KÄSKKIRI
06.02.2019 nr 4
IT varade kord
Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 11.10.2016 käskkirja nr 104 „Tervise ja
Heaolu Infosüsteemide Keskuse moodustamine“ lisaga 1 kinnitatud “Tervise ja Heaolu
Infosüsteemide Keskuse põhimääruse“ punkti 25 alapunkti 4 alusel ja kooskõlas punktiga 17
alapunkti 18:
kinnitan „IT varade korra“ vastavalt käskkirja lisale.
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Reinhold
Direktor
IT varade kord
Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi Keskus) on Sotsiaalministeeriumi hallatav
riigiasutus. Keskus on vastavalt põhimäärusele volitatud valitsema riigivara. Keskus valdab ja
käsutab vara õigusaktides sätestatud korras. Riigivaraseaduse § 8 lõike 6 kohaselt kehtestab
Sotsiaalministeerium oma haldusala asutustele ja IT varade kasutajatele ja asutustele varade
osas riigivara valdamise ja kasutamise nõuded.
1. Eesmärk
Käesolev kord reguleerib Keskuse poolt Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas IT riigivara
soetamist, arvele võtmist, kasutamist, üleandmist, võõrandamist, kõlbmatuks tunnistamist,
maha kandmist ja inventuuri korraldust.
2. Mõisted
2.1 Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1 asutus – Sotsiaalministeeriumi valitsemisala ja hallatavad riigiasutused
vastavalt Sotsiaalministeeriumi põhimäärusele, va Keskus;
2.1.2 IT hoolduspartner – hankelepingu alusel IT hooldustöid teostav ettevõte.
Keskus hangib IT hoolduspartneri Sotsiaalministeeriumi haldusala asutustele
ühiselt;
2.1.3 IT vara – arvutustehnika riistvara ja muud seadmed ning komponendid,
abimaterjalid ja tarvikud, terviklikud infosüsteemid, vahendikomplektid ja
tarkvara. IT varad jagunevad põhivaraks ja väikevaraks;
2.1.4 IT põhivara – materiaalne või immateriaalne vara, mille soetusmaksumuse
alampiir on vastavalt Rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusele nr 105
„Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ 5 000 eurot (ilma
käibemaksuta);
2.1.5 IT väikevara ehk väheväärtuslik vara – vallasvara, mis ei ole põhivara ning
mis on arvele võetud maksumusega alates 150 eurot (ilma käibemaksuta) või
sõltuvalt vara iseloomust ka väiksema soetusmaksumusega vara;
2.1.6 IT varahaldur – Keskuse töötaja, kes korraldab varade väljastamist, arvele
võtmist, maha kandmist, peab varade liikumise osas arvestust ning teeb muid
varade haldusega seonduvaid toiminguid;
2.1.7 IT varade eest vastutav isik – Keskuse direktori poolt määratud isik, kes
vastutab kõikide varadega tehtud toimingute eest vastavalt kehtestatud korrale
ning kes teostab kontrolli varade soetamise ja arvestuse osas;
2.1.8 teenistuja – asutusega töö- või teenistussuhtes olev ametnik, töötaja või muu
lepingu alusel asutuse või Keskuse huvides tegutsev isik;
2.1.9 IT vara kasutaja – teenistuja, kellele on vara kasutusse antud;
2.1.10 kontaktisik – asutuse poolt määratud teenistuja, kes omab ülevaadet IT varade
liikumisest;
2.1.11 infosüsteem – ühest või mitmest arvutist, väliseadmetest ja tarkvarast koosnev
süsteem andmete töötlemiseks;
2.1.12 tarkvaraarendus – on Keskuse poolt loodud infosüsteem või olemasoleva
infosüsteemi parendus;
2.1.13 standardtöökoha seadmed – on sülearvutid (sh pordilaiendid), lauaarvutid,
monitorid, klaviatuurid ja hiired (ühenduskaabliga) ning eeltoodud seadmete
ühenduskaablid;
2.1.14 IT profiil - infotehnoloogiline standard, mis kirjeldab Keskuse hallatava riist- ja
tarkvara tüüpkonfiguratsioonid ja nende miinimumparameetrid;
2.1.15 IT vara kood – põhi- ja väikevarad tähistatakse unikaalse kleebisega, millel on
kirjas VV00..., TARV000… või 1000 algusega kood;
2.1.16 Riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP) – ministeeriumi valitsemisalas
kasutusel olev elektrooniline arvepidamiskeskkond.
3. Üldsätted
3.1 Riigivara valitsemine toimub riigivaraseaduse, Sotsiaalministeeriumi valitsemisel
oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korraldamise põhimõtete, raamatupidamise
sise-eeskirjade, käesoleva korra ja teiste õigusaktide sätete kohaselt.
3.2 Keskuse haldusalas on riigivara kasutamise eesmärgiks riigivõimu teostamine või tulu
saamine, kui konkreetse vara jaoks ei ole asutuse juht määranud muud eesmärki.
3.3 Keskus lähtub IT varade haldamisel eelarve optimaalse kasutamise printsiibist.
3.4 Keskuse direktor kehtestab käskkirjaga IT profiili ning hangitavate IT väikevarade
loetelu ja arveldamise korra.
3.5 Keskuse direktor määrab käskkirjaga IT varade eest vastutava isiku.
3.6 Keskus väljastab IT varasid ainult asutuse aadressile ning ei taga IT varade
paigaldamist ja seadistamist kodukontorisse.
3.7 Asutus vastutab talle üle antud IT varade säilimise eest. IT varade liikumise arvestuse
korraldamiseks nimetab asutus kontaktisiku ja teavitab sellest Keskust
[email protected]
aadressil.
4. Nõuded vara kasutamisele
4.1 IT varade kasutaja on kohustatud:
4.1.1 kasutama vara heaperemehelikult, et vältida selle kahjustamist, hävimist,
vargust või kaotamist;
4.1.2 järgima kasutusjuhendit seadmete hooldamiseks ja kasutamiseks, sh kasutama
ainult originaal või mõnda muud seadme tootja poolt heakskiidetud
kulumaterjali;
4.1.3 veenduma IT vara kättesaamisel selle töökorras olekus, vajadusel edastama
probleemse vara osas info aadressil
[email protected]. Kirjas tuleb välja tuua täpne
veakirjeldus ning IT vara kood;
4.1.4 pärast kasutamisperioodi lõppemist tagastama IT vara samas seisukorras
vastuvõetule, arvestades vara normaalset kulumist;
4.1.5 teavitama esimesel võimalusel vara vargusest, kahjustumisest, hävimisest ja
kaotamisest aadressil
[email protected];
4.1.6 mitte andma IT vara kasutamiseks kolmandale isikule;
4.1.7 hüvitama varale tekitatud kahju vastavalt käesoleva korra punktile 11.
5. Uuele teenistujale IT varade taotlemine ja üleandmine
5.1 Uute teenistujate kohta edastab asutuse personaliosakond, teenistuja otsene juht või
Keskusega kokkuleppel asutuse poolt nimetatud isik vähemalt 10 tööpäeva enne uue
teenistuja tööle asumist uue teenistuja IT varade vajaduse kohta vabas vormis
taotluse aadressil
[email protected].
5.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
5.2.1 uue teenistuja ees- ja perekonnanimi;
5.2.2 isikukood;
5.2.3 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
5.2.4 IT varade vajadus või olemasolevate varade koodid;
5.2.5 töö alustamise kuupäev;
5.2.6 teenistuja kontaktid, kellega IT hoolduspartner saab leppida kokku IT varade
paigaldamise aja.
5.3 Standardtöökoha seadmed väljastab Keskus hiljemalt teenistuja töö alustamise
kuupäevaks.
5.4 Kui uuele teenistujale antakse üle teise teenistuja seadmed, mille vara koodid ei ole
leitavad, peab taotleja saatma vastava info aadressil
[email protected].
5.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt punktile 8.
6. IT-varade taotlemine olemasoleva vara asendamiseks/täiendamiseks
6.1 IT vara asendamiseks või täiendamiseks, sh IT profiilile mittevastava tarkvara
taotlemiseks tuleb esitada personaliosakonna või teenistuja otsese juhi poolt taotlus
aadressil
[email protected].
6.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
6.2.1 teenistuja ees- ja perekonnanimi;
6.2.2 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
6.2.3 IT varade vajadus, sh:
6.2.3.1 IT vara kirjeldus ja spetsifikatsioon;
6.2.3.2 selgitus IT vara kasutamise vajaduse kohta.
6.2.4 taotlemisel olemasolevate IT varade asemele, olemasolevate IT varade koodid;
6.2.5 IT vara kood, kuhu tuleb paigaldada mittestandardne tarkvara.
6.3 IT varade eest vastutaval isikul on õigus keelduda taotluse kooskõlastamisest, kui
taotletav IT vara ei vasta Keskuse poolt kehtestatud infoturbenõuetele.
6.4 Kooskõlastamise otsusest teavitab IT varahaldur taotluse esitajat e-posti teel 10
tööpäeva jooksul alates taotluse esitamisest.
6.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt punktile 8.
6.6 IT varasid ei pea taotlema, kui olemasolev IT vara ei ole töökorras, esineb tehnilisi
tõrkeid või on amortiseerunud. Sellisel juhul tuleb aadressil
[email protected] teha
vastavasisuline pöördumine seadme väljavahetamiseks.
6.7 Keskus võib IT varasid välja vahetada IT vara rendiperioodi lõppedes ja/ või vastavalt
vajadusele (amortiseerunud; vananenud). IT varahaldur teavitab ette vähemalt 10
tööpäeva IT varade vahetamisest asutuse IT varade kasutajaid ning IT hoolduspartner
lepib IT varade kasutajatega kokku IT varade vahetamise aja.
7. IT varad, mis on ühiskasutuses
7.1 IT varadele, millel puuduvad personaalsed kasutajad (printerid, koosolekuruumide
varad, õppeklasside varad, teenindussaalides klientide kasutuses olevad varad jne),
omistatakse RTIPis kasutamistunnust „Vara on ühiskasutuses“.
7.2 Ühiskasutatavate IT varade puhul tuleb kasutajal lähtuda vara heaperemehelikust
kasutamisest järgides vara kasutamise juhiseid ning vältida selle kahjustamist.
7.3 Asutus määrab teenistuja, kes kooskõlastab RTIPs ühiskasutuses oleva IT vara
üleandmise-vastuvõtmise akti.
8. IT vara kasutamise kokkulepe
8.1 IT vara kasutaja kooskõlastab RTIPs vara üleandmise – vastuvõtmise akti. Vara
üleandmise – vastuvõtmise akti kooskõlastamisel tuleb IT vara kasutajal kontrollida
tema käsutusse antud IT varade andmete õigsust.
8.2 Kui IT vara kasutaja tuvastab RTIPis IT varade kasutamise kokkuleppes ebatäpsusi,
peab ta sellest teavitama IT varahaldurit või edastama teavituse aadressil
[email protected]. IT varahaldur täpsustab varade andmed ja vajadusel korraldab
parandused või väljastab asendusseadme.
8.3 IT varade kasutajatele, sh praktikantidele, keda RTIPis ei ole registreeritud,
määratakse IT varad tema otsese juhi või asutuse poolt määratud muu isiku nimele.
8.4 RTIPis vara üleandmise-vastuvõtmise akti kooskõlastamisega kinnitab IT vara
kasutaja, et IT vara on üle antud tema valdusesse ning kohustub järgima käesolevat
korda.
9. Töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel IT varade üleandmine
9.1 Töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel peab personaliosakond, teenistuja
otsene juht või Keskusega kokkuleppel asutuse poolt nimetatud isik vähemalt 5
tööpäeva enne töö- või teenistussuhte lõppemist või peatumist edastama teavituse
aadressil
[email protected]:
9.1.1 teenistuja viimase tööpäeva kuupäeva;
9.1.2 kontaktisiku nime, kellele lahkuv teenistuja annab IT varad üle;
9.1.3 IT varade asukoha;
9.1.4 soovist anda IT varad koheselt üle uuele teenistujale.
9.2 Kontaktisik või asutuse poolt nimetatud muu isik võtab lahkuvalt teenistujalt IT varad
vastu ning tagab IT varade üleandmise IT hoolduspartneri lattu või uuele teenistujale.
9.3 Lahkuva teenistuja IT varad võivad olla asutuses kasutuseta kuni teadaoleva uue
teenistuja töö- või teenindussuhte alguseni kuid mitte kauem kui üks kuu. Kokkuleppel
IT varahalduriga võib antud perioodi pikendada.
9.4 IT varade üleandmisel uuele teenistujale juhindutakse käesoleva korra punktist 5.
10. IT varade arvestus ja soetamine
10.1 Varade arvestust peab RTIPis IT varahaldur, kes saab sisendi Keskusele esitatud
arve või mõnel muul juhul otsustuskorras (inventuuri või kontrolli käigus leitud
kleebiseta vara).
10.2 IT varad võetakse arvele RTIPis unikaalsete koodidega. IT varahaldur korraldab vara
koodi kleebise kinnitamise varale.
10.3 Kasutusel on alljärgneva algusega vara koodid:
10.3.1 VV00... tähistatakse IT väikevara
10.3.2 1000... tähistatakse IT põhivara
10.3.3 TARV000... tähistati kuni 30. juunini 2018 IT väikevara soetusmaksumusega
alla 200 euro (ilma käibemaksuta). Eelnimetatud IT väikevaradel kasutatakse
antud tähisega vara koodi kuni vara maha kandmiseni.
10.4 IT varade üle peetakse arvestust RTIPis (nii põhi- kui ka väikevarad) ja
raamatupidamisprogrammis SAP (ainult põhivarad).
10.5 IT väikevara üle peetakse arvestust varade koguselises ja summalises väljenduses
varaliikide lõikes. Arvestust peetakse elektroonilisel arvestuskaardil RTIPis, milles
kajastub detailne informatsioon varaga toimunu kohta.
10.6 Arvestuskaardile kantakse järgnevad andmed:
10.6.1 IT vara nimetus;
10.6.2 soetusmaksumus;
10.6.3 soetamise kuupäev;
10.6.4 seerianumber;
10.6.5 IT vara asukoht;
10.6.6 garantii info.
10.7 IT varade hankimise korraldamise eest vastutab IT varade eest vastutav isik.
10.8 IT põhivarade arvele võtmist teostab Keskuse poolt kinnitatud arve alusel Riigi
Tugiteenuste Keskuse (RTK) varadega tegelev raamatupidaja.
10.9 Tarkvaraarenduste arvele võtmist koordineerib projektijuht, kes teavitab kirjalikult
Keskuse finantsspetsialisti tarkvaraarenduse arvele võtmise vajadusest.
Finantsspetsialist valmistab ette dokumendihaldussüsteemis arvele võtmise akti.
Arvele võtmise akti kooskõlastavad tarkvara arvele võtmise komisjoni liikmed.
Komisjoni kuuluvad tarkvaraarenduse eest vastutav projektijuht, osakonna juhataja,
kelle vastutusvaldkonda antud tarkvaraarendus kuulub, IT varade eest vastutav isik ja
üldosakonna juhataja. Arvele võtmise akti kinnitab Keskuse direktor. Kinnitatud arvele
võtmise akt edastatakse IT varahaldurile ja RTK raamatupidajale vara arvele
võtmiseks.
10.10 Amortisatsiooniarvestus toimub vastavalt Sotsiaalministeeriumi ja selle
valitsemisala asutuste raamatupidamise sise-eeskirjale.
11. Vara kahju hüvitamise alused
11.1 Asutus või Keskuse IT vara kasutaja peab hüvitama Keskusele IT vara rikkumise,
hävimise, kaotamise või vargusega tekitatud kahju osas esitatud kahjunõude, kui IT
varale on tekkinud kahju perioodil kui IT vara oli üle antud asutuse või Keskuse IT vara
kasutaja kasutusse.
11.2 Kahju tekkimisel esitab asutus või Keskuse IT vara kasutaja Keskusele seletuskirja
kahju tekkimise asjaolude kohta.
11.3 Keskus hindab IT vara kahjustamise asjaolusid ning vajadusel esitab tekitatud
kahjunõude asutusele või Keskuse IT vara kasutajale.
11.4 Kahjunõude summa kujuneb lähtudes IT vara remondikuludest või kui taastamine ei
ole otstarbekas, siis kasulikust elueast ja jääkväärtusest. Kahjunõue sisaldab
käibemaksu.
11.5 Kui IT varale on kahju tekitanud kolmas isik, kellele on IT vara üle antud, vastutab IT
varale tekkinud kahju eest asutus või Keskuse IT vara kasutaja, kellele IT vara üle
anti.
11.6 Vääramatust jõust tingitud IT varade rikkumisest või hävimisest tulenevad
taastamiskulud katab Keskus.
12. IT varade liikumine ja transport
12.1 Asutuse kontaktisik on kohustatud edastama teavituse IT varade liikumise kohta
aadressil
[email protected] sõltumata, kas vajatakse IT varade ümbertõstmisel IT
hoolduspartneri abi või ei. Teavitus peab minimaalselt sisaldama:
12.1.1 asutuse nimi ja aadress;
12.1.2 IT vara kasutaja nimi;
12.1.3 IT vara kood;
12.1.4 uue ja vana ruumi/ kabineti number.
12.2 IT varade liikumiseks loetaks, kui IT vara kasutaja liigub koos IT varaga:
12.2.1 ruumi / kabineti muutus – IT varasid tõstetakse ühest ruumist/ kabinetist teise;
12.2.2 aadressilt teisele aadressile – IT varad tarnitakse ühelt aadressilt teisele
aadressile (nt Tähe tn 106 Tartu liigub Põllu tn 1a Tartu aadressile)
12.3 Asutus vastutab, et info IT varade liikumise kohta on edastatud vähemalt 10 tööpäeva
enne kolimist aadressil
[email protected].
12.4 IT varade transporti korraldab IT varahaldur või kokkuleppel asutuse kontaktisik.
13. IT varade kõlbmatuks tunnistamine, maha kandmine ja hävitamine
13.1 IT vara tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha Riigivaraseaduse §-s 55
sätestatud juhtudel.
13.2 Keskus korraldab tema omandis olevate IT varade maha kandmist. Keskus ei
korralda asutuste omandis olevate varade maha kandmist.
13.3 IT vara kõlbmatuks tunnistamise tingimus peab olema dokumentaalselt tõestatud ehk
on koostatud IT vara hinnanguakt või inventeerimiskomisjoni otsus.
13.4 Keskuse põhivarade maha kandmist menetletakse RTIPis.
13.5 Väheväärtuslike varade maha kandmist kooskõlastab RTIPis IT varade eest vastutav
isik.
13.6 Peale maha kandmise otsust lähevad varad füüsilisele hävitamisele, mida
dokumenteeritakse utiliseerimisaktiga.
14. Inventuur
14.1 Keskus viib vähemalt üks kord aastas läbi IT põhivarade inventuuri ja vähemalt üks
kord kolme aasta jooksul väheväärtuslike varade inventuuri.
14.2 Keskus viib läbi vajadusel erakorralisi inventuure väheväärtuslike varade kohta
lähtudes maksumusest või muudest asjakohastest määratlustest (nt kaasatakse
inventuuri väheväärtuslikud omastamisele ja vargusele sensitiivsed varad).
14.3 Varade inventeerimist võib korraldada kauglugemise teel.
14.4 Asutusel on kohustus osaleda Keskuse IT varade inventuuris.
14.5 Materiaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. oktoobri seisuga.
14.6 Immateriaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. detsembri seisuga.
14.7 IT varade inventuuri läbiviimise aeg, põhimõtted, tähtajad ja inventuurikomisjonide
moodustamine kehtestatakse Keskuse direktori käskkirjaga.
14.8 Hiljemalt 15. oktoobriks on asutusel kohustus esitada aadressil
[email protected]
teenistujate nimekiri, kes osalevad inventuuris.
14.9 Inventuuri läbiviimisel lähtutakse Keskuse poolt etteantud juhistest ja tähtaegadest.
15. Varade lühiajaline kasutamine Keskuse-siseselt
15.1 IT varasid (kõrvaklapid, sülearvutid, mälupulgad, kõlarid, videokaamera, klaviatuur,
hiir jne) on lühiajaliseks kasutamiseks võimalik saada Keskuse kasutajatoest.
15.2 Lühiajaline kasutamine tuleb fikseerida paberkandjal asuval lehel „Laenutatavad
seadmed“ kirjutades sinna järgneva info:
15.2.1 väljastamise kuupäev;
15.2.2 IT vara nimetus;
15.2.3 sülearvuti puhul vara kood;
15.2.4 kasutaja/ laenutaja nimi;
15.2.5 kasutaja/ laenutaja allkiri.
15.3 IT varade tagastamise korral tuleb kirjutada „Laenutatavad seadmed“ lehele
15.3.1 tagastamise kuupäev;
15.3.2 kasutaja/ laenutaja allkiri.
15.4 Laenutaja kohustub kasutama vara vastavalt käesoleva korra punktile 4.
15.5 IT varade laenutamist ja nende tagastamist koordineerib IT varahaldur.