Tööjuhendi kinnitamine

23.10.2017 nr 1-1-1/138-OP KÄSKKIRI Tööjuhendi kinnitamine Majandus- ja kommunikatsiooniministri 12. veebruari 2003. a määruse „Veeteede Ameti põhimäärus“ § 20 punkt 3 alusel: 1. Kinnitan meresõiduohutuse teenistuse sekretär-asjaajaja tööjuhendi (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Rene Arikas peadirektor  Kinnitatud Veeteede Ameti peadirektori 23.10.2017 käskkirjaga nr 1-1-1/138-OP Lisa MERESÕIDUOHUTUSE TEENISTUSE SEKRETÄR-ASJAAJAJA TÖÖJUHEND 1 Üldosa 1.1 Struktuuriüksuse nimetus: Meresõiduohutuse teenistus (MOT) 1.2 Töökoha nimetus: Sekretär-asjaajaja 1.3 Töölepingu sõlmimine: Peadirektor 1.4 Kellele allub: MOT juhataja 1.5 Alluvad: ei ole 1.6 Asendajad: TTO juhataja poolt määratud töötaja dokumendihalduse küsimustes. 1.7 Keda asendab: ei ole 2 Töökoha eesmärk 2.1 MOT kantseleitöö ja asjaajamise korraldamine. MOTi töö toetamine vastavalt käesolevas juhendis toodud ülesannetele. 3 Tööülesanded 3.1 MOT-i tegevust käsitlevate dokumentide (kirjad, faksid, e-kirjad, teabenõuded, arved, lepingud jne) vastuvõtmine, esmane läbivaatamine, nende registreerimine ja üleslaadimine dokumendihaldussüsteemis ja edasise menetluse määramine. 3.2 Dokumendiringluse ja infovahetuse korraldamine MOT juhtkonna ja struktuuriüksuste vahel ning nende nõustamine dokumentide käitlemisel dokumendihaldussüsteemis. 3.3 Väljasaadetavate kirjade, fakside ja käskkirjade vormistamine blanketile, vajadusel nende korrigeerimine normitehniliselt. 3.4 Väljaminevate dokumentide registreerimine dokumendihaldussüsteemis, nende üleslaadimine, saatmine adressaadile. 3.5 Dokumentide ettevalmistamine arhiivi andmiseks. 3.6 Täidab dokumendihalduse küsimustes TTO konsultandi poolt antavaid korraldusi. 3.7 MOT koosolekute ja nõupidamiste ettevalmistamine ning vajadusel protokollimine. 3.8 Telefonikõnedele vastamine ja vajadusel suunamine asjasse puutuvasse struktuuriüksusesse, informatsiooni kogumine ja edastamine MOT-i juhatajale. 3.9 MOT-i juhataja korralduste edastamine allüksustele. 3.10 MOT juhataja poolt antavate ühekordsete lisaülesannete täitmine. 3.11 Lähetuste korral hotellikohtade, lennupiletite ja reisikindlustuste broneerimine. 3.12 Pidulike (ka kurbade) sündmuste puhul vastavalt MOT juhataja korraldusele lillede või meenete tellimine. Külaliste vastuvõtu ja nõupidamiste läbiviimise korraldamine (kohvilaua serveerimine, nõude korrashoid jne). 3.13 MOT nõupidamisruumide kasutamise korraldamine, kontoriruumide heakorra jälgimine ning tehniliste vahendite rikke korral (paljundusmasin, faks, printer jne) väljakutsete tegemine parandamiseks. 3.14 MOT koolituste ja ürituste korraldamine ja ettevalmistamine. 3.15 MOT varustamine vajalike kantselei- ja majapidamistarvetega. 3.16 MOT varade üle arvestuse pidamine. 3.17 MOT tööplaani kaasajastamine ja tähtaegade jälgimine. 4. Töötaja vastutus 4.1 Vastutab käesoleva tööjuhendiga ettenähtud kohustuste õigeaegse, kvaliteetse ja korrektse täitmise eest. 4.2 Vastutab enda vormistatud dokumentide õigsuse ja keelelise korrektsuse eest. 4.3 Vastutab oma otsuste ja korralduste ning asjaajamist reguleerivatest õigusaktidest kinnipidamise eest. 4.4 Vastutab talle seoses tööülesannete täitmisega teatavaks saanud konfidentsiaalse teabe hoidmise eest. 4.5 Vastutab tema kasutuses oleva vara säilimise ning heaperemeheliku ja sihipärase kasutamise eest. 5. Töötaja õigused 5.1 Küsida ja saada MOT struktuuriüksuste juhatajatelt juhiseid tööülesannete täitmiseks. 5.2 Kaasata oma tööülesannete täitmiseks teisi MOT struktuuriüksusi vastavalt MOT juhataja korraldusele, sealhulgas saada oma tööülesannetega seonduvat informatsiooni MOT juhtkonnalt ja ametnikelt/töötajatelt, ameti juhtkonnalt ja teiste struktuuriüksuste ametnikelt/töötajatelt. 5.3 Saada tööülesannete täitmiseks vajalikke töövahendid, arvuti- ja kontoritehnikat ning tehnilist abi nende kasutamisel. 5.4 Saada tööülesannete täitmiseks vajalikku tööalast täienduskoolitust ja kirjandust. 5.5 Kooskõlastatult MOT juhatajaga teha ameti juhtkonnale ettepanekuid ameti töö paremaks korraldamiseks ning esitada juhtkonnale muid taotlusi ja avaldusi. 6. Nõuded töötajale 6.1 Haridus: kutsekeskharidus – dokumendihaldus, juhiabi 6.2 Keeleoskus: 6.2.1 Eesti keel: C1 6.2.2 Inglise ja vene keel: B1 6.3 Töökogemus: 1 aasta 6.4 Teadmised ja oskused: kohusetundlikkus, usaldusväärsus, suhtlemisvõime, sõbralikkus, kannatlikkus. 7. Tööaeg 7.1 Täistööaeg Jah 7.2 Summeeritud tööaeg Ei 7.3 Valveaeg Ei 7.4 Öötöö kohaldamine Ei Tööjuhendiga tutvunud: ………… ………………………………….. ….…………… Kuupäev Ees- ja perekonnanimi Allkiri