Teavitus

Rahvastikuregistri X-tee teenuste kasutajad 25.11.2021 nr 10-9/2630-1 Teavitus rahvastikuregistri X-tee teenuste kasutajatele rahvastikuregistri X-tee teenuste üldtingimuste muudatusest alates 01.01.2022 Andmejälgija teenuses päringu andmete kajastamine Rahvastikuregistri päringute isikule näitamiseks kuvatakse portaalide e-rahvastikuregis ter rahvastikuregister.ee ning Eesti teabevärava eesti.ee andmejälgija teenuses viimase kuue kuu rahvastikuregistrisse tehtud päringute andmeid – päringu sooritanud asutus, päringu nimetus ja päringu kuupäev. Lisaks on võimalik rahvastikuregistrisse tehtud päringutega tutvuda taotluse esitamisele eelnenud kalendriaasta algusest arvates pöördudes rahvastikuregistri volitatud töötleja Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (edaspidi SMIT) poole. 2017. aastast, mil andmejälgija teenus Eesti teabeväravas eesti.ee avati, on nii päringuid tegevad asutused kui ka Siseministeerium ja SMIT saanud väga palju päringuid isikutelt, kes soovivad teada päringute tegemise põhjust. Üks põhjus isikute pöördumiste paljususele on see, et isikute le portaalides kuvatav „Päringu nimetus“ väljale kuvatav teave ei ole neile üheselt mõistetav ning tekitab palju küsitavust. Päringu kohta andmejälgija teenuses kuvatavad andmed peavad võimaldama isikul, kelle kohta päring tehti, mõista päringu tegemise põhjust. Näiteks võib selleks olla isiku poolt teatud teenuse tarbimist või asutuse poole pöördumist kirjeldav selgitus. Selge sõnastus aitab vähendada isikute pöördumisi küsimusega, miks on tema andmete kohta päring tehtud, mis omakorda hoiab kokku vastamisele kuluvat (aja)ressurssi. Anname teada, et juba täna on võimalik lisada rahvastikuregistri X-tee päringu päises issue väljale vastav selgitav teave. Vaikimisi kuvatakse issue väljale X-tee teenuse nimetus, mille päringut sooritav asutus peaks aga vastavalt oma päringu tegemise eesmärgile mõistatava maks muutma. Nendel juhtudel kui päringut sooritab üks asutus teise asutuse nimel (selleks antud loa alusel), palume kasutada päringu päises plokki representedParty. Nii on tagatud, et on tuvastatav tegelik päringu sooritaja (representedParty) ja andmejälgijas kuvatakse isikule päringu sooritajana just see asutus, kelle nimel päring tehti. Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee Registrikood 70000562 Näide Palume teil kasutada võimalust edastada issue väljal selgemat ja isikule arusaadavamat teavet selle kohta, miks ja kelle poolt päring on tehtud. Tähemärkide arv issue väljal ei ole otseselt piiratud, tuleks leida optimaalne sõnastus, mis oleks isikule lihtsalt arusaadav ja selgitav. Samas täname kõiki neid päringu tegijaid, kes on seda võimalust juba kasutanud. Oleme saanud nendelt kasutajatelt ka tagasisidet, et päringu tegemise selgemalt sõnastatud andmed on isikute jaoks olnud mõistetavamad ning pöördumiste arv on vähenenud. Üldtingimuste muutmine Tulenevalt eeltoodust teavitame, et täiendame alates 01.01.2022 ka rahvastikuregis tri ametnikuportaali ja X-tee üldtingimusi. Lisame üldtingimuste 3. peatükki „Kasutaja õigused, kohustused“ uue sätte 3.2.18, mille järgimisel peaks andmejälgija teenuses kuvatav info muutuma isikule, kelle kohta on x-tee kaudu päring tehtud, paremini arusaadavaks: 3.2.18. edastama x-tee päringu tegemisel päringu päises andmesubjekti jaoks piisava teabe, millise teenuse osutamise raames, millisel eesmärgil ning kelle poolt päring tema andmete kohta on tehtud. Juhul, kui Teil tekib küsimusi seoses X-tee päringute tegemisega ja issue välja täitmisega, siis palume pöörduge SMIT-i poole e-posti aadressil [email protected]. Üldtingimused on avaldatud Siseministeeriumi kodulehel ja juurdepääsu menetle mise infosüsteemis. Andmesubjektiga seotud isikute andmete pärimine Lisaks tuletame teile taaskord meelde ka isikuga seotud teiste isikute (abikaasa, endine abikaasa, vanemad, laps, eestkostetav, eestkostja, õed, vennad, jt) andmeid väljastavate päringute kasutamist. Aja jooksul on selgunud, et osad asutused ei vajagi tegelikult rahvastikuregistr is t andmeid sellises ulatuses nagu päringuga on võimalik saada, kuigi rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu taotluses oli põhjendatud nende andmete vajadus konkreetse eesmärgi täitmisega. Kuna rahvastikuregistri andmete töötlemisel tuleb alati lähtuda eesmärgikohasuse ja minimaalsuse põhimõtetest, siis leiab Siseministeerium, et igal lepingupartneril tuleb väga kriitiliselt hinnata, milliseid rahvastikuregistrisse kantud isikuandmeid oma ülesande täitmis eks vajatakse, vaadata üle asutusele avatud rahvastikuregistri X-tee teenused ning nende teenustega väljastatavate andmete koosseis. Juhul kui selgub, et päring väljastab rahvastikuregistr is t andmeid rohkem kui asutus andmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks tänasel päeval tegelikult vajab, siis tuleb olemasolev teenus asenda sellise teenusega, mis vastab asutuse tegelikele vajadustele. Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsude taotlemine, lõpetamine ja muutmine toimub rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemis, aadressil https://rr-taotlus.smit.ee. Juurdepääsu taotlemiseks, lõpetamiseks või muutmiseks esitage palun taotlus rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemi vahendusel valides 2 (3) vastava taotlusvormi. Rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu puudutavates sisulistes küsimustes võib kirjutada ka e-posti aadressil [email protected]. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Enel Pungas rahvastiku toimingute osakonna juhataja Teadmiseks: Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus [email protected] Katrin Jõesalu 6125173 [email protected] 3 (3) Saatja: SiM info <[email protected]> Saadetud: 10.12.2021 14:41 Adressaat: SMIT_xtee <[email protected]> Teema: Teavitus rahvastikuregistri X-tee teenuste kasutajatele rahvastikuregistri X-tee teenuste üldtingimuste muudatusest alates 01.01.2022 Manused: 10-92630-1 25.11.2021 Väljaminev kiri.asice Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada. SISEMINISTEERIUM Tere! Kuna tehnilistel põhjustel ei jõudnud kiri kõikide adressaatideni, siis saadame kirja uuesti. Teile on saadetud Siseministeeriumi dokumendihaldussüsteemi Delta kaudu dokument Teavitus rahvastikuregistri X-tee teenuste kasutajatele rahvastikuregistri X-tee teenuste üldtingimuste muudatusest alates 01.01.2022, mis on registreeritud 25.11.2021, numbriga 10-9/2630-1. Kontaktinfo E - N 8.00-16.45, R 8.00-15.30 aadress: Pikk 61, 15065 Tallinn e-post: [email protected] telefon: 612 5017, 612 5024, 612 5022