Arvete menetlemise ja viseerimise kord

KÄSKKIRI 09.09.2020 nr 1-2/20-031 Arvete menetlemise ja viseerimise kord Tulenevalt avaliku teenistuse seaduse § 67 ja majandus- ja taristuministri 07. detsembri 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ § 5 lõike 3 punkti 1 alusel: kinnitan 1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti arvete menetlemise ja viseerimise korra (lisa 1); tunnistan kehtetuks 2. 15.01.2019 käskkirja nr 1-2/19-008 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti arvete menetlemise ja viseerimise kord“. (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Kajak peadirektor Merle Jürmann  2 Lisa 1 KINNITANUD peadirektor 09.09.2020 käskkirjaga nr 1-2/20-031 Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti arvete viseerimise ja menetlemise kord Üldsätted Käesolev kord reguleerib arvete ning majanduskulude aruannete menetlemise, kooskõlastamise ja kinnitamise korraldamist Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ametis (edaspidi TTJA). 1. Arved 1.1. TTJA menetleb ostuarveid e-arvekeskkonnas, kus toimub arvete kooskõlastamine ning kinnitamine. 1.2. TTJA-le esitatavad ostuarved peavad olema üldjuhul masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale e-arve standardile. 1.3. Arvete maksetähtaeg peab olema vähemalt 14 kalendripäeva arve saamisest (st arve jõudmisest e-arvekeskkonda või TTJA-sse), soovitav on 21 kalendripäeva. 1.4. Lepingujärgse arve esitamise aluseks on üldjuhul tööde või kauba üleandmise ja vastuvõtmise akt. 1.5. Asutusse saabunud ostuarvete menetlemisel (kooskõlastamisel ja kinnitamisel) osaleb vähemalt kaks ametnikku. Menetlusringile saatmiseks kasutatakse administraatori poolt eeldefineeritud kinnitusringe või koostatakse menetluse korraldaja või administraatori poolt jooksvalt uus kinnitusring, mis kehtib ainult konkreetsele ostuarvele. Uusi ostuarveid saab kinnitamisele saata menetlusringi korraldaja ja administraatori õigustega kasutaja, kelleks TTJA-s on finantsnõunik. 1.6. Arve kooskõlastab vastava talituse ja osakonna juhataja, koolituskulude puhul koolituste eest vastutav teenistuja, sõidukitega seotud kulude puhul sõidukite kasutamise eest vastutav ametnik, juriidiliste kulude puhul õiguse valdkonna juht või tugiteenuste osakonna õigusnõunik või jurist, info- ja kommunikatsioonikulude ning haldus- ja majandamiskulude osas tugiteenuste osakonna vastavaid ülesandeid täitev teenistuja ning seejärel kõigi kulude puhul alati finantsnõunik. 1.7. Kooskõlastaja kinnitab, et arvel kajastatud kogused ja hinnad on kajastatud õigesti ning vastavad lepingule/hinnapakkumusele ning kulutus on põhjendatud. Vajadusel lisab kooskõlastaja arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (lepingus sätestatud töö teostamise või kauba üleandmise akt või akti nr, spetsifikatsioon) ning vastavasse lahtrisse täiendava selgituse (info töö teostamise, kauba kättesaamise kohta jm). 1.8. Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, siis lükatakse dokument koos selgitusega tagasi. Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle valdkonda antud kulu ei kuulu, suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale. 1.9. Finantsnõunik koostab arve konteeringu, lisades vajalikud finantsdimensioonid ning kontrollib, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eesmärkidega (tööplaan, ostukava, juhtkonna otsused). 1.10. Peadirektor kinnitab kõik uurimis- ja arendustööde, esindus-, info- ja kommunikatsiooni ning õigusabikulud sõltumata summast, samuti ühekordselt tellitavad soetused ja teenused alates 300 eurost (ilma km-ta) ning lepingujärgsed ja püsikulud alates 1000 eurost (ilma km- ta). Ülejäänud kulude osas on arvete lõpliku kinnitamise õigus finantsnõunikul. Vajadusel konsulteerib finantsnõunik eelnevalt peadirektoriga või tugiteenuste osakonna juhatajaga (tugiteenuste kulud).  3 2. Majanduskulude aruanded 2.1. Majanduskulude aruannete menetlemine toimub Riigitöötaja Iseteenindusportaali (RTIP) majandamiskulude moodulis. 2.2. RTIP majanduskulude moodulis saab töötaja esitada taotluseid enda poolt tehtud kulude (nägemisteravust korrigeerivate abivahendite ja muude enda poolt tehtud majanduskulude) hüvitamiseks valides vastava dokumendiliigi. Aruandele tuleb lisada kuludokument. 2.3. Aruande koostaja kinnitab, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks, lisades selgituse ning manusena kuludokumendi. 2.4. Aruande kinnitab finantsnõunik, kooskõlastades selle nägemisteravust korrigeeriva abivahendi puhul eelnevalt personalijuhiga. 2.5. Pärast aruande asutuse poolt kinnitamist edastatakse see RTK raamatupidajale, kes on menetlusringis viimane kinnitaja. 3. Krediitkaarditehingud 3.1. Asutuse krediitkaart väljastatakse töötajatele asutuse ülesannetega seotud kulutuste eest tasumiseks määratud limiidi piires. Töötaja töölt lahkumisel kaart suletakse ning tagastatakse finantsnõunikule, kes on vastutav kaardi sulgemise eest. 3.2 Krediitkaarti kasutatakse välislähetuses; siseriiklikult ainult sel juhul, kui kulutuse eest puudub võimalus tasuda tavapärase ostuarvega. 3.3. Kaardivaldaja on kohustatud täitma kõiki panga poolt sätestatud krediitkaardi kasutuse tingimusi ning vastutab krediitkaardi säilimise ja selle sihipärase kasutamise eest. Kaardivaldaja ei tohi anda PIN- koodi ja krediitkaarti teise isiku valdusesse ega jätta järelevalveta kohta, kust see võiks sattuda teise isiku kätte. 3.4. Kaardivaldaja on kohustatud hüvitama krediitkaardi mittesihipärase kasutamise ning kaardivaldaja süül rikkumise, hävinemise või kaotsiminekuga Ametile tekitatud kahju. 3.5. Kaardivaldajal on lubatud krediitkaardiga tasuda ainult osakonna juhiga või finantsnõunikuga kokkulepitud teenuste eest. Muude kulude, samuti isiklike kulude tasumine Ameti krediitkaardiga on keelatud. 3.6. Krediitkaardi valdaja esitab RTIP majanduskulude moodulis aruande hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 5. kuupäevaks lisades sellele kaardiga tasutud arved, kviitungid jm kuludokumendid ning panga väljavõtte. Kui tehtud maksete kohta aruannet ei ole esitatud või puuduvad kuludokumendid, on kaardivaldaja kohustatud tehtud kulud ise hüvitama. 3.7. Aruande kooskõlastab finantsnõunik ning kinnitab peadirektor. Pärast aruande asutuse poolt kinnitamist edastatakse see RTK raamatupidajale, kes on menetlusringis viimane kinnitaja.