Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021–2027

MINISTRI KÄSKKIRI Tallinn 06.06.2024 nr 97 Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021–2027 Vabariigi Valitsuse 9. juuni 2022. a määruse nr 62 „Kultuuriministeeriumi põhimäärus“ § 4 punkti 6 ja § 5 lõike 2 punkti 1 alusel, kooskõlas perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse (edaspidi ÜSS) § 9 lõigetega 2 ja 3 ning ÜSS- i §-s 4 nimetatud meetmete nimekirjaga: 1. Kinnitan Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021–2027 uues redaktsioonis (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kultuuriministri 4. mai 2023. a käskkirja nr 120 „Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021– 2027“. (allkirjastatud digitaalselt) Heidy Purga  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 1 / 12 KINNITATUD kultuuriministri 06.06.2024 käskkirjaga nr 97 KULTUURIMINISTEERIUMI TÖÖPROTSEDUURID EUROOPA LIIDU ÜHTEKUULUVUSPOLIITIKA FONDIDE RAKENDAMISEKS PERIOODIL 2021–2027 Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 9. juuni 2022. a määruse nr 62 „Kultuuriministeeriumi põhimäärus“ § 4 punkti 6 ja § 5 lõike 2 punkti 1 alusel, kooskõlas perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduse (edaspidi ÜSS) § 9 lõigetega 2 ja 3 ning ÜSS-i §-s 4 nimetatud meetmete nimekirjaga. 1. Üldosa 1.1 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide struktuurivahendite rakendamiseks koostatud Kultuuriministeeriumi tööprotseduuride (edaspidi TP) eesmärk on kirjeldada Euroopa Liidu eelarveperioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi struktuurivahendite) meetmete administreerimist (sh rakendusasutuse ülesannete täitmist) Kultuuriministeeriumis, et tagada struktuurivahendite tõhus ja sihipärane kasutamine, toimingute läbipaistvus ja kontrollitavus ning toimingutes osalejate funktsioonide ja vastutuse selge kindlaksmääramine ja jaotus ning tehtavate otsuste vastavus kehtivatele õigusaktidele. 1.2 TP reguleerib järgmiste meetmete rakendamist: 1.2.1 Poliitikaeesmärk 1 „Nutikam Eesti“ meede 21.1.3.2 „Kultuuri valdkondadeülene arendamine, koostöö ja rahvusvahelistumine (edaspidi meede 1); 1.2.2 Poliitikaeesmärk 4 „Sotsiaalsem Eesti“ meede 21.4.7.5 „Lõimumist, sh kohanemist toetav Eesti“ (edaspidi meede 2). 1.3 Meetmete rakendusasutus on meetmete nimekirja alusel Kultuuriministeerium ning rakendusüksus meetmel 1 Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus ning meetmel 2 Riigi Tugiteenuste Keskus. 2. Kasutatavad lühendid ja nende tähendused AA auditeeriv asutus DHS Kultuuriministeeriumi dokumendihaldussüsteem Delta EK Euroopa Komisjon EL Euroopa Liit FO Kultuuriministeeriumi finantsosakond JKS juhtimis- ja kontrollisüsteemid HMS haldusmenetluse seadus KA Korraldusasutus KAMIN Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluse menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele KUM Kultuuriministeerium KMO Kultuuriministeeriumi kultuurilise mitmekesisuse osakond KRKO Kultuuriministeeriumi kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakond  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 2 / 12 Personali üksus Kultuuriministeeriumi personali juht ja personalinõunik PIK Puuetega inimeste õiguste konventsioon ÕHO Kultuuriministeeriumi õigus- ja haldusosakond RA Rakendusasutus RAR Riigiabi ja vähese tähtsusega abi register Rikkumise aruanne aruanne toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumise kohta RM Rahandusministeerium RTK Riigi Tugiteenuste Keskus RÜ Rakendusüksus SA Kultuuriministeeriumi siseauditi juht ja siseaudiitor SIO Kultuuriministeeriumi strateegia- ja innovatsiooniosakond SF Euroopa Liidu struktuurifondid SFOS struktuuritoetuse registri operatiivsüsteem TA tehniline abi TAT toetuse andmise tingimusi sätestav õigusakt (käskkiri või määrus) TPK Tööprotseduuri kirjeldus VTA Vähese tähtsusega abi VV Vabariigi Valitsus Ühissätete määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid ÜSS Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus ÜM Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr 55 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused“ 3. Juriidiline raamistik 3.1 Meetmete rakendamisel ja TP kehtestamisel lähtub Kultuuriministeerium järgnevatest Euroopa Liidu ja Eesti õigusaktidest ja juhenditest: 3.1.1 Euroopa Liidu õigusaktid: 3.1.1.1 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ühissätete määrus); 3.1.1.2 Euroopa Parlamendi ja nõukogumäärus (EL) 2021/1057, 24. juuni 2021, millega luuakse Euroopa Sotsiaalfond+ (ESF+) ja tunnistatakse kehtetuks määrus (EL) nr 1296/2013; 3.1.1.3 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1058, 24. juuni 2021, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja Ühtekuuluvusfondi; 3.1.1.4 Euroopa Komisjoni delegeeritud määrus (EL) 240/2014, 7. jaanuar 2014, millega sätestatakse Euroopa struktuuri- ja investeerimisfondidega seotud Euroopa partnerluse käitumisjuhend;  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 3 / 12 3.1.1.5 Euroopa Komisjoni delegeeritud ja rakendusaktid, mis on esitatud KA välja töötatud juhendi „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja rakendusasutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ lisas 21 ; 3.1.2 riigisisesed õigusaktid: 3.1.2.1 ÜSS; 3.1.2.2 HMS; 3.1.2.3 riigihangete seadus; 3.1.2.4 riigieelarve seadus; 3.1.2.5 Vabariigi Valitsuse 9. juuni 2022. a määruse nr 62 „Kultuuriministeeriumi põhimäärus“; 3.1.2.6 ÜM; 3.1.2.7 Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määrus nr 54 „Perioodi 2021-2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine”; 3.1.2.8 Vabariigi Valitsuse 31. juuli 2014. a määrus nr 121 „Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus”; 3.1.2.9 Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine“; 3.1.2.10 Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2019 määrus nr 112 „Riigi eelarvestrateegia, riigieelarve eelnõu ja tõhustamiskava koostamise ning riigieelarve vahendite ülekandmise tingimused ja kord ning riigieelarve seadusest tulenevate aruannete esitamise kord“; 3.1.2.11 Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2019 määrus nr 117 „Valdkonna arengukava ja programmi koostamise, elluviimise, aruandluse, hindamise ja muutmise kord“; 3.1.2.12 rahandusministri 10. septembri 2014. a määrus nr 30 „Kassalise teenindamise eeskiri“; 3.1.2.13 rahandusministri 26. septembri 2022. a määrus nr 42 „Perioodi 2021–2027 tehnilise abina toetuse andmise tingimused“; 3.1.2.14 ÜSS § 4 lõike 3 alusel kinnitatud meetmete nimekiri. 3.1.3 RM-i ja KA poolt koostatud/tellitud juhendid struktuurivahendite rakendamiseks 3.1.4 KUM-i töökorraldust reguleerivad dokumendid2 4. KUM-i töökorraldus meetmete rakendamisel 4.1 KUM-i struktuur on toodud lisas 1. 4.2 KUM-i struktuur RA-na ja elluviijana on toodud lisas 2. 4.2.1 RA juht on kultuuriminister. 4.2.2 RA ülesandeid täidavad: 1) FO (välisvahendite juht ja välisvahendite nõunik); 2) KMO (osakonnajuhataja); 3) SIO (loomemajandusnõunik); 4) ÕHO (õigusnõunik); 5) KRKO (kommunikatsiooninõunik). 4.2.2.1 RA töötaja personalikulud kaetakse struktuurivahendite tehnilise abi meetmest vastavalt rahandusministri ÜSS alusel kehtestatud tehnilise abina toetuse andmise tingimuste määrusele3. Vabanenud või täiendava ametikoha täitmiseks viiakse vajadusel läbi konkurss. 1 Kättesaadavad internetis: https://rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/euroopa-liidu-valisvahendid 2 Kättesaadavad Kultuuriministeeriumi Intranetis Pesa https://intra.kul.ee/ 3 Rahandusministri 26.septembri 2022. a määrus nr 42 „Perioodi 2021–2027 tehnilise abina toetuse andmise tingimused“.  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 4 / 12 4.2.2.2 FO ülesanded RA rolli täitmise kontekstis on struktuurivahendite rakendamise toetuste andmise, hindamise, finantsjuhtimise ja aruandluse toimimise tagamine ning tegevuste seire koordineerimine, sh: 4.2.2.2.1 rakenduskava koostamises ja muutmises osalemine ja selle koordineerimine KUM- is; 4.2.2.2.2 partnerlusleppe koostamises ja muutmises osalemine ja selle koordineerimine KUM- is; 4.2.2.2.3 meetmete üldine koordineerimine ja administreerimine RA ülesannetes; 4.2.2.2.4 RA seisukohtade väljatöötamine struktuurivahendite kasutamise küsimustes; 4.2.2.2.5 meetmetega seotud teemadel RA esindamine suhtluses KA-ga ning vastavates komisjonides ja töörühmades osalemine; 4.2.2.2.6 meetmete elluviimist reguleerivate õigusaktide, juhendmaterjalide ja muude dokumentide koostamise ning muutmise koordineerimine koostöös KMO juhataja, SIO loomemajandusnõuniku ja ÕHO õigusnõunikuga; 4.2.2.2.7 RÜ nõustamine meetmete rakendamisel kaasates vajadusel KMO juhatajat, SIO loomemajandusnõunikku ja ÕHO õigusnõunikku; 4.2.2.2.8 vajaduse korral ülevaate koostamine ja esitamine KA-le JKS auditi tulemusena tehtud tähelepanekutes nimetatud soovituste rakendamisest koos tõendusmaterjalidega; 4.2.2.2.9 KUM RA TP koostamine ja muutmine; 4.2.2.2.10 KUM JKS ja pettuse riskide hindamise korraldamine; 4.2.2.2.11 riskide hindamine meetmete rakendamisel, meetme disainimisel ja TAT eelnõu koostamisel koostöös SA, KMO, SIO, ÕHO, KRKO-ga ning riskide hindamise tulemuste edastamine KUM juhtkonnale ja KA kontaktisikule; 4.2.2.2.12 riskide maandusmeetmete elluviimine vastavalt riskide hindamise tulemustele koostöös KMO, SIO, ÕHO, KRKO-ga; 4.2.2.2.13 JKS auditi järeltoimingute ja parendustegevuste kavandamise ja elluviimise eest vastutamine, sh kommentaaride koostamine auditi lõpparuande projektile, parendustegevuste tegevuskava koostamine, SFOS-i informatsiooni sisestamine parenduste kohta; 4.2.2.2.14 hindamiskava koostamises osalemine ja hindamiste juhtkomisjoni liikme ülesannete täitmine; 4.2.2.2.15 seirekomisjoni kinnitatud hindamiste kavasse arvatud meetmete tulemuslikkuse, tõhususe ja mõju hindamise korraldamises osalemine, arvestades rakenduskava seirekomisjoni otsust ja soovitusi, ning teabe esitamine koostöös KMO ja SIO-ga hindamise järelduste ja soovituste ning nende elluviimise kohta seirekomisjonile ning RM-ile vastavalt ÜSS § 17 lõikele 6; 4.2.2.2.16 vajaduse korral teabe koondamine ja esitamine RM-ile ühissätete määruse artiklite 44 ja 45 kohaste hindamiste jaoks; 4.2.2.2.17 teavitamisega seotud ülesannete täitmises osalemine koostöös KRKO-ga, KA kommunikatsioonivõrgustiku töös osalemine; 4.2.2.2.18 KA-le ja RM-ile tema ülesannete täitmiseks vajaliku teabe koondamine ja esitamine; 4.2.2.2.19 Vaidemenetluses osalemine vastavalt TP punktile 8; 4.2.2.2.20 SF registri kasutajakontode haldamine vastavalt TP punktile 10; 4.2.2.2.21 meetmete rakendamiseks vajalikke struktuurivahendite, sh RA TA, riigieelarve strateegia ja KUM-i eelarve planeerimine koostöös KMO juhataja ja SIO loomemajandusnõunikuga;  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 5 / 12 4.2.2.2.22 FO struktuurivahendite alast tööd puudutavate dokumentide säilimise tagamine vastavalt ÜSS § 18 lõikes 1 sätestatud nõuetele; 4.2.2.2.23 rakenduskava seire jaoks vajaliku sisendi jm materjalide esitamine RM-ile ning rakenduskava seirekomisjonis vaatlejana osalemine; 4.2.2.2.24 struktuurivahendite tulemuslikumaks rakendamiseks koostöös vastava osakonnaga (meetme 1 osas SIO ja meetme 2 osas KMO) arengukavade juhtrühmade töös osalemine; 4.2.2.2.25 veendumine enne TAT-i kinnitamist, et elluviijal on olemas piisavad kontrolliprotseduurid riigiabi ja VTA andmiseks lõppsaajale; 4.2.2.2.26 kulude lihtsustatud hüvitamisviiside analüüside koostamise ja muutmise koordineerimine. 4.2.2.2.27 toetatavate tegevuste aastaeelarvete ja tegevuskavade ja nende muudatuste esitamine kooskõlastamiseks või kinnitamiseks RA juhile koostöös KMO ja SIO- ga. 4.2.2.2.28 TAT-i ja selle muudatuse esitamine KA-le avalikustamiseks ning RÜle teadmiseks. 4.2.2.3 SIO loomemajandusnõuniku ja KMO juhataja ülesanne KUM RA rolli täitmise kontekstis on struktuurivahendite efektiivse kasutamise tagamiseks sisulise sisendi andmine vastavalt meetme 1 ja meetme 2 vahendite planeerimisel riigieelarvesse, toetatavate tegevuste väljatöötamisel ja rakendamisel ning vahendite kasutamise seire sh: 4.2.2.3.1 partnerlusleppe koostamises ja muutmises osalemine ning FO-le sisendi andmine; 4.2.2.3.2 rakenduskava koostamises ja muutmises osalemine ning FO-le sisendi andmine; 4.2.2.3.3 sisulise sisendi andmine FO-le TAT-ide, juhendmaterjalide ja muude dokumentide koostamisel ja muutmisel; 4.2.2.3.4 meetmete rakendamise täitmise seiramine (kvantitatiivne ja kvalitatiivne sisuanalüüs) rakendamisel tekkivate probleemide väljaselgitamiseks jm materjalide esitamiseks teabe andmine FO-le ning KA-le aruannetesse sisendi andmiseks KA kehtestatud vormis ja ajaks; 4.2.2.3.5 rakenduskava seirekomisjoni liikme ja asendusliikme ülesannete täitmine; 4.2.2.3.6 struktuurivahendite tulemuslikumaks rakendamiseks koostöös FO-ga arengukavade juhtrühmade töös osalemine ja vajadusel ülevaadete andmine meetme rakendamisest; 4.2.2.3.7 osalemine riskide hindamises meetme rakendamisel, meetme disainimisel ja TAT eelnõu koostamisel; 4.2.2.3.8 riskide maandusmeetmete elluviimine vastavalt riskide hindamise tulemustele koostöös FO, ÕHO, KRKO-ga; 4.2.2.3.9 seirekomisjoni kinnitatud hindamiskavasse arvatud hindamiste korraldamine KMO juhataja ning osalemine SIO loomemajandusnõuniku puhul (sh hindamise hanke lähteülesande koostamine, hindamise läbiviimine jmt.) ning teabe esitamine koostöös FO-ga hindamise järelduste ja soovituste ning nende elluviimise kohta seirekomisjonile ning RM-ile vastavalt ÜSS § 17 lõikele 6; 4.2.2.3.10 meetmete rakendamiseks vajalikke struktuurivahendite, sh RA TA, riigieelarve strateegia ja KuM-i eelarve planeerimiseks FO-le sisendi andmine; 4.2.2.3.11 kulude lihtsustatud hüvitamisviiside analüüside koostamise ja muutmise osalemine ning sisendi andmine FO-le; 4.2.2.3.12 struktuurivahendite alast tööd puudutavate dokumentide säilimise tagamine oma meetme raames vastavalt ÜSS § 18 lõikes 1 sätestatud nõuetele; 4.2.2.3.13 Toetatavate tegevuste aastaeelarvete ja tegevuskavade ja nende muudatuste, TAT- ide alusel esitatud aruannete, taotlusvoorude eelarvete ja ajakavade,  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 6 / 12 hindamismetoodikate, hindamiskomisjonide koosseisude läbivaatamine ning ettepaneku tegemine FO-le nende kinnitamiseks või kooskõlastamiseks. 4.2.2.3.14 RÜ nõustamine meetmete rakendamisel sisulistes küsimustes. 4.2.2.4 ÕHO õigusnõuniku ülesanne KUM RA rolli täitmise kontekstis on struktuurivahendite rakendamise õiguspärasuse tagamine RA tasandil sh: 4.2.2.4.1 meetmete elluviimist reguleerivate õigusaktide, juhendmaterjalide ja muude dokumentide koostamises ja väljatöötamises osalemine, sh TAT riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise hindamine; 4.2.2.4.2 RA seisukohtade väljatöötamisel osalemine struktuurivahendite kasutamise küsimustes; 4.2.2.4.3 TAT määruste Riigi Teatajas avaldamise eest vastutamine; 4.2.2.4.4 RÜ-de otsuste või toimingute peale laekunud vaiete menetlemine ning nende kohta statistiliste aruannete koostamine; 4.2.2.4.5 riskide hindamises meetmete rakendamisel, meetme disainimisel ja TAT eelnõu koostamisel osalemine ning riskide maandusmeetmete elluviimises osalemine vastavalt riskide hindamise tulemustele. 4.2.2.5 KRKO kommunikatsiooninõuniku ülesanne KUM RA rolli täitmise kontekstis on KMO, SIO, FO ja RÜ toetamine kommunikatsioonitegevustes sh: 4.2.2.5.1 struktuuritoetuse andmisest teavitamisel, toetusest rahastatud objektide tähistamisel ning Euroopa Liidu osalusele viitamise nõuete täitmisel nõustamine; 4.2.2.5.2 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika eesmärkidest ja fondidest ning struktuuritoetuste ja meetmete eesmärkidest, tulemustest ja mõjust teavitamise tagamine; 4.2.2.5.3 sisendi andmine KA-le rakenduskava kommunikatsioonistrateegiaks, selle tegevuskavaks ning iga-aastaseks kommunikatsioonitegevuste aruandluseks; 4.2.2.5.4 rakenduskava kommunikatsioonistrateegia elluviimisel osalemine; 4.2.2.5.5 siseriikliku teavitusvõrgustiku töös osalemine; 4.2.2.5.6 iga-aastase meetmete kommunikatsiooni plaani koostamine; 4.2.2.5.7 vajadusel meetmete tegevust kajastavate pressiteadete koostamine ja edastamine ning ajakirjanike päringutele vastamise korraldamine, muude meediamaterjalide (sh sotsiaalmeedia-) ja pressikonverentside ettevalmistamine. 4.2.3 RA ülesannete täitmist toetavate osakondade ülesanded: 4.2.3.1 SA ülesanne on riskipõhiselt KUM sisene järelevalve TP täitmise, RA JKS ja projektiauditi järeltoimingute kavandamise ja elluviimise üle ning JKS ja pettuse riskide hindamises osalemine koostöös FO välisvahendite juhiga. 4.2.3.2 ÕHO ülesanne on RA asjaajamise korraldamine ning dokumentide säilitamine ja arhiveerimine. RA dokumendid, sh kontrolljäljed säilitatakse vastavalt KUM asjaajamiskorrale ÜSS § 18 lõikes 1 sätestatud nõuetele. 4.2.3.3 Personali üksuse ülesanne on RA ülesannete täitmiseks vajaliku personali värbamise ja koolitamise eest vastutamine, RA personali struktuurivahendite alase asutusesisese ja - ülese koolitusvajaduse sisendi edastamine KA-le. Samuti informeerib personali üksus FO välisvahendite juhti ja nõuniku meetmete rakendamisega otseselt seotud KUM teenistujate tööle asumisest ja lahkumisest, mis on vajalik SFOS kasutajakontode loomiseks ja sulgemiseks. 4.2.3.3.1 Meetmete rakendamiseks vajalik personal komplekteeritakse ja koolitatakse vastavalt KUM personalitöö korrale. 4.2.3.4 SIO ülesanne on RA infotehnoloogiline teenindamine ning sellealase turvalisuse tagamine, sh KUM infosüsteemide kasutamise korra kehtestamine, mis tagab SFOS-i andmete turvalisuse.  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 7 / 12 4.2.4 Toetatavate tegevuste elluviija ülesandeid täidab KMO (3 nõunikku). 4.2.4.1 Elluviija ülesanded on sätestatud TAT-is; 4.2.4.2 Kui elluviija annab toetust edasi lõppsaajale ehk teeb toetuse andmise otsuse, siis tuleb elluviijal vastavalt KAMIN punktile 4 enne lõppsaajale makse tegemist RAR-is kontrollida, et VTA jääk ei oleks ületatud ning iga makse ning finantskorrektsiooni korral RAR-is andmeid uuendada. 5. TAT-ide kehtestamine 5.1 Meetmete rakendamisel on kasutusel järgmised rakendusskeemid: 5.1.1 meetme 1 TAT puhul käskkirjaga kinnitatava toetuse andmise tingimused (TAT käskkirja elemendid on sätestatud ÜM § 43) ja ministri määrusena toetuse andmiseks avatud taotlemisel (TAT määruse elemendid on sätestatud ÜM § 41); 5.1.2 meetme 2 puhul TAT käskkirjaga kinnitatava toetuse andmise tingimused (TAT käskkirja elemendid on sätestatud ÜM § 43). 5.2 FO välisvahendite juht ja nõunik vastutavad TAT käskkirjade või määruse eelnõu koostamise ja muutmise eest koostöös KMO juhataja, SIO loomemajandusnõuniku ja ÕHO-ga. 5.2.1 TAT koostamisel ja muutmisel arvestatakse kõigi ühissätete määruse artikkel 9 horisontaalsete põhimõtetega ning TAT-is tuuakse seos horisontaalsete teemadega. 5.2.2 TAT koostamisel arvestatakse Euroopa Liidu Põhiõiguse harta ja puuetega inimeste õiguste konventsioon nõuetega ja täidetakse kontroll-leht TAT-i lisana. 5.2.3 FO välisvahendite nõunik esitab TAT-i või muutmise eelnõu ÜM-i § 48 lõigete 1–3 kohasele kooskõlastamisele. Käskkirja või määruse eelnõu KUM sisene kooskõlastamine ja allkirjastamine toimub vastavalt KUM asjaajamiskorrale. TAT määruse avaldamise eest Riigi Teatajas vastutab ÕHO. 6. Kontrollitoimingud 6.1 SIO loomemajandusõunik ja KMO juhataja jälgivad vastavalt meetme 1 ja meetme 2 osas käskkirjadega kehtestatud TAT-ide eesmärkide ja tulemuste saavutamist toetuse saajate esitatavate aruannete põhjal. Aruannete esitamise kord kehtestatakse TAT käskkirjas. Vajadusel teavitab SIO loomemajandusnõunik või KMO juhataja TAT-ide muutmise vajalikkusest FO-d. RÜ-del on õigus teha RA-le ettepanekuid TAT-ide muutmiseks. 6.2 SIO loomemajandusnõunik jälgib määrusega kehtestatud TAT-i eesmärkide ja tulemuste saavutamist. Vajadusel teavitab SIO loomemajandusnõunik TAT-i muutmise vajalikkusest FO-d. RÜ-l on õigus teha RA-le ettepanekuid TAT-i muutmiseks. 6.3 RA kontrolltoimingute kontrolljäljeks on kirjavahetus RA sees ning RA ja RÜ vahel. 7. Finantskorrektsioonid 7.1 Nõuetele mittevastavuse menetlemine on RÜ-de ülesanne. Finantskorrektsioone ja tagasinõudeid teevad RÜ-d. 7.2 Käskkirjadega määratud tegevustele RÜ-de tehtud finantskorrektsioonide korral algatab FO välisvahendite nõunik TAT-ide käskkirjaga kehtestatud abikõlblike kulude eelarve vähendamise. 7.3 Eelarve vähendamise algatamise aluseks ja kontrolljäljeks on RÜ finantskorrektsiooni otsus. 8. Vaidemenetlus 8.1 Isik, kes leiab, et RA või RÜ otsuse või toiminguga on rikutud tema õigusi või piiratud tema vabadusi, võib esitada RA-le vaide (kui TAT-i alusel on määratud vaide menetlejaks  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 8 / 12 RA ja tegemist on toetuse taotlemisega seotud vaidega). Vaidemenetlus viiakse läbi RA-s kooskõlas HMS-iga ning vaideotsus tehakse 30 kalendripäeva jooksul vaide esitamisest arvates. 8.2 Vaie RÜ otsuse või toimingu peale esitatakse RÜ kaudu. RÜ edastab vaide RA-le koos kõigi asjassepuutuvate dokumentide ja enda seisukohtadega. 8.3 RÜ otsuse või toimingu peale esitatud vaide menetlejaks RA-s on ÕHO õigusnõunik. RA otsuse või toimingu peale esitatud vaide menetlejaks on ÕHO juhataja määratud ÕHO teenistuja, kes ei ole osalenud vaide objektiks oleva otsuse ettevalmistamisel või toimingu tegemisel. 8.4 Vaie registreeritakse vastavalt KUM asjaajamiskorrale ning edastatakse viivitamatult informatsiooniks FO välisvahendite juhile, SIO juhatajale ning lahendamiseks vaide menetlejale. 8.5 Vaide menetleja kooskõlastab vaideotsuse ÕHO juhiga ning esitab allkirjastamiseks vastavalt KUM asjaajamiskorrale. 8.6 Allkirjastatud vaideotsus registreeritakse. ÕHO korraldab vaideotsuse vaide esitajale kättetoimetamise, juhindudes HMS §-des 28–30 sätestatust. 8.7 Vaidemenetluse kontrolljäljeks on esitatud vaie, vaidemenetlusega seotud kirjavahetus ning vaideotsus. 8.8 Iga aasta 31. augustiks koostab ÕHO õigusnõunik ülevaate vaidlustatud otsustest ja toimingutest KAMINas sätestatud aruandevormil. Aruandlusperioodiks on ajavahemik 1. juulist 30. juunini. Aruande edastab KA-le elektrooniliselt FO välisvahendite juht. 9. Auditi järeltoimingud 9.1 RA JKS toimimise tõhususe auditeerib AA JKS auditi käigus. AA võib kokkuleppel KUM- iga auditi teostamise tellida ka SAlt. SA järgib auditi läbiviimisel samu nõudeid, mida järgitakse AA läbiviidavates auditites. 9.2 JKS auditi käigus tuvastatud puudused vormistab AA tähelepanekutena, mis klassifitseeritakse olulisteks ja väheolulisteks. 9.2.1 Olulised tähelepanekud viitavad RA JKS-s esinevatele puudustele, nt süsteemsetele vigadele, mis mõjutavad oluliselt RA ülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritavalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste kõrvaldamist. 9.2.2 Väheolulised tähelepanekud viitavad RA JKS-s esinevatele puudustele, nt juhuslikele vigadele, mis ei mõjuta oluliselt RA ülesannete täitmist. Ka väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritavalt reageerimist. 9.3 Auditi käigus tehtud tähelepanekute põhjal koostab AA auditi lõpparuande projekti, mis saadetakse RA-le kommenteerimiseks. RA kommentaarid lisatakse lõpparuandesse. AA auditi lõpparuandes toodud põhijäreldustest informeerib FO välisvahendite juht RA juhti e- kirjana. 9.4 Auditi kontaktisikuks on FO välisvahendite juht, kes vastutab ka AA tähelepanekute kommenteerimise eest. FO välisvahendite juht kooskõlastab kommentaarid ÕHO-ga. 9.5 Juhul, kui RA JKS auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang „JKS toimib osaliselt, olulised parandused on vajalikud“ või „JKS olulises osas ei toimi“ kaasab FO välisvahendite juht tähelepanekute kommentaaride koostamisse KA. 9.6 Järeltegevuste korraldamise ja AA soovituste rakendamise eest vastutab FO välisvahendite juht. Juhul, kui auditi toimingute raames on teatavaks saanud audiitori poolt tuvastatud puudused, alustab FO välisvahendite juht parendustegevuste või täiendavate tegevustega (sh kontrollidega) juba auditi käimasoleku ajal, mis kajastatakse ka kommentaarides. Vajadusel kaasab FO välisvahendite juht parendustegevustesse meetmete rakendamisega seotud teisi KUM teenistujaid.  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 9 / 12 9.7 Kui AA soovituste rakendamisega ei ole võimalik alustada juba auditi ajal, alustab FO välisvahendite juht nendega tingimata vahetult peale auditi lõpparuande saamist. Ellu viidavad parendustegevused peavad lähtuma auditi lõpparuande tekstist, olema põhjalikud, piisavad ning asjakohased. 9.8 Parendustegevuste elluviimiseks koostab FO välisvahendite juht tegevuskava, kaasates selle väljatöötamisse vajadusel meetmete rakendamisega seotud teisi KUM teenistujaid. Tegevuskava sisaldab ülevaadet kavandatavatest parendustegevustest, nende elluviimise tähtaegu ja iga parendustegevuse elluviimise eest vastutajat. FO välisvahendite juht edastab tegevuskava elektrooniliselt kõigile parendustegevuste eest vastutajatele ning vastutab tegevuskava täitmise eest, jälgides parendustegevuste elluviimist, hiljemalt auditi lõpparuandes märgitud tähtpäevaks. 9.9 Tähtaja pikendamiseks muudatuste sisseviimiseks JKS-i esitab FO välisvahendite juht e- kirja teel põhjendatud taotluse KA-le, miks tähtajaks ei saa parendustegevusi teha ja pakkuda uus tähtaeg, mis ei saa reeglina olla pikem kui 30 kalendripäeva. KA annab samuti e-kirja teel teada, kas nõustub pakutud tähtaja pikendamisega. 9.10 Informatsioon auditi järeltegevuste kohta ja tõendusmaterjalid sisestab SFOS-i FO välisvahendite juht, kes vastutab sisestatud andmete õigsuse eest. Esimesena hindab järeltegevuste piisavust KA, kes vajadusel palub auditeeritaval täiendada või täpsustada järeltegevusi ning annab selleks uue tähtaja. Pärast KA-poolset järeltegevuste kinnitamist hindab järeltegevuste piisavust AA. FO välisvahendite juht jälgib SFOS-is nii KA- kui AA- poolset auditi järeltegevuste heakskiitmist, kasutades teavitamise funktsiooni. AA mittekinnitatud järeltegevuste osas tuleb alustada protsessi algusest: kavandada täiendavad parendustegevused vastavalt audiitori poolsetele selgitustele, viia ellu parendustegevused, esitada tõendusmaterjalid läbi SFOS-i hindamiseks KA-le ja seejärel uuesti audiitorile. Täiendavate parendustegevuste kavandamise ja elluviimise ning tõendusmaterjalide esitamise eest KA-le ja audiitorile vastutab FO välisvahendite juht. 9.11 Järeltegevuste tõendusmaterjalid peavad olema asjakohased ning tõendama ja selgitama parenduste tegemist või nende tegemata jätmist JKS-is. Parendused peavad olema põhjalikud, piisavad ja asjakohased, vajadusel lisab FO välisvahendite juht parendusi selgitavad materjalid, mis peavad olema konkreetsed ja üheselt mõistetavad. Parenduste tegemata jätmisel lisab FO välisvahendite juht SFOS-i argumendid eriarvamusele jäämise osas. Eriarvamusele jäämise kooskõlastab FO välisvahendite juht ÕHO-ga ning esitab eriarvamusele jäämise argumendid koos asjakohaste tõendusmaterjalidega KA-le. Vajadusel algatab KA RA, KA ja AA vahelise kohtumise ühisele seisukohale jõudmiseks vajalike parendustegevuste osas. 9.12 Suuremahuliste ja/või oluliste ja/või mitmeti tõlgendatavate parendustegevuste korral võib FO välisvahendite juht paluda KA-l muudetud asjakohaseid dokumente (nt protseduuride muudatusi) eelhinnata. Eelhindamisse võib kaasata ka AA. Eelhindamise korraldamise eest vastutab FO välisvahendite juht. 9.13 Auditi järeltoimingute kontrolljäljeks on auditi lõpparuanne ning sellele eelnev ja järgnev kirjavahetus RA sees ning RA, AA ja KA vahel. 10. SFOS kontode loomine ja haldus 10.1 SFOS kontode loomine ja haldus RA-s toimub vastavalt registri määrusele. 10.2 RA on registri volitatud töötleja. Meetmete rakendamisega otseselt seotud KUM teenistujatel on võimalikud järgnevad rollid: „RA kasutaja“ operatiivinfomoodulis ning „Tavakasutaja“ aruandlusmoodulis. „RA kasutaja" operatiivinfomoodulis võib vaadata toetatud tegevuste andmeid ja aruandeid ning lisada ja muuta auditi järeltegevustega seotud andmeid. „Tavakasutaja“ aruandlusmoodulis võib käivitada aruandlusmoodulis aruandeid.  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 10 / 12 10.3 Kasutajakontod KUM teenistujatele loob KA RA juhi või tema poolt volitatud isiku taotlusel vastava volikirja alusel. Dokumendid kasutajakonto loomiseks valmistab ette FO välisvahendite nõunik. 10.4 KUM teenistujate töölt lahkumisel või tööülesannete muutumisel taotleb RA juht või tema poolt volitatud isik viivitamatult vastava teenistuja kasutajakonto sulgemist. Dokumendid kasutajakonto sulgemiseks valmistab ette FO välisvahendite nõunik PÕO-lt saadud informatsiooni alusel. 10.5 FO välisvahendite nõunik viib iga aasta 31. jaanuariks läbi eelneva kalendriaasta lõpu seisuga RA kasutajakontode ja nendega seotud rollide kasutamise ning rollide vastavuse tööülesannetele inventuuri ning edastab KA-le info kontrolli tulemuste kohta, mis säilitatakse kontroll-jäljena DHS-is. Inventuur teostatakse KA esitatud andmete alusel. 10.6 SIO tagab, et registrisse kantud andmed ei oleks kättesaadavad teistele isikutele, kehtestades KUM infosüsteemide kasutamise korra. 10.7 SFOS kontode loomise ja halduse kontrolljäljeks on vastav kirjavahetus RA ja KA vahel. 11. TP kinnitamine ja muutmine 11.1 TP koostamise, kinnitamise ja asjakohasuse eest vastutab FO välisvahendite juht. TP eelnõu kooskõlastatakse KA-ga. TP kinnitamine kultuuriministri käskkirjaga toimub vastavalt KUM asjaajamiskorrale. Pärast kinnitamist tuleb TP edastada KA-le teadmiseks. 11.2 TP muutmine toimub jooksvalt vastavalt vajadusele. Ettepaneku TP muutmiseks võivad teha kõik meetmete rakendamisega seotud KUM teenistujad ja KA. FO välisvahendite juht või välisvahendite nõunik algatab TP muutmise, koostab muudetud TP, edastab selle KA- le eelkooskõlastamiseks ning korraldab kultuuriministri poolse allkirjastamise TP muutmise või uues redaktsioonis kehtestamise käskkirjana. 11.3 TP kinnitamise ja muutmise kontrolljäljeks on vastav kirjavahetus RA sees ning RA ja KA vahel. Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 11 / 12 Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021– 2027 Lisa 1 KULTUURIMINISTEERIUMI STRUKTUUR  Kultuuriministeerium Vastutaja: Margit Tilk Tähis: TK9 Vastutav struktuuriüksus: Kinnitatud: kultuuriministri käskkiri nr 97 Versioon nr: 01 finantsosakond Kehtiv alates: 06.06.2024 Lk 12 / 12 Kultuuriministeeriumi tööprotseduurid Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide rakendamiseks perioodil 2021– 2027 Lisa 2 KULTUURIMINISTEERIUM, KUI RAKENDUSASUTUSE JA ELLUVIIJA STRUKTUUR Kultuuriministeeriumi kui RA struktuur Finantsosakond Välisvahendite juht Välisvahendite nõunik Kultuurilise mitmekesisuse osakond Osakonna juhataja Siseaudit Strateegia- ja innovatsiooniosakond: Rakendusasutuse juht Loomemajandusnõunik Kultuuriminister - lisaks RA infotehnoloogiline teenindamine Õigus- ja haldusosakond (DHS tugi) Personali üksus (personal ja koolitus) Kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakond Kommunikatsiooninõunik Õigus- ja haldusosakond Õigusnõunik Kultuuriministeeriumi kui elluviija struktuur: