Infoseminari "Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik" slaidid

Tere, Keiu! Palun registreeri ja suuna mulle. Tänan, Toomas From: Veronika Ilsjan [mailto:[email protected]] Sent: Thursday, January 25, 2018 10:58 PM To: [email protected]; [email protected]; [email protected]; Marianne Rohulaid <[email protected]>; Getter Nukka <[email protected]>; Regina Rošik <[email protected]>; Erki Tamm <[email protected]>; Silver Salla <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Jaana Tiidemaa <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Toomas Leetjõe <[email protected]>; Ly Sikk <[email protected]>; Rando Sirak <[email protected]>; Regina Michaelis <[email protected]>; Karin Sillmann <[email protected]>; Ivo Jaanisoo <[email protected]>; Ülle Reidi <[email protected]>; Rein Einer <[email protected]>; Veronika Ilsjan <[email protected]>; Eve Murumaa <[email protected]>; Janno Veskimets <[email protected]>; Vilve Mäger <[email protected]>; Teet Kukk <[email protected]>; Merilin- Siret Sahku <[email protected]>; Silja Kask <[email protected]>; Tarmo Porgand <[email protected]>; Kalle Viks <[email protected]>; Katrin Solvak <[email protected]>; Teet Kukk <[email protected]>; Kristi Karula <[email protected]>; Aare Aun <[email protected]>; Heli Just <[email protected]>; Kristel Marksalu <[email protected]>; Kaidi Rand <[email protected]>; [email protected]; Kaie Karniol <[email protected]>; Veikko Kapsta <[email protected]>; Margus Täht <[email protected]>; Astrid-Helena Teär <[email protected]>; Tiina Kaart <[email protected]>; Raido Roop <[email protected]>; Nele Nõu <[email protected]>; Dmitri Moskovtsev <[email protected]>; Kristina Haavala <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Margit Kuusk <[email protected]>; Jaana Laur <[email protected]>; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Kadri Maasik <[email protected]>; [email protected]; [email protected] Subject: Infoseminari "Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik" slaidid Lp. Seminaril osalejad. Manusest leiate infoseminari slaidid. Kohtumiseni! Lugupidamisega Veronika Ilsjan Riigivara osakond Rahandusministeerium tel 611 3266 | 56 645 605 [email protected] www.rahandusministeerium.ee | Suur-Ameerika 1, 15001 Tallinn twitter.com/rahandus | blogi.fin.ee  Säästa loodust ja ära prindi seda e-kirja! Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet. This e-mail may contain information which is classified for official use. 25.01.2018 Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik 26. jaanuar 2018 Päevakava 9.40 – 10.00 Kogunemine, registreerimine, hommikukohv 10.00 – 10.10 Avakõne 10.10 – 10.35 Muudatuste vajalikkus hoonestatud kinnisvara juhtimises Veronika Ilsjan 10.35 – 11.00 Riigi Kinnisvara AS juriidilise vormi sobivuse analüüs ja tulemused Kaie Karniol 11.00 – 11.20 Kohvipaus 11.20 – 13.00 Olulisemad muudatused Veronika Ilsjan, Janno Veskimets 13.00 – 14.00 Lõuna 14.00 – 15.00 Rakendustegevuste tutvustamine Kristiina Oll, Veronika Ilsjan 15.00 – 15.15 Kohvipaus 15.15 – 16.25 Juhendite ja töövahendite tutvustamine Kristiina Oll, Jüri Aramaa, Janno Veskimets 16.25 – 16.30 Lõppsõna Kaie Karniol WiFi võrgunimi: RIK-Publik Salasõna puudub. 1  25.01.2018 Avakõne Muudatuste vajalikkus hoonestatud kinnisvara juhtimises Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 2  25.01.2018 Riigi kinnisvarareformi aegrida 2007 Riigi 2008 RKAS 2001 RKAS kinnisvarategevuse valitsussektorisse strateegia 2010 uus 2011 Riigi riigivaraseadus, VV 2008-2009 Riigi kinnisvararegister ja otsus üleandmiste kinnisvara inventuur „üürimäärus“ kohta 2014 ja 2015 RM 2016 Riigikontrolli 2018?! kinnisvara aruanne koondaruanded Riigikontroll 2016: Kõik on halvasti! Vaja on uut strateegiat! • Kinnisvarareform on tõesti pooleli, oleme teel • Riigikontrolli soovitused kattuvad RM arusaamisega, enamik soovitusi töös • Täiendada tuleb juhtimissüsteemi • Lõpetada tuleb riigi kinnisvarareform • Uus strateegia vajab laiemat arutelu 3  25.01.2018 Riigi kinnisvarastrateegia? Riigi kinnisvara juhtimine = riigi kinnisvara kui riigi põhitegevuseks vajaliku ressursi planeerimise ja rahastamise otsuste tegemine (riigihalduspoliitika tegevus) Riigi kinnisvarareform = 2007. aasta riigi kinnisvarategevuse strateegia elluviimine = = üleminek üürimudelile ja valitsemisele RKAS-i kaudu Riigi kinnisvarapoliitika/-strateegia = ? 4  25.01.2018 Riigikontroll 2016: Kaaluda ühtse riigi kinnisvarastrateegia loomist hoonestatud ja hoonestamata kinnisvarale Hoonest amata maa Valitsus- asutused Sadama d, lennu- Mets Hallatavad jaamad KOV asutused … Kinnis -vara Maan- Riik Põhisea Riigi AS teed, ve dulikudI eteed, Hooned raudtee d Avalik- Riigi SA õigusliku ja MTÜ d JI Mida peaks hõlmama? Mis eesmärgid? Riik on üks paljudest omanikest ja kasutajatest • Riigi kinnisvarastrateegia 2007: riik peab näitama eeskuju nõuete täitmisel - riigi enda loodud nõuded - vastuolulised • Nõuded luuakse teiste poliitikate kujundajate poolt - arhitektuur, planeerimine, maastikukaitse, muinsuskaitse, ehitus, energiatõhusus - sisejulgeolek, töötervishoid, sotsiaalkaitse…. • TÖÖS: Riigi ruumiloome poliitika – põhimõtted, mis kehtivad kõigile omanikele, sh riigile 5  25.01.2018 Kinnisvarareform tuleb lõpuni viia Riigiasutuste kinnisvaraportfell Eestis (jaanuar 2018) Kokku 2 106 106 m² Riigi omandis ja Riigi omandis haldamisel; 665 766 ja RKASi m²; 31% haldamisel; 124 243 m²; 6% Ei anta RKASile Kasutusse võetud üle; 565 822 m²; teistelt; 126 054 m²; 27% 6% Kasutusse võetud RKASilt; 624 222 m²; 30% Avalik-õiguslikud juriidilised isikud ja riigi sihtasutused 1, 2 mln m² Kohalikud omavalitsused 5,6 mln m² 6  25.01.2018 Riigi hoonete võõrandamine RKASile 600 000 120% 500 000 485 000 100% 92% 88% 400 000 80% 300 000 60% 54% 220 752 49% 200 000 45% 40% 163 136 36% 120 656 34% 34% 100 000 84 556 20% 68 454 27 324 33 457 16% 52 337 59 680 48 000 48 000 13% 11% 0 Hoonete pind Halduse tsentraliseerituse määr 0% 2 009 2 010 2 011 2 012 2 013 2 014 2 015 2 016 2 017 2018 (P) 2019 (P) 2020 (P) Riigi kinnisvarareformi edenemine Tsentrali- Optimeeri Investee- seerimine -mine rimine • Tsentraliseeritud 54%, võimalik lõpetada 2020 lõpuks • Mittevajalik on üle antud • Erandid kokku lepitud • Otsused tegemata 94 000 m² suhtes •Optimeerimine keeruline • RKAS ei saa optimeerida, riik peab määratlema oma vajadused • Optimeerimiskavad olemas maakonnakeskustes ja SIM valitsemisalas • Investeeringute otsustamine kohmakas ja suure halduskoormusega • Info kasutuse, kulude ja investeeringuvajaduse kohta puudub • Investeeringud valdavalt RKAS-i kaudu, üür sisaldab kapitalikomponenti • Üürimudelile üleminekust tingitud kulude kasv tekitab segadust 7  25.01.2018 RKAS kui probleem? Kliendi vaade: RKASi vaade: Väljakutse: tark, tarmukas, vaba teenusepakkuja Peamine probleem ei ole strateegia puudumine ega RKAS, vaid - RAHA NAPPUS • paljud riigi hooned on halvas seisus (remondivõlg); • investeerimisvõimekus ei ole olnud piisav; - PUUDULIK JUHTIMISSÜSTEEM • kes milliseid otsuseid mis info alusel teeb? • kes vastutab mille eest? Kas me suuname niigi piiratud ressursse kõige kriitilisemasse kohtadesse? 8  25.01.2018 Tasakaalus eelarvet hoides - olemasoleva rahastusega tuleb hakkama saada, lisarahastus peab olema väga hästi põhjendatud ja õigesti suunatud HOPE = Riigi kinnisvara juhtimissüsteemi kontseptsioon Juhtimissüsteemi loomine on riigi kinnisvarategevuse strateegia (2007) üks eesmärke. 9  25.01.2018 Kinnisvaraga seotud info on erinevates registrites, mis omavahel ei suhtle Kinnisvara korrashoiutegevuste ja – kulude planeerimine, sh seisukorra info RKAS (OMANIKU VAADE) Varade ja lepingute koondinfo (EHR, kataster, kinnistusraamat jt) Riigi Kinnisvara kasutuse ja KVR kulude planeerimine ja optimeerimine? Riigi finants- juhtimise IS Eelarve (KASUTAJA VAADE) planeerimine ja täitmine Üleminek tegevuspõhisele juhtimisele Kulutame väga palju aega andmete tagaajamisele, analüüsiks aega ei jää Olemasoleva info alusel ei saa teha juhtimisotsuseid ega väita, et raha on puudu Riigiasutuste kinnisvarakulud m² kohta aastas (2016) Kulud 139,0 mln eurot (koos km). Hooneid 2,15 mln m² 180 AÕJI 28 €/m² 160 SA-d 53 €/m² 140 SA-d haiglad 40 €/m² 120 €/m²/aastas 100 80 60 40 20 0 JUM SIM RAM SOM PI+RK KUM VÄM MKM KEM KAM HTM MEM Kulu m² kohta 160 118 118 97 78 68 67 63 59 33 30 25 • Suuremad kulud tulenevad üürimudelist ja RKAS-i kaudu tehtud investeeringutest. • Isehaldamise mudel ei sisalda investeeringuid, ainult sisseostetavate teenuste kulusid, mis ei kata vajadusi, osad kuludest “peidus” (kapitalikulud, personalikulud) Allikas: Riigi kinnisvararegister (m²), riigi raamatupidamise infosüsteem (€). 10  25.01.2018 Puudub pikaajaline vaade Pikaajaline Keskpikk Lühike • Kinnisvara • RES • RE koondaruanne Kinnisvara eluiga 20-50 aastat Jälgime eelarvekulusid (odav investeering), aga mitte elueakulusid Kinnisvara eelarve planeerimine peaks lähtuma ruumikasutuse planeerimisest ja analüüsist Põhitegevuse vajadused (arengukavad) ASUTUS Ruumikasutuse analüüs ja uute vajaduste planeerimine Pikaajaline elueakulude planeerimine, sh energiakulude ja –tarbimise planeerimine ASUTUS, Sisend eelarveprotsessi (4a) RKAS 11  25.01.2018 Kasutuse planeerimise regulatsioon puudub Riigivara- seadus Kinnisvara kasutuse planeerimine? Riigihanget Riigieelarv e seadus e seadus Praegune objektipõhine rahastamismudel ei taga optimaalseid kulusid ega ole kooskõlas tegevuspõhise eelarvestamisega • Investeeringute üksikotsuste tegemine ei ole kooskõlas üürimudeli loogikaga ja hajutab vastutust • Tegevuspõhisel eelarvestamisel juhib programmi ja teenuseid, sh ressursside kulusid valitsemisala, kel on motivatsioon säästa 12  25.01.2018 Rahvusvaheline kogemus Rahvusvaheline praktika 1. Valitsustel olemas kinnisvara strateegiad (UK, Soome, Rootsi..) 2. Valitsussektori kinnisvarastandardid ja normid kui alus sihttasemete seadmiseks ja saavutamiseks (UK, Saksamaa, Holland…) 3. Elueakulud kui üks peamisi aluseid eelarveotsuste langetamisel ja igapäevases kinnisvara korrashoius (Norra, UK, Soome, Austria… 4. Standardiseeritud kinnisvara juhtimiskavad (UK…) 5. Kesksed infosüsteemid (UK e-Pims, Prantsusmaa SAP, Saksamaa ..) Loetletud komponentide kasutust ei mõjuta kasutatav korraldusmudel (omand, kasutus) ega tsentraliseerituse määr s.o need on universaalsed. Nii ka HOPE-s. 13  25.01.2018 Rahvusvaheline praktika ‐ standardid Standard = Parim praktika ISO (Rahvusvahelised standardid): - Kinnisvarakeskkonna juhtimine 41000 (2 osa) - Varade juhtimine 55000 (3 osa) - Elukaare keskne planeerimine 15686 (11 osa) EN (EL standardid): - Kinnisvarakeskkonna juhtimine 15221 (7 osa) EVS (Eesti standardid): - Kinnisvarakeskkonna juhtimine ja korrashoid 807:2016 Euroopa komisjon: - Elueakulude metoodika HOPE lahendustes aluseks on eeltoodud standardid. Riigi Kinnisvara AS juriidilise vormi sobivuse analüüs ja tulemused Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 14  25.01.2018 Analüüsi eesmärk Analüüsi eesmärk - hinnata RKAS-i juriidilise vormi sobivust talle pandud ülesannete täitmiseks ning võimaliku restruktureerimise otstarbekust. Analüüsi teostamisel pöörati tähelepanu pöörata eelkõige järgnevatele aspektidele: • Kas RKAS-le omaniku poolt seatud ootused on äriühingu vormis täidetavad? • Kas RKAS-il esineb omaniku ootuste täitmisel ja teenuste osutamisel õiguslikke takistusi või huvide konflikte? • Kas on vajalik osad varad ja/või teenused üksteisest eraldada? Analüüsi käigus esile toodud probleemid • Kinnisvarareform on takerdunud • Omaniku ootustes esineb vastuolusid • RKAS-i juhtimis- ja otsustusvabadus on piiratud • Usaldamatus ja rahulolematus • RKAS nõuandvas osas ei tegutse piisavalt riigi kui terviku huvides 15  25.01.2018 Analüüsi järeldused 1. Probleemkohad ei ole valdavalt seotud juriidilise vormiga; 2. Riigi kinnisvara korraldamisega seotud ülesanded ja teenused ei pea paiknema riigi tuumale (ministeerium) lähedal; 3. Sõltumata juriidilisest vormist on kinnisvarateenuste osutamine käsitletav majandustegevusena, mis eeldab tehingute korraldamist turutingimustel; 4. Teenuste osutamist tuleb adekvaatselt ning õiglaselt hinnastada, seda toetab ka üleminek tegevuspõhisele riigieelarvele; 5. Juriidiline vorm (riigiasutus, SA, AS) ei oma mõju isiku valitsussektorisse kuulumisele; 6. Riigihankekohustus kehtib samaväärselt nii riigiasutustele kui ka riigi ÄÜ-dele ja SA-dele; 7. Välisriikide kogemus toetab riigi äriühingu laadse vormi kaudu kinnisvarateenuste korraldamist. Teised riigid PWC: Austria ÄÜ, 100% riigi omanduses ÄÜ-laadne (juriidilise isiku õiguseta riigiettevõte, iseseisev, kuid eesmärgid seab Soome valitsus). 100% riigi omanduses ja garanteeritud Saksa Instituut, avalik-õiguslik juriidiline isik. RM kontrollida PuRENet: Belgia ÄÜ laadne organisatsioon. Juht on aruandev ministrile Tšehhi Riiklik organisatsioon, loodud seadusega Taani ÄÜ-laadne (riigitettevõtte), avaliku õiguse regulatsioon Iiri Seadusega loodud avalik organisatsioon Läti Riigiasutus, RM all Leedu ÄÜ, RM kontrolli all Norra Riiklik organisatsioon, autonoomsus. Aruandev ministeeriumile Rootsi Riiklik organisatsioon (NB! Mittevajalik vara eraldati eraldi ÄÜ-sse ja erastati) Holland Riiklik organisatsioon, autonoomsus. Aruandev ministeeriumile Tsentraliseeritud valitsemine Üürimudel Kohustuslikkus 16  25.01.2018 PWC analüüsi tulemused kokkuvõtvalt 1. RKAS-le omaniku poolt seatud ootused on äriühingu vormis täidetavad. 2. õiguslikke takistusi teenuste osutamisel ei ilmne. 3. PWC ei näe vajadust üldises plaanis teenuseid RKAS-i teenuste kataloogist eraldada neid nt ministeeriumi või tema hallatava asutuse koosseisu ümber paigutades, üle vaatamist vajab nõustamisteenus. 4. Vaadata üle RKAS teenuste sisu ja tõsta kvaliteeti 5. Vaadata üle kasutustasu alused eri tüüpi varadel 6. Kaaluda turuvarade eraldamist 7. Kasutada PPP-d, kui võimalik valitsussektori välisteks investeeringuteks Lõppjäreldus: jätkata äriühingu vormis osaliste muudatustega KKK: Miks mitte teha riigiasutuseks - siis ei oleks tootlust, lepingud on lihtsamad ja odavamad • Asutuse mudelile üleminek ei lahendaks peamisi probleeme – teenuse selgus ja kvaliteet; efektiivsus • Üürimudeliga võimalus koguda remondifondi • Kasum reinvesteeritakse • Ka riigiasutusega tuleks sõlmida teenuslepingud • Valitsussektori sisene kulu ei mõjuta tasakaalu • Pooled varad on juba äriühingus, tagasipööramine riigiasutuseks uus keerukus • Rahvusvaheline praktika toetab autonoomsust. Enamasti äriühingulaadsed organisatsioonid 17  25.01.2018 KKK: Turuvarade eraldamine ja müük?! • Turg vaid Tallinna ja Tartu büroodel, maakonnakeskuste bürood ei ole turuvarad • Suur osa riigi büroodest on juba erasektoris • Büroohoonete/bürooportfelli/tütarühingu müük saab toimuda alles peale optimeerimisotsuseid, et kaitsta riigi kui üürniku huve • PPP tehingute sõlmimist saab jooksvalt juhtida • Ettepanek analüüsida 2019. aastal, et 2018. aastal keskenduda optimeerimiskavadele ja teenuste korrastamisele Eeldatavad „turuvarad“ 137 000 m² Riigil büroosid ca 300 000 m², sellest ca 80 000 m² väljaspool Harju‐ ja Tartu mk ca 200 000 m² Harjumaal ca 20 000 m² Tartumaal Harju- ja Tartumaa bürood riigi ja RKAS omandis 93 000 + 44 000 m² 18  25.01.2018 Lahendus – RKAS‐i rolli täpsustamine 1. Parandada RKAS-i teenuste kvaliteeti, et selgemalt ilmneks lisaväärtus RKAS-lt teenuste ostmisel 2. VA-dele nõuandva kompetentsi koondamine RKAS-i - alternatiiv: Rahandusministeerium, perspektiivis RTK-2? 3. Täpsustada omaniku ootusi RKAS-le - täpsustada põhimõtet „esikohal peavad olema riigi kui terviku eesmärgid, mitte RKAS-i kasumi teenimise eesmärgid“. 4. Nimetada RKAS kinnisvarateenuse osutajaks ja keskseks hankijaks (VV korraldus) - üürilepingus kohustus vaid ehitusseaduse nõuete täitmiseks vajalike teenuste tellimiseks, muu vaba (sh heakord) - vara üleandmine kohustuslik, vabadus lahkuda 5. Analüüsida turuvarade eraldamise otstarbekust, tingimusi ja ajalist perspektiivi Otsuse ettepanekud VV‐le 1) RM-l esitada 01.04.2018 VV korralduste eelnõu RKAS teenusepakkujaks nimetamise kohta arvestades järgmist: 1) RM-l koostöös RKAS-s arendada välja tellija nõustamise kompetents. 2) VA-del anda varad RKAS-le üle, pärast üleandmist jätta VA- dele valikuvabadus partneri valikul 3) RKAS-ga üürilepingutes on kohustuslik tellida RKAS-st vaid ehitusseaduse nõuete täitmiseks vajalike teenused (haldamine, remont, tehnohooldus ja omanikukohustused). Ülejäänud teenuseid võivad VA-d korralda ise, kui alternatiivide analüüsimisel selgub, et see on soodsam. 2) RM-l koostöös RKAS-ga analüüsida turuvarade mahtu, eraldamise otstarbekust, sh valitsussektorist väljaarvamise tingimuste täitmise võimalikkust ja ajalist perspektiivi (2019) 19  25.01.2018 Kohvipaus Olulisemad muutused Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 20  25.01.2018 Teemad 1. Aluseks võetud põhimõtted 2. Olulisemad põhimõttelised muutused 3. Olulisemad tehnilised muutused 4. Muutused VA/RKAS/RM/VV vaates 1. Aluseks võetud põhimõtted 21  25.01.2018 Aluseks võetud põhimõtted • Detsentraliseeritus - Valitsejatele otsustusvabadus, mis on kooskõlas tegevuspõhise eelarvestamise põhimõtetega. RM-i rolliks edaspidi eesmärkide täitmise jälgimine koos selleks vajaliku aruandluse korraldamisega. • VA tegevuste kirjeldamise vältimine - Protsessis ei hakata „ette kirjutama“ kuidas valitsemisala peaks oma tegevusi, protsesse korraldama. Selle asemel määratakse nõuded sisend/väljund informatsioonile. Koostatavad RM valitsemisala protsessid on teisele valitsejatele kui näited võimalikust korraldusviisist. • Motivatsiooni suurendamine - Protsess peab suurendama valitsemisalade motivatsiooni saavutada kokkuhoidu, juhtida paremini oma portfelli. • Riigi kinnisvaraportfelli tasandil KPI-d ja aruandlus - Riigi hoonestatud kinnisvaraportfelli juhtimine on eesmärgistatud ning need on kirjeldatud sihttasemetena ja kinnitatud pädevate otsustajate poolt. Eesmärgistamine ja aruandluse korraldamine toimub sarnaselt riigi personalipoliitika juhtimisele (toetades seeläbi loogikat, et erinevad tugitegevused on allutatud sarnastele juhtimispõhimõtetele (eesmärkide seadmine, täitmine, aruandlus, parendus). • Pikaajaline planeerimine, eelarvestamisel ainult rahastamisotsused - Objekti planeerimine on lahus eelarvestamisest. Eelarvestamises võetakse aluseks planeerimise hetkeseis millele tuginedes tehakse rahastamisotsused. Vältida olukorda kus eelarvestamises tehakse kitsas ajaraamis objekti planeerimisele omaseid tegevusi (ruumiprogrammid, hinnapäringud jne). • Bürokraatia vähenemine - Protsess peab vähendama bürokraatiat tervikuna, toetama eri tegevuste automatiseerimist. 2. Olulisemad põhimõttelised muutused 22  25.01.2018 Olulisemad põhimõttelised muutused 1. Seos riigi strateegilise planeerimisega – valdkond/programm 2. Võtmenäitajad (KPI), andmed võrdlusanalüüsiks 3. Suurem läbipaistvus ja rohkem infot – juhtimiskavad 4. Tehnilise planeerimise ja eelarvestamise lahutamine 5. Eesmärgiks soodsaimad elueakulud (20 aastane vaade), mitte madalad eelarvekulud või odav ehitus 6. Uued vajadused 7. Otsustamine eelarvestamisel 8. Valitsemisalal motivatsioon säästa ja suurem paindlikkus, sh vabadus loobuda RKAS teenustest 2.1. Seos riigi strateegilise planeerimisega – valdkond/programm 23  25.01.2018 Objektid on seostatud põhitegevusega Kõik objektid seostatakse põhitegevusega: • Valdkondliku arengukavaga • Valdkondliku arengukava programmiga Tehniliselt on võimalik ühte objekti seostada erinevate arengukava ja/või programmidega (%) Riigi kinnisvara juhtimiskava (strateegia) on eelarveprotsessi alusdokumendiks Riigi kinnisvara juhtimiskava (20 a) Seire ja aruandlus RES (4 a) (sihttase vs tegelik) Üksikotsused ja planeerimine RE (1 a) (VA, jooksvalt) 24  25.01.2018 Riigi kinnisvara juhtimiskava (strateegia) 2.2. Võtmenäitajad (KPI), andmed võrdlusanalüüsiks 25  25.01.2018 Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) • Neljas teemas kokku 10 võtmenäitajat • Kasutades juhtimiskava informatsiooni, saab valitsemisala kujundada talle sobiva võtmenäitaja ja seada sellele eesmärke ning jälgida saavutamist valitsemisala siseselt. • Võtmenäitajad saavad andmed juhtimiskavadest. • Igale võtmenäitajale saab seada sihtaseme kuni 20 aastases vaates ja jälgida selle saavutamist. Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Kasutustõhusus 1. Pinnakasutuse tõhusus (%) Projekteeritud võimsuse kasutusmäär. Kasutuses olevate ühikute ja projekteeritud ühikute suhe. Arvutuskäik: Kasutuses olevad ühikud / projekteeritud ühikud kokku. Rakendatakse mittebüroopindadel! Näide: Päästekomando, kool 2. Büroopinna kasutustõhusus m2/TKT Üüripinna (m2) suurus täiskohaga töötajate ekvivalendi kohta. Arvutuskäik: Üüripinna büroopind (m2) / büroopinda kasutavate täiskohaga töötajate ekvivalent. Rakendatakse ainult büroopindadel! 26  25.01.2018 Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Energiatõhusus 3. Vastavus energiatõhususe direktiivi nõuetele (%) Nõutele vastavaks viidud pindade osakaal nõuetele mittevastavast kogupinnast. Arvutuskäik: Võrreldes eelmise aastaga lisandunud nõuetele vastav pind (m2) / nõuetele mittevastav pind (m2) kokku Kvaliteet 4. Kinnisvarakeskkonna teenuste kvaliteet (hoone, teenused, töökoht) Optimaalsete tarnete osakaal. Arvutuskäik: Optimaalsed tarned / kõik tarned. Andmed veebiküsimustike täitmise tulemusena, kord 5 aasta jooksul. Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Optimaalse tarne kasutatakse teenuste hindamiseks raamistikku, kus võrreldakse iga teenuse hinnangut kliendi rahulolule ja nende hinnangut selle tähtsusele. 27  25.01.2018 Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Kvaliteet (jätkub) 5. Remondivõla indeks Projekteeritud seisundi mahajäämuse suhe asendusväärusesse. Remondivõla mõiste: Kogunenud remondivõlg (remondikavas ettenähtud tööd, mida pole teostatud ettenähud ajal ning, mis on seetõttu edasilükkunud tulevikku), mis on vajalik selleks, säilitada ettenähtud seisundit (ei sisalda kasutaja vajadustest tulenevaid parendusi). Arvutuskäik: Remondivõlg (€) / Asendusväärtus (€) 6. Vajadustele vastavuse indeks Vajadustele vastava seisundi suhe asendusväärtusesse. Arvutuskäik: (Remondivõlg (€) + kasutaja vajadusest tulenevad kohandused (€) ) / Asendusväärtus (€) 7. Prioriteetsete pindade vastavus vajadustele Vajadustele vastavate prioriteetsete pindade määr Arvutuskäik: Vajadustele vastavad prioriteetsed pinnad (m2) / Prioriteetsed pinnad kokku (m2). Leitakse ainult portfelli tasandil! Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Prioriteetsete pindade vastavus vajadustele Vajadustele vastavuse Puudujääk (€) 28  25.01.2018 Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Kulud 8. Vajalik kulu (€) Vajalik kulu on hinnatud optimaalne KVÜ/PKVÜ kogukulu teenuse osutamiseks. Igale KVÜ-le/PKVÜ-le leitakse selline aastane kulutase, mis tagab vajadustele vastavuse. Vajadustele vastavuse kriteeriumiks on: 1. Toetab põhitegevust (näit hinnatakse, et labor on vajalik, kuid jõusaal mitte), 2. Optimaalsus 3. Ehitustehniline seisukord vastab normidele (vajalik remondi või tehnohoolduse kulu jne.) 4. Kvaliteet vastab keskselt kokkulepitud klassile Alternatiivsed meetodid: 1. Kulunormi meetod (eelkõige bürood) 2. Parima praktika meetod 3. Juhtumipõhine meetod 4. Teenuste- või programmiülene meetod 5. Lihtsustatud meetod Andmed võrdlusanalüüsiks, võtmenäitajad (KPI) Kulud 9. Eelarvestatud kulu / tegelik kulu (€) Realiseerunud objekti kinnisvarakulu vastavalt kuluarvestuse metoodikale. Hõlmab kõiki kulukategooriaid (tegevuskulud ja kapitalikulu / otsekulud ja kaudsed kulud)) ning kulugruppe (remondikulud, parenduskulud, heakorrakulud, halduskulud jms). NB! Eelarvestatud kulu jaguneb peamiselt järgmiste eelarvekontode vahel: konto 2 (kapitalirent), 5 (tegevuskulu) ja 6 (amortisatsioon). Investeeringud ei sisaldu eelarvestatud kulus! Arvestatakse objekti tasemel; summeeritakse HKVK tasemel. 10. Ülekulu / alakulu (€) Ülekulu: Summa, mille võrra tegelik või eelarvestatud kulu on kõrgem vajalikust kulust. Alakulu e puudujääk: Summa, mille võrra tegelik või eelarvestatud kulu on madalam vajalikust kulust. Arvestatakse KVÜ tasemel; summeeritakse HKVK tasemel. 29  25.01.2018 2.3. Suurem läbipaistvus ja rohkem infot – juhtimiskavad Suurem läbipaistvus ja rohkem infot – juhtimiskavad • Kõikidele objektidele tulevad pikaajalised (20 aastased) plaanid ehk juhtimiskavad • Riigieelarveliste asutustes kokku ca 1600 objekti koos juhtimiskavadega • Plaanide olemasolu eest vastutavad valitsemisalad • RM vastutab seda toetava IT süsteemi ja kasutaja toe loomise eest koos koolitustega. • Juhtimiskavades olev info on kavandatud AK-na, valitsemisalade vastutavad isikud näevad teiste valitsemisalade juhtimiskavasid. • Objekti eelarve ja planeerimise otsustes lähtutakse juhtimiskavas olevast infost ja selle võrdlusest normidega (vajalik kulu) ja teiste võtmenäitajatega (KPI-d) • Juhtimiskavad on koondatavad programmi/tulemusvaldkonna/valitsemisala/riigi portfellivaates. • Portfellivaates on aruanded avalikud. 30  25.01.2018 2.4. Tehnilise planeerimise ja eelarvestamise lahutamine Tehnilise planeerimise ja eelarvestamise lahutamine Probleem: Objekti tehniline planeerimine ja eelarvestamine toimusid paralleelselt ja kiirustades, mille tulemusena ei tekkinud adekvaatset sisendit otsuste langetamiseks. Lahendus: Tehnilise planeerimis ja eelarvestamise lahutamine. Edaspidi viiakse VV-sse ainult uute vajaduste tehniline planeerimine. VV otsustab aastaringselt kavandamisega alustamise ning otsustab, et millises etapis ja kellega tuleb edaspidised otsused kooskõlastada. Kui VV nõustub lõplikult objektiga, esitatakse selle rahastamistaotlus RES-i. Edasised kooskõlastamise etapid: - Üldine plaan sh finantseerimislahenduse valik (luba projekteerimiseks/ rendile võtmiseks) - Detailsem plaan (luba ehituseks / PPP-ks) Võimalikud otsustajad: - VV - RM - VA 31  25.01.2018 Tehnilise planeerimise ja eelarvestamise lahutamine • Olemasoleva portfelli puhul toimub tehniline planeerimine valitsemisalas. • Tehnilist laadi kooskõlastusi RM-lt, VV-lt pole vaja. • Objekti eelarvekulu taotlus RES-i. Tehnilise planeerimise protsess koos vormidega on kirjeldatud eriosas 11 „Valitsemisala uue vajaduse tarbeks kinnisvaraüksuse planeerimise ja eelarvestamise protsess“. 2.5. Eesmärgiks soodsaimad elueakulud (20 aastane vaade), mitte madalad eelarvekulud või odav ehitus 32  25.01.2018 • Eelarvekulud on adekvaatsed vaid juhul, kui kõik kulukomponendid on hõlmatud • Uue ehitamise kõrval tuleb analüüsida ka alternatiive (nt rekonstrueerimine, laiendamine, üürimine) • Esmane majanduslik kriteerium peaks olema soodad elueakulud, mitte odav investeering Kuluarvestuse mudelis arvestatakse kõiki komponente Kinnisvaraüksuse elueakulud eluea etappides (Allikas: ISO 15686:5:2008 Buildings and constructed assets – Service-life planning Part 5: Life cycle costing.) 33  25.01.2018 Kavandamine ja projekteerimine määravad ära investeeringu suuruse Investeeringute kavandamise ja projekteerimise etapp on võtmetähtsusega, kuid alareguleeritud 2.6. Uued vajadused 34  25.01.2018 Uued vajadused Uue vajaduse käsitlus erineb seni kasutatud käsitlusest. Kui seni on valitsus pidanud otsustama nii: 1. olemasolevate pindade rekonstrueerimisi /ümberstruktureerimisi (nt Riigikohtu hoone, katuste vahetused); 2. asendamisi (Tallinna vangla, Kaunite Kunstide Kool jt); 3. uustest põhitegevustest tulenevaid rahavajadusi (nt Pärdi keskus) Uues kontseptsioonis ja käesoleva dokumendis tähendab „uus vajadus“ vaid neid uusi ruutmeetreid, mis tulenevad uue põhitegevuse lisandumisest või olemasoleva põhitegevuse laienemisest. Kui VV otsustab uue vajaduse finantseerimise, siis suurendatakse vastavalt valitsemisala/programmi kinnisvara eelarvestatud kulu. Uued vajadused Uus põhitegevus: See on olukord, kus vajatakse kinnisvarakeskkonda (moodustatav KVÜ) uue põhitegevuse toetamiseks riigi vaates. Näiteks presidendi residents, Euroopa Liidu IT agentuur, Arvo Pärdi keskus. Olemasoleva põhitegevuse laienemine: Eesti Rahva Muuseumi väljapanekute, kogude ja välialade laiendamine. Uus vajadus ei ole, ehk on olemasoleva portfelli vajaduse jätkumine: • Ülesannete suunamine ühelt asutuselt teisele. Põhitegevuse üleviimisel tuleb vastavalt tõsta eelarvestatud kulu ühelt programmilt teisele. • Hoone kvaliteedi tõstmine nt ventilatsiooni või lifti jne lisamine hoonesse kus see varem puudus. • Uue hoone arendamine olemasoleva pinna asendamiseks. • Mis tahes kinnisvaraüksus (osa hoonest, hoone või hoonekompleks) mille uue vajaduse elueakulu nüüdisväärtus (PV) jääb alla 2 mln euro. NB! Kui olemasolev põhitegevus lõppeb või väheneb, vähendab VV vastavalt valitsemisala/programmi eelarvestatud kulu. Vastava ettepaneku esitab VV-le eelarve protsessis RVO koostöös RO-ga. 35  25.01.2018 2.7. Otsustamine eelarvestamisel Veidi erinev lähenemine: Olemasoleva Uus vajadus põhitegevuse vajadus • Üksikobjektina VV • Kogumina VV • Vajadusel etapiviisiline tehniline • Üksikobjekti tase VA planeerimine VV-s Eraldi, aga sidusana otsustatakse: Eelarvestatud kulud Investeeringu positsioon • VA-de eelarves • RE, RKAS, muu – allikas võib • Vabadus programmi sees liigutada jooksvalt täpsustuda • Taotlused ja otsused seotud KPI- • Juhitakse koostöös RM-ga de muutusega 36  25.01.2018 Riigi kinnisvara juhtimiskava (strateegia) on eelarveprotsessi alusdokumendiks Riigi kinnisvara juhtimiskava (20 a) Seire ja aruandlus RES (4 a) (sihttase vs tegelik) Üksikotsused ja planeerimine RE (1 a) (VA, jooksvalt) 1. Riigi kinnisvara juhtimiskava (20 a) • Kokkulepitud KPI-d ja nende alusel etteantud kriteeriumid kulude kohta (võivad täpsustuda), nt • Muuta kõikide programmide eelarvet THI võrra. • Eraldada täiendavad vahendid suurima alakuluga programmidele. • Vähendada vahendid suurima ülekuluga programmidest. • Eraldada täiendavad vahendid prioriteetsetele valdkondadele VVTP-s. • Eraldada täiendavad vahendid uutele vajadustele. • Kombinatsioonid eelnevatest kriteeriumidest. 37  25.01.2018 2a. RES (4 a) lähtealustes ülevaade: Programmide vaates: • Eelarvestatud kulu • Otsustega kaetud investeeringu positsioon VA-de programmide üleselt: • Eelarvestatud kulu vaba investeeringu positsiooni teenindamiseks - sh Eelarvestatud kulu uutele vajadustele • Vaba investeeringu positsioon (informatiivne) - sh Uute vajaduste positsioon (informatiivne) RES lähtealustes esitatakse ainult need uued vajadused, mis on otsustatud enne koostamist ning tulenevad eelkõige Vabariigi Valitsuse Tegevusprogrammist (VVTP). 2b. RES (4 a), VA taotlus: • Kinnisvara eelarve oma programmidele (juhtimiskava rakenduse vorm) koos ettepanekuga/taotlusega • Eelarvestatud kulude muutus kogumina koos põhjendusega soovitava KPI sihttaseme muutuse kohta (nt summa X €, et vähendada remondivõla KPI-d Y% võrra) • Investeeringute pingerida objektiti koos prioriteetsuse hinnanguga, eeldatava positsiooni allika ja mahuga • Mõlemad eraldi olemasoleva vajaduse ja uue vajaduse kohta 38  25.01.2018 2c. RES (4 a), RM ettepanek VV-le: • Laekunud VA-de taotluste alusel: • Ülevaate taotlustest eelarvestatud kulu muutmise kohta tuues välja mh muutused KPI-des • VA-de programmide ülesed investeeringute prioriteetsuse nimekirjad lähtudes VV kriteeriumitest ja taotluste majanduslikust otstarbekusest (soodsaim elueakulu) • Mõlemad eraldi olemasoleva vajaduse ja uue vajaduse kohta • Kogu info on vaadeldav nii VA-de ja programmide kaupa kui VA-de ülesena 2c. RES (4 a), VV otsustab: • Eelarvestatud kulu kokku, sh - lisanduva uue vajaduse jaoks (objekti põhiselt), - lisanduva olemasoleva portfelli vajaduse jätkumiseks (programmi põhiselt). • Investeeringupositsioon kokku, sh - lisanduva uue vajaduse jaoks (objekti põhiselt), - lisanduva olemasoleva portfelli vajaduse jätkumiseks (programmi põhiselt). RM prioriteetsuse nimekirjad on VV -le soovituslikud, VV on otsuste tegemisel vaba. 39  25.01.2018 3. RE (1 a) otsustusprotsess • VV otsustab: • Eelarvestatud kulud VA-de ja programmide kaupa RE-seadusesse • Investeeringute kava kogumitena RE-seaduse seletuskirjas koos finantseerimisallikaga objektiti (RKAS või RE või muu) • Uued vajadused näidatakse eelarve seletuskirjas objektide kaupa • RM hiljem jooksvalt: • Jagab positsiooni ümber vastavalt otsuste dünaamikale • Asendab VA taotlusel investeeringuobjekte vastavalt RES-i vaade Projektsioon HKVK ELUEA AASTAD (20) 2020 2021 2022 2023 2024 … 2040 VA-DE HKVK ANDMED: VA-DE VAJALIK KULU KOKKU (€) VA-DE EELARVESTATUD KULU KOKKU (€) VA-DE ÜLEKULU (+) / ALAKULU EHK PUUDUJÄÄK (-) (KOGUSUMMA, €) VA-DE OTSUSTATUD POSITSIOON KOKKU (€) VA-x P-x HKVK ANDMED: VA-x P-x VAJALIK KULU KOKKU (€) VA-x P-x EELARVESTATUD KULU (KOGUSUMMA, €) VA-x P-x ÜLEKULU (+) / ALAKULU EHK PUUDUJÄÄK (-) (KOGUSUMMA, €) VA-x P-x EELNEVALT OTSUSTATUD POSITSIOON (KOGUSUMMA, € ) VA-x P-x OTSUSTATUD VABA INVESTEERINGU POSITSIOONI KASUTAMINE: (P)KVÜ-x VAJALIK KULU EELARVESTATUD KULU ÜLEKULU (+) / ALAKULU EHK PUUDUJÄÄK (-) INVESTEERINGU POSITSIOON POSITSIOONI FINANTSEERIMISALLIKAS VA PRIORITEETSUS (PROGRAMMIS) RM PRIORITEETSUS (VA-DE PROGRAMMIDE ÜLESELT) VV PRIORITEETSUS (VA-DE PROGRAMMIDE ÜLESELT) VA-x P-x OTSUSTATUD UUED VAJADUSED: PKVÜ-x (SAMA ANDMETE KOOSSEIS) VA-x P-x KVP TULEMUSMÕÕDIKUD (KPI-D) (ARUANDLUSENA) 1 Pinnakasutuse tõhusus 2 Büroopinna kasutustõhusus 3 Vastavus energiatõhususe direktiivi nõuetele 4 Kinnisvarakeskkonna kvaliteet (hoone, teenused, töökoht) 5 Remondivõla indeks 6 Vajadustele vastavuse indeks 7 Prioriteetsete pindade vastavus vajadustele 40  25.01.2018 4. Üksikotsused ja planeerimine VA-s • Uued vajadused – otsuste elluviimine vastavalt VV otsusele • Olemasoleva vajaduse üksikotsused VV otsustatud eelarvestatud kulude ja investeeringupositsiooni raames • Olemasoleva vajaduse investeeringutel vabadus objektide prioriteete muuta programmi piires (koostöös RM-ga) • Võimalus liigutada eelarvekulusid programmi piires, tagades KPI-de täitmise 5. Seire ja aruandlus • Valitsemisalad tagavad kuluarvestuse ja võtmenäitajate aruandluse toimise ja vajadusel korrigeerivad eelarvet. Neli korda aastas esitatakse ettepanekud eelarve liigendamiseks. • RM jälgib valitsemisalade kuluarvestuse aruandluse vastavust REs otsustatud eelarvele ja võtmenäitajatele. Vajadusel koordineerib tehnilisi muutusi investeeringu positsiooni kasutamisel. Esitab neli korda aastas eelarve liigenduse VV-le. • VV otsustab riigieelarve liigendused. 41  25.01.2018 2.8. Valitsemisalal motivatsioon säästa ja suurem paindlikkus, sh vabadus loobuda RKAS teenustest Muutused motiveerimismehhansmis: Huvide skeem tsentraliseeritud Huvide skeem tegevuspõhise rahastamismudeli korral RKASi näitel; rahastamismudeli korral RKASi näitel; Objektipõhised investeeringu otsused. Eelarvestatud kulu eraldamine valitsemisaladele. Kitsad nooled näitavad huvisid, lai nool otsust. 42  25.01.2018 3. Olulisemad tehnilised muutused Olulisemad tehnilised muutused • Andmevahetus koondatakse ühte keskkonda • Kaob RKAS „rida“ eelarves v.a. uuele mudelile ülemineku perioodil. • Üüriteatisel ja lepingus ei näidata eraldi kapitali- ja remondikomponenti v.a halduslepingus jääb, kuna seal on remondifond Üüriläbirääkimistel oluline läbi rääkida • Rakendatakse kinnisvara kuluarvestust (tegelik kulu) • Muutub arvestusobjekt – hoone/kinnistu asemel kinnisvara kasutusüksus (KVÜ) • Standardiseeritud teenuste nimekiri • Üleminek protsessikesksele juhtimisele 43  25.01.2018 4. Muutused VA/RKAS/RM/VV vaates Muutused rollides Keskendumine strateegilisele vaatele, mitte üksikotsustele Regulatsioonid Vajaliku kulu hindamine Eelarvestatud kulu ettepanekud VV-le Investeeringute positsiooni juhtimine Rahandusministeerium (riigi kinnisvara juhtimise koordinaator) Ühtne info ja selge vastutuse jaotus Valitsemisalad Riigi Kinnisvara (põhitegevuseks vajaliku kinnisvarakeskkonna AS planeerimine ja (kinnisvarateenuste tellimine) pakkuja) Tark Tellija Tark Pakkuja Planeerimise kvaliteedi kasv Selgus tellija ootuste suhtes Motivatsioon säästa Teenuse kvaliteedi kasv 44  25.01.2018 Muutused valitsemisala (VA) vaates: • Eelarveprotsess muutub selgemaks ja vähem bürokraatlikumaks • Ressurss andmete haldusele jääb, pigem kasvab, kuid ressurss infovahetusele väheneb, sest andmevahetus koondatakse ühte keskkonda/registrisse • Kasvab otsustusvabadus ressursside suunamisel erinevate kuluridade vahel • Investeeringuobjekte (v.a. uus vajadus) võib põhjendatud juhtudel programmi sees vangerdada • Tekib informatsioon otsuste tegemiseks: pikaajaline ülevaade kinnisvara kuludest, kasutusest ja seosest riigi strateegilise planeerimisega • Juhendmaterjalid teenuste tellimiseks ja alternatiivide analüüsimiseks • Kasvab Motiveeritud/Targa Tellija kompetents • Vabadus minna teise teenusepakkuja juurde (pärast vara RKAS-le üleandmist) • Müügist, rendist, teenuste osutamisest, aktsiakapitali suurendamisest saadava tulu kasutamine vajab täiendavat õiguslikku analüüsi Muutused RKAS vaates: • Selgus protsessides ja teenuste tellimisel võimaldab keskenduda sisulistele aruteludele • Väheneb RM sekkumine üksikotsustesse • Suureneb vabadus investeeringute planeerimisel koostöös klientidega • Ressurss infovahetusele ei muutu, sest infot tuleb juurde, kuid andmevahetus standardiseeritakse ja koondatakse ühte keskkonda/registrisse • RKAS hakkab konkureerima teiste üüriteenuse pakkujatega - vabadus minna teise teenusepakkuja juurde (pärast vara RKAS-le üleandmist) • Üüri esitus sarnane erasektori lepingutele - ei näidata eraldi kapitali- ja remondikomponenti 45  25.01.2018 Muutused RM vaates: • Väheneb vajadus tegeleda detailsete üksikotsustega, see võimaldab keskenduda olulisele: põhimõttelistele otsustele ning juhtimissüsteemi arendamisele ja koordineerimisele ja strateegiliselt olulistele uutele investeeringutele (uued vajadused) • Tekib ülevaade kinnisvara kuludest ja kasutusest, sh seosest riigi strateegilise planeerimisega, mis võimaldab teha Valitsusele motiveeritumaid ja kvaliteetsemaid ettepanekuid ning VA-sid paremini nõustada. • Kasvab roll koordineerimisel ja motiveeritud ehk Targa Tellija kompetentsi hoidmisel (koolitused, nõustamine). • Väheneb ressursikulu lepingute analüüsile, kasvab ressursikulu kinnisvaraturu analüüsile vajaliku kulu hindamiseks • Hakkab koostama valitsemisalade programmide ülest investeeringute taotluste pingerida lähtuvalt majanduslikust otstarbekusest (soodsaim elueakulu) • Väheneb ressursikulu infovahetusele ja andmete hankimisele, kasvab ressursikulu andmete üle vaatamisele (juhtimiskava nõuetele vastavus) Muutused VV vaates: • Väheneb vajadus tegeleda detailsete üksikotsustega, see võimaldab keskenduda olulisele: põhimõttelistele otsustele ning juhtimissüsteemi arendamisele ja koordineerimisele ja strateegiliselt olulistele uutele investeeringutele (uued vajadused) • Tekib ülevaade kinnisvara kuludest ja kasutusest, sh seosest riigi strateegilise planeerimisega, see võimaldab teha kvaliteetsemaid otsuseid. • VV otsused tulevikus: - pikaajaline riigi kinnisvara juhtimiskava (20 a) - võtmenäitajate sihttasemed - programmide eelarvestatud kulu - uued vajaduste tehniline planeerimine ja finantseerimine 46  25.01.2018 Lõuna Rakendustegevuste tutvustamine Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 47  25.01.2018 Teemad 1. HOPE Rakenduskava 2. Muud tegevused 1. HOPE Rakenduskava 48  25.01.2018 Rakenduskavast üldiselt Eesmärk ja HOPE rakenduskava eesmärk on planeerida vajalikud ettevalmistavad tegevused HOPE ulatus projekti raames väljatöötatud protsesside rakendamiseks. Rakenduskava ei sisalda endas muude projektide tulemusi, näiteks Riigi Kinnisvara AS (RKAS) juriidilise vormi sobivuse analüüs. Periood 01.01.2018‐31.03.2021 Rakendus‐ Rakendamiskava tegevused on koondatud kuude põhimõttelisse tegevuste plokki: kava I. „Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi elluviimine“ struktuur II. „Õiguslik analüüs ja õigusaktide korrigeerimine“ III. „Vajalike kompetentside ja suutlikkuse loomine“ IV. „IT‐süsteemide analüüs ja arendus“ V. „Andmekorje“ VI. „Riigi kinnisvara portfelli juhtimiskava koostamine“ Rakendamiskava ajakava Aasta 2018 2019 2020 2021 Kvartal I II III IV I II III IV I II III IV I I. Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi elluviimine II. Õiguslik analüüs ja õigusaktide korrigeerimine III. Vajalike kompetentside ja suutlikkuse loomine IV. IT‐süsteemide analüüs ja arendus V. Andmekorje VI. Riigi kinnisvara portfelli juhtimiskava koostamine 49  25.01.2018 I. Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi elluviimine (1/2) Tegevus 1.1: Juhtimissüsteemi tutvustamine valitsemisaladele Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalade hoonestatud kinnisvaraga tegelevad inimesed Tegevuse Infoseminar (26.01.2018), kus tutvustatakse minimaalselt sisu • planeeritud muudatused hoonestatud kinnisvara juhtimises, • olulisemaid eesootavaid muudatusi, • rakenduskava, • juhendeid ja töövahendeid. Tähtaeg jaanuar 2018 Tegevus 1.2: Juhtimissüsteemi tutvustamine Vabariigi Valitsustele ja heakskiidu saamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Vabariigi Valitsus Tegevuse Juhtimissüsteemi tutvustatakse Vabariigi Valitsusele eesmärgiga saada põhimõtteline sisu heakskiit juhtimissüsteemi rakendamiseks ja edasiste tegevuste elluviimiseks. Tähtaeg veebruar 2018 I. Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi elluviimine (2/2) Tegevus 1.3: Juhtimissüsteemi rakendamist koordineeriva töörühma loomine ja töörühma töö koordineerimine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalade esindajad Tegevuse Juhtimissüsteemi rakendamist koordineeriv töörühm luuakse Rahandusministeeriumi sisu poolt pärast juhtimissüsteemile Vabariigi Valitsusest heakskiidu saamist. Tähtaeg märts 2018 Tegevus 1.4: Töörühma poolt juhtimissüsteemi rakendamise koordineerimine Vastutaja Rakenduskava elluviimiseks loodud töörühm Osalejad ‐ Tegevuse Juhtimissüsteemi rakendamist koordineeriva töörühma ülesanne on koordineerida kogu sisu juhtimissüsteemi rakendamise protsessi lähtuvalt rakenduskavas planeeritud tegevuskavast. Sealhulgas toimub töörühma poolt juhtimissüsteemi (protsessid, töövahendid jne) regulaarne ülevaatamine ja korrigeerimine ning kommunikatsioonitegevuste elluviimine. Tähtaeg märts 2021 50  25.01.2018 II. Õiguslik analüüs ja õigusaktide korrigeerimine (1/3) Tegevus 2.1: Riigivaraseaduse ja selle rakendusaktide analüüs ja muutmine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad Tegevuse Analüüsi teostamine kuivõrd ja mis osas on vajalik riigivaraseaduse muutmine ning sisu analüüsi tulemustest lähtuvate muudatuste ettevalmistamine ning eelnõu menetlemine. Tähtaeg analüüs detsember 2018; eelnõu vastuvõtmine detsember 2019 Tegevus 2.2: Riigi kinnisvararegistri asutamise ja selle pidamise põhimääruse analüüs ja muutmine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad Tegevuse Analüüsi teostamine kuivõrd ja mis osas on vajalik riigi kinnisvararegistri asutamise ja sisu selle pidamise põhimääruse muutmine ning analüüsi tulemustest lähtuvate muudatuste ettevalmistamine ning eelnõu menetlemine. Vajalik on eelkõige muuta registrisse kantavate andmete ja põhiandmete koosseisu, täiendada andmevahetust teiste andmekogudega ning registrisse andmete kandmise (sh avalikustamise) põhimõtteid. Tähtaeg analüüs detsember 2018; eelnõu vastuvõtmine detsember 2019 II. Õiguslik analüüs ja õigusaktide korrigeerimine (2/3) Tegevus 2.3: Hoonestatud kinnisvara kasutuslepingute tingimuste ja kasutustasu kujunemise aluste analüüs ja muutmine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad Tegevuse Analüüsi teostamine kuivõrd ja mis osas on vajalik hoonestatud kinnisvara sisu kasutuslepingute tingimuste ja kasutustasu kujunemise aluste muutmine ning analüüsi tulemustest lähtuvate muudatuste ettevalmistamine ning eelnõu menetlemine. Eelkõige on siinkohal vajalik sisse viia kulude loetelust ja teenuste loetelust tulenevad muudatused. Tähtaeg analüüs detsember 2018; eelnõu vastuvõtmine detsember 2019 Tegevus 2.4: Kinnisvarakeskkonna teenuste standardlepingu koostamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad, RKAS Tegevuse Standardlepingute koostamise põhimõtete kokkuleppimine ning standardlepingute sisu koostamine. Tähtaeg detsember 2019 51  25.01.2018 II. Õiguslik analüüs ja õigusaktide korrigeerimine (3/3) Tegevus 2.5: Riigieelarveseaduse ja selle rakendusaktide analüüs ja muutmine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond Osalejad Valitsemisalad Tegevuse Analüüsi teostamine kuivõrd ja mis osas on vajalik riigieelarveseaduse ja selle sisu rakendusaktide (eelkõige RES/RE kord) muutmine ning analüüsi tulemustest lähtuvate muudatuste ettevalmistamine ning eelnõu menetlemine. Eelkõige on siinkohal oluline sisse viia uutest protsessidest tulenevad muudatused. Samuti on siinkohal vajalik analüüsida kuivõrd on vajalik ja otstarbekas muuta müügist, rendist, teenuste osutamisest ja aktsiakapitali suurendamisest saadava tulu kasutamise võimalusi. Tähtaeg analüüs detsember 2018; eelnõu vastuvõtmine detsember 2019 III. Vajalike kompetentside ja suutlikkuse loomine (1/3) Tegevus 3.1: Riigi kinnisvara juhtimise kompetentsimudeli analüüs ja muutmine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad ‐ Tegevuse Riigi kinnisvara juhtimise kompetentsimudeli analüüs, mille tulemusena antakse hinnang, sisu kas tulenevalt uutest protsessidest on vaja kompetentsimudelit täiendada või muuta, vajadusel viiakse kompetentsimudelisse sisse muudatused ning teostatakse GAP analüüs tänase kompetentsimudeli ja tulevase kompetentsimudeli vahel. Tähtaeg september 2018 Tegevus 3.2: Rahandusministeeriumi suutlikkuse analüüs Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad ‐ Tegevuse Kaardistatakse millised on Rahandusministeeriumi RVO töötajate vajalikud kompetentsid sisu uue juhtimissüsteemi rakendamisel ja milline on kompetentside puudujääk ning millised on Rahandusministeeriumi RVO töötajate lisanduvad ja ärajäävad tööülesanded ja nende maht. Analüüsi tulemusena antakse hinnang inimressursi vajaduse muutumise ning koolitusvajaduse osas. Tähtaeg märts 2019 52  25.01.2018 III. Vajalike kompetentside ja suutlikkuse loomine (2/3) Tegevus 3.3: Riigi Kinnisvara AS suutlikkuse analüüs Vastutaja Riigi Kinnivara AS Osalejad Rahandusministeeriumi riigivara osakond Tegevuse Kaardistatakse millised on Riigi Kinnisvara AS töötajate vajalikud kompetentsid uue sisu juhtimissüsteemi rakendamisel ja milline on kompetentside puudujääk ning millised on Riigi Kinnisvara AS töötajate lisanduvad ja ärajäävad tööülesanded ja nende maht. Analüüsi tulemusena antakse hinnang inimressursi vajaduse muutumise ning koolitusvajaduse osas. Tähtaeg märts 2019 Tegevus 3.4: Valitsemisalade suutlikkuse analüüs Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad Tegevuse Kaardistatakse millised on valitsemisalade hoonestatud kinnisvara juhtimisega seotud sisu töötajate vajalikud kompetentsid uue juhtimissüsteemi rakendamisel ja milline on kompetentside puudujääk ning millised on valitsemisalade hoonestatud kinnisvara juhtimisega seotud töötajate lisanduvad ja ärajäävad tööülesanded ja nende maht. Analüüsi tulemusena antakse hinnang inimressursi vajaduse muutumise ning koolitusvajaduse osas. Tähtaeg märts 2019 III. Vajalike kompetentside ja suutlikkuse loomine (3/3) Tegevus 3.5: Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi alaste koolituste korraldamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Rahandusministeeriumi hoonestatud kinnisvaraga tegelevad inimesed, valitsemisalade hoonestatud kinnisvaraga tegelevad inimesed, Riigi Kinnisvara AS Tegevuse Lähtuvalt kompetentsimudeli analüüsist ja suutlikkuse analüüsist koostatakse sisu Rahandusministeeriumi poolt koolitusprogramm, mille eesmärk on koolitada hoonestatud kinnisvaraga tegelevaid spetsialiste, Rahandusministeeriumi hoonestatud kinnisvaraga tegelevad inimesed ja Riigi Kinnisvara AS‐i töötajaid juhtimissüsteemi muudatustega seonduvatel teemadel. Tähtaeg september 2020 53  25.01.2018 IV. IT‐süsteemide analüüs ja arendus (1/2) Tegevus 4.1: RKVR äri‐ ja süsteemianalüüsi koostamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Hanke tulemusel leitud koostööpartner Tegevuse Minimaalselt kaardistatakse registri funktsionaalsed nõuded, rollid ja nende õigused ja sisu vajadused, liidestusvajadused ja –võimalused ning luuakse loogiline andmemudel, mis on vajalikud tagamaks riigi kinnisvararegistri tõhusa toime ja vastavuse kinnisvaraüksuste juhtimisprotsessidele. Tähtaeg september 2018 Tegevus 4.2: RKVR vajaliku funktsionaalsuse arendamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Hanke tulemusel leitud koostööpartner Tegevuse Riigi kinnisvararegistri vajalike arenduste tegemine. sisu Tähtaeg detsember 2019 IV. IT‐süsteemide analüüs ja arendus (2/2) Tegevus 4.3: Kuluarvestussüsteemi ja RKAS infosüsteemi arendamises osalemine ja kinnisvara tegevuspõhise juhtimissüsteemi metoodikaga kooskõla tagamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Kuluarvestussüsteemi rakendajad, RKAS infosüsteemi rakendajad Tegevuse Suurendamaks RKVR‐s juhtimiskavade koostamise mugavust ning vähendamaks sisu juhtimiskavade koostamisega seonduvat ajakulu ning andmete korduvsisestust, on oluline tagada, et oleks võimalik luua ühilduvus ja andmete automaatne ülekandumine erinevatest infosüsteemidest. Rakenduskava koostamise seisuga on teada, et on vajalik tagada ühilduvus RKVR‐i ja kuluarvestussüsteemi vahel ning RKVR‐i ja RKAS infosüsteemi vahel. Selle kindlustamiseks tuleks üks RVO osakonna inimene kaasata nimetatud infosüsteemide arendamise protsessi. Tähtaeg detsember 2019 54  25.01.2018 V. Andmekorje Tegevus 5.1: KVÜ‐de ja PKVÜ‐de moodustamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad Valitsemisalad, Riigi Kinnisvara AS Tegevuse KVÜ‐de ja PKVÜ‐de moodustamine RKVR‐is Rahandusministeeriumi koordineerimisel, sh sisu KVÜ‐de ja PKVÜ‐de andmete sisestamine. Andmete sisestamise eest vastutavad valitsemisalad, tehes seejuures koostööd Riigi Kinnisvara AS‐iga Tähtaeg juuni 2020 Tegevus 5.2: Juhtimiskava andmete koondamine ja sisestamine RKVRisse Vastutaja Valitsemisalad Osalejad Riigi Kinnisvara AS, Rahandusministeeriumi riigivara osakond Tegevuse KVÜ‐de ja PKVÜ‐de juhtimiskavade andmete sisestamine RKVR‐isse. sisu Tähtaeg juuni 2020 VI. Riigi kinnisvaraportfelli juhtimiskava koostamine Tegevus 6.1: Riigi kinnisvaraportfelli juhtimiskava koostamine Vastutaja Rahandusministeeriumi riigivara osakond Osalejad ‐ Tegevuse Riigi kinnisvaraportfelli juhtimiskava koondaruande koostamine lähtuvalt riigi kinnisvara sisu hetkeseisust, sh pikaajalise prognoosi koostamine koos võtmenäitajate sihttasemetega (KPI‐d). Tähtaeg september 2020 Tegevus 6.2: Valitsemisalade juhtimiskavade optimeerimine Vastutaja Valitsemisalad Osalejad Riigi Kinnisvara AS, Rahandusministeeriumi riigivara osakond Tegevuse Valitsemisalade kinnisvaraportfellide optimeerimine, sh juhtimiskavade korrigeerimine sisu RKRV‐is, lähtuvalt riigi kinnisvaraportfelli juhtimiskavas seatud sihttasemetest. Tähtaeg märts 2021 55  25.01.2018 2. Muud tegevused Kuidas 2018-2021? • HOPE rakenduskava tegevused • Olemasolevas raamistikus tegutsemine ja üleminek 56  25.01.2018 Enne kui „maailm valmis saab“ saame hakata rakendama: • Valitsemisalade optimeerimiskavad koostöös RKASga – alus eelarveotsusteks – alus kinnisvara koondaruandeks 2015-2018 (2019) • Rahastamisel prioriteediks projektid, millega saavutatakse kulude kokkuhoid - nt riigimajad - väiksemahuliste investeeringute paindlikum otsustamine (sarnaselt RKAS pisiparendustele) Riigi kinnisvarareformi ja tegevuspõhisele juhtimissüsteemile ülemineku ajakava 1993 2001/2007 2018‐2021 2022 ÜLEMINEK ÜLEMINEK UUELE UUS REFORMIMATA ÜÜRIMUDELILE JUHTIMISSÜSTEEMILE JA JUHTIMISSÜSTEEM TEGEVUSPÕHISELE RAKENDATUD EELARVESTAMISELE VARAD kuuluvad JUHTIMISKAVAD, st andmed Ei ole koondandmeid OPTIMEERIMISKAVAD valitsemisaladele kasutuse, tegelike kulude kasutuse, tegelike ja vajalike Andmete kogumise kulude kohta. alustamine kasutuse ja ja vajalike kulude kohta. kulude kohta. Võtmenäitajad ja võrdlusanalüüs. VALITSUS otsustab objektiti VALITSUS otsustab eelarvestatud VALITSUS otsustab VALITSUS otsustab rekonstrueerimisi ja kulud programmidele investeeringuid ja suuremaid eelarvestatud kulud investeeringuid + uued vajadused rekonstrueerimisi valitsemisaladele +uued üksikotsustena. vajadused VARADE RKAS‐le VARAD RKAS‐le üle antud üleandmisega alustamine RAKENDUSKAVA 57  25.01.2018 Lisaks RM ja RKAS: • RKAS toimemudeli täpsustamine ja teenuste parendamine • Riigi kinnisvara PPP tehingute rakendusmehhanismi väljatöötamine • Turuvarade eraldamise analüüs (2019) • Omaniku ootuste, RKAS strateegia ja tegevuskava täpsustamine (nõukogu) Lähikuude ühised tegevused • Valitsuskabineti memorandum (RM) • VV korralduse eelnõu (RM) • HOPE rakkerühma moodustamine (RM) • Optimeerimiskavade koostamine (RKAS) 58  25.01.2018 Otsuse ettepanekud VV‐le (HOPE) 1) Kiita heaks raamdokument „Riigi hoonestatud kinnisvara tegevuspõhine juhtimissüsteem“ kui raamistik ja lähtuda sellest juhtimissüsteemi edasisel arendamisel. 2) Kinnitada riigi hoonestatud kinnisvara tegevuspõhisele juhtimissüsteemile ülemineku rakenduskava. RM-l koostöös VA-de ja RKAS-ga tagada selle elluviimine luues rakendamisvõimalused avalikule sektorile laiemalt. 3) Valitsemisaladel koostöös RKAS-ga luua tähtajaks 31.12.2018 kõikide valitsemisalade kohta optimeerimiskavad kui kesksed dokumendid optimeerimisotsuste tegemiseks, et neid oleks võimalik kasutada planeerimis- ja rahastamisotsuste tegemisel kuni uue juhtimissüsteemi käivitumiseni. Otsuse ettepanekud VV‐le (RKAS) 1) RM-l esitada 01.04.2018 VV korralduste eelnõu RKAS teenusepakkujaks nimetamise kohta arvestades järgmist: 1) RM-l koostöös RKAS-s arendada välja tellija nõustamise kompetents. 2) VA-del anda varad RKAS-le üle, pärast üleandmist jätta VA- dele valikuvabadus partneri valikul 3) RKAS-ga üürilepingutes on kohustuslik tellida RKAS-st vaid ehitusseaduse nõuete täitmiseks vajalike teenused (haldamine, remont, tehnohooldus ja omanikukohustused). Ülejäänud teenuseid võivad VA-d korralda ise, kui alternatiivide analüüsimisel selgub, et see on soodsam. 2) RM-l koostöös RKAS-ga analüüsida turuvarade mahtu, eraldamise otstarbekust, sh valitsussektorist väljaarvamise tingimuste täitmise võimalikkust ja ajalist perspektiivi (2019) 59  25.01.2018 Kohvipaus 60  25.01.2018 Juhendite ja töövahendite tutvustamine Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 Teemad 1. Raamdokument 2. Arvestusobjekt ja juhtimiskava 3. Protsesside kirjeldused 4. Kinnisvarateenuste teenustasemed • Vajaduste kindlaks määramine • Kinnisvarateenuste loetelu • Teenustasemete kujundamine • Teenuste hinnastamine • Teenusleping 5. Kuluarvestusjuhend 6. Finantseerimisalternatiivide analüüsi juhend 7. Portfelli planeerimise juhend 61  25.01.2018 1. Raamdokument Raamdokumendi eesmärk Eesmärk Raamdokumendi eesmärgiks on kokku koondada projekti „Riigi kinnisvara optimeerimise, planeerimise ja eelarvestamise protsessid“ raames valminud materjalid, sh erinevad juhendid, protsessikirjeldused ja muud dokumendid. Raamdokumendi koondnimetusena on kasutusel „Riigi hoonestatud kinnisvara tegevuspõhine juhtimissüsteem“. 62  25.01.2018 Raamdokumendi koosseis Koosseis Üldosa ja 13 eriosa: • Eriosa 1 – Hoonestatud kinnisvara arvestusobjekt • Eriosa 2 – Riigi kinnisvarateenuste loetelu • Eriosa 3 – Kinnisvarakeskkonna teenustaseme kujundamise juhend ja ettepanekud teenuslepingute kujundamiseks • Eriosa 4 – Riigi kinnisvarakeskkonna teenuste hinnastamise metoodiline juhend • Eriosa 5 – Riigi kinnisvaraüksuse kuluarvestuse ja eelarvestamise kontseptsioondokument • Eriosa 6 – Riigi kinnisvaraüksuse alternatiivsete finantseerimiskavade hindamise metoodiline juhend • Eriosa 7 – Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhine eelarvestamine • Eriosa 8 – Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimise ja eelarvestamise protsess • Eriosa 9 – Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimise ja eelarvestamise protsess RVO ja RO vaates • Eriosa 10 – Rahandusministeeriumi kinnisvaraüksuse planeerimine ja eelarvestamise protsess • Eriosa 11 – Valitsemisala uue vajaduse tarbeks kinnisvaraüksuse planeerimise ja eelarvestamise protsess • Eriosa 12 – KVÜ ja PKVÜ juhtimiskava koosseis • Eriosa 13 – Kinnisvaraportfelli planeerimise juhend 2. Arvestusobjekt ja juhtimiskava 63  25.01.2018 Arvestusobjekt Seotud • Eriosa 1 – Hoonestatud kinnisvara arvestusobjekt eriosad Eriosa Eriosa eesmärgiks on lahendada riigi kinnisvaraportfelli juhtimise ühte eesmärk probleemi, milleks on standardiseeritud kujul informatsiooni puudumine kinnisvara juhtimisotsuste tegemiseks, seejuures on puudunud nii kokkulepitud kinnisvaraüksuse määratlus, mille kohta informatsiooni arvestatakse ja mõõdetakse kui ka sellele kogutav standard andmekoosseis. Eriosa • Kinnisvaraüksuse mõiste koosseis • Kinnisvaraüksuse eesmärk • Kinnisvaraüksuse koosseis • Kinnisvaraüksuse moodustamise protsess • Kinnisvaraüksuse andmed • Kinnisvaraüksuse andmete ajakohasuse ja korrektsuse tagamine Seotud ‐ vormid Juhtimiskava Seotud • Eriosa 12 – KVÜ ja PKVÜ juhtimiskava koosseis eriosad Eriosa Eriosa eesmärgiks on anda ülevaade kinnisvaraüksuse (KVÜ) ja eesmärk planeeritava kinnisvaraüksuse (PKVÜ) juhtimiskava koosseisust ehk andmetest, mida KVÜ ja PKVÜ kohta tulevikus tuleks koguda. Eriosa • KVÜ/PKVÜ andmed koosseis • KVÜ/PKVÜ üldandmed • KVÜ/PKVÜ juhtfunktsioon • KVP/PKVÜ pinnakasutuse otstarbed • KVÜ/PKVÜ juhtimiskava andmed • KVÜ/PKVÜ kasutusenäitajad • KVÜ/PKVÜ seos strateegiaga • KVÜ/PKVÜ investeeringu prioriteetsus • KVÜ/PKVÜ planeerimise/kasutamise etapid • KVÜ/PKVÜ kulud/tulud aastas • KVÜ/PKVÜ energiatõhususe andmed • KVÜ/PKVÜ kvaliteediga seotud andmed • KVÜ/PKVÜ KPI‐d • KVÜ/PKVÜ eelarvestatud kulud • Portfelli juhtimiskava Seotud KVÜ ja PKVÜ juhtimiskava koosseis (excel) vormid 64  25.01.2018 3. Protsesside kirjeldused Protsessid raamdokumendis Raam‐ Üldosa ja 13 eriosa: dokumendi • Eriosa 1 – Hoonestatud kinnisvara arvestusobjekt • Eriosa 2 – Riigi kinnisvarateenuste loetelu koosseis • Eriosa 3 – Kinnisvarakeskkonna teenustaseme kujundamise juhend ja ettepanekud teenuslepingute kujundamiseks • Eriosa 4 – Riigi kinnisvarakeskkonna teenuste hinnastamise metoodiline juhend • Eriosa 5 – Riigi kinnisvaraüksuse kuluarvestuse ja eelarvestamise kontseptsioondokument • Eriosa 6 – Riigi kinnisvaraüksuse alternatiivsete finantseerimiskavade hindamise metoodiline juhend • Eriosa 7 – Hoonestatud kinnisvara tegevuspõhine eelarvestamine • Eriosa 8 – Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimise ja eelarvestamise protsess • Eriosa 9 – Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimise ja eelarvestamise protsess RVO ja RO vaates • Eriosa 10 – Rahandusministeeriumi kinnisvaraüksuse planeerimine ja eelarvestamise protsess • Eriosa 11 – Valitsemisala uue vajaduse tarbeks kinnisvaraüksuse planeerimise ja eelarvestamise protsess • Eriosa 12 – KVÜ ja PKVÜ juhtimiskava koosseis • Eriosa 13 – Kinnisvaraportfelli planeerimise juhend 65  25.01.2018 Protsesside seosed VALITSEMISALA KINNISVARAPORTFELLI PLANEERIMINE JA EELARVESTAMINE VALITSEMISALA KINNISVARAPORTFELLI PLANEERIMINE JA EELARVESTAMINE RVO RO VAATES RAHANDUSMINISTEERIUMI KINNISVARAÜKSUSE PLANEERIMINE JA EELARVESTAMINE VALITSEMISALA UUE VAJADUSE TARBEKS KINNISVARAÜKSUSE PLANEERIMINE JA EELARVESTAMINE Protsesside sisu 1. Eesmärk 2. Kasutusulatus 3. Vastutajad 4. Mõisted 5. Viited 6. Protsessijoonised 7.1 Tööprotsess 7.2 Protsessi mõõtmine 8. Kaasnevad dokumendid 66  25.01.2018 Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimine ja eelarvestamine Protsessi eesmärgiks on tagada, et kinnisvaraportfelli planeerimisel ja eelarvestamisel saavutatakse riigi kinnisvara strateegias seatud eesmärgid. Vastutajad: • Riigi Kinnisvara AS (edaspidi RKAS) • Valitsemisala asutus (edaspidi VA asutus) • Rahandusministeerium (RM) • Riigivara osakond (RVO) • Riigieelarve osakond (RO) • Vabariigi Valitsus (VV) Tööprotsess sisaldab: • Indikatiivne ajavahemik • Vastutaja (ametikoht/üksus/eesmärk) • Tegevuse kirjeldus koos sisendite ja väljunditega Protsessi mõõtmiseks on määratletud mida, miks, kuidas ja millal mõõta, kes mõõdab ja mis mõõtmist tõendab Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimine ja eelarvestamine (protsessijoonis) 67  25.01.2018 Valitsemisala kinnisvaraportfelli planeerimine ja eelarvestamine RVO RO vaates Protsessi eesmärgiks on reguleerida rahandusministeeriumi sisemine töökorraldus, millega tagatakse riigi kinnisvara strateegia asjakohasus ning strateegias seatud eesmärkide saavutamine kinnisvaraportfelli planeerimisel ja eelarvestamisel. Vastutajad: • Riigivara osakond (RVO) • Riigieelarve osakond (RO) • Fiskaalpoliitika osakond (FPO) • Vabariigi Valitsus (VV) Tööprotsess sisaldab: • Indikatiivne ajavahemik • Vastutaja (ametikoht/üksus) • Tegevuse kirjeldus koos sisendite ja väljunditega Protsessi mõõtmiseks on määratletud mida, miks, kuidas ja millal mõõta, kes mõõdab ja mis mõõtmist tõendab. Kaasnevad dokumendid: • VA-de HKVK eelarvestatud kulu tabeli vorm • KV eelarvestamise ajakava tabeli vorm • Olulisemate majandusnäitajate tabeli vorm • Tulemusmõõdikute (KPI-d) tabeli vorm Rahandusministeeriumi kinnisvaraüksuse planeerimine ja eelarvestamine Protsessi eesmärgiks on tagada, et kinnisvaraüksused toetavad asutuste avalike teenuste pakkumist, on kooskõlas riigi kinnisvara strateegias seatud eesmärkidega ning kuluefektiivsed. Vastutajad: • Riigi Kinnisvara AS (edaspidi RKAS) • Valitsemisala asutus (edaspidi VA asutus) • Rahandusministeeriumi haldusosakond (HO) • Rahandusministeeriumi juhtkond (RM juhtkond) Tööprotsess sisaldab: • Vastutaja (ametikoht/üksus) • Tegevuse kirjeldus koos sisendite ja väljunditega Protsessi mõõtmiseks on määratletud mida, miks, kuidas ja millal mõõta, kes mõõdab ja mis mõõtmist tõendab. Kaasnevad dokumendid: • KVÜ-ga seotud planeerimise või muutmise kinnitamise reeglid • Uue vajaduse määratlemise otsustabel • Esmase plaani vorm • Üldise plaani vorm • Detailsema plaani vorm 68  25.01.2018 Valitsemisala uue vajaduse tarbeks kinnisvaraüksuse planeerimine ja eelarvestamine Protsessi eesmärgiks on tagada, et uue vajaduse tarbeks loodavad kinnisvaraüksused toetavad asutuste avalike teenuste pakkumist, on kooskõlas riigi kinnisvara strateegias seatud eesmärkidega ning kuluefektiivsed. Vastutajad: • Riigi Kinnisvara AS (edaspidi RKAS) • Valitsemisala (edaspidi VA) • Rahandusministeerium (RM) • Riigivara osakond (RVO) • Vabariigi Valitsus (VV) Tööprotsess sisaldab: • Vastutaja (ametikoht/üksus ja eesmärk) • Tegevuse kirjeldus koos sisendite ja väljunditega Protsessi mõõtmiseks on määratletud mida, miks, kuidas ja millal mõõta, kes mõõdab ja mis mõõtmist tõendab. Kaasnevad dokumendid: • Uue vajaduse määratlemise otsustabel • Esmase plaani vorm • Üldise plaani vorm • Detailsema plaani vorm Valitsemisala uue vajaduse tarbeks kinnisvaraüksuse planeerimine ja eelarvestamine (protsessijoonis) 69  25.01.2018 4. Kinnisvarateenuste teenustasemed. Kontekst Üheks avalike teenuste eduteguriks on teenuse pakkumist toetav kinnisvarakeskkond. Praktikas ei vasta kinnisvarakeskkond sageli vajadustele: • töötajate tööviljakust kahandavad tingimused, • teenuse saaja ootustele mittevastav pind (nt teenindusbüroo) • ebatõhus pinnakasutus, • üle/aladimensioneeritud kinnisvara teenused, • kõrged kulud • optimeerimata võrgustik jne 70  25.01.2018 Kontekst Peamised sammud Avaliku teenuse Teenuste Teenustaseme Teenustaseme KVKK Teenuste loend hinnastamine ja kujunemine leping vajadused parim alternatiiv Eriosa nr 13 Eriosa 2 Eriosa 3 Eriosa 4 Eriosa 3 Kinnisvara portfelli Riigi kinnisvara‐ Kinnisvara‐ KVÜ teenuste Kinnisvara‐ planeerimise juhend teenuste loetelu keskonna hinnastamise keskonna teenustaseme metoodiline juhend teenustaseme kujundamise kujundamise juhend ja juhend ja ettepanekud ettepanekud teenuslepingu teenuslepingu kujundamiseks kujundamiseks 71  25.01.2018 Avaliku teenuse Avaliku teenuse KVKK vajadused Teenuste loend Teenustaseme kujunemine Teenuste hinnastamine ja Teenustaseme leping HKVK vajadused parim alternatiiv Juhis selleks, et kasutajaorganisatsioon saaks kujundada kinnisvara strateegilisi eesmärke lähtuvalt organisatsiooni põhitegevusest, on oluline kinnisvarakeskkonna vajadusi kirjeldada juba koos organisatsiooni põhitegevuse kirjeldamisega. Kirjeldamine on kahes etapis: I etapp – põhitegevuseks vajaliku kinnisvarakeskkonna kasutuse kirjeldamine II etapp – avalike teenuste kinnisvarakeskkonna vajaduse kirjeldamine Rakenduskavas / tegevuskavas kirjeldatakse tegevuse teostamiseks vajalik kinnisvara ressurss järgmises detailsuses: • kinnisvara asukoht (asula täpsusega), • funktsionaalsus (KVÜ juhtfunktsioon ja pinnakasutuse otstarbed), • pinna vajadust kirjeldav arvestusühik koos suurusega (näiteks x töökohta, x kooli jne), • hinnanguline kinnisvarakeskkonnaga seotud eelarvestatud kulu (kapitali- ja tegevuskulu). Kinnisvara teenuste Avaliku teenuse KVKK vajadused Teenuste loend Teenustaseme kujunemine Teenuste hinnastamine ja parim alternatiiv Teenustaseme leping loend Eesmärgiks on luua standardne, kinnisvara kogu eluiga hõlmav loend kinnisvarakeskkonna teenustest mida asutus tellib/teeb ise ning mille osas on piisava mahu korral mõistlik kujundada eraldi teenustasemed, kuluarvestust ja tulemusaruandlust. Loetelu kujundamisel võeti aluseks alljärgnevad dokumendid: • ISO 15686:5:2008 Buildings and constructed assets – Service-life planning Part 5: Life cycle costing, • EVS 807:2016 „Kinnisvarakeskkonna juhtimine ja korrashoid“. Loetelus on 20 teenust, iga teenuse osas on tabelis toodud: • Teenuse nimetus • Teenuse määratlus • RKASi roll • Seos EVS 807-2016 klassifikaatoriga 72  25.01.2018 Kinnisvara teenuste Avaliku teenuse KVKK vajadused Teenuste loend Teenustaseme kujunemine Teenuste hinnastamine ja parim alternatiiv Teenustaseme leping loend Kinnisvaraüksuse (KVÜ) kavandamine KVÜ toimine ja kasutamine 1. Analüüs ja planeerimine 10. Täielik puhasüür 2. Soetamine (üürimine või ostmine) 11. Koguüür KVÜ projekteerimine- ja ehitamine 12. Väline heakord 3. Projekteerimine 13. Siseruumide heakord 4. Ehitus 14. Elektrienergia KVÜ remont 15. Soojusenergia 5. Remont 16. Vesi- ja kanalisatsioon KVÜ kohandamine 17. Turvateenus 6. Kohandamine 18. Parkimisteenus KVÜ haldamine ja hooldamine KVÜ lõpetamine 7. Haldamine 19. Loovutamise korraldamine 8. Tehnohooldus KVÜ ülejäänud tugikeskkonna 9. Omanikukohustused teenused 20. Mööbel ja sisseseaded Teenustaseme Avaliku teenuse KVKK vajadused Teenuste loend Teenustaseme kujunemine Teenuste hinnastamine ja Teenustaseme leping kujunemine parim alternatiiv Kinnisvarakeskkonna teenustaseme kujundamise juhendiga luuakse kasutajaorganisatsioonidele ühtne alus teisendamaks abstraktsed kinnisvarakeskkonna vajadused teenustasemetena (kvaliteeditasemetena) mis on mõõdetavad ja juhitavad ning seostatud avaliku teenusega. Kirjeldatud teenustasemed on sisendiks mh: • kinnisvarakeskkonna teenuste hinnastamisele, • teenuslepingutele. Teenustasemete kujunemist EVS 807:2016 esitatud korrashoiu protsessi faaside lõikes. Põhjalikumalt on kirjeldatud teenustaseme kujunemine: 1. kinnisvarakeskkonna strateegia kujundamisel (Faas 1) 2. korrahoiu strateegia kujundamisel (Faas 2) 3. korrashoiukava koostamisel (Faas 3) Tekstis ja lisas on toodud teenusasemete kirjeldamisel enimkasutatavad tulemusmõõdikute ja näitajate loendid. 73  25.01.2018 Teenuste hinnastamine ja parim alternatiiv Teenuste Avaliku teenuse Teenustaseme Teenustaseme Teenuste loend hinnastamine ja KVKK vajadused kujunemine leping parim alternatiiv Metoodika on välja töötatud eesmärgiga luua ühtne alus KVÜ teenuste hinnastamiseks ning aidata kasutajaorganisatsioonil valida välja tema seisukohast parim KVÜ teenuse osutamise viis (isetegemine või sisseostmine). Peamised eeldused: • eelkõige seesuguste KVKKga seotud teenuste hinnastamise läbiviimist, mis võimaldavad lisaks sisseostmise alternatiivile ka isetegemist (nt haldus- ja hooldusteenus, siseruumide koristus- ja puhastusteenus, väline heakorrateenus, turvateenus, remonditeenus, ehitustööde teenus jms); • analüüsitavatel ja omavahel võrreldavatel alternatiividel (isetegemine versus sisseostmine) on eeldatud samasugusel tasemel osutatava teenuse kvaliteeti (sama teenustase). • aluseks on täiskulupõhine hinnastamine, st teenuse hinna (maksumuse) kujunemisel võetakse arvesse kõik võimalikud tuvastavad kulud (nii otsesed kui ka kaudsed), mis seonduvad antud teenuse osutamisega kõikides selle elluviimise protsessifaasides (EVS 807:2016 esitatud korrashoiu protsess); Metoodika sisaldab hinnastamise analüüsi etappe koos kirjeldustega, kasutatavaid vorme, juhiseid parima valiku leidmiseks. Teenustaseme leping Avaliku teenuse KVKK vajadused Teenuste loend Teenustaseme kujunemine Teenuste hinnastamine ja parim alternatiiv Teenustaseme leping Vajadus teenuste standardlepingu järele on suurim nende kasutajatel, kus on küsimuseks ootustele mittevastav kinnisvarakeskkonna teenuste kvaliteet ning suutmatus kirjeldatud teenustaset lepingus sätestada ja juhtida. Kehtiv üürimäärus ei paku vajalikku lahendust: • reguleerib eelkõige üüriteenuse osutamist, kuid ei reguleeri muude kinnisvarakeskkonna teenuste osutamist; • ei rakendu haldusmudeli puhul. Vabatahtlik, RKASi praktikale tuginev standardleping kui hea praktika kuivõrd kohustuslikkuse vältimisega: • välditakse bürokraatiat kasutajatel, kellel puudub praktiline vajadus standardlepingu rakendamiseks kuna teenuse kvaliteediga ollakse rahul; • välditakse mh riski kus teenusepakkuja ei pruugi nõustuda kohustusliku standardlepingu nõuetega ning küsib seetõttu kõrgemat hinda või loobub teenuse pakkumisest. 74  25.01.2018 Teenuste Avaliku teenuse Teenustaseme Teenustaseme Kokkuvõte KVKK vajadused Teenuste loend kujunemine hinnastamine ja parim alternatiiv leping • Teadlikum põhitegevust toetavate kinnisvara teenuste planeerimine. • Peamine lahendus: Teenustasemete kujundamine ja saavutamine • HOPE raamdokument annab juhiseid • Valitsemisaladel juhiste ja standardlepingu kasutamine vabatahtlik • Alustame teenustaseme standardlepingu väljatöötamisega (2018-19) 5. Kuluarvestusjuhend. 75  25.01.2018 Kuluarvestusjuhend Seotud • Eriosa 5 – Riigi kinnisvaraüksuse kuluarvestuse ja eelarvestamise eriosad kontseptsioondokument Eriosa Riigi kinnisvaraüksuste kuluarvestuse ja eelarvestamise eesmärk kontseptsioondokumendi eesmärgiks on tagada ühtne kinnisvara kuluarvestus ja eelarvestamine selleks, et saavutada riigi kinnisvaraga seotud kulude arvestuses nende läbipaistvus ja võrreldavus. Kaudsem eesmärk on seeläbi optimeerida riigi kinnisvara kogukulude taset, vähendades koormust riigieelarvele ja valitsussektori tasakaaluarvestusele. Eriosa • Kinnisvaraüksuse kuluarvestuse üldpõhimõtted koosseis • Kinnisvaraüksuse kululiikide arvestus • Kinnisvaraüksus kui kulukoht • Kinnisvaraüksuse kogukulude jaotamine kulukandjatele • Kinnisvaraüksuse kulude eelarvestamine Seotud ‐ vormid 6. Finantseerimisalternatiivide analüüsi juhend. 76  25.01.2018 Finantseerimisalternatiivide analüüsi juhend Seotud • Eriosa 6 – Riigi kinnisvaraüksuse alternatiivsete finantseerimiskavade eriosad hindamise metoodiline juhend Eriosa Selgitada analüüsimetoodikat riigi kinnisvaraüksusele rakendatavate eesmärk alternatiivsete finantseerimiskavade hindamiseks ja võrdlemiseks, mille kaudu jõutakse hindamise aluseks oleva KVÜ parima rahastamismudelini. Analüüsimetoodika koostamise aluseks on võetud alljärgnevaid eelarvevõimalusi: otse eelarvest kaasates laenuraha või välisvahendeid, rahastamine RKASi kaudu, koostöös erasektoriga. Juhendmaterjal on koostatud eelkõige asutusesiseseks kasutamiseks, lähtudes projektipõhisest vaatest. Eriosa • Alternatiivsete finantseerimiskavade klassifikatsioon koosseis • Alternatiivsete finantseerimiskavade analüüsietapid • Alternatiivsete finantseerimiskavade analüüsimetoodika • Rakendatavad diskontomäärad ja tulemuste hinnastamine Seotud KVÜ finantseerimisalternatiivide analüüs (excel) vormid 7. Portfelli planeerimise juhend. 77  25.01.2018 Portfelli planeerimise juhend Seotud • Eriosa 13 – Kinnisvaraportfelli planeerimise juhend eriosad Eriosa Dokumendi eesmärgiks on soovituste andmine kinnisvaraportfelli eesmärk strateegiliseks ja taktikaliseks planeerimiseks tagamaks, et kinnisvaraportfell peegeldaks organisatsiooni põhitegevusest tulenevaid vajadusi, oleks vastavuses organisatsiooni eesmärkidega ning kasutaks kinnisvarakeskkonna kujundamiseks eraldatud ressursse efektiivselt. Samuti annab eriosa nõuanded põhitegevuseks vajaliku kinnisvarakeskkonna vajaduste kirjeldamiseks. Eriosa • Kinnisvaraportfelli mõiste koosseis • Kinnisvaraportfelli juhtimiskava eesmärk • Nõuandeid kinnisvaraportfelli juhtimiskava koostamiseks Seotud ‐ vormid Lõppsõna Infoseminar „Hoonestatud kinnisvara juhtimise tulevik“ 26. jaanuar 2018 78 25.01.2018 79