Vastus

Saatja: "AS Saarte Liinid" <[email protected]> Saaja: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email protected]> Teema: RE: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Kuupäev: 2025-12-30 07:41 Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. Tere Edastame AS Saarte Liinide vastused dokumentide haldamist ja säilitamist käsitlevale küsimustikule. Lugupidamisega KAIRI SOKOLOVA büroojuht AS <https://protect.checkpoint.com/v2/r02/___https:/saarteliinid.ee/___.Y3AxZ TpzYWFydGVsaWluaWRhczpjOm86MjA1ZWY1MzUxODI0NmVkMjkxMzhiMmMwOTgzOTdhMGE6Nzo xNDY0OmEzM2JjNjM0ODU0YmUwMDU0NjY2MzdmZmNiMzNkMGQ0ZjA5Y2M2MDgxY2Y0YTIyYmI2O WY3OTcwZDA3YjRiMjI6aDpUOk4> Saarte Liinid Rohu 5, Kuressaare 93819 Saare maakond telefon: +372 453 0140 [email protected] <mailto:[email protected]> From: Kristiina Laius <[email protected]> Sent: Monday, December 15, 2025 2:41 PM To: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; AS Saarte Liinid <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; KeA Info <[email protected]>; KAUR Üldkontakt <[email protected]>; Eesti Geoloogiateenistus <[email protected]>; LM Üldkontakt <[email protected]>; KeMIT Info <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected] Cc: [email protected] Subject: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta Lugupeetud teabevaldajad Justiits- ja Digiministeerium edastas Kliimaministeeriumile Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustiku, mis käsitleb dokumentide haldamist ja säilitamist. Justiits- ja Digiministeeriumi saadetud kirjadega saate tutvuda Kliimaministeeriumi avaliku dokumendiregistri vahendusel: 6-5/25/5263 <https://protect.checkpoint.com/v2/r02/___https:/adr.envir.ee/et/document. html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-0188623781d8___.Y3AxZTpzYWFydGVsaWluaWRhcz pjOm86ZDI3YzExNmI5NGM2YTZhY2NlOWViYmU0Y2RkNDQxNDU6NzozMWJjOjk1Zjk5YmU5ZjM5 NjMxNzhiNzI1ZWQwZjg5Y2M0NzUxMzBiZGI5M2RmZmRmZWFiM2ZkZjdmYzJhN2YwYTYxYTM6aD pUOk4> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=6399add4-137a-4aa5-987a-018862378 1d8 6-5/25/5263 -2 (täiendav pöördumine) <https://protect.checkpoint.com/v2/r02/___https:/adr.envir.ee/et/document. html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f0221234bc___.Y3AxZTpzYWFydGVsaWluaWRhcz pjOm86ZDI3YzExNmI5NGM2YTZhY2NlOWViYmU0Y2RkNDQxNDU6Nzo0NmQwOmZkYWQ4NzVmYjIx ODM2MGEzMDdhMDBkYTE5Y2EyOWNlYjBkZTBhYWQ5Y2FkMDg2NWIzOWE5MzYxNjc0ZjBkODg6aD pUOk4> https://adr.envir.ee/et/document.html?id=c90d9535-749f-41c3-ae53-d5f022123 4bc Küsimustiku täitmist oodatakse nii ministeeriumi valitsemisala asutustelt kui ka AvTS § 5 lõike 1 punktis 3 ning lõikes 3 nimetatud ettevõtjatelt, kes täidavad avalikku ülesannet või on võrdustatud teabevaldajatega teatud teabe osas. Ametlike dokumentide all ei mõelda siin üksnes dokumendihaldussüsteemis registreeritavaid dokumente. Euroopa Nõukogu konventsiooni artikli 1 lõike 1 punkti b kohaselt on ametlikud dokumendid ükskõik millises vormis salvestatud teave, mille on koostanud või vastu võtnud ning mida valdavad avaliku võimu kandjad. Seega puudutab küsimustik kogu avaliku teabe registreerimist ja säilitamist asutuses, mitte ainult dokumendiregistris registreeritavat. Kui teie asutus on mõne andmekogu vastutav töötleja, kus töödeldakse asutuse avalike ülesannete täitmisel loodud / saadud avalikku teavet, palume ka selle info välja tuua koos andmekogu pidamise volitusnormiga. Palume saata eestikeelsed vastused käesoleva kirja lisas esitatud küsimustikule teie asutuse vaatest Justiits- ja Digiministeeriumile <mailto:aadressile%20-%20%[email protected]> aadressile - [email protected], hiljemalt 31. detsembriks 2025. Panen kaasa eestikeelse küsimustiku. Lugupidamisega Kristiina Laius Nõunik | Strateegia, analüüsi ja digiarengu osakond 626 2835 | <https://protect.checkpoint.com/v2/r02/___https:/kliimaministeerium.ee/___ .Y3AxZTpzYWFydGVsaWluaWRhczpjOm86ZDI3YzExNmI5NGM2YTZhY2NlOWViYmU0Y2RkNDQxN DU6Nzo0YTJiOmM0NDg3YmYwMDA2NTBhMTNmNDc0ODNlM2U0MzEzZDYwNjgyOGExNjY5NzVmZDl jNzE1Nzc2M2UwZDJlZTQxM2Q6aDpUOk4> https://kliimaministeerium.ee Kliimaministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti 1. Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine ? AS -is Saarte Liinid (edaspidi S elts ) toimub dokumentide haldamine, säilitamine ja arhiveerimine kooskõlas kehtivate õigusaktide ning ettevõttes kehtestatud asjaajamiskorraga. D okumentide liigitusskeem on aluseks dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi (DHS) ja arhiveerimistähtaegade määramisel. S eltsi keskses failihoidlas (SharePoint Online) asuvate dokumentide kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub S elts is kehtestatud dokumendi „ Andmevarunduse kord ” alusel. Töötajate personaalsed töödokumendid hoitakse OneDrive for Business failihoidlas, mille kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Seltsis kehtestatud dokumendi „ Andmevarunduse kord ” alusel . 2. Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta registrisse kantakse? Kes vastutab registreerimise eest? Millisel hetkel registreerimine toimub? K õik ametlikud dokumendid registreer itakse DHS- is vastavalt dokumentide liigitusskeemile . Sõltuvalt dokumendi liigist kantakse r egi s trisse nt . reg number; reg kuupäev; saatja; saatmisviis; pealki ri; lühisisu ; failid . Lepingute registreerimisel nt. : reg nr; reg kuupäev; sadam; lepingu nimetus; leping/lisa; lepingupartner; lühisisu; jõustumine; tähtajalisus; vastutaja ; failid. Asjaajamist koordineerib büroojuht . T öötaja d vastuta vad oma tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh: temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi registreerimise korraldamise eest; Saabuvad dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval. Väljaminevad dokumendid r egistreeritakse enne väljasaatmist, kui dokument on lõplikult vormistatud . 3. Kas dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid? Jah, dokumentide sisu põhjal kohaldatakse registreerimiskohustusele erandeid . Registreerimisele kuuluvad dokumendid (sisu tõttu) Registreeritakse dokumendid, millel on: õiguslik tähendus (nt lepingud, taotlused, otsused), juhtimis- või korraldav sisu (nt käskkirjad, juhised), tähtajaline täitmise kohustus (nt pöördumised, nõuded), tõendusväärtus (nt vaidluste puhul). Erandid – dokumendid, mida sisu tõttu ei registreerita : teavitav või informatiivne (nt üldteated , kutsed, reklaamid), rutiinne töökorralduslik suhtlus (nt koosoleku kokkulepped e-kirjas), tööversioonid ja mustandid, dubleeriv (sama sisu juba registreeritud dokumendis). 4. Kas on olemas juhised või põhimõtted avalikule teenistujale otse saadetud või temalt otse saadetud kirjavahetuse registreerimise kohta? Järgitakse Seltsis kehtestatud asjaajamiskorda . Töötajate e-posti aadressidele saabunud teabe registreerib või korraldab nende registreerimise vastavat e-postiaadressi kasutav töötaja. 5. Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud? Ei ole . 6. Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jms) käsitletakse samamoodi nagu paberdokumente? Oluline on sisu ja eesmärk, mitte vorm. Kui elektrooniline sõnum täidab dokumendi funktsiooni, kehtivad sellele samad nõuded nagu paberdokumendile. 7. Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi? S elts kasutab Riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud dokumendihaldussüsteemi Webdesktop . Teenust pakub Webware OÜ . 8. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente hoitakse? Alaliselt alleshoitavad digitaaldokumendid säilitatakse DHS- is , paberdokumendid a rhiivis . S äilitustähtajaga (määratud dokumentide loetelus) arhiiviväärtuslikud dokumendid säilitatakse süsteemis kuni säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need arhiveeritakse DHS-i arhiveerimismoodulis; S äilitustähtajaga arhiiviväärtuseta digitaaldokumendid säilitatakse süsteemis säilitustähtaja möödumiseni, misjärel need hävitatakse DHS-i hävitamismoodulis; A metlike paberdokumentide originaalid säilitatakse Seltsis kuni säilitustähtaja m öödumiseni . P ikaajalise säilitustähtajaga ja alaliselt alleshoitavad toimiku i d hoitakse Seltsi arhiivi s ; R egistreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, säilitatakse kuni tööprotsessi lõppemiseni . 9. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide säilitustähtaegade määramisel ning milliseid säilitustähtaegu kasutatakse? Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, S eltsi tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest. Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt: - 3 aastat; - 25 aastat; - 5 aastat; - 50 aastat; - 7 aastat; - alatine; - 10 aastat; - 10 aastat pärast lepingu lõppemist; - 15 aastat; - 25 aastat pärast viimase kande tegemist. 10. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide üleandmisel arhiivi? S elts ei ole dokumente avalikku arhiivi üle andnud. 11. Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused dokumentide hävitamisel? Selts võib oma dokumendid, sealhulgas andmekogudes oleva teabe eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Hävitamine peab olema teostatud pöördumatult, turvaliselt ning keskkonnahoidlikult. Seltsi dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas, kuuluvad hävitamisele hävitamisakti alusel. Arhiiviväärtuseta paberdokumendid võib hävitada peale säilitustähtaja möödumist lähtudes Arhiivieeskirjast, lihtsustatud korras purustamise teel. Registreerimata väheväärtuslikud dokumendid, mida ei pea säilitama, ent mis sisaldavad informatsiooni Seltsi kohta, peale tööprotsessi lõpetamist kas kustutakse või hävitatakse . . Digitaalsete andmete ja andmekandjate hävitamine: - SSD Kettad: Kasutatakse arvutisse sisse ehitatud Secure Erase funktsionaalsust, mis kustutab SSD kettal olevad andmed turvaliselt. - HDD kettad, DVD ja CD plaadid ning muud mälukandjad hävitatakse füüsilisel teel . 12. Palun kirjeldage dokumentide haldamise ja säilitamisega seotud kohtupraktikat ja/või halduspraktikat (kohtud, õiguskantsler, andmekaitse järelevalveasutused jms).