ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Margit Juhkam Teie 28.11.2025 nr 7-2/9004
Justiitsministeerium
[email protected] Meie 30.12.2025 nr 1.2.-2/25/3914-3
Vastus sisendi kogumisele
Käesolevaga esitab Andmekaitse Inspektsioon eesti keeles oma sisendi saadetud küsimustikule
(küsimused tõlgituna eesti keelde).
1. Kuidas on reguleeritud avaliku võimu teostavate asutuste dokumentide haldamine,
säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjakohaste õigusaktide ametlik tõlge mõnda
Euroopa Nõukogu töökeelde (inglise või prantsuse keelde).
Eestis reguleerib avaliku võimu teostava asutuse dokumentide haldamist, säilitamist ja
arhiveerimist, k.a Andmekaitse Inspektsiooni puhul avaliku teabe seadus, arhiiviseadus, aga ka nt
25.05.2017. a määrus teenuste korralduse ja teabehalduse alused. Igal asutusel peab olema
dokumendihalduse/teabehaldusekord ning määratud selle eest vastutav isik.
2. Kas kõik avaliku asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis
milline teave dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest?
Millisel ajahetkel registreerimine toimub?
Andmekaitse Inspektsioonil puuduvad andmekogud, kuid kooskõlas AvTS paragrahviga 12
registreeritakse Delta dokumendiregistris asutusele saabunud dokumendid ja asutusest
väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval;
muus osas lähtub Andmekaitse Inspektsioon samuti AvTS paragrahv 12 nõuetest.
Registreerimine toimub valdavalt hetkel, kui dokument saabub või kui dokument välja saadetakse.
Dokumendihaldusteenust pakub Riigi Tugiteenuste keskus, mis vastutab sissetulevate
dokumentide registreerimise eest. Väljaminevate dokumentide registreerimise eest vastutab
väljasaatja.
3. Kas dokumentide registreerimise nõuetele kohaldatakse erandeid sõltuvalt nende sisust?
AvTSi kohaselt dokumendiregistris registreeritakse kõik asutusele saabunud dokumendid ja
asutusest väljasaadetud dokumendid. Raamatupidamisdokumente ei registreerita
dokumendiregistrisse. Isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja
millele on isiku juurdepääs tagatud, ei registreerita dokumendiregistrisse, näiteks lähetus- ja
personalidokumendid RTIPis.
Sissetulevad Euroopa ülepiirilised menetlusdokumendid, mis saabuvad IMI süsteemi kaudu,
registreeritakse juhul, kui Andmekaitse Inspektsioon on menetluse juhtivas rollis. Mõne teise riigi
pädeva asutuse menetlusse kaasatuna üldjuhul dokumente ei registreerita.
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
4. Kas on olemas juhised või poliitikad seoses otse avalikule ametiisikule saadetud või temalt
saadetud kirjavahetuse registreerimisega?
Teenistuja e-posti aadressile saadetud kirjavahetuse registreerimise või registreerimiseks
edastamise eest vastutab kirja saanud teenistuja vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni
dokumendihalduskorrale.
5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?
Ametlike dokumentide register on avalik tulenevalt avaliku teabe seadusest.
6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse samamoodi nagu füüsilisi
dokumente?
Valdav enamus, ligilähedaselt 99% Andmekaitse Inspektsioonile tulevatest pöördumistest on
elektroonilisel kujul. Selgitustaotlusele ja märgukirjale vastamise seadus; haldusmenetluse seadus
ning avaliku teabe seadus ei näe ette erisusi füüsiliste ja elektrooniliste dokumentide vahel, sh on
aktsepteeritud suuline pöördumine. Seetõttu on e-kiri käsitletav pöördumisena. SMS kujul
pöördumisi Andmekaitse Inspektsioonile ei laeku, seejuures puudub võimalus SMS pöördumist
nõuetekohaseks pöördumiseks lugeda, kuivõrd võimaldatav tähemärkide arv on liialt piirav.
Seoses sotsiaalmeedias tehud kommentaaridega esitab Andmekaitse Inspektsioon
vastukommentaari lihtsamas vormis selgitusega või paludes pöörduda e-posti teel.
7. Kas avalikud asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab
iga asutus omaenda registreerimissüsteemi?
Seadus ei näe ette ühist süsteemi dokumentide registreerimiseks. Samas praktikas kasutatakse
standardlahendust, teatud juhtudel erilahendust. Andmekaitse Inspektsioonil on sarnaselt paljude
muude avalike asutustega kasutusel standardlahendusena dokumendihaldussüsteem Delta.
8. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused ametlike dokumentide säilitamisel?
Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse?
Andmekaitse Inspektsioon säilitab dokumente digitaalkujul ning konkreetse säilitustähtajaga.
Dokumente ja teavet säilitatakse ja arhiveeritakse vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni
dokumendihalduse korrale ja arhiivikorrale.
9. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide säilitustähtaja
määramisel ja milliseid säilitustähtaegu kohaldatakse?
Dokumendiregistris registreeritud dokumentide säilitustähtajad on määratud dokumendiregistris
olevate sarjade kaupa, jäädes enamasti 5-10 aasta piiresse. Igal konkreetsel sarjal on oma
säilitustähtaeg ning see on paika pandud Andmekaitse Inspektsiooni arhiivikorras.
10. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide arhiivi üleandmisel?
Dokumendid antakse arhiivi üle vastavalt Rahvusarhiiviga kooskõlastatud liigitusskeemile.
Lähtutakse sellest, kas tegemist arhiiviväärtusliku materjaliga või mitte.
11. Milliseid kriteeriume rakendavad avalikud asutused dokumentide
kõrvaldamisel/hävitamisel?
Vastavalt Andmekaitse Inspektsiooni dokumendihalduskorrale ja infoturbekorrale tellitakse
füüsiliste infokandjate (sh paberdokumentidele) hävitamiseks regulaarselt hävitusteenus.
2 (3)
Digikandjal dokumendid kustutatakse säilitamistähtaja möödumisel, kui puudub alus
säilitamistähtaega pikendada.
12. Palun kirjeldage kohtupraktikat ja/või praktikat, mis on seotud dokumentide haldamise ja
säilitamisega (kohtud, õiguskantsler, teabevolinikud vms).
Andmekaitse Inspektsioon teostab riiklikku järelevalvet avaliku teabe seaduse alusel seoses
dokumentide haldamise ja säilitamisega. Andmekaitse Inspektsiooni kui teabevaldaja praktika on
ülaltoodud vastustega kirjeldatud.
Lugupidamisega
Gunnar Gabriel Einlo
Jurist
peadirektori volitusel
[email protected]
3 (3)
Saatja:
[email protected]
Saaja: "Justiits- ja Digiministeerium" <
[email protected]>
Teema: Vastus sisendi kogumisele
Kuupäev: 2025-12-30 14:37
Tere!
Teile on saadetud Andmekaitse Inspektsiooni dokumendihaldussüsteemi Delta
kaudu dokument.
Pealkiri: Vastus sisendi kogumisele
Registreerimise kuupäev: 30.12.2025
Registreerimise number: 1.2.-2/25/3914-3
Tundliku sisuga elektroonilised pöördumised on võimalik inspektsioonile
edastada krüpteeritult kasutades ID- kaarti ja ID-tarkvara
<https://installer.id.ee/?lang=est> . Kuidas dokumente krüpteerida, vaata
siit <https://www.aki.ee/meist/vota-uhendust/saada-kiri> .
Andmekaitse Inspektsioon
Tatari 39, 10134 Tallinn
Telefon: 627 4135
E-mail:
[email protected]
<http://www.aki.ee> www.aki.ee
ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Leia meid
<https://www.linkedin.com/company/estonian-data-protection-inspectorate/>
LinkedInist või kuula
<https://open.spotify.com/show/3zUmUfZZchralr4845AUFJ?si=a94a8df1e9264c92&nd=1&dlsi=d71b67c3014b4ca6>
Andmehäälingust