Vastus

Saatja: "Eans" <[email protected]> Saaja: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email protected]> Teema: FW: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Kuupäev: 2025-12-31 07:33 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere! Edastame täidetud küsimustiku tagasi. Lugupidamisega Lennuliiklusteeninduse AS From: Kristiina Laius <[email protected]> Sent: Monday, December 15, 2025 2:41 PM To: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Eans <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; KeA Info <[email protected]>; KAUR Üldkontakt <[email protected]>; Eesti Geoloogiateenistus <[email protected]>; LM Üldkontakt <[email protected]>; KeMIT Info <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected] Cc: [email protected] Subject: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta <mailto:[email protected]> [email protected] saada teile sageli meilisõnumeid. <https://aka.ms/LearnAboutSenderIdentification> Lugege täpsemat teavet selle kohta, miks see on oluline Lugupeetud teabevaldajad Justiits- ja Digiministeerium edastas Kliimaministeeriumile Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustiku, mis käsitleb dokumentide haldamist ja säilitamist. Justiits- ja Digiministeeriumi saadetud kirjadega saate tutvuda Kliimaministeeriumi avaliku dokumendiregistri vahendusel: 6-5/25/5263 <https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-01886237 81d8> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-018862378 1d8 6-5/25/5263 -2 (täiendav pöördumine) <https://adr.envir.ee/et/document.html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f02212 34bc> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f022123 4bc Küsimustiku täitmist oodatakse nii ministeeriumi valitsemisala asutustelt kui ka AvTS § 5 lõike 1 punktis 3 ning lõikes 3 nimetatud ettevõtjatelt, kes täidavad avalikku ülesannet või on võrdustatud teabevaldajatega teatud teabe osas. Ametlike dokumentide all ei mõelda siin üksnes dokumendihaldussüsteemis registreeritavaid dokumente. Euroopa Nõukogu konventsiooni artikli 1 lõike 1 punkti b kohaselt on ametlikud dokumendid ükskõik millises vormis salvestatud teave, mille on koostanud või vastu võtnud ning mida valdavad avaliku võimu kandjad. Seega puudutab küsimustik kogu avaliku teabe registreerimist ja säilitamist asutuses, mitte ainult dokumendiregistris registreeritavat. Kui teie asutus on mõne andmekogu vastutav töötleja, kus töödeldakse asutuse avalike ülesannete täitmisel loodud / saadud avalikku teavet, palume ka selle info välja tuua koos andmekogu pidamise volitusnormiga. Palume saata eestikeelsed vastused käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile <mailto:aadressile%20-%20%[email protected]> aadressile - [email protected], hiljemalt 31. detsembriks 2025. Panen kaasa eestikeelse küsimustiku. Lugupidamisega Kristiina Laius Nõunik | Strateegia, analüüsi ja digiarengu osakond 626 2835 | <https://kliimaministeerium.ee/> https://kliimaministeerium.ee Kliimaministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Lennuliiklusteenindus AS-is lähtutakse dokumentide haldamise, säilitamise ja arhiveerimise osas ettevõtte asjaajamiskorrast ja dokumentide loetelust, arhiivi seadusest/ juhistest, arhiivieeskirjast. 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Valdav osa ettevõttesse saabunud ja väljaminevad dokumendid registreeritakse. Ettevõtte siseste dokumentide osas lähtutakse nende registreerimisel eelmises punktis välja toodud regulatsioonidest. Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? Ettevõtte üldisele e-posti/posti aadressile saabunud dokumendid registreerib ja edastab asjaosalistele juhiabi-dokumendihaldur. Töötaja ametialasele e-posti aadressile saabunud dokumentide registreerimise eest vastutab dokumendi saanud töötaja, kes registreerib dokumendi dokumendihaldussüsteemis ise või edastab selle registreerimiseks juhiabi-dokumendihaldurile. Registreerimine toimub tavaliselt saabumise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval. 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid? Jah, sest tulenevalt dokumendi sisust otsustatakse registreerimise vajalikkus. Kas dokument teadmiseks edastatud, informatiivse sisuga, ei oma tõenduslikku väärtust vms. 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? Tuleb saata juhiabi- dokumendihaldurile registreerimiseks, reguleerib asjaajamiskord, kus on välja toodud kriteeriumid registreerimise kohta. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Ei ole. 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Jah. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? Oma süsteem, dokumendihaldussüsteem Webdesktop. 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Dokumente hoitakse paberkandjal, digitaalselt, on ka hübriiddokumente. Aktiivses kasutuses dokumendid hoitakse dokumendihaldussüsteemis või muus infosüsteemis või tööruumides. Pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid antakse säilitamiseks üle lepingulise partneri arhiivi. 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? Säilitustähtaegade määramisel lähtutakse kohalduvatest õigusaktidest ja siseregulatsioonidest. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? Dokumente hinnatakse eraldi ja arhiivi antakse üle dokumendid, mille aktiivne kasutus on lõppenud ja mille säilitustähtaeg näeb ette üleandmise arhiivi. Lähtumine arhiiviseadusest, arhiivieeskirjast, ettevõtte asjaajamiskorrast, dokumentide loetelust. 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Lähtutakse kohalduvatest õigusaktidest ja siseregulatsioonidest. Dokumenti võib hävitada alles pärast kehtestatud säilitustähtaja möödumist. 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms). Vastav praktika puudub.