ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Teabevaldaja: Andmekaitse Inspektsioon Märge tehtud: 08.09.2025 Juurdepääsupiirang kehtib kuni otsuse jõustumiseni Alus: AvTS § 35 lg 1 p 2 Lp Ene Rink Linnasekretär Viljandi Linnavalitsus Linnu 2 71020 VILJANDI E-post:
[email protected] 08.09 .2025 nr 2.1-4/2 4 / 1353-2904-1 Teatis järelevalvemenetluse algatamisest Andmekaitse Inspektsioon sai märgukirja, milles juhitakse inspektsiooni tähelepanu asjaolule , et Viljani Linnavalitsuse dokumendiregistris ei avalikustata kõiki dokumente ning ei võimaldata kõigile dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut ka juurdepääsu . Nõuded asutuse dokumendiregistrile tule ne vad AvTS § -st 12 , mille lõike 1 kohaselt tuleb asutuse dokumendiregistris registreerida asut u sele saabunud ja asutusest välja saadetud dokumendid nende saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäev a l . A sutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid ning sõlmitud lepingud tuleb dokumendiregistris registreerida nende allkirjastamise või sellele järgneval tööpäeva. AvTS § 12 lg 4 1 kohaselt tuleb dokumendiregistris registreeritud ja dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut , võimaldada dokumendiregistri kaudu juurdepääs. Andmekaitse Inspektsioon kontrollis ka pisteliselt Viljandi linnavalitsuse avalikku dokumendiregistrit ning tuvastas dokumendiregistri s järgmised puudused : Dokumendiregistris on hulgaliselt dokumente, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut, kuid millele ei võimaldata dokumendiregistri kaudu juurdepääsu. Sellisteks dokumentideks olid kon trollimise ajal näiteks; 03.09.2025 dokument nr 4-13/25/47; 03.09.2025 dokument nr 12-2/25/15; 19 .08.2025 dokument nr 4-10/25/ 22-2; 18.08.2025 dokument nr 4-10/ 25/35-4; 13.08.2025 dokument nr 4-5/25/ 2418-1; 28.04.2025 dokument nr 9-3/25/ 1489; 28.04.2025 dokument nr 4-11/25/118 . 2. Lepingud, millele ei ole kehtestatud piirangut ja millele ei võimaldata dokumendiregistri kaudu juurdepääsu: 17.07.2025 dokument 13-3/25/30; 17.07.2025 dokument nr 13-3/25/31; 23.07.2025 dokument nr 13-4/25/151; 05.05.2025 dokument nr 13-4/25/90; 29.04.2025 dokument nr 13-4/25/89. 3. Palume selgitada, k elle eraeluliste andmete kaitse ks on AvTS § 35 lg 1 p 12 alusel ke htestatud piirang 17.06.2025 lepingule nr 13-4/25/124 , kui sama lepingu projekt on Haridus- ja Teadusministeeriumi dokumendiregistris avalik ning sellest ei nähtu, et see sisaldaks piiranguga andmeid. 4. Dokumendiregistris ei ole kehtestatud piirangut ega võimaldata juurdepääsu järgmistele käskkirjadele : nr 12-1 /25/65, nr 12-1 /25/67-73 ja nr 12-1/25 /81 . Samuti ei olnud kontrollimise ajal juurdepääsu lisatasude maksmise käskkirjadele nr 12-1/25/ 95-99. 5. Lisaks eeltoodule ei olnud sarjas 12-1/25/ dokumendiregistri avalikust vaatest leitava d käskkirjad (sh ka metaandmed) järgmiste numbritega 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 15-26, 30, 31, 33, 34, 40, 41, 42, 50, 51, 52, 53, 59, 63, 64, 66,, 69, 74, 75, 79, 80, 89, 92, 93, 100 j a 101 . Need on ainult mõned näited, mis leidsime pistelise kontrolli käigus. Eeltoodust saab järeldada, et selliseid dokum e nte on dokumendiregistris rohkem. Seega ei vasta Viljandi Linnavalitsuse dokumendiregister seaduses sätestatud nõuetele. Vastavalt AvTS § 45 lõike 1 punktile 1 ja 2 teostab Andmekaitse Inspektsioon teabevaldajate üle järelevalvet teabe avalikustamisel ja asutusesiseks ettenähtud teabe kaitsmisel. Oma ülesannete täitmiseks on inspektsioonil õigus nõuda teabevaldajatelt seletusi ja dokumente. Palun hiljemalt 22. septembriks 202 5 vastus eid järgmistele küsimustele : Mis põhjusel ei võimaldata dokumendiregistri kaudu juurdepääsu kõigile dokumentidele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut ? Kelle ja milliseid eraelulisi andmeid sisaldab 17.06.2025 dokument nr 13-4/25/124 ? Miks ei võimaldata kõigile käskkirjadele, millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut , dokumendiregistri kaudu juurdepääsu? Mis põhjusel ei kuvata kõiki käskkirju dokumendiregistri avalikus vaates (sh ka metaandmeid) ? Mida kavatseb linnavalitsus ette võtta, et edaspidi selliseid eksimusi vältida? Mis ajaks jõuab linnavalitsus ise täiendavalt oma dokumendiregistri üle vaadata ja seal esinevad puudused kõrvaldada ning viia dokumendiregistri vastavusse avaliku teabe seadusega? Haldusmenetluse seaduse § 40 lõike 1 kohaselt on Teil õigus esitada mulle asja kohta ka oma arvamus ja vastuväited. Juhin tähelepanu, et Andmekaitse Inspektsioonil on õigus vastavalt AvTS § 51 lõikele 1 teha teabevaldajale ettekirjutus seadusliku olukorra taastamiseks, kui teabevaldaja on rikkunud avaliku teabe seaduses ette nähtud nõudeid. Lugupidamisega /allkirjastatud digitaalselt/ Elve Adamson jurist p eadirektori volitusel