõppaktis tuuakse välja:
9.4.1.1. inventeerimiskomisjonide (sh esimehe nimi) nimekiri;
9.4.1.2. inventuuriga seotud dokumentide loetelu;
9.4.1.3. inventeeritud IT põhi- ja väikevara kogused;
9.4.1.4. kasutuskõlbliku IT põhivara puhul vajadusel ettepanekud allahindluseks;
9.4.1.5. kasutuskõlbmatu või kasutuses mitteoleva IT vara puhul ettepanekud IT vara
utiliseerimiseks või võõrandamiseks;
9.4.1.6. leidmata IT varade puhul ettepanekud raamatupidamisarvestusest või RTIPist välja
kandmiseks;
9.4.1.7. täiendavalt leitud IT varade puhul ettepanekud IT varade arvele võtmiseks.
9.4.2. Lõppakti kooskõlastavad RTIPis TEHIKu üldosakonna juhataja ja IT varade eest
vastutavad isikud.
9.4.3. Lõppakti kinnitab TEHIKu direktor digitaalselt allkirjastades.
9.4.4. Põhivara lõppakt esitatakse täitmiseks Riigi Tugiteenuste Keskusele.
10. Raamatupidamiskannete põhimõtted
10.1.Kui IT vara ei leitud, siis soetusaja ja väärtuse järgi otsustatakse vara edasi otsida või
kantakse vara arvestusest välja hiljemalt 20. veebruariks.
10.2. Kui IT vara ei ole kasutuses, on katki ja/ või on tehniliselt vananenud, siis:
10.2.1. IT põhivara jääkväärtuse olemasolul hinnatakse IT vara alla;
10.2.2. muudel juhtudel kantakse IT vara arvestusest välja selle kuupäevaga, millal on tehtud IT
vara kohta maha kandmise otsus.
11. Käesoleva dokumendi kinnitatud lisad
11.1. Lisa 1 „Täiendavalt leitud varad“
11.2.Lisa 2 „IT varade inventuuri kinnituskiri“
11.3. Lisa 3 „Kinnituskirja lugemisaruanne“
Lisa 2 "IT varade inventuuri kinnituskiri"
IT varade inventuuri kinnituskiri
Käesolevaga kinnitan, et (asutuse nimi, aadress) kontor on inventeerinud Tervise ja Heaolu
Infosüsteemide Keskuse IT varad (kuupäev), mis on kajastatud lugemisaruandes (lisas 3) ning
mille seisukord on kirjeldatud märkuste lahtris.
Inventuuri käigus leiti (koguseline arv) vastutaval hoiul vara, leidmata jäi (koguseline arv) ja
täiendavalt leiti (koguseline arv) vara, mis on lisatud täiendavalt leitud varade tabelisse (lisa 1).
Kõik inventeeritud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse IT varad on (asutuse nimi,
aadress) vastutaval hoiul seisuga (inventeerimise kuupäev).
/digitaalselt allkirjastatud/
(ees- ja perekonnanimi)
IT varade kontaktisik