Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Kadi Orm Teie 04.09.2025 [email protected] Meie 15.09.2025 nr 2.3-8/25/2867-3 Vastus selgitustaotlusele Olete pöördunud Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) poole ja soovite teada kas andmekogu (nt OPIS, ARNO) võib kasutada ka linnavalitsusega käsunduslepingu sõlminud isik (st mitte ametnik). Esmalt selgitan, et andmekogule juurdepääsu võimalikkus ei sõltu pelgalt ametnikuks olemise staatusest või sõlmitud lepingu liigist, vaid see peab lähtuma konkreetsetest ülesannetest või kohustustest1, mis on seotud andmetöötluse eesmärgiga. Juurdepääs peab olema eesmärgipärane, minimaalne ja põhjendatud – see tähendab, et isik pääseb ligi ainult neile andmetele, mis on vajalikud näiteks töö-, ametiülesannete või lepinguliste kohustuste täitmiseks. Andmekogu kasutamisel ja selles andmete töötlemisel (sh näiteks väljastamine, juurdepääsu tagamine) tuleb alati lähtuda andmekogu põhimäärusest, mis peab sätestama mh ka andmete juurdepääsuõigused ja väljastamise korra. Teisisõnu, praegusel juhul on asjakohane hinnata, kas seda võimaldab konkreetse andmekogu põhimäärus. Ühtlasi, milline on asutuse ja isiku vahel sõlmitud lepingust tulenevate kohustuste olemus, st kas andmekogu kasutamine on vältimatu kohustuste täitmiseks ja millises mahus. Isikuandmeid võib töödelda ainult nii palju, kui kindla eesmärgi saavutamiseks vajalik. Seetõttu on oluline, et lepingus oleks selgelt määratletud kohustused, mida isik täitma peab ja tagatud nende kooskõla andmekogu põhimäärusega. Maardu linnas reguleerib näiteks OPIS-e kasutamist Maardu linna operatiivteenuste infosüsteemi põhimäärus ning selle vastutav töötleja on linnavalitsus. Määruse § 13 sätestab millal tagatakse andmetele juurdepääs, § 14 selgitab andmete väljastamise korda ning §-d 15 ning 16 kasutajakontode loomist ning sulgemist. AKI ei saa välistada, et andmekogu on õigus kasutada vastutava töötlejaga (vallavalitsusega) käsunduslepingu sõlminud isikul, kui selline kohustus tuleneb lepinguga pandud kohustuste täitmise vajadusest ja on tagatud kooskõla isikuandmete kaitse reeglitega. Seda, kas ja mis tingimustel andmekogu põhimäärus seda võimaldab, saab hinnata vallavalitsus, kes on vastava määruse vastu võtnud. Lugupidamisega Gunnar Gabriel Einlo Jurist peadirektori volitusel 1 Isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 6 lõige 1 punktid c ja e Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235