Ametijuhend

KINNITATUD (kuupäev digiallkirjas) I. AMETIJUHENDI ÜLDOSA Struktuuriüksus Üldosakond Ametinimetus spetsialist Ametipositsioon töötaja Vahetu juht osakonnajuhataja Alluvad - Töötaja asendaja osakonnajuhataja määratud teenistuja Töötaja asendab osakonnajuhataja määratud teenistuja Eritingimused - Ametikoha eesmärk Terviseameti (edaspidi amet) tegevuse käigus loodud ja saadud teabe igakülgne haldamine, sh teenistujate nõustamine ning abistamine dokumendihalduse valdkonnas. Ameti Tartu esinduses paiknevate teenistujate majanduslik teenindamine ning hoone korrashoiu ja kvaliteetse töökeskkonna tagamine. II. TEENISTUSKOHA ÜLESANDED TEENISTUSÜLESANNE OODATAV TULEMUS 1. Teabehaldusteenuse pakkumine - Dokumendid on dokumendihaldussüsteemis töökohajärgses esinduses. (edaspidi DHS) nõuetekohaselt registreeritud ja menetlusse suunatud. - Dokumentide metaandmed on vajadusel kontrollitud ja dokumendid on korrektselt vormistatud ning adressaatidele edastatud. - Töö iseloomust tulenevad dokumendid on koostatud. - Teenistujate ettepanekud dokumentide loetelu täiendamiseks on dokumendihalduse peaspetsialistile edastatud. - Üldistele päringutele on vastatud ja vajadusel asjaomastele isikutele suunatud. 2. Haldusteenuse toetamine. - Teenistujad on siseriiklike teenistussõitude vormistamisel, sh vajalike piletite soetamisel juhendatud. - Ameti esinduse ruumide korrashoid on tagatud. - Hoone haldamisega seotud küsimused on edastatud ameti-poolsele kontaktisikule või hoone haldurile. - Hoone valvestus- ja parkimissüsteemid on hallatud. - Ürituste korraldamine on vajadusel assisteeritud. 3. Ameti teenistujate juhendamine - Teenistujatele on DHSi tutvustatud ja selle dokumendihaldussüsteemi kasutamise kasutamist õpetatud. küsimustes.  - Teenistujatele on osutatud vajalikku kaasabi DHSi kasutamisel, et dokumendid saaksid DHSi hõlmatud või ametist välja saadetud hiljemalt saabumisele või allkirjastamisele järgneval tööpäeval. - Küsimuste tekkimisel DHSi kasutamise kohta on teenistujad saanud asjatundlikku abi ja juhendamist. - Dokumendihaldussüsteemi kasutamisel tekkinud probleemid on peakasutajale edastatud. 4. Väljasaadetava posti töötlemine ja - Väljasaadetavad dokumendid on keeleliselt ja väljasaatmine ning vajadusel vormiliselt korrektsed. Vajadusel on tehtud kullerteenuse osutaja leidmine. parandused või tagastatud dokument paranduste tegemiseks koostajale. - Dokument koos lisadega on hiljemalt allkirjastamisele järgneval tööpäeval välja saadetud või postiteenuse osutajale üle antud. Kiireloomulised dokumendid on edastatud viivitamata. - Dokumendiregister on täidetud korrektselt, sisestatud dokumendid on otsinguga leitavad ning juurdepääsupiirangute alused ja tähtajad on määratud lähtuvalt avaliku teabe seadusest. 5. Tellimuste koordineerimine. - Igapäevase tellimisprotsessi suunamine teistele vastutajatele on tagatud. - Töökorraldus tagab teenistujatele paindlikkuse ja keskendumise põhiülesannetele. 6. Ostuarvete elektroonilises - Arved on kinnitusringile saadetud. menetluskeskkonnas menetlemine. - Vajadusel arve kontaktisik välja selgitatud. - Arvete töövood on jälgitud ning viibinud arvete osas on teenistujatele meeldetuletuskirjad saadetud. - Tagasilükatud arvetega on tegeletud. - Välishankijate ostuarved on vajadusel digiteeritud ja menetlemiseks edastatud. - Digiteeritud ja pdf-arvel toodud andmed on võrreldud. 7. Asjaajamisest väljunud - Paberdokumendid on paigutatud kaustadesse ja paberdokumentide haldamine ja säilitatud vastavalt dokumentide dokumentide arhiveerimistegevuste liigitusskeemile. korraldamine. - Säilitustähtaja ületanud dokumendid on hävitamiseks ette valmistatud ja hävitatud vastavalt teabehalduse korrale. - Pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga dokumendid on ette valmistatud ja üle antud asutuse arhiivi. 8. Spetsialisti hallatavate registrite ja - Struktuuriüksuse juhi korraldusel on loodud infosüsteemide kasutajakontode loomine vajalike õigustega kasutuskontod. ameti teenistujatele. 9. Ametikoha eesmärgiga seotud - Ühekordsed ülesanded on vahetu juhi korraldusel ühekordsete teenistusülesannete täitmine. või omal initsiatiivil korrektselt ja tähtaegselt täidetud. 2 (4) III. TEENISTUJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED TEENISTUJA KOHUSTUB: 1. Lähtuma teenistusülesannete täitmisel asutuse põhiväärtustest (asjatundlik, avatud, hooliv). 2. Täitma teenistusülesandeid ausalt, hoolikalt ja erapooletult, valides igaühe õigusi ja vabadusi ning avalikku huvi parimal võimalikul viisil arvestava lahenduse. 3. Tegutsema asutusele lojaalselt ja käituma väärikalt nii teenistuses olles kui ka väljaspool teenistust (sh sotsiaalmeedias) ning hoiduma tegevusest, mis diskrediteeriks teda või kahjustaks asutuse mainet. 4. Kasutama asutuse vara ja teenistuja kasutusse antud vahendeid heaperemehelikult, sihipäraselt ning mitte andma neid kolmandate isikute kasutusse. 5. Asuma koheselt, ilma erikorralduseta, kõrvaldama teenistusülesande tulemuslikku ja nõuetekohast täitmist takistavat probleemi või vähendama selle mõju. 6. Hoidma konfidentsiaalsena ja mitte avaldama ilma asutuse kirjaliku nõusolekuta kolmandatele isikutele asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sellele kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaja jooksul või muude andmete hulka, millele juurdepääs või mille kasutamine on mistahes õigusaktiga piiratud. 7. Teavitama viivitamata peadirektorit, kui ta tegeleb või kavatseb tegeleda kõrvaltegevusega. 8. Töötlema talle teenistusülesannete käigus teatavaks saanud isikuandmeid vastavalt isikuandmete kaitset reguleerivatele õigusaktidele TEENISTUJAL ON ÕIGUS: 1. Saada oma tööks vajalikku informatsiooni, ametiabi, selgitusi, arvamusi, kommentaare ja asjasse puutuvaid dokumente või nende koopiaid vahetult juhilt, teistelt struktuuriüksustelt ning teistelt asutuse teenistujatelt. 2. Saada tööülesannete täitmiseks vajalikke seadmeid ja töövahendeid ning vajadusel abi nende kasutamisel. 3. Keelduda seadusega vastuolus olevate korralduste täitmisest. 4. Teha ettepanekuid struktuuriüksuse juhile enda, üksuse ja asutuse töö paremaks korraldamiseks. 5. Osaleda vastavalt vajadusele tööalaste teadmiste ja oskuste arendamiseks koolitustel. 6. Kokkuleppel vahetu juhtiga täita ülesandeid kaugtöö vormis. 7. Saada arengu- ja hindamisvestluse järgselt vahetult juhilt kirjalik hinnang oma teenistuskohustuste täitmise kohta. 8. Esindada asutust oma vastutusvaldkonda kuuluvates küsimustes ilma õiguseta võtta asutusele kohustusi. IV. TÖÖRIIDED Teenistuskohale ei ole kehtestatud eririietuse nõuet. Teenistuja riietus vastab töökohustuste iseloomule, on puhas, korrektne ja väljapeetud. 3 (4) V. NÕUDED TEENISTUSKOHA TÄITJALE Haridus Kutseharidus Eriala/õppesuund Eelistatud valdkond asjaajamine, dokumendi-, info- või teabehaldus Töökogemus Vähemalt 1-aastane erialane töökogemus soovitatavalt avalikus sektoris Teadmised ja oskused Teadmised dokumendihaldusest ja kehtivast seadusandlusest, DHS Delta või mõne muu üldkasutatava dokumendihaldustarkvara kasutamise kogemus. Isikuomadused ja võimed - Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sh suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime ette näha ja hinnata otsuste tagajärgi ning vastutada nende eest. - Algatusvõime ja loovus, sh võime välja töötada uusi lahendusi, võtta omaks ja viia ellu muudatusi. - Oskus eristada olulist ebaolulisest, analüüsi- ja sünteesivõime. - Tulemusele orienteeritus, sh võime teadvustada asutuse ja oma tegevuse eesmärke ja omistada tegevustele õige prioriteet. - Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning efektiivselt aega kasutada. - Väga hea suhtlemisoskus, sh oskus korraldada koostööd ja suhelda avalikkusega. - Orienteeritus meeskonnatööle, sh oskus mõista oma rolli meeskonnas ja tegutseda meeskonna eesmärkide saavutamise nimel. - Kõrge sisemine motiveeritus. - Lojaalsus, ausus, usaldusväärsus, kõrged eetilised tõekspidamised. Keeleoskus Eesti keel – C1 Inglise ja vene keel – suhtlustasandil koos teenistus- ülesannetest tuleneva sõnavara valdamisega Arvutioskus Teenistuskohal vajaminevate oskuste ulatuses. 4 (4)