Kiri

EELNÕU 22.06.2026 VABARIIGI VALITSUS MÄÄRUS Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ muutmine Määrus kehtestatakse kriminaalmenetluse seadustiku § 210 lõike 3, väärteomenetluse seadustiku § 81¹ lõike 3 ja tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 601 lõike 3 alusel. Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruses nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ tehakse järgmised muudatused: 1) paragrahv 1 sõnastatakse järgmiselt: „§ 1. E-toimiku süsteemi asutamine ja eesmärk (1) Määrusega asutatakse menetlusandmete ja isikuandmete töötlemiseks peetav riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu ametliku nimetusega e-toimiku süsteem. (2) E-toimiku eesmärk on: 1) tagada ülevaade kriminaal-, väärteo-, tsiviil- ja haldusmenetluses menetletavatest asjadest ning seaduses sätestatud juhtudel alustamata jäetud menetlustest; 2) kajastada menetluste käigus tehtud toiminguid; 3) võimaldada menetlejate, kohtute ja teiste seaduses sätestatud asutuste töö korraldamist; 4) võimaldada andmete ja dokumentide elektroonilist edastamist; 5) tagada kriminaal-, karistus- ja õiguspoliitiliste otsuste tegemiseks ning süsteemi sisemise töökorralduse analüüsimiseks ja planeerimiseks vajaliku statistika ja analüüsi koostamine.“; 2) paragrahvi 2 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt: „(1) E-toimiku süsteem koosneb järgnevatest osadest: 1) põhisüsteem; 2) avalik liides; 3) kriminaalmenetluse liides; 4) väärteomenetluse liides; 5) digitaalne toimik; 6) statistikakeskkond; 7) muud e-toimiku süsteemiga liidestatud infosüsteemid ja tehnilised komponendid.“; 3) paragrahvi 2 täiendatakse lõikega 11 järgmises sõnastuses: „(11) Statistikakeskkond koosneb keskandmekogu ja andmeandjate edastatavatest andmetest, mida töödeldakse pseudonüümitud kujul, välja arvatud ametniku nimi, isikukood ja tema töötamise andmed, mida töödeldakse isikustatud kujul.“; 4) paragrahvi 3 lõiked 3 ja 4 tunnistatakse kehtetuks; 5) paragrahvi 4 lõige 2 sõnastatakse järgmiselt: „(2) E-toimiku süsteemi andmeid töötlevad volitatud töötlejad on: 1) kohus; 2) prokuratuur; 3) uurimisasutused; 4) kohtuvälised menetlejad; 5) julgeolekuasutused; 6) vanglad ja arestimajad; 7) kriminaalhooldusametnikud; 8) muud seaduses sätestatud asutused nende pädevuse piires.“; 6) paragrahvi 4 täiendatakse lõikega 4 järgmises sõnastuses: „(4) Väärteomenetluse liidese tehniliseks volitatud töötlejaks on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus.“; 7) paragrahvi 5 täiendatakse punktiga 61 järgmises sõnastuses: „61) korraldab järelevalvet e-toimiku süsteemi kasutamise, juurdepääsuõiguste ja logide kontrollimise üle;“; 8) paragrahvi 6 lõike 1 punkt 6 sõnastatakse järgmiselt: „6) tagab, et andmeid töötlevad üksnes sellise õigusega isikud vastavalt õigusaktides sätestatud eesmärgile ja ulatusele;“; 9) paragrahvi 6 tekst loetakse lõikeks 1 ja paragrahvi täiendatakse lõikega 2 järgmises sõnastuses: „(2) Volitatud töötleja määrab oma pädevusse kuuluvate isikuandmete töötlemise eest vastutavad isikud ning tagab andmesubjekti õiguste teostamise seaduses sätestatud korras.“; 10) paragrahv 13 sõnastatakse järgmiselt: „§ 13. Andmete säilitamine (1) E-toimiku süsteemi andmeid säilitatakse seadustes ja nende alusel antud õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul. (2) Säilitamistähtaja möödumisel andmed: 1) kustutatakse; 2) anonüümitakse või 3) antakse üle Rahvusarhiivile vastavalt arhiiviseadusele ja Rahvusarhiivi hindamisotsusele. (3) Vastutav töötleja tagab tehniliste ja korralduslike meetmete olemasolu andmete kustutamiseks ning arhiveerimiseks.“; 2 11) paragrahvi 15 lõige 1 sõnastatakse järgmiselt: „(1) Juurdepääs e-toimiku süsteemi andmetele võimaldatakse üksnes seadusest tuleneva ülesande täitmiseks ja ulatuses, mis on vajalik konkreetse ülesande täitmiseks.“; 12) paragrahvi 16 täiendatakse lõigetega 6–8 järgmises sõnastuses: „(6) Andmesubjekti õigust tutvuda tema kohta kogutud andmetega võib piirata üksnes seaduses sätestatud alusel ja ulatuses. (7) Juurdepääsupiirang peab olema põhjendatud ja tähtajaline. (8) Piirangu aluse äralangemise korral tuleb andmesubjektile võimaldada juurdepääs tema kohta kogutud andmetele.“; 13) paragrahvi 18¹ täiendatakse lõikega 7 järgmises sõnastuses: „(7) Rahapesu Andmebüroo ametnikule võimaldatakse juurdepääs e-toimiku süsteemi andmetele ulatuses, mis on vajalik rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks.“; 14) paragrahvi 191 lõige 5 sõnastatakse järgmiselt: „(5) Käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud taotlus esitatakse digitaalselt allkirjastatuna Justiits- ja Digiministeeriumile.“; 15) paragrahvi 20 lõiget 4 täiendatakse punktiga 4 järgmises sõnastuses: „4) kontrollib logisid ja juurdepääsuõiguste kasutamist vähemalt üks kord aastas.“; 16) paragrahv 22 sõnastatakse järgmiselt: „§ 22. Logimine (1) E-toimiku süsteemis logitakse kõik isikuandmetega tehtavad toimingud, sealhulgas andmete: 1) vaatamine; 2) sisestamine; 3) muutmine; 4) kustutamine; 5) edastamine. (2) Logi sisaldab vähemalt: 1) toimingu teinud isiku ees- ja perekonnanime; 2) toimingu teinud isiku isikukoodi või muud unikaalset tunnust; 3) toimingu aega; 4) toimingu liiki; 5) töödeldud andmete viidet. (3) Logisid säilitatakse kolm aastat, kui seadusest ei tulene pikemat tähtaega.“; 17) paragrahv 24 sõnastatakse järgmiselt: „§ 24. Andmekogu lõpetamine 3 E-toimiku süsteemi lõpetamine toimub seaduse alusel. Andmekogu lõpetamisel tagatakse arhiiviväärtuslike andmete üleandmine Rahvusarhiivile ning muude andmete hävitamine või üleandmine vastavalt õigusaktidele.“; 18) määruse lisa 2 täiendatakse punktidega 20.5-20.11 järgmises sõnastuses: „20.5 Nõude koormus 20.6 Määramise koormus 20.7 Määramise erimärked 20.8 Ajutine menetlusprofiil 20.9 Kasutajaprofiili kehtivus 20.10 Kasutajaprofiili kehtivuse lõpp 20.11 Kasutaja roll“; 19) määruse lisa 3 täiendatakse punktidega 16.5-16.11 järgmises sõnastuses: „16.5 Nõude koormus 16.6 Määramise koormus 16.7 Määramise erimärked 16.8 Ajutine menetlusprofiil 16.9 Kasutajaprofiili kehtivus 16.10 Kasutajaprofiili kehtivuse lõpp 16.11 Kasutaja roll“; 20) määruse lisa 4 kehtestatakse uues sõnastuses (lisatud). 4 Kristen Michal peaminister Liisa-Ly Pakosta justiits- ja digiminister Keit Kasemets riigisekretär Lisa 4 Tsiviil- ja halduskohtumenetluses e-toimiku süsteemi kantavad andmed Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898  Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 «E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus» lisa 4 TSIVIIL- JA HALDUSKOHTUMENETLUSES E-TOIMIKU SÜSTEEMI KANTAVAD ANDMED 1 Kohtuasja alustamine 1.1 Menetlusliik Tsiviilkohtumenetlus Halduskohtumenetlus 1.2 Kohtuasja saabumise kuupäev 2 Üldandmed Kohtuasja nimetus Menetluse kaalukus Tsiviilasja hind Kohtueelse menetluse number Konfidentsiaalsus 3 Osalised 3.1 Füüsiline isik Eesnimi Perekonnanimi Sünniaeg Isikukood Sugu Töökoht/õppekoht Sünnikoht Menetlusosalise liik 3.2 Muu isik Asutuse või isiku nimi Registrikood Menetlusosalise liik Isiku tüüp 3.3 Esindaja Eesnimi Perekonnanimi Sünniaeg Isikukood Sugu Ametinimetus Menetlusosalise liik 4 Kontaktandmed 4.1 Sidevahend Sidevahendi liik Telefoninumber või e-posti aadress Sidevahendi staatus 4.2 Aadress Riik Maakond Linn/vald Alev/küla/linnaosa Tänav Maja Korter Sihtnumber Aadressi staatus Aadressi liik Asutuse nimetus 6 5 Nõuded Nõude sisu Tsiviilasja kategooria ja liik Nõude tüüp haldusasjas Menetluse alus haldusasjas Haldusasja kategooria ja liik 6 Kohtuasja jagamine Valitud menetleja Selgitus kohtuasja jagamise kohta 7 Menetlusgrupp Menetlusgrupi liikmed Menetlusgrupi nimetus 8 Dokumendid Dokumendi liik Dokumendi kuupäev Dokumendi koostaja Dokumendi lisa Dokumendifaili nimi Dokumendifail Dokumendi number Lahendi jõustumise staatus Jõustumise staatuse alguskuupäev Jõustumise staatuse lõppkuupäev Jõustumise märge Jõustunud osa kirjeldus Kaebused lahendi peale Mõjutatavad lahendid Kohtulahendi avalikustamise aste Avalikustamise alguskuupäev Isikuandmete varjamine avalikustatavas versioonis Avalikustatava dokumendifaili nimi Avalikustatav dokumendifail Kohtulahendi kohta koostatud märksõnad, annotatsioonid ja lahendis käsitletud paragrahvid Kohtuistungi heli- ja videosalvestis 9 Sissetulev post Dokumendi liik Esitamise viis Saabumise kuupäev Postitamise kuupäev Tähtkirja kood Dokumendi number Dokumendi kuupäev Dokumendi esitaja (eesnimi, perekonnanimi, isikukood, menetlusosalised) Dokumendifaili nimi Dokumendifail 10 Kohtulahendi andmed 10.1 Kohtulahendi liik Kohtuotsuse liik Määruse liik 10.2 Kohtulahendi tüüp Menetlust lõpetav lahend Menetluslik lahend 11 Sündmused Sündmuse liik Sündmuse nimetus Sündmuse toimumise kuupäev Sündmuse toimumise aeg Sündmuse kirjeldus Sündmuse staatus Sündmuse objekt 7 12 Staatused Kohtuasja staatus Menetluse staatus 13 Kohtunik 13.1 Menetlusliigi koormus 13.2 Alamliigi koormus 13.3 Vaikimisi menetlusgrupp 13.4 Kohtuniku äraolek Alguskuupäev Lõppkuupäev 13.5 Nõude koormus 13.6 Määramise koormus 13.7 Määramise erimärked 13.8 Ajutine menetlusprofiil 13.9 Kasutajaprofiili kehtivus 13.10 Kasutajaprofiili kehtivuse lõpp 13.11 Kasutaja roll 14 Istungi andmed Istungi number Toimumiskoht Istungisaal Kohtuistungi liik Toimumise kuupäev Planeeritav toimumisaeg Tegelik toimumisaeg Kohtuistungi pealkiri Kohtukoosseis Kohtuistungi kohtuametnikud Kutsutud isikud Istungi olek 15 Saadetiste andmed Saadetav dokument Adressaat Edastamise viis Aadress Väljastusteate tagastamise tähtaeg Adressaadile edastamise viis Saatmise kuupäev Hoiustamine postkontoris Väljastusteade Saadetise olek 16 Riigi nõude andmed Riigi nõude liik ja alaliik Riigi nõude selgitus Riigi nõude summa ja valuuta Makse saaja Kontonumber Viitenumber Makse selgitus Nõude saatmine kohtutäiturile, kui nõuet tähtaegselt ei tasuta Riigi nõude jagamine Kohustatud isik 8  Ministeeriumid Meie 27.06.2026 nr 8-1/4965-1 Kohtud Andmekaitse Inspektsioon Registrite ja Infosüsteemide Keskus Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ muutmise määruse eelnõu Esitame teile kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ muutmise määruse eelnõu. Palume tagasiside saata hiljemalt viie tööpäeva jooksul. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Liisa-Ly Pakosta minister Lisad: 1) eelnõu; 2) seletuskiri. Margit Lauri [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898  Vabariigi Valitsuse 3. juuni 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ muutmise määruse eelnõu seletuskiri 1. Sissejuhatus 1.1. Sisukokkuvõte ja määruse eesmärk Eelnõu eesmärk on tõhustada kohtuhaldust ja vähendada bürokraatiat, ajakohastades e-toimiku põhimäärust ning luues paremad eeldused kohtute töökoormuse ja töökorralduse andmepõhiseks juhtimiseks. Eelnõu kõige olulisemad muudatused 1. Kohtute töökoormuse ja kohtuasjade jagamise andmed liidetakse e-toimiku statistikakeskkonnaga. See võimaldab paremini analüüsida kohtute töökoormust, tööjaotusplaanide toimimist ja ressursikasutust. 2. E-toimiku süsteemi ülesehituse kirjeldus ajakohastatakse. Põhimääruses kirjeldatakse süsteemi senisest üldisemalt ja funktsionaalsemalt, sh tuuakse välja põhisüsteem, avalik liides, kriminaal- ja väärteomenetluse liides, digitoimik, statistikakeskkond ning muud liidestatud infosüsteemid. 3. Põhimäärusest eemaldatakse aegunud ja liiga detailsed tehnilised kirjeldused. See vähendab bürokraatiat, sest edaspidi ei ole vaja määrust muuta iga tehnilise muudatuse, liidestatud infosüsteemi muutumise või töökorraldusliku täpsustuse tõttu. 4. Volitatud töötlejate ja andmetele juurdepääsu regulatsiooni täpsustatakse. Andmete töötlemise õigus seotakse selgemalt asutuse seadusest tuleneva ülesande ja pädevusega, mitte üksnes konkreetse asutuse nimetamisega põhimääruses. 5. Logimise, juurdepääsuõiguste kontrolli ja järelevalve nõudeid täpsustatakse. Sätestatakse selgemalt, milliseid toiminguid logitakse, milliseid andmeid logi sisaldab ning et logisid ja juurdepääsuõigusi tuleb kontrollida vähemalt kord aastas. Määrus kehtestatakse kriminaalmenetluse seadustiku § 210 lõike 3, väärteomenetluse seadustiku § 81¹ lõike 3 ja tsiviilkohtumenetluse seadustiku § 601 lõike 3 alusel. Väljaspool justiitssüsteemi töötavate inimeste ega ettevõtjate halduskoormust eelnõukohased muudatused ei mõjuta. 1.2. Eelnõu ettevalmistaja Eelnõu ja seletuskirja koostasid Justiits- ja Digiministeeriumi nõunikud Margit Lauri ([email protected]), Georg Teiter ([email protected]), Kristel Niidas ([email protected]), Külli Luha (kü[email protected]) ja Sander Heinsoo ([email protected]). Eelnõu ja seletuskirja keeletoimetas Justiits- ja Digiministeeriumi õigusloome korralduse talituse toimetaja Inge Mehide ([email protected]). 1 2. Eelnõu sisu ja võrdlev analüüs 2.1. Paragrahvi 1 muutmine Muudatusega ajakohastatakse e-toimiku süsteemi eesmärgi kirjeldust. Võrreldes kehtiva regulatsiooniga sõnastatakse süsteemi eesmärgid terviklikumalt ja tehnoloogianeutraalselt. Täpsustatakse, et süsteem toetab lisaks menetluste läbiviimisele ka statistika ja analüüsi koostamist ning õiguspoliitiliste otsuste tegemist. 2.2. Paragrahvide 2 ja 3 muutmine Muudatustega ajakohastatakse e-toimiku süsteemi ülesehituse kirjeldust. Süsteemi koosseisu kirjeldatakse funktsionaalselt, nähes ette põhisüsteemi, avaliku liidese, kriminaal- ja väärteomenetluse liidese, statistikakeskkonna ning muud liidestatud infosüsteemid ja tehnilised komponendid. Kehtivas redaktsioonis on e-toimiku süsteemi eesmärk kirjeldatud peamiselt menetluste läbiviimise toetamise ja menetlusandmete koondamise kaudu. Uues sõnastuses täpsustatakse, et e-toimiku süsteem on menetlusandmete ja isikuandmete töötlemiseks peetav riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu. Sellega rõhutatakse e-toimiku süsteemi andmekogu funktsiooni ning selle rolli riigi infosüsteemi osana. Samuti täpsustatakse e-toimiku süsteemi eesmärke. Senisest selgemalt sätestatakse, et süsteem võimaldab: • pidada arvestust kriminaal-, väärteo-, tsiviil- ja haldusmenetluste üle; • kajastada menetluste käigus tehtud toiminguid; • toetada menetlejate, kohtute ja teiste seaduses sätestatud asutuste töö korraldamist; • võimaldada andmete ja dokumentide elektroonilist edastamist; • koostada statistikat ja analüüse kriminaal-, karistus- ja õiguspoliitiliste otsuste tegemiseks ning süsteemi töö korraldamiseks. Lisaks täpsustatakse, et e-toimiku süsteemis võidakse kajastada ka seaduses sätestatud juhtudel menetluse alustamata jätmisega seotud andmeid. Muudatus ei loo uut andmete töötlemise alust, vaid kajastab olemasolevat praktikat ja seadustest tulenevaid ülesandeid. Paragrahvi 2 lõikega 1 ajakohastatakse e-toimiku süsteemi koosseisu kirjeldust. Kehtiva regulatsiooni asemel loetletakse e-toimiku süsteemi peamised funktsionaalsed osad ning tehnilised komponendid. Muudatusega nähakse ette, et e-toimiku süsteem koosneb põhisüsteemist, avalikust liidesest, kriminaalmenetluse liidesest, väärteomenetluse liidesest, digitoimikust, statistikakeskkonnast ning muudest e-toimiku süsteemiga liidestatud infosüsteemidest ja tehnilistest komponentidest. Muudatuse eesmärk on viia põhimäärus kooskõlla e-toimiku süsteemi tegeliku tehnilise arhitektuuriga. Võrreldes kehtiva regulatsiooniga tuuakse eraldi välja statistikakeskkond kui süsteemi iseseisev komponent ning nähakse ette võimalus käsitada e-toimiku süsteemi osana ka muid liidestatud infosüsteeme ja tehnilisi lahendusi. See võimaldab paindlikumalt arvestada süsteemi edasiarenduste ja tehnoloogiliste muudatustega ilma põhimäärust iga tehnilise muudatuse korral muutmata. Statistikakeskkond on tehniliselt osa e-toimikust. Selleks et hinnata kohtuasjade töömahtu ja analüüsida kohtute töökoormust ja -jõudlust, on oluline lisada kohtute infosüsteemi (KIS) andmed e-toimikusse, sest kõik kohtuasjade menetluse käiguga seotud andmed asuvad 2 e-toimiku andmekogus ning kohtumenetluse töömahu ja jagamise andmed asuvad KIS-i andmekogus. Tehniliselt on kõige lihtsam ja mugavam andmeid analüüsida selleks ettenähtud analüüsikeskkonnas, mis on e-toimiku süsteemi osa ning mõeldud peamiselt e-toimiku andmete analüüsimiseks. KIS-i andmete kasutamiseks on kõige lihtsam neid kuvada otse e-toimiku analüüsikeskkonnas ilma neid vahepeal e-toimiku süsteemi keskandmekogusse salvestamata. Nimetatud andmed aitavad paremini saada ülevaadet tööjaotusplaanide õigest rakendamisest ja analüüsida, kas kohtunikele on tagatud võimalikult võrdne töökoormus. Seega on kohtuasjade töömahu ja jagamise andmete e-toimiku süsteemi lisamine kooskõlas süsteemi ühe eesmärgiga. KrMS-i § 210 lõige 2, VTMS-i § 811 lõige 2 ja TsMS-i § 601 lõige 2 sätestavad andmekoosseisud, mis e-toimiku süsteemi kantakse. Kõigi viidatud sätete punkti 1 kohaselt kantakse e-toimiku süsteemi ka andmed menetluses olevate, alustamata jäetud ja lõpetatud kohtuasjade kohta. Töömahu andmed on seotud konkreetsete menetlustega, seega on need andmed menetluses olevate, alustamata jäetud ja lõpetatud kohtuasjade kohta ning neid võib e- toimiku süsteemi kanda. Määruse § 3 kehtetuks tunnistatavad lõiked 3 ja 4 sisaldavad aegunud tehnilist kirjeldust, mis ei vasta enam süsteemi tegelikule arhitektuurile. E-toimikuga on X-tee kaudu praegu liidestatud ligikaudu 40 infosüsteemi, mille eraldi väljatoomine määruses ei ole otstarbekas. Liidestatud süsteemide arv ja nimetused muutuvad pidevalt. Statistikakeskkonnas hoitavad andmed on pseudonüümitud, v.a ametnike andmed (nimi, isikukood ja töötamise andmed), sest see võimaldab teha täpsemat ja paremat statistikat konkreetsete menetlejate menetluses olevate asjade üle, mis aitab omakorda teha paremini läbimõeldud poliitilisi otsuseid. 2.4. Paragrahvi 4 muutmine Muudatus kajastab olemasolevat töökorraldust ja vastutuse jaotust infosüsteemi haldamisel. Paragrahvi 4 lõiget 2 muudetakse eesmärgiga ajakohastada ja täpsustada e-toimiku süsteemi andmeid töötlevate volitatud töötlejate loetelu. Muudatus lähtub e-toimiku süsteemi tegelikest kasutajatest ning viimaste aastate jooksul toimunud organisatsioonilistest ja õiguslikest muudatustest menetlusasutuste struktuuris. Kehtiva regulatsiooni asemel sätestatakse üldisem ja selgem loetelu asutustest ning isikutest, kes töötlevad e-toimiku süsteemis andmeid oma seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Volitatud töötlejatena nimetatakse kohtud, prokuratuur, uurimisasutused, kohtuvälised menetlejad, julgeolekuasutused, vanglad ja arestimajad ning kriminaalhooldusametnikud. Lisaks nähakse ette, et e-toimiku süsteemi andmeid võivad oma pädevuse piires töödelda ka muud seaduses sätestatud asutused. Muudatuse eesmärk on vältida olukorda, kus põhimääruses tuleks iga üksiku asutuse või organisatsioonilise muudatuse korral volitatud töötlejate loetelu eraldi ajakohastada. Säte seob andmete töötlemise õiguse eelkõige asutuse seadusest tuleneva pädevuse ja ülesannetega, mitte konkreetse asutuse nimetusega põhimääruses. Samuti täpsustatakse, et volitatud töötlejate õigused ei tulene üksnes kõnesolevast määrusest, vaid peavad põhinema vastava asutuse seadusest tuleneval ülesandel ja pädevusel. Seetõttu on lõikes sätestatud, et muud asutused võivad e-toimiku süsteemi andmeid töödelda üksnes seaduses sätestatud juhtudel ja oma pädevuse piires. 3 Muudatus ei laienda e-toimiku süsteemi andmetele juurdepääsu omavate isikute ringi ega loo uusi andmete töötlemise aluseid. Tegemist on olemasolevate kasutajate ja nende rollide ajakohastamise ning regulatsiooni korrastamisega. 2.5. Paragrahvi 5 täiendus Vastutava töötleja ülesandeid täiendatakse kohustusega korraldada järelevalvet e-toimiku süsteemi kasutamise, juurdepääsuõiguste ja logide kontrollimise üle. Paragrahvi 5 täiendatakse punktiga 61, millega täpsustatakse vastutava töötleja ülesandeid e-toimiku süsteemi kasutamise üle järelevalve tegemisel. Uue ülesandena sätestatakse, et vastutav töötleja korraldab järelevalvet e-toimiku süsteemi kasutamise, juurdepääsuõiguste ja logide kontrollimise üle. Muudatus on seotud eelnõus tehtavate täiendustega logimise ja juurdepääsuõiguste kontrollimise regulatsioonis ning toetab vastutava töötleja võimet tagada e-toimiku süsteemis töödeldavate andmete turvalisus, konfidentsiaalsus ja õiguspärane kasutamine. Tegemist ei ole uue sisulise kohustuse loomisega, vaid vastutava töötleja senise rolli ja vastutuse selgema sätestamisega põhimääruses. 2.6. Paragrahvi 6 muudatused Muudatused toetavad isikuandmete kaitse üldmääruse (EL) 2016/679 nõuete rakendamist. Kehtiva § 6 punkti 5 kohaselt on volitatud töötleja kohustatud tagama, et andmeid töötlevad üksnes selleks õigustatud isikud. Muudatusega täpsustatakse seda kohustust ning sätestatakse, et andmeid võivad töödelda üksnes sellise õigusega isikud ning üksnes õigusaktides sätestatud eesmärgil ja ulatuses. Seega ei piisa üksnes formaalse juurdepääsuõiguse olemasolust, vaid andmete töötlemine peab olema seotud konkreetse seadusest sätestatud ülesande täitmisega ning piirduma selleks vajaliku ulatusega. Muudatus rõhutab eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtte järgimist isikuandmete töötlemisel. Lisatav lõige 2 paragrahvis 6 sätestab volitatud töötleja kohustused isikuandmete kaitse korraldamisel. Selle kohaselt peab volitatud töötleja määrama oma pädevusse kuuluvate isikuandmete töötlemise eest vastutavad isikud. Muudatuse eesmärk on tagada selge vastutus andmetöötluse korraldamisel ning luua organisatsioonis kontaktpunktid, kes vastutavad andmekaitsealaste kohustuste täitmise eest. Tegemist ei ole kohustusega määrata andmekaitseametnik isikuandmete kaitse üldmääruse tähenduses, vaid organisatsioonisisese vastutuse määramisega e-toimiku süsteemi andmete töötlemisel. Lisaks sätestatakse volitatud töötleja kohustus tagada andmesubjekti õiguste teostamine seaduses sätestatud korras. See hõlmab muu hulgas andmesubjekti õigust saada teavet tema kohta töödeldavate andmete kohta, õigust tutvuda andmetega, taotleda andmete parandamist või kasutada muid õigusaktidest tulenevaid õigusi ulatuses, milles need on konkreetse menetluse ja andmetöötluse puhul kohaldatavad. Kuigi vastavad kohustused tulenevad juba kehtivatest andmekaitsealastest õigusaktidest, ei ole neid seni e-toimiku süsteemi põhimääruses sõnaselgelt kajastatud. 2.7. Paragrahvi 13 muudatus Paragrahv sõnastatakse tervikuna ümber.Sätestatakse, et andmeid säilitatakse õigusaktides ette nähtud tähtaja jooksul ning tähtaja möödumisel need kustutatakse, anonüümitakse või antakse üle Rahvusarhiivile. 4 Paragrahvi lõikes 1 sätestatakse üldpõhimõte, et e-toimiku süsteemi andmeid säilitatakse seadustes ja nende alusel antud õigusaktides ette nähtud tähtaja jooksul. Kuna e-toimiku süsteem sisaldab erinevate menetlusliikide andmeid ning andmete säilitamise tähtajad tulenevad mitmest eriseadusest, võimaldab selline regulatsioon vältida olukorda, kus andmete säilitamise tingimused on dubleeritud erinevates õigusaktides või võivad nende muutmisel omavahel vastuollu minna. Muudatus tagab, et e-toimiku süsteemis lähtutakse alati konkreetses valdkonnas kehtivatest säilitamisnõuetest. Lõikes 2 sätestatakse andmete edasise käitlemise põhimõtted pärast säilitamistähtaja möödumist. Võrreldes kehtiva regulatsiooniga nähakse selgemalt ette kolm võimalikku lahendust. Andmed kas kustutatakse, anonüümitakse või antakse üle Rahvusarhiivile. Andmete kustutamine toimub juhul, kui andmete säilitamiseks puudub edasine õiguslik alus. Andmete anonüümimine võimaldab säilitada andmete statistilist või analüütilist väärtust olukorras, kus isikuid ei ole enam võimalik tuvastada. Arhiiviväärtuslikud andmed antakse üle Rahvusarhiivile vastavalt arhiiviseadusele ning Rahvusarhiivi hindamisotsustele. Anonüümimise võimaluse sõnaselge sätestamine loob selgema õigusliku aluse selliste andmekogumite kasutamiseks statistilistel, teaduslikel või analüütilistel eesmärkidel pärast seda, kui isikut tuvastavate andmete säilitamine ei ole enam vajalik ega lubatud. Seejuures ei tohi anonüümimise tulemusena olla võimalik andmesubjekte otseselt ega kaudselt tuvastada. Lõikes 3 sätestatakse vastutava töötleja kohustus tagada tehniliste ja korralduslike meetmete olemasolu andmete kustutamiseks ja arhiveerimiseks. Muudatuse eesmärk on rõhutada, et andmete säilitamise tähtaja järgimine ei ole üksnes õiguslik kohustus, vaid selle täitmiseks peavad olema loodud ka vastavad tehnilised lahendused ja töökorralduslikud protsessid. Vastutav töötleja peab tagama, et andmete kustutamine, anonüümimine ja Rahvusarhiivile üleandmine oleks tehtav ning toimuks kooskõlas õigusaktides sätestatud nõuetega. 2.8. Paragrahvide 15 ja 16 muudatus Täpsustatakse juurdepääsu võimaldamise põhimõtet ning andmesubjekti õiguste piiramise tingimusi. Juurdepääs andmetele peab olema seotud konkreetse seadusest sätestatud ülesande täitmisega ning piirangud peavad olema põhjendatud ja tähtajalised. Muudatused tugevdavad proportsionaalsuse põhimõtte järgimist andmete töötlemisel. 2.9. Paragrahvi 181 täiendus Rahapesu Andmebüroo ametnikele nähakse ette juurdepääs e-toimiku süsteemi andmetele ulatuses, mis on vajalik rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Muudatus toetab rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise eesmärke ning tagab õigusliku aluse andmete kasutamiseks. Kehtiv põhimäärus ei sisalda Rahapesu Andmebüroo juurdepääsuõiguse kohta eraldi sätet, kuigi Rahapesu Andmebüroo täidab seadusest tulenevaid ülesandeid, mille täitmiseks võib olla vajalik juurdepääs e-toimiku süsteemis sisalduvatele menetlusandmetele. Muudatuse eesmärk on luua sellele juurdepääsule selgem ja läbipaistvam õiguslik alus. Juurdepääsuõigus ei ole üldine ega piiramatu. Rahapesu Andmebüroo ametnik võib andmeid töödelda üksnes ulatuses, mis on vajalik rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks. Seega kohaldatakse ka Rahapesu Andmebüroo 5 suhtes eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtteid ning juurdepääs on piiratud konkreetsete teenistusülesannete täitmiseks vajalike andmetega. Muudatus ei anna Rahapesu Andmebüroole uusi ülesandeid ega õigusi väljaspool kehtivates seadustes sätestatut, vaid täpsustab e-toimiku süsteemi põhimääruses olemasolevate seadusest tulenevate volituste rakendamist. 2.10. Paragrahvi 191 lõike 5 muudatus Statistikakeskkonnale juurdepääsu taotlus tuleb edaspidi esitada Justiits- ja Digiministeeriumile. Kuna vastutav töötleja on Justiits- ja Digiministeerium, mitte Registrite ja Infosüsteemide Keskus, on koormuse vähendamiseks vaja, et taotlus esitataks otse Justiits- ja Digiministeeriumile. 2.11. Paragrahvide 20 ja 22 muudatused Muudatustega kehtestatakse rangemad logimise ja järelevalve nõuded. Sätestatakse kohustus kontrollida logisid ja juurdepääsuõigusi vähemalt kord aastas ning täpsustatakse logitavate toimingute ja logiandmete koosseisu. Muudatused parandavad jälgitavust ja aitavad ennetada lubamatut andmetöötlust. Paragrahvi 20 lõiget 4 täiendatakse punktiga 4, mille kohaselt kontrollib vastutav töötleja logisid ja juurdepääsuõiguste kasutamist vähemalt üks kord aastas. Kehtiv põhimäärus sisaldab nõudeid e-toimiku süsteemi turvalisuse tagamiseks ning logide pidamiseks, kuid ei sätesta sõnaselgelt kohustust kontrollida regulaarselt logide kasutamist ega juurdepääsuõiguste rakendamist. Muudatusega luuakse selge õiguslik alus regulaarse järelevalve tegemiseks e-toimiku süsteemi kasutamise üle. Logide kontrollimise eesmärk on hinnata, kas süsteemi andmetele juurdepääs ja nende töötlemine toimub õiguspäraselt ning kooskõlas kasutajatele antud õigustega. Juurdepääsuõiguste kasutamise kontroll võimaldab tuvastada olukordi, kus kasutajale antud õigused ei vasta enam tema tööülesannetele või kus süsteemi kasutamisel võib esineda põhjendamatuid või ebaproportsionaalseid juurdepääse andmetele. Vähemalt kord aastas tehtav kontroll loob ühtse miinimumstandardi järelevalve korraldamiseks. See ei välista vajaduse korral sagedasemaid kontrolle, näiteks turvaintsidendi, rikkumiskahtluse või muu kõrgendatud riski korral. Muudatus on seotud eelnõus logimise ja juurdepääsuõiguste regulatsiooniga ning toetab vastutava töötleja kohustust tagada e-toimiku süsteemis töödeldavate andmete turvalisus, konfidentsiaalsus ja õiguspärane kasutamine. Paragrahv 22 sõnastatakse tervikuna ümber eesmärgiga ajakohastada logimise regulatsiooni ning viia see kooskõlla ajakohaste infoturbe- ja andmekaitsenõuetega. Muudatus täpsustab nii logitavate toimingute ulatust, logiandmete koosseisu kui ka logide säilitamise põhimõtteid. Lõikes 1 sätestatakse sõnaselgelt, et e-toimiku süsteemis logitakse kõik isikuandmetega tehtavad toimingud. Võrreldes kehtiva regulatsiooniga kirjeldatakse logitavate tegevuste ringi oluliselt detailsemalt. Logimisele kuuluvad andmete vaatamine, sisestamine, muutmine, kustutamine ja edastamine. Selline regulatsioon tagab täieliku jälgitavuse kogu isikuandmete 6 töötlemise elutsükli jooksul ning võimaldab hiljem tuvastada, milliseid toiminguid konkreetsete andmetega on tehtud. Andmete vaatamise logimise sõnaselge sätestamine on eriti oluline, kuna isikuandmete kaitse seisukohalt võib õigusvastane juurdepääs andmetele kujutada endast samaväärset rikkumist kui andmete muutmine või kustutamine. Seetõttu peab olema võimalik kontrollida ka seda, kes, millal ja milliste andmetega tutvus. Lõikes 2 täpsustatakse logi minimaalne andmekoosseis. Logi peab sisaldama toimingu teinud isiku ees- ja perekonnanime, isikukoodi või muud unikaalset tunnust, toimingu aega, toimingu liiki ning viidet töödeldud andmetele. Võrreldes kehtiva regulatsiooniga sätestatakse logi sisu senisest detailsemalt ja üheselt mõistetavamalt. See võimaldab tagada logide piisava tõendusväärtuse nii sisekontrolli, auditeerimise kui ka võimalike rikkumiste uurimise korral. Lõikes 3 sätestatakse logide säilitamise tähtaeg. Logisid säilitatakse kolm aastat, kui seadusest ei tulene pikemat tähtaega. Säilitamistähtaja eesmärk on tagada piisav ajavahemik võimalike rikkumiste avastamiseks, menetlemiseks ja kontrollimiseks, võttes samal ajal arvesse isikuandmete töötlemise minimaalsuse põhimõtet. Säte võimaldab kohaldada pikemaid säilitamistähtaegu juhtudel, kus need tulenevad eriseadustest või muudest õigusaktidest. Muudatuse tulemusena muutub logimise regulatsioon senisest selgemaks ja detailsemaks ning loob tugevama õigusliku aluse e-toimiku süsteemi kasutamise kontrollimiseks. Samuti toetab muudatus vastutava töötleja võimet täita isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevaid vastutuskohustusi ning tagada süsteemis töödeldavate andmete terviklus, konfidentsiaalsus ja jälgitavus. 2.12. Paragrahvi 24 uus sõnastus Täpsustatakse andmekogu lõpetamise põhimõtteid. Võrreldes kehtiva paragrahviga lisatakse sättesse uus lause, mille kohaselt andmekogu lõpetamisel tagatakse arhiiviväärtuslike andmete üleandmine Rahvusarhiivile ning muude andmete hävitamine või üleandmine vastavalt õigusaktidele. Termin “e-toimiku likvideerimine” asendatakse terminiga “andmekogu lõpetamine”, et viia määrus vastavusse avaliku teabe seaduse terminoloogiaga. 2.13. Lisade 2–4 täiendused Lisasid 2, 3 ja 4 täiendatakse vastavalt punktidega 20.5-20.11, 16.5-16.11 ja 13.5-13.11, mis lisavad andmekoosseisu järgmised andmed:  nõude koormus – näitab kasutaja või menetlusprofiili töökoormust vastavalt tööjaotusplaanis või süsteemi seadistustes määratud koormusnäitajatele. Andmeid kasutatakse kohtuasjade ja ülesannete jaotamisel, et tagada menetluste võimalikult tasakaalustatud jagunemine;  määramise koormus – kajastab kohtuasjade või menetluste määramisel arvesse võetavat koormustegurit. Selle abil saab süsteem arvestada eri menetlusliikide või ülesannete erinevat ressursimahukust ning toetada töökoormuse õiglasemat jaotamist;  määramise erimärked – võimaldavad määrata kasutajale või menetlusprofiilile lisatingimusi või -piiranguid, mida tuleb kohtuasjade automaatse määramise korral arvesse võtta. Näiteks võivad need olla seotud kasutaja spetsialiseerumise, ajutiste töökorralduslike piirangute või muude tööjaotusplaanis sätestatud asjaoludega; 7   ajutine menetlusprofiil – võimaldab määrata kasutajale ajutiselt tavapärasest erineva menetlusprofiili. Seda võib olla tarvis näiteks asendamise, töö ümberkorraldamise või muude ajutiste töökorralduslike vajaduste korral;  kasutajaprofiili kehtivus ja kasutajaprofiili kehtivuse lõpp – võimaldavad hallata menetlusprofiilide ajalist kehtivust ning tagada, et ajutised või tähtajalised õigused ja töökorralduslikud seadistused rakenduvad üksnes ettenähtud ajavahemikul;  kasutaja roll – võimaldab määratleda kasutaja rolli süsteemis ning seostada selle töökoormuse arvestamise, menetlusprofiili ja kohtuasjade määramise loogikaga. Muudatuse peamine eesmärk on toetada kohtute tööjaotusplaanide rakendamist ning võimaldada kohtuasjade ja menetluste määramisel kasutada senisest täpsemaid töökoormusandmeid. Andmete lisamine loob ühtlasi võimaluse koguda ja analüüsida kohtute töökoormust puudutavaid andmeid kogu menetluse vältel statistikakeskkonnas. See võimaldab hinnata tööjaotusplaanide toimimist, kohtuasjade tegelikku jagunemist ning töökoormuse tasakaalustatust nii kohtute sees kui ka kohtusüsteemiüleselt. Muudatus ei too kaasa uute isikukategooriate kaasamist e-toimiku süsteemi ega muuda menetlusosaliste andmete töötlemist. Lisatavad andmed puudutavad eelkõige e-toimiku süsteemi kasutajate töökorraldust ning on vajalikud süsteemi töökorralduslike ja analüütiliste funktsioonide täitmiseks. 3. Eelnõu vastavus Euroopa Liidu õigusele Eelnõu on kooskõlas Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusega (EL) 2016/679 ning õiguskaitseasutuste andmetöötlust reguleerivate Euroopa Liidu õigusaktidega. 4. Määruse mõjud 4.1. Mõju riigiasutuste töökorraldusele Määrusel on positiivne mõju kohtute tööle. Kohtumenetluste töömahu ja kohtuasjade jagamise andmete lisamine keskandmekogusse võimaldab statistikakeskkonnas analüüsida andmeid kogu kohtumenetluse vältel ning saada selle tulemusel paremat teavet kohtute tööjaotusplaanide rakendamise ja töökoormuse jaotumise kohta. 4.2. Mõju infosüsteemidele Vajalik võib olla logimise, juurdepääsuhalduse ja arhiveerimisega seotud tehniliste lahenduste täiendamine. Muudatused on valdavalt kooskõlas olemasoleva süsteemi toimimisega. 4.3. Mõju isikuandmete kaitsele Muudatused parandavad andmekaitselist selgust ning tugevdavad andmesubjektide õiguste tagamise aluseid. 5. Määruse rakendamisega seotud tegevused, vajalikud kulud ja määruse rakendamise eeldatavad tulud Määruse rakendamisega võivad kaasneda infosüsteemide arendamise ja töökorralduslike muudatustega seotud kulud. Vajalikud arendused kaetakse asjaomaste asutuste info- ja kommunikatsioonitehnoloogia arendamiseks ettenähtud vahenditest. Statistikakeskkonna arendused lisakulusid kaasa ei too. 8 6. Määruse jõustumine Määrus jõustub üldises korras. Puudub vajadus määrata määrusele tavapärasest hilisem jõustumisaeg või näha ette üleminekusätteid. 7. Eelnõu kooskõlastamine Eelnõu esitati kooskõlastamiseks ministeeriumidele ning Registrite ja Infosüsteemide Keskusele ning arvamuse avaldamiseks Andmekaitse Inspektsioonile, kohtutele ja Riigiprokuratuurile. Liisa-Ly Pakosta Justiits- ja digiminister 9 EISi teade Eelnõude infosüsteemis (EIS) on algatatud kooskõlastamine. Eelnõu toimik: JDM/26-0778 - Vabariigi Valitsuse 3. juuli 2008. a määruse nr 111 „E-toimiku süsteemi asutamine ja e-toimiku süsteemi pidamise põhimäärus“ muutmine Kohustuslikud kooskõlastajad: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium; Haridus- ja Teadusministeerium; Kultuuriministeerium; Kaitseministeerium; Siseministeerium; Regionaal- ja Põllumajandusministeerium; Rahandusministeerium; Sotsiaalministeerium; Kliimaministeerium; Välisministeerium Kooskõlastajad: Arvamuse andjad: Riigikohus Kooskõlastamise tähtaeg: 07.07.2026 23:59 Link eelnõu toimiku vaatele: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/b56ecbda-834d-47c9-b313-d1dfa22054bd Link kooskõlastamise etapile: https://eelnoud.valitsus.ee/main/mount/docList/b56ecbda-834d-47c9-b313-d1dfa22054bd?activity=1 Eelnõude infosüsteem (EIS) https://eelnoud.valitsus.ee/main