Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Signe Devine Teie 08.09.2025 Tallinn International School OÜ Meie 23.09.2025 nr 2.2-9/25/2910-2 [email protected] Vastus selgitustaotlusele Olete pöördunud Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) poole küsimusega, mis puudutab võimalust registreerida õpilase koolilõuna veebipõhise (Microsoft Forms) lahenduse teel ja soovite hinnangut seonduvatele küsimustele. Vastamisel lähtun esitatud küsimustest, võttes arvesse mainitud eesmärke. 1. Milline on parim ja õiguslikult korrektne viis koguda lapsevanematelt koolilõuna registreeringuid sellisel kujul? Olete toonud välja, et protsess oleks automatiseeritud ja väldiks vigu (nt lapse nime sisestamine hüüdnime, osalise või erinevas kirjapildis oleva variandina, mis on rahvusvahelises koolis sage), kaalute lahendusena Formsis rippmenüü loomist, kus lapsevanem saab valida oma lapse nime etteantud nimekirjast. Sellisel juhul oleks aga rippmenüü valikus nähtav kogu klassi või ühtse vormi puhul kogu kooli õpilaste nimekiri kõikidele lapsevanematele. Vastuseks küsimusele selgitan, et kui erinevad lapsevanemad näevad erinevate õpilaste koolilõunale registreerimise andmeid, siis töödeldakse isikuandmeid, milleks peab olema õiguslik alus ja eesmärk. Juhul, kui viimast kahte ei ole, siis on selliselt isikuandmete töötlemine alusetu ja piirduda tuleks oma lapse koolilõunale registreerimise võimaldamisega viisil, et teiste laste isikuandmeid ei kuvata. Samuti juhin tähelepanu, et Microsoft Forms’i puhul ei pruugi olla tuvastatav, kes tegelikult registreeringu teeb, st kas tal on õigus seda konkreetse lapse osas teha, ning juhul kui näiteks registreeritakse ekslikult kellegi teise laps (näiteks jääb rippmenüüs aktiivseks vale väli) on tegu jällegi isikuandmete alusetu töötlemisega. Seega, õiguslikult korrektne on, kui selliselt registreerimist võimaldab õiguslik alus ja eesmärk ning lähtutud on isikuandmete töötlemise põhimõtetest, mille valguses on kõigi laste nägemine rippmenüüst põhjendatud. Seda, kas ja kust kirjeldatud õigustatus tuleneb, peab kool andmetöötlejana eelkõige ise hindama. Üldjuhul on lapse seaduslikul esindajal, nt lapsevanemal siiski õigus töödelda enda lapsega seotud andmeid. 2. Kas Microsoft Forms’i kasutamine on sobiv lahendus, arvestades, et tegemist on rahvusvahelise ettevõtte teenusega ja andmeid töödeldakse pilves? Andmekaitse Inspektsioon ei saa välistada Microsoft Forms’i kasutamist sobiva lahendusena ainuüksi põhjusel, et tegemist on rahvusvahelise ettevõtte teenusega ja andmeid töödeldakse pilves. Oluline on pöörata tähelepanu turvameetmetele, et maandada võimalikud riskid seoses Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235 isikuandmete töötlemisega. Lahenduse sobivust tuleb hinnata andmetöötlejal ehk antud juhul koolil endal. Isikuandmete edastamine on lubatud vaid juhul, kui inimeste kaitse taset ei kahjustata. See tähendab, et tuleb arvestada välisriiki edastamise reeglitega ning tagada andmete turvalisus. Teisisõnu, kooli vastutus on tagada ka teenusepakkujaid valides, et välistatud oleks isikuandmete loata või ebaseaduslik töötlemine ning nende juhuslik kaotamine, hävitamine või kahjustumine. 3. Milliseid täiendavaid meetmeid (nt andmete minimiseerimine, säilitustähtaegade määramine, teavitused lapsevanematele) on vajalik rakendada, et vastata GDPR ja Eesti seaduste nõuetele? Isikuandmete töötlemise põhimõtted on sätestatud isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artiklis 5 ja nendest kõigist tuleb lähtuda.1 Eelkõige tuleb andmeid töödelda õiguslikul alusel ja eesmärgipäraselt. Tagatud peab olema, et isikuandmeid kogutakse „nii vähe kui võimalik, aga nii palju kui eesmärgi suhtes vajalik“. Säilitustähtajad peavad samuti lähtuma eesmärgipärasusest ehk isikuandmeid ei tohi säilitada kauem, kui kindla eesmärgi täitmiseks vajadus. Siinjuures ongi oluline, et kui eesmärk on täidetav vähema töötlemisega või üleüldse ilma isikuandmete töötlemiseta, tuleb rakendamisel eelistada seda viisi. Inimesed peavad olema ka teadlikud ja aru saama, mida nende andmetega tehakse – ehk koostatud peavad olema andmekaitsetingimused ja vastav andmetöötlus seal ka kajastatud.2 Nendes küsimustes on oluline koht hindamisel, et millisel viisil on võimalik riive kellegi isikuandmete töötlemisele väiksem. Näiteks, kui korraldada koolilõunale registreerimine viisil, et registreerutakse eKooli või muu sarnase keskkonna kaudu, langevad ära eelmainitud probleemid. 4. Kuidas lahendada olukord, kus automatiseerimise huvides tuleks kasutada rippmenüüd, kuid see teeks nähtavaks kogu klassi õpilaste nimekirja kõikidele lapsevanematele? Nagu mainitud, siis koolil peab olema õiguslik alus sellise süsteemi loomiseks, kus lapsevanem töötleb lisaks enda lapse isikuandmetele veel kõigi koolilõunale registreerunute isikuandmeid. Kokkuvõttes, tasub arvestada kõiki ülaltoodud asjaolusid, sh võimalikku näidet. Kui rippmenüü lahendusega kaasneb kõigi klassi õpilaste isikuandmete töötlemine ning selleks puudub õigustatus, on tegu lahendusega mis loob eeldused isikuandmete alusetuks töötlemiseks. Inspektsioon järelevalveasutusena ei saa aga välja pakkuda väljaspool järelevalvemenetlust ühtegi konkreetset lahendust ega osutada õigusabi. Loodan, et selgitustest on siiski abi ning oleme valmis sel teemal vajadusel ka kohtuma. Lugupidamisega Gunnar Gabriel Einlo Jurist peadirektori volitusel 1 Põhimõtete kohta on võimalik lugeda inspektsiooni veebist: Andmetöötluse põhimõtted | Andmekaitse Inspektsioon 2 Läbipaistvuse ja andmekaitsetingimuste kohta inspektsiooni veebist: https://www.aki.ee/labipaistvus-ehk- andmekaitsetingimused 2 (2)