Ametijuhend

KINNITATUD (kuupäev digiallkirjas) I. AMETIJUHENDI ÜLDOSA Struktuuriüksus Üldosakond Ametinimetus spetsialist Valdkond teabehaldus Ametipositsioon töötaja Vahetu juht osakonnajuhataja Alluvad - Töötaja asendaja osakonnajuhataja määratud teenistuja Töötaja asendab osakonnajuhataja määratud teenistuja Eritingimused - Ametikoha eesmärk Terviseameti (edaspidi amet) tegevuse käigus loodud ja saadud teabe igakülgne haldamine, sh teenistujate nõustamine ning abistamine dokumendihalduse valdkonnas ja ameti kõnekeskuse koosseisus üldtelefonile helistajate nõustamine. II. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED TEENISTUSÜLESANNE OODATAV TULEMUS 1. Teabehaldusteenuse pakkumine. - Dokumendid on dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) nõuetekohaselt registreeritud ja menetlusse suunatud. - Dokumentide metaandmed on vajadusel kontrollitud ja dokumendid on korrektselt vormistatud ning adressaatidele edastatud. - Teenistusülesannete täitmiseks vajalikud doku- mendid on koostatud. - Teenistujate ettepanekud dokumentide liigitus- keemi täiendamiseks on dokumendihalduse pea- spetsialistile edastatud. - Üldistele päringutele on vastatud ja vajadusel asjaomastele isikutele suunatud. 2. Haldusteenuse toetamine. - Teenistujad on siseriiklike teenistussõitude vormistamisel, sh vajalike piletite soetamisel juhendatud. - Siselähetuskorralduses esitatud baasandmete õigsus on kontrollitud. - Ameti esinduse ruumide korrashoid on tagatud. - Hoone haldamisega seotud küsimused on edastatud Terviseameti-poolsele kontaktisikule või hoone haldurile. - Ürituste korraldamine on vajadusel assisteeritud. 3. Ameti teenistujate juhendamine - Teenistujatele on DHSi tutvustatud ja selle dokumendihaldussüsteemi kasutamise kasutamist õpetatud. küsimustes.  - Teenistujatele on osutatud vajalikku kaasabi DHSi kasutamisel, et dokumendid saaks DHSi hõlmatud või ametist välja saadetud hiljemalt saabumisele või allkirjastamisele järgneval tööpäeval. - Teenistujad oskavad asutuse DHSi kasutada, küsimuste tekkimisel saavad asjatundlikku abi ja juhendamist. - Dokumendihaldussüsteemi kasutamisel tekkinud probleemid on peakasutajale edastatud. 4. Väljasaadetava posti (sh elektrooniliste - Dokumendid on keeleliselt ja vormiliselt dokumentide) töötlemine ja väljasaatmine korrektsed. Vajadusel on tehtud parandused või ning vajadusel kullerteenuse osutaja tagastatud dokument paranduste tegemiseks leidmine. koostajale. - Dokument koos lisadega on hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval välja saadetud või postiteenuse osutajale üle antud. Kiireloomulised dokumendid on edastatud viivitamata. - Dokumendiregister on täidetud korrektselt, sisestatud dokumendid on otsinguga leitavad ning juurdepääsupiirangute alused ja tähtajad on määratud lähtuvalt avaliku teabe seadusest. 5. Saate- ja edastuskirjade ning lühi- ja - Dokumendid on koostatud ja sisestatud DHSi tüüpvastuste koostamine, vajadusel korrektselt ja tähtaegselt. nõupidamiste protokollimine jm tegevuse dokumenteerimine. 6. Ameti kõnekeskuse koosseisus ameti - Sissetulevale kõnele on reageeritud esimesel üldtelefonile vastamine. võimalusel ja helistajale on vastatud viisakalt ja asjatundlikult. - Spetsialisti pädevusse mittekuuluvad kõned on suunatud teenuse omanikule, tema poolt määratud teenistujale või antud soovitus teise asutuse poole pöördumiseks, vajadusel koos asutuse kontaktandmetega. - Kui kõnet ei ole võimalik ühendada, on helistajale pakutud võimalus jätta teade ja kontaktnumber või antud soovitud isiku telefoninumber ja jäetud teated edastatud teenistujatele e-posti teel. - Suulised teabenõuded, mida ei õnnestu koheselt lahendada, on dokumenteeritud, hõlmatud DHSi ning edastatud resolutsiooni andmiseks teenuse omanikule või suunatud lahendamiseks pädevalt teenistujale. - Klientidele parima võimaliku lahenduse pakkumine on tagatud. Klientide kaebused puuduvad. 7. Ameti välisveebis kuvatavate DHSi - DHSist välisveebi avalikku dokumendiregistrisse andmete õigsuse kontroll. kanduvad andmed on õiged. - Välisveebis ei ole kuvatud piiranguga dokumente. - Puuduste avastamisel on vead parandatud ja võetud tarvitusele meetmed vigade kordumise vältimiseks. 8. Tellimuste koordineerimine. - Igapäevase tellimisprotsessi suunamine teistele vastutajatele on tagatud. 2 (4)  - Töökorraldus tagab teenistujatele paindlikkuse ja keskendumise põhiülesannetele. 9. Asjaajamisest väljunud - Paberdokumendid on paigutatud kaustadesse ja paberdokumentide haldamine ja säilitatud vastavalt dokumentide liigitusskeemile. dokumentide arhiveerimistegevuste - Säilitustähtaja ületanud dokumendid on korraldamine. hävitamiseks ette valmistatud ja hävitatud vastavalt teabehalduse korrale. - Pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga dokumendid on ette valmistatud ja üle antud asutuse arhiivi. 10. Spetsialisti hallatavate registrite ja - Struktuuriüksuse juhi korraldusel on loodud infosüsteemide kasutajakontode loomine vajalike õigustega kasutuskontod. ameti teenistujatele. 11. Ametikoha eesmärgiga seotud - Ühekordsed ülesanded on vahetu juhi korraldusel ühekordsete teenistusülesannete täitmine. või omal initsiatiivil korrektselt ja tähtaegselt täidetud. III. TEENISTUJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED TEENISTUJA KOHUSTUB: 1. Lähtuma teenistusülesannete täitmisel asutuse põhiväärtustest (asjatundlik, avatud, hooliv). 2. Täitma teenistusülesandeid ausalt, hoolikalt ja erapooletult, valides igaühe õigusi ja vabadusi ning avalikku huvi parimal võimalikul viisil arvestava lahenduse. 3. Tegutsema asutusele lojaalselt ja käituma väärikalt nii teenistuses olles kui ka väljaspool teenistust (sh sotsiaalmeedias) ning hoiduma tegevusest, mis diskrediteeriks teda või kahjustaks asutuse mainet. 4. Kasutama asutuse vara ja teenistuja kasutusse antud vahendeid heaperemehelikult, sihipäraselt ning mitte andma neid kolmandate isikute kasutusse. 5. Asuma koheselt, ilma erikorralduseta, kõrvaldama teenistusülesande tulemuslikku ja nõuetekohast täitmist takistavat probleemi või vähendama selle mõju. 6. Hoidma konfidentsiaalsena ja mitte avaldama ilma asutuse kirjaliku nõusolekuta kolmandatele isikutele asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sellele kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaja jooksul või muude andmete hulka, millele juurdepääs või mille kasutamine on mistahes õigusaktiga piiratud. 7. Teavitama viivitamata peadirektorit, kui ta tegeleb või kavatseb tegeleda kõrvaltegevusega. 8. Töötlema talle teenistusülesannete käigus teatavaks saanud isikuandmeid vastavalt isikuandmete kaitset reguleerivatele õigusaktidele. TEENISTUJAL ON ÕIGUS: 1. Saada oma tööks vajalikku informatsiooni, ametiabi, selgitusi, arvamusi, kommentaare ja asjasse puutuvaid dokumente või nende koopiaid vahetult juhilt, teistelt struktuuriüksustelt ning teistelt asutuse teenistujatelt. 2. Saada tööülesannete täitmiseks vajalikke seadmeid ja töövahendeid ning vajadusel abi nende kasutamisel. 3. Keelduda seadusega vastuolus olevate korralduste täitmisest. 4. Teha ettepanekuid struktuuriüksuse juhile enda, üksuse ja asutuse töö paremaks korraldamiseks. 5. Osaleda vastavalt vajadusele tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks koolitustel. 6. Kokkuleppel vahetu juhtiga täita ülesandeid kaugtöö vormis. 7. Saada arengu- ja hindamisvestluse järgselt vahetult juhilt kirjalik hinnang oma teenistuskohustuste täitmise kohta. 8. Esindada asutust oma vastutusvaldkonda kuuluvates küsimustes ilma õiguseta võtta asutusele kohustusi. 3 (4) IV. TÖÖRIIDED Teenistuskohale ei ole kehtestatud eririietuse nõuet. Teenistuja riietus vastab töökohustuste iseloomule, on puhas, korrektne ja väljapeetud. V. NÕUDED TEENISTUSKOHA TÄITJALE Haridus Kutseharidus Eriala/õppesuund Eelistatud valdkond asjaajamine, dokumendi-, info- või teabehaldus. Töökogemus Vähemalt 1-aastane erialane töökogemus soovitatavalt avalikus sektoris. Teadmised ja oskused Teadmised dokumendihaldusest ja kehtivast seadusandlusest, DHS Delta või mõne muu üldkasutatava dokumendihaldustarkvara kasutamise kogemus. Isikuomadused ja võimed - Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha ja hinnata otsuste tagajärgi ning vastutada nende eest. - Algatusvõime ja loovus, sh võime välja töötada uusi lahendusi, võtta omaks ja viia ellu muudatusi. - Oskus eristada olulist ebaolulisest, analüüsi- ja sünteesivõime. - Tulemusele orienteeritus, sh võime teadvustada asutuse ja oma tegevuse eesmärke ja omistada tegevustele õige prioriteet. - Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning efektiivselt aega kasutada. - Väga hea suhtlemisoskus, sh oskus korraldada koostööd ja suhelda avalikkusega. - Orienteeritus meeskonnatööle, sh oskus mõista oma rolli meeskonnas ja tegutseda meeskonna eesmärkide saavutamise nimel. - Kõrge sisemine motiveeritus. - Lojaalsus, ausus, usaldusväärsus, kõrged eetilised tõekspidamised. Keeleoskus Eesti keel – C1 Inglise ja vene keel – suhtlustasandil koos teenistusülesannetest tuleneva sõnavara valdamisega Arvutioskus Teenistuskohal vajaminevate oskuste ulatuses. 4 (4)