Tööjuhendi kinnitamine

31.01.2018 nr 1-1-1/16-OP KÄSKKIRI Tööjuhendi kinnitamine Majandus- ja kommunikatsiooniministri 12. veebruari 2003. a määruse „Veeteede Ameti põhimäärus“ paragrahv 20 punkt 3 alusel: 1. Kinnitan üldteenistuse tugiteenuste osakonna vanemspetsialisti tööjuhend. 2. Tunnistan kehtetuks 20.11.2015. a peadirektori käskkirjaga nr 177-OP kinnitatud hüdrograafia- ja navigatsioonimärgistuse vanemspetsialisti tööjuhendi. (allkirjastatud digitaalselt) Kersti Peenema personalosakonna juhataja  Kinnitatud Veeteede Ameti peadirektori 31.01.2018 käskkirjaga nr 1-1-1/16-OP Lisa TUGITEENUSTE OSAKONNA VANEMSPETSIALISTI TÖÖJUHEND 1 Üldosa 1.1 Struktuuriüksuse nimetus: üldteenistus (ÜLT), tugiteenuste osakond (TTO) 1.2 Töökoha nimetus: vanemspetsialist 1.3 Töölepingu sõlmimine: peadirektor 1.4 Kellele allub: osakonna juhatajale 1.5 Alluvad: ei ole 1.6 Asendajad: osakonna juhataja poolt määratud töötaja 1.7 Keda asendab: osakonna juhataja poolt määratud töötajat 2 Töökoha eesmärk 2.1 HNT asjaajamise korraldamine ja administreerimine. Dokumendiringluse tagamine asutuses. 3 Tööülesanded 3.1 HNT asjaajamise korraldamine, sh dokumentide (kirjavahetus, arved, faksid, teabenõuded ja lepingud) vastuvõtmine, esmane läbivaatamine, nende käitlemine dokumendihaldussüsteemis ja edasise menetluse määramine. Korraldab dokumentide ringlust HNT juhtkonna ja struktuuriüksuste vahel. 3.2 Telefonikõnedele vastamine, aitab lahendada klientide probleeme telefoni teel, vajadusel viib kliendid kokku vastava valdkonna spetsialistiga, informatsiooni kogumine ja edastamine juhtkonnale. 3.3 Infovahetuse pidamine HNT struktuuriüksustega ja nende nõustamine dokumentide käitlemisel dokumendihaldussüsteemis. 3.4 HNT tegevust käsitleva dokumentatsiooni ja informatsiooni kogumine, süstematiseerimine ja säilitamine (sh nomenklatuursete toimikute pidamine) vastavalt ameti asjaajamiskorrale. 3.5 HNT külaliste vastuvõtuga seonduvate korralduslike küsimuste ja nõupidamistega, seminaridega, täiendõppega jne kaasnevate tehniliste küsimuste lahendamine. 3.6 Valge 4 abi- ja nõupidamisruumide (ruumid nr 202, 207 ja 209) kasutuse korraldamine ja ehnika korrasoleku jälgimine. 3.7 Osaleb peadirektori käskkirjadega määratud komisjonide töös. 3.8 Tööga seonduvate jooksvate küsimuste lahendamine ning dokumendihalduse küsimustes HNT juhataja poolt antavate korralduste täitmine. 3.9 Peadirektori, HNT juhataja ja TTO juhataja poolt antud ühekordsete ülesannete ja korralduste täitmine. 4 Töötaja vastutus 4.1 Vastutab käesoleva tööjuhendiga ettenähtud kohustuste õigeaegse, kvaliteetse ja korrektse täitmise eest. 4.2 Vastutab enda vormistatud dokumentide õigsuse ja keelelise korrektsuse eest. 4.3 Vastutab oma otsuste ja korralduste ning asjaajamist reguleerivatest õigusaktidest kinnipidamise eest. 4.4 Vastutab talle seoses teenistusülesannete täitmisega teatavaks saanud konfidentsiaalse teabe, riigi- ja ärisaladuse hoidmise eest. 4.5 Vastutab Veeteede Ameti vapipitsatite hoidmise ja kasutamise eest. 4.6 Vastutab tema kasutuses oleva vara säilimise ning heaperemeheliku ja sihipärase kasutamise eest. 5 Töötaja õigused 5.1 Saada tööalaselt vajalikku täiendkoolitust. 5.2 Vastu võtta iseseisvaid otsuseid töökohast tulenevate ülesannete täitmiseks. 5.3 Saada ameti teistelt struktuuriüksustelt oma tööülesannete täitmiseks vajalikku infot ja dokumente. 5.4 Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks. 5.5 Saada tööülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel. 6 Nõuded töötajale 6.1 Haridus: kõrgharidus dokumendihalduse-, majandus- või õigusvaldkonnas 6.2 Keeleoskus: 6.2.1 Eesti keel: C1 6.2.2 Võõrkeeled: (inglise või vene või prantsuse või saksa jne.) B1 inglise keel, B1 vene keel 6.3 Töökogemus: 6.4 Tööülesannete täitmiseks vajalikud teadmised ja oskused: arvuti kasutusoskus (Word, Excel, MS Project), kohusetundlik, täpne, meeskonnatöö ja korralduste andmise oskus, analüüsivõime, algatusvõime 7 Tööaeg 7.1 Täistööaeg: jah 7.2 Summeeritud tööaeg: ei 7.3 Valveaeg: ei 7.4 Öötöö kohaldamine: ei Tööjuhendiga tutvunud: ………… ……………………….. ….…………… Kuupäev Ees- ja perekonnanimi Allkiri