Sisendi andmine

Saaja: [email protected] Teema: Keskkonnaameti dokumentide haldamine ja säilitamine Tere! Vastuseks Teie 28.11.2025 kirjas nr 7-2/9004 esitatud küsimustele saadame Keskkonnaameti sisendi dokumentide haldamise ja säilitamise kohta. Dokumentide haldamine ja säilitamine Keskkonnaametis 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Keskkonnaametis on dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine reguleeritud asutuse teabehalduse korras, dokumentide liigitusskeemis, andmekogude põhimäärustes ja valdkonna juhistes. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? * *Vastavalt asutuse teabehalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm. * *Registrisse kantakse järgmised andmed: o Sissetulev/saadetav kiri: dokumendi liik, dokumendi sisu peegeldav pealkiri, sisukirjeldus, saatja/saaja andmed: juriidilise või eraisiku isiku nimi, kontaktandmed, saatja/saaja kuupäev, saatja viit, registreerimise kuupäev, registreerimise number, kirja alaliik, vastamistähtaeg, jaotuskava/adressaadid, vastamiskuupäev, allkirjastaja nimi, ametinimetus, e-posti aadress, telefoni number, koostaja nimi, telefon, e-postiaadress, saatmisviis, formaat, märkused, juurdepääsumärked: algus- ja lõpp-kuupäev, kestus, juurdepääsumärke eest vastutaja nimi; o Käskkiri/korraldus/leping/protokoll: dokumendi liik/alaliik, registreerimise kuupäev, registreerimise number, sisukirjeldus, protokolli puhul päevakord, protokollija ja koosoleku juhataja, amet, saaja andmed, kehtivus, allkirjastaja nimi, amet, koostaja nimi, ametinimetus, struktuuriüksus, üleandja/vastuvõtja, saatmisviis, formaat, jaotuskava/adressaadid, märkused, juurdepääsumärked: algus- ja lõpp-kuupäev, juurdepääsumärke eest vastutaja nimi; * * Dokumendi registreerimise eest vastutajad on määratud asutuse teabehalduse korras: o Asutuse üldpostkasti saabunud kirjade registreerimise eest vastutavad referendid; o Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud dokumendid või temale isiklikult üle antud ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üld e-posti aadressile või registreerib ise. o Dokumendi koostaja vastutab enda koostatud dokumendi menetlemise eest, sh dokumendi loomine, menetlemine, vormistamine, registreerimine, allkirjastamine, juurdepääsu tagamine/piiramine, välja saatmine, säilitamine kuni arhiivi üleandmiseni. o Teenistujad haldavad ja menetlevad teavet üldjuhul asutuse dokumendihaldussüsteemis või muudes asutuses kasutusel olevates infosüsteemides. o Teenistujad vastutavad ameti ülesannete täitmise ning otsuste vastu võtmisega seotud olulise teabe dokumenteerimise eest ja infosüsteemi sisestamise eest. * * Millisel hetkel registreerimine toimub? o Sissetulevad kirjad registreeritakse infosüsteemis saabumise päeval või hiljemalt järgmisel tööpäeval. o Käskkirjad, korraldused, väljasaadetavad kirjad, lepingud jt registreeritakse allkirjastamise hetkest. 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid? *Registreerimiskohustuse erandeid kohaldatakse kooskõlas seadustega. Vastavalt asutuse teabehalduse korrale kuuluvad registreerimisele kõik asutuse tegevusega seotud dokumendid, välja arvatud arved, reklaam- ja informatiivse sisuga trükised, perioodika jm kas dokumendihaldussüsteemis või teistes infosüsteemides. 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? * *Asutuse teabehalduse korras on reguleeritud dokumendiringluse põhimõtted: o Teenistuja tööalasele e-posti aadressile saabunud dokumendid või temale isiklikult üle antud ametialased dokumendid suunab teenistuja registreerimiseks asutuse üld e-posti aadressile või registreerib ise. o Dokumendi koostaja vastutab enda koostatud dokumendi menetlemise eest, sh dokumendi loomine, menetlemine, vormistamine, registreerimine, allkirjastamine, juurdepääsu tagamine/piiramine, välja saatmine, säilitamine kuni arhiivi üleandmiseni. o Teenistujad haldavad ja menetlevad teavet üldjuhul asutuse dokumendihaldussüsteemis või muudes asutuses kasutusel olevates infosüsteemides. o Teenistujad vastutavad ameti ülesannete täitmise ning otsuste vastu võtmisega seotud olulise teabe dokumenteerimise eest ja infosüsteemi sisestamise eest. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? *Asutuse dokumendiregistrid on avalikud 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? *Sõltumata teabekandjast võetakse asutuse tegevusega seotud teave arvele kas dokumendihaldussüsteemis või teises infosüsteemis. Suuliselt esitatud teave protokollitakse, registreeritakse ja menetletakse dokumendihaldussüsteemis. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? *Keskkonnaamet kasutab Kliimaministeeriumi haldusalas ühtset dokumendihaldussüsteemi KIRKE. Keskkonnaotsuste infosüsteemi KOTKAS, Objekti kontrollimise andmekogu OKAS jt infosüsteemide vastutav töötleja on Keskkonnaamet – Keskkonnaameti elektrooniliselt peetavate andmekogude kirjeldused on ära toodud asutuse dokumentide liigitusskeemis ja andmekogude põhimäärustes. 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? * *Dokumentide säilitamine on reguleeritud Keskkonnaameti teabehalduse korras ja dokumentide liigitusskeemis kooskõlas arhiiviseadusega ja eriseadustega. * *Teabe säilitustähtaja määramise aluseks on: o Arhiiviseadus ja selle rakendusakt arhiivieeskiri; o Valdkonna seadustes kehtestatud säilitustähtajad; o Dokumentide säilitustähtajad on kehtestatud asutuse dokumentide liigitusskeemis. Liigituskeemis määratakse säilitustähtajad sarja tasemel; o Rahvusarhiivi hindamisotsus: arhiiviväärtuslik (AV); o Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel; o Hävitamiseks kasutatakse hävitamisteenust, millega tagatakse teabe hävitamine selliselt, et oleks tagatud informatsiooni mittesattumine kolmandate isikute kätte; o Asutuses kasutatakse arhiiviseadusega kehtestatud arhiivivorminguid. Teavet hoitakse dokumendihaldussüsteemis, sise- ja välisveebis ja teistes infosüsteemides, andmekogudes, pilveteenuses OneDrive, piiratud juurdepääsuga failiserveris ja failiserveris jt KLiMis kasutuses olevates keskkondades. Teabe hoidmine infosüsteemides ja andmekogudes on reguleeritud KLiMi haldusalas tsentraalselt. 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? **** **** Asutuse dokumentide säilitustähtaegade määramise aluseks on: o Keskkonnaameti teabehalduse kord ja dokumentide liigitusskeem; o valdkonna eriseadused; o arhiiviseadus ja selle rakendusakt arhiivieeskiri; o Rahvusarhiivi hindamisotsus: arhiiviväärtuslik (AV); o säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel; o hävitamiseks kasutatakse hävitamisteenust, millega tagatakse teabe hävitamine selliselt, et oleks tagatud informatsiooni mittesattumine kolmandate isikute kätte; **** **** Milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? alatine, 75, 55, 50, 25, 10, 7, 5; 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? * **** Asutuse dokumentide üleandmine on reguleeritud Keskkonnaameti teabehalduse korras ja dokumentide liigitusskeemis kooskõlas arhiiviseadusega ja eriseadustega. * **** Rahvusarhiivi hindamisotsus: arhiiviväärtuslik (AV) * **** AV arhivaalide üleandmine toimub üleandmisakti alusel 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? * Asutuse säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine on reguleeritud Keskkonnaameti teabehalduse korras ja dokumentide liigitusskeemis kooskõlas arhiiviseadusega ja eriseadustega. * Säilitustähtaja ületanud dokumendid/teave hävitatakse asutuse hävitamisakti alusel. * Hävitamiseks kasutatakse hävitamisteenust, millega tagatakse teabe turvaline hävitamine selliselt, et oleks tagatud informatsiooni mittesattumine kolmandate isikute kätte. * Infosüsteemides toimub säilitustähtaja ületanud teabe hävitamine infotehnoloogiliste vahendite abil, tükeldamise teel. 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms). * KeA-l ei ole dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat; AKI praktika kokkupuuted on olnud valdavalt teabe avalikustamise/piiramise kontekstis. Lugupidamisega Ulvi Alekõrs juhtivspetsialist teenindusosakond | Keskkonnaamet Roheline 64 | 80010 Pärnu linn + 372 5346 1656 [email protected] www.keskkonnaamet.ee | www.kaitsealad.ee Keskkonnaamet Facebookis usaldusväärsus * hoolivus * koostöö * tulemuslikkus