Tugiteenuste osutamise kokkulepe Sihtasutus Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseumiga

Sihtasutus Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum Finantsarvestuse toimemudel - finantsarvestuse tegevuste jaotus sihtasutuse ja RTK finantsarvestuse osakonna Kultuuriministeeriumi talituse vahel Mõisted ja lühendid: Asutus - Kultuuriministeeriumi valitsemisalasse kuuluv riigi sihtasutus Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus Keskus - RTK finantsarvestuse osakonna Kultuuriministeeriumi valitsemisala talitus, kes osutab finantsarvestuse teenust sihtasutusele Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum PTO - RTK personaliteenuste osakonna talitus, kes osutab personali- ja palgaarvestuse teenust sihtasutusele Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum Muu - kolmas osapool, kes ei ole Keskus ega Asutus SAP - riigi ühtne majandusarvestustarkvara SAP BO - SAPi veebipõhine aruannete liides (Business Object) RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal eAK - e-arvete infosüsteem ostuarvete menetlemiseks DHS - Asutuse dokumendihaldussüsteem Menetlusring (kinnitusring) - Asutuse korra alusel eAKs, RTIPis, DHSis või e-postiga saadetavate dokumentide kontrollijate ja kinnitatajate järjekord. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse töötaja. Tegevuse nimetus Kes- Asu- Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused kus tus 1. Üldine dokumenteerimise korraldamine 1.1. Majandustehingute dokumenteerimine X Asutus dokumenteerib majandustehingute toimingud ja registreerib need vastavalt toimingu dokumenteerimise tähtajal Majandustehingutena käsitletakse kauba või teenuse asutuses kehtivale korrale DHSis, RTIPs või säilitab võrgukettal või paberkandjal. vastavalt asutusesisesele korrale ostu/müüki/üleandmist; asutuse juhi käskkirjas/ eAK kasutamise korral instrueerib Asutus hankijaid saatma ostuarved otse eAKsse korralduses ettenähtud tegevuse teostamist; toetuste või saadab need sinna ise. Asutuse finantstöötaja kontrollib enne algdokumentide saamise lepingus ettenähtud tegevust jms. Keskusele saatmist nende vastavust raamatupidamis- ja muudele õigusaktidele. Vajadusel võtab Asutus dokumendi koostajaga ühendust dokumendi parandamiseks. 1.2. Majandustehingute algdokumentide X Raamatupidamise algdokumendid saadetakse eAK või RTIPi kaudu või e-postiga toimingu dokumenteerimise edastamine ja SAPis kajastamine Keskusele. Asutus võib saata dokumendid Keskuse üldmeili aadressil lõpetamisel [email protected] või otse teenindava töötaja e-posti aadressil 1.3. Majandustehingute SAPis kajastamine X Keskus kontrollib saadetud algdokumendi vastavust raamatupidamise reeglitele, menetlusringi läbinud korrektne Vajadusel tehakse täpsustavate andmete päringud teeb vajadusel Asutusele lisapäringuid ning sisestab andmed SAPi. Keskus lisab dokument kantakse SAPi 2 tööpäeva Keskuse ja Asutuse vahel dokumendi menetlusringi dokumendi kinnitusse SAPi raamatupidamiskirje numbri, kui see ei teki jooksul kommentaaride väljadel või e-postiga toimuva andmevahetuse käigus automaatselt. kirjavahetusena. 1.4. Majandustehingute dokumentide säilimise X X Asutus vastutab majandustehingute aluseks olevate dokumentide säilimise ja säilitamiseks ettenähtud tagamine arhiveerimise eest DHSis, võrgukettal ja paberdokumentidena vormistatuna. tähtaegadeni Keskus vastutab SAPis, eAKs, RTIPis ja RTK dokumendiregistrites registreeritud, e-postiga tulnud ja Keskuse võrgukettal arhiveeritud algdokumentide säilimise eest. 2. Juhtimisarvestus 2.1. Juhtimisarvestuse süsteem 2.1.1 Eelarve koostamise, täitmise ja jälgimise Asutus koostab eelarve lähtudes oma vajadustest ja asutuse nõukoguga vajadusel korraldus X X kokkulepitust. Toetused, projektid (wbs-elemendid), Asutus töötab välja juhtimisarvestussüsteemi, mis arvestab SAPi funktsionaalsust, vajadusel Kontoplaani kasutus lepitakse kokku koostöös Keskusega. kuluüksused, kulukohad muud sisaldades kuluüksuste, kulukohtade, toetuste ja projektide arvestusobjektide loetelu Olemasolevat kontoplaani ja muid arvestusobjekte saab juhtimisaruandluseks vajalikud ja nende kasutamist erinevate kontode juures. Asutus tellib uusi koode vajadusel vaadata SAP BO aruandest AA002. arvestusobjektid X X Keskuselt e-posti teel. Keskus organiseerib uute koodide loomise SAPis ja teavitab sellest Asutust e-posti teel. 2.1.2 2.2. Eelarve Eelarve koostamine ja Keskusele saatmine Asutus koostab aasta eelarve arvestades SAPis kasutatavaid arvestusobjekte ning vajadusel Detailse eelarve koostamisel kuluüksuste, vajadusel teeb eelarve muudatused. Kui Asutus soovib eelarvet jälgida SAB BO kulukohtade/ressursside või projektide kaupa kasutatakse X aruandlsusüsteemis, siis saadab ta kinnitatud eelarve Keskusele SAPi selleks ettenähtud exceli vorme, mis on avaldatud RTK 2.2.1. sisestamiseks. kodulehel. Eelarve sisestamine SAPi Keskus sisestab asutuse soovi korral eelarve SAPi. info saabumisele järgneva 2 sihtasutusel ei ole eelarvbe sisestamine SAPi kohustuslik, X 2.2.2. tööpäeva jooksul kui eelarve jälgimine toimub väljaspool SAP süsteemi 2.3. Eelarve täitmise aruandlus 2.3.1. Eelarve täitmise aruandlus X Asutus kasutab aruannete saamiseks SAP BOd. vajadusel Eelarve täitmise aruandluse jälgimine, Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja küsimuste korral pöördub Keskuse vajadusel Soovituslik vorm 8 arvestusobjektide muutmiseks kontrollimine, vigadest teatamine X poole selgituste saamiseks. Parandusi vajavate tehingute puhul edastab Asutus Keskusele teatise e-posti teel. 2.3.2. Eelarve täitmise aruandluse parandamine Asutusest saadud informatsiooni põhjal teeb Keskus vajadusel paranduskanded info saabumisele järgneva 2 X SAPis ja teavitab Asutust tehtud paranduskannetest e-posti teel. tööpäeva jooksul 2.3.3. Eelarve täitmise aruandluse tähtajad Keskus kontrollib eelarvete täitmise aruandlust, et tagada asutusele õigeaegne ja eelarve täitmise aruanne on Üldjuhul ei tehta raamatupidamise kandeid eelnevatesse X õige aruandlus. kontrollitud järgmise kuu 25. kuudesse peale järgmise kuu 20. ndat kuupäeva 2.3.4. tööpäevaks 3. Ostutoimingud ja toetuste andmine 3.1. Tarnijate register Uue tarnija sisestamine Ostuarve saabumisel kontrollib Keskus tarnija olemasolu ja vajadusel sisestab uue hiljemalt info saabumisele X tarnija andmed SAPi. Uue tarnija teavitus eAKs seadistatakse Keskuse e-posti järgneval tööpäeval aadressile. 3.1.1 Olemasoleva tarnija andmete muutmine, Kui tarnija on Asutusele teada andnud oma nime või kontaktandmete muutmisest, esimesel võimalusel sulgemine ja blokeerimine tegevuse lõppemisest jms, teavitab Asutus sellest Keskust e-posti teel. Keskus teeb X X vajalikud muudatused SAPis. 3.1.2 Oma töötaja kui tarnija Kui asutus saadab maksmiseks dokumendid, mille alusel tehakse ülekanne oma hiljemalt järgmisel RTIPi lähetuste ja majanduskulude mooduli kaudu luuakse X töötajale, siis oma töötaja andmed tarnijate registrisse sisestatakse automaatselt. tööpäevaltegevus oma töötaja kui tarnija SAPis automaatselt. 3.1.3 3.2. Ostuarved 3.2.1. Arvete kontrollimine asutuse poolt Arve vastuvõtmine tarnijalt ja edastamine Sihtasutus võtab kodumaistelt tarnijatelt vastu ainult e-arveid. E-arved saabuvad esimesel võimalusel eAKsse digitaliseerimiseks automaatselt eAKsse. Asutus saadab välisresidentidelt saadud arved pdf formaadis digiteerimiseks avatud e-postkasti [email protected] digiteerimisele või digiteerib ise, mille järel neid saab eAKs menetleda. X 3.2.1.1 eAKs digitaliseeritud arvete juurde manusena Asutus lisab vajadusel eAKs digitaliseeritud arvete juurde manusena saatelehed, hiljemalt arve saabumisele lisade lisamine X aktid, lepingud jm dokumendid. järgneval tööpäeval 3.2.1.2 Arve sisu kontrollimine ja eAKs arve Asutus kontrollib ja kinnitab arve eAK-s. Asutus vastutab määratud kinnitusringi iga kinnitusringis olev isik kinnitab Arvestusobjektide määramine toimub vastavalt lisale 1.1. kinnitamine ning arvele lisatud koodide õigsuse eest. Keskus kontrollib seejärel arve õigsust arve hiljemalt kahe tööpäeva jooksul raamatupidamise sise-eeskirjas esitatud nõuete kohaselt. Asutuse juhi või tema asendajate kinnitus tähendab, et majandustehingu toimumise õiguspärasusele on X X antud kinnitus ning ostuarve lubatakse maksmisele. Keskus vastutab arvel olevate rekvisiitide kontrollimise ja lisatud koodide õige sisestamise eest SAPi. 3.2.1.3 Täiendavate dokumentide või arve Kui arve ei vasta lepingus kokkulepitud tingimustele, puuduvad täiendavad hiljemalt probleemi avastamisele ümbervormistamise nõude esitamine tarnijale X dokumendid või esineb muid puudusi, esitab Asutus tarnijale vastavasisulise nõude järgneval tööpäeval. puuduste korral puuduste kõrvaldamiseks. 3.2.1.4 Täiendava informatsiooni ja dokumentide või Kui saabub tarnijalt täiendav informatsioon arve kohta, lisab Asutus täiendavat infot esimesel võimalusel Lähetustega seotud kulude puhul lisatakse nende kohta viite lisamine sisaldavad dokumendid eAKs menetluses oleva arve manustesse või lisab täiendava lähetuskorralduse number. Kui kasutatakse RTIPi info arve juurde kommentaarina. Kui ostuarvel olevad kulutused kuuluvad koolitusmoodulit lisatakse koolitussündmuse puhul X hüvitamisele kolmanda isiku poolt, lisatab Asutus vastava märke ostuarve juurde kuludele ka koolituse ID kommentaarina, v. a lähetuskulude korral, kui see märge tehakse RTIPi kaudu. 3.2.1.5 Alusetu ostuarve kehtetuks tunnistamine Kui arve on esitatud alusetult, lükkab Asutus arve eAK-s tagasi ja teavitab arve hiljemalt probleemi avastamisele Arvet ja kreeditarvet võib jätta eAKst SAPi saatmata, kui aktsepteerimata jätmisest tarnijat. järgneval tööpäeval. see tunnistatakse kohe algselt tagasilükatuks. X 3.2.1.6 Kinnitatud arve suunamine Keskusele Keskus on ostuarvete menetlusringis eAKs viimaseks arve kinnitajaks. arved peavad üldjuhul 4 tööpäeva Kiirkorras maksmisele kuuluvatest arvetest annab Asutus enne maksetähtaega jõudma Keskusele võimalikult vara teada riigikassas broneeringu X Keskusesse ja makse tegemiseks. 3.2.1.7 3.2.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine ostuarvete registris Asutuse saadetud arve vastuvõtmine ja Keskus kontrollib arve vastavust nõuetele ja arve konteeringu õigsust, lisab üldjuhul arve kinnitamiseks kinnitamine vajadusel koodid ning kinnitab arve eAKs. eAK saadab kinnitatud arved automaatselt saabumisele järgneval tööpäeval X SAPi. 3.2.2.1 Täiendavate dokumentide või täiendava Vajadusel esitab Keskus Asutusele nõude täiendavate dokumentide või arve kontrollimise kuupäeval informatsiooni nõude või paranduse nõude informatsiooni kohta e-posti teel või suunab arve eAKs asutusele tagasi. X esitamine Asutusele puuduste korral 3.2.2.2 Kinnitatud arve sisestamine SAP ostuarvete Keskus kontrollib SAPi imporditud arve üle ja postitab arve SAP ostuarvete esimesel võimalusel registrisse X registrisse. Vajadusel periodiseeritakse arve vastavalt kehtivatele arvestuspõhimõtetele. 3.2.2.3 Arve sidumine tehtud ettemaksega ja Keskus kontrollib, kas tarnijal on sulgemata ettemakseid ja seob tehtud ettemakse üldjuhul arve kinnitamiseks ettevalmistamine tasumiseks. arvega. Vajadusel esitab ta täiendava järelpärimise Asutusele ettemakse saabumisele järgneval tööpäeval X sulgemise võimaluse kohta e-posti teel. Keskus vastutab õige maksetähtaja, makse summa ning maksja ja saaja pangakontode õigsuse eest SAPis. 3.2.2.4 Toetuste saamisega seotud nõuete Kui ostuarvel olevad kulutused kuuluvad ostuarvele lisatud märke kohaselt üldjuhul arve kinnitamiseks sisestamine X hüvitamisele kolmanda isiku poolt, võtab Keskus arvele vastava nõude. saabumisele järgneval tööpäeval 3.2.2.5 3.3. Lähetused 3.3.1. Lähetuste korraldused ja avansid Lähetuskorralduse koostamine (koos avansi Asutus koostab lähetuskorralduse RTIPis. lähetuskorraldus 7 tööpäeva enne taotlemisega) lähetuse algust või kodumaiste X lähetuste korral kulu tekkimisel 3.3.1.1. Lähetuskorralduse kinnitamine Asutuse poolt Lähetuskorraldus menetletakse RTIPis ja kinnitatakse vastavalt asutuses kehtivale iga kinnitusringis olev isik kinnitab korrale. Kui lähetatu on korraldusel taotlenud avanssi, edastab Asutus korralduse arve hiljemalt kahe tööpäeva jooksul X RTIPi kaudu Keskusele. Avansi taotlemise korral lisatakse finantsdimensioonid vastavalt Lisale 1. 3.3.1.2. Lähetuse korralduse vastuvõtmine ja avansi Keskus impordib RTIPist andmed avansi ülekandmiseks SAPi ning teeb avansi avanss makstakse hiljemalt sisestamine SAP-i X ülekande töötajale. lähetuse alguspäevale eelneval 3.3.1.3. tööpäeval 3.3.2. Lähetuste kuluaruanded Lähetuskulude aruande koostamine ja Asutus koostab lähetuskulude aruande RTIPis. Algdokumendid skaneeritakse ja 5 tööpäeva jooksul pärast Ostuarvega tasutud kulud ilmuvad automaatselt RTIPi, kui kuludokumentide lisamine X lisatakse elektroonilisele aruandele. lähetusest naasmist ostuarvete menetlemisel on eAKs neile lisatud lähetuse kood. 3.3.2.1. Deebet- või krediitkaardiga tasutud Kui lähetuskulude eest on tasutud Asutuse deebet- või krediitkaardiga, on lähetatu aruande koostamisel lähetuskulud kohustatud tegema vastava märke lähetuskulude aruandele. X 3.3.2.2. Lähetuskulude aruande kinnitamine Lähetuskulude aruanne kinnitatakse RTIPis. Finantsdimensioonid lisatakse iga kinnitusringis olev isik kinnitab X vastavalt Lisale 1. Kui kulud kuuluvad hüvitamisele või toetuse arvelt maksmisele, dokumendi hiljemalt kahe tööpäeva 3.3.2.3. tuleb lisada vastav info. jooksul Lähetuskulude aruande saatmine Keskusele Menetlusringis määratakse viimaseks kinnitajaks Keskus. esimesel võimalusel X 3.3.2.4. Lähetuskulude aruande vastuvõtmine ja Keskus kontrollib aruande, kinnitades selle vastavust raamatupidamise nõuetele. üldjuhul dokumendi saamisele sisestamine SAPi X Keskus impordib kuluaruande RTIPist SAPi. järgneval tööpäeval 3.3.2.5. Lähetuskulude ja avansi sidumine ja Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud avanssi, seob Keskus SAPis hiljemalt viie tööpäeva jooksul lähetuskulude eest tasumine lähetuskulud avansiga. Keskus maksab ülekulu lähetatu pangakontole. aruande saabumisest X 3.3.2.6. Lähetatu teavitamine kasutamata avansi Keskus edastab Asutusele andmed kasutamata jäänud avansi jäägist e-posti teel. vähemalt kord nädalas jäägist Asutus teavitab lähetatut avansi jäägist, selgitades välja, kas lähetatu maksab avansi jäägi Asutusele tagasi, lubab avansi oma palgast kinni pidada või jätab selle järgmise lähetuse kulude katteks. Asutus edastab saadud informatsiooni Keskusele, X X kes saadab vajadusel vajalikud andmed avansi jäägi palgast kinnipidamiseks PTOle. Tagasilaekumist jälgib Keskus. 3.3.2.7. Laekumata lähetuskulu aruannete kohta Asutus saadab vajadusel RTIPi kaudu meeldetuletuse kuluaruande tähtajaks vähemalt kord nädalas Asutus jälgib, et aruanded oleksid õigeaegselt esitatud. meeldetuletuse saatmine X esitamata jätnud töötajatele. 3.3.2.9. 3.4. Majanduskulud ja muud töötajatele tasutavad hüvitised 3.4.1. Pangakaardiga tasutud majanduskulud Õiguste andmine pangakaardi kasutamiseks Asutuse juht annab loa töötajatele pangakaardi avamiseks. X 3.4.1.1 Käskkirja ja informatsiooni pangakaardi Asutus edastab pangakaardi taotluse riigikassale. Riigikassa edastab info avatud vastavalt vajadusele avamise kohta edastamine Keskusele X X kaardist Asutusele ja Asutus Keskusele e-posti teel. 3.4.1.2 Pangakaardiga tasutud majanduskulude Kui majanduskulude eest on tasutud Asutuse pangakaardiga, koostab Asutus hiljemalt järgneva kuu Soovituslik vorm 6 Pangakaardiga tasutud kulude aruanne aruande koostamine pangakaardiga tasutud kulude aruande, v.a juhul, kui info kaardiga makstud kuludest 10.tööpäevaks X esitatakse RTIPi kaudu lähetuskulude aruandes. 3.4.1.3 Pangakaardiga tasutud majanduskulude Asutuse poolt kinnitatud majanduskulude aruanne edastatakse Keskusele RTIPs. esimesel võimalusel aruande saatmine Keskusele X 3.4.1.4 Pangakaardiga tasutud majanduskulude Keskus kontrollib aruande ja sisestab raamatupidamiskande SAPi. üldjuhul aruande saamisele aruande kontrollimine ja sisestamine X järgneval tööpäeval 3.4.1.5 3.4.2. Muud töötajatele makstavad hüvitised Oma töötajatele maksmisele kuuluvate Töötaja esitab kulude hüvitamiseks taotluse RTIPs lisades kulude hüvitamise vajadusel Kulud hüvitatakse vastavalt Asutuses kehtestatud korrale. hüvitiste vormistamine ja kooskõlastamine aluseks olevad kuludokumendid. Arvestusobjektid lisatakse vastavalt Lisale 1. Hüvitatavad kulud on näiteks isikliku sõiduauto kasutamise X kompensatsioon, parkimine, prillihüvitis, ühistranspordi hüvitis jne. 3.4.2.1 Oma töötajatele maksmisele kuuluvate Asutus edastab kontrollitud taotluse kulude hüvitamiseks Keskusele RTIPis. esimesel võimalusel hüvitiste saatmine Keskusele X 3.4.2.2. Hüvitiste sisestamine ja maksmine Keskus kontrollib hüvitise taotluse, kajastab selle SAPis ja teeb väljamakse töötajale. üldjuhul dokumendi saamisest järgmisel tööpäeval, makse X töötajale vastavalt riigi-kassasse maksete saatmise korrale 3.4.2.3. 3.5. Muud väljamaksed Muude maksmisele kuuluvate dokumentide Dokument kooskõlastatakse Asutuses kinnitatud korra alusel ning edastatakse esimesel võimalusel Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on näiteks vormistamine, kooskõlastamine ja saatmine Keskusele RTIPis, skanneerides vajadusel paberkujul algdokumendid. kohtuotsuse alusel hüvitamisele kuuluvad nõuded, raamatupidamisüksusele X maamaks, riigilõivud, ostu-müügi lepingud jmt 3.5.1 Makse sisestamine ja ülekandmine Keskus kontrollib dokumendi, kajastab selle SAPis ja teeb ülekande saajale. üldjuhul dokumendi saamisest järgmisel tööpäeval, makse X töötajale vastavalt riigi-kassasse maksete saatmise korrale 3.5.2. 4. Müügi ja muude tulude toimingud 4.1. Klientide register Uue kliendi sisestamine Klientidega seotud dokumentide saabumisel kontrollib Keskus kliendi olemasolu kahe tööpäeva jooksul järgmisel SAPis ja sisestab vajadusel uue kliendi andmed SAPi. tööpäeval X X 4.1.1 Olemasoleva kliendi andmete muutmine, Kui klient on asutusele teada andnud oma tegevuse lõppemisest, nime või esimesel võimalusel sulgemine ja blokeerimine X X kontaktandmete muutmisest jms, teavitab Asutus sellest Keskust e-posti teel. Keskus teeb vajalikud muudatused SAPis. 4.1.2 Oma töötaja kui klient Keskus sisestab oma töötaja andmed klientide registrisse, kui Asutus saadab esimesel võimalusel dokumendid, mille alusel võetakse üles nõue oma töötaja vastu. X 4.1.3 4.2. Müügiarvete (k.a ettemaksu- ja kreeditarve) esitamine Müügiarve koostamine ja müügiarve esildise Asutus saadab esildise müügiarve koostamiseks Keskusele. esimesel võimalusel Soovituslik Vorm 2 Esildis müügiarve koostamiseks ja X 4.2.1. saatmine Keskusele väljastamiseks. Müügiarve koostamine SAPis Keskus koostab Asutuse esildise alusel müügiarve SAPis. esildise saamisele järgneval X 4.2.2. tööpäeval Arvete saatmine klientidele Keskus saadab arveid klientidele e-arvena või e-postiga. E-arve vastuvõtjatele edastatakse ainult e-arveid. Kui klient soovib arve saada paberkandjal, korraldab iga tööpäeva lõpuks peale arve X X arve saatmise kliendile Asutus. koostamist 4.2.3 4.4. Oma töötajatele kehtestatud limiidid ja muud kinnipidamised Limiitide kehtestamine oma töötajatele Asutus võib kehtestada limiidid oma töötajatele konkreetsete kululiikide, vajadusel kuluobjektide ja ajaperioodi (kuu, kvartal) kulu suuruse kohta. Töötajatelt võetakse X nõusolek limiidi ületamisel ülekulu töötasust või muudest talle tehtavatest väljamaksetest kinnipidamise lubamise kohta. 4.4.1. Limiitide ülekulust või muudest Limiitide ülekulu arvestus toimub Asutuses. Asutus teavitab Keskust ülekulust e- esimesel võimalusel kinnipidamistest teavitamine posti teel. Asutus edastab info ka muu kinnipidamise kohta (nt tarnija ostuarve X alusel) Keskusele kas sobival kuludokumendil (ostuarve kommentaaris) või eraldi dokumendiga e-posti teel. 4.4.2. Limiitide ülekulust teavitamise või muu Keskus võtab vastu teatise limiidi ülekulu või muu kinnipidamise kohta ning võtab teatise saamisele järgneval kinnipidamise teatise vastuvõtmine ja SAPi X nõude SAPis arvele. Kui selle alusel tuleb teha palgast kinnipidamine, edastab tööpäeval sisestamine Keskus info PTOle. 4.4.3. Nõude esitamine arve alusel Töötajale, kes hüvitab ülekulu arve alusel, koostab keskus arve SAPis ja saadab teatise saamisele järgneval Arvete esitamises Asutuse finantstöötajale või otse selle Asutuse finantstöötaja kaudu või otse töötaja e-posti aadressile. tööpäeval töötajale lepitakse Keskuse ja Asutuse vahel eelnevalt X kokku. 4.4.4. 4.5. Saadud toetused Toetuste saamiseks vajalike dokumentide Asutus koostab ja kinnitab toetuse saamiseks vajalikud dokumendid. vajadusel koostamine ja aktsepteerimine X 4.5.1. Informatsiooni esitamine Keskusele toetuse Asutus edastab informatsiooni toetuse saamise kohta Keskusele e-posti teel. vajadusel Soovituslik Vorm 2 Teatis toetuse saamise kohta X 4.5.2. koodi avamiseks 4.5.3. Toetuste koodi avamine Keskus avab SAPis toetuse koodi ja teavitab Asutust koodi loomisest e-posti teel. teatise saamisele järgneval X tööpäeval Toetuse laekumise kajastamine Keskus kajastab toetuste laekumised SAPis pangaväljavõtte alusel. laekumisele järgneval tööpäeval X 4.5.4. Toetuste kajastamine tuluna Keskus kajastab toetuse tulu vastava toetuse koodiga tehtud kulude alusel hiljemalt järgmise kuu 20. igakuiselt, kooskõlastades tulude kanded eelnevalt Asutuse finantstöötajaga e-posti kuupäeval X X teel. Ühtlasi täpsustatakse Asutusega, kas arvele võetakse nõue toetuse andja vastu või vähendatakse saadud ettemakset. 4.5.5. Toetuste lepingu lõpetamine ja toetusega Asutus saadab toetuse vahendite ülejäägi tagasimaksmise kohta Keskusele info. esimesel võimalusel Soovituslik Vorm 3 Teatis toetuse tagastamise kohta seotud vahendite ülejääkide tagastamine X X Keskus teeb vastavad kanded SAPis ja kannab toetuse vahendite ülejäägi toetuse 4.5.6. andja kontole. 4.5. Maksetähtaja jälgimine Laekumiste analüüs Asutus jälgib nõuete laekumist ja võtab võlgnikuga ühendust. jooksvalt Asutus kasutab SAP BO aruannet RP002 laekumata X nõuete jälgmiseks. 4.5.1. Meeldetuletuskirjad Keskus saadab võlgnevuse korral kliendile meeldetuletuskirju SAPist. vastavalt raamatupidamise sise- X 4.5.2. eeskirjas sätestatule Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamine Keskus otsustab vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale, millised nõuded tuleb kvartaalselt hiljemalt järgmise Soovituslik vorm 4 Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks X tunnistada ebatõenäoliselt laekuvaks ja vormistab selle kohta vastava akti ja saadab kvartali 24. kuupäeval tunnistamise akt selle e-posti teel Asutusele teadmiseks. 4.5.3. Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise Keskus kajastab nõuete allahindluse SAPis. hiljemalt akti koostamisest kajastamine X järgmisel tööpäeval 4.5.4. Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta Keskus esitab Asutusele ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta kord aastas aastainventuuri Soovituslik vorm 5 Nõuete lootusetuks tunnistamise akt ettepaneku koostamine ja saatmine Asutusele X ja saadab selle e-posti teel Asutusele. läbiviimise järel 4.5.5. Otsus lootusetuks kandmisele kuuluvate Nõuete lootusetuks tunnistamise otsustab ja kinnitab Asutuse juht. Juhi poolt kord aastas aastainventuuri nõuete kohta X kinnitatud otsus saadetakse Asutuse poolt Keskusele e-posti teel. läbiviimise järel ning enne 4.5.6. aastaaruande kinnitamist Lootusetute nõuete mahakandmine Keskus kannab lootusetud nõuded Asutuse poolt kinnitatud akti alusel SAPis maha. peale juhi otsuse saamist järgmisel X 4.5.7. tööpäeval 5. Töö panga ja kassaga 5.1. Pangakontod ja kasutusõigused Asutus taotleb e-riigikassas konto avamise või sulgemise ja teavitab sellest vajadusel X Keskust e-posti teel. 5.1.1. Pangakontode avamine ja sulgemine Panga- või e-riigikassa kontode Keskus esitab Asutusele taotluse e-riigikassa kontode kasutusõiguste andmiseks ja vajadusel Soovituslik Vorm 7 E-riigikassa kontode kasutajaõiguste kasutusõiguse andmise ja lõpetamise lõpetamiseks e-postiga. Keskuse ja PTO töötajatele kasutusõiguste andmise ja taotlus X ettepanekud lõpetamise otsustab valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik. 5.1.2. E-riigikassas kasutajaõiguste andmine, Asutus avab, muudab või lõpetab Asutuse ja RTK töötajate õigused konkreetsete e- esimesel võimalusel rollide määratlemine, lõpetamine ja sellest X riigikassa kontode või aruannete vaatamiseks ning edastab informatsiooni sellest teavitamine Keskusele e-posti teel. 5.1.2.2 5.2. Broneeringud E-riigikassas raha broneerimine E-riigikassa broneeringute aluseks on BO aruanne KASSA011. Antud aruandest igal tööpäeval Tavakorras tehakse makseid ülejärgmiseks tööpäevaks jälgib Riigikassa, kui palju on asutustel vajadus teha väljamakseid järgmisel tööpäeval valuutade lõikes. Broneeritud summat võib maksete tegemisel ületada valitsemisalale kehtestatud limiidi ulatuses. Broneeringute aruandesse võetakse ka varasema maksetähtpäevaga maksed, mis SAP BO andmetel on veel maksmata. X X X Broneeringute aruanne ei sisalda riigikassa siseseid makseid. Need teostatakse broneeringute väliselt. 5.2.1 Täiendava informatsiooni edastamine Asutus edastab Keskusele e-postiga lisainfot maksmisele kuuluvate dokumentide esimesel võimalusel Keskusele kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva jooksul, kuid dokumendid ei ole veel Keskusele saadetud. Vabas vormis esitatud teatises märgib Asutus X summa, valuuta, maksetähtaja ja info, kas makse on riigikassasisene või -väline. 5.2.2 Kiirmaksed Kiirmaksed on lubatud ainult sel juhul, kui seadus kiirmakset otseselt nõuab ning kui esimesel võimalusel Kiirmaksete teostamisel tuleb arvestada valitsemisala selle väljamakse toimumist ei olnud kuidagi võimalik varem ette näha (ootamatu lubatud broneeringu piirmäära ületava limiidiga. Üle töösuhte lõpetamine vms). Kui dokumendid ei jõudnud õigeks ajaks Asutusse või päeva lubatava limiidi kiirmakseid teostada ei saa X X Keskuseni või seisid põhjendamatult kaua asutuste kinnitusringides, siis teostatakse väljamaksed tavakorras kahe tööpäeva jooksul. 5.2.3 5.3. Maksekorralduste saatmine Maksekorralduste genereerimine ja Keskus genereerib maksekorraldused SAPis ning impordib saadud failid e- igal tööpäeval X 5.3.1 importimine e-riigikassasse riigikassasse. Makseettepaneku aktsepteerimine ja Valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik kinnitab edastatavad igal tööpäeval Maksete koostamise ja edastamise protsessis osaleb kaks maksekorralduste edastamine e-riigikassasse X maksekorraldused ja saadab maksekorraldused e-riigikassasse. Keskuse töötajat. 5.3.2 Kontroll staatuse kohta Keskus kontrollib maksekorralduste staatust e-riigikassas, selgitab välja igal tööpäeval X maksekorralduste tagastamise põhjused ja korrigeerib või vajadusel edastab uue 5.3.3 maksekorralduse e-riigikassasse. 5.4. Kontoväljavõtted ja laekumised Kontoväljavõtete sisestamine SAPi Riigikassast imporditakse konto väljavõtted SAPi automaatselt. Üldjuhul seotakse automaatne import jooksvalt, avatud automaatselt ka laekumised ja nõuded. Keskus töötleb avatud pangakanded käsitsi kannete töötlus hiljemalt kahe X ja küsib Asutuselt vajadusel lisainformatsiooni. tööpäeva jooksul infomratsiooni saamisest 5.4.1 Selgitamata laekumised Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud summa kohta, saadab Keskus esimesel võimalusel Asutusele vabas vormis järelepärimise e-posti teel. Asutus selgitab välja X X laekumiste sisu ja edastab informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumise SAPi. Keskus kannab valesti laekunud summa Asutuse e-kirja alusel maksjale tagasi. 5.4.2 5.5. Kassad Kassamüük Asutus kajastab klientide sularaha ja pangakaardi tehingud kassaraamatus. X vastavalt asutuses kehtivale korrale 5.5.1. Kassa kuuaruanne koostamine Asutus vormistab kassamüügi kuuaruande kassade lõikes. Kassaaruandes hiljemalt aruandekuule järgneva kuu X 5.5.2. kajastatakse ka klientide kaardimaksed. 5.tööpäevaks Kassas toimunud tehingute kohta info Asutus edastab kassamüügi koonddokumendi Keskusele e-postiga või DHSi kaudu. aruande saamisele järgneval saatmine Keskusele ja sisestamine SAPi X X Keskus sisestab kuu müügi koondkannetena SAPi. tööpäeval 5.5.3 Sularaha inkasseerimine pangakontole (e- Sularaha inkasseerimine e-riigikassa kontole toimub vastavalt asutuses kehtivale riigikassa kontole) korrale. Inkasseerimisel vormistab Asutus kassa väljamineku orderi ja viib sularaha vastavalt asutuses kehtivale korrale X X panka. kassalimiidi ületamisel 5.5.4 6. Varade ja varude arvestus 6.1. Põhivara arvestus 6.1.1. Põhivara põhiandmed Põhivarade klasside ja Põhivara grupeeritakse klassidesse lähtudes SAPis ja RTIPis olevatest põhivara amortisatsiooninormide määramine klassidest. Amortisatsiooninormid on kehtestatud raamatupidamise sise- X eeskirjaga. Konkreetse vara kasuliku eluea määrab asutuse vara tundev spetsialist vajadusel ja edastab info Keskusele e-posti teel. 6.1.1.1 Kunstiväärtuste põhiandmed Kunsti- ja kultuuriväärtuste üle peetakse arvestust infosüsteemis MUIS. SAPis X Asutuses kehtiva korra kohaselt 6.1.1.2. toimub arvestus vajadusel põhivara kogumitena. 6.1.2. Uue põhivara arvelevõtmine LK 1 / 22  Põhivara soetuse andmete edastamine Põhivara soetamisel luuakse SAPis põhivaraobjektile PS-elemendi kood (WBS). Keskusele ja PS-elemendi koodi loomine Asutus lisab eAKs arvele põhivara PS-elemendi koodi (WBSi) ja edastab kontrollitud arve Keskusele. WBSi koodi loob Keskus, vahetades selleks vajadusel X X Asutusega infot e-posti teel. Kõik põhivara soetused konteeritakse vastavalt vajadusel põhivaraklassile põhivara arvelevõtmise vahekontole 552910X. 6.1.2.1 Põhivara kaardi avamine Põhivara kaardid SAPis avab Keskus. Põhivara võetakse arvele põhivara Vara jõuab RTIPi staatuses "Sisestamisel". Asutuse X X arvelevõtmise vahekonto 552910X kaudu. SAPist jõuavad põhivara andmed põhivara arvelevõtmise kajastamisel varahaldur täiendab varakaarti RTIPis ja võtab vara arvele 6.1.2.2 automaatselt RTIPi varade moodulisse. ka RTIP varade moodulis. Kunstiväärtuste arvelevõtmine Kunsti- ja kultuuriväärtused, mida ei amortiseerita, võetakse SAPis arvele Kogumisse lisatud üksikud kirjed (ostud) saadakse SAP X finantsarvestuse (põhivara) kogumisse. Analüütiline arvestus toimub Asutuse korra põhivara arvelevõtmise kajastamisel BO aruandest PV002. 6.1.2.3. kohaselt infosüsteemis MUIS. Põhivara kaardi täiendamine RTIPis Asutus lisab RTIPis põhivarale asukoha, kasutaja, vastutaja ja vajadusel muud X andmed ning kinnitab vara arvelevõtmise RTIPis. põhivara arvelevõtmise kajastamisel 6.1.2.4. 6.1.3. Lõpetamata projektid 6.1.3.1 Etapiviisiline soetamine X X Asutus kajastab etapiviisilised soetused ja lõpetamata projektid 552910X lõpetamata ehituse kontol ja lisab kandele PS-elemendi koodi (WBSi). Kinnitatud arve edastatakse Keskusele eAK kaudu. Vajadusel loob Keskus Asutuse e-posti teel vajadusel saadetud teatise alusel eelnevalt uue põhivara WBSi. 6.1.3.2 Poolelioleva põhivara kasutussevõtu akti X Asutus koostab vara kasutuselevõtmise akti või teatise ja edastab selle e-posti teel koheselt peale vara kasutusse Soovituslik vorm 9 Teatis vara arvele võtmiseks koostamine Keskusele. võtmist 6.1.3.3 Poolelioleva põhivara ümberklaasifitseerimine X Keskus avab vajadusel uue vara kaardi ja kajastab poolelioleva vara akti või teatise saamisest kahe kasutuses olevaks varaks ümberklassifitseerimise kasutusel olevaks varaks. tööpäeva jooksul 6.1.4. Põhivara müük või likvideerimine Müügi või likvideerimise organiseerimine Põhivara müüki või likvideerimist korraldab Asutus. X 6.1.4.1 Informatsiooni edastamine Keskusele Asutus edastab Keskusele info põhivara müügi või likvideerimise kohta RTIPi kaudu. Kui tehing toimus kunstiväärtusega, saadab Asutus info kunstiväärtuse esimesel võimalusel peale X müügi või likvideerimise kohta Keskusele e-postiga. dokumendi kinnitamist 6.1.4.2 Põhivara müügi või likvideerimisega seotud Keskus sisestab müügi või likvideerimisega seotud andmed SAPi (kannab vara üldjuhul info saamisest kahe andmete sisestamine SAP-i X maha). tööpäeva jooksul 6.1.4.3 Müügiarve koostamine Keskus koostab vajadusel põhivara müügi kohta arve, kui Asutus esitab vastava info saamisest kahe tööpäeva Soovituslik vorm 1 Esildis müügiarve koostamiseks X esildise. jooksul 6.1.4.4 6.1.5. Muud põhivaraga seotud andmed Informatsiooni edastamine põhivara andmete Asutus edastab informatsiooni põhivaraga seotud andmete muutmise kohta kohta X Keskusele RTIPi kaudu või e-posti teel, kui RTIPis ei ole vaja andmeid muuta. esimesel võimalusel 6.1.5.1 Põhivara andmete muutmine Keskus võtab edastatud informatsiooni vastu ja teeb muudatused SAPis. info saamisest kahe tööpäeva X jooksul 6.1.5.2 Ümberpaigutamine erinevate kasutajate või Asutus kajastab ise muutused RTIPis, kunsti- ja kultuuriväärtuste korral MUISis. vastavalt vajadusele asukohtade vahel X 6.1.5.3 6.1.6. Kulumi arvestus Kulumi arvestus ja automaatkanded Keskus arvestab kulumit SAPis. kord kuus pearaamatusse X 6.1.6.1 6.2. Väheväärtusliku vara arvestus 6.2.1. Väheväärtusliku vara klassid Väheväärtusliku vara klasside ja piirmäära Väheväärtusliku vara arvestuse kord on kinnitatud raamatupidamise sise- vastavalt vajadusele määramine X eeskirjaga. Asutus esitab vajadusel ettepaneku RTIP varade portaalis uue 6.2.1.1 varaklassi loomiseks Keskusele e-posti teel. Kunstiväärtused alla põhivara soetuse Kunsti- ja kultuuriväärtuste arvestus toimub Asutuses kehtiva korra kohaselt ja piirmäära X MUISis. Asutuses kehtiva korra kohaselt 6.2.1.2. 6.2.2. Uue väheväärtusliku vara arvelevõtmine Väheväärtusliku vara kaardi avamine Väheväärtusliku vara arvelevõtmine ja arvestus toimub RTIPis või MUISis. jooksvalt X 6.2.2.1 6.2.3. Väheväärtusliku vara müük või likvideerimine Müügi või likvideerimise organiseerimine Väheväärtusliku vara müüki või likvideerimist korraldab Asutus. X 6.2.3.1 Müügiarve koostamine Keskus koostab Asutuse esildise alusel väheväärtusliku vara müügi kohta arve. info saamisest kahe tööpäeva Soovituslik vorm 1 Esildis müügiarve koostamiseks X jooksul 6.2.3.2 6.2.4 Muud väheväärtusliku vara liikumised Ümberpaigutamine erinevate kasutajate või Asutus paigutab varad ümber erinevate kasutajate või asukohtade vahel ning teeb asukohtade vahel X vastavad märked RTIPis või MUISis, kus toimub väheväärtusliku vara arvestus. esimesel võimalusel 6.2.4.1 6.3. Varude arvestus Varude arvele võtmine ja arvestus Varude arvelevõtmine ja arvestus toimub Asutuse müügisüsteemis BUUM. Varude X arvestus bilansiväline. jooksvalt 6.3.1 7 Maksude arvestus ja deklaratsioonide esitamine Õiguste andmine e-Maksuameti kasutamiseks Asutus korraldab e-Maksuameti õiguste andmise Keskusele. Keskuse taotluse alusel esimesel X 7.1 võimalusel Käibemaks Keskus arvestab ja tasub käibemaksu, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab selle eelmise kuu kohta hiljemalt X Maksu- ja Tolliametile. 7.2 järgmise kuu 20.kuupäevaks Erisoodustuste maksud ja tuludeklaratsioon Keskus arvutab ja kajastab SAPis eelneva kuu andmete põhjal erisoodustusmaksud ning tulumaksu kingitustelt, annetustelt ja vastuvõtukuludelt. Keskus vastutab TSD eelmise kuu kohta hiljemalt X lisa 4 ja 5 esitamise ja maksude ülekandmise eest Maksu- ja Tolliametile. järgmise kuu 10.kuupäevaks 7.3 Saldode võrdlemine e-maksuametis Keskus ja PTO võrdlevad maksude saldosid e-maksuametis. järgmisel tööpäeval peale X X maksudeklaratsiooni esitamise 7.4 tähtaega 8. Pearaamatu pidamine 8.1. Raamatupidamise sise-eeskiri Raamatupidamise sise-eeskirja koostamine Keskus koostab ja täiendab Asutuse raamatupidamise sise-eeskirja, esitades selle ettepanekuna Asutusele. vastavalt vajadusele, kuid vähemalt X kord aastas 8.1.1. Ettepanekute tegemine valitsemisala Asutus teeb Keskusele ettepanekuid Asutuse raamatupidamise sise-eeskirja vastavalt vajadusele raamatupidamise sise-eeskirja täiendamiseks X täiendamiseks ja muutmiseks ja kooskõlastab Keskuse poolt esitatud sise-eeskirja 8.1.2. ja muutmiseks muudatused. Raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Asutus kinnitab raamatupidamise sise-eeskirja ja saadab selle e-posti teel kinnitamise korral X Keskusele juhindumiseks. 8.1.3. 8.2. Reguleerimiskanded Raamatupidamisõiendite koostamine ja Keskus koostab vastavusesvajaduse korral raamatupidamise sise-eeskirjaga (muu aktsepteerimine X alusdokumendi puudumisel) raamatupidamisõiendi. vajadusel 8.2.1.1 Raamatupidamiskannete sisestamine õiendite Keskus sisestab kanded SAPi. hiljemalt järgmisel tööpäeval peale X 8.2.1.2 alusel dokumendi kinnitamist 9. Inventuurid 9.1. Materiaalse ja immateriaalse vara aastainventuur Inventuuri käskkirja koostamine ja selle Asutus koostab inventuuri korralduse RTIPis. edastamine Keskusele hiljemalt 1 kuu enne plaanitava X inventuuri toimumise aega 9.1.1 Inventuuri alustamisele eelneb alati varade andmete korrastamine. Vaadatakse üle hiljemalt kaks nädalat enne varade kogused ja nimetused. Asutus vaatab üle, et inventuurideks mittesobivate plaanitava inventuuri toimumise varade nimekirjas ei oleks varasid, mis peavad olema inventuuri kaasatud. Keskus aega; viimane kontroll inventuurile X X vaatab üle RTIPi, SAPi ja BO varade andmete ühtelangevuse ja teatab Asutusele, eelneval päeval kui Asutus võib inventuuri nimekirja koostada. 9.1.2 Inventuurile eelnevad tegevused Inventuuri elektroonilise baasi koostamine, Kui Keskus on andnud selleks loa, siis koostab Asutus inventuuri elektroonilise elektrooniline baas hiljemalt inventuuri läbiviimine ning tulemuste baasi (-nimekirjad), viib inventuuri läbi ning koostab vajalikud aktid. Inventuuri inventuuri toimumise päeval, kinnitamine X läbiviimise käigus vaadatakse varaobjektid füüsiliselt üle ja inventuurikomisjon lõppaktid inventuuri käskkirjas hindab ka varade järelejäänud kasuliku eluea õigsust. määratud tähtajal 9.1.3 Lõpetamata projektide ja ehituste inventuur Asutus viib läbi lõpetamate projektide inventuuri. Inventuur vormistatakse SAP BOst lõpetamata ehituse inventuur X saadud kontode väljavõtete alusel ja edastatakse Keskusele e-posti teel. seisuga 31.12 järgneva aasta 9.1.4 esimestel nädalatel Inventuuri tulemuste alusel allahindluste, Asutus vormistab põhivara allahindluse, mahakandmise või järelejäänud eluea mahakandmiste ja põhivara eluea muutmise muutmise aktid vastavalt inventuuri käigus selgunud faktidele RTIPis. inventuuri lõpetamiseks määratud aktide koostamine X tähtajaks 9.1.5 Inventuuri tulemuste sisestamine SAPi Keskus jälgib RTIPis olevaid inventuuri tulemusi ning saab RTIPist automaatsed teatised varade allahindluse või mahakandmise kohta ning teeb RTIPis vormistatud esimesel võimalusel peale RTIPist X dokumentide alusel SAPis vastavad kanded. teatise saamist 9.1.6 Kunstiväärtuste inventuur Kunsti- ja kultuuriväärtuste inventeerimine toimub vähemalt iga viie aasta tagant X Asutuse korra kohaselt. Inventuuri baasandmed saadakse MUISist. Asutuses kehtiva korra kohaselt 9.1.7 9.2 Sularahakassa inventuur Sularahakassa inventuur Asutus viib läbi sularahakassa inventuuri vastavalt Asutuses kehtestatud korrale Inventuur aasta lõpu seisuga, lisaks X ning saadab inventuuri tulemuse teamiseks ja bilansikonto saldoga võrdlemiseks vähemalt 2 korda aastas ootamatu Keskusele. inventuur 9.2.1 Sularahakassa ja vastava konto saldo Keskus kontrollib bilansikonto saldot vastavalt inventuuriaktile. Vahe korral pöördub võrdlemine ja korrigeerimine Asutuse poole, selgitab paranduskande ja sisestab selle SAPi. peale dokumendi saamist kahe X tööpäeva jooksul 9.2.2. 9.3. Nõuete ja kohustuste aastainventuur Nõuete ja kohustuste inventuuri läbiviimine Keskus viib läbi nõuete ja kohustuste aastainventuuri. Inventuuri tulemustest teavitab Keskuse töökorras määratud X Keskus Asutust, saates Asutusele kontode analüütilised nimekirjad. tähtajal ja mittehiljem kui 9.3.1. 15.märtsiks Nõuete ja kohustuste inventuuritulemuste Asutus vaatab Keskuse poolt saadetud inventuuridokumendid läbi ja esitab kontrollimine vajadusel omapoolsed märkused, selgitused ja ettepanekud. esimesel võimalusel peale X Keskuselt info saamist 9.3.2. Inventuuritulemuste arvessevõtmine Keskus võtab arvesse inventuuri tulemused ja teeb vajalikud parandused ja Seoses aastaaruande tähtaegse X reguleerimiskanded SAPis. koostamisega määratud 9.3.2 tähtaegadel 10. Aruanded 10.1. Saldoandmik Saldoandmiku kontrollimine ja esitamine Keskus kontrollib saldoandmiku SAPis ja impordib selle saldoandmike kord kuus järgmise kuu X infosüsteemi. 25.kuupäevaks 10.1.1 Saldode võrdlus teiste tehingupartneritega Keskus võrdleb saldosid teiste tehingupartneritega ning vajadusel teeb kvartaalselt X paranduskanded SAPi ja saldoandmike infosüsteemi. 10.1.2 Makseandmiku esitamine Keskus impordib igakuiselt makseandmiku saldoandmike infosüsteemi. Kord kuus järgmise kuu 25. X kuupäevaks 10.1.3 10.2. Majandusaasta aruanne Raamatupidamise aastaaruande koostamine Keskus koostab Riigi Registrite ja Infosüsteemide Keskuse majandusaasta auditeerimise alguseks või vastavalt ja esitamine audiitorile aruannete infosüsteemis Asutuse raamatupidamise aastaaruande projekti. audiitorbürooga kokkulepitud X Vajadusel küsib Keskus Asutuselt selle koostamiseks lisaselgitusi. tähtajal 10.2.1 Audiitori küsimustele vastamine Keskus annab Asutuse audiitorile auditi ajal raamatupidamisalast infot. auditeerimise perioodil X 10.2.2 Aasta lõpetamiskannete tegemine Keskus teeb vajalikud aasta lõpetamiskanded. auditeerimise perioodil X 10.2.3 Tegevusaruande koostamine Asutus koostab tegevusaruande. auditeerimise alguseks X 10.2.4 Bilansivälise informatsiooni koondamine ja Asutus koondab info bilansiväliste kontode kohta ja edastab selle Keskusele e-posti hiljemalt järgmise aasta edastamine teel. Vastavalt vajadusele lisab Asutus täiendava info, mida pole vormil ette antud, 15.märtsiks X aga tuleks hinnaguliselt tingimusliku või siduva nõude või kohustusena aastaaruandes kajastada. 10.2.7 Soovituslik vorm 10 Bilansiväline informatsioon Bilansivälise informatsiooni vastuvõtmine ja Keskus võtab vastu ja töötleb Asutuse informatsiooni bilansiväliste kontode kohta hiljemalt järgmise aasta kannete sisestamine SAP-i ning kajastab bilansivälise info saldoandmike infosüsteemis ja aastaaruandes. 31.märtsiks X 10.2.8 Majandusaasta aruande kokkupanek, Pärast auditeerimise lõpetamist allkirjastab Asutus majandusaasta aruande ja peale teate saamist allkirjastamine ja esitamine X esitab selle nõukogule kinnitamiseks. audititoimingute lõpetamise kohta 10.2.9 11. Arhiveerimine 11.1. Raamatupidamise paberil algdokumentide Asutus säilitab dokumente, mida ei saa säilitada elektrooniliselt, paberkandjal, Keskus paberdokumente ei vormista. Dokumendid hoidmine ja arhiveerimine andes need üle asutuse arhiivi vastavalt asutuse dokumentide säilitamise korrale. Vastavalt kehtestatud arhiveerimise säilitatakse eAK-s, RTIPis, RTK DHSis või Keskuse X korrale võrgukettal. 11.2. Raamatupidamise elektrooniliste Asutus säilitab iseseisva infosüsteemi andmed ja korraldab BUUM andmete algdokumentide hoidmine ja arhiveerimine säilimise kuni 7 aasta jooksul peale majandusaasta lõppu. Asutus säilitab raamatupidamise algdokumente üldjuhul 7 aastat, kui seadus, muu õigusakt või töökord ei nõua nende pikemaajalisemat säilitamist, säilitades ka kinnitusringi ja dokumentidele märgitud koodide andmed ning võimaldades nende printimist Vastavalt kehtestatud arhiveerimise X X vastavalt vajadusele. Keskus säilitab SAPis, RTIPis, Keskuse DHSis ja võrgukettal korrale olevat informatsiooni ning korraldab eAK dokumentide säilitamise vastavalt kehtestatud korrale. 12. Volitused esindamiseks Asutuse esindamine raamatupidamisalastes Keskus esindab Asutust teiste isikute või riigiasutuste ees raamatupidamisalastes Asutus võib anda esindamise volitusi Keskusele vastavalt toimingutes küsimustes, sh teeb Asutuse nõuete ja kohustuste võrdlused lepingupartneritega, täiendavale vajadusele. Maksu-ja Tolliametiga ning muude Asutustega, kellele esitatakse Asutuse X aruandlust, annab andmeid ja selgitusi aruannete kontrollimisega seoses Asutuse Vastavalt vajadusele audiitorile. LK 2 / 22 Tunnuste ja muu informatsiooni lisamine finantsarvestuse alusdokumentidele Jrk nr Tunnus Keskus Asutus 1 Raamatupidamiskonto X 2 Tehingupartner X 3 Tegevusala 4 Allikas X 5 Rahavoo kood X 6 Eelarve liik 7 Toetus X 8 Eelarve konto 9 Eelarveüksus 10 Kuluüksus 11 Tuluüksus 12 Asutus 13 PS-element X Kulukoht/ressurss 14 X 15 Koolitussündmus X 16 Lähetuse number X 17 Vara kaardi number X 18 Täpsustav määrang X X 19 Käibemaksu kood X X 3  Lisa 1.1. finantsarvestuse alusdokumentidele Märkused Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 1 Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 2 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati 08203 Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 4 Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 5 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati null Välistoetuste ja kodumaiste toetuste saamise ja kasutamise korral Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt seotud raamatupidamiskontoga Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati EMT1 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt seotud kulukohaga Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati TMT1 Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati MT1 Projekti kood e struktuurelement (wbs-element) vastavalt asutuse kuluarvestusüsteemile, seotakse automaatselt kuluüksuste, tegevusala, tuluüksuse ning eelarveüksusega Keskus avab varakaardid varade wbs-elemendi kaudu Lepingu nr, projekti nimetus, kk number, inimese nimi, auto number, määratakse kokkuleppel asutusega Vajadusel Keskus muudab SAP-is pargitud dokumendil, asutus annab reeglid või määrab üksikjuhtumil, kas tegemist on käibega või sisendkäibemaksuga või käibemaksukuluga 4 5 Esildis müügiarve koostamiseks ja väljastamiseks Vorm 1 Asutus: Dokumendi nr. Kuu: Aasta: Tegevusala: Andmed kliendi kohta Andmed osutatud teenuse kohta Füüsilise isiku ees- ja Registrikood Arve Nimetus Periood Hind Kogus KM % Neto- Arve Müügiüksus Kulukoht/ PS- perenimi / juriidilise edastamiseks summa summa ressurss element isiku nimi kasutatav e- posti aadress Toetus Koostas: nimi: Ametikoht: kuupäev: 6 Asutus: Teatis toetuse saamise kohta Dokumendi nr. Kuupäev: Toetuse andja või Tehingu- Toetuse nimetus Toetuse kood vahendaja nimetus partneri kood SAP-is* Jrk.nr. 1 2 3 Koostas: nimi: kuupäev: *Kood on maksimaalselt 20-kohaline. Kood algab 8-ga, kui toetus on kodumaine (näiteks Kultuurkapitalilt). Kood algab 1-ga, kui see on Eesti riigi rakendusüksuse kaudu vahendatav EL struktuuritoetus, 5-ga Norra riigi programmi toetus Koodi algus eelpool viidatud number + asutuse tunnus MT1 + sidekriips, näiteks 8MT1- Edasi järgneb asutuse poolt pandud tunnus (akronüüm vms). Täpitähti, tühikuid, kirjavahemärke ei kasutata. 7  Vorm 2 Laekuv summa ja Eeldatav laekumise Märkused valuuta kuupäev etus, 5-ga Norra riigi programmi toetus, 6-ga Šveitsi riigi programmi toetus, 9-ga otse saadud välistoetus. märke ei kasutata. 8 9 Asutus: Teatis toetuste tagastamise kohta Dokumendi nr. Kuu: Aasta: Tegevusala: Allikas: Jrk.nr. Toetuse andja Tehingu- Toetuse nimetus Toetuse kood Andmed laekumise nimetus partneri kood SAP-is kohta (summa, valuuta, kuupäev, konto) 1 2 3 Koostas: nimi: kuupäev: 10  Vorm 3 Tagastamisele Tagastamise Tagastamise Pangakonto Märkused kuuluv summa ja põhjus tähtaeg rekvisiidid valuuta 11 12  Vorm 4 NÕUETE EBATÕENÄOLISELT LAEKUVAKS TUNNISTAMISE AKT Asutus: Dokumendi nr. Koostamise kuupäev Ostja vastu Ostjale pankroti Ebatõe- esitatud Meeldetuletuskirjas väljakuulutamise näoliseks Kliendi number Nõude tekkimise Nõude dokumendi Nõude laekumise Meelde-tuletuskirja hagiavalduse või Täiendavad Jrk. nr Kliendi nimi Nõude summa Nõude sisu antud uus nõude või ostja tunnistatud SAPis kuupäev nr tähtpäev saatmise kuupäev täitemenetluse märkused laekumise tähtpäev likvideerimise nõude algatamise kuupäev summa kuupäev 1 2 3 4 5 6 7 Kokku Koostaja: Nimi Ametikoht Kuupäev 13 NÕUETE LOOTUSETUKS TUNNISTAMISE AKT Vorm 5 Kinnitan: Kuupäev: Asutus: Dokumendi nr. Koostamise kuupäev Nõude Nõude Kliendi Nõude Nõude ebatõenäoliseks Lootusetuks Kliendi Nõude Nõude lootusetuks Jrk. nr number tekkimise laekumise tunnistamise akti tunnistatud Märkused nimi summa sisu tunnistamise SAPis kuupäev tähtaeg number ja nõude summa põhjus kuupäev 1 2 3 4 5 6 7 Kokku Koostaja: Nimi Ametikoht Kuupäev 14  Vorm 6 Asutuse nimi: KINNITAN: /kuupäev/ PANGAKAARDIGA TASUTUD KULUDE ARUANNE Kasutaja nimi: Ametinimetus: Kaardi 4 viimast numbrit: Aruande periood: Maksed kaardiga perioodi jooksul: Summa Raamatup Kuu- Koht/riik/ Käibe- Kulu Kulu Projekti Toetuse käibe- idamislik Kulukoht päev tarnija maks kokku nimetus kood kood maksuta kulukonto Kokku summa Aruandev isik: /allkiri/ Andmed kontrollis: allkiri 15 Asutus: E-riigikassa kontode kasutajaõiguste taotlus Dokumendi nr. Koostamise kuupäev Kontakt- e-riigikassa Töötaja ees- ja e-posti Jrk nr Isikukood telefoni pangakonto perekonnanimi aadress number number 1 2 3 4 5 6 7 8 Koostaja: (nimi, ametikoht, kontaktandmed) 16  Vorm 7 Roll (kas Volituste Volituste aruanded või kehtivuse kehtivuse lõpu- konto algus-kuupäev kuupäev väljavõte) 17 Teatis arvestusobjektide muutmiseks Asutus Dokumendi nr. Koostamise kuupäev Ressurss Kuluüksus WBS (projekt) Toetus (Grant) (kulukoht) Vähendada: Suurendada: Viide parandatavale dokumendile: Täiendav selgitus paranduse põhjuse kohta: Koostaja: (nimi, ametikoht, kontaktandmed) 18  Vorm 8 Konto Summa 19 Asutus Vorm 9 Teatis vara arvele võtmiseks (lõpetamata ehituse korral) Kuupäev Vara nimetus Lõpetamata ehituse PS-elemendi kood Lõpetamata ehituse maksumus Vara nimetus Olemasoleva vara kood2 2 Olemasoleva vara allahinnatav osa Kasulik eluiga (aastates)1 Kuluüksus, kuhu kantakse kulum 1 Kui parendus liidetakse olemasolevale varale, märkida vara järelejäänud eluiga peale parendamist 2 Juhul kui tehti arendusi/parendusi olemasolevale varale Koostaja Nimi Ametikoht Kuupäev 20 21  Vorm 10 Bilansiväline informatsioon 201X.a aastaaruandes Asutuse nimi: Pikaajalised kohustused Laenud (bilansis kontorühm 2081, 2581) konto 910010 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 kui on tagatisena panditud põhivara kui on tagatisena panditud laenu Tehingupartner TP kood laenu sisu panditud põhivara, soetusmaksumuse panditud põhivara, põhivara kulumi kokku tagasimakse laenu tagatis siis selle konto number siis selle konto number 91 92 93 94 95 96 lõpptähtaeg soetusmaksumus (kontorühm 923) kogunenud kulum (kontorühm 923) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Kapitalirent (bilansis kontorühm 2082, 2582) konto 910020 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 kapitalirendile kapitalirendile varale määratud Tehingupartner TP kood vara nimetus kapitalirendi konto number konto number kokku võetud vara võetud vara kasutusiga lõpptähtaeg kontorühmas 921 kontorühmas 921 91 92 93 94 95 96 soetusmaksumus kogunenud kulum aastates 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Faktooring (bilansis kontorühm 2083, 2583) konto 910030 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 kui on tagatisena panditud põhivara kui on tagatisena panditud Tehingupartner TP kood faktooringu sisu lõpptähtaeg antud garantiid, panditud põhivara, soetusmaksumuse panditud põhivara, põhivara kulumi kokku tagatised siis selle konto number siis selle konto number 91 92 93 94 95 96 soetusmaksumus (kontorühm 923) kogunenud kulum (kontorühm 923) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Antud garantiid konto 911000 garantiilepingu Garantiikohustus järelejäänud tähtaja järgi (eurodes) rv 91-96 Tehingupartner TP kood järgi lõpptähtaeg kokku garantiikohustuse 91 92 93 94 95 96 sisu 0 0 0 0 0 Toetuste andmise nõuded ja saamise kohustused konto 911010 ja 912010 k ui samasisulisi toetuse nõudeid ja k ohustusi on palju, siis ei ole vaja andmeid esitada asutuste lõik es, vaid TP k oodide lõik es Toetuste saamise või andmise summad (eurodes) rv 91-96 toetuse andmise nõude või toetuse Tehingupartner TP kood saamise kohustuse lõpptähtaeg konto (kas 911010 kokku allikakood sisu (mis eesmärgil või 912010) 91 92 93 94 95 96 toetust antakse või saadakse) 0 0 0 0 0 0 0 0 Muud sõlmitud hankekohustused ja muud kohustused konto 911020 ja 911090 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 ehitus- või rekonstrueerimis- tööde nimetus, soetatava põhivara Tehingupartner TP kood lõpptähtaeg konto number (kas kokku nimetus (mis ei 911020 või 911090) 91 92 93 94 95 96 kajastu bilansis), sh võetud kaasfinantserimi-se kohustused 0 0 0 0 0 0 0 Kohtuasjadega seotud kohustused konto 911080 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 orienteeruv Tehingupartner TP kood kohtuasjadega konto number kokku kulutuste seotud kohustused (911080) 91 92 93 94 95 96 tegemise aasta 0 0 0 Võetud rendikohustused konto 911030 Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 renditud TP kood renditud vara lõpptähtaeg, kokku ruumide pind Tehingupartner nimetus etteteatamistähtaeg, 91 92 93 94 95 96 m2 0 0 0 0 Nõuded rendile antud varadelt konto 912030 Laekumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96 rendile antud ruumide pind kasutusele antud kasutusele antud TP kood rendile antud vara lõpptähtaeg, konto number konto number kokku m2, vara vara kogunenud Tehingupartner nimetus etteteatamistähtaeg, (kontorühm 922) (kontorühm 922) 91 92 93 94 95 96 kasutusvalduses soetusmaksumus kulum se antud maa ha 0 0 0 0 0 0 0 0,00 Tähtajaks tasumata kohustused konto 913000 – Laenukohustused (kontogrupid 208, 258) Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa konto 913010 – Võlad hankijatele (kontogrupid 201, 250) Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa konto 913020 – Võlad töötajatele (kontogrupp 202) Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa konto 913030 – Maksukohustused (kontogrupp 2030) Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa konto 913090 – Muud kohustused (kontogrupp 203, 253, v.a maksukohustused) Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa 22  Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/24/169-1 Sihtasutus Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum, registrikood 90016097, asukoht Lai 17, 10133 Tallinn, keda esindab juhatuse liige Kai Lobjakas, (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap, (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled) ning lähtudes asjaolust, et Vabariigi Valitsus on oma 9. aprilli 2020 a. kabinetiistungil kiitnud heaks plaani riigi sihtasutuste arvestusteenuste konsolideerimiseks Riigi Tugiteenuste Keskusesse, sõlmisid kokkuleppe (edaspidi Kokkulepe) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning -teenuste tingimusi ja kvaliteeti. 1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega. 1.3. Lepingu lahutamatu osa on Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) nõukoja otsusega heaks kiidetud ja peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmised (standard)toimemudelid ja teenuse osutamise tingimused: 1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel; 1.3.2. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.3. SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi SAP BO) administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.4. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.5. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused. 1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.4.1. Lisa 1. Sihtasutuse Eesti Tarbekunsti- ja Disainimuuseum finantsarvestuse toimemudel. 2. Tugiteenused 2.1 Tugiteenuse (edaspidi Teenus) all peetakse Kokkuleppes silmas: 2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Tellijale. Teenuse osutamise tulemuseks on Tellija finantsarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Tellijale. Teenuse osutamise tulemuseks on Tellija personaliandmete sisestuse ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist; 2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimist; 2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist; 2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist. 2.2 Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja Tellija vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppes reguleeritud, kirjeldatakse (standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul ka vastava teenuse osutamise tingimustes. 2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka. 3. Poolte kohustused ja õigused 3.1. Teenuseosutaja kohustub: 3.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega; 3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Tellija kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Tellija on need Teenuseosutajale edastanud, Tellija esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest; 3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Tellijaga, kui see võib mõjutada Teenuse osutamist; 3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Tellijale lojaalselt arvestades Tellija huvidega ning neid huve kaitsma; 3.1.5. kui Teenuse osutaja märkab, et Tellija poolt Teenuse osutamiseks edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, juhib ta sellele Tellija tähelepanu ning esitab omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks; 3.1.6. andma Tellija asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Tellija esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele; 3.1.7. võimaldama Tellijale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele SAP BO kaudu. Teenuseosutaja muudab olemasolevaid aruandeid või lisab uusi aruandeid Tellija põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP kättesaadavad; 3.1.8. vajadusel esindama Tellijat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt seotud küsimustes; 3.1.9. kõrvaldama (standard)toimemudelites ja teenuse osutamise tingimustes kokku lepitud tähtaegade jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad; 3.1.10. hüvitama Tellijale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Tellijat Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu tekkinud kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel; 3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või Tellijaga (standard)toimemudelites ja teenuse osutamise tingimustes kokku lepitud tähtaegade vältel; 3.1.12. mitte avaldama ilma Tellija nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Tellijat, v.a siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki; 3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks; 3.1.14. esitama Teenusega seotud aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Tellija siseaudiitorile, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. 3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni Tellija poolsete kohustuste täitmiseni, kui Tellija ei täida punktis 3.3.1.-3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist. 3.3. Tellija kohustub: 3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe (standard)toimemudelis määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades; 3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele andmebaasidele ja infosüsteemidele; 3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele küsimustele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest; 3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada Teenuse osutamise käiku; 3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Tellija juhendites ja eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega; 3.4. Tellijal on õigus: 3.4.1. saada Kokkuleppes nimetatud Teenust kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva Kokkuleppega; 3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu. 3.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta Teenuse katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll (vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel. 3.6. Vääramatu jõud ei vabasta Pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 4. Infoturve ja andmekaitse 4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte. 4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ning kindlustab Tellija andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. 4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Tellija andmete volituseta või juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata jätmise eest. 4.4. Infoturbeintsidentide korral teavitab Teenuseosutaja Riigi Infosüsteemide Ameti intsidentide käsitlemise osakonda (CERT-EE). Kui intsident mõjutab ka Tellijat, siis teavitatakse sellest esimesel võimalusel ka Tellijat. 5. Teabevahetus 5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib. 5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja. 5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti kaudu. 5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 5.6. Tellija kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Tellija nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 6. Vaidluste lahendamine Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel läbirääkimiste teel ja kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine 7.1. Kokkulepe jõustub 1. maist 2024 ja on sõlmitud tähtajatult. 7.2. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse elektrooniliselt digitaalallkirjastatud vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti. 7.3. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks RTK nõukoda ning need kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni toimemudelist oma kodulehel ja teavitab Tellijat tehtud muudatustest. /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Kai Lobjakas Pärt-Eo Rannap Juhatuse liige Peadirektor