Asjaajamiskord

KÄSKKIRI 17.06.2020 nr 26 Asjaajamiskord Sotsiaalkaitseministri 28.08.2019.a käskkirjaga nr 50 kinnitatud „Tervise ja Heaolu Keskuse põhimäärus“ punkti 25 alapunkti 5 alusel: 1. Kehtestan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse asjaajamiskorra ning selle lisad. 2. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 26.09.2017. a käskkirja nr 14 „Asjaajamiskord“. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor  KINNITATUD Direktori .. mai 2020.a käskkirjaga nr Lisa 1 Dokumentide loetelu Dokumentide loetelu on koostatud funktsioonipõhisena ning asjaajamises loodavad dokumendid liigitatakse funktsioonide kaupa. Dokumentide loetelus avalikuks märgitud sarjades olevaid dokumente võib tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks, kui need sisaldavad andmeid, mis vajavad juurdepääsupiirangu kehtestamist. Samuti võivad juurdepääsupiiranguga kaustad sisaldada avalikke dokumente. Dokumentide loetelus kasutatud lühendite selgitused: Teabekandja - paberkandja (P), digitaalne (D) Asutusesiseseks kasutamiseks – AK Haldav/hoidev süsteem – DHS (Delta), RTIP (Riigitöötaja Iseteenindus Portaal), Jira (IT teenuste haldamise infosüsteem), Fitek (e-arvete keskkond Märkused - täpsustavad seletused sarjas olevatele dokumentidele. FUNKTSIOONI tähis: 1 FUNKTSIOONI nimetus: TEHIK tegevuse korraldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 1-1 Üldkäskkirjad Peale käskkirja Võib sisaldada AK D/DHS kehtivuse teavet (AvTS § 35 lg 1 p lõppemist 5 aastat 12, 17 ja 19) 1-2 Strateegia, arengu- ja tegevuskava ning eelarve 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg 1 D/DHS väljatöötamisega seotud kirjavahetus p9 1-3 Tööplaanid 5 aastat D/WIKI, JIRA Lõpetada kuna tööplaanid asuvad WIKI-s, Jiras. 1-4 Koostöö, andmetöötluse ja Alatine Võib sisaldada AK D/DHS Sarja nimetuse konfidentsiaalsuslepingud teavet (AvTS § 35 lg 1 p muudatus: (eelmine 9 ja 12) nimetus: „Koostöö- ja partnerluslepped“ 1-5 Nõupidamiste ja koosolekute protokollid 5 aastat Võib sisaldada AK D/DHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9 ja 10) 1-6 Asutuse juhtimise korraldamisega seotud 5 aastat Võib sisaldada AK P,D/DHS kirjavahetus teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 1-7 Teabenõuded, selgitustaotlused, märgukirjad 5 aastat Võib sisaldada AK P,D/DHS, JIRA teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 1-8 Eriliiki isikuandmeid sisaldav kirjavahetus 5 aastat Võib sisaldada AK P,D/DHS, JIRA Sarja nimetust teavet (AvTS § 35 lg 1 p muudetud: (eelmine 12, 11) nimetus „Delikaatseid isikuandmeid sisaldav kirjavahetus“) 1-9 Volikirjad 3 aastat D/DHS  1-10 Teenustaseme leping 10 aastat pärast AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS lepingu lõppu 1-11 Liidestumisdokumendid alatine D/DHS 1-12 Memo 5 aastat Võib sisaldada AK D/DHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9, 10, 17) 1-13 Dokumentide üleandmise-vastuvõtmise ja 10 aastat D/DHS hävitamise aktid FUNKTSIOONI tähis: 2 FUNKTSIOONI nimetus: Töösuhete korraldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 2-1 Personalikäskkirjad 10 aastat pärast Võib sisaldada AK D/DHS töösuhte lõppu teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 2-2 Töölepingud 10 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 D/DHS lõppemisest TLS § 28 lg 2 p 13 2-3 Töölevõtmise ja töösuhte lõppemisega seotud 3 aastat pärast AvTS § 35 lg 1 p 12 D/DHS taotlused ja dokumendid töösuhte lõppu 2-4 Töövõtulepingud füüsiliste isikutega 10 aastat lepingu AvTS § 35 lg 1 p 12 D/DHS lõppemise aasta majandusaasta lõppemisest 2-5 Tööajatabelid 7 aastat D/DHS 2-6 Puhkuse ajakava, puhkusekorraldused 3 aastat Võib sisaldada AK D/RTIP teavet ( AvTS §35 lg 1 p 12) 2-7 Lähetuskorraldused 7 aastat Võib sisaldada AK D/RTIP teavet ( AvTS §35 lg 1 p 12) 2-8 Koolitustaotlused 7 aastat D/RTIP  2-9 Personali- ja töösuhetega seotud kirjavahetus 5 aasta Võib sisaldada AK D/DHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 11-15) 2-10 Tervisekontrollile saadetavate isikute nimekiri ja 10 aastat pärast AvTS § 35 lg 1 p 11, 12 ja D/DHS otsused tervisekontrolli tulemuste kohta töösuhte lõppu IKS § 4 2-11 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste uurimise toimikud 55 aastat Võib sisaldada AK D/DHS teavet (AvTS § 35 lg 1 p 11) 2-12 Töötajate avaldused, ettepanekud ja selgitused 3 aastat Võib sisaldada AK D/RTIP/DHS töösuhteid puudutavates küsimustes teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12, 13) FUNKTSIOONI tähis: 3 FUNKTSIOONI nimetus: Üldosakond Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 3-1 Finantsplaneerimisega seotud kirjavahetus (sh 7 aasta Võib sisaldada AK D/DHS õiendid) teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 3-2 Garantiikirjad 7 aastat D/DHS 3-3 Majanduslepingud juriidiliste isikutega 7 aastat Võib sisaldada AK D/DHS lõppemisest teavet (AvTS § 35 lg 1 p 9 ja 12) 3-4 Raamatupidamise alg- ja koonddokumendid 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 11, 12 D/Fitek 3-5 Rahastustaotlused 7 aastat D/DHS 3-6 Sihtfinantseerimise lepingud 7 aastat D/DHS lõppemisest 3-7 Riigivara võõrandamise ja kasutusse andmise 7 aastat D/DHS Sarja nimetuse taotlused, maha kandmise ja hävitamis aktid muudatus. (eelmine nimetus - Riigivara võõrandamise ja kasutusse andmise  taotlused ning maha kandmise aktid) 3-8 Hanketoimikud 7 aastat D/DHS Lõpetada kuna suletud, dokument lisatakse edaspidi 6-2, 6-3, 4-14, 5-11, 3-9 Riigihanke lepingud 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, p 10, D/DHS Vajadust tuleb p 12 või p 17 igakordselt hinnata, leping ei pruugi sisaldada ärisaladust. Säilitustähtaja osas rakendatakse rahastamisreeglitest tulenevaid tähtaegu. 3-10 Arveldused, krediit- ja deebetkaartide ning 7 aastat D/RTIP majanduskulude aruanded (s.h töötajatele hüvitatavad kulutaotlused) 3-11 Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitise taotlused 7 aastat D/RTIP 3-12 Raamatupidamisarvestusega seotud kirjavahetus 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 17 D/DHS Lõpetada ning (sh õiendid) dokumendid lisatakse edaspidi 3-1 sarja 3-13 Töövõtu- või käsundusleping juriidilise isikuga 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12, 17 D/DHS Lõpetada ning lõppemisest dokumendid lisatakse edaspidi 3-9 sarja. 3-14 Taotlused kulutuste tegemiseks 7 aastat D/RTIP 3-15 Maksekorraldused 7 aastat D/RTIP, FITEK Lõpetada kuna maksekorraldusi ei säilitata eraldi FUNKTSIOONI tähis: 4 FUNKTSIOONI nimetus: Infoturbe osakond Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 4-1 Sotsiaalministeeriumi ja ministeeriumi alatine AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS valitsemisala infoturbepoliitika dokumentatsioon 4-2 Infoturbealane kirjavahetus 10 aastat Võib sisaldada AK D/DHS dokumente. Piirangu korral vastavalt AvTS § 35 lg1 p 9,10,11,12,13,15 4-3 Sotsiaalministeeriumi ja ministeeriumi alatine AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS valitsemisala riskide haldamine, riskianalüüsid, riskide aruanne, kokkuvõte, seired 4-4 Isikuandmete töötleja andmetöötlemiste register alatine AvTS § 35 lg1 p D/DHS Sari on suletud. 9,10,11,12 4-5 Turvaintsidentide raportid ja seotud dokumendid alatine AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/JIRA 4-6 Infosüsteemide kasutamise, andmetervikluse ja 10 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS Sari on suletud. turvalisuse järelkontrolli ministeeriumis ja ministeeriumi valitsemisalas 4-7 Läbipääsukaartide ja valvestuskoodide arvestuse 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9 P register 4-8 Esemeliste võtmete ja arvestuse register 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9 P 4-9 Administratiivalal viibivate külaliste 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 12 D registreerimisraamat 4-10 Tuleohutuspaigaldiste ja kustutusvahendite 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 10 P vaatluspäevik 4-11 Läbipääsusüsteemi hoolduspäevik 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 10 P 4-12 Järelevalvetoimingud alatine AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS 4-13 Infoturbetöörühma koosolekute protokollid 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9 D/DHS 4-14 Infoturbega seotud väikeostud 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS FUNKTSIOONI tähis: 5 FUNKTSIOONI nimetus: Infosüsteemide haldamine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 5-1 Teenindussoovid, kasutajate pöördumised 5 aastat AvTS §35 lg 1 p 9,10, 11 D/ DHS, JIRA 5-2 Varalise vastutuse kokkulepped 7 aastat AvTS §35 lg 1 p 9,10 RTIP lõppemisest 5-3 IT alane kirjavahetus 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS, JIRA 5-4 Teenuste haldamise protsesside infosüsteem „Jira 5 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 JIRA Sarja nimetuse Service Desk“ muudatus. (eelmine nimi - Teenuste intsidentide halduse infosüsteem "OTRS" (Open-source Ticket Request System) 5-5 Serverite logide varundamise ja arhiveerimise alatine AvTS §35 lg 1 p 9,10 D Sari on suletud. register 5-6 IT- vahendite taotlused 5 aastat D/JIRA 5-7 Varalise vastutuse kokkulepped 7 aastat D/RTIP 5-8 Saatelehed 5 aastat D/DHS 5-10 IT varade üleandmise ja vastuvõtmise aktid 7 aastat D/DHS 5-11 Haldusega seotud väikeostud 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS FUNKTSIOONI tähis: 6 FUNKTSIOONI nimetus: Projektid ja E-teenuste juhtimine Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 6-1 E-teenustega seotud kirjavahetus ja muu 5 aastat peale AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS dokumentatsioon teenuse lõppemist 6-2 Välisvahenditega seotud projektid ja 25 aastat peale AvTS § 35 lg 1 p 9, 10, D/DHS hankedokumentatsioon projekti 12, 17 lõppemist 6-3 Projektid ja väikeostud 7 aastat AvTS § 35 lg 1 p 9, 10 D/DHS Sarja nimetuse muudatus (eelmine nimi Projektid seotud kirjavahetus ja muu dokumentatsioon). 6-3 sarja lähevad need hankedokumendid, mis ei lähe riigihangete registrisse FUNKTSIOONI tähis: 7 FUNKTSIOONI nimetus: Standardimine, andmetöötlus Tähis Sarja nimetus Säilitustähtaeg Juurdepääsupiirang Haldav/hoidev Märkused süsteem 7-1 Andmekorralduse ja andmeanalüüsi kirjavahetus 5 aastat Avalik D/DHS Jääb osakonna peale üks sari. Muudame sarja nimetust (eelmine nimi Standardite ja klassifikaatorite väljatöötamisega ja haldamisega seotud dokumentatsioon) 7-2 Andmekvaliteedi ja andmehõive tegevuste ja alatine Võib sisaldada AK D/DHS Sulgeme haldamisega seotud dokumentatsioon teavet (AvTS § 35 lg 1 p 12) 7-3 Analüüside koostamine ja avaldamine 5 aastat Vastavalt AvTS § 35 lg 1 D/DHS Sulgeme p 9, 10  KINNITATUD Direktori .. mai 2020.a käskkirjaga nr Lisa 2 Kooskõlastusringid Dokument Infosüsteem Menetlusring Kommentaar 1. Hange 1.1. Hankeplaan Jira/ Delta Kooskõlastavad: osakondade ja talituste Hankekord p 3.1 ja 3.5 juhatajad. Teadmiseks: finantskontroller 1.2. Turu-uuring Delta/RHR Ei kooskõlastata ega allkirjastata. Hankekord p 2.6 Säilitatakse Teadmiseks: hankespetsialist või jurist. Deltas projekti kaustas. 1.3. Hankedokumendid RHR/ Delta Kooskõlastavad: hankelepingu eest Hankekord p 2.3; 6.3 ja 6.4. vastutav isik, tema vahetu juht ja jurist või hankekomisjoni olemasolul selle liikmed ja jurist. 1.4. Tellimuskiri (sõlmitud raamlepingu Delta Üle 10 000 euro km-ta kooskõlastavad: Hankekord p 2.4. või hankelepingu alusel) hankelepingu eest vastutava isiku vahetu Alla 10 000 euro km-ta ei pea juht, hankemenetluse eest vastutav isik, kooskõlastama. vajadusel jurist. Jurist kooskõlastab TEHIKu Teadmiseks: finantskontroller ja RTK sõlmitud lepingute korral raamatupidaja 1.5. Minikonkursi hankedokumendid RHR/ Delta Kooskõlastavad: hankelepingu eest Hankekord p 2.3. (sõlmitud raamlepingu alusel) vastutav isik, tema vahetu juht ja hankemenetluse eest vastutav isik, hankekomisjoni olemasolul selle liikmed, vajadusel jurist. 1.6. Hankekomisjoni moodustamise Delta Kooskõlastavad: käskkirjaga seotud Hankekord p 2.9, 7.2. Kui käskkiri isikud ja jurist. komisjoni on kaasatud Allkirjastab: direktor majavälised isikud, säilitatakse  nende kinnitused käskkirja taustainfos. 1.7. Hankekomisjoni protokoll Delta/RHR Allkirjastavad: hankekomisjoni liikmed Hankekord p 2.9. Säilitatakse Deltas projekti kaustas ja seotakse hankija otsusega/minikonkursi tulemuste protokolliga. 1.8. Läbirääkimiste, infopäeva, RHR/Delta Kooskõlastavad: töötaja, kelle Hankekord p 6.9.3. dialoogi protokoll töövaldkonda dokument puudutab ning Kooskõlastamine ei pea asjassepuutuvad osalejad. toimuma delta vahendusel, nt Teadmiseks: hankemenetluse eest ka e-kirja või jagatud vastutav isik ja jurist. keskkonna kaudu. 1.9. Hankija otsus menetluse Delta Kooskõlastatavad: hankelepingu eest Hankekord p 2.3, 6.8.4. tulemuste kohta vastutav isik, tema vahetu juht ja jurist. Allkirjastab: direktor. 1.10. Minikonkursi tulemuse protokoll RHR/Delta Kooskõlastavad: hankelepingu eest Hankekord p 2.3, 6.8.4, 6.9.5. vastutav isik, tema vahetu juht ja jurist või hankekomisjoni olemasolul komisjoni liikmed ja jurist. Allkirjastab: direktor. 1.11. Hankeleping Delta Kooskõlastavad: hankelepingu eest Hankekord p 6.8.5. vastutav isik, tema vahetu juht, Hankelepingud säilitatakse 3-9 üldosakonna juhataja ja jurist, vajadusel sarjas. teised lepingu täitmisest puudutatud Kui tegemist raamlepingu töötajad. alusel sõlmitud hankelepingu Allkirjastab: direktor. või tellimuskirjaga, lisatakse Teadmiseks: finantskontroller ja RTK raamlepingu järjena. raamatupidaja. Säilitatakse täiendavalt RHR-s. Isikuandmete töötlemisega seotud Lisad, pakkumus jm leping edastatakse teadmiseks säilitatakse taustainfos andmekogu vastutava töötleja lepingu juures, kui ei ole nõutav nende allkirjastamine.  andmekaitsespetsialistile või muule asutuse kontaktisikule. 1.12. Konfidentsiaalsuskokkulepe, Delta Kooskõlastavad: hankelepingu eest Deltas registreeritakse isikuandmete töötlemise leping vastutav isik, jurist või isikuandmete dokumendina „muu leping“. töötlemise lepingu puhul Kui lepinguga antavad andmekaitsespetsialist, vajadusel teised ligipääsud on tähtajalised, nt puudutatud töötajad (nt proovitöö tegemiseks infoturbeosakond, kui on vaja hinnangut määratakse tähtaeg infosüsteemi juurdepääsude lubamisel). ligipääsude lõpetamiseks (nt Allkirjastab: direktor pakkumuse esitamiseni). Teadmiseks: hankelepingu eest vastutav Isikute ringi muutmisel isik, kasutajatoe juht (ligipääsude vormistatakse uus leping. loomiseks) 1.13. Hankelepingu muutmine Delta/RHR Samad isikud nagu lepingu sõlmimisel. Hankekord p 6.9.6. Hankelepingu muutmisel peab olema esitatud muutmise põhjendus, mis esitatakse kas lepingus või taustainfos. 1.14. Hankest taandamise avaldus Delta Teadmiseks: taandaja vahetu juht ja Hankekord p 7.3. hankemenetluse eest vastutav isik RHR-s Säilitatakse isiku kaustas ja meeskonnaliikmete koosseisus majaväliste isikute avaldused muudatuste tegemiseks. komisjoni moodustamise käskkirja juures ja seotakse vastava projekti toimikuga. 1.15. Huvide konflikti puudumise Delta Allkirjastab töötaja. Hankekord p 7.2. kinnitus Säilitatakse isikutoimikus ja majaväliste isikute avaldused komisjoni moodustamise käskkirja juures ja seotakse vastava projekti toimikuga. 2. Väikeost 2.1. Hankedokumendid Delta Kooskõlastavad: hankemenetluse eest Hankekord p 5.5.2., 5.5.3, 5.5, vastutav isik, hankelepingu eest vastutav 5.8., 5.9.  isik ja tema vahetu juht. Kui menetluse korraldab talituse või osakonna juhataja, ei ole kooskõlastamine vahetu juhiga vajalik. 2.2. Memo (väikeostu tulemused) Delta Kooskõlastavad: hankemenetluse eest Hankekord p 5.5.4, 5.8. vastutav isik, hankelepingu eest vastutav Pakkumused säilitatakse isik ja tema vahetu juht. Kui menetluse memo taustainfos. korraldab talituse või osakonna juhataja, ei ole kooskõlastamine vahetu juhiga vajalik. Teadmiseks: RTK raamatupidaja, kui eraldi lepingut ei sõlmita. 3. Arveldamine 3.1. Arve e-arvete keskkond Kooskõlastavad: hankelepingu või tellimuse eest vastustav isik, finantskontroller, üldosakonna juhataja ja kui tegemist on vara soetusega siis varahaldur. 3.2. Arve (toitlustus ja ruumide e-arvete keskkond Kooskõlastavad: tellija, Tuleb lisada ka kasutus) finantskontroller, üldosakonna juhataja, registreerimisleht. RTK raamatupidaja. 3.3. Akt Delta Kooskõlastamine: vastavalt Hankekord p 5.12 hankelepingu regulatsioonile. Jurist kooskõlastab, kui jäetakse akt allkirjastamata, Teadmiseks: RTK raamatupidaja toimub töö osaline vastuvõtmine, tähtaegade hilinemine või rakendatakse õiguskaitsevahendeid. Lisatakse põhjendused. Kui direktor ei allkirjasta, siis lisatakse talle teadmiseks. 4. Koolitused, lähetused, kuluaruanded 4.1. Koolitustaotlus RTIP Kooskõlastavad: vahetu juht, üldosakonna juhataja, personali nõunik. Kinnitab: direktor. Direktori koolitustaotluse kooskõlastab: üldosakonna juhataja. Kinnitab: Sotsiaalministeeriumi kantsler. 4.2. Lähetustaotlus RTIP Kooskõlastavad: vahetu juht, Märgitakse halduriks sekretär üldosakonna juhataja. Kinnitab: direktor. Direktori lähetustaotluse kooskõlastavad: asendaja, üldosakonna juhataja . Kinnitab: Sotsiaalministeeriumi kantsler. 4.3. Lähetuskulude aruanne RTIP Kooskõlastavad: RTK raamatupidaja, finantskontroller. Kinnitab: üldosakonna juhataja. 4.4. Majanduskulude aruanne RTIP Kooskõlastavad: vahetu juht, finantskontroller, RTK raamatupidaja. Kinnitab: üldosakonna juhataja. 4.5. Asutuse pangakaardi aruanne RTIP Kooskõlastavad: finantskontroller. Kinnitab: direktor. Teadmiseks: RTK raamatupidaja. 4.6. Töötervishoiu kulude hüvitamise RTIP Kooskõlastavad: personalikonsultant, aruanne RTK personaliarvestaja, finantskontroller. Kinnitab: üldosakonna juhataja. Teadmiseks RTK raamatupidaja. 4.7. Nägemisteravust korrigeerivate RTIP Kooskõlastavad: personalikonsultant, abivahendite hüvitamise aruanne RTK personaliarvestaja, finantskontroller. Kinnitab: üldosakonna juhataja.  Teadmiseks RTK raamatupidaja. 4.8. Tervise edendamise kulude Sportid.ee Kinnitab: finantsspetsialist, aruanne 4.9. Isikliku sõiduauto kulude aruanne RTIP Kooskõlastavad: vahetu juht, RTK raamatupidaja, finantskontroller. Kinnitab: üldosakonna juhataja. Teadmiseks: RTK raamatupidaja. 4.10. Varahaldus RTIP Varahaldusega seotud kooskõlastusringid on kehtestatud varahaldust reguleerivate kordadega. 5. Deltas hallatavate dokumentide liigid 5.1. Projekti eeltaotlus ja taotlus Delta, projektide Kooskõlastavad: vahetu juht, jurist, registreeritakse eraldi menetluskeskkond üldosakonna juhataja, direktor. asjatoimikuna sarjas 6-2. Projektide menetluskeskkonnas Projektide menetluskeskkonnas allkirjastab: direktor. lisada juurdepääs finantskontrollerile ja finantsspetsialistile. 5.2. Aruanne (projekti lõpparuanne, Delta, projektide Kooskõlastavad: vahetu juht, registreeritakse eraldi vahearuanne jne) menetluskeskkond finantsspetsialist, üldosakonna juhataja, asjatoimikuna sarjas 6-2 õigustalituse juhataja, direktor. Projektide menetluskeskkonnas allkirjastab: direktor. 5.3. Avaldus (töölepinguga seotud, Delta, RTIP Kooskõlastavad: vahetu juht, muud avaldused) personalijuht ja personalispetsialist. Tasu maksmisega seotud avalduse kooskõlastavad: vahetu juht, üldosakonna juhataja ja direktor. Teadmiseks: RTK palgaarvestaja. 5.4. Kõrvaltegevusega tegelemise Delta Kooskõlastavad: vahetu juht, teatis personalijuht, RTK personaliarvestaja. 5.5. Liidestusleping Delta Kooskõlastavad: jurist.  Allkirjastab: direktor. 5.6. Muu leping Delta Kooskõlastavad: lepingu eest vastutava Vt jaotusest hange, kuidas isiku vahetu juht, üldosakonna juhataja, menetletakse jurist, lepinguga seotud töötajad. konfidentsiaalsuslepingut Allkirjastab: direktor. hankemenetluses ja isikuandmete kaitse lepingut 5.7. Muu sisedokument Delta Kooskõlastatakse vajadusel: vahetu juht, töötajad, kelle tööd dokument puudutab. 5.8. Personalikäskkiri Delta Kooskõlastavad: personalijuht, üldosakonna juhataja, vahetu juht. Allkirjastab: direktor. Vajadusel teadmiseks (RTK) palgaarvestaja, personaliarvestaja. 5.9. Protokoll Delta Kooskõlastavad: töötajad, kelle Protokoll tuleb allkirjastada, töövaldkonda protokoll puudutab. kui protokoll on seotud Allkirjastab: protokollija ja koosoleku TEHIKu väliste partneritega. juhataja. 5.10. Ringkäiguleht Delta Kooskõlastavad: lahkuv töötaja, vahetu juht, kasutajatoe talituse juhataja, varahaldur, sekretär, personalikonsultant ja infoturbeosakonna juhataja. 5.11. Tööleping/tööjuhend Delta Kooskõlastavad: vahetu juht, üldosakonna juhataja, personalijuht. Teadmiseks finantskontroller, RTK personaliarvestaja ja palgaarvestaja. 5.12. Väljaminev kiri Delta Kooskõlastavad: vajadusel töötajatega, kelle tööd kiri puudutab. Allkirjastab vajadusel: direktor. 5.13. Üldkäskkiri Delta Kooskõlastavad: jurist ja töötajad, kelle tööd dokument puudutab. Üldist töökorraldust reguleeriv käskkiri tehakse teatavaks teha kõikidele töötajatele Allkirjastab: direktor.  I ÜLDNÕUDED 1. Reguleerimisala ja kohaldamisala 1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi: TEHIK) asjaajamiskord kehtestab asjaajamise, teabehalduse ja dokumendihalduse korraldamise põhimõtted ja nõuded TEHIKus. 1.2. Asjaajamiskord ei reguleeri salastatud teabekandjate registreerimist, edastamist ega muul viisil töötlemist. 1.3. Hankedokumentide ettevalmistamisel lähtutakse TEHIKu hankekorrast, hankekorras reguleerimata küsimustes lähtutakse asjaajamiskorrast. 2. Asjaajamise üldpõhimõtted 2.1. TEHIK loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Vajadusel võib elektroonilise dokumendi koopia väljastada paberil. 2.2. Elektrooniline dokument edastatakse adressaadile asutuste vahelise dokumendivahetuskihi (edaspidi: DHX) või e-posti teel. Paberkandjal dokument edastatakse adressaadile postiteenuse osutaja või kulleri vahendusel. 2.3. Dokument menetletakse dokumendihaldussüsteemis Delta (edaspidi: Delta), mis asub veebilehel: https://delta.tehik.ee. 2.4. Delta pidamisega tagatakse: 2.4.1. dokumendi registreerimine ja arvestus; 2.4.2. dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude tunnuste kaudu; 2.4.3. dokumendi säilitamine ja arhiveerimine. 2.5. IT teenuse osutamiseks hallatakse isikute pöördumisi IT teenuste haldamise infosüsteemis Jira (edaspidi: Jira), mis asub veebilehel: https://smjira.sm.ee. Jiras hallatakse pöördumisi, mis on laekunud TEHIKu kasutajatoele. Jira pöördumiste töötlemine toimub kooskõlas Jira pidamise korraga. 2.6. Delta andmed on avalikud seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs andmetele on tagatud TEHIKu veebilehe kaudu. 2.7. Deltas säilitatakse dokument vastavalt lisas 1 „Dokumentide loetelu“ kehtestatud säilitamise tähtajani. Jiras säilitatakse dokument vastavalt Jira pidamise korrale. 2.8. Asjaajamises loodud teavet hallatakse lisaks Deltale riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP), e-arvete keskkonnas ja sporditoetuste haldamise süsteemis sportID. 2.9. Asjaajamis- ja arhiivitöö korraldamise eest vastutab sekretär. Jira pöördumiste haldamise eest vastutab kasutajatoe talituse juhataja. 2.10. Sekretär ei vastuta dokumendi sisulise ega tähtaegse täitmise eest, välja arvatud dokumendid, mille täitjaks on sekretär. 2.11. TEHIKu asjaajamisperiood on kalendriaasta. 2.12. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab täitjaks määratud töötaja. Kaastäitjaks määratud töötaja vastutab temalt oodatava sisendi õigeaegse andmise eest. 2.13. Asutustega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale vastamisel on TEHIKu esindamise õigus on direktoril, kui direktor või töötaja vahetu juht ei ole määranud teisiti.  2 2.14. Andmekaitsealase kirjavahetuse vastamisel on TEHIKu esindamise õigus andmekaitsespetsialistil. 2.15. TEHIKu kasutajatoele saabunud pöördumistele vastab üldjuhul kasutajatoe spetsialist, olles saanud vastamiseks vajaliku sisendi valdkonna eest vastutavalt töötajalt. 2.16. TEHIKu ametlik e-posti aadress on [email protected]. TEHIK võtab seoses IT teenuse osutamisega vastu pöördumisi ka kasutajatoe e-posti aadressil [email protected]. TEHIKu veebilehe aadress on www.tehik.ee. II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE 3. Dokumendi vormistamine 3.1. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mille on loonud või saanud TEHIK või TEHIKu töötaja töö käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks ning, mis võib kaasa tuua kohustusi TEHIKule. 3.2. Dokument koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, standardites ja käesolevas korras ettenähtud nõuetele. Dokumendi tekst peab olema keele ja stiili poolest korrektne, üheselt arusaadav, võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normidele. 3.3. Dokument vormistatakse Deltas vastavalt dokumendi liigile kehtestatud dokumendimallil. Dokumendimallil on toodud kõik dokumendi kohustuslikud elemendid. 3.4. TEHIKu dokumentide vormistamisel kasutatakse „raleway“ kirjastiili, püstkirjas, tähesuurusega 11, ühekordse reavahega. 3.5. Dokument tuleb allkirjastada, kui sellega antakse õigusi, võetakse kohustusi või kui allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist. 4. Dokumentide loetelu 4.1. Dokumentide loetelu koostatakse asjaajamises toimikute moodustamise ja arvestamise korraldamiseks. Dokumentide loetelu on kehtestatud käesoleva korra lisas 1. 4.2. Dokumentide loetelu muudetakse kui on vaja luua või kustutada dokumendi sari. 5. Dokumendi kuupäev 5.1. Dokumendi kuupäev on: 5.1.1. õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 5.1.2. protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev; 5.1.3. lepingu allkirjastamise kuupäev (viimasena allkirjastava poole allkirjastamisest); 5.1.4. saabunud kirja, taotluse, teabenõude Deltas või Jiras registreerimise kuupäev; 5.1.5. kirja väljasaatmise või allkirjastamise kuupäev. 5.2. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi puhul on dokumendi kuupäev ja kellaaeg dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Kui dokumendi allkirjastab mitu isikut, on dokumendi allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg viimase allkirja andmise kuupäev ja kellaaeg. 6. Dokumendi adresseerimine 6.1. Dokumendi adressaat on isik, kellele dokument edastatakse. Posti teel saadetavale dokumendile märgitakse adressaadi postiaadress.  3 6.2. E-posti teel väljasaadetavale dokumendile ja Delta metaandmetesse märgitakse adressaadi nimi või nimetus ja e-posti aadress. 6.3. Kui sama dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, võib adressaadid üldistada. III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE 7. Dokumendi registreerimine 7.1. TEHIKu e-posti aadressile ja DHXi saabunud dokumendi registreerib Deltas sekretär. Kui dokument saabub töötaja e-posti aadressile, registreerib töötaja dokumendi Deltas või edastab selle registreerimiseks sekretärile. Kasutajatoe e-posti aadressile saabunud pöördumise registreerib Jira automaatselt. 7.2. Saabunud dokumendil kontrollitakse vorminõuete täitmist, sealhulgas adressaadi olemasolu ning vajadusel isikusamasuse tuvastamise võimalikkust ning selgitatakse, kas dokument on terviklik. 7.3. Kui saabunud dokumendis esineb puudusi, määratakse saatjale tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Tähtajaks puuduste kõrvaldamata jätmisel on õigus jätta dokumendile vastamata, kui puuduste tõttu ei ole vastamine võimalik. 7.4. Saabunud paberdokument skaneeritakse ja registreeritakse Deltas. 7.5. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument lisatakse Deltasse või loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi looja elektroonilise dokumendi ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest. 7.6. Dokumendi kohta registreeritakse dokumenti kirjeldavad andmed, mis on määratud Delta metaandmetes. 7.7. Vastavalt dokumentide loetelule moodustub registreerimisel dokumendi viit sarja (ja allsarja) tähisest, asja numbrist dokumendihaldussüsteemis või funktsiooni (ja allfunktsiooni) tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist. 7.8. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi viit automaatselt. Vastusdokumendid lisatakse Deltas algdokumendi vastusena. IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE 8. Dokumendi menetlemine 8.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul Deltas. Deltas on kohustuslik menetleda dokument, mis võib TEHIKule kaasa tuua õiguslikke ja finantsilisi tagajärgi. Dokumendi menetlemisena käsitletakse TEHIKule saabunud või TEHIKu töötaja koostatud dokumendi registreerimist Deltas ning selle suunamist lahendamiseks, sh dokumendi kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks. 8.2. Kasutajatoe e-postile saabunud kirjade menetlemine toimub Jiras. Jirast edastatakse Delta kaudu vastamiseks dokument, mis võib TEHIKule kaasa tuua täiendavaid kohustusi. 8.3. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. 8.4. Sekretär määrab dokumendi Deltas registreerimisel dokumendi täitja ja vajadusel kaastäitja(d) ja suunab selle menetlusse.  4 8.5. Kasutajatoe e-posti aadressil laekuvad dokumendid registreerib kasutajatoe spetsialist Jiras ja suunab dokumendi täitmiseks. 8.6. Kui dokumendi sisu viitab otseselt mingile tegevusalale, mis ei nõua direktori või struktuuriüksuse juhi poolt eraldi täitja määramist, edastatakse dokument lahendamiseks otse vastava valdkonna töötajale. 8.7. Dokumendi tähtaegse täitmise (vastuse koostamise ja edastamise) eest vastutab isik, kellele on see Deltas või Jiras täitmiseks suunatud. Täitjaks määratud isik (edaspidi: täitja) võib dokumendi täitmiseks kaasata teisi töötajaid, tööülesande delegeerida ja lisada dokumendile kaastäitjaid. 8.8. Kui dokument puudutab mitme struktuuriüksuse tegevust või dokumendi sisu eeldab spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse vastus TEHIKu siseselt vastavate struktuuriüksuste või spetsialistiga. 8.9. Kui dokumendi täitjaks määratud töötaja selle valdkonna või teemaga ei tegele, delegeerib ta tööülesande õigele täitjale või annab sellest teada sekretärile, kes määrab dokumendi täitmiseks õigele töötajale. 9. Dokumendi täitmise tähtaeg 9.1. Dokumendile vastatakse hiljemalt õigusaktis sätestatud tähtajal, kui direktori või vahetu juhi korraldusest ei tulene lühemat tähtaega. 9.2. Õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel võib dokumendi täitmise tähtaega pikendada, kui see on vajalik asja õigeks lahendamiseks täiendavate asjaolude väljaselgitamiseks. Tähtaja pikendamisest teavitatakse dokumendi saatjat enne esmase tähtaja saabumist. 9.3. Dokumendi menetlemise tähtaja algust arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. 9.4. Dokument on täidetud tähtaegselt, kui tähtpäevaks on dokumendi sisust tulenevad toimingud tehtud ja vastus on edastatud elektroonilisel teel või paberkandjal kullerile ärasaatmiseks üle antud. 9.5. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul õigele adressaadile, teavitades sellest saatjat eraldi kirjaga või edastades talle vastava kirja koopia. 9.6. Kui kirjaliku vastuse koostamine ei ole vajalik või ei ole seda nõudnud saatja, võib täitja saabunud dokumendi sisus olevad küsimused lahendada suuliselt. Sel juhul tuleb teha Deltas või Jiras vastav täitmismärge, kuidas, millal ja kelle poolt asi lahendati. 9.7. Täitjal on kohustus informeerida dokumendi menetlemisest neid töötajaid, keda polnud menetlusosalisteks märgitud, kuid kes peaksid asja lahendamise käigust teadlikud olema. 10. Dokumendi koostamine 10.1. Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kes on määratud ülesande täitjaks. Jiras registreeritud pöördumisele koostab ja väljastab vastuse kasutajatoe spetsialist. 10.2. Dokumendi koostamist alustatakse Deltas sarja valikuga ja metaandmete täitmisega ning dokumendi vormi valimisega. Metaandmetes on toodud dokumendi kohustuslikud elemendid. Kõik dokumendiga seotud lisad lisatakse dokumendi juurde, kui dokumendis ei ole märgitud teisiti.  5 10.3. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse allkirjastaja ja koostaja ees- ja perekonnanimi ning e-posti aadress. 10.4. Dokument edastatakse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks Deltas vastavalt lisale 2 „Kooskõlastusringid“, kus on toodud minimaalne kohustuslike kooskõlastajate koosseis. Kooskõlastajad kinnitavad vastavalt oma pädevusele kooskõlastuse andmisega, et dokument on seaduspärane ja vajalik ning dokumendi täitmisega seotud ressursid, sh rahalised vahendid on planeeritud. 10.5. Jira pöördumised suunatakse vastamiseks valdkonna spetsialistile Jira vahendusel, pöördumise saanud töötaja vastutab omapoolse seisukoha edastamise eest. Kui vastamise pädevus ei kuulu pöördumise saanud töötajale, tagastab töötaja pöördumise kasutajatoele või suunab vastavale spetsialistile. 10.6. Dokument kooskõlastatakse, kooskõlastatakse märkustega või ei kooskõlastata. Mittekooskõlastamist tuleb põhjendada. 10.7. Allkirjastamist vajav dokument saadetakse allkirjastamiseks, kui dokument on kooskõlastatud. 11. Teabenõude menetlemine 11.1. Teabenõue registreeritakse Deltas või kui teabenõue edastatakse kasutajatoe e-postile, siis Jiras. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või täidetakse viivitamata. 11.2. Teabenõue registreeritakse selle saamise päeval või hiljemalt järgneval tööpäeval ja suunatakse vastamiseks teavet valdavale töötajale. 11.3. Teabenõue täidetakse teabenõudja soovitud viisil, v.a kui selleks puuduvad tehnilised võimalused, seda ei võimalda teabekandja tüüp või teabe suuliselt edastamine takistab ajalise kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja põhiülesannete täitmist. 11.4. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid hiljemalt 5 tööpäeva jooksul. 11.5. Kui teabenõudes esinevad puudused, mis ei võimalda seda täita, teavitatakse teabenõudjat 5 tööpäeva jooksul täpsustuse vajadusest. 11.6. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, millest teavitatakse teabenõudjat koos põhjendustega 5 tööpäeva jooksul. 11.7. Kui teabenõudja taotleb teavet dokumendist, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, väljastatakse talle teave sellises ulatuses, mille suhtes juurdepääsupiirangud ei kehti. 11.8. Kui isik taotleb teavet enda või oma seadusliku esindaja kohta, milles sisaldub juurdepääsupiiranguga andmed, tuleb tuvastada teabenõudja isikusamasus. Isikusamasuse tuvastamine toimub autentimisel autentimisvahendi (ID-kaart, mobiil-ID) abil või isikusamasuse tuvastab selleks õigusaktis õigust omav ametiisik. 11.9. Kui isik taotleb juurdepääsu juurdepääsupiiranguga andmetele, peab ta teatama teabele juurdepääsu õigusliku aluse ja eesmärgi. 11.10. Kui saabunud dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on märgukiri, selgitustaotlus või muu pöördumine, informeeritakse pöördujat esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul tema dokumendi menetlemise tähtajast. 11.11. Teabenõude täitmisest on võimalik keelduda avaliku teabe seaduses sätestatud tingimustel ja korras.  6 12. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine 12.1. Lepingu valmistab ette jurist koos lepingu eest vastutava isikuga. 12.2. Leping ning sellega seotud dokumendid registreeritakse Deltas. Riigihanke lepingud registreeritakse alati sarja 3-9. 12.3. Lepinguga seotud dokumendid lisatakse Deltas lepingu järjena. Lepingu Deltas registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav isik. 12.4. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemisega, edastatakse leping teadmiseks andmete omaniku asutuse andmekaitse eest vastutavale isikule. 12.5. Lepingu eest vastutav isik allkirjastab lepingu enne teisele osapoolele allkirjastamiseks saatmist, välistamaks muudatuste tegemine lepingu dokumentides. Pärast teise osapoole allkirjastamist allkirjastab lepingu TEHIKu direktor. 12.6. Allkirjastatud leping edastatakse teisele lepingupoolele Delta kaudu sekretäri või lepingu eest vastutava isiku poolt. 12.7. Lepingu täitmisega seotud dokumendid (nt üleandmise-vastuvõtmise akti, edaspidi: akt, tõend lepingu täitmise kohta vmt) allkirjastab lepingu eest vastutav isik, kui lepingus ei ole märgitud teisiti. 12.8. Akti edastab teine lepingupool koos üleantava tööga. Pärast tööde vastuvõtukontrolli allkirjastab akti lepingu eest vastutav isik ja lisab selle Deltas lepingu järjena. 12.9. Kui töö võetakse vastu osaliselt (töö on puudustega, teostatud osaliselt vmt), märgitakse akti enne allkirjastamist puuduste kohta selgitused ja määratakse täiendav tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks. Akti vastus edastatakse teisele lepingupoolele. Kui puudused on kõrvaldatud, juhindutakse punktis 12.8 sätestatud tingimustest töö üleandmisel. 13. Arve menetlemine 13.1. Arve edastatakse e-arvete keskkonda. Välisriigis registreeritud ettevõtja võib arve edastada [email protected]. Finantsspetsialist edastab arve e-arvete keskkonda. 13.2. Arve menetletakse e-arvete keskkonnas. Arve suunab menetlusse Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) raamatupidaja. 13.3. Lepingu eest vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele. Akti lisab e-arvete keskkonda RTK raamatupidaja. 13.4. Toitlustusega seotud arve juurde lisatakse osalejate nimekiri. 14. Käskkirja menetlemine 14.1. Käskkirjad jagunevad: 14.1.1. üldkäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töökorralduslikke küsimusi. Üldkäskkiri luuakse TEHIKu põhimääruse alusel; 14.1.2. personalikäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töötajat puudutavad üksikküsimusi või mis on seotud töötaja tööülesannete täitmisega ja tasustamisega. 14.2. Käskkirja allkirjastab direktor. 14.3. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui käskkirjas ei ole määratud teisiti. 14.4. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uues käskkirjas, viidates, millisest kuupäevast ja millise registreerimisnumbri ning pealkirjaga käskkiri on kehtetuks tunnistatud või muudetud. 14.5. Varasema käskkirja muutmisel koostatakse ja lisatakse Delta taustainfo failide hulka kehtiva käskkirja terviktekst.  7 14.6. Üldkäskkiri, mis puudutab TEHIKu töökorraldust, suunatakse Deltas kõikidele töötajatele teadmiseks. Teadmiseks võtmisega kinnitab töötaja, et on käskkirja sisuga tutvunud ja teadmiseks võtmine võrdsustatakse allkirja vastu tutvustamisega. 15. Protokollide menetlemine 15.1. Protokoll koostatakse koosolekul arutatud küsimuste ja vastuvõetud otsuste fikseerimiseks TEHIKu siseveebis kättesaadavalt vormil. Koosolekud protokollib kokku kutsunud töötaja, kui koosolekul ei otsustata teisiti. 15.2. Hankemenetlusega seotud protokoll koostatakse vastavalt hankekorrale. 15.3. Kohustuslik on protokollida kolmandate osapooltega peetav koosolek, mille raames võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad TEHIKu tegevusi. 15.4. Protokollis märgitakse vähemalt: 15.4.1. koosoleku kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg; 15.4.2. osalejate nimekiri, sh märgitakse eraldi alaliste kutsutute nimed, tuues välja ka puudujad; 15.4.3. päevakord, sh ettekanded ja sõnavõtud; 15.4.4. koosolekul tehtud otsused. 15.5. Kirjaliku ettekande puhul ettekande sisu ei protokollita, kui see lisatakse protokollile. 15.6. Protokollija korraldab protokolli kooskõlastamise ja allkirjastamise. Protokoll kooskõlastatakse osalejatega ning registreeritakse Deltas. Protokoll tuleb allkirjastada protokollija ja koosoleku juhataja poolt, kui protokoll on seotud TEHIKu väliste partneritega. 15.7. Teistest asutustest saabuvad protokollid registreeritakse Deltas. 16. Projekti dokumentatsiooni menetlemine 16.1. Välistoetusest (edaspidi toetus) finantseeritava projekti ja väikeostu dokumendi menetlemisel tuleb lähtuda toetuse andmist reguleerivatest õigusaktidest ja toetuse andja juhenditest. 16.2. Toetusest finantseeritava projekti eeltaotlus, taotlus ja aruanne registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna sarjas 6-2 (välisvahenditega seotud projektid), mille alla registreeritakse antud projektiga seotud dokumentatsioon, va hankelepingud, mis registreeritakse sarjas 3-9 (riigihankelepingud) ning seotakse projekti asjatoimikuga. 16.3. Toetusest finantseeritava projekti dokumentatsiooni, mida hallatakse projektide menetluskeskkonnas, kus tagatakse projekti dokumentatsiooni säilimine vastavalt toetuse nõuetele, kooskõlastatakse enne menetluskeskkonda lisamist Deltas. 16.4. E-teenuste valdkonna toetusest finantseeritava projekti ja väikeostu taotlus registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi, luues asjatoimiku sarjas 6-2 (välisvahenditega seotud projektid). 16.5. E-teenuste valdkonna projekt, mis ei ole seotud välisvahenditega, registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi, luues asjatoimiku sarjas 6-3. Asjatoimikus registreeritakse kogu projekti ja väikeostuga seotud dokumentatsioon, v.a riigihankelepingud, mis registreeritakse sarjas 3-9 ja seotakse projekti asjatoimikuga. 16.6. IT infrastruktuuri haldusega seotud projektid ja väikeostud registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna sarja 5-11. 16.7. Infoturbega seotud projektid ja väikeostud registreeritakse Deltas iga projekti ja väikeostu lõikes eraldi sarja 4-14.  8 17. Juurdepääsupiirangu kehtestamine 17.1. Dokumendi loomisel Deltas tuleb dokumendi metaandmetes määrata juurdepääsupiirang lähtudes avaliku teabe seadusest. 17.2. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et teabele oleks kehtestatud asjakohased juurdepääsupiirangud. Juurdepääsupiiranguga teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Juurdepääsu piirangu tähtaega tuleb pikendada, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib. 17.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang dokumendi saamisest või dokumendi loomisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 10 aastat ning alaealise isiku surmast 20 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist. 17.4. Juurdepääsupiirangut sisaldavate dokumendi saatmisel asutusest välja peab dokument sisaldama märget „Asutusesiseseks kasutamiseks“ koos teabevaldaja nimetuse, juurdepääsupiirangu aluse, piirangu kehtimise lõpptähtpäeva ja märke vormistamise kuupäevaga. 17.5. Saabunud dokumendile, millel on saatja „Asutusesiseseks kasutamiseks“ märge, tuleb väljaminevale kirjale lisada sama juurdepääsu piirangu alus, kui vastuskiri sisaldab juurdepääsupiiranguga andmeid või juurdepääsu piirangu ära jätmine võib kahjustada esialgse juurdepääsupiirangu eesmärki. V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE 18. Asjaajamise üleandmise vormistamine 18.1. Asjaajamise üleandmine menetletakse Deltas. Asjaajamine antakse üle töötaja töölt lahkumisel, töötamise peatumisel või töökorralduse muutmisel, Asjaajamine antakse üle vahetule juhile või tema poolt määratud töötajale. Töötaja töölt lahkumise korral vormistatakse asjaajamise üleandmiseks ringkäiguleht. 18.2. Ringkäiguleht vormistatakse hiljemalt töötaja viimaseks tööpäevaks. 18.3. Kui töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt ja asjaajamise võtab üle töötaja vahetu juht või tema määratud töötaja, sel juhul tehakse ringkäigulehte vastav märge. 18.4. Kui üks osapool ringkäigulehe sisuga ei nõustu, lisab ta ringkäigulehe juurde keeldumise põhjendus, mis lisatakse ringkäigulehele. VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE 19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine 19.1. Dokument säilitatakse dokumentide loetelus määratud tähtajani. Dokument arhiveeritakse lähtudes arhiiviseadusest. 19.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või registreerimisest. 19.3. Paberdokument säilitatakse toimikus, millele märgitakse dokumentide loetelus dokumendisarjale antud tähis, sarja nimetus ja asjaajamisaasta number.  9 19.4. Dokument, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse. Dokument, millel on arhiiviväärtus, arhiveeritakse (luuakse arhivaal). 19.5. Arhivaali hoitakse TEHIKu arhiivis või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a. määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“ sätestatud korrale. 19.6. Arhivaale hoitakse vastavalt arhivaali tähtajale. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödas ja puudub vajadus nende edasiseks säilitamiseks, hävitatakse akti alusel. 19.7. Arhivaali hävitamiseks koostatakse Deltas arhivaalide hävitamise akt . 19.8. Arhivaalid hävitatakse: 19.8.1. arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm) või 19.8.2. teabe kustutamisega selle kandjalt. 20. Lisad 20.1. Lisa 1 – Dokumentide loetelu 20.2. Lisa 2 – Kooskõlastusringid