Tugiteenuste osutamise kokkulepe Sihtasutus Kodanikuühiskonna Sihtkapitaliga

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/24/168-1 Sihtasutus Kodanikuühiskonna Sihtkapital, registrikood 90009654, asukoht Vabaduse plats 2, 71020 Viljandi, keda esindab juhataja Anneli Roosalu, (edaspidi nimetatud Tellija või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled) ja Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos Tellijaga Pooled), sõlmivad seoses riigihangete korraldamise teenuse lisandumisega 26.05.2020 sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1.5-2/0280, mida on muudetud 08.01.2024 kokkuleppega nr 1-5/23/338-1 (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning -teenuste tingimusi ja kvaliteeti. 1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega. 1.3. Lepingu lahutamatu osa on Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) nõukoja otsusega heaks kiidetud ja peadirektori käskkirjaga kinnitatud järgmised (standard)toimemudelid ja teenuse osutamise tingimused: 1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel; 1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel; 1.3.3. SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi SAP BO) administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.4. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused; 1.3.5. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused. 1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.4.1. Lisa 1. Sihtasutuse Kodanikuühiskonna Sihtkapital finantsarvestuse toimemudel. 2. Tugiteenused 2.1. Tugiteenuste (edaspidi Teenus) all peetakse Kokkuleppes silmas: 2.1.1. finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Tellijale. Teenuse osutamise tulemuseks on Tellija finantsarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.2. personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Tellijale. Teenuse osutamise tulemuseks on Tellija personaliandmete sisestuse ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine; 2.1.3. riigihangete korraldamise teenust vastavalt iga-aastasele hankeplaanile, mille raames Teenuseosutaja korraldab Tellija vajadustele vastavaid riigihankeid, mis  nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris või mille korraldamises riigihangete registris on Tellija ja Teenuseosutaja kokku leppinud. Teenuseosutaja ei korralda hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija; 2.1.3.1. teenuse maht 2024. aastal on 2 riigihanget. Juhul, kui planeeritud maht muutub, teavitab Tellija Teenuseosutajat ja vajadusel lepitakse kokku Teenuse osutamise tingimuste muutmises. Järgmise kalendriaasta teenuse maht vaadatakse üle neljandas kvartalis enne uuendatud hinnapakkumuse esitamist. 2.1.3.2. riigihanke tugiteenuse eest tasutakse hankepõhiselt peale iga hankemenetluse lõppemist. Teenuseosutaja vaatab igal aastal neljandas kvartalis hanketeenuse maksumuse üle ja esitab vajadusel Tellijale uuendatud hinnapakkumuse. 2.1.4. majandustarkvara SAP administreerimist; 2.1.5. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimist; 2.1.6. E-arvekeskuse administreerimist; 2.1.7. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist. 2.2. Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja Tellija vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppes reguleeritud, kirjeldatakse (standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul ka vastava teenuse osutamise tingimustes. 2.3. Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud Teenuse hulka. 3. Poolte kohustused ja õigused 3.1. Teenuseosutaja kohustub: 3.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega; 3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, Tellija kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Tellija on need Teenuseosutajale edastanud, Tellija esitatud dokumentidest ning Kokkuleppest; 3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Tellijaga, kui see võib mõjutada Teenuse osutamist; 3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Tellijale lojaalselt arvestades Tellija huvidega ning neid huve kaitsma; 3.1.5. kui Teenuse osutaja märkab, et Tellija poolt Teenuse osutamiseks edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega, sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, juhib ta sellele Tellija tähelepanu ning esitab omapoolsed ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks; 3.1.6. andma Tellijale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama Tellija esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele; 3.1.7. võimaldama Tellijale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele SAP BO kaudu. Teenuseosutaja muudab olemasolevaid aruandeid või lisab uusi aruandeid Tellija põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on majandustarkvarast SAP kättesaadavad; 3.1.8. vajadusel esindama Tellijat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt seotud küsimustes;  3.1.9. kõrvaldama (standard)toimemudelites ja teenuse osutamise tingimustes kokku lepitud tähtaegade jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad; 3.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu tekkinud kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel; 3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või Teenuse saajaga (standard)toimemudelites ja teenuse osutamise tingimustes kokku lepitud tähtaegade vältel; 3.1.12. mitte avaldama ilma Tellija nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Tellijat, v.a siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki; 3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik Teenuse osutamiseks; 3.1.14. esitama Teenusega seotud aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Tellija siseaudiitorile, Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti; 3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni Tellija poolsete kohustuste täitmiseni, kui Tellija ei täida punktis 3.3.1.-3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist. 3.3. Tellija kohustub: 3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe (standard)toimemudelis määratud või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades; 3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele andmebaasidele ja infosüsteemidele; 3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele küsimustele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest; 3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada Teenuse osutamise käiku; 3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Tellija juhendites ja eeskirjades kui need on seotud Teenuse osutamisega. 3.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihangete korraldamise teenuse osutamisel vaidlustuse ja kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete korraldamise standardtoimemudelile Tellija ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt Teenuseosutaja poolt Tellijaga kooskõlastatud vastavalt standardtoimemudelile. 3.4. Tellijal on õigus: 3.4.1. saada Kokkuleppes nimetatud Teenust kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja käesoleva Kokkuleppega; 3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu. 3.4.3. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta Teenuse katkestusi või rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll (vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel. 3.4.4. Vääramatu jõud ei vabasta Pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud käesoleva Kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 4. Infoturve ja andmekaitse 4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte. 4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ning kindlustab Teenuse saaja andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid. 4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volituseta või juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata jätmise eest. 4.4. Infoturbeintsindentide korral teavitab Teenuseosutaja Riigi Infosüsteemide Ameti intsidentide käsitlemise osakonda (CERT-EE). Kui intsident mõjutab ka Teenuse saajat, siis teavitatakse sellest esimesel võimalusel ka Teenuse saajat. 5. Teabevahetus 5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib. 5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja. 5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti kaudu. 5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 5.6. Tellija kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid ja volitusi ning teha Tellija nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. 6. Vaidluste lahendamine Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse Poolte vahel läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Siseministeeriumi esindaja. 7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine 7.1. Kokkulepe jõustub allkirjastamise hetkest ja on sõlmitud tähtajatult. 7.2. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse elektrooniliselt digitaalallkirjastatud vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti. 7.3. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks RTK nõukoda ning need kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. 7.4. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.  7.5. Standardtoimemudelid ja teenuse osutamise tingimused ning nende muudatused kinnitatakse RTK nõukoja poolt ning need jõustuvad alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel ning teavitab Tellijat tehtud muudatustest. (Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt) Anneli Roosalu Pärt-Eo Rannap juhataja peadirektor