Pöördumine

Välisministeerium Meie 10.12.2019 nr 1.1-10/7568-1 [email protected] Vabariigi Valitsuse 17.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ muutmise eelnõu Austatud asutuste juhid Esitan kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks Vabariigi Valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ muutmise eelnõu, mis on kättesaadav koos seletuskirjaga õigusaktide eelnõude elektroonilise kooskõlastamise süsteemi EIS vahendusel http://eelnoud.valitsus.ee/. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Martin Helme rahandusminister Lisa(d): 1. Eelnõu 2. Seletuskiri Keir Pool 611 3483 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Lisaadressaadid: Rahvusarhiiv Riigikohus Vabariigi Presidendi kantselei Eesti Pank Riigikogu Kantselei Õiguskantsleri Kantselei Riigikontroll Sotsiaalministeerium Siseministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Maaeluministeerium Kultuuriministeerium Keskkonnaministeerium Kaitseministeerium Justiitsministeerium Haridus- ja Teadusministeerium 2  EESTI VABARIIK EELNÕU .11.2019 MÄÄRUS Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ muutmine Määrus kehtestatakse Vabariigi Valitsuse seaduse § 27 lõike 3 ja arhiiviseaduse § 6 lõike 2 alusel. Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruses nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ tehakse järgmised muudatused: 1) määruse preambul sõnastatakse järgmiselt: „Määrus kehtestatakse Vabariigi Valitsuse seaduse § 27 lõike 3, arhiiviseaduse § 6 lõike 2 ja avaliku teabe seaduse § 434 lõike 12 alusel.“; 2) paragrahvi 2 pealkiri ning lõiked 1 ja 2 sõnastatakse järgmiselt: „§ 2. Teenus ja protsess (1) Teenus määruse tähenduses on otsene avalik teenus, kaudne avalik teenus või tugiteenus. (2) Otsene avalik teenus on teenus, mida asutus osutab füüsilisele või eraõiguslikule juriidilisele isikule (edaspidi isik) tema tahtel, sealhulgas eeldataval tahtel, ja mis võimaldab isikul täita seadusest tulenevat kohustust või kasutada seadusest tulenevat õigust.“; 3) paragrahvi 2 täiendatakse lõikega 31 järgmises sõnastuses: „(31) Otseste avalike teenuste osutamise kanal on teenindusbüroo, infotelefon, veebikeskkond või muu füüsiline või elektrooniline kontaktpunkt, mille kaudu pöördub isik asutuse poole, et saada otsest avalikku teenust, või pöördub asutus isiku poole, et teda teavitada tema kohustusest või õigusest või talle proaktiivse teenuse osutamisest.“; 4) paragrahvi 2 lõige 4 sõnastatakse järgmiselt: „(4) Sündmusteenus koondab mitu sama sündmuse või olukorraga seotud otsest avalikku teenust (edaspidi osateenus) üheks teenuseks. Sündmusteenust osutab mitu asutust ühiselt, et isik saaks ühe pöördumise tulemusel täita kõik kohustused ja kasutada kõiki õigusi, mis tal tekivad ühe sündmuse või olukorra tõttu.“; 5) paragrahvi 2 täiendatakse lõikega 41 järgmises sõnastuses: „(41) Kaudset avalikku teenust osutab asutus üldistes huvides ja selle otsene kasusaaja ei ole identifitseeritav.“; 6) paragrahvi 4 lõike 1 punktist 1, § 6 punktist 5, § 10 pealkirjast, § 10 lõikest 3 ja § 13 lõikest 12 jäetakse välja sõnad „otseste avalike“; 7) paragrahvi 5 pealkiri ja lõike 1 sissejuhatav lauseosa sõnastatakse järgmiselt: „§ 5. Asutusteülene teenuste ja teabehalduse arengu koordineerimine“ (1) Asutusteülest teenuste ja teabehalduse arengut koordineerivad asutused (edaspidi koordineerijad) on:“; 8) paragrahvi 5 lõiget 1 täiendatakse punktiga 11 järgmises sõnastuses: „11) teenuste eesmärkide ja mõõdikute seadmisel ning kuluarvestuse süsteemi arendamisel ja rakendamisel Rahandusministeerium;“; 9) paragrahvi 5 lõike 1 punkt 3 sõnastatakse järgmiselt: „3) riigi infosüsteemi arhitektuuri ja riigi infosüsteemi kesksete komponentide nõuete seadmisel Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium;“; 10) paragrahvi 5 lõiget 1 täiendatakse punktiga 4 järgmises sõnastuses: „4) andmehalduse korraldamisel Statistikaamet.“; 11) paragrahvi 5 lõige 4 sõnastatakse järgmiselt: „(4) Lõike 2 punktides 1–3 sätestatud ülesannete täitmise toetamiseks võib koordineerija moodustada nõukogu, kuhu kuuluvad ministeeriumide ja Riigikantselei nimetatud esindajad ning vajaduse korral teised koordineerija nimetatud isikud. Nõukogu töökord kinnitatakse koordineerija käskkirjaga. Nõukogu koosseis ja koosolekute materjalid avaldatakse koordineerija veebilehel ning vajaduse korral muul viisil.“; 12) paragrahvi 6 punkt 1 sõnastatakse järgmiselt: „1) mõõdetava või tajutava väärtuse tekkimise igale teenuse sihtrühmale;“; 13) paragrahvi 6 punkt 4 sõnastatakse järgmiselt: „4) teenuste osutamise dokumenteerimise optimaalses mahus;“; 14) paragrahvi 7 lõige 2 sõnastatakse järgmiselt: „(2) Ülevaate koostamisel määrab asutus kindlaks: 1) põhiülesande täitmise käigus või tulemusel osutatavad teenused ja neid reguleerivad õigusaktid; 2) teenuste osutamise käigus tekkiva teabe § 12 lõigetes 3 ja 4 sätestatud viisil; 3) iga teenuse sihtrühma ja teenuse osutamisega tekkiva väärtuse; 4) otsese avaliku teenuse osutamise protsessi, mis on seotud isiku pöördumisega asutuse poole ja pöördumise lahendamisega; 5) otseste avalike teenuste osutamise kanalid.“; 15) paragrahvi 7 lõige 3 tunnistatakse kehtetuks; 16) paragrahvi 7 lõige 4 sõnastatakse järgmiselt: „(4) Asutus hindab teenuste kvaliteeti vähemalt kord aastas.“; 17) paragrahvi 7 lõike 7 sissejuhatav lauseosa ning punktid 1–3 sõnastatakse järgmiselt: „(7) Teenuste parema kvaliteedi huvides võivad asutused sündmusteenust korraldada ühiselt. Asutused lepivad kokku sündmusteenuse: 1) arendamise ja haldamise eest vastutava asutuse; 2) osutamise protsessi ja kanalid; 3) osateenuste osutamise tähtajad, kui see on vajalik;“; 18) paragrahvi 7 lõike 7 punkt 5 sõnastatakse järgmiselt: „5) tehnilise lahenduse ja selle kasutamise, kui see on vajalik;“; 19) paragrahvi 7 lõikest 9 jäetakse välja teine lause; 20) paragrahvi 8 tekst sõnastatakse järgmiselt: „(1) Asutusel on oma teenuste ajakohane loetelu. (2) Asutus kasutab teenuste loetelu koostamiseks või olemasoleva kohandamiseks koordineerija juhiseid, ühtset kirjeldusvormi ja masinloetavat kirjelduskeelt. (3) Asutus avaldab teenuste loetelu koordineerija hallatavas teenuste keskses kataloogis. (4) Teenuste loetelu sisaldab teenuste kvaliteedinäitajaid, mille arvutamisel arvestatakse koordineerija juhiseid. Asutus esitab kvaliteedinäitajad iga kalendriaasta kohta.“; 21) paragrahvi 9 lõige 5 sõnastatakse järgmiselt: „(5) Asutus annab otsese avaliku teenuse kasutajale teavet teenuse osutamise tähtaja kohta ja teavet teenuse kulgemisest, kui teenus on seotud isiku pöördumisega asutuse poole ja selle lahendamisega. Asutus tagab teenuse osutamise tähtaja jooksul.“; 22) paragrahvi 9 lõige 7 tunnistatakse kehtetuks; 23) paragrahvi 12 lõige 2 sõnastatakse järgmiselt: „(2) Asutus koostab ülevaate lõigetes 3 ja 4 sätestatud viisil.“; 24) paragrahvi 14 lõiget 2 täiendatakse teise lausega järgmises sõnastuses: „Andmete kogumisel lähtutakse isikult andmete ühekordse küsimise põhimõttest.“; 25) paragrahvi 14 lõiked 5 ja 6 sõnastatakse järgmiselt: „(5) Dokumente vahetavad põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused ja kohaliku omavalitsuse üksuse ametiasutused ning võimaluse korral teised asutused omavahel infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu X-tee dokumendivahetuskihi (edaspidi DHX) vahendusel. Koos dokumendiga edastatakse dokumenti kirjeldavad metaandmed, mis vastavad RIHAs registreeritud dokumendivahetuse metaandmete loendile. (6) DHXi haldab ja selle toimimise tagab Riigi Infosüsteemi Amet. Dokumendivahetuse järjepidevuse tagamiseks vajalikud ressursid näeb ette Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium.“; 26) määruse 4. peatükki täiendatakse §-ga 161 järgmises sõnastuses: „§ 161. Andmehalduse nõuded ja tingimused (1) Andmehaldusele kehtivad §-s 13 sätestatud nõuded, arvestades käesoleva paragrahvi erisusi. (2) Asutuse ülesanded andmehalduse korraldamisel on: 1) koostada andmekirjeldus, lähtudes lõikes 3 sätestatud nõuetest, ja tagada andmekirjelduse haldus, lähtudes lõikes 4 sätestatud nõuetest; 2) tagada andmekvaliteet, lähtudes lõikes 5 sätestatud nõuetest; 3) määrata asutuse hallatavates infosüsteemides, mis on riigi infosüsteemi kuuluvad andmekogud, põhiandmed, lähtudes avaliku teabe seaduse § 436 lõikes 3 ja käesoleva määruse § 161 lõikes 7 sätestatud nõuetest; 4) tagada andmete haldus nende elukäigu kestel, lähtudes lõikes 8 sätestatud nõuetest. (3) Asutus koostab andmekirjelduse, mis peab vastama järgmistele nõuetele: 1) andmekirjeldus peab sisaldama ülevaadet asutuse andmete koosseisust vähemalt hallatavate andmekogude, andmeobjektide ja andmete tasandil; 2) andmekogude andmekirjeldus peab kirjeldama andmemudelit või andmestruktuuri tervikuna kas füüsilisel, loogilisel või kontseptuaalsel tasandil ja esitama selle andmete koosseisu loetelu; 3) andmekirjeldus peab võimaldama määrata põhiandmeid ja isikuandmeid, sealhulgas eriliigilisi isikuandmeid; 4) andmekirjeldus peab olema ajakohane ja tõene; 5) andmekirjelduse võivad asutused koostada ühiselt nende andmekogude ja andmete osas, mida nad ühiselt töötlevad. (4) Andmekirjelduse haldussüsteem peab vastama järgmistele nõuetele: 1) andmekirjelduse haldussüsteem peab võimaldama pidada lõike 3 punktides 1–3 ja 5 sätestatud andmekirjeldust; 2) andmekirjelduse haldussüsteem peab olema liidestatud riigi infosüsteemi halduse infosüsteemiga ja sellesse peab olema võimalik edastada andmekirjeldus ja selle muutused. (5) Andmekvaliteedi haldus peab vastama järgmistele nõuetele: 1) andmekvaliteeti peab saama hallata andmekogu ja andmete tasemel; 2) andmekvaliteet andmekogu tasandil hõlmab andmekirjelduse olemasolu ja andmetöötluse kvaliteediprotsessi; 3) andmekvaliteet andmete tasemel hõlmab andmete õigsust, täielikkust, ajakohasust, reeglipärasust ja ühekordsust. (6) Andmekogu avaandmete avaldamine peab vastama järgmistele nõuetele: 1) avaandmetele tuleb lisada metaandmetena andmekirjeldus ja litsentsitingimused; 2) muutuva sisuga avaandmed peavad olema ajakohastatud ja viimane muutmine peab olema esitatud andmekirjelduses; 3) muutumatu sisuga avaandmetel peab haldama avalikustamise perioodi ja nende andmete elukäiku. (7) Põhiandmete haldus peab vastama järgmistele nõuetele: 1) andmete põhiandmeteks olek või saamine teisest põhiandmete allikast peab olema määratud; 2) koordineerijal on õigus määrata põhiandmete esmased allikad; 3) asutused peavad eelistama andmete küsimisele isikutelt ja organisatsioonidelt nende kasutamist põhiandmete esmasest allikast. (8) Andmete elukäiguhaldus peab vastama järgmistele nõuetele: 1) asutus järgib andmete elukäiguhaldusel arhiivieeskirja § 3 lõike 3 arhiivi moodustamise põhimõtet – andmed on andmekogu vastutava töötleja arhiivi osa; 2) kui andmete elukäiguhaldust, sealhulgas arhiveerimist, tagab andmekogu volitatud töötleja või kolmas osapool, peavad tema ülesanded olema andmekogu põhimääruses; 3) andmete elukäiku hallatakse säilitustähtaja kestel infosüsteemi andmete, andmeobjektide või andmekogude kaupa; 4) elukäigu lõpul peab asutus andmed hävitama või määrama uue säilitustähtaja. (9) Statistikaamet teostab haldusjärelevalvet käesoleva paragrahvi lõigetes 4, 5 ja 6 sätestatud nõuete täitmise üle.“; 27) paragrahvi 17 lõike 3 esimene lause sõnastatakse järgmiselt: „Asutuse teabehalduse ja teabehalduse alategevuste täpsem korraldus sätestatakse asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates aktides ja juhendites.“; 28) paragrahvi 18 täiendatakse lõikega 13 järgmises sõnastuses: „(13) Asutus tagab § 161 lõigetes 4 ja 5 sätestatud nõuete täitmise hiljemalt 2021. aasta 1. juuliks.“. Jüri Ratas Peaminister Kaimar Karu Väliskaubanduse- ja infotehnoloogiaminister Taimar Peterkop Riigisekretär  Vabariigi Valitsuse 17.05.2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ muutmise eelnõu SELETUSKIRI I Sissejuhatus Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused (edaspidi määrus või TKTA) eelnõu koosneb kahest suuremast muudatuste plokist. Määrusega kehtestatakse andmehalduse nõuded. Nendeks on andmehalduse korraldamise, vastutuse ja koordineerimisega seonduv ja andmehalduse sisuline pool. Viimane väljendub nõuetes tegevustele, millest olulisemad on andmete kirjeldamine, andmekvaliteedi tagamine ja andmete elukäiguhaldus. Lisaks täpsustakse määruses põhiandmete määratlemist ja haldamist ning avaandmete haldamist. Muudatused valmistasid ette Statistikaameti andmehalduse ekspert Veiko Berendsen (tel 625 9849; [email protected]), jurist Ilvi Reitel (tel 625 9209; [email protected]) ja peadirektor Mart Mägi (tel 625 9359; [email protected]), Rahandusministeeriumi riigihalduse ja avaliku teenistuse osakonna peaspetsialist Keir Pool (tel 611 3483; [email protected]), sama osakonna juhtaja Raido Roop (tel 611 3601; [email protected]) ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi riigi infosüsteemide osakonna andmete juht Ott Velsberg (tel 625 6417; [email protected]). Teine muudatuste plokk lähtub valitsusasutuste tegevuspõhisele riigieelarvele ülemineku ehk TERE2020 projekti tulemustest ning täiendab valitsusasutuste teenuste osutamise regulatsiooni. Muudatused valmistasid ette Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunikud Liivi Karpištšenko (tel 625 6375; [email protected]) ja Helena Lepp (tel 715 3407; [email protected]) ning Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna nõunik Eneken Lipp (tel 611 3190; [email protected]). Eelnõu juriidilise kvaliteedi osas on teinud ettepanekuid Rahandusministeeriumi õigusosakonna nõunik Marge Kaskpeit (tel 611 361; [email protected]). Eelnõu on keeleliselt toimetanud keeletoimetaja Sirje Lilover (tel 611 3638; [email protected]). Teise ploki muudatused on läbi arutatud ja kokku lepitud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juures TKTA alusel tegutsevas avalike teenuste nõukogus (edaspidi ATN), kuhu kuuluvad kõigi ministeeriumide ja Riigikantselei esindajad. TKTA kehtestamisel 2017. a oli TERE2020 alles algusjärgus. Seetõttu keskenduti TKTAs üksnes sellele osale asutuste teenustest, mida käsitles 2013. a valminud „Avalike teenuste korraldamise roheline raamat“ – kodanikele ja ettevõtjatele (edaspidi isik) suunatud teenustele, mis hõlmavad isiku asjaajamist asutusega. TKTA peamine eesmärk oli vähendada liigset bürokraatiat nii isikute jaoks kui ka asutustes. TKTA ettevalmistamisel lepiti kokku, et TKTA ei käsitle nn ehtsaid avalikke teenuseid nagu hariduse andmine või vanemaealiste isikute sotsiaalkaitse ega ka selliseid kaudseid avalikke teenuseid nagu poliitikakujundamine või järelevalve korraldamine. Selliste teenuste jaoks oli tol ajal kavas välja töötada eraldi õigusakt. TERE2020 ja ATNi tegevuse käigus sai selgeks, et positiivsete tulemuste saavutamiseks on oluline, et asutuste teenuseid hinnataks ja arendataks tervikvaates. Kuna TKTA põhimõtted on asjakohased mis tahes teenuste arendamisel, otsustati ministeeriumide koostöös loobuda teenuste korraldamise reguleerimisest kahes eraldi õigusaktis ning teha vajalikud muudatused TKTAs. See aitab ühtlasi üle saada avaliku teenuse mõistega seotud terminoloogilistest probleemidest, mida käsitleti pikemalt juba kehtiva TKTA seletuskirjas ning mida on korduvalt arutatud ATNis. Bürokraatia vähendamise eesmärk ja vajadus lähtuda teenuse arendamisel tema kasutajast ei ole kadunud ning muudatuste ettevalmistamisel on seda arvestatud. II Eelnõu eesmärk Eelnõu eesmärk on riikliku statistika seaduse ja avaliku teabe seaduse muutmise seaduses tehtud muudatuste alusel andmehalduse täpsete nõuete kehtestamine. Avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS) § 434 lõike 12 alusel sätestab Vabariigi Valitsus või tema volitatud minister määrusega andmehalduse täpsemad nõuded ja tingimused. Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ muutmine tugineb 1. aprillist 2019 jõustunud AvTS ja riikliku statistika seaduse (edaspidi RStS) täiendamisel andmehalduse regulatsioonidega. AvTSi muudatus annab Vabariigi Valitsusele volituse andmehalduse määruse kehtestamiseks. RStS sätestab andmehalduse koordineerimise Statistikaameti ülesandena. Andmehalduse täpsemate nõuete ja tingimusete sätestamine TKTA määruses on põhjendatud teabehalduse ulatuse määratlemisega TKTAs. Teabehaldus on selles määratletud laialt, mis hõlmab ka andmeid ja andmehaldust. Juba TKTA määruse koostamisel pandi tähele raskusi, mis on tekkinud praktikas teabe, dokumendi ja andmete mõistete käsitlemisel üksteisega seotutena. Määruse seletuskirjas nenditi: „teabe mõiste TKTAs hõlmab nii avalikku teavet AvTSi tähenduses, kui ka dokumente arhiiviseaduse (edaspidi ArhS) tähenduses“ ning „nii AvTSi avaliku teabe kui ka ArhSi dokumendi määratlus on väga lai ja hõlmab mis tahes kujul teavet, sh ka andmekogude andmeid.“ Seda erialaspetsiifilist mõisteanalüüsi jätkati veel, nentides: „Teabehaldus hõlmab kogu teavet, mis asutuses tekib. Varem on samas tähenduses kasutatud terminit „(terviklik) infohaldus“, kuid eelnõu koostamisel leiti, et „infohaldust“ võidakse ekslikult mõista üksnes andmehaldusena infosüsteemides. Samuti loob „teabehaldus“ selgema seose AvTSiga ja ArhSiga. ÕSi kohaselt on „teave“ ja „info“ sünonüümid.“ Kokkuvõttes jõudis teabehalduse ulatuse analüüs välja selleni, et „teabehaldusel on mitmed alategevused: andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.“ Seletuskirjas täpsustati: „andmehaldus hõlmab andmete haldamist ja vahetamist relatsioonilistes andmebaasides, geoinfosüsteemides jms infosüsteemides. Reeglina vastutab andmehalduse eest IT.“ Statistikaametile pandud kohustus andmehalduse koordineerimiseks ja järelevalve teostamiseks andmekogude vastutavate ja volitatud töötlejate üle tingib andmehalduse täpsemate nõuete määramise. Eelnõu teine eesmärk on laiendada teenuste korraldamise nõudeid valitsusasutuste kõigile teenustele, et tagada teenuste ühtlane areng ja mõistete ühtsus. VVSi § 27 lõike 3 alusel annab valitsus määrusi valitsusasutuste asjaajamise ja töö korraldamiseks. III Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs Eelnõu § 1 – Määruse preambulisse lisatakse viide avaliku teabe seaduse § 434 lõike 12 kohta. Avaliku teabe seadusesse on lisatud volitusnorm andmehalduse täpsemate nõuete ja tingimuste kohta ja andmehaldus sisustatakse TKTA määruses. TKTA paragrahvis 2 täpsustatakse ja täiendatakse selgitusi teenuste korraldamisega seotud mõistete kasutamise kohta TKTAs. Muudatused tulenevad määruse reguleerimisala laiendamisest valitsusasutuste kõigile teenustele. Eelnõu § 2 – Määruse paragrahvi 2 pealkirja täiendatakse sõnaga „protsess“. Muudatus on tehnilist laadi. Määruse § 2 lõikes 1 täpsustatakse teenuse mõiste tähendust TKTAs. Uue sõnastuse järgi on teenus kas otsene või kaudne avalik teenus või siis tugiteenus, mis jaguneb omakorda sisemisteks (osutatakse oma asutuses) ja välisteks (osutatakse teisele asutusele) tugiteenusteks. See liigitus vastab TERE2020 teenuste liikidele. Määruse § 2 lõikest 2 eemaldatakse tekstiosa „teeninduskontakti kaudu mis tahes suhtluskanalis (edaspidi kanal)“. Muudetud sõnastuses katab otsese avaliku teenuse mõiste kõik avalikud teenused, mille kasutajaid on võimalik identifitseerida. Oluline ei ole mitte see, et seda teenust osutatakse suhtluskanali kaudu, vaid see, et teenuse kasutaja saab realiseerida oma õiguse või kohustuse. Eelnõu § 3 – Määruse paragrahvi 2 täiendatakse lõikega 31, milles selgitatakse varasemast täpsemalt otseste avalike teenuste osutamise kanali tähendust TKTAs ja selle kasutamist, sh proaktiivsete teenuste osutamisel. Selgitus sisaldab olulisemate kanalite loetelu. Eelnõu § 4 – Määruse § 2 lõikes 4 sätestatakse, et sündmusteenuse osutamine on seotud isiku pöördumisega asutuse või asutuse proaktiivse pöördumisega isiku poole. Asutuste pöördumine võib olla ka nt isiku teavitamine tema ametliku e-posti aadressil teenuse avamisest teabeväravas eesti.ee. Muudatus on seotud otseste avalike teenuste mõiste laiendamisega ja otseste avalike teenuste osutamise kanali mõiste täpsustamisega. Eelnõu § 5 – Määruse paragrahvi 2 täiendatakse lõikega 41, milles selgitatakse kaudse avaliku teenuse tähendust. Kaudseks avalikuks teenuseks on näiteks valdkonnapoliitika kujundamine, millest kasu saajad on küll olemas, kuid neid ei ole võimalik identifitseerida üksiku isiku tasandil. Eelnõu § 6 – Määruse § 4 lg 1 punktist 1, § 6 punktist 5, § 10 pealkirjast, § 10 lõikest 3 ja § 13 lõikest 12 jäetakse välja tekstiosa „otseste avalike“, kuna need sätted kehtivad igat liiki teenustele. Asutuses peab olema määratud – ja reeglina on juba määratudki – üks isik, kes vastutab asutuse teenuste haldamise ja arendamise eest tervikvaates, mitte üksikute liikide kaupa (§ 4 lg 1 p 1) ja igale teenusele n-ö omanik. Samamoodi peab mis tahes liiki teenuste arendamine olema kaasav ja lähtuma üldistest eesmärkidest (§ 6 p 5) ning asutuse sisesed aktid ja juhised võivad reguleerida mis tahes liiki teenuste osutamise täpsemat korraldust (§ 10 pealkiri ja lg 3). Lisaks ei ole vaja piirangut, et eesti.ee teabeväravas avaldatakse üksnes otseseid avalikke teenuseid kirjeldav teave (§ 13 lg 12), kuna samavõrd võib olla asjakohane kirjeldada teabeväravas kaudset avalikku teenust, näiteks kaasavat õigusloomet. Eelnõu paragrahvis 5 sätestatakse muudatused teenuste ja teabehalduse asutusteülese arengu koordineerimise korralduses. Eelnõu § 7 – Määruse paragrahvi 5 pealkirja ja § 5 lõike 1 sissejuhatusse lisatakse tekstiosa „ja teabehalduse“, kuna koordineerimistegevus hõlmab lisaks teenuste arengule ka teabehalduse arengut. Eelnõu § 8 , 9 ja 10 – Määruse § 5 lõikes 1 olevat koordineerijate loetelu täiendatakse Rahandusministeeriumi ja Statistikaametiga ning ühtlasi sätestatakse, et Riigi Infosüsteemi Ameti asemel on koordineerijaks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. Sätestatakse, et Rahandusministeerium koordineerib teenuste eesmärkide ja mõõdikute seadmist ning kuluarvestuse süsteemi arendamist ja elluviimisel (§ 5 lg 1 p 11). See on seotud tema põhimääruses sätestatud ülesandega korraldada ja koordineerida riigieelarve koostamist ning seirata ja hinnata riigieelarve vahendite ja riigiressursside kasutamist. Statistikaamet koordineerib andmehaldust (§ 5 lg 1 p 4) kooskõlas talle AvTSi § 434 lõikes 11 antud ülesandega. Riigi Infosüsteemi Ameti koordineerimine praktilise rakendamise tasandil asendatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi koordineerimisega poliitikakujundamise tasandil (§ 5 lg 1 p 3). See on kooskõlas koordineerija ülesannetega, mis on sätestatud § 5 lõikes 2 ning ministeeriumi ja ameti ülesannetega ja omavahelise tööjaotusega. Eelnõu § 11 – Määruse § 5 lõikes 4 asendatakse koordineerijat toetava nõukogu loomise nõue selle loomise võimalusega. Koordineerijal on võimalus valida, kas ta täidab § 5 lg 2 punktides 1–3 sätestatud ülesanded n-ö ametlikult asutatud nõukogu toel või mõnel muul kaasaval viisil. Kui koordineerija nõukogu asutab, kehtivad sellele ja selle liikmetele § 5 lõigetes 4 ja 5 sätestatud nõuded. Kindlasti jätkab oma tegevust Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juures tegutsev avalike teenuste nõukogu. Andmekaitse Inspektsiooni juures tegutseb TKTA alusel asutatud avaliku teabe nõukogu. Rahandusministeerium aga koordineerib oma valdkonda laiema koostöövõrgustiku kaudu ning riigi infosüsteemi ja kesksete komponentide nõudeid aitab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumil seada arhitektuuripaneel, mille koosseis võib erineda sõltuvalt arutatavatest küsimustest. Lisaks jäetakse § 5 lõikest 4 välja nõue kinnitada nõukogu koosseis koordineerija käskkirjaga. Kuna ministeeriumid ja Riigikantselei nimetavad oma esindaja nõukogusse ise ning kuna seniste kogemuste järgi vahetuvad nõukogu liikmed suhteliselt tihti, on selline nõue osutunud liigselt bürokraatlikuks ja koormavaks. See asendatakse nõudega avaldada koosseis koordineerija veebilehel, et tagada läbipaistvus (nt saab valitsemissala asutuse töötaja kiirelt leida, kes nende ministeerium nõukogus esindab ja temaga ühendust võtta). Eelnõu § 12 – Määruse § 6 punktist 1 jäetakse välja tekstiosa „ja huvirühmadele“ väärtuse tekkimine peab olema tagatud iga teenuse otsesele sihtrühmale. TKTA kehtivas tekstis mõeldi huvirühma all teenusega kaudselt seotud kasusaajate rühma, nagu on selgitatud algses seletuskirjas. Identifitseerimata kasusaajad on kaudse avaliku teenuse sihtrühm ning säte kohaldub ka kaudsetele teenustele. TERE2020 raames on kõigi teenuste tulemuslikkuse mõõdikud määratud. Eelnõu § 13 – Määruse § 6 punktist 4 eemaldatakse tekstiosa „asutuse ülesannet täitmise ja“. Kuna muudetud sõnastuses TKTA katab kõik asutuse teenused, piisab nõudest, et teenuste osutamist dokumenteeritakse optimaalses mahus. Kehtima jääb algne eesmärk, et dokumenteerimise maht oleks läbi mõeldud ehk siis et dokumenteerimist ei tehtaks üksnes dokumenteerimise pärast. Eelnõu § 14, 15, 16 ja 22 – Määruse § 7 lõigete 2 ja 4 teksti muutmisega sätestatakse, et asutusel peab olema ülevaade kõigi teenuste ja nende kvaliteedi kohta. Algses TKTA tekstis kehtib osa nõudeid üksnes „olulistele“ teenustele. See oli TKTA vastuvõtmise ajal asjakohane, kuna otseste avalike teenustena käsitati ainult osa teenustest või isegi teenuste tegevusi ning nende kõigi regulaarne analüüs ja hindamine polnud vajalik. Muudetud sõnastuses katab TKTA asutuse kõik teenused ja teenuste „olulisusega“ seotu on tekstist välja jäetud. Samal põhjusel on kehtetuks tunnistatud § 7 lg 3 ja § 9 lg 7. Asutused peavad osutama ainult olulisi teenuseid. Kui teenuse kvaliteedi hindamisel ilmneb, et teenusest ei teki kavandatud väärtust, tuleb teenus lõpetada või ümber korraldada. Eelnõu § 17, 18 ja 19 – Määruse § 7 lõigetes 7 ja 9 täpsustatakse otseste avalike teenuste ühise korraldamise ehk siis sündmusteenuste regulatsiooni. Sündmusteenus koondab eri asutuste teenused ja iga osateenuse eest vastutab konkreetne asutus. Isiku vaates on sündmusteenus aga üks tervik (vt ka sündmusteenuse selgitust § 2 lg 4). Seetõttu eeldab sündmusteenuse väljatöötamine asutuste tihedat koostööd ja kokkuleppeid, mille sisu muudatustega täpsustatakse. Kokku tuleb leppida, kes on üldvastutaja (§ 7 lg 7 p 1, varem § 7 lg 9), et tegevus ei jääks ühekordseks projektiks nagu on olnud nt Helsinki linna liikuvusteenuste kogemus. Samuti tuleb kokku leppida, milliste kanalite kaudu isik teenuseni jõuab (§ 7 lg 7 p 2) ning vajadusel osateenuste osutamise tähtajad (§ 7 lg 7 p 3) ja tehniline lahendus (§ 7 lg 7 p 5). Eelnõu § 20 – Määruse paragrahv 8 sõnastatakse ümber kahel põhjusel. Esiteks sätestatakse, et asutuse teenuste loetelu peab sisaldama mitte ainult osa teenustest, vaid kõiki. Selline loetelu on käesolevaks ajaks loodud TERE2020 raames. Teiseks on teenuste loetelu, selle kvaliteedinäitajad ja selle avaldamine seotud kahe koordineerija – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ning Rahandusministeeriumi – tegevuse ja juhistega (vt ülesannete jaotust § 5 lg 1). Nimetatud ministeeriumid teevad omavahel tihedat koostööd, et arvesse võtta mõlema valdkonna vajadusi ja mitte suurendada asutuste töökoormust teenuste loetelu haldamisel. Eelnõu § 21 – Määruse § 9 lõike 5 sõnastust täiendatakse tekstiosaga „kui teenus on seotud isiku pöördumisega asutuse poole ja selle lahendamisega“. Kuna otsese avaliku teenuse mõiste katab muudetud sõnastuses ka nn ehtsad avalikud teenused, ei ole kõigi otseste avalike teenuste puhul, sh kõigi proaktiivsete teenuste puhul, asjakohane teavitada kasutajat teenuse osutamise tähtajast ja teenuse kulgemisest. Samas tuleb seda jätkuvalt teha, kui isik on esitanud pöördumise ja ootab selle lahendamist. Eelnõu § 23 – Määruse § 12 lg 2 muudatus on seotud § 18 lg 6 rakendustähtaja möödumisega. Praeguseks peab asutustel teabest ülevaade olema, mistõttu jäetakse § 12 lg sissejuhatusest välja tekstiosa: „Kui ühe või mitme põhiülesande kohta puudub lõikes 1 nimetatud ülevaade või kui see on aegunud“. Muudetud sõnastus katab jätkuvalt olukorrad, kus ülevaade tuleb luua nt asutuste ühinemisel, uue asutuse moodustamisel vm põhjusel. Analoogne muudatus on tehtud § 7 lõike 2 sissejuhatusse, kuna möödunud on ka § 18 lg 2 rakendustähtaeg ning valitsusasutused on teenustest ülevaate loonud TERE2020 raames. Eelnõu § 24 – Määruse § 14 lg 2 täiendatakse lausega „Andmete kogumisel lähtutakse isikult andmete ühekordse küsimise põhimõttest.“ Analoogne nõue, millega teenuste korraldamisel arvestada, on juba sätestatud § 9 lõikes 2 ja põhineb AvTSi § 46 lõikes 2 sätestatul. § 14 lõike 2 täiendamine on aga vajalik lähtudes asjaoludest, et § 9 ei kohaldu kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ja isikutele ning et AvTSi lisati 2019. a märtsis selgesõnalise andmete topelt küsimise keeld (AvTS § 431 lg 3). Lause sõnastamisel on võetud arvesse RStSi ja AvTSi muutmise seaduse teisele lugemisele esitatud seletuskirja, kus selgitati, et lisatud sätte eesmärgiks on vähendada andmete esitajate ehk siis kodanike ja ettevõtjate halduskoormust. Eelnõu § 25 – Määruse § 14 lõigetes 5 ja 6 sätestatakse, et asutused vahetavad dokumente omavahel X-tee dokumendivahetuskihi DHX vahendusel. Praeguseks ajaks on asutuste üleminek varasemalt DVK lahenduselt DHXile lõppenud ning DVK suletud. Eelnõu § 26 - Määrust täiendatakse §-ga 161. Eelnõu paragrahv 161 koosneb lõigetest, millega reguleeritakse andmehalduse nõudeid, asutuse ülesandeid andmehalduse korraldamisel ning nõudeid andmekirjeldusele ja selle haldussüsteemile, andmekvaliteedile, andmekogu avaandmete avaldamisele, põhiandmete haldusele ja andmete elukäiguhaldusele. Samuti reguleeritakse Statistikaameti haldusjärelevalve ulatust andmehalduse korralduse üle asutustes. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 1 sätestatakse, et andmehalduse nõuded tuginevad TKTA paragrahvile 13, samal ajal arvestades andmehalduse korraldamise erisusi. TKTA paragrahv 13 käsitleb teabe haldamist ja teabele juurdepääsu korraldamist, kusjuures teave on selles laias tähenduses, millesse kuuluvad nii teave veebilehtedel, teave traditsiooniliste dokumentidena kui ka teave infosüsteemides ehk andmed. Määruse senine loogika on, erisust nõudvatel juhtudel, nagu paragrahv 16 dokumendihalduse korraldamine, viidatakse paragrahvile 13 kui üldisele sättele. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 2 loetletakse asutuse ülesanded andmehalduse korraldamisel. Osalt on tegemist uuelaadsete ülesannetega, osalt aga ka praegu tehtavate ülesannetega. Viimaste osas, näiteks andmekirjelduste koostamisel, puudub ühtlus. Varasem arusaam, et andmehaldus on IT ülesanne, on muutumises. Andmehalduse ülesanded ei ole pelgalt IT või IT-asutuse ülesanded. Seoses andmeteaduse edenemisega ja andmeanalüüsi ulatuslikumaks muutumisega, on palju rohkematel töötajatel kui seni, vaja vahetult ise leida ja kasutada andmeid nii andmekogudest kui uuringutest. Andmehaldus toetab selle teenuse – andmejagamisteenuse – osutamist.1 Eelnõu paragrahvi 161 lõike 2 punktis 1 nimetatakse asutuse ülesandena koostada andmekirjeldus ja tagada andmekirjelduse haldussüsteem. Punktis 2 nimetatakse asutuse ülesandena kohustust tagada andmekvaliteet. Punktis 3 nimetatakse asutuse ülesandena kohustust määrata asutuse hallatavates infosüsteemides, mis on riigi infosüsteemi kuuluvad andmekogud, põhiandmed. Punktis 4 nimetatakse asutuse ülesandena kohustust tagada andmete haldus nende elukäigu kestel. Nende punktide nõuded on täpsemalt lahti kirjutatud vastavates lõigetes. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 3 sätestatakse andmekirjelduse koostamise nõuded. 1 Riikliku statistika seadus § 201. Andmejagamisteenus lõige 1) Andmejagamisteenus käesoleva seaduse tähenduses on andmete töötlemine teaduslikul või statistilisel eesmärgil, mille käigus riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik edastab tema valduses olevad andmed Statistikaametile või Statistikaamet töötleb statistikatöö käigus saadud andmeid ning edastab anonüümitud andmed riigi- või kohaliku omavalitsuse asutusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule või teadusasutusele või avaldab andmed kokkuvõtliku ja üldistatud teabena. Andmekirjeldus on kasutatava andmete kirjeldamise mudeli alusel tehtav kirjeldus. Selle mudeli osad on: andmeelement, kasutatavad klassifikaatorid ja mõisted, andmeobjektid ja terviklikud andmestikud. Teiste sõnadega on andmekirjeldus andmete metaandmed. Andmekirjelduses lisatakse mudelis kirjeldatavatele osadele kirjelduselemendid, näiteks pealkiri, kirjeldus, märksõna, kasutusele võtmise aeg jt. Kirjeldused ühtlustatakse masinloetavaks ja semantilist koostalitust tagavaks kirjeldusstandardite alusel. Andmekirjelduse eesmärgiks on ülevaate loomine asutuse andmetest sisulises mõttes. Andmekirjeldusest saab andmete olemasolu, tähendust, kasutamist jms otsida. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 3 punktis 1 määratletakse andmekirjelduse sisu, mida on vaja teha selleks, et piiritleda kirjeldusega hõlmatav osa kogu andmetest. Andmetest võib aru saada kitsamalt kui andmekogudest ja andmebaasidest, aga ka laiemalt kui kogu digitaalsest ainesest, kõigist failidest. Andmekirjelduse ulatus on määruses antud kitsamalt, et andmete koosseisu tuleb kirjeldada vähemalt hallatavate andmekogude, andmeobjektide ja andmete tasandil. Samas sobib kirjeldusmudel ka muude andmestike kirjeldamiseks, mida asutuses on ja millest on vaja ülevaadet omada. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 3 punktis 2 täpsustatakse, et andmekogude andmekirjeldus peab kirjeldama andmemudelit või andmestruktuuri tervikuna kas füüsilisel, loogilisel või kontseptuaalsel tasandil ja esitama selle andmete koosseisu loetelu. Andmekogud on tehniliselt infosüsteemid ja kirjeldada tulebki infosüsteemide andmemudelit. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 3 punktis 3 määratletakse, et andmekirjelduses peab olema võimalik määrata põhiandmeid ja isikuandmeid, sh eriliigilisi isikuandmeid. Põhiandmed on defineeritud AvTS paragrahvis 436 põhiandmed ja andmete tähendus. Selle lõikes 1 sätestatakse põhiandmed kui riigi infosüsteemi kuuluvasse andmekogusse kogutavad andmekogu unikaalsed andmed, mis tekivad andmekogu haldaja avalike ülesannete täitmise käigus. Lõikes 2 täpsustatakse, et andmete töötlemisel, mida kogub põhiandmetena teine riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu, tuleb aluseks võtta vastava teise andmekogu põhiandmed. Lisaks esitatakse lõikes 3 meetod, kuidas põhiandmeid määratleda. On kirjas, et seda tuleb konkreetselt teha andmekogu asutamisel, selle tehnilise dokumentatsiooni alusel. Praegune õiguslik regulatsioon jätab asutuse vastutuse ebamääraseks ning praktikas koostab andmekogu tehnilise dokumentatsiooni kas infosüsteemi arendaja või selle IT-poolne tellija. Sellega on andmetega sisulise töö tegijad ja õiguslik pool, kes koostab näiteks andmekogude põhimääruse, tehnilisest poolest lahus ning andmete põhiandmeteks olek on paljuski pelk õiguslik konstruktsioon, millel ei ole tegelikule andmete ühekordsele kogumisele mõju. Selle tõttu ei toimi AvTS § 436 lõikes 2 nimetatud teise andmekogu põhiandmete aluseks võtmine terviklikku ühekordse andmekogumise (once-only) põhimõtet kehtestavana. Samuti figureerib lõikes 3 osutatud tehniline dokumentatsioon eraldiseisvana ega ole tegelikkuses ajas toimuvaid muutusi kajastav. Oluline on veel lisada, et praegune praktika on pannud põhiandmeid määrama andmeelemendi tasandil. Tulevases praktikas peaks põhiandmeteks määrama mitte andmeelementi, vaid andmeobjekti, näiteks kogu aadress, mitte tänav; kogu isik, mitte ainult tema eesnimi. Analoogiline vajadus on ka isikuandmete osas. Isikuandmete kaitse üldmääruse2 artikkel 4 2 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679, 27. aprill 2016, füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus) (EMPs kohaldatav tekst) ELT L 119, 4.5.2016, lk 1—88 https://eur- lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&qid=1569826863040&from=ET alapunktis 1 esitatakse isikuandmete määratlus: „isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku („andmesubjekti“) kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, …“ On selge, et praktilises töös määratledes üht või teist andmeelementi kui isikuandmeid ei ole võimalik ette näha kõikvõimalikke tulevikus toimuvaid kaudseid tuvastamisi, mis sageli toimuvad andmeid sidudes, võrreldes või muul moel töödeldes. Rõhk tuleks panna otsesele tuvastamisele ja määrata isikuandmetena andmekirjelduses just need andmed. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 3 punktis 4 määratletakse, et andmekirjeldus peab olema ajakohane ja tõene. Ajakohane tähendab seda, et kirjeldus kajastab andmemudelite või -skeemide tegelikku seisu ning ei oleks aegunud. Tõene tähendab seda, et kirjeldus peab käsitlema seda, mis on tegelikult olemas, selliselt, kuidas see tegelikult on. Eeldus on, et andmekirjelduse haldussüsteemi rakendus omaks funktsionaalsust, mis suudaks toimuvaid muutusi monitoorida. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 3 punktis 5 määratletakse, et võivad asutused andmekirjeldust koostada ühiselt nende andmekogude ja andmete osas, mida nad ühiselt töötlevad. Üldiselt ongi töötlus paljude asutuste vahel, kes on vastutavad ja volitatud töötlejad, ühine. Selle all on peetud silmas, et need asutused peaks andmekirjeldust ühiselt, leppides kokku, kes haldab vastavat rakendust ning milline on tööjaotus andmekirjelduse koostamisel ja kuidas on andmekirjeldus kasutatav. Selline ühise andmekirjelduse koostamine ja pidamine on efektiivne meetod andmete kirjeldamisel. Vastutav töötleja peaks volitatud töötlejatega andmekirjeldust jagama, see tähendab talle selle edastama soovitavalt masinloetaval kujul. Vastutav ja volitatud töötleja(d) võivad andmekirjeldust koostada ja pidada ka koos, kui see on töökorralduslikult otstarbekas. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 4 esitab andmekirjelduse haldussüsteemi nõuded. Andmekirjelduse haldussüsteem on infosüsteemi rakendus. Esitatud nõuded on infosüsteemi funktsionaalsusnõuded ainult kaudselt. Tavaliselt nimetatakse sellist rakendust andmekataloogiks, kuid on ka teisi nimetusi. Näiteks Statistikaametil on andmekirjelduse haldussüsteemiks omaette metaandmete infosüsteem. Asutuste vajadused andmekirjelduse haldussüsteemi osas on erinevad ja mitte kõik asutused ei vaja nii detailset süsteemi kui Statistikaamet. Erinevused on ka valdkonniti: nii on ruumiandmete ja meditsiiniandmete kirjeldamise haldussüsteemid erinevad. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 4 punktis 1 määratletakse, et andmekirjelduse haldussüsteem peab võimaldama pidada andmekirjeldust lõikes 3 toodud funktsionaalsustes: punkt 1 võimaldama ülevaadet asutuse andmete koosseisust vähemalt hallatavate andmekogude, andmeobjektide ja andmete tasandil; punkt 2 sisaldama andmekogude andmekirjeldust kas füüsilisel, loogilisel või kontseptuaalsel tasandil ja esitama selle andmete koosseisu loetelu; punkt 3 võimaldama määrata põhiandmeid ja isikuandmeid ning punkt 5 võimaldama koostada ja pidada andmekirjeldust asutustel ühiselt. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 4 punktis 1 määratletakse, et andmekirjelduse haldussüsteem peab olema liidestatud riigi infosüsteemi haldussüsteemiga (RIHA) ja olema võimeline edastama sellesse andmekirjelduse ja selle muutused. Selle liidestusega nähakse ette RIHA arenduses automaatne andmekirjelduste vahetus ning ühtse kirjeldusstandardi jälgimisega tagatakse ühetaolisus. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 5 sätestatakse nõuded andmekvaliteedile. Need on esitatud kolmes punktis, milles selgitatakse kvaliteedi loogikat ja loetletakse kvaliteedinõudeid erinevates andmetöötluse faasides. Kvaliteedi loogika seisneb kolmes vaates andmete kvaliteedile: esmalt hierarhiline andmete organiseerimise vaade andmekogu tasandilt andmeelemendi tasandile; teiseks protsessi ja objekti vaade, milles protsess on andmetöötlus ja objekt vastab ligilähedaselt statistikas väljundi kvaliteedile ehk siis andmestiku kvaliteedile ning kolmandaks on kvaliteedikriteeriumite vaade. Kvaliteedikriteeriume nimetatakse sageli kvaliteedidimensioonideks, sest need on mõõdetavad. Osa on mõõdetavad kvalitatiivselt ehk hinnatavad, osa kvantitatiivselt, millele on peale ehtitutud hindamisskaala, näiteks kaetus 95% on rahuldav. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 5 punktis 1 määratletakse kvaliteedihalduse tasandid, milleks on, andmekogu ja andmed. Andmekogu tasandil on enam hinnatavaid kriteeriume, andmete tasandil on kasutusel enam mõõdetavaid kriteeriume. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 5 punktis 2 määratletakse kvaliteedikriteeriumid (dimensioonid) andmekogu tasandil. Need on:  andmekirjelduste olemasolu – kas asutuses peetakse andmekataloogi või on kasutusel muu andmekirjeldusi koondav vahend; milline on asutuse ja andmekogude andmekirjelduses kasutatav mudel ja kas see vastab soovitatud standardile; kas andmekirjeldused on olemas kõigi hõlmatud andmekogude ja andmestike kohta;  andmetöötluse kvaliteediprotsess – kas selline protsess on paigas ja milline see on; ühest küljest võib tegu olla kvaliteedijuhtimisest teada protsessiga nagu see on kvaliteedijuhtimise standardites nagu ISO 90013, mis puudutab andmekogudes andmete loomist või saamist menetluste, teenuste või muude toimingute käigus. Teisest küljest võib aga tegemist olla n-ö teisese andmetöötlusega näiteks andmeanalüüsiga aruannete, ülevaadete või statistika koostamiseks. Sel juhul on andmetöötluse kvaliteediprotsess sarnane näiteks sotsiaalteaduslikele uuringutele esitatavate protsessi kvaliteedi nõuetega või ametlikule statistikale esitatavate protsessi kvaliteedi nõuetega, nagu need on esitatud Euroopa statistika süsteemi kvaliteediraportite käsiraamatus.4 Eelnõu paragrahvi 161 lõike 5 punktis 3 määratletakse kvaliteedikriteeriumid andmestiku ja andmete tasandil. Need on:  andmete õigsus – see on vaadeldav süntaksi ja semantika õigsuse aspektides. Süntaktiline õigsus näitab andmete ehk tunnuste ehk muutujate väärtuste tehnilist korrektsust, näiteks peavad puuduma kirjavead, asutuste nimetused peavad olema ühesugused, suure ja väikese algustähe kasutus peab olema ühtne jms. Semantiline õigsus tähendab esmalt autentsust ehk seda, et ilminguid on nimetatud nende kokkulepitud või tegelike nimedega, näiteks on õige eesnimi või perekonnaseis või puue on nimetatud õige ja tegelikkusele vastava nimetusega või küsitud tunnus nagu vanus ei saa olla 131 jne. Teiseks tähendab semantiline õigus kokkulepitud kirjaviiside kasutamist, näiteks kas lühendid on lubatud või kuidas on translitereeritud võõrkeelsed nimed ja nimetused. 3 EVS-EN ISO 9001:2015 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded 4 The ESS handbook for quality reports - 2014 edition  täielikkus – on vaadeldav kahes osas. Esiteks kirjete täielikkus ja teiseks kogumi ehk populatsiooni täielikkus. Kirje, näiteks tabeli veeru, täielikkus näitab seda, kuivõrd andmekirjes on kõigil tunnustel olemas väärtused ehk kuivõrd andmeatribuudid on väärtustatud. Kogumi täielikkus näitab, kas kõik nõutavad kirjed on olemas. Tabeli vaates on täielikkus tuvastatav ka kõigi nõutavate veergude olemasolu järgi, mille olemasolu või puudumine näitab, et kõigil kirjetel tabelis on see tunnus või see puudub. Kvaliteeti mõõdetakse tunnuste kaupa olemasolevate väärtuste protsendina. Kui tegemist on valimiga kehtivad täielikkusele erireeglid.  ajakohasus – näitab milline on ajaline viide andmeid tekitanud sündmusest selle fikseerimiseni andmetes ühest küljest ning andmete teisesel kasutamisel teenuses teisest küljest. Ajakohasust mõõdetakse kehtestatud kriteeriumitele vastavusena, näiteks, millal peab olema registreeritud sünd või surm, millise sagedusega edastatakse registrite seisu jne.  reeglipärasus – tähendab esiteks kokku lepitud klassifikaatorite kasutamist, näiteks aadressandmed või majanduslik tegevusala. Teiseks tähendab see kokku lepitud andmemustritele vastavust, näiteks isikukood, kuupäeva kuju vsm. Andmemustrid on seostud andmetüüpidega nagu kuupäeva (date), arvu (integer) või loogiline jah/ei (boolean) väli. Reeglipärasuse alla kuulub ka see, et andmeid küsitaks kokku lepitud põhiandmete allikast nii asutuse sees ja, siis nimetatakse neid master data allikaks, kui ka üleriigiliselt, millisel juhul saadakse väärtused tavaliselt kokku lepitud klassifikaatorist nagu aadressandmed või muust allikast näiteks katastritunnus või äriregistri kood.  ühekordsus – näitab seda, et kirjeid ei oleks topelt ühe andmekogu või infosüsteemi piires või asutuse piires, aga ka seda, et ei oleks eri infosüsteemides mitmeid sarnaseid andmeid koguvaid osi, näiteks aadressid, kontaktisikud, klassifikaatorid jms. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 6 sätestatakse nõuded, millele peab vastama avaandmete avaldamine. Euroopa avaandmete portaalid peaksid järgima DCAT rakendusprofiili soovitust, mis on osaks semantilise kootalitusvõime raamistikust.5 DCAT (Data Catalog Vocabulary – Andmekataloogi Sõnastik) on W3C soovitus veebis avaldatavate andmestike ja andmekirjelduste kohta.6 Eesti avaandmed peavad samuti kasutama DCAT rakendusprofiili. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 6 punktis 1 määratletakse, et avaandmetele peab olema lisatud andmekirjeldus ja litsentsitingimused. DCAT kohase andmekirjelduse koostamiseks võib aluseks võtta inglise keelse tehnilise spetsifikatsiooni või eestikeelse juhendi, mis on hetkel koostamisel. 2015 loodud ja 2016 täiendatud „Avaandmete loomise ja avaldamise juhend“7 ei ühildu DCAT-iga. Litsentsid peaksid üldiselt järgima Creative Commons (CC) litsentse.8 Need on:  Autorile viitamine 4.0 (CC BY 4.0)  Autorile viitamine + Jagamine samadel tingimustel 4.0 (CC BY-SA 4.0)  Autorile viitamine + Tuletatud teoste keeld 4.0 (CC BY-ND 4.0)  Autorile viitamine + Mitteäriline eesmärk 4.0 (CC BY-NC 4.0)  Autorile viitamine + Mitteäriline eesmärk + Jagamine samadel tingimustel 4.0 (CC BY- NC-SA 4.0) 5 DCAT Application Profile for data portals in Europe (DCAT-AP). Versioon 1.2.1. avaldati 28. mail 2019, ettevalmistamisel on versioon 2, mille avaldamise tähtaeg on novembris 2029. 6 Data Catalog Vocabulary (DCAT) - Version 2 (W3C Candidate Recommendation 03 October 2019) 7 Avaandmete loomise juhend Riigi Infosüsteemi Amet(versioon 1.1; 2016) 8 https://et.wikipedia.org/wiki/Creative_Commons  Autorile viitamine + Mitteäriline eesmärk + Tuletatud teoste keeld 4.0 (CC BY-NC-ND 4.0) Sisulised tähendused on järgmised:  Autorile viitamine — Pead materjali sobival viisil autorile omistama, tooma ära litsentsi lingi ja märkima ära, kas on tehtud muudatusi. Sobib, kui teed seda mõistlikul viisil, kuid seejuures ei tohi jääda muljet, et litsentsiandja tõstab esile sind või seda, et sina materjali kasutad.  Mitteäriline eesmärk — Sa ei tohi kasutada materjali ärilisel eesmärgil.  Jagamine samadel tingimustel — Kui töötled, kujundad ümber või arendad materjali edasi, siis pead oma töö levitamiseks kasutama sama litsentsi, mille all on algupärand.  Tuletatud teoste keeld — Kui töötled, kujundad ümber või arendad materjali edasi, siis pole sul õigust muudetud materjali levitada. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 6 punktis 2 määratletakse, et muutuva sisuga avaandmed peavad olema ajakohastatud ja viimane muutmine esitatud andmekirjelduses. Muutuva sisuga avaandmed on sellised, kus kindla regulaarsusega näiteks iga päev või iga kuu uuendatakse avaldatud andmete väärtused. Neid väärtusi võib nii lisada (näiteks uued ajalised kirjed) või uuendada (näiteks muutunud andmekirje staatused jms). Selliseks avaandmete näiteks on enamik registreid, mis täienevad ja muutuvad ning mingil ajahetkel avaldatud andmed vajavad aja möödudes uuendamist. Ajakohastamise nõue on üldine ning ei ole võimalik anda kindlat sagedust, sest igapäevane või reaalajale lähedane ajakohastamine võib olla liiga kulukas või puudub selleks vajadus. Seetõttu peaks igal avaldataval andmestikul olema hinnatud, kui tihti seda on vaja ajakohastada. Tavalised regulaarsused on päev, nädal, kuu, aasta. Nõutav on ka see, et viimane muutmine oleks esitatud andmekirjelduses minimaalselt aja fikseeringuna. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 6 punktis 3 määratletakse, et muutumatu sisuga avaandmetel peab haldama avalikustamise perioodi ja nende andmete elukäiku tuleb hallata. Muutumatu sisuga avaandmed on sellised, mida kord avaldatuna enam ei muudeta. Need on mingi kindla perioodi sündmused (näiteks kõik 2017. a liiklusõnnetused nimekirjana) või kokkuvõtted (näiteks pikaajaliste töötute soovanuskoostis 2015-2019 kuude kaupa), uuringu tulemused (näiteks erakondade toetus 2018 kuude kaupa) või avaldatud ametlik statistika. Kui tegu ei ole avalikuks tegemisega raamatukogu või arhiivi kaudu, peaks olema määratud avalikustamise periood. RIA avaandmete loomise juhend nentis: „Avaandmete andmekogumi versiooni ei ole mõtet avaldatuna hoida lõpmatuseni. Samas ei tohiks selle avaldamise aeg olla ka liiga lühike. Samuti ei peaks kõikide erinevate andmekogumite versioonide avaldatuna hoidmise aeg olema sama pikk.“ Seda ka täpsustati: „Andmete avaldatuna hoidmise perioodi pikkus ei tohiks üldjuhul olla alla kahe aasta. Selline lähenemine annab andmetele kaheaastase võrdlusbaasi ja võimaldab juba jälgida mingeid trende. Siiski võib sõltuvalt andmekogumi iseloomust olla mõistlik avaldatuna hoidmise aeg nii lühem kui pikem. Samas tuleb siiski iga andmekogumi jaoks määrata see aeg eraldi ja see sõltub andmekogumis olevate andmete iseloomust – kui kiiresti andmed vananevad ja muutuvad mitteasjakohasteks.“ Kuigi juhend on seda soovitanud, pole avaldamisperioodi sageli märgitud ning see nõue on vaja lisada määrusesse. Avaldatud andmete elukäiguhaldus järgib lõikes 8) esitatud andmete elukäiguhalduse nõudeid. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 7 sätestataks nõuded põhiandmete haldusele. See on vajalik, et täpsustada põhiandmete käsitust õiguses ja praktikas ning võimaldada selle kaudu edendada andmete ühekordse kogumise (once-only) põhimõtet.9 Eelnõu paragrahvi 161 lõike 7 punktis 1 sätestatakse, et andmete põhiandmeteks olek või saamine teisest põhiandmete allikast on kohustuslik määrata. See määratakse andmekirjelduses andmeelemendi või -objekti tasandil. Põhiandmete allikate käsitlust on selgitatud järgmise punkti juures: teisesed allikad on kõik need allikad, mis ei ole esmased. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 7 punktis 2 määratletakse, et koordineerijal, s.o Statistikaametil, on õigus määrata põhiandmete esmased allikad. Esmaste allikate määramise loogika võetakse kasutusele eesmärgiga toetada ühekordse andmekogumise põhimõtet. Põhiandmete määratlus on sätestatud AvTS § 436 lõikes 1 „Põhiandmed on riigi infosüsteemi kuuluvasse andmekogusse kogutavad andmekogu unikaalsed andmed, mis tekivad andmekogu haldaja avalike ülesannete täitmise käigus.“ Seega puudub õiguslik mehhanism andmekogude vahel põhiandmete määramiseks. Selgelt on öeldud, et põhiandmed on käsitletavad ühe andmekogu piires. Allikapõhise lähenemise kasutamine võimaldab Statistikaametil määrata, milline andmekogu on esmaseks allikaks. Esmaseks allikaks oleku kriteeriumiks on andmete õiguslik tähendus või andmete tekkimine selles andmekogus sündmuse esmase dokumenteerimise tulemusel või kokku lepitud klassifikaatori tunnuse esmane kasutamine toimingu dokumenteerimisel või faktide esmane fikseerimine vaatlusel, seirel või muu meetodiga. Statistikaamet hakkab esmaseid allikaid määrama RIHAs. Esmased allikad võiksid olla kujundatavad üheks kriteeriumiks riigi põhiregistrite määratlemisel.10 Eelnõu paragrahvi 161 lõike 7 punktis 3 sätestatakse, et asutused peavad eelistama andmete küsimisele isikutelt ja organisatsioonidelt nende kogumist põhiandmete esmasest allikast. See punkt paneb asutustele kohustuse arvestada infosüsteemide arendamisel sellega, et edaspidi tuleb arendatavas infosüsteemis kasutada andmete esmast allikat. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 8 sätestatakse nõuded andmete elukäiguhaldusele. Elukäik (life cycle) on arhiivinduslik põhimõte, mis kirjeldab faase objekti (dokumendi, arhivaali jms) loomisest või saamisest hävitamise või avalikku arhiivi üleandmiseni.11 Elukäik on arhiiviteoorias määratud esmalt teabe sh andmete väärtuse hindamisega ja teiseks väärtuse alusel säilitustähtaja määramisega.12 Elukäik on sama pikk kui säilitustähtaeg. Elukäiguhaldus (life cycle tracking) hõlmab endas kontrollivaid toiminguid säilitustähtaja jooksul. Säilitustähtaegade määramist reguleerib TKTA paragrahv 12, kuid seda dokumendi- ja arhiivihalduses kasutusel oleva liigitusskeemi kontekstis: säilitustähtaegade määramine sarjadele. Kuna andmed ei organiseeru sarjadeks on vaja teistsugust töötavat lahendust. 9 EU-wide digital Once-Only Principle for citizens and businesses - Policy options and their impacts (Feb, 2017) 10 Põhiregistrite (base registers) määratlemine on Euroopa Koosvõime Raamistiku soovitus riikide nende integreeritud avalike teenuste ja koostalitusvõime raamistiku arendamisel. New European Interoperability Framework (2017) 11 R. Pearce-Moses. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago, 2005. p. 232-33 12 Kui säilitustähtaeg on määratud õigusaktis, on järelikult selle kehtestamise käigus teabe väärtust hinnatud. Kehtiv arhiiviseadus käsitleb hindamist kitsalt arhiivindusliku hindamisena, mille käigus avalik arhiiv omistab arhiiviväärtuse. Printsiibis on siiski hindamine iga säilitustähtaja määramise eelduseks. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 8 punktis 1 sätestatakse, et asutus järgib andmete elukäiguhaldusel arhiivieeskirja § 3 lõike 3 arhiivi moodustamise põhimõtet – andmed on andmekogu vastutava töötleja arhiivi osa. Punkti eesmärk on vastata küsimusele: kelle arhiivi osa on konkreetne andmekogu. Selle määramisel on vaja lähtuda arhiiviseadusest, kui valdkonna üldseadusest. Konkreetselt arhiivieeskirja paragrahvist 3 arhiivi moodustamise põhimõtted lõikest 3, mis sätestab, et asutus käsitleb kõiki oma dokumente, sh andmekogudes olevat teavet olenemata teabekandjast ühe terviku, s.o arhiivi osana. Väga paljud andmekogud on lisaks vastutavale töötlejale kasutuses ka volitatutud töötlejate poolt ning on väga oluline täpselt teada, kes peab andmekogu andmete elukäiku haldama. Seda võib teha ka volitatud töötleja, mis on sätestatud järgmises punktis. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 8 punktis 2 määratletakse, et kui andmete elukäiguhaldust sh arhiveerimist tagab andmekogu volitatud töötleja või kolmas osapool, peavad tema ülesanded olema andmekogu põhimääruses. Selline praktika on mitmete andmekogude põhimäärustes, et näiteks IT-asutus volitatud töötlejana peab andmekogu (registri) arhiivi. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 8 punktis 3 sätestatakse, et andmete elukäiku hallatakse säilitustähtaja kestel infosüsteemi andmete, andmeobjektide või andmekogude kaupa. Üldiselt hallataksegi elukäiku süstematiseeritud rühmade kaupa, s.o toimikute, mitte dokumentide kaupa. Eelkõige tehakse seda kulude kokkuhoiu pärast, sest üksikute objektide kaupa haldamine on suur halduskoormus. Andmehaldus on automatiseeritud ega ole seetõttu niivõrd töömahukas, kuid elukäigu haldamine rühmade kaupa on siiski kõige otstarbekam. Kui andmeobjektiks on kirje, siis näiteks majandusaasta aruannet, sotsiaaltoetuse taotlust või keskkonna loa andmeid on otstarbekas hallata tervikuna kirjete kaupa. Kui neid aga elukäigu lõpul on ette nähtud hävitada, siis seda teha mitte igapäevaste kirjete kaupa, vaid tavaliselt kord aastas. Eelnõu paragrahvi 161 lõike 8 punktis 4 määratletakse elukäigu haldamise meetod, milleks on see, et säilitustähtaja perioodi möödumisel peab asutus selle teabe hävitama või määrama uue säilitustähtaja. See on olemuselt sarnane dokumentide elukäiguhalduse meetodiga. Vahe on selles, et dokumentide elukäiguhaldus on korraldatud dokumendihaldustarkvaras, kuid kuna andmed on muudes infosüsteemides, tuleb ka nende elukäiku hallata muude infosüsteemidega. Eelnõu paragrahvi 161 lõikes 9 on sätestatud koordineerija järelevalve, mis on kavandatud eelkõige määruse eelnõu paragrahvi 161 lõikes 4, 5 ja 6 nimetatud nõuete täitmise üle. Kavandatavad põhilised järelevalve meetodid on: vastavuse kontroll, et asutused oleks määranud vastutajad ja kehtestanud määruse eelnõu paragrahvi 161 lõikes 4, 5 ja 6 nimetatud aktid. Eelnõu § 27 – Määruse § 17 lõikes 3 sätestatakse, et asutus sätestab nii teabehalduse kui ka selle alategevuste oma sisemist töökorraldust reguleerivates aktides ja juhendites. Eelnõu § 28 – Määruse § 18 täiendatakse lõikega 1, milles sätestatakse, et asutused peavad koostama andmekirjelduse haldussüsteemi hiljemalt 1. juuliks 2021. IV Eelnõu mõju Kuna tegemist on määruse muutmise eelnõuga, on mõju käsitletud algse määruse seletuskirjas toodud mõjuanalüüsi kontekstis ja tehtavate muudatuste kontekstis. Teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste (TKTA) määruse eelnõu seletuskirjas 20.03.2017 hinnati selle mõju järgmiselt: „Määrusel endal ei ole otsest sotsiaalset, sh demograafilist mõju ega otsest mõju riigi julgeolekule, majandusele, regionaalarengule ja looduskeskkonnale. Määruse rakendamisel tekib aga kaudne positiivne mõju kõigis valdkondades. Teabehalduse oskuslik korraldus aitab langetada kiiresti õigeid otsuseid, mis toetab infoühiskonna arengukavas seatud nutika riigivalitsemise eesmärki.“ Andmehalduse alase regulatsiooni lisamine määrusesse ei muuda algses mõjushinnangus midagi olulist. Kaudne positiivne mõju võiks muutuda andmehalduse korralduse täpsema rakendamisega otsesemaks, kui rakenduvad kavandatavad printsiibid: andmete ühekordne kogumine (once-only); nende mitmekordne kasutamine ja üldse andmete laiem kasutamine otsuste tegemisel n-ö andmepõhise juhtimise printsiibi rakendumine juhtimislaudade ja teiste andmete analüütilise ja statistilise kasutamise näol; andmekvaliteedi parandamine ning nii andmete paiknemisest kui ka nende kvaliteedist ülevaate omamine. Teenuste korraldamisega seotud muudatused ei suurenda asutuste töökoormust, küll aga loovad selgema regulatsiooni, millest teenuste haldamisel, arendamisel ja osutamisel lähtuda. Valitsusasutused on oma teenused TERE2020 raames kaardistanud ning neile mõõdikud seadnud. Regulaarselt käivad koos avalike teenuste nõukogu ja avaliku teabe nõukogu ning vajaduse korral saavad ka uued koordineerijad oma seniste koostöövõrgustike töö ümber korraldada TKTA § 5 lõigete 4 ja 5 alusel. Alates 2017. a lõpust on regulaarselt kohtunud ka TKTA koordineerijad ja Rahvusarhiiv, et omavahel infot vahetada ja tegevusi kooskõlastada. 1. novembril 2019. a toimub juba teine koordineerijate ühine teabepäev asutustele. Neisse tegevustesse kaasatakse ka uued koordineerijad – Rahandusministeerium ja Statistikaamet. TKTA reguleerib valitsusasutuste tööd teenuste korraldamisel. Seega kodanikke ja ettevõtjaid mõjutab TKTA kaudselt, teenuste parema kvaliteedi ja avaliku sektori tõhususe kaudu. Mõju valitsusasutustele Sisuliselt on mõju osas oluline see, et eesmärgiks seatud teabehalduse oskuslik korraldus ei ole ilma praegu lisatava regulatsioonita nutikale riigivalitsemisele vajalikul määral kaasa aidanud, sest andmehaldus pole olnud fookuses. Määrusega tagatakse toetav mõju valitsusasutustele, et need, edendades andmehaldust, kasutaksid ressursse efektiivselt. Esmalt puudutab mõju n-ö tervikliku ülevaate küsimust. Ülevaate omamine on olnud TKTA määruse sisuks ka seni, kuid teabe ja dokumentide osas. Määruse seletuskirjas on öeldud: „Tõendusväärtusega ehk ArhSi § 2 lõikes 1 nimetatud teabest (ArhSis „dokumentidest“) tervikliku ülevaate omamist nõuab juba 2012. aastast kehtiv ArhE (§ 3 lõige 3 ja § 6 lõige 1). ArhEs on sätestatud, et ülevaade luuakse asutuse ülesannete (funktsioonide), tööprotsesside ja toimingute analüüsi põhjal (§ 6 lõige 1). Asutustes on juba koostatud dokumentide loetelud, arhiivimoodustajad on oma teabe liigitusskeemi Rahvusarhiiviga kooskõlastanud. Samas tuleb hinnata, kas neis kirjeldustes kajastub kogu tõendusväärtusega teave või on kirjeldatud üksnes DHSis olevaid dokumente, ülevaade on aegunud vm.“ Dokumentide liigitusskeemid ei ole oma ülesehituse tõttu sobivad andmekirjelduse haldamiseks. Liigitusskeemide ülesehitus lähtub arhiivi vaatest, milleks on mitmetasandiline arhiivikirjeldus (arhiivis: arhiiv - sari - arhivaal; dokumendihalduses: funktsioon - sari - toimik - dokument). Andmeid ja dokumente ei saa ühes n-ö teabe liigitusskeemis kirjeldada. Kuna seni on andmete kirjeldamine regulatsiooni tasandil ühtlustamata, siis on kirjeldused ebaühtlased nii ülesehituselt kui kvaliteedilt. Määruse oluline mõju seisneb selles, et ometi kord oleks kokku lepitud ühtsetes andmehalduse põhimõtetes. Omaette alateemaks selles on teabehalduse suhe andmehaldusesse. Määruse algsel kujul vastuvõtmise ajal oli teada Eestis ainult üks asutus, Sotsiaalkindlustusamet, mis oli kaardistanud oma tööprotsessid ja toimingud nende käigus tekkivat dokumentide ja andmeväljadeni välja. Teadaolevalt pole selliseid kõikehõlmavaid kirjeldusi rohkem tehtud ega ole kindel ka nende tegemise otstarbekus. Praegune suund on juurutada sündmuspõhiseid teenuseid ning seega toimub protsesside ja andmete integratsioon kirjelduses konkreetses, sageli mitmeid asutusi läbivas vaates. Ülevaate omamine asutuste või andmekogude või infosüsteemide kaupa on aga samuti vajalik. Andmehalduse regulatsioon täpsustab ka väärtuse küsimust, millest tuleneb andmete säilitustähtaeg ja haldusreeglid nende elukäigu kestel. Teiseks puudutab see vastutajate küsimust. Määruse seletuskirjas on öeldud: „Vastutajate määramisega tagatakse, et teenuste ja teabehalduse kvaliteediga tegeletakse järjepidevalt. Järjepidevuse eesmärk on ka eraldi välja toodud. See hõlmab vastutuse, ülesannete ja teabe üleandmist ametniku või töötaja lahkumisel. Teenuste, protsesside ja teabe ülevaate loomine ja analüüs tagab, et muudatusi ega arendusi ei tehta läbimõtlematult, vaid põhjendatult ja eesmärgistatult. Koostöö teiste asutustega aitab protsesside ja teenuste arengule veelgi kaasa. AÜA [Vabariigi Valituse määrus asjaajamiskorra ühtsed alused, Vastu võetud 26.02.2001 nr 80. RT I 2001, 20] kehtetuks tunnistamine ning keskendumine teabele tervikuna toetab ArhSi ja ArhE nõuete rakendamist ka andmetele ning teabest tervikliku ülevaate saamist.“ Seniste määruse regulatsioonide toetusest on siiski olnud vähe. Teabehalduse nõuete või üldiste arhiivindusprintsiipide rakendumine andmehaldusele pole saanud soovitud määral teoks, sest andmehalduse ülesandeid pole konkreetselt olnud määratud ja seega pole saanud ka vastutust kellegi panna muul viisil kui üsna üldiselt. Rääkimata sellest, et keegi pole saanud kontrollida nõuete täitmist. Seega peaks määruse kavandatav muudatus olukorda andmehalduses radikaalselt muutma, kehtestades selge vastutuse ja nõudmised. Kokkuvõtvalt on määruse muudatusel kavandatavalt suur positiivne mõju asutuste andmehalduse korraldamisele. Selles on ette nähtud organisatsioonilised, sisulised ja tehnilised meetmed andmehalduse taseme parandamiseks asutustes. Analoogiline on ka mõju riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele, avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja avalikke ülesandeid täitvatele eraõiguslikele juriidilistele isikutele. V Määruse rakendamisega seotud riigi ja kohaliku omavalitsuse tegevused, eeldatavad kulud ja tulud Otsest mõõdetavat tulu muudatustega rakendamisega on keeruline hinnata. Riigi andmekogude andmete kvaliteedi parandamine tagab selle, et tulevikus oleks erinevaid muudatusi lihtsam rakendada ja hoitakse kokku tuleviku arenduskulusid. Andmete töötlemine ja ühelt asutuselt teisele automaatselt andmete edastamine võimaldab hoida kokku kulusid, mida tehakse täna, kui tuleb andmeid vahetada. Rahandusministeerium ei leia, et määruse rakendamiseks tuleks asutustes võtta tööle uued inimesed. Olemasolevaid inimesi saab koolitada ja neile uued tööülesanded määrata. Määruse rakendamise tulemusel tuleb hinnanguliselt koolitada kahe aasta jooksul vähemalt 100 inimest. Koolitusmaht on umbes 24 koolituspäeva. Koolitust rahastatakse RTK keskse koolituse eelarvest. Andmehalduse koolituse hange on planeeritud 2020. aasta algusesse. Ka täna tuleb andmed RIHAsse defineerida ja sama andmete kvaliteedi puhul. Kokkuvõtvalt on ülesanded täna olemas, neid määrusega vaid konkretiseeritakse. Ühes ajaühikus töö maht ei kasva, vaid tuleb lihtsalt tegemata töö ära teha veidi uuel kujul. RIA asub kokku panema pakkumust asutustele mõeldud andmekataloogi jaoks. Pakkumuse sisuks on vajalikud funktsionaalsused andmehalduse vahendile (RIHAKE ehk asutuse andmekataloog), lisaks vaatab pakkuja turul olevate toodete funktsionaalsust. Määrus sisaldab nõudeid andmekirjeldusele, mida asutus peab tegema andmekogu, andmeobjekti ja andmete (s.o elemendi) tasandil. Need on ühed minimaalsed vajadused RIHAKE-sele. Asutustel ei kaasne andmekirjelduste haldussüsteemi liidestamisel RIHAga kulusid. Kuna kõik asutused peavad olema võimelised andmeid väljastama x-teele, siis eraldi täiendav liidestamine RIHAga ei maksa midagi. Küll maksab kataloogi loomine, mis sõltub sellest kas valitakse enda lahendus. Meie poolne pakkumine on RIHAKE, mis samuti on juba SF vahenditest töös. Uue RIHA ja RIHAKE-se arendus peab jõudma esimese põhifunktsionaalsusi toetava juurutatava lahenduseni tähtajaga 01.07.2020, et seda saaks asuda kasutama sügisest 2020. Asutusele mõeldud RIHAKE on tasuta, kuid juurutamise kulu on asutuste enda kanda. Lisaks võivad asutused kasutada ka muud andmekataloogi, mis siis liidestatakse RIHA-ga, mille liidestamine on samuti tasuta, kuid juurutada tuleb oma vahenditega. Andmete esmase allika kasutamisega ei kaasne samuti kulu. Kõik asutused peavad juba täna kehtiva määruse alusel suutma andmed väljastada ja vastu võtta üle X-tee, seega eraldi kulu ei ole. Määruse jõustumisel peavad andmekogude vastutavad töötlejad viima andmekogu andmehalduse nõuetega kooskõlla. VI Määruse jõustumine Määrus jõustub 01.01.2020. VII Eelnõu kooskõlastamine, huvirühmade kaasamine ja avalik konsultatsioon Eelnõu esitatakse eelnõude infosüsteemi EIS kaudu kooskõlastamiseks kõigile ministeeriumitele, Eesti Linnade ja Valdade Liidule ning arvamuste avaldamiseks põhiseaduslikele institutsioonidele.