Sotsiaalministeeriumi ning valitsemisala asutuste 2019. aasta tööplaanide koostamise, läbivaatamise ja kinnitamise ning tööplaanide täitmise ja aruannete esitamise kord

KINNITATUD Sotsiaalministeeriumi kantsleri . oktoobri 2018 . a . käskkirjaga nr „ Sotsiaalministeeriumi ning valitsemisala asutuste 2019 . aasta tööplaanide koostamise, läbivaatamise ja kinnitamise ning tööplaanide täitmise ja aruannete esitamise kord” Lisa 1 … …………… (asutuse nimi) …………….. . 201 9 . aasta TÖÖPLAAN Nr Tulemusv aldkond, alaeesmärk ja meede vastavalt valdkonna arengukavale Tegevus Kavandatud tulemus Tähtaeg Vastutaja Aruanne 30.06.19 Aruanne 31.12 .19 Ameti olulisemate saavutuste ning ellu viimata tegevuste (kui on) kokkuvõte ( l isatakse ainult aastaaruandele) ………… …………… Asutuse juht KINNITATUD Sotsiaalministeeri umi kantsleri . oktoobri 2018 . a. käskkirjaga nr „ Sotsiaalministeeriumi ning valitsemisala asutuste 2019 . aasta tööplaanide koostamise, läbivaatamise ja kinnitamise ning tööplaanide täitmise ja aruannete esitamise kord” Lisa 2 Osakondade ning ministeeriumi valitsemisala asutuste 201 9 . aasta tööplaanide esitamise ja läbivaatamise tähtajad Tegevus Tähtaeg Ministeeriumi osakonna juhatajad korraldavad osakonna tööplaani eelnõu koostamise Excelis . 8 . november 2018 Strateegia ja eelarve osakond , analüüsi ja statistika osakond, õigusosakond , kommunikatsiooni osakond ning digitaalvõimekuse arendamise osakond annavad valdkondade lõikes tagasiside tööplaani eelnõule . Toimub analüüsikomitee, kohtumised valdkonna eelarve üle vaatamiseks ja IT arenduste plaani läbi rääkimine. 12 . –30. november 2018 Valitse misala asutused ja ministeerium esitavad Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskusele oma tööplaanidest väljavõtte IT haldust ja arendusi puudutavate tegevuste osas (Lisa 3) ning täidavad arendusvajaduse vormi (Lisa 4) . 29 . nov ember 2018 Valitsemisala strateegiapäev ehk 2019. a tööplaanide a rutelu koos asutustega, fookus ühistel väljakutsetel . 4. detsember 2018 Valitsemisala asutused tutvustavad vastavalt kokku lepitud a j akavale oma (kinnitatud või eelnõu vormis) tööplaane esmaspäevastel juhtkonna koosolekutel. jaanuar 2019 Valitsemisala asutused esitavad oma kinnitatud tööplaanid strateegia ja eelarve osakonnale teadmiseks. 20. jaanuar 2019 Strateegia ja eelarve osakond esitab Sotsiaalministeeriumi tööplaani kantslerile kinnitamiseks . Riigikogu korralistest valimistest tulenevalt vaadatakse tööplaanid üle ja vajadusel korrigeeritakse. 1. j uuni 2019 ARENDUSVAJADUS E VORM Arendusvajaduse nimetus: Seotud äriteenuse nimetus: Äriteenuse omanik (arenduse tellija): Arenduse/ muudatuste eesmärgid: Lühikirjeldu s, miks on arendust/ muudatust vaja : Õigusaktidest tulenevad muudatused j õ ustumise aeg Kliendi kasutajamugavuse tõstmine (jah/ei) Partnerasutuse teenuse arendusest tulenev (jah/ei) Asutuse põhiprotsesside kaasajast a mine (jah/ei) Infosüsteemi veast tulenev muudatusvajadus (jah/ei) Uute teenuste lisandumine (jah/ei) Muu (nimetada) Mõisted Mõistete defineerimine on oluline selleks, et kõik arenduses osalejad saaksid ühtemoodi aru, mida ühe või teise termini all lähteülesandes mõeldakse. Mõisted tuleb lahti kirjutada sellise detailsusega, et ei tekiks erinevatel osapooltel erinevat arusaama, sh vältida lähteülesandes ühe ja sama sisu kasutamisel erinevaid termineid. Väga abiks arendajatele oleks siin esitada ka terminite sünonüümid (juhul kui on kahtlusi, et need võivad arenduse käigus erinevaid osapooli kaasates esile tulla). Tänane olukord e arenduse lähteolukord Kirjeldada teenuse sisu ja osutamise/saamise eesmärk. Kirjeldada teenuse tänane äri protsess (sh kes ja kuidas osalevad selles, kes mida teeb ja kasutab). Esitada protsessiskeem. Kirjeldada tänase äriprotsessi/ teenuse osutamisega seotud probleemid ja puudused . Soovitud olukord, eesmärk ja skoop Kirjeldada eesmärk ( siin mõelda teenuse kogu protsessi eesmärki, mitte ainult infosüsteemi kasutamisega seonduvat) , sh: - kelle ja millist probleemi lahendatakse? - miks nimetatud probleemi soovitakse lahendada? Kirjeldada soovitud äriprotsess ja kes on protsessis osa lejad , sh täpsustada: - kas lisandub uusi äriprotsessis osalejaid? - mida peavad saama teha uuendatud äriprotsessi lisanduvad osalejad ? - kas äriprotsessis osalejaid on plaanis vähendada? - mida soovitakse muuta ja mis ei tohi muutuda protsessis osale jatele? Esitada protsessiskeem ja teenuse osutamise prototüüp. Kirjeldada, mis muutub töökorralduses. Kirjeldada, m illist tuge oodatakse infosüsteemilt, sh nt mi lli seid tänases protsessis olevaid inimtegevusi peab hakkama asendama infosüsteem . K irjeldada ja põhjenda vajadused protsessis kasutatavate andmete sisestamise, muutmise, kasutamise ja pärimise osas. - lisa viited andmete kasutamise õiguslikule alusele - millised muudatusi on õigusaktidesse vaja teha, et vajalikke andmeid kasutada -kirjelda kuidas toimub andmete logimine, säilitamine, kustutamine, monitoorimine Kirjeldada ärilised kasutuslood ja tegutsejad. Nimeta võimalikud seosed teiste äriprotsessidega Kirjelda andmeanalüüsi ja aruandluse vajadus ja eesmärk sh täpsustada: - andmegrupid, mille alusel analüüs koostatakse - väljundi iseloom (statistika/ülevaated, mõõdikud, sisuline analüüs) - toimingute regulaarsus (nt kord kvartalis) - sihtrühm, kelle jaoks mõeldud - analüüsi tulemuste jagamise viis (avaldamiskeskkond, koduleht, e-post, krüpteeritudvõi mitte, õigustega reguleeritud juurdepääs või mitte jne) Ärireeglid ja -piirangud Kirjeldada teenusega seotud tänane taustsüsteem (õigusruum, standardid, infosüsteemid, andmekogud) . Lisada viited õigusaktidele jms. Kirjeldada teenuse äriprotsessis kasutatavad andmed ja andmekogud ning nimetada teenuse osutamisega seotud infosüsteemid, standardid, klassifikaatorid, ligipääsureeglid, logimine, säilitamine jms. Nimetada ja kirjeldada esialgset nägemust, milliste olemasolevate teiste süsteemide ja rakendustega loodav infosüsteem peab hakkama suhtlema infovahetuse mõttes . -kas teiste süsteemide omanikega on kokkulepped olemas - milline on teiste süsteemide valmidus infovahetuseks -kirjelda vajadusel alternatiivset(ajutist) lahendust Nõuded infosüsteemile Täpsustada teenusega seotud taustsüsteemist (sh õigusruum, andmekaitse nõuded, standardid , infosüsteemid ja andmekogud) tulenevad reeglid ja nõuded, millega peab arvestama. Kirjeldada, millist funktsionaalsust oodatakse infosüsteemilt. Kirjeldada võimalikult täpselt funktsionaalsed ja mittefunktsionaalsed ( nt päringute kiirus, kasutusmugavus, kasutatavad seadmed jne) nõuded, millega infosüsteemi arendamisel peab arvestama. Näidistabel nõuete kaardistamiseks: Nõuded Kirjeldatakse ärireeglid, seosed ja piirangud, millega tuleb arvestada. Nõuded peavad olema sõnastatud üheselt mõistetavalt ja mõõdetavad st nõude täidetust peab olema võimalik tellijal hiljem kontrollida (on/ei ole). Funktsionaalsed nõuded ID Nõue Nõude lühikirjeldus Kohustuslik/ soovituslik Prioriteet ID nr Nõude nimetus Nõude lühikirjeldus ehk mida peab süsteem tegema/ võimaldama/ täitma/ jälgima/ piirama/ edastama/ kontrollima/ andma, jne Kas nõude täitmine on kohustuslik või soovituslik Lisatakse hiljem (kõrge, keskmine, madal) Mittefunktsionaalsed nõuded ID Nõue Nõude lühikirjeldus ID nr Millal peab süsteem olema kasutajatele kättesaadav (Teenuse tööaeg) Tööaeg on kokkulepitud ajavahemik, millal IT teenus peab kasutajale garanteeritult kättesaadav olema ning mille jooksul pakutakse IT teenusele kasutajatoe tuge (kasutusnõustamine, planeerimata katkestuste lahendamine jms). Teenuste töö väljaspool tööaega on monitooritud . Maksimaalne lubatud üheaegne pöördumiste arv Üheaegselt teenust kasutavate pöördumiste arv (üheaegsete päringute arv), mille korral on veel tagatud teenuse ekspluatatsiooninõuete vastav toimimine. Ühe planeerimata katkestuse maksimaalne kestus Tuleneb otseselt määratud ISKE klassi käideldavuse klassist. Kui kaua saaks osakond/teenuse klient järjest hakkama ilma teenuseta selle tööajal juhtunud ootamatu ja ettenägematu rikke korral? St maksimaalselt kui pikk teenuse kättesaamatus ei avalda veel väga suurt mõju osakonna/kliendi töö kvaliteedile või on võimalik teenusele leida ajutine muu lahendus (nt printida ajutiselt mujale printerisse) Maksimaalne planeerimata katkestuste kestus aastas Tuleneb samuti ISKE käideldavuse klassist Planeeritud katkestusest etteteatamise aeg Teenuse tööajal tehtavatest katkestustest ( ette planeeritavad hooldustööd, st on võimalik lisada hooldusteateid, suunamisi jne ) ette teatamise aeg Ühe planeeritud katkestuse maksimaalne kestus Kui kaua saaks osakond/teenuse klient järjest hakkama ilma teenuseta selle tööajal tehtavate etteteatatud hooldustööde korral? See tähendab, et maksimaalselt kui pikk teenuse kättesaamatus ei avalda veel väga suurt mõju osakonna töö kvaliteedile või on võimalik teenusele leida ajutine muu lahendus, (nt printida ajutiselt mujale printerisse jms). Maksimaalne planeeritud katkestuste arv kuus Kui mitu eelpool nimetatud pikkusega ette teatatud katkestust ühe kuu jooksul ei häiriks oluliselt osakonna/teenuse kliendi tööd? Maksimaalne planeeritud katkestuste arv aastas Teenuse taastamiskoht (RPO) Milline on maksimaalne andmekadu (nt 1 päev/nädal/kuu), millega saaksite teenuse rikke korral veel hakkama (st nt kui pika andmete kao oleksite võimelised näiteks käsitsi uuesti sisestama vms). Sõltub otseselt sellest kui tihti andmeid uuendatakse. Ei ole vaja vastata teenuste puhul, millel puudub andmekao võimalus. (Vastata lähtudes sellest, et kui tihti teenuses infot uuendatakse? Kui iga tund, iga päev või korra nädalas/kuus, siis milline kadu on veel nö üle elatav ? Kui kaob ära n äiteks kogu päeva töö/nädala/kuu aja töö) Andmete säilitusaeg Arhiveerimise reeglid Kasutajate arv Ajaühikus, üldse ja perspektiiv tulevikus Toimingute arv Ajaühikus, üldse ja perspektiiv tulevikus (andmemahud) Kasutatavus , kasutusmugavus Kasutuskeel, sarnasus mõne olemasoleva lahendusega, erivajadusega kasutajad, jne Kasutatavad seadmed Seire Milliseid tõrkeid tuleb automaatselt monitoorida ......... Andmed Kirjeldatakse kirjeldatud tööprotsessis kasutatavad andmed ja nende omadused. Andmehulki on võimalik tuvastada tööprotsessis kasutatavatest ankeetidest, vormidest, olemasolevast rakendusest, tööprotsessi reguleerivatest õigusaktidest ja/või sõlmitud koostöö kokkulepetest, lepingutest. ID Andmeväli Andmevälja tingimused Kohustuslikkus ID nr Andmevälja nimetus rakenduses Andmevälja selgitus ja sellele esitatavad tingimused; Informatsiooni formaat: kuupäev, tekst, number, klassifikaator. Kas andmehulk on sõltuvuses mõnest teisest andmehulgast, välisest registrist, vms; Kui informatsioon sisestatakse tekstilisel või numbrilisel kujul, siis kui pikka informatsiooni (mitu tähemärki) peab saama väljale sisestada; Kui sisestatav informatsioon on tekstilisel kujul, siis kas informatsioon tuleb jäädvustada suur- või väiketähtedena; Piirangud sisestatava info pikkusele, kui sisestatud informatsiooni kasutatakse väljatrükkidel; Kui, siis milliseid (püsivaid, muutuvaid) klassifikaatoreid saab välja täitmisel kasutada. Kas andmevälja täitmine on kohustuslik või mitte või tingimuslikult kohustuslik, viimane tähendab, et: tööprotsessis mingis sammus muutub kohustuslikuks (otsustamisel, kinnitamisel vms) Infovajadused JA ANDMEVAHETUS Kirjeldatakse kellega/ milliste süsteemidega toimub regulaarne andmevahetus. Loetlege ka liidesed/seosed teiste andmekogudega või infosüsteemi dega näiteks Äriregister, Euroopa kesksüsteem , ADS. Kirjeldage infovajaduse ja liideste nimetus, eesmärk, sisend, kontroll ja väljund. Kui teate milliseid aruandeid vajate ja kui sagedasti, siis nimetage ka need Andmevahetus ID Andmete saaja/andja Sündmus Andmed Kirjeldus ID nr partneri nimi, kellele informatsiooni edastatakse või kellelt informatsiooni saadakse. andmevahetuse käivitav sündmus tööprotsessis või sisend andmete saamiseks registritest vahetatavate andmete loetelu ja piirangud andmevahetusprotsessi kirjeldav informatsioon. Riskid Kirjelda riskid, mis võivad kaasneda, kui arendus ei valmi, või kui ei valmi õigeaegselt. Samuti riskid, mis on seotud õigusloomega või kolmandate osapooltega. Iga riski juurde määra tõenäosus ja mõju ning kirjelda leevendamistegevused . Risk Tõenäosus/mõju Leevendamistegevus Prioriteet Kooskõlastused teiste seotud teenuste omanikelt KANTSLERI KÄSKKIRI 30.10.2018 nr 38 Sotsiaalministeeriumi ning valitsemisala asutuste 2019. aasta tööplaanide koostamise, läbivaatamise ja kinnitamise ning tööplaanide täitmise ja aruannete esitamise kord Vabariigi Valitsuse seaduse § 54 lõike 1 ja Sotsiaalministeeriumi põhimääruse § 10 lõike 1 alusel 1. Sotsiaalministeeriumi 2019. aasta tööplaan koostatakse Excelis. Tööplaani tegevuste planeerimisel võetakse aluseks Sotsiaalministeeriumi valitsemisala tegevuspõhise eelarve programmid ja nende 2019. aasta riigieelarve seaduses (selle vastuvõtmiseni eelnõus) valitsemisala kuludeks ja investeeringuteks planeeritud rahalised vahendid. Arvestatakse Vabariigi Valitsuse tegevusprogrammiga ja ministeeriumi juhtkonnaga kokku lepitud prioriteetidega. 2. Ministeeriumi valitsemisala asutused lähtuvad 2019. aasta tööplaanide koostamisel võimalusel tegevuspõhise eelarve programmidest ning asutuse juhi mandaadist. Asutuse tööplaan ja selle täitmise aruanded peavad sisaldama vähemalt käskkirja lisas 1 toodud infot. 3. Tööplaanide koostamisel, esitamisel ning läbivaatamisel lähtutakse käskkirja lisas 2 kehtestatud tähtaegadest. 3.1. Valitsemisala asutused ja ministeerium esitavad Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskusele oma tööplaanidest väljavõtte IT haldust ja arendusi puudutavate tegevuste osas (Lisa 3). 3.2. Sotsiaalministeeriumi strateegia ja eelarve osakond esitab ministeeriumi 2019. aasta tööplaani kantslerile kinnitamiseks hiljemalt 20. jaanuaril 2019. aastal. 3.3. Valitsemisala asutused esitavad oma kinnitatud tööplaanid strateegia ja eelarve osakonnale. 3.4. Kommunikatsiooniosakond avalikustab ministeeriumi ja haldusala asutuste 2019. aasta kinnitatud tööplaanid ministeeriumi veebilehel. 4. Ministeeriumi tööplaani täitmine tööplaani infosüsteemis PlanPro (edaspidi TPIS) toimub jooksvalt, kuid mitte harvem kui kord kuus. Ministeeriumi 2019. aasta tööplaani täitmise kontroll toimub TPIS-i vahendusel või selles viidatud projektiplaani alusel. Vajadusel kutsutakse kokku nõupidamine tööplaani täitmise ülevaatamiseks.  2 5. Valitsemisala asutuste juhid esitavad 2019. aasta tööplaanide täitmise aruanded elektrooniliselt 15 tööpäeva jooksul peale poolaasta perioodi lõppemist ministeeriumi strateegilise planeerimise juhile: 5.1. I poolaasta töötulemuste kohta perioodil 01.01.–30.06.2019; 5.2. II poolaasta töötulemuste kohta perioodil 01.07.–31.12.2019. (allkirjastatud digitaalselt) Marika Priske