Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord

KÄSKKIRI 24.09.2018 nr 29 Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord Sotsiaalkaitseministri ning tervise- ja tööministri 11.10.2016 käskkirja nr 104 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse moodustamine“ lisaga 1 kinnitatud “Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse“ punkti 25 alapunkti 5 alusel: 1. tunnistan kehtetuks 03.10.2017 käskkirjaga nr 23 kinnitatud Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku korra ja 2. kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku korra vastavalt käskkirja lisale. (allkirjastatud digitaalselt) Katrin Reinhold Direktor  Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse värbamise ja valiku kord Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi Keskus) töötajate värbamise ja valiku korras on sätestatud töötajate värbamise ja valiku põhimõtted ning tegevused, et tagada sobilike inimeste tööle asumine vabadele ametikohtadele ja nende kohanemine organisatsiooniga. 1. Värbamise ja valiku põhimõtted 1.1 Töötajate värbamise ja valiku eesmärk on tagada vabale ametikohale parima kvalifikatsiooniga ja sobivaimate isikuomadustega töötaja värbamine ning eeldatava hariduse, töökogemuse, teadmiste, oskustega isikute kandideerima kutsumine. 1.2 Töötajate värbamisel ja valikul järgitakse kandidaatide võrdse kohtlemise ja mitmekesisuse põhimõtteid ning Keskuse põhiväärtusi, et tagada kompetentse, pühendunud, usaldusväärse ja kõrge eetikaga töötajate leidmine. 1.3 Värbamise ja valikuprotsessi käigus tagatakse isikuandmete kaitstus (nt ei avalikustata kandidaatide andmeid ja proovitööde tulemusi teistele kandidaatidele ega isikutele, kes valikuprotsessis ei osale). 1.4 Värbamise ja valikuprotsessist võtavad osa vaba ametikoha struktuuriüksuse juht ja personalikonsultant. Vajaduse korral kaasatakse järgmise tasandi juhte ja teisi töötajaid. 1.4.1 Struktuuriüksuse juht hindab kandidaatide professionaalsust, teadmiste ja oskuste taset ning sobivust meeskonda ja on põhivastutaja personalivalikul. 1.4.2 Personalikonsultant vastutab protsessi läbiviimise, sobivate meetodite valiku ja juhtide värbamisalase nõustamise eest ning toetab juhte kandidaatide kompetentsuse hindamisel. 2. Konkursi korraldamine ja valikuprotsess 2.1 Enne värbamisprotsessi alustamist analüüsib struktuuriüksuse juht vaba ametikoha ülesandeid, olemasoleva personali kompetentsust, koormust ja arengupotentsiaali ning alternatiivseid võimalusi töö ümberkorraldamiseks. 2.2 Värbamisprotsessi alustamiseks vaatab struktuuriüksuse juht üle ametikoha tööjuhendi, vajadusel kaasajastab selle ja edastab e-posti teel Keskuse direktorile ja personalijuhile koos värbamistaotlusega (e-kiri, mis ütleb, millist ametikohta, millises ajaraamis täita soovitakse). Direktori nõusolekul alustab personalijuht värbamisprotsessi. 2.3 Värbamise strateegia (sh ametikoha ja kandidaadi profiil, sihtotsingu kanalid, valikumeetodid, voorud ja ajakava) lepitakse struktuuriüksuse juhi ja personalikonsultandi vahel kokku. 2.4 Konkursikuulutuse koostab personalikonsultant koostöös struktuuriüksuse juhiga. 2.5 Kuulutus peab sisaldama: 2.5.1 ametiasutuse ja ametikoha nimetust; 2.5.2 tööülesannete lühikirjeldust; 2.5.3 kandidaadile esitatavaid nõudeid; 2.5.4 kandideerimiseks esitatavaid dokumente, nende esitamise viisi ja tähtaega; 2.5.5 andmeid ametikoha koormuse ja tähtaja kohta;  2.5.6 ametikoha asukohta: 2.5.7 kontaktisiku kontaktandmeid. 2.6 Vaba ametikoht täidetakse avaliku konkursi, sisekonkursi või sihtotsingu korras. 2.6.1 Avaliku konkursi korraldamisel teatatakse vabast või vabanevast ametikohast sobilike värbamiskanalite kaudu, mille valik otsustatakse iga konkursi raames eraldi, lähtudes eesmärgist jõuda konkursikuulutuse sihtgrupini parimal võimalikul viisil. 2.6.2 Sisekonkurss vabale ametikohale korraldatakse Keskuse töötajatele juhul, kui on alus eeldada, et tööl olevate isikute haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldab neil täita vaba ametikoha ülesandeid paremini kui avalikul konkursil kandideerivatel isikutel. Ettepaneku ja põhjenduse sisekonkursi korraldamiseks teeb struktuuriüksuse juht. 2.6.3 Sihtotsing korraldatakse, kui konkursid on luhtunud või otsitakse spetsiifiliste oskuste ja teadmistega tööjõuturul haruldast tööprofiili. 2.7 Konkurss kuulutatakse välja arvestusega, et kandideerimisavalduse esitamiseks on aega vähemalt 14 kalendripäeva alates konkursi väljakuulutamisest. 2.8 Personalikonsultant teeb laekunud kandideerimisdokumentide põhjal esmase valiku lähtuvalt kandidaatide vastavusest kuulutuses esitatud nõuetele. Vajadusel osaleb eelvaliku tegemisel struktuuriüksuse juht. 2.9 Struktuuriüksuse juht ja personalikonsultant valivad kandidaadid järgmisesse vooru sobivate valikumeetodite abil (lähtuvalt ametikoha iseloomust näiteks intervjuu, individuaal- ja grupitöö, test, taustauuring vms) ja valikuprotsess toimub vastavalt kokkulepitud ajakavale. 2.9.1 Intervjuu käigus selgitatakse välja kandidaadi sobivus ja motivatsioon ametikohale asumiseks. Intervjuu eesmärk on saada võimalikult täpset, asjakohast ja võrreldavat informatsiooni kandidaatide kohta ning täpsustada kandideerimisdokumentides sisalduvat informatsiooni. 2.9.2 Grupitöid kasutatakse kandidaatide käitumise, hoiakute, koostööoskuste jmt hindamiseks. 2.9.3 Individuaalülesannete eesmärk on välja selgitada tööks vajalike oskuste olemasolu ja kasutamist (kirjade koostamine, kaasuste lahendamine, keeleoskus jne). 2.9.4 Testimist rakendatakse juhul, kui lõpliku valiku tegemisel on vajadus saada kandidaadi kohta lisainfot. 2.9.5 Taustauuringut teostatakse intervjuul saadud informatsiooni kontrollimiseks ning üksnes kandidaadi eelneval nõusolekul lähtudes isikuandmete töötlemise kehtivast regulatsioonist. 2.9.6 Töötamine avalikus teenistuses eeldab õigusnormide järgmise kohustust ja laitmatut tausta, mistõttu peame olema veendunud, et töötajal ei olekehtivaid karistusi. Personalikonsultant teeb lõppvooru kandidaadi kohta päringu karistusregistris. 2.10 Hindamisvoorude tulemusel esitavad struktuuriüksuse juht ja personalikonsultant direktorile ettepaneku kandidaadi osas, kellega sõlmida tööleping. 2.11 Direktor ei ole kohustatud konkursil osalenud kandidaatide hulgast kellegagi töölepingut sõlmima, kui ta leiab, et kandidaat ei suuda tööülesandeid täita parimal võimalikul viisil. 2.12 Konkursi tulemustest teavitab personalikonsultant kõiki kandidaate kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis otsuse tegemise päevale järgneva 14 kalendripäeva jooksul. 2.13 Personalikonsultant võtab valituks osutunud kandidaadiga ühendust, edastab talle tööle asumiseks vajaliku info ning dokumendid ning vormistab töölepingu. Töölepingu kooskõlastavad dokumendihaldussüsteemis struktuuriüksuse juht, kuhu inimene värvati, üldosakonna juhataja ja personalijuht. 2.14 Konkurss loetakse luhtunuks, kui ühegi kandidaadi haridus, töökogemus, teadmised ja oskused ei vastanud tööülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele määral, mis võimaldaks tööülesandeid täita parimal võimalikul viisil või kui konkursil osalemiseks ei esitatud ühtegi avaldust. 3. Sisseelamise toetamine 3.1. Uue töötaja tööle asumise eel edastab personalikonsultant struktuuriüksuse juhile meeldetuletuse sisseelamist toetavate tegevuste kohta. 3.2. Esimesel tööpäeval võtab struktuuriüksuse juht uue töötaja vastu ning juhatab töökohale tagades eelnevalt uuele töötajale korras töökoha ja esmased töövahendid. 3.3. Esimesel tööpäeval viib struktuuriüksuse juht läbi sissejuhatava vestluse ja korraldab töötajale kohtumised oluliste majasiseste koostööpartneritega. 3.4. Kahe nädala jooksul korraldab struktuuriüksuse juht uuele töötajale kohtumised majaväliste võtmepartneritega ning viib uue töötajaga läbi katseaja esimese vestluse. Lepitakse kokku katseajal täitmisele kuuluvad tööülesanded, arendamist vajavad teadmised ja oskused ning nende täitmiseks vajalikud tegevused ja orienteeruv aeg. Vestluse tulemusena vormistatakse katseajaplaan. 3.5. Kahe kuni kolme kuu möödudes viib personalikonsultant või –juht uue töötajaga läbi katseaja vahevestluse, mille tulemusel kaardistatakse sisseelamise toetamiseks vajalik teave ning planeeritakse vajadusel jätkutegevused. 3.6. Hiljemalt nädal enne katseaja lõppu viib struktuuriüksuse juht uue töötajaga läbi katseaja lõpuvestluse, mille eesmärk on hinnata tema sobivust ametikohale ja vaadata üle katseajal saavutatud tulemused, kaardistada arengueesmärgid järgnevaks perioodiks ning anda vastastikust tagasisidet organisatsiooni ja uue töötaja ootuste ning rahulolu kohta. Katseaja plaan Üksus: Töötaja nimi ja ametikoht: Juhendaja/mentor (kui on): Katseaja periood: Vestluste I vestlus: (koheselt pärast tööle asumist; eesmärk: orienteeruvad ajad: katseajaplaani koostamine, tööülesannete ja eesmärkide kokku leppimine) II vestlus: (katseaja lõpuvestlus, nädal enne katseaja lõppu: eesmärk hinnata katseajal saavutatud tulemusi ja välja selgitada arengueesmärgid järgnevaks perioodiks) Peamised ülesanded katseajal – mida on Tulemus (mõõdik) – kuidas tean, et on saavutatud vaja saavutada, sooritada Allkirjastatakse digitaalselt