Agenda

Nos Ref.: G/GA13/17‐329 Saint Germain en Laye, 23 novembre 2017 13ème Assemblée générale de l’AISM Songdo ConvensiA, Incheon, République de Corée 29 mai 2018 Cher membre national, La 13ème Assemblée générale de l’AISM va se tenir au Songdo ConvensiA d’Incheon, en République de Corée, le 29 mai 2018, conjointement avec la Conférence de l’AISM de 2018. L’Assemblée générale se réunit en session ordinaire tous les quatre ans, et constitue un évènement important pour les membres de toutes catégories. L’objet de cette lettre est d’inviter votre organisation, membre national de l’AISM, à aider à la préparation de cette réunion selon les dispositions des articles 3.3 et 3.5, paragraphe 1, du Règlement général de l’AISM :  Six mois avant l’ouverture de l’Assemblée générale les membres nationaux sont invités à soumettre des propositions sur des questions qu’ils souhaitent voir abordées en Assemblée générale. Ces propositions sont reçues par le Secrétariat pendant deux mois.  Six mois avant l’ouverture de l’Assemblée générale les membres nationaux sont invités à faire connaître leur candidature pour l’élection au Conseil. Les actes de candidature sont reçus par le Secrétariat pendant quatre mois.  Les candidatures doivent porter le nom du membre national candidat et est accompagnées d’une déclaration, sous une forme approuvée par le Conseil, autorisant le membre national à se porter candidat à un poste au Conseil et désignant la personne qui l’y représenterait. Un Ordre du jour provisoire d’Assemblée générale a été rédigé sur la base des questions normalement discutées et figure en Annexe 1. Je vous invite à m’adresser commentaires et propositions au plus tard le 28 janvier 2018. Un modèle d’Acte de candidature au Conseil a été approuvé par le Conseil et figure en Annexe 2. Il peut être reproduit sur votre papier à en‐tête ou tout autre format officiel exigé par les administrations membres. Dans le cas d’une candidature de votre administration, je vous invite à me retourner cet acte de candidature au plus tard le 28 mars 2018. Le projet d’Ordre du jour, les candidatures à l’élection du Conseil et tous les documents de réunion seront mis à la disposition des membres, en français et en anglais, deux mois avant l’ouverture de l’Assemblée générale. Une invitation officielle à participer sera diffusée au début de l’année 2018. Les correspondances concernant l’Assemblée générale seront de préférence reçues par courriel à secgen@iala‐ aism.org. Veuillez agréer, cher membre national, l’expression de mes sentiments dévoués. Francis ZACHARIAE Secrétaire général ANNEXE 1 13ème ASSEMBLEE GENERALE DE L’AISM Projet d’Ordre du jour 1. Adoption de l’Ordre du jour 2. Rapport du Président ou du Secrétaire général 3. Rapport financier 4. Adoption des modifications aux Statuts 5. Adoption des normes 6. Adoption de la Vision stratégique 7. Etude des propositions reçues des membres 8. Autres questions 9. Election du Conseil ANNEXE 2 ACTE DE CANDIDATURE A signer par le Directeur ou la Directrice du service national et à adresser au Secrétaire général de l’AISM Monsieur le Secrétaire général, Conformément aux dispositions de l’article 8 des Statuts de l’AISM et de l’article 3.5.1 du Règlement général j’ai l’honneur de vous faire savoir que j’ai été autorisé à présenter la candidature de ... [nom du membre national] ..., membre national de l’Association Internationale de Signalisation Maritime (AISM), à l’élection du Conseil de l’AISM de mai 2018. Le communiqué joint présente le contexte de cette candidature. En cas d’élection, ...[nom du membre national]... sera représenté(e) aux réunions du Conseil par ... [nom complet et titre] ... ... [informations de contact] ... Une déclaration témoignant de ses qualifications à assumer cette représentation est en pièce jointe. [Signature] [Nom complet et titre] 13th IALA GENERAL ASSEMBLY 13ème ASSEMBLEE GENERALE de 29th May 2018 – 16h00 l’AISM 29 mai 2018 – 16h00 PROVISIONAL AGENDA ORDRE DU JOUR PROVISOIRE 1. Approval of the Agenda 1. Adoption de l’ordre du jour 2. Report of the Secretary-General/President 2. Rapport du Secrétaire général/Président 3. Financial report 3. Rapport financier 4. Approval of amendments to the 4. Adoption des amendements aux Statuts Constitution 5. Approval of the Strategic Vision 5. Adoption de la Vision stratégique 6. Approval of Standards 6. Adoption des normes 7. Establishment of a World Marine Aids to 7. Création d’une journée mondiale des aides Navigation Day à la navigation maritime 8. Any other business 8. Autres questions 9. Election of the Council 9. Election du Conseil General Assembly venue: / Lieu de l’Assemblée générale : Correspondence address : / Adresse de correspondance : Songdo ConvensiA 123 Central-ro, Songdo 1(il)-dong, Yeonsu-gu Incheon Republic of Korea  13th IALA GENERAL ASSEMBLY 13ème ASSEMBLEE GENERALE de 29th May 2018 – 16h00 l’AISM 29 mai 2018 – 16h00 EXPLANATORY NOTE ON THE NOTE EXPLICATIVE SUR PROVISIONAL AGENDA L’ORDRE DU JOUR PROVISOIRE 1. to 3. and 8. are standard Agenda items 1. à 3. et 8. sont des points d’ordre du jour standards 4. Approval of amendments to the Constitution 4. Adoption des amendements aux Statuts Reviewing the Constitution is an ongoing task during every work La révision des Statuts est une tâche permanente durant chaque period in order to ensure that the Constitution is up-to-date and période de travail, pour s’assurer que les Statuts sont à jour et en consistent with developments in the Marine Aids to Navigation adéquation avec la situation des aides à la navigation maritime dans situation world-wide. le monde et ses développements. 5. Approval of the Strategic Vision 5. Adoption de la Vision stratégique Another ongoing Council task is the revision of the IALA Strategic Une autre des tâches permanentes du Conseil est la révision de la Vision, which was adopted in 2014. Under the supervision of the Vision stratégique adoptée en 2014. Sous la direction du Groupe de Council Strategy Drafting Group a revised IALA Strategic Vision for rédaction de la stratégie, une Vision stratégique révisée pour les 8 the next 8 years will be submitted to the General Assembly for prochaines années sera soumise à l’Assemblée générale pour approval. approbation. 6. Approval of Standards 6. Adoption des normes 1 Standards were introduced with the changes made to the La notion de normes a été introduite lors de la dernière Assemblée Constitution at the last General Assembly in 2014, and were générale en 2014, à l’occasion des modifications aux Statuts, et elles contained within Goal 1 of the Strategic Vision which was also apparaissaient dans l’objectif 1 de la Vision Stratégique, également introduced at the 2014 General Assembly. Over the work period the présentée à l’Assemblée générale de 2014. Au cours de cette période Council considered the draft Standards and determined that the de travail le Conseil a étudié les projets de normes et a décidé qu’il members would benefit from having a document hierarchy that serait bénéfique pour les membres d’avoir une structure would be overarched by a set of seven Standards. Each Standard documentaire hiérarchisée soumise à un cadre global de sept will point to the relevant IALA guidance documents. Also with a view normes. Chaque norme orienterait vers les documents appropriés. to the planned change in IALA status, the States and other Avec le changement prévu de statut de l’AISM, les Etats et les autres international organizations can use the Standards for direct citation organisations internationales pourraient se référer à ces normes in laws, regulations and/or conventions. dans leur législation, règlements et/ou conventions. All four Committees have been heavily involved in the development Les quatre Commissions se sont impliquées dans l’élaboration des of the draft Standards that will be submitted to the General projets de normes qui vont être soumis à l’Assemblée générale pour Assembly for approval. adoption. The IALA Standards will be non-mandatory. Les normes de l’AISM n’auront pas un caractère d’obligation. 7. Establishment of a World Marine Aids to Navigation Day 7. Création d’une journée mondiale des aides à la navigation The Council, at its 64th session in December 2017 agreed to submit maritime to the General Assembly a proposal for the establishment of a Lors de sa 64ème session en décembre 2017 le Conseil a décidé de World Marine Aids to Navigation Day to raise awareness of the soumettre à l’Assemblée générale une proposition visant à la important work in this field. Such an AtoN day would be création d’une journée mondiale des aides à la navigation maritime independent from the International Lighthouse Day, not to distract pour sensibiliser à l’importance des travaux dans ce domaine. Une 1 Note à l’attention des membres francophones : les normes faisant référence à des documents qui, dans leur grande majorité, n’existent pas en français, les documents de réunion correspondants, à l’exception de la note d’introduction, ne seront disponibles qu’en anglais. General Assembly venue: / Lieu de l’Assemblée générale : Correspondence address : / Adresse de correspondance : Songdo ConvensiA 123 Central-ro, Songdo 1(il)-dong, Yeonsu-gu Incheon Republic of Korea  the public’s attention to heritage symbols, but to focus on the telle journée devrait être organisée indépendamment de la journée nature and missions of marine aids to navigation. mondiale des phares, pour que l’attention du public ne soit pas détournée par des symboles patrimoniaux mais se concentre sur la nature et les missions des aides à la navigation maritime. 9. Election of the Council 9. Election du Conseil Nominations for Council will be received until 28th March 2018. Les candidatures pour le Conseil seront reçues jusqu’au 28 mars Nominations should be sent to [email protected] 2018. Les candidatures doivent être adressées à secgen@iala- aism.org General Assembly input papers will be posted to a dedicated Les documents d’Assemblée générale seront téléchargés vers une section of the IALA Website by 29th March 2018. page dédiée du site web de l’AISM au plus tard le 29 mars 2018. General Assembly venue: / Lieu de l’Assemblée générale : Correspondence address : / Adresse de correspondance : Songdo ConvensiA 123 Central-ro, Songdo 1(il)-dong, Yeonsu-gu Incheon Republic of Korea Nos Ref.: G/GA13/17-329 Saint Germain en Laye, 23rd November 2017 13th IALA General Assembly Songdo ConvensiA, Incheon, Republic of Korea 29th May 2018 Dear IALA National member, The 13th IALA General Assembly will be held at Songdo ConvensiA in Incheon, Republic of Korea, on 29th May 2018 in conjunction with the 2018 IALA Conference. The General Assembly meets in ordinary session every four years and is an important gathering for all members of all categories of membership. The purpose of this letter is to invite your organization, National member of IALA, to support the preparation of this meeting as per the IALA General Regulations Articles 3.3 and Article 3.5 clause 1, which provide for the following: − Six months before the opening of the General Assembly National members are invited to submit proposals that they wish to be discussed at the General Assembly. The proposals are received by the Secretariat for the next two months. − Six months before the opening of the General Assembly National members are invited to declare their candidacy for the Council. Nominations are received by the Secretariat for the next four months. − Nominations for Council election should include the name of the National member being nominated and, in a Council-approved format, credentials of the National member for a position on the Council and credentials of the person who would represent the National member on Council. A provisional Agenda for the General Assembly, based on standard discussion items, has been developed and is attached as Annex 1. You are invited to let me have your comments and any proposals by 28th January 2018. A standard credentials form for candidates to the Council was approved by the Council and is attached at Annex 2. It can be used on your letter head or any official format National member organizations may require. Should your organization wish to be a candidate, you are invited to send the form back to the Secretariat by 28th March 2018. The final draft Agenda, nominations for the Council election and all meeting documents will be made available in English and French to the members two months before the opening of the General Assembly. An official invitation to attend will be issued at the beginning of the year 2018. All correspondence regarding the General Assembly should preferably be by e-mail addressed to secgen@iala- aism.org. I am looking forward to hearing from you soon. Yours sincerely, Francis ZACHARIAE Secretary-General ANNEX 1 13th IALA GENERAL ASSEMBLY Provisional Draft Agenda 1. Approval of the Agenda 2. Report by the President or the Secretary-General 3. Finance report 4. Approval of amendments to the Constitution 5. Approval of the Standards 6. Approval of the Strategic Vision 7. Consideration of proposals received from members 8. Any other business 9. Election of the Council ANNEX 2 DECLARATION OF CANDIDACY To be signed by the Head of the National authority and sent to the IALA Secretary General Dear Secretary-General, In accordance with Article 8 of the IALA Constitution and Article 3.5.1 of the IALA General Regulations I have the honour to inform you that I have been authorized to present ... [name of the National member authority]... , National member of the International Association of Marine Aids to Navigation and Lighthouse Authorities (IALA), as a candidate national authority for election to the IALA Council in May 2018. The attached statement sets out the background to this nomination. Should ...[name of the National member authority]... be elected it will be represented at Council meetings by ... [full name and title] ... ... [contact details] ... A statement setting out [his/her] suitability for the role is attached. [Signature] [Full name and title]