Sotsiaalministeerium Teie nr
[email protected] Meie 19.12.2018 nr 1-6/572-1
Suur-Ameerika 1
Tallinn, 10122
Sotsiaalministeeriumi valitsemisala IT vara korra
kinnitamine
Tulenevalt Sotsiaalministeeriumi valitsemisel oleva riigivara kasutamise ja käsutamise
korrast, oleme koostanud Sotsiaalministeeriumi valitsemisala IT varade korra. Saadame IT
varade korra käskkirjaga kinnitamiseks.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Reinhold
Direktor
Lisa:
1. Sotsiaalministeeriumi valitsemisala IT varade kord
Sille Salep 794 3928
[email protected]
Uus-Tatari 25 / 10134 Tallinn / 794 3900 /
[email protected] / www.tehik.ee / registrikood 70009770
Sotsiaalministeeriumi valitsemisala
IT varade kord
Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus (edaspidi Keskus) on Sotsiaalministeeriumi hallatav
riigiasutus. Keskus on vastavalt põhimäärusele volitatud valitsema riigivara. Keskus valdab ja
käsutab vara õigusaktides sätestatud korras. Riigivaraseaduse § 8 lõike 6 kohaselt kehtestab
Sotsiaalministeerium oma haldusala kasutajatele ja asutustele varade osas riigivara valdamise
ja kasutamise nõuded.
1. Eesmärk
Käesolev kord reguleerib Keskuse poolt Sotsiaalministeeriumi valitsemisalas IT riigivara
soetamist, arvele võtmist, kasutamist, üleandmist, võõrandamist, kõlbmatuks tunnistamist,
maha kandmist ja inventuuri korraldust.
2. Mõisted
2.1 Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1 asutus – Sotsiaalministeeriumi valitsemisala ja hallatavad riigiasutused
vastavalt Sotsiaalministeeriumi põhimäärusele, va Keskus;
2.1.2 IT hoolduspartner – hankelepingu alusel IT hooldustöid teostav ettevõte.
Keskus hangib IT hoolduspartneri Sotsiaalministeeriumi haldusala asutustele
ühiselt;
2.1.3 IT vara – arvutustehnika riistvara ja muud seadmed ning komponendid,
abimaterjalid ja tarvikud, terviklikud infosüsteemid, vahendikomplektid ja
tarkvara. IT varad jagunevad põhivaraks ja väikevaraks;
2.1.4 põhivara – materiaalne või immateriaalne vara, mille soetusmaksumuse
alampiir on vastavalt Rahandusministri 11. detsembri 2003. a määrusele nr
105 „Avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhend“ 5 000 eurot (ilma
käibemaksuta);
2.1.5 IT väikevara ehk väheväärtuslik vara – vallasvara, mis ei ole põhivara ning
mis on arvele võetud maksumusega alates 150 eurot (ilma käibemaksuta) või
sõltuvalt vara iseloomust ka väiksema soetusmaksumusega vara;
2.1.6 IT varahaldur – Keskuse töötaja, kes korraldab varade väljastamist, arvele
võtmist, maha kandmist, peab varade liikumise osas arvestust ning teeb muid
varade haldusega seonduvaid toiminguid;
2.1.7 IT varade eest vastutav isik – Keskuse direktori poolt määratud isik, kes
vastutab kõikide varadega tehtud toimingute eest vastavalt kehtestatud
korrale ning kes teostab kontrolli varade soetamise ja arvestuse osas;
2.1.8 teenistuja – asutuse ametnik, abi- või koosseisuväline teenistuja, töölepingu,
töövõtu- või muu lepingu alusel asutuse või Keskuse huvides tegutsev isik;
2.1.9 IT vara kasutaja – teenistuja, kellele on vara kasutusse antud;
2.1.10 kontaktisik – asutuse poolt määratud teenistuja, kes omab ülevaadet IT
varade liikumisest;
2.1.11 infosüsteem – ühest või mitmest arvutist, väliseadmetest ja tarkvarast
koosnev süsteem andmete töötlemiseks;
2.1.12 tarkvaraarendus – on Keskuse poolt loodud infosüsteem või olemasoleva
infosüsteemi parendus;
2.1.13 standardtöökoha seadmed – on sülearvutid (sh pordilaiendid), lauaarvutid,
monitorid, klaviatuurid ja hiired (ühenduskaabliga) ning eeltoodud seadmete
ühenduskaablid;
2.1.14 IT profiil - infotehnoloogiline standard, mis kirjeldab Keskuse hallatava riist- ja
tarkvara tüüpkonfiguratsioonid ja nende miinimumparameetrid;
2.1.15 IT vara kood – põhi- ja väikevarad tähistatakse unikaalse kleebisega, millel
on kirjas VV00..., TARV000… või 1000 algusega kood;
2.1.16 Riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP) – ministeeriumi valitsemisalas
kasutusel olev elektrooniline arvepidamiskeskkond.
3. Üldsätted
3.1 Riigivara valitsemine toimub riigivaraseaduse, Sotsiaalministeeriumi valitsemisel
oleva riigivara kasutamise ja käsutamise korraldamise põhimõtete, raamatupidamise
sise-eeskirjade, käesoleva korra ja teiste õigusaktide sätete kohaselt.
3.2 Keskuse haldusalas on riigivara kasutamise eesmärgiks riigivõimu teostamine või tulu
saamine, kui konkreetse vara jaoks ei ole asutuse juht määranud muud eesmärki.
3.3 Keskus lähtub IT varade haldamisel eelarve optimaalse kasutamise printsiibist.
3.4 Keskuse direktor kehtestab käskkirjaga IT profiili ning hangitavate IT väikevarade
loetelu ja arveldamise korra.
3.5 Keskuse direktor määrab käskkirjaga IT varade eest vastutava isiku.
3.6 Keskus väljastab IT varasid ainult asutuse aadressile ning ei taga IT varade
paigaldamist ja seadistamist kodukontorisse.
3.7 Asutus vastutab talle üle antud IT varade säilimise eest. IT varade liikumise arvestuse
korraldamiseks nimetab asutus kontaktisiku ja teavitab sellest Keskust
[email protected]
aadressil.
4. Nõuded vara kasutamisele
4.1 IT varade kasutaja on kohustatud:
4.1.1 kasutama vara heaperemehelikult, et vältida selle kahjustamist, hävimist,
vargust või kaotamist;
4.1.2 järgima kasutusjuhendit seadmete hooldamiseks ja kasutamiseks, sh
kasutama ainult originaal või mõnda muud seadme tootja poolt heakskiidetud
kulumaterjali;
4.1.3 veenduma IT vara kättesaamisel selle töökorras olekus, vajadusel edastama
probleemse vara osas info
[email protected] aadressil. Kirjas tuleb välja tuua
täpne veakirjeldus ning IT vara kood;
4.1.4 pärast kasutamisperioodi lõppemist tagastama IT vara samas seisukorras
vastuvõetule, arvestades vara normaalset kulumist;
4.1.5 teavitama esimesel võimalusel vara vargusest, kahjustumisest, hävimisest ja
kaotamisest Keskuse IT varahaldurit või tegema vastavasisulise teadaande
[email protected] aadressil;
4.1.6 mitte andma IT vara kasutamiseks kolmandale isikule;
4.1.7 hüvitama varale tekitatud kahju vastavalt käesoleva korra punktile 11.
5. Uuele teenistujale IT varade taotlemine ja üleandmine
5.1 Uute teenistujate kohta edastab asutuse personaliosakond (või otsene juht) vähemalt
10 tööpäeva enne uue teenistuja tööle asumist uue teenistuja IT varade vajaduse
kohta vabas vormis taotluse
[email protected] aadressil.
5.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
5.2.1 uue teenistuja ees- ja perekonnanimi;
5.2.2 isikukood;
5.2.3 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
5.2.4 IT varade vajadus või olemasolevate varade koodid;
5.2.5 töö alustamise kuupäev;
5.2.6 teenistuja kontaktid, kellega IT hoolduspartner saab leppida kokku IT varade
paigaldamise aja.
5.3 Standardtöökoha seadmed väljastab Keskus hiljemalt teenistuja töö alustamise
kuupäevaks.
5.4 Kui uuele teenistujale antakse üle teise teenistuja seadmed, mille vara koodid ei ole
leitavad, peab taotleja saatma vastava info
[email protected] aadressil.
5.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt punktile 8.
6. IT-varade taotlemine olemasoleva vara asendamiseks/täiendamiseks
6.1 IT vara asendamiseks või täiendamiseks, sh IT profiilile mittevastava tarkvara
taotlemiseks tuleb esitada otsese juhi või personaliosakonna poolt taotlus
[email protected] aadressil.
6.2 Taotlus peab minimaalselt sisaldama:
6.2.1 teenistuja ees- ja perekonnanimi;
6.2.2 töökoha asukoht (sh ruumi/kabineti number);
6.2.3 IT varade vajadus, sh:
6.2.3.1 IT vara kirjeldus ja spetsifikatsioon;
6.2.3.2 selgitus IT vara kasutamise vajaduse kohta.
6.2.4 taotlemisel olemasolevate IT varade asemele, olemasolevate IT varade koodid;
6.2.5 IT vara kood, kuhu tuleb paigaldada mittestandardne tarkvara.
6.3 IT varade eest vastutaval isikul on õigus keelduda taotluse kooskõlastamisest, kui
taotletav IT vara ei vasta Keskuse poolt kehtestatud infoturbenõuetele.
6.4 Kooskõlastamise otsusest teavitab IT varahaldur taotluse esitajat e-posti teel 10
tööpäeva jooksul alates taotluse esitamisest.
6.5 IT vara kasutajaga sõlmitakse IT vara kasutamise kokkulepe vastavalt punktile 8.
6.6 IT varasid ei pea taotlema, kui olemasolev IT vara ei ole töökorras, esineb tehnilisi
tõrkeid või on amortiseerunud. Sellisel juhul tuleb
[email protected] aadressil teha
vastavasisuline pöördumine seadme väljavahetamiseks.
6.7 Keskus võib IT varasid välja vahetada IT vara rendiperioodi lõppedes ja/ või vastavalt
vajadusele (amortiseerunud; vananenud). IT varahaldur teavitab ette vähemalt 10
tööpäeva IT varade vahetamisest asutuse IT varade kasutajaid ning IT hoolduspartner
lepib IT varade kasutajatega kokku IT varade vahetamise aja.
7. IT varad, mis on ühiskasutuses
7.1 IT varad, millel puuduvad personaalsed kasutajad (printerid, koosolekuruumide varad,
õppeklasside varad, teenindussaalides klientide kasutuses olevad varad jne),
omistavad RTIPis kasutamistunnust „Vara on ühiskasutuses“.
7.2 Ühiskasutatavate IT varade puhul tuleb kasutajal lähtuda vara heaperemehelikust
kasutamisest järgides vara kasutamise juhiseid ning vältida selle kahjustamist.
7.3 Asutus määrab teenistuja, kes kooskõlastab RTIPs ühiskasutuses oleva IT vara
üleandmise-vastuvõtmise akti.
8. IT vara kasutamise kokkulepe
8.1 IT vara kasutaja kooskõlastab RTIPs vara üleandmise – vastuvõtmise akti. Vara
üleandmise – vastuvõtmise akti kooskõlastamisel tuleb IT vara kasutajal kontrollida
tema käsutusse antud IT varade andmete õigsust.
8.2 Kui IT vara kasutaja tuvastab RTIPis IT varade kasutamise kokkuleppes ebatäpsusi,
peab ta sellest teavitama Keskuse IT varahaldurit, kes täpsustab varade andmed ja
vajadusel korraldab parandused või väljastab asendusseadme.
8.3 IT varade kasutajatele, sh praktikantidele, keda RTIPis ei ole registreeritud,
määratakse IT varad tema otsese juhi või asutuse poolt määratud muu isiku nimele.
8.4 RTIPis vara üleandmise-vastuvõtmise akti kooskõlastamisega kinnitab IT vara
kasutaja, et IT vara on üle antud tema valdusesse ning kohustub järgima käesolevat
korda.
9. Töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel IT varade üleandmine
9.1 Töö- või teenistussuhte lõppemisel või peatumisel peab kontaktisik või asutuse poolt
nimetatud muu isik vähemalt 5 tööpäeva enne töö- või teenistussuhte lõppemist või
peatumist edastama teavituse
[email protected] aadressil:
9.1.1 teenistuja viimase tööpäeva kuupäeva;
9.1.2 kontaktisiku nime, kellele lahkuv teenistuja annab IT varad üle;
9.1.3 IT varade asukoha;
9.1.4 soovist anda IT varad koheselt üle uuele teenistujale.
9.2 Kontaktisik või asutuse poolt nimetatud muu isik võtab lahkuvalt teenistujalt IT varad
vastu ning tagab IT varade üleandmise IT hoolduspartneri lattu või uuele teenistujale.
9.3 Lahkuva teenistuja IT varad võivad olla asutuses kasutuseta kuni teadaoleva uue
teenistuja töö- või teenindussuhte alguseni kuid mitte kauem kui üks kuu. Kokkuleppel
IT varahalduriga võib antud perioodi pikendada.
9.4 IT varade üleandmisel uuele teenistujale juhindutakse käesoleva korra punktist 5.
10. IT varade arvestus ja soetamine
10.1 Varade arvestust peab RTIPis Keskuse IT varahaldur, kes saab sisendi Keskusele
esitatud arve või mõnel muul juhul otsustuskorras (inventuuri või kontrolli käigus leitud
kleebiseta vara).
10.2 IT varad võetakse arvele RTIPis unikaalsete koodidega. IT varahaldur korraldab vara
koodi kleebise kinnitamise varale.
10.3 Kasutusel on alljärgneva algusega vara koodid:
10.3.1 VV00... tähistatakse väikevara
10.3.2 1000... tähistatakse põhivara
10.3.3 TARV000... tähistati kuni 30. juunini 2018 väikevara soetusmaksumusega alla
200 euro (ilma käibemaksuta). Eelnimetatud väikevaradel kasutatakse antud
tähisega vara koodi kuni vara maha kandmiseni.
10.4 IT varade üle peetakse arvestust RTIPis (nii põhi- kui ka väikevarad) ja
raamatupidamisprogrammis SAP (ainult põhivarad).
10.5 Väikevara üle peetakse arvestust varade koguselises ja summalises väljenduses
varaliikide lõikes. Arvestust peetakse elektroonilisel arvestuskaardil RTIPis, milles
kajastub detailne informatsioon varaga toimunu kohta
10.6 Arvestuskaardile kantakse järgnevad andmed:
10.6.1 IT vara nimetus;
10.6.2 soetusmaksumus;
10.6.3 soetamise kuupäev;
10.6.4 seerianumber;
10.6.5 IT vara asukoht;
10.6.6 garantii info.
10.7 IT varade hankimise korraldamise eest vastutab IT varade eest vastutav isik.
10.8 Põhivarade arvele võtmist teostab Keskuse poolt kinnitatud arve alusel Riigi
Tugiteenuste Keskuse (RTK) varadega tegelev raamatupidaja.
10.9 Tarkvaraarenduste arvele võtmist koordineerib projektijuht, kes teavitab kirjalikult
Keskuse finantsspetsialisti tarkvaraarenduse arvele võtmise vajadusest.
Finantsspetsialist valmistab ette dokumendihaldussüsteemis arvele võtmise akti.
Arvele võtmise akti kooskõlastavad tarkvara arvele võtmise komisjoni liikmed.
Komisjoni kuuluvad tarkvaraarenduse eest vastutav projektijuht, osakonna juhataja,
kelle vastutusvaldkonda antud tarkvaraarendus kuulub, IT varade eest vastutav isik ja
üldosakonna juhataja. Arvele võtmise akti kinnitab Keskuse direktor. Kinnitatud arvele
võtmise akt edastatakse IT varahaldurile ja RTK raamatupidajale vara arvele
võtmiseks.
10.10 Amortisatsiooniarvestus toimub vastavalt Sotsiaalministeeriumi ja selle
valitsemisala asutuste raamatupidamise sise-eeskirjale.
11. Vara kahju hüvitamise alused
11.1 Asutus või Keskuse IT vara kasutaja peab hüvitama Keskusele IT vara rikkumise,
hävimise, kaotamise või vargusega tekitatud kahju osas esitatud kahjunõude, kui IT
varale on tekkinud kahju perioodil kui IT vara oli üle antud asutuse või Keskuse IT vara
kasutaja kasutusse.
11.2 Kahju tekkimisel esitab asutus või Keskuse IT vara kasutaja Keskusele seletuskirja
kahju tekkimise asjaolude kohta.
11.3 Keskus hindab IT vara kahjustamise asjaolusid ning vajadusel esitab tekitatud
kahjunõude asutusele või Keskuse IT vara kasutajale.
11.4 Kahjunõude summa kujuneb lähtudes IT vara remondikuludest või kui taastamine ei
ole otstarbekas, siis kasulikust elueast ja jääkväärtusest. Kahjunõue sisaldab
käibemaksu.
11.5 Kui IT varale on kahju tekitanud kolmas isik, kellele on IT vara üle antud, vastutab IT
varale tekkinud kahju eest asutus, Keskuse IT vara kasutaja või kolmas isik, kellele IT
vara üle anti.
11.6 Vääramatust jõust tingitud IT varade rikkumisest või hävimisest tulenevad
taastamiskulud katab Keskus.
12. IT varade liikumine ja transport
12.1 Asutuse kontaktisik on kohustatud edastama teavituse IT varade liikumise kohta
[email protected] aadressil sõltumata, kas vajatakse IT varade ümbertõstmisel IT
hoolduspartneri abi või ei. Teavitus peab minimaalselt sisaldama:
12.1.1 asutuse nimi ja aadress;
12.1.2 IT vara kasutaja nimi;
12.1.3 IT vara kood;
12.1.4 uue ja vana ruumi/ kabineti number.
12.2 IT varade liikumiseks loetaks, kui IT vara kasutaja liigub koos IT varaga:
12.2.1 ruumi / kabineti muutus – IT varasid tõstetakse ühest ruumist/ kabinetist teise;
12.2.2 aadressilt teisele aadressile – IT varad tarnitakse ühelt aadressilt teisele
aadressile (nt Tähe tn 106 Tartu liigub Põllu tn 1a Tartu aadressile)
12.3 Asutus vastutab, et info IT varade liikumise kohta on edastatud vähemalt 10 tööpäeva
enne kolimist
[email protected] aadressil.
12.4 IT varade transporti korraldab Keskuse IT varahaldur või kokkulepituna asutuse
kontaktisik.
13. IT varade kõlbmatuks tunnistamine, maha kandmine ja hävitamine
13.1 IT vara tunnistatakse kõlbmatuks ja kantakse maha Riigivaraseaduse §-s 55
sätestatud juhtudel.
13.2 Keskus korraldab tema omandis olevate IT varade maha kandmist. Keskus ei
korralda asutuste omandis olevate varade maha kandmist.
13.3 IT vara kõlbmatuks tunnistamise tingimus peab olema dokumentaalselt tõestatud ehk
on koostatud IT vara hinnanguakt või inventeerimiskomisjoni otsus.
13.4 Keskuse põhivarade maha kandmist menetletakse RTIPis ja/või Keskuse
dokumendihaldussüsteemis.
13.5 Väheväärtuslike varade maha kandmist kooskõlastab RTIPis IT varade eest vastutav
isik.
13.6 Peale maha kandmise otsust lähevad varad füüsilisele hävitamisele, mida
dokumenteeritakse utiliseerimisaktiga.
14. Inventuur
14.1 Keskus viib vähemalt üks kord aastas läbi põhivarade inventuuri ja vähemalt üks kord
kolme aasta jooksul väheväärtuslike varade inventuuri.
14.2 Keskus viib läbi vajadusel erakorralisi inventuure väheväärtuslike varade kohta
lähtudes maksumusest või muudest asjakohastest määratlustest (nt kaasatakse
inventuuri väheväärtuslikud omastamisele ja vargusele sensitiivsed varad).
14.3 Varade inventeerimist võib korraldada kauglugemise teel.
14.4 Asutusel on kohustus osaleda Keskuse IT varade inventuuris.
14.5 Materiaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. oktoobri seisuga.
14.6 Immateriaalse IT põhivara inventuur viiakse läbi igal aastal 31. detsembri seisuga.
14.7 IT varade inventuuri läbiviimise aeg, põhimõtted, tähtajad ja inventuurikomisjonide
moodustamine kehtestatakse Keskuse direktori käskkirjaga.
14.8 Hiljemalt 15. oktoobriks on asutusel kohustus esitada
[email protected] aadressil
teenistujate nimekiri, kes osalevad inventuuris.
14.9 Inventuuri läbiviimisel lähtutakse Keskuse poolt etteantud juhistest ja tähtaegadest.
15. Varade lühiajaline kasutamine Keskuse-siseselt
15.1 IT varasid (kõrvaklapid, sülearvutid, mälupulgad, kõlarid, videokaamera, klaviatuur,
hiir jne) on lühiajaliseks kasutamiseks võimalik saada Keskuse kasutajatoest.
15.2 Lühiajaline kasutamine tuleb fikseerida paberkandjal asuval lehel „Laenutatavad
seadmed“ kirjutades sinna järgneva info:
15.2.1 väljastamise kuupäev;
15.2.2 IT vara nimetus;
15.2.3 sülearvuti puhul vara kood;
15.2.4 kasutaja/ laenutaja nimi;
15.2.5 kasutaja/ laenutaja allkiri.
15.3 IT varade tagastamise korral tuleb kirjutada „Laenutatavad seadmed“ lehele
15.3.1 tagastamise kuupäev;
15.3.2 kasutaja/ laenutaja allkiri.
15.4 Laenutaja kohustub kasutama vara vastavalt käesoleva korra punktile 4.
15.5 IT varade laenutamist ja nende tagastamist koordineerib IT varahaldur.